Produtividade - ITM Platform | Projectos, Programas e Portfólio

Este artigo pertence a uma série sobre as 10 áreas de conhecimento. Visite os dois artigos já publicados sobre a integração do projeto:

As 10 áreas de conhecimento. 1: Gerenciamento de integração de projetos
As 10 áreas de conhecimento. 2: Gerenciamento do escopo do projeto

A gestão do tempo não é algo aleatório

Teste ITM Platform para começar a controlar o tempo de todos os seus projetos.

O guia PMBOK inclui o gerenciamento do tempo do projeto como a terceira área do conhecimento.

A variável de tempo tem um valor fundamental na gestão de projetos para atender aos prazos e gerenciar corretamente os recursos. A programação é o eixo a partir do qual o tempo é gerenciado com o objetivo de executar o plano de ação. Para fazer isso, é necessário estimar a duração das atividades de acordo com os recursos disponíveis para cada uma delas. Exceder os limites estabelecidos sempre supõe um custo extra.

Um erro muito freqüente ao dirigir projetos é que é suficiente para fazer um excelente plano para alcançar um bom gerenciamento do tempo. Este erro geralmente é corrigido com a experiência, quando você aprende que obter as estimativas corretas e saber em detalhes o tempo necessário para cada tarefa é apenas o início do trabalho.

Em geral, alguns atrasos é sempre algo inevitável, sendo que o mais importante não é tentar impedi-los com estimativas precisas.

Não, a coisa fundamental no gerenciamento do tempo é ir além do planejamento, não pensar que uma estimativa realista seja o sucesso final: se sair, basicamente, isso acontecerá por acaso e devido à falta de concordância das circunstâncias adversas previstas em o plano de risco. É muito mais importante acompanhar constantemente, ouvir a equipe, medir os desvios e manter clientes e patrocinadores de projetos informados sobre o curso das coisas.

A metáfora do tradutor

Imagine um projeto linear e simples, consistindo em uma única tarefa e um único recurso. Por exemplo, a tradução de um livro. Um tradutor confronta cada livro com um projeto diferente com um resultado único. Cada livro é irrepetível. Mas todos os projetos são muito parecidos um com o outro.

Ao avaliar o tempo necessário para completar cada tradução, o tradutor faz um cálculo simples: traduz uma página de teste, após a qual multiplica o tempo decorrido pelo número de páginas e por um fator de 1,5. Esse fator permite que você apresente as fases de revisão e documentação, sem as quais o projeto não teria a qualidade necessária.

Até agora, o cálculo permitiu que o tradutor sempre entregasse a tempo.

No entanto, um dia ele concorda em coordenar a tradução de um volume de botânica composto por diferentes autores em diferentes idiomas. Embora ele tenha que traduzir a maior parte do conteúdo, outros tradutores irão lidar com diferentes artigos.

O tradutor aplica seu método para estimar o tempo aproximado que a tradução dos artigos levará, pedindo a cada colaborador que faça o mesmo. Se ele estivesse contente com essa primeira estimativa, o sucesso do projeto no tempo seria pura chance. Pelo contrário, nosso tradutor estabelece entregas quinzenais para ver a porcentagem de progresso do projeto. Quando você identifica atrasos, fale com o colaborador para descobrir o que é devido e agir em conformidade, como a adição de um leitor de revisão ou especialista em terminologia no projeto; ou a dilatação do tempo de entrega.

Este exemplo simples mostra a importância que o planejamento tem para poder atuar quando os padrões são alcançados.

Pasos para gerenciar o tempo de seu projeto

1. Definir as atividades

O primeiro passo centra-se na definição de tarefas, marcos e na estipulação de todas as atividades que estão previstas para completar o projeto.

Nesse momento, as tarefas podem ser incluídas em um cronograma de Gantt, o que permite um esboço simples e rápido de todo o plano. É mais importante concentrar-se na definição do tempo que será necessário para cada tarefa, sem estabelecer datas específicas.

2. Sequencia das atividades

Quando as tarefas já foram definidas, elas devem ser organizadas. As datas ainda não são importantes neste momento, agora devemos nos concentrar em ordenar as atividades dando-lhes significado e lógica, para que o projeto mantenha o mesmo espírito. As subtarefas podem ser criadas quando consideradas necessárias para melhorar o gerenciamento do tempo.

