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Uma empresa, uma associação, um grupo de trabalho ... são constituidos por pessoas, e a comunicação entre eles é essencial para o bom relacionamento entre os membros da equipe e para alcançar os objetivos dos projetos.

Gestão da comunicação refere-se a um plano sistemático para implementar e monitorar os canais e conteúdos da comunicação de uma empresa, tanto internamente entre os seus membros, quanto externamente com outras empresas ou organizações.

Uma boa comunicação é um aspecto fundamental para o sucesso da empresa.

Os 5 W da gestão da comunicação

Na área anglo-saxônica, os 5 W são usados como uma regra metrotécnica para lembrar os aspectos cruciais da comunicação. Estes devem ser supervisionados pelo Gerente de Projeto para obter sucesso no gerenciamento de comunicação.

Estes são os 5 W:

Quais informações são essenciais para o projeto? (What information?)
Quem requer a informação?(Who needs it?)
Quando você precisa receber esta informação? (When is the information needed?)
Em que formato essa informação deve ser fornecida (What is the format of the information?)
Quem deve ser responsável pela transmissão da informação?(Who will be responsible for transmitting the information?)

Ler também Comunicação: chave para o sucesso do gerente de projetos!

Comunicação escrita

É o método de comunicação atualmente utilizado nas empresas, tanto internamente entre os membros de uma equipe de trabalho, como entre os diferentes cargos de uma empresa e com empresas externas. O canal mais utilizado é o email.

Uma vantagem fundamental desse sistema de comunicação é que ele permite que as pessoas que moram em qualquer parte do mundo sejam contatadas, sem precisarem estar conscientes dos fusos horários.

Além disso, tudo o que foi dito é gravado, para que as informações possam ser recuperadas a qualquer momento.

Como desvantagens, pode-se apontar a frieza ou a falta de emoções deste sistema de comunicação. Precisamente por essa razão, a possibilidade de mal-entendidos é maior do que com outros métodos mais diretos de comunicação. Também é possível que a sensação de que a comunicação é insuficiente apareça.

Por outro lado, o padrão de comunicação mais utilizado para conhecer as atividades de cada trabalhador é a redação de um relatório periódico, que geralmente é semanal e enviado por e-mail. Nela, não apenas o trabalho realizado durante a semana deve ser incluído, mas os planos para a semana seguinte e as informações consideradas necessárias para o restante dos membros da equipe.

Idealmente, a própria empresa ou o Gerente de Projeto responsável pelo projeto deve preparar um modelo com uma série de campos de interesse que devem ser preenchidos por todos os trabalhadores. Isso garante a homogeneidade na comunicação e os relatórios respondem às principais questões que podem surgir.

Comunicação oral

É o mais direto, especialmente se puder ser feito pessoalmente. A comunicação é enriquecida pela entonação e, se acompanhada por uma imagem, pela comunicação não verbal. Isto introduz novas nuances na comunicação que permitem o aparecimento de uma certa cumplicidade e geram um clima de confiança que contribui para melhorar o escopo do trabalho.

Como desvantagens, encontramos precisamente as vantagens da comunicação escrita. A comunicação oral requer contato direto entre as pessoas, seja pessoalmente ou através de um computador através de sistemas de comunicação online. Em ambos os casos é necessário que as pessoas estejam em contato em um determinado momento, com problemas de compatibilidade com outras tarefas ou com horários diferentes em casos de estar em países distantes.

Comunicação não-verbal

Acrescenta outra nuance que enriquece a comunicação oral, embora, como já foi apontado, exija a presença física de todas as pessoas que participam da comunicação, seja pessoalmente ou através do uso de programas de computador.

Escuta ativa. Ocorre quando a pessoa que recebe a mensagem presta atenção à informação, a interpreta e a lembra. Estas são 3 dicas que permitem que você execute corretamente.
Manter contato visual. É um detalhe que pode parecer anedótico, mas que é tremendamente importante. O contato visual nos permite mostrar ao nosso interlocutor que toda a nossa atenção está focada em suas palavras. Por outro lado, nos permite conhecer os sentimentos que estão ocorrendo durante a conversa, fornecendo informações adicionais.

Certifique-se de que tudo esteja claro. Pode ser necessário fazer perguntas para esclarecer os conceitos. O simples fato de realizá-las indica que foi dada atenção ao que foi dito. A resposta obtida para estas questões resolve dúvidas e garantias de que a comunicação foi eficaz.

