Metodologías ágiles y clásicas en la gestión de un proyecto

Una empresa traslada su atención al cliente a una plataforma nueva. La migración de datos tiene un fin de semana de corte fijado, un presupuesto firmado y una lista de pasos que deben ejecutarse en orden. El portal de autoservicio que se construye encima tiene fecha de lanzamiento y un equipo asignado, pero nadie ha acordado todavía qué funcionalidades debe ofrecer.

¿Se pueden gestionar las dos mitades de la misma iniciativa de la misma manera? Se puede, pero ningún método se ajusta bien a ambas. La migración se comporta como un proyecto clásico, predictivo, y el portal como uno ágil. La mayoría de las organizaciones tienen los dos tipos de trabajo a la vez, así que la pregunta útil es cómo dar a cada uno el método que necesita sin perder la visión de conjunto.

En este artículo repasamos en qué se diferencian los dos enfoques, cómo funcionan Scrum y Kanban, los marcos ágiles más extendidos, y cómo hacer convivir ambos modelos en un mismo portafolio. Por el camino, señalamos dónde formarse en ellos con entidades especializadas como EIGP – Escuela Internacional de Gestión de Proyectos.

Alcance, coste y plazo

Un proyecto persigue un objetivo determinado con una serie de limitaciones, normalmente un presupuesto y un tiempo más o menos definidos. Sus tres variables básicas, alcance, coste y plazo, se representan tradicionalmente como un triángulo.

El alcance es lo que el proyecto tiene que entregar. El coste es lo que puede gastar. El plazo es cuándo tiene que terminar.

El alcance es la más difícil de concretar de las tres, porque consiste en convertir una idea en algo real. El cliente tiene una imagen mental del resultado y el equipo tiene que construirlo, de modo que las expectativas del cliente y las del equipo deben converger cuanto antes.

Una vez despejado el alcance todo lo posible, el trabajo se descompone en partes más pequeñas y el equipo estima el esfuerzo que requiere cada una, en horas y en dinero. Después, la planificación organiza esas partes en el tiempo según las personas y los recursos disponibles.

Por qué importa cómo se gestiona un proyecto

Los proyectos que cumplen a la vez los tres objetivos son minoría. Según el CHAOS Report 2015 del Standish Group, que analizó proyectos de software entre 2011 y 2015, el 29 % terminó a tiempo, dentro del presupuesto y con un resultado satisfactorio. Otro 52 % se entregó tarde, con sobrecoste o con menos de lo previsto, y el 19 % se canceló o no llegó a utilizarse.

Parte de esa diferencia se explica por la forma de gestionar. Guías como la Guía del PMBOK® o la Guía de Scrum recogen prácticas que mejoran las probabilidades de éxito, pero solo ayudan si quienes las aplican las conocen bien y saben adaptarlas a su organización. Para eso existe la formación especializada: EIGP, por ejemplo, forma a profesionales en dirección y gestión de proyectos, metodologías y certificaciones profesionales. Un proyecto que no se termina pierde toda la inversión, así que dedicar una parte de ella a gestionarlo bien es dinero bien empleado.

Darle la vuelta al triángulo

La gestión predictiva y la ágil trabajan con las mismas tres variables. Lo que cambia es cuáles se fijan al principio.

En la gestión predictiva, el alcance va primero. El equipo lo desglosa en las tareas necesarias y, a partir de ellas, calcula el coste y el plazo. Es la imagen clásica: un cliente y un proveedor acuerdan qué se va a construir y después negocian el precio y la fecha de entrega.

En la gestión ágil, el triángulo se invierte. Primero se fijan el coste y el plazo, normalmente como un equipo de un tamaño dado que trabaja en ciclos cortos y regulares. Cliente y proveedor avanzan juntos, deciden en cada ciclo qué construir a continuación y el alcance se va ajustando a lo que aprenden.

Predictivo: se fija el alcance y se estiman el coste y el plazo. Ágil: se fijan el coste y el plazo y el alcance se adapta.

Cada enfoque tiene su precio. En nuestro artículo sobre las ventajas e inconvenientes de las metodologías ágil y predictiva los repasamos uno a uno.

Qué tienen en común las metodologías ágiles

Desde el Manifiesto Ágil de 2001 han aparecido muchos marcos ágiles. Sus prácticas varían, pero comparten algunos rasgos:

• Transparencia. Todo lo que influye en el resultado es visible para el equipo y, a menudo, también para el cliente.
• Autonomía. Quienes hacen el trabajo son quienes mejor conocen sus necesidades, así que la dirección les deja margen para decidir cómo hacerlo.
• Medición. Los resultados se miden para detectar pronto las desviaciones en el proceso o en el producto. Lo ágil no está reñido con los indicadores objetivos: la velocidad, el trabajo en curso y el tiempo de ciclo son números.
• Adaptación. El equipo puede cambiar tanto su forma de trabajar como lo que construye a medida que el proyecto aporta información nueva.

Scrum y Kanban

De todos los marcos ágiles, Scrum y Kanban son los que más seguidores tienen. No se excluyen entre sí, y muchos equipos los combinan.

Scrum

El nombre viene del rugby: la melé, en la que todo el equipo empuja en la misma dirección. La Guía de Scrum vigente, revisada en noviembre de 2020, organiza el marco en torno a tres responsabilidades, cinco eventos y tres artefactos.