Uma vez que as atividades estão em ordem, adicione dependências entre as tarefas, especificando se eles são dependências start-start, start-end ou end-end. Por exemplo, se o projeto consiste em construir uma moradia, antes de começar a projetar, será necessário selecionar a terra em que será construída, pois tem muitas servidões com características construtivas. Se a seleção do terreno for adiada, todo o projeto será automaticamente atrasado.

3. Prever os recursos disponíveis para cada atividade

Nesta etapa, devemos avaliar a demanda por recursos humanos e compará-lo com a oferta existente para isso. Uma vez desenvolvido, será obtida uma perspectiva de se os recursos estimados são suficientes para o desenvolvimento no tempo estabelecido para cada tarefa. A falta de certas habilidades (ou seu alto preço) pode causar atrasos no plano

Depois de ter atribuído recursos às diferentes atividades, é conveniente revisar as dependências de cada tarefa e seus recursos. Uma vez que toda a informação é quebrada, será possível verificar se há atividades que se sobrepõem e, portanto, requerem recursos adicionais.

4. Desenvolver e controlar o programa

É importante rever o gráfico de Gantt com toda a equipe que participa para garantir que haja um buy-in completo antes de começar. Nesta reunião, é importante:

Transfira quaisquer dúvidas que possam permanecer depois de ter feito o planejamento
Colecione sugestões e comentários de participantes que possam ajudar a gerenciar o tempo, como a existência de dificuldades técnicas ou a experiência com projetos similares.
Certifique-se de que todos os participantes ou membros da equipe compreendam seu papel no projeto e se comprometam a realizar atividades ou tarefas designadas.

Como dissemos, a fase de controle do calendário é mais complicada do que a fase de planejamento, pois envolve o esforço de superação de eventos inesperados e a entropia natural do projeto. Portanto, o gerenciamento do tempo implica uma dedicação quase obsessiva à supervisão e verificação em que é essencial ter metodologias, processos e sistemas tecnológicos que suportem essa atividade de controle.

Realizar um planejamento de tempo correto seguindo as etapas indicadas resultará na consecução dos objetivos da empresa, a criação de confiança, a melhoria da competitividade e a rentabilidade. Se é estimado que recursos suficientes não estão disponíveis para executar uma tarefa ou atividade específica, e não há como obter mais recursos, há uma margem de reação que permitirá que a tarefa seja modificada com base nos recursos disponíveis na organização.

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As áreas do conhecimento são organisadas por ordem de importância

As 10 áreas de conhecimento reconhecidas no PMBOK são subdisciplinas práticas que podem ser caracterizadas por conjuntos de componentes metodológicos que cobrem todo o gerenciamento de projetos. Ao contrário das seis fases de um projeto, eles não têm uma ordem cronológica, mas são declarados por um critério de importância. Isso explica por que a integração aparece em primeiro lugar, uma vez que é a área que confere o projeto com existência contínua além de suas partes. Sem integração, o projeto simplesmente não pode existir: é uma questão de vida ou morte.

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Em seguida, vem a área de conhecimento do escopo do projeto. O conhecimento necessário nesta área permite gerenciar corretamente o escopo do projeto, de modo que as duas condições complementares e essenciais sejam atendidas para que o resultado esperado possa ser obtido:

O projeto inclui todo o trabalho necessário
O projeto não inclui nada que não seja necessário

Por outras palavras: enquanto o gerenciamento de integração envolve a criação e manutenção do projeto como um artefato complexo, o gerenciamento do escopo envolve o controle das relações causais dos componentes do projeto com o resultado. Ou seja: a partir do efeito esperado, todos os fatores causais que levam à sua produção estão incluídos.

Os benefícios são claros: o gerente, diretor ou líder de um projeto aumenta suas chances de sucesso se você considera essas boas práticas de gerenciamento que facilitam a correção estruturada de atividades de trabalho.

É importante estar ciente de que, precisamente por causa da relação entre os componentes do projeto e seu resultado, o escopo pode se referir a:

o escopo do produto que será entregue. É muito mais orientado a definir os requisitos funcionais que devem caracterizar o resultado.
o escopo do projeto, um termo mais amplo e prolongado no tempo que às vezes inclui o anterior. O escopo do projeto aponta para o "como" ou para o trabalho em geral que deve ser feito para fechar o ciclo, levando em consideração tanto os riscos quanto as limitações e as alternativas de gerenciamento

Gerenciamento do escopo do projeto

O escopo do projeto é o resultado do tempo e dos esforços investidos de acordo com o famoso triângulo. Como é sabido, as dimensões das três variáveis são interdependentes, de modo que o aumento de escopo pode ser resolvido com um projeto mais longo ou com a inclusão de um maior número de recursos. Assim, os processos de gerenciamento de escopo do projeto são as principais ferramentas para dimensionar adequadamente o triângulo. Além da criação de um plano de gerenciamento de escopo, os processos incluem:

Compilação de requisitos
Definindo o escopo
Criação da Estrutura de Decomposição de Trabalho (WBS)
Validação do escopo

É claro que, como veremos em artigos futuros, o gerenciamento de riscos tem um papel primordial na proteção de alcance, prevendo possíveis situações que podem alterá-lo e projetar respostas que atenuem o dano.