Evite usar gestos que possam causar distrações ou desconforto. Se a atenção está focada no que está sendo dito, não faz sentido estar fazendo outras ações ao mesmo tempo. Gerar um clima de confiança e concentração permitirá ao nosso interlocutor se expressar melhor e o tempo dedicado à comunicação será mais eficiente.

Feedback construtivo

É o que mais frequentemente falha. Não é suficiente que haja feedback, mas que tudo é construtivo. Em muitos casos, o feedback se torna mais uma crítica do que uma sugestão, o que não produz uma melhoria na próxima tarefa, mas simplesmente gera um ambiente ruim.

Se você quer que sua empresa se destaque por uma comunicação dinâmica e simples, desenvolva seu trabalho com o uso de soluções computacionais que lhe permitam. O melhor seria usar sistemas de comunicação na nuvem para compartilhar arquivos e trabalhar neles em tempo real para pessoas localizadas em qualquer parte do mundo, simplesmente com um computador e uma conexão com a Internet.

O ITM Platform está em conformidade com todas essas premissas, teste-o e você verá como a comunicação de sua empresa se torna mais fácil e eficiente.

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Se existe uma seção importante no gerenciamento de projetos, é a de controle. Com a execução, o gerente de projeto deve assumir a responsabilidade de que cada pessoa dentro do projeto cumpra com as tarefas a eles atribuídas e, assim, assegurar que o projeto prossiga de acordo com o seu planejamento.

A ideia de controle do projeto é muito simples: ele se desenvolve com alguns objetivos, estudando os recursos disponíveis e preparando um plano para atingir os objetivos. O controle é o que garante o acompanhamento de tais planos, evitando que qualquer membro da equipe se desvie da rota marcada. Graças às tarefas de controle, será assegurado o cumprimento dos objetivos definidos na fase de planejamento.

Quando o projeto já foi planejado, é conveniente iniciar o seu controle. O principal requisito a ser iniciado será que o projeto seja totalmente definido e aprovado pelo comitê de gestão ou pela assembléia de acionistas e, se aplicável, pelo patrocinador das ações a serem realizadas.

Nessas linhas de ação serão indicados os custos, o escopo que o projeto terá e o cronograma que deve ser seguido para cumprir os objetivos:

Orçamento: esta seção especifica quais custos serão assumidos no projeto, com uma distribuição temporária que será consistente com a execução das tarefas ao longo do tempo. É muito útil ao comparar estimativas com custos reais.
Cronograma: uma linha de tempo será feita com os objetivos indicados em cada momento do projeto.
Escopo: formado pelas diferentes atividades de que o projeto é composto e que permitirá a execução das entregas. Tudo isso está refletido na WBS aprovada. Graças à base do escopo, você pode conhecer o progresso de cada atividade e cada entrega.

Depois de definir essas baselines, é hora de começar a trabalhar com o controle do projeto. Naturalmente, é muito importante levar em conta certos aspectos durante a realização desses trabalhos.

Alcance: Neste ponto, as tarefas que cada membro do projeto deve executar serão controladas e o resultado está em conformidade com os requisitos solicitados. Quando uma tarefa não as cumpre, entende-se como não executada.
Prazo: Dentro do controle de um projeto, é necessário estar ciente de sua conformidade dentro dos prazos acordados. Deve-se notar aqui que o primeiro cronograma é feito sem levar em conta uma margem de risco. Isso porque, se essas margens fossem levadas em conta, elas acabariam sendo usadas para outros problemas que não encerram estritamente os riscos.
Custo: Estas são duas questões que exigem controle: o custo total do projeto e o controle da tesouraria.
Riscos: É importante ter os riscos controlados porque, se ocorrer um imprevisto, isso terá um efeito imediato na realização dos objetivos do projeto.
A ajuda profissional para os projetos: Poder incluir projetos de altas dimensões e proceder a um total controle deles é uma tarefa que em muitas ocasiões se torna realmente complicada. Portanto, é necessário ter um software como o ITM Platform, que incorpora métodos de gerenciamento ágeis usados por grandes corporações. Uma ótima ferramenta que facilitará a execução e entrega de projetos dentro dos prazos estabelecidos e que proporciona uma solução avançada para as empresas.

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Quando pensamos no Project Management Office, um software de gerenciamento de projetos é praticamente uma necessidade. No entanto, existem muitas outras soluções que podem facilitar a vida de um gerente de projetos em várias facetas, da produtividade à comunicação.

1. Airtable

Combine Excel, Pinterest, Trello e um banco de dados e você obtem Airtable.

Airtable é uma solução extremamente poderosa que permite visualizar os mesmos dados de várias maneiras: Tabela, Kanban, Blocos (estilo Pinterest), calendário e formulários. É tão poderoso que pode ser usado para praticamente qualquer atividade que exija um banco de dados.

