Gestão ágil e preditiva de projetos: uma visão geral

Uma empresa está levando o seu atendimento ao cliente para uma nova plataforma. A migração de dados tem um fim de semana de virada definido, um orçamento aprovado e uma lista de etapas que precisam ser executadas em ordem. O portal de autoatendimento construído sobre ela tem data de lançamento e uma equipe, mas ninguém chegou a um acordo ainda sobre quais funcionalidades ele deve oferecer.

Dá para gerenciar as duas metades da mesma iniciativa do mesmo jeito? Dá, mas nenhum método atende bem às duas. A migração se comporta como um projeto clássico, preditivo, e o portal como um projeto ágil. A maioria das organizações tem os dois tipos de trabalho ao mesmo tempo, então a pergunta útil é como dar a cada um o método de que precisa sem perder a visão do conjunto.

Escopo, custo e prazo

Um projeto busca um objetivo definido dentro de algumas restrições, normalmente um orçamento e um tempo mais ou menos determinados. Suas três variáveis básicas, escopo, custo e prazo, costumam ser representadas como um triângulo.

O escopo é o que o projeto precisa entregar. O custo é quanto ele pode gastar. O prazo é quando ele precisa terminar.

O escopo é a mais difícil das três de definir, porque significa transformar uma ideia em algo concreto. O cliente tem uma imagem mental do resultado e a equipe precisa construí-lo, por isso as expectativas do cliente e as da equipe devem convergir o quanto antes.

Depois de esclarecer o escopo ao máximo, o trabalho é dividido em partes menores e a equipe estima o esforço que cada uma exige, em horas e em dinheiro. Em seguida, o planejamento distribui essas partes no tempo de acordo com as pessoas e os recursos disponíveis.

Por que a forma de gerenciar faz diferença

Os projetos que cumprem as três metas ao mesmo tempo são minoria. No CHAOS Report 2015 do Standish Group, que analisou projetos de software de 2011 a 2015, 29% terminaram no prazo, dentro do orçamento e com resultado satisfatório. Outros 52% foram entregues com atraso, acima do orçamento ou com menos do que o previsto, e 19% foram cancelados ou nunca chegaram a ser usados.

Parte dessa diferença vem da forma como os projetos são conduzidos. Guias como o Guia PMBOK® e o Guia do Scrum reúnem práticas que aumentam as chances de sucesso, mas só ajudam quando quem as aplica as conhece bem e sabe adaptá-las à sua organização. Um projeto que nunca é concluído perde todo o investimento, por isso vale a pena destinar parte desse investimento a uma boa gestão.

Virar o triângulo de cabeça para baixo

A gestão preditiva e a ágil trabalham com as mesmas três variáveis. O que muda é quais delas ficam fixas desde o início.

Na gestão preditiva, o escopo vem primeiro. A equipe o desdobra nas tarefas necessárias e, a partir delas, calcula o custo e o cronograma. É a imagem clássica: cliente e fornecedor combinam o que será construído e depois negociam preço e data de entrega.

Na gestão ágil, o triângulo vira de cabeça para baixo. Custo e prazo são fixados primeiro, em geral como uma equipe de determinado tamanho trabalhando em ciclos curtos e regulares. Cliente e fornecedor avançam juntos, decidem a cada ciclo o que construir em seguida, e o escopo vai se ajustando ao que eles aprendem.

Preditivo: fixa-se o escopo e estimam-se custo e prazo. Ágil: fixam-se custo e prazo e o escopo se adapta.

Cada abordagem tem um preço. No nosso artigo sobre as vantagens e desvantagens das metodologias ágil e preditiva, analisamos cada uma delas.

O que as metodologias ágeis têm em comum

Desde o Manifesto Ágil de 2001, surgiram muitos frameworks ágeis. As práticas variam, mas eles compartilham algumas características:

• Transparência. Tudo o que influencia o resultado fica visível para a equipe e, muitas vezes, também para o cliente.
• Autonomia. Quem faz o trabalho é quem melhor conhece suas necessidades, por isso a gestão deixa espaço para que a equipe decida como fazê-lo.
• Medição. Os resultados são medidos para que os desvios no processo ou no produto apareçam cedo. Ágil não significa trabalhar sem indicadores objetivos: velocidade, trabalho em andamento e tempo de ciclo são números.
• Adaptação. A equipe pode mudar tanto a forma de trabalhar quanto o que constrói à medida que o projeto traz informações novas.

Scrum e Kanban

Entre todos os frameworks ágeis, Scrum e Kanban são os que têm mais seguidores. Eles não se excluem, e muitas equipes usam os dois juntos.

Scrum

O nome vem do rúgbi, da formação em que todo o time empurra na mesma direção. O Guia do Scrum atual, revisado em novembro de 2020, organiza o framework em torno de três responsabilidades, cinco eventos e três artefatos.

• O Product Owner ordena o Product Backlog para que o trabalho de maior valor venha primeiro.
• O Scrum Master não é um gerente de projeto tradicional. Ele ajuda a equipe e o restante da organização a entender e aplicar o Scrum.
• Os Developers são as pessoas que constroem cada incremento, qualquer que seja a sua especialidade.