Ajuste bem a definição do escopo

Definir esta variável melhora a estimativa do tempo, custos e recursos necessários para suportar medições de desempenho subsequentes. Desta forma, é realizado um gerenciamento de comunicação efetivo que evita a expansão ou deslizamento do escopo, para atender aos requisitos do produto e ao plano de gerenciamento de projetos.

Declaração do escopo do projeto

Esta declaração detalhada inclui os seguintes aspectos:

Objetivos
Escopo e qualidades do projeto
Requisitos, condições ou recursos de entrega do projeto
Límites
Resultados
Critérios de aceitação
Orçamento
Organização inicial
Riscos definidos iniciais
Marcos de programação ou datas importantes
Estimativas de custo

Estrutura de decomposição do trabalho

Conhecida em inglês como Work Breakdown Structure ou WBS, esse método lógico de quebra do trabalho é fundamental porque, pela declaração de escopo, ele consegue agrupar tarefas em um diagrama gráfico, para planejar um calendário, os custos estimados, recursos necessários e, até, possíveis cenários de mudança e desvio.

Bases da WBS

A WBS é a alma do planejamento, já que toda a equipe participa da sua definição, de modo que nenhuma tarefa ou nível é deixado fora da subdivisão.

A idéia é identificar os entregáveis e subprojetos para poder fazer as tarefas mais tarde com maior capacidade de controle e de forma mais ajustada às capacidades de cada seção de trabalho.

Diccionario WBS

A fase inicial para realizar a gestão do escopo do projeto culmina com este documento imperativo que contém a declaração do escopo e estrutura de decomposição, para descrever detalhadamente os pacotes de trabalho e de acordo com os objetivos, atribuições, datas, os critérios de aceitação, os pressupostos, os riscos, os recursos atribuídos e as dependências.

Esta ferramenta de consulta permanente mostra as diferentes relações entre os pacotes de trabalho e consolida a linha de base do escopo para garantir que o projeto permaneça no caminho estabelecido, a menos que, para circunstâncias específicas, o cliente decida modificar ou atualizar orçamentos teórico e factual para direcionar o projeto com uma nova perspectiva de escopo.

Recomendações

Cuidado com a síndrome da lavanderia

Um dos mais comuns situações infelizes na direção dos projetos é a corrupção do escopo, também conhecida como "síndrome da pia" (kitchhen sink syndrome). A corrupção do escopo é um dos riscos mais comuns de um projeto e é especialmente comum no caso de grandes projetos ou projetos inovadores. No último caso, por exemplo, é compreensível que alguns dos requisitos básicos do EDT sejam caixas negras com uma complexidade maior que a originalmente estimada.

O realismo não é uma perda de tempo

Portanto, as melhores práticas que podem ser recomendadas são que os requisitos coletados ao longo do plano do escopo sejam realistas. Pode parecer inoportuno perder tempo entendendo o dimensionamento de uma área secundária do projeto, mas se houver outras áreas com dependências deste ultimo o caminho crítico pode ser afetado, o atraso na iniciação do projeto certamente vale a pena ser compensado com uma quantidade menor de atrasos.

Esta comunicação descritiva e permanente com as equipes de trabalho e as partes interessadas, em geral, permitirá que você tenha um melhor gerenciamento de projetos. Não pense que seja uma perda de tempo falar com um técnico sobre os aspectos aparentemente insignificantes de suas operações diárias: isso irá ajudá-lo a ter um controle muito maior sobre seu alcance.

Controle, controle, controle

O monitoramento de projetos requer a adoção de ferramentas para detectar desvios imediatamente em relação ao tempo estimado. Se você não tem visibilidade sobre o tempo trabalhado pelos membros do projeto, ou se sua gestão financeira não está devidamente relacionada com o progresso do projeto, você pode beneficiar imediatamente das vantagens de ITM Platform.