Prós

Airtable é poderoso e flexível. Ele permite que você gerencie em um único local os dados que você provavelmente teria separado em diferentes áreas. Por exemplo, você pode usá-lo para gerenciamento de demanda em conjunto com ITM Platform. Você pode criar um formulário interno para propostas de projeto de funcionários, uma visão de tabela para gerentes de projeto para gerenciar as propostas e uma visão de blocos acessível a toda a organização para informar sobre os projetos selecionados.

Airtable também é personalizável com "blocos", um recurso premium que permite aos usuários adicionar novas funcionalidades às tabelas.

Contras

Embora ótimo para o gerenciamento, o Airtable é muito ruim no que diz respeito à comunicação. Embora exista a possibilidade de comentar em cada linha da tabela, é uma improvisação de seus recursos de comunicação, pois não há sistema de bate-papo.

2.Visio

Se você já precisou projetar um fluxograma ou um diagrama, provavelmente vai adorar este. O Microsoft Visio é um aplicativo de diagramação e gráficos vetoriais usado para criar gráficos de maneira rápida e fácil.

Prós

Além de ser fácil de usar, o Visio faz parte da família de soluções Microsoft Office, o que significa que está perfeitamente integrado a outras soluções comuns, como o Word ou o Excel.

Ele também permite criar diagramas de mapa 3D de ótima qualidade e extrair informações de fontes externas que também podem ser atualizadas automaticamente.

Contras

O principal problema do Visio é sua compatibilidade, pois só funciona no Windows. Além disso, não permite colaboração em tempo real, sem mencionar o preço elevado (considerando que é improvável que um software seja usado todos os dias).

3. PMO Value Ring

O PMO Value Ring é o software perfeito para usar em conjunto com um software de gerenciamento de projetos. O software é projetado por PMOs para PMOs e visa fornecer uma estrutura consistente para gerenciar o PMO em diferentes estágios de seu ciclo de vida.

Prós

A ferramenta obriga o usuário a ser consistente na definição do PMO e de todos os seus elementos, como funções, papéis, partes interessadas etc. Também é dito que abrange todos os pontos das áreas de conhecimento no PMBOK.

Todos os dados podem ser acessados em uma visão de painel consolidada que pontua vários aspectos diferentes, como ROI ou maturidade.

Contras

A desvantagem do PMO Value Ring é que ele não está integrado a nenhuma outra solução, o que significa que todos os dados devem ser inseridos manualmente. Além disso, o software aprimora e facilita o gerenciamento do PMO, mas é separado da atividade real de gerenciamento de projetos do escritório.

4. ClicData

Clicdata é um poderoso software de visualização de dados e BI. Ele permite que os usuários criem e compartilhem painéis atualizados automaticamente a partir da fonte de dados.

Prós

O Clicdata é integrado com quase tudo, pelo menos com todos os principais aplicativos usados para negócios. Isso é ótimo, pois permite criar painéis que podem ser compartilhados com qualquer pessoa, por exemplo, um diretor de CxO, que precisa ter acesso a dados ativos.

Outro ponto forte do Clicdata é que ele permite a junção de conjuntos de dados de diferentes fontes, permitindo a avaliação cruzada de dados ou o surgimento automático de bancos de dados.

Contras

A interface é arrastar e soltar, mas isso não significa que seja fácil de usar: a lógica por trás da interface nem sempre é a mais intuitiva e o usuário precisa ter uma compreensão clara da estrutura dos dados importados, o que nem sempre é obvio ao importar dados diretamente de uma fonte exterior. Além disso, painéis mais complexos exigem algum tempo para configurar, portanto, garanta tempo suficiente ao implementar clicdata.

5.Sharepoint

Muitos de vocês já estão provavelmente familiarizados com o SharePoint. Para aqueles que não sabem, é uma plataforma colaborativa web-based que é vendida principalmente como um sistema de gerenciamento e armazenamento de documentos. Mas o produto é altamente flexível e o uso varia substancialmente entre as organizações. (Fonte: Wikipedia)

Sharepoint é comum em organizações maiores, onde o gerenciamento de documentos é complexo e engloba vários departamentos.

Prós

A principal vantagem do SharePoint está em seus recursos de gerenciamento de documentos: devido à sua capacidade de configuração, você pode criar vários conjuntos de sites, limitar seu acesso e detalhar seu conteúdo a partir de uma única interface clara.

