En el transcurrir de un proyecto, existen dos variables de control principales a la disposición del jefe de proyecto: horas y avance. Gracias a ambas variables podemos aplicar la Gestión de Valor Ganado y así saber a cualquier instante el cumplimiento del proyecto.
La variable horas se utiliza para conectar tiempo y costes del proyecto, tanto a nivel de estimación como de valores reales. Tiempo y coste se mueven conjuntamente, “tiempo es dinero”. A través de las horas, el jefe de proyecto planifica todo su proyecto y calcula el tiempo necesario a su ejecución, así como los costes resultantes.
Debemos tener claro que más tiempo de trabajo no equivale a más avance en el proyecto y un buen jefe de proyectos debería tener claro algunos conceptos de tipos de horas:
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Horas presupuestadas: Se trata de la cantidad de horas disponibles para la realización del proyecto. Esto conllevará a distintos costes que el jefe de proyecto puede estipular.
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Horas estimadas: Una vez planificado el proyecto a nivel de tareas, con su calendarización y estimación de tiempos, así como selección de recursos implicados, se puede proceder a la asignación de horas a los usuarios. Se estimará la cantidad de horas necesarias por cada usuario para la ejecución de la tarea, es decir, el número de horas que se cree conveniente para completar la actividad. Cada usuario tendrá un coste por hora asociado a su perfil profesional, de modo que su esfuerzo asignado se reflejará en un coste estimado.
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Horas reales: En cualquier momento del proyecto se puede obtener la cantidad de horas efectivamente trabajadas y reportadas por los miembros del equipo de trabajo. De acuerdo con su coste individual, también se podrán obtener los costes reales de los recursos a la fecha.
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Horas aceptadas: Las horas reportadas por los usuarios pueden ser aceptadas o corregidas manualmente por el jefe de proyecto. Puede darse entonces que el coste real no sea totalmente dependiente de las horas reportadas, sino también de su aceptación por parte del jefe de proyecto.
El Método de Valor Ganado (EVM) es utilizado para medir el progreso de ejecución de un proyecto de forma objetiva. Combina tres aspectos de capital importancia en la ejecución de un proyecto: técnico (cumplimiento del trabajo planificado), costes (si se gasta más o menos de lo planificado) y plazo (si el proyecto se adelanta o se retrasa). Pasemos a analizar sus componentes:
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Valor Ganado: Earned Value (EV); Se determina en cada momento el avance de las actividades planificadas al comienzo del proyecto. Esto da lugar a otra serie de datos que se conoce como Valor Ganado (EV), indicando el avance producido hasta la fecha.
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Valor Planificado: Planned Value (PV); La planificación detallada del proyecto indica lo que se va a hacer y en qué fechas, así como cuánto se ha pensado que costará (tanto en esfuerzo de personal como en materiales). Estos valores se conocen como Valor Planificado, que no es otra cosa que la periodificación del presupuesto. El valor planificado total se suele denominar Presupuesto hasta la conclusión – Budget At Completion (BAC)
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Coste Real: Actual Cost (AC); El coste incurrido por el trabajo llevado a cabo en una tarea durante un período. Refleja el coste total a la fecha de hoy, en relación al trabajo realizado. Si un proyecto se encuentra dentro de lo estimado, tendría que corresponderse con lo que haya sido presupuestado para el PV y medido por el EV.
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Análisis del Valor Ganado
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Desviación en coste - Cost Variance (CV) se calcula CV= EV-AC
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Desviación en plazo - Schedule Variance (SV) se calcula SV= EV-PV
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Índice de rendimiento de costes - Cost Performance Index (CPI) se calcula CPI = EV/AC
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Índice de rendimiento del cronograma - Schedule Performance Index (SPI) se calcula SPI = EV/PV
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Como jefe de proyecto, sigue el consejo de Benjamin Franklin en el siglo XVIII: "el tiempo es dinero”. No te olvides de aplicar las buenas prácticas de la Gestión de Valor Ganado, y conseguir así monitorizar de un modo fácil y sencillo el estado de tus proyectos, siendo así imprescindible usar una buena herramienta de gestión de proyectos que te facilite el trabajo.
Autor: Tiago Filipe Da Silva (Tecnico de Soporte ITM Platform)