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Uma área de conhecimento é, de acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), "uma área identificada de gerenciamento de projetos definida por seus requisitos de conhecimento e que é descrita em termos de seus processos, práticas, dados iniciais, resultados, ferramentas e as técnicas que os compõem ". Na verdade, todos os processos de gerenciamento de projetos contidos no PMBOK estão divididos entre as 10 áreas.

Comece a integrar os componentes de seus projetos com ITM Platform e mantenha o controle de atividades, recursos, custos, fornecedores, clientes, riscos e muito mais.

Além das famosas 6 fases de gerenciamento de projetos, o PMBOK contém 10 áreas de conhecimento:

Integração de projetos
Gerenciamento do escopo do projeto
Gerenciamento de tempo do projeto
Gerenciamento dos custos do projeto
Gerenciamento da qualidade do projeto
Gestão de Recursos Humanos do Projeto
Gerenciamento de Comunicação do Projeto
Gerenciamento de Riscos do Projeto
Gestão de Aquisições de Projetos
Gestão de Partes Interessadas no Projeto

Neste artigo, analisamos a primeira área de conhecimento: a integração do projeto.

O gerenciamento de integração do projeto PMBOK reúne os processos e atividades necessários para que o projeto exista além de suas partes. Sem integração, o projeto não é mais do que uma proposição de valor com um objetivo; uma vez que seus componentes são identificados e definidos para integrá-los em torno do escopo que eles querem produzir, o projeto está suficientemente definido para ser aceite.

A integração, no entanto, não deve ser confundida com a iniciação: na verdade, é um erro de iniciante integrar os componentes somente ao definir o projeto: a integração deve ser mantida ao longo do ciclo de vida do projeto, ao longo do qual os seis processos de gestão desta área de conhecimento são marcados.

As 4 chaves decisivas para melhorar nesta área do conhecimento são:

Receber a aceitação

Criar um plano de ataque

Estar disposto a fazer concessões e rectificações

Aprenda com os erros e também com os sucessos com o encerramento do projeto

Receba a aceitação

O gerenciamento de integração será efetivo se obtivermos o apoio de todos os membros da equipe e, acima de tudo, dos grupos de interesse. A obtenção de sua aceitação desde o início do projeto garante que você tem o apoio e financiamento necessários para ter sucesso. Para isso, podemos começar criando um Plano de Projeto e uma Declaração de Escopo Preliminar.

O Plano de Projeto é aquele que marca o início do projeto e inclui as aprovações e rectificações que são necessárias. Além disso, autoriza o diretor de projetos a direcionar e organizar os recursos, que serão capturados nesta carta, sendo bem definidos seus papéis e responsabilidades.

Na Declaração do Escopo Preliminar, indicamos o nível de alcance do projeto, defina os motivos para a realização desta iniciativa, os objetivos, as limitações que detectamos, suas possíveis soluções e identificamos as partes interessadas importantes que este projeto afeta. Este documento define o próprio projeto, bem como as táticas que devem ser seguidas para o processo de controle de mudanças.

Com esses dois documentos, podemos garantir que os recursos sejam coordenados e programados na forma e tempo que são necessários.

Criar um plano de ataque

Começamos identificando as atividades que serão necessárias para executar, gerenciar e monitorar o projeto efetivamente. Será necessário ter um software de gerenciamento de projetos que nos permita planejar e supervisionar o projeto a qualquer momento e de onde quer que estejamos.

Podemos visualizar com um Gantt as tarefas do projeto e os recursos atribuídos. Além disso, obteremos atualizações de status do dia a dia, necessárias para gerenciar efetivamente o projeto.

À medida que o projeto progride, para que relatórios e monitoramento entre todos os membros da equipe sejam mais precisos e oportunos, devemos enfatizar que todos atualizam o status de conclusão de suas tarefas. Para o resto, seu uso é muito fácil e intuitivo.

Esteja disposto a fazer concessões

Um dos maiores desafios que enfrentaremos na execução do projeto é a gestão das pessoas. Os interesses e opiniões entre as pessoas encarregadas de diferentes departamentos podem ser sobrepostos e mais de uma vez solicitarão que façamos mudanças no planejamento de nosso projeto.

Para ser eficaz, devemos estar dispostos a fazer concessões, embora nem sempre possamos dar-lhes o que nos pedem. Acima de tudo é o projeto, que deve cumprir os objetivos e requisitos estabelecidos no Plano do Projeto.

