Com o decorrer de um projeto, existem duas variáveis de controle principais à disposição do Project Manager: horas e avanço. Graças a ambas variáveis podemos aplicar o Gerenciamento de Valor Agregado e assim saber a qualquer instante a performance do projeto.
A variável horas se utiliza para conectar tempo e custo de projeto, tanto a nível de estimação como de valores reais. Tempo e custo se movem conjuntamente, “tempo é dinheiro”. Através das horas, o chefe de projeto planifica todo o seu projeto e calcula o tempo necessário para sua execução, assim como os custos resultantes.
Devemos ter claro que mais tempo de trabalho não equivale a mais avanço no projeto e um bom Project Manager deveria ter claro alguns conceitos de tipos de horas:
- Horas orçamentas: Se trata da quantidade de horas disponíveis para a realização do projeto. Isto levará a distintos custos que o gerente de projeto possa estipular.
- Horas estimadas: Uma vez planificado o projeto a nível de tarefas, com sua calendarização e cálculo de tempos, assim como seleção de recursos implicados, se pode proceder à designação de horas aos usuários. Se estimará a quantidade de horas necessárias por cada usuário para a execução da tarefa, ou seja, o número de horas que pensa conveniente para completar a atividade. Cada usuário terá um custo por hora associado a seu perfil profissional, de modo que seu esforço atribuído se reflita num custo estimado.
- Horas reais: Em qualquer momento do projeto se pode obter a quantidade de horas efetivamente trabalhadas e reportadas pelos membros de equipe de trabalho. De acordo com o seu custo individual, também se poderá obter os custos reais de recursos até ao dia de hoje.
- Horas aceites: As horas reportadas pelos usuários podem ser aceites ou corrigidas manualmente pelo gerente de projeto. Pode se dar então que o custo atual não seja totalmente dependente das horas reportadas, senão também da sua aceitação por parte do Project Manager.
O método de Valor Agregado (EVM) é utilizado para medir o progresso de execução de um projeto de forma objetiva. Combina três aspetos de capital importância na execução de um projeto: técnico (cumprimento do trabalho planificado), custos (se se gasta mais ou menos do que o planejado) e prazo (se o projeto se adianta ou se atrasa). Passemos a analisar os seus componentes:
- Valor Agregado: Earned Value (EV); Se determina em cada momento o avanço das atividades planejadas ao começo do projeto. Isto dá lugar a outra série de dados que se conhece como Valor Agregado (EV), indicando o avanço produzido até hoje.
- Valor Planejado: Planned Value (PV); O planejamento detalhado do projeto indica o que se irá fazer e em que datas, assim como quando se pensa que custará (tanto em esforço de pessoal como de materiais). Estes valores se conhecem como Valor Planejado, que não é outra coisa senão a periodificação do orçamento. O valor planificado total se costuma conhecer como Orçamento na conclusão – Budget at completion (BAC)
- Custo Real: Actual Cost (AC); O custo imputado de trabalho à tarefa realizada durante um período. Reflete o custo total até ao dia de hoje em relação ao trabalho realizado. Se um projeto se encontra dentro do estimado, teria que corresponder com o que tenha sido orçamentado com o PV e medido com o EV.
- Análise de Valor Agregado
- Desvio em custo - Cost Variance (CV) se calcula CV= EV-AC
- Desvio em prazo - Schedule Variance (SV) se calcula SV= EV-PV
- Índice de rendimento de custos - Cost Performance Index (CPI) se calcula CPI = EV/AC
- Índice de rendimento do cronograma - Schedule Performance Index (SPI) se calcula SPI = EV/PV
Como Gerente de projeto deve seguir o conselho de Benjamin Franklin no século XVIII e “recordar que tempo é dinheiro”. Não se esqueça de aplicar as boas práticas de Gerenciamento de Valor Agregado e, conseguir assim, monitorizar de um modo bastante fácil e simples o estado de seus projetos, sendo assim muito importante usar uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos que facilite seu trabalho.