O trabalho acontece em sprints de um mês ou menos. O Product Backlog reúne tudo de que o produto pode precisar e muda à medida que o projeto avança. Na Sprint Planning, a equipe escolhe a parte que vai abordar, que passa a ser o Sprint Backlog, e ao fim da sprint entrega um Incremento utilizável que atende à Definição de Pronto. Esse incremento é uma parte concluída do produto, não o projeto inteiro.

Para uma introdução mais completa, leia o que é Scrum e como funciona.

Kanban

O Kanban nasceu nas fábricas da Toyota, no Japão. A palavra significa algo como “cartão visual”, e o método organiza esses cartões em um quadro dividido em colunas. Um quadro básico tem três: a fazer, em andamento e concluído. Quadros mais detalhados dividem uma coluna em etapas, e assim “em andamento” pode se tornar design, desenvolvimento e validação.

O Kanban se apoia em duas ideias. O quadro mostra de relance quantas tarefas há em cada coluna, e um limite de trabalho em andamento por coluna faz a equipe terminar tarefas antes de começar outras, em vez de acumulá-las. Uma equipe Scrum pode conduzir cada sprint em um quadro Kanban.

No ITM Platform, um projeto ágil é planejado em um painel como este. Cada coluna se baseia em um de três tipos de status (a fazer, em andamento ou concluído), com o nome que a equipe quiser dar, e as raias (swimlanes) podem separar tipos de trabalho ou sprints.

Como escolher em cada projeto

Antes de começar um projeto, decida qual abordagem combina melhor com ele, em vez de aplicar a mesma a tudo.

Se o projeto…	Melhor abordagem
Tem uma direção clara, mas um resultado incerto	Ágil
Precisa de retorno frequente de usuários ou do cliente	Ágil
Repete um trabalho que a organização já conhece	Preditiva
Depende de uma sequência fixa, licenças ou contratos	Preditiva
Mistura partes dos dois tipos	Dois projetos em um programa

As metodologias ágeis lidam muito bem com a incerteza. Elas se encaixam em projetos em que se sabe para onde ir, mas não exatamente como será o produto final. As preditivas funcionam melhor quando o resultado é conhecido porque algo parecido já foi feito. Se o objetivo é repetir esse trabalho com mais eficiência, reduzindo custo ou prazo ou melhorando a qualidade, a abordagem preditiva provavelmente é a mais indicada.

Usar metodologias ágeis para tudo só porque são as mais recentes é um erro. Cada forma de trabalhar tem a sua indicação.

Diferentes, mas com mais em comum do que parece

Algumas empresas hesitam em adotar o ágil porque acham que os dois modelos não têm nada em comum, ou que projetos ágeis não podem ser medidos. As diferenças existem, a começar pelo papel do gerente de projeto, que muda bastante de um modelo para o outro. Em uma organização que trabalha com os dois, o gerente de projeto precisa se adaptar ao método de cada projeto que conduz. O restante da equipe enfrenta o mesmo desafio, já que mudar de projeto também pode significar mudar de metodologia.

O que eles têm em comum pesa tanto quanto. Nos dois modelos, restrições e expectativas precisam ser gerenciadas com clareza, e os resultados de todos os projetos devem chegar a um portfólio comum, qualquer que seja o método usado em cada parte do trabalho.

Como fazer os dois modelos conviverem

O primeiro passo é usar uma única ferramenta para os dois tipos de projeto. Quando as equipes ágeis trabalham em um sistema e os projetos preditivos em outro, não é possível compará-los, e alguém precisa reconstruir à mão a visão do portfólio.

Em uma iniciativa mista como a do exemplo do início, costuma ajudar dividi-la em dois projetos, um ágil e outro preditivo, e agrupá-los no mesmo programa. Cada equipe planeja com o método que combina com o seu trabalho, e o programa informa sobre os dois ao mesmo tempo.

No ITM Platform, você escolhe se um projeto é Waterfall (cascata) ou Ágil ao criá-lo. Os projetos Waterfall são planejados em um gráfico de Gantt e os ágeis em um painel, e cada tipo tem uma visão de acompanhamento adequada ao seu método, como explica o artigo conceitos fundamentais de projetos. Os dois tipos têm orçamento, custos e relatórios de progresso. Um programa pode agrupar projetos de qualquer um dos tipos e oferece a eles um orçamento, um cronograma e um acompanhamento comuns, como descreve gestão de programas. Além disso, as sprints podem ser ativadas nos dois tipos, o que dá a um programa misto uma cadência comum.

Próximos passos

• Experimente o ITM Platform e crie um projeto ágil e um projeto Waterfall dentro do mesmo programa.
• Veja como programas e portfólio reúne todos os projetos em uma só visão, qualquer que seja a metodologia.
• Conheça planejamento e acompanhamento, com gráficos de Gantt e painéis ágeis na mesma ferramenta.