Devemos controlar que a equipe esteja executando corretamente sua parte do projeto e garantir que eles completem o trabalho de acordo com os requisitos da Declaração do Escopo Preliminar. Temos que monitorar e controlar o trabalho do projeto, medindo e equilibrando o progresso do projeto; e, se for o caso, realizar ações corretivas ou preventivas, para garantir o cumprimento de todos os objetivos.

É importante que sigamos o processo estabelecido para o controle de mudanças, definido na Declaração de Escopo Preliminar, e quando surge um pedido de mudança, certifique-se de que ele passa pelos canais apropriados antes de se tornar parte do plano.

Cada pedido de alteração deve ser avaliado individualmente e apenas implementaremos as alterações validadas e aprovadas que nos ajudarão a atingir os objetivos do projeto.

Aprender com os erros e também com os êxitos

Uma vez que no início do projeto definimos claramente todas as atividades, no final, só temos que verificar se elas estão todas concluídas e que o produto final ou serviço atende às expectativas do cliente e das partes interessadas. É conveniente obter uma aprovação por escrito da conclusão do projeto.

Uma vez terminado o projeto, é hora de aprender com erros e sucessos. Organizamos um encontro formal com os membros da equipe e fazemos uma sessão de brainstorming, listando um por um todos os erros observados durante o projeto. Nós também fazemos uma lista de coisas que foram bem.

As fraquezas que encontramos, as ameaças ambientais sofridas, os pontos fortes que detectamos em equipe e as oportunidades que aprendemos ou não, tudo o que aprendemos nesta experiência, serão úteis para o próximo projeto em que certamente seremos mais eficazes.

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Os especialistas são um grupo muito desejado pelos gerentes de projetos e, em geral, por todas as equipes de projetos, porque podem fornecer conhecimento especializado e aplicá-los na resolução de um problema ou na análise de uma tecnologia complexa.

Muitas vezes, o conhecimento especializado transforma os especialistas em consultores de primeira classe. Sua especialização pode ser direcionada para uma área de conhecimento, um processo, um sistema, um software ou uma equipe. A perspectiva do especialista é insubstituível e pode informar o conteúdo do projeto ou alterar a mesma execução.

Como encontrar o equilíbrio de um especialista

Qualquer especialista consultado para um projeto com certeza passou muito tempo especializando-se, no entanto podem existir perfis diferentes, nem todos eles acadêmicos. É possível que eles tenham trabalhado o tempo suficiente para dominar seu campo na prática, ou que tenham estudado uma área com grande profundidade. Se eles são funcionários da sua empresa, podem ser programadores de software, técnicos ou engenheiros, mas também contabilistas ou advogados. Fora de sua organização, eles podem ser representantes públicos, ambientais ou acadêmicos.

Integre especialistas no seu ambiente de ITM Platform

Qual o valor que um especialista pode trazer?

As contribuições e os comentários de um especialista, se chegarem a tempo, podem mudar a direção e o escopo de um projeto. Talvez a sua compreensão dos sistemas e processos afetem a abordagem de equipe, ou podem explicar as limitações do projeto em relação às condicionantes ambientais cujas implicações não eram conhecidas. Na verdade, sem o conhecimento e a experiência dos especialistas, é difícil saber com o que você está trabalhando.

Quando os especialistas podem ser um risco?

Como mencionado, os especialistas passaram muito tempo (estamos falando de dezenas de milhares de horas) para treinar e especializar-se, assim é possível que tenham opiniões e posições muito fortes que não estão dispostos a discutir. Ou que eles não tenham muito a ver com o próprio projeto.

Por exemplo, o especialista poderia dominar os detalhes de um sistema técnico usado na sua organização, mas ignora como ele interage com a maioria dos softwares modernos, tais como aplicações e API de redes sociais, ou como pode ser integrado para fornecer uma experiência de usuário unificada.

Por outro lado, o especialista pode saber muito sobre um produto e pouco sobre o público que você quer atingir. Isso envolve riscos ao tomar decisões ou debater questões que afetam aspectos do comportamento demográfico.

A moral é que cada vez que você trabalha com um especialista, deve levar em conta seus possíveis vieses e comparar o valor que o conhecimento trará. É uma situação de busca de equilíbrio: não tome tudo ele disser como valor nominal, mas lembre-se de que ele poderá ter contribuições únicas para seu projeto.

Táticas para enfrentar o viés dos especialistas

Aqui estão algumas coisas a ter em mente se você estiver trabalhando com especialistas:

Evite todo o viés

Tenha em mente que as opiniões de um especialista podem não levar em consideração a posição relativa deste tipo de conhecimento no contexto do seu projeto. O seu conhecimento e todos os resultados da pesquisa devem servir de complemento ao conhecimento e ao know-how da equipe.

