Com o decorrer de um projeto, existem duas variáveis de controle principais à disposição do Project Manager: horas e avanço. Graças a ambas variáveis podemos aplicar o Gerenciamento de Valor Agregado e assim saber a qualquer instante a performance do projeto.

A variável horas se utiliza para conectar tempo e custo de projeto, tanto a nível de estimação como de valores reais. Tempo e custo se movem conjuntamente, “tempo é dinheiro”. Através das horas, o chefe de projeto planifica todo o seu projeto e calcula o tempo necessário para sua execução, assim como os custos resultantes.

Time is moneyDevemos ter claro que mais tempo de trabalho não equivale a mais avanço no projeto e um bom Project Manager deveria ter claro alguns conceitos de tipos de horas:

  • Horas orçamentas: Se trata da quantidade de horas disponíveis para a realização do projeto. Isto levará a distintos custos que o gerente de projeto possa estipular.
  • Horas estimadas:  Uma vez planificado o projeto a nível de tarefas, com sua calendarização e cálculo de tempos, assim como seleção de recursos implicados, se pode proceder à designação de horas aos usuários. Se estimará a quantidade de horas necessárias por cada usuário para a execução da tarefa, ou seja, o número de horas que pensa conveniente para completar a atividade. Cada usuário terá um custo por hora associado a seu perfil profissional, de modo que seu esforço atribuído se reflita num custo estimado.
  • Horas reais: Em qualquer momento do projeto se pode obter a quantidade de horas efetivamente trabalhadas e reportadas pelos membros de equipe de trabalho. De acordo com o seu custo individual, também se poderá obter os custos reais de recursos até ao dia de hoje.
  • Horas aceites: As horas reportadas pelos usuários podem ser aceites ou corrigidas manualmente pelo gerente de projeto. Pode se dar então que o custo atual não seja totalmente dependente das horas reportadas, senão também da sua aceitação por parte do Project Manager.

O método de Valor Agregado (EVM) é utilizado para medir o progresso de execução de um projeto de forma objetiva. Combina três aspetos de capital importância na execução de um projeto: técnico (cumprimento do trabalho planificado), custos (se se gasta mais ou menos do que o planejado) e prazo (se o projeto se adianta ou se atrasa). Passemos a analisar os seus componentes:

  • Valor Agregado:  Earned Value (EV);  Se determina em cada momento o avanço das atividades planejadas ao começo do projeto. Isto dá lugar a outra série de dados que se conhece como Valor Agregado (EV), indicando o avanço produzido até hoje.
  • Valor Planejado: Planned Value (PV);  O planejamento detalhado do projeto indica o que se irá fazer e em que datas, assim como quando se pensa que custará (tanto em esforço de pessoal como de materiais). Estes valores se conhecem como Valor Planejado, que não é outra coisa senão a periodificação do orçamento. O valor planificado total se costuma conhecer como Orçamento na conclusão – Budget at completion (BAC)
  • Custo Real:  Actual Cost (AC);  O custo imputado de trabalho à tarefa realizada durante um período. Reflete o custo total até ao dia de hoje em relação ao trabalho realizado. Se um projeto se encontra dentro do estimado, teria que corresponder com o que tenha sido orçamentado com o PV e medido com o EV.
  • Análise de Valor Agregado
    • Desvio em custo – Cost Variance (CV) se calcula CV= EV-AC
    • Desvio em prazo – Schedule Variance (SV) se calcula SV= EV-PV
    • Índice de rendimento de custos – Cost Performance Index (CPI) se calcula CPI = EV/AC
    • Índice de rendimento do cronograma – Schedule Performance Index (SPI) se calcula SPI = EV/PV

Como Gerente de projeto deve seguir o conselho de Benjamin Franklin no século XVIII e “recordar que tempo é dinheiro”. Não se esqueça de aplicar as boas práticas de Gerenciamento de Valor Agregado e, conseguir assim, monitorizar de um modo bastante fácil e simples o estado de seus projetos, sendo assim muito importante usar uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos que facilite seu trabalho.

Autor: Tiago Filipe Da Silva (Tecnico du Soporte ITM Platform)

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