• El Product Owner ordena el Product Backlog para que el trabajo de más valor vaya primero.
• El Scrum Master no es un jefe de proyecto tradicional. Ayuda al equipo y al resto de la organización a entender y aplicar Scrum.
• Los desarrolladores son las personas que construyen cada incremento, sea cual sea su especialidad.

El trabajo se organiza en sprints de un mes o menos. El Product Backlog recoge todo lo que puede necesitar el producto y cambia a medida que avanza el proyecto. En la Sprint Planning el equipo elige la parte que abordará, que pasa a ser el Sprint Backlog, y al final del sprint entrega un Incremento utilizable que cumple la Definición de Hecho. Ese incremento es una parte terminada del producto, no el proyecto completo.

Si quieres una introducción más completa, lee qué es Scrum y cómo funciona. Y si quieres certificarte, EIGP ofrece el curso de certificación Scrum Master de Scrum Manager®, orientado a la gestión ágil de proyectos.

Kanban

Kanban nació en las fábricas de Toyota, en Japón. La palabra significa, más o menos, «tarjeta visual», y el método ordena esas tarjetas en un tablero dividido en columnas. Un tablero básico tiene tres: tareas pendientes, en curso y terminadas. Los tableros más detallados dividen una columna en etapas, de modo que «en curso» puede convertirse en diseño, desarrollo y validación.

Kanban se apoya en dos ideas. El tablero muestra de un vistazo cuántas tareas hay en cada columna, y un límite de trabajo en curso por columna obliga al equipo a terminar tareas antes de empezar otras, en lugar de acumularlas. Un equipo Scrum puede llevar cada sprint en un tablero Kanban. Para aplicarlo a la gestión visual del trabajo, la optimización del flujo y la mejora continua, EIGP cuenta con formación especializada en Kanban.

En ITM Platform, un proyecto ágil se planifica en un panel como este. Cada columna se basa en uno de tres tipos de estado (por hacer, en curso o completada), con el nombre que el equipo quiera darle, y los carriles (swimlanes) permiten separar tipos de trabajo o sprints.

Cómo elegir en cada proyecto

Antes de empezar un proyecto, decide qué enfoque le va mejor en lugar de aplicar el mismo a todo.

Si el proyecto…	Mejor enfoque
Tiene una dirección clara, pero un resultado incierto	Ágil
Necesita opiniones frecuentes de usuarios o del cliente	Ágil
Repite un trabajo que la organización ya conoce	Predictivo
Depende de una secuencia fija, permisos o contratos	Predictivo
Combina partes de los dos tipos	Dos proyectos en un programa

Las metodologías ágiles gestionan muy bien la incertidumbre. Encajan en proyectos en los que se sabe hacia dónde avanzar, pero no exactamente cómo será el producto final. Las predictivas funcionan mejor cuando el resultado es conocido porque ya se ha hecho algo parecido. Si se trata de repetir ese trabajo de forma más eficiente, reduciendo coste o plazo o mejorando la calidad, probablemente lo más indicado sea un enfoque predictivo.

Usar metodologías ágiles para todo solo porque son las más recientes es un error. Cada forma de trabajar tiene su indicación.

Diferentes, pero con más en común de lo que parece

Algunas empresas se resisten a dar el salto a lo ágil porque creen que los dos modelos no tienen nada en común, o que los proyectos ágiles no se pueden medir. Las diferencias existen, empezando por las funciones del jefe de proyecto, que cambian mucho de un modelo a otro. En una organización que trabaja con ambos, el jefe de proyecto tiene que adaptarse al método de cada proyecto que dirige. El resto del personal tiene el mismo reto, porque cambiar de proyecto también puede significar cambiar de metodología.

Lo que comparten importa igual. En los dos modelos hay que gestionar con claridad las restricciones y las expectativas, y los resultados de todos los proyectos tienen que acabar en un portafolio común, sea cual sea el método que se haya usado en cada parte del trabajo.

Cómo hacer convivir los dos modelos

El primer paso es usar una única herramienta para los dos tipos de proyecto. Si los equipos ágiles trabajan en un sistema y los proyectos predictivos en otro, no se pueden comparar, y alguien tiene que reconstruir a mano la visión del portafolio.

En una iniciativa mixta como la del ejemplo inicial, suele ayudar dividirla en dos proyectos, uno ágil y otro predictivo, y agruparlos en un mismo programa. Cada equipo planifica con el método que encaja con su trabajo y el programa informa de los dos a la vez.

En ITM Platform eliges si un proyecto es en Cascada o Ágil al crearlo. Los proyectos en Cascada se planifican en un diagrama de Gantt y los ágiles en un panel, y cada tipo tiene una vista de seguimiento adaptada a su método, como explica el artículo conceptos fundamentales de proyectos. Los dos tipos tienen presupuesto, costes e informes de avance. Un programa puede agrupar proyectos de cualquiera de los dos tipos y les da un presupuesto, un cronograma y un seguimiento comunes, como se describe en gestión de programas. Además, los sprints se pueden activar en ambos tipos, lo que da a un programa mixto una cadencia común.

Siguientes pasos

• Prueba ITM Platform y crea un proyecto ágil y otro en Cascada dentro del mismo programa.
• Descubre cómo programas y portafolio reúne todos los proyectos en una misma vista, sea cual sea su metodología.
• Conoce planificación y seguimiento, con diagramas de Gantt y tableros ágiles en la misma herramienta.