Além disso, os preconceitos de especialistas também podem causar que o objetivo do projeto seja distorcido. Não deixe que os resultados e a finalidade do projeto sejam distorcidos!

Teste a investigação antes de validá-la

Por mais tentador que seja, envolver o especialista desde o início do projeto para que ele exerça sua liderança e ajudar a orientá-lo, é conveniente que eles não participem nas fases de execução. Isso permitirá que outra pessoa retome suas contribuições e pesquisas, levando os aspectos que valem a pena e eliminando (ou polindo) os desvios.

Tenha um grupo de especialistas diversos

Outra boa ideia é ter vários especialistas para trabalhar juntos. A ideia é ainda melhor se, além de ter opiniões diferentes, seus perfis são diferentes. Isso fará com que as contribuições sejam equilibradas e as chances de um viés individual exceder menores.

Embora não seja fácil (ou barato) encontrar dois ou três especialistas, tente fazer com que seu especialista, pelo menos, trabalhe em estreita colaboração com sua equipe para entender as motivações do projeto e aplicar seu conhecimento e experiência de forma construtiva.

O gerenciamento de especialistas e partes interessadas absorve a maior parte do tempo de um gerente de projeto. Muitas vezes, de fato, os aspectos mais difíceis e cruciais de um projeto estão relacionados à liderança das pessoas, à comunicação e à integração de diferentes pontos de vista.

Este artigo foi escrito pela Southern Cross University em colaboração com a ITM Platform.

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Embora todos nós tenhamos placas Kanban, muitos dos princípios que diferenciam essa metodologia são muitas vezes ignorados na prática.

Se você trabalha desenvolvendo software, em um ambiente tecnológico ou em uma inicialização, é provável que, em algum momento, você tenha usado uma placa Kanban para visualizar quais tarefas estão pendentes, quais estão sendo trabalhadas e quais foram concluídas.

É o MVP de Kanban: três colunas, três estados: a serem concluídos, em processo, concluídos.

Vincule seus projetos Kanban em um portfólio unificado com ITM Platform

O painel individual de ITM Platform resume o trabalho pendente com kanban.

Esta simplicidade tem sido, de certa forma uma benção, porque as placas se tornaram extremamente populares. Mas eles também fizeram que muitas pessoas as usassem ou criticas sem saber detalhadamente as características desse método.

Por exemplo, muitas vezes é ignorado que Kanban é muito útil quando, além de projetos, você também deseja gerenciar trabalhos que não se encaixam em nenhum projeto.

Isso faz de Kanban um excelente complemento para gerenciar um portfólio de projetos, no qual a demanda por mudanças também inclui tarefas individuais para as quais não há coordenador ou gerente do projeto.

Apesar disso, muitas poucas ferramentas de portfólio incluem Kanban entre suas características; e poucas versões do Kanban online permitem o gerenciamento de portfólio.

Se você quer ambos, a ITM Platform é um dos poucos fornecedores que podem satisfazê-lo.

Kanban vs ágil vs SCRUM

É comum no mundo do desenvolvimento de software que a SCRUM é considerada a melhor metodologia ágil, se não a única. No entanto, cada metodologia tem suas vantagens e desvantagens. Se você deseja rever suas diferenças, aqui tem um artigo útil.

SCRUM, por exemplo, é usado apenas em projetos de software. Nesta área, substitui os métodos tradicionais de design em cascata (ou cachoeira), cuja eficiência é muito melhorada.

No entanto, fora desse escopo, SCRUM é muito frágil, para não dizer inútil. Não pode ser aplicado, por exemplo, para projetar processos para novos produtos que não possuem elementos de programação.

Pelo contrário, além de ser usado de forma prolífica em desenvolvimento (muitas vezes, em combinação com metodologias SCRUM), Kanban demonstrou sua utilidade em contextos onde a maior parte do volume de trabalho está operacional. O exemplo clássico é a fabricação industrial, como as fábricas da Toyota em que o método foi elaborado. Mas também o design de novos produtos e serviços em qualquer setor pode se beneficiar de sua estrutura.

Os 3 principios de kanban

Visualize tudo o que está acontecendo em determinado momento. Cada elemento e seu estado de progresso são vistos no contexto de todo o trabalho, seja um projeto ou as operações em andamento
Limite a capacidade do trabalho em andamento, ou Work In Progress (WIP). É necessário colocar um máximo na quantidade de tarefas que podem ser gerenciadas ao mesmo tempo e os limites visuais do quadro ajudam a perceber fisicamente essa limitação de máximos. Por exemplo, se uma unidade de controle de qualidade pode gerenciar um máximo de 5 itens de rolamento, não pode aceitar o sexto item até que ele termine com um dos cinco anteriores.

Pode não ser muito intuitivo, mas a limitação do WIP consiste precisamente em visualizar os estrangulamentos para priorizar o trabalho nessas áreas e para poder concentrar recursos na resolução deles.

Melhorar a continuidade do trabalho. Assim que um elemento for concluído, outra tarefa do backlog é Para isso, é essencial que o backlog seja devidamente gerenciado, priorizado e categorizado.

Quando Kanban deve ser usado?

Existem quatro situações em que o Kanban deve ser usado:

Existem quatro situações em que é conveniente usar Kanban:
Em ambientes operacionais cujas prioridades mudam muito frequentemente
Quando as mudanças nos requisitos podem ser introduzidas a qualquer momento
Quando as unidades de trabalho são tarefas independentes
Quando a otimização incremental de um processo existente é prosseguida

Quais são as vantagens de Kanban?

Transparência máxima
Entrega contínua
Igualar a capacidade da equipe com o trabalho em andamento
Concentração na duração do ciclo (quanto tempo leva uma tarefa para ir do backlog a ser completado)
Permite atribuir diferentes máximos WIP aos estádios sucessivos e redirecionar o trabalho para melhorar o tempo de entrega.

Com relação a este último ponto, por exemplo, em uma equipe de programação é muito normal ter quatro estados: To Do, In Progress, Code Review e Finalizado. Atribuir um máximo de 2 tarefas à Revisão de Código implica que imediatamente mais tarefas In Progress não podem ser assumidas, então os programadores terão que gastar tempo revisando o código, uma tarefa desagradável que geralmente deixam para o fim. Isso evita o gargalo de todo o código que está sendo escrito, mas sem verificar. Se você adicionar dinâmica de equipamentos e comunicação imediata ao quadro, os benefícios são muito claros.

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O setor de treinamento profissional sofreu profundas mudanças de tendência nas últimas décadas. Antes da chegada da Internet, o treinamento em sala de aula nas empresas foi realizado pessoalmente por consultores que usavam métodos pedagógicos muito semelhantes aos que podem ser vistos nas salas de aula nas escolas. Além de exercícios de equipe e sessões de trabalho em grupo, mais horizontal, instrutores e “coachs” (ou treinadores) foram a autoridade e fonte de sabedoria, conhecimento e experiência.

O que tem mudado no âmbito da formação de profissionais?

Hoje em dia, quase todos os cursos de treinamento mais comuns foram substituídos por experiências on-line devido ao baixo custo de produção para os vendedores, bem como ao curto-circuito da programação dos funcionários. Um técnico de Recursos Humanos terá sempre em consideração as vantagens que representam para seus colaboradores seguir um curso ao seu próprio ritmo, em vez de interromper a rotina de trabalho de um grupo inteiro de funcionários para que todos possam entrar em uma sala e sentá-los para ouvir alguém falar sem poder avançar no seu trabalho.

A percepção mudou radicalmente: se você precisa absorver algum conhecimento ou revisar algum requisito de treinamento formal, os cursos on-line são suficientes, que também são geralmente menos aborrecidos do que o treinamento usual em sala de aula. Além disso, eles podem ser melhor adaptados às necessidades de cada aluno.

No entanto, nem todas as mudanças são para o bem: muitas vezes, o treinamento on-line foi mal concebido, seguindo os princípios básicos, tão abusados, de repetição e aprendizado passivo. O guru da educação e o fundador da Schank Academy, Roger Schank, está certo quando ele ressalta que a maioria dos provedores de treinamento on-line estão ignorando os princípios de aprender fazendo.

Roger Schank é o autor de inúmeros livros e artigos sobre educação, como o ensino do pensamento ou a aprendizagem virtual: uma abordagem revolucionária para a construção de equipes de trabalho altamente qualificadas. O autor argumenta que o sistema educacional de hoje foi criado para as elites e que coisas realmente úteis, como a busca de trabalho, não são ensinadas. Para derrubar este sistema arcaico, Schank realizou inúmeros projetos e iniciativas, nomeadamente o MBA oferecido pela Universidade de Barcelona de Lasalle e cuja principal característica é um programa exclusivo baseado em cenários empresariais reais (Scenario Centered Curriculum) .

Roger Schank : “O aprendizado surge quando alguém quer aprender, não quando alguém quer ensinar”

Em qualquer caso, o que é claro é que o ecossistema de treinamento vocacional nunca será o que antes era. Hoje, se você quer justificar gastar milhares de dólares em um treinamento presencial, deve haver uma razão por trás disso. É necessário proporcionar experiências de aprendizagem excepcionais que são memoráveis, mudar a perspectiva das pessoas e ter um impacto claro sobre a forma como os alunos aplicam essa experiência ao seu trabalho

Formação em gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos seguiu a mesma linha que os casos anteriores. Há muitos requisitos formais, particularmente no que se refere às certificações, que podem ser atendidas com cursos frequentemente tediosos. Mas todos sabem que aprender o PMBOK de cor não nos transformará magicamente em um Gerente de Projeto Certificado - ainda precisaremos de milhares de horas de prática. E mesmo com essa experiência, a realização de projetos ainda é um desafio para as mentes mais brilhantes, para não mencionar o desafio de executar um escritório de gerenciamento de projetos.

O trabalho pode ser tão fastidioso (mesmo para os mais experientes), que treinamento adicional é muito comum. Este treinamento adicional não prejudica e, de fato, trazer um bom “coach” para o escritório pode ser uma excelente maneira de trazer à luz problemas ou percepções que podem não ser totalmente óbvias ... talvez porque existam dinâmicas de poder que silenciam algumas opiniões, ou simplesmente porque ninguém consegue ter uma imagem completa do trabalho que todos fazem.

Então, o que significa uma experiência de treinamento de gerenciamento de projetos excepcional e memorável?

Um bom exemplo é a moda da gamificação ou "jogos sérios". Esses jogos sérios são projetados com propósito em vez de simples entretenimento.

Um bom exemplo seria ensinar as complexidades e elaborar dinâmicas SCRUM com simulações LEGO, como o modelo desenvolvido por Alexey Krivitsky.

Krivitsky não é o único que usa blocos de construção para representar e simular ambientes de trabalho. A importância do LEGO como um driver de jogo sério é tal que o método LEGO Seriousplay foi registrado.

Esta é uma ótima maneira de investigar as percepções e os modelos mentais dos participantes e assim ajudar a resolver conflitos superficiais e inconscientes sobre crenças ou prioridades entre os membros da mesma equipe. Quando essas diferenças se tornam evidentes, é muito mais fácil falar sobre elas e criar soluções criativas.

Na verdade, o LEGO Seriousplay tem sido usado para ajudar as equipes de projetos com reuniões iniciais de inicialização que são fáceis de lembrar porque os membros podem compartilhar, discutir, usar metáforas, conceber e negociar usando a mediação dos modelos que eles construíram durante a própria sessão.

O gerenciamento de projetos de ensino através de jogos sérios é uma tendência em si, seja uma pesquisa específica dedicada a gerar diretrizes e expandir sua prática, ou como jogos online muito completos e divertidos como Unlock.

Cenario do jogo de gerenciamento de projetos Unlock

O mundo do trabalho é muito competitivo, mas os profissionais de gerenciamento de projetos têm uma riqueza de recursos na ponta dos dedos, incluindo a capacidade de usar a ITM Platform para ensinar o gerenciamento de projetos através de práticas do mundo real com uma ferramenta de ponta.

Gerenciamento de projetos com ITM Platform: teste gratuitamente!

Isto é o que nossos parceiros educacionais já estão fazendo, incluindo muitas instituições líderes, como a Universidade de Barcelona, o Instituto Tecnológico de Monterrey e UTFPR, a principal universidade tecnológica do Brasil. Todos eles estão simulando o PMO com a ITM Platform, para que seus alunos fortaleçam suas capacidades em gerenciamento de projetos tais como:

Coordenar o trabalho do projeto
Nivelar os resultados do projeto com estratégias de negócios
Manter todos sincronizados
Obter dados sobre o progresso do projeto instantanêamente
Colaborar em um ambiente compartilhado em tempo real
DDistribuir responsabilidades de acordo com as diferentes tarefas

Se você estiver interessado, acesse a página de nossos parceiros educacionais ou solicite informações sobre as vantagens dos cursos de treinamento dentro das próprias empresas com a ITM Platform, enviando um e-mail para info@itmplatform.com