Contras

As principais desvantagens do SharePoint estão vinculadas à sua principal força. Como consequência de ser altamente configurável, o Sharepoint é bastante complexo para ser gerenciado em sua capacidade total, o que significa que você frequentemente precisará dedicar recursos humanos ou contratar um consultor.

6.Risk asessement matrix

Um bom planejamento é essencial para que os gerentes de projeto e a empresa como um todo saibam como reagir ao surgimento de riscos. A ferramenta da ITM Platform, que avalia riscos dependendo do seu impacto e probabilidade, permite que você veja o nível de exposição de cada um. Graças a essa informação, você pode priorizar o gerenciamento de riscos e reduzir a exposição!

Prós

Essa matriz permite registrar, quantificar e compartilhar riscos. Você também pode salvar conjuntos diferentes de riscos, como os de um projeto, negócio, processo, etc. Você também pode compartilhá-los de maneira colaborativa.

Contras

A ferramenta só pode ser acessada on-line e abrange apenas a parte de gerenciamento de risco de uma rotina de trabalho do gerente de projetos. No entanto, se você precisar de um aplicativo mais integrado, experimente o ITM Platform, onde a funcionalidade de gerenciamento de riscos é integrada a um conjunto inteiro de recursos…

O que você acha dessas 6 ferramentas? Existem ferramentas que você gostaria de ver cobertas que não estão nessa lista? Fale conosco!

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O mais importante em um projeto são as personas. Para alcançar o sucesso é necessário ter uma boa equipe e também coordenar bem seus esforços.

Os projetos requerem especialistas em tópicos específicos a cada momento de seu desenvolvimento. Provavelmente, a composição da equipe deve mudar dependendo da fase do projeto e seu objetivo específico, para adaptá-lo às necessidades específicas do momento. No entanto, outros membros da equipe devem fazer parte desde o início até o final do projeto para garantir a continuidade.

É tarefa do Gerente de Projeto conhecer os recursos humanos com os quais conta e organizá-los da maneira ideal para que o trabalho seja o mais eficiente possível.

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Como gerenciar os recursos humanos?

Para gerenciar adequadamente os recursos humanos de um projeto, é aconselhável seguir um planejamento estruturado em fases. Estes são resumidos no diagrama a seguir e são desenvolvidos em todo o artigo.

Planejamento de recursos humanos

No caso de não ter uma equipe pré-formada, o primeiro passo é identificar as necessidades que devem ser atendidas. Para selecionar a equipe de trabalho ou contratar trabalhadores, é essencial que os resultados que você deseja alcançar sejam claros. Assim, você pode contratar os trabalhadores certos para a tarefa que eles têm que executar.

Se você tiver um modelo já estabelecido, poderá omitir este primeiro passo e começar identificando as funções e responsabilidades que cada um dos membros da equipe assumirá no projeto como um todo.

Para isso, os pontos fortes e fracos de cada um dos membros da equipe e a possibilidade de transferi-los de uma tarefa ou equipe para outra devem ser levados em consideração. Você deve até mesmo avaliar sua presença simultânea em vários deles, dependendo de cada momento.

A necessidade de ter especialistas em questões específicas em momentos específicos do projeto também deve ser considerada. Contratar pessoal qualificado é essencial para obter um produto final com a qualidade desejada.

Outro objetivo da gestão de recursos humanos é que todos os membros da equipe possam dar o seu melhor e ter uma carga de trabalho adequada. Não é muito baixo, pois significaria um mau uso dos recursos; mas também não concentrados em alguns trabalhadores, para evitar que façam mal as tarefas por estarem sobrecarregados, sejam vítimas de stress ou acabam queimados.

Um aspecto a ter em conta é o impacto que os riscos podem ter no projeto durante o seu desenvolvimento. Não apenas sua influência sobre o custo econômico e temporal do projeto deve ser prevista, mas também sobre os recursos humanos.

Por outro lado, o aspecto mais humano das relações interpessoais também deve ser levado em consideração. Antes da decisão de incorporar uma pessoa à equipe, as relações interpessoais preexistentes com a equipe e as possíveis barreiras de comunicação que possam surgir devem ser consideradas.

Todo esse conjunto de planejamento é conhecido como organizational inputs ou planejamento de recursos humanos.

Dado que, como pode ser visto, organizar os recursos humanos de um projeto é um processo complexo, pode ser feito de forma mais rápida e fácil se você tiver modelos e listas de verificação ou checklists que permitam automatizar até certo ponto passos a seguir.

Establecimiento de ferramentas de trabalho organizacional

Uma vez estabelecido o que as pessoas irão integrar as equipes, como elas vão se organizar e o que cada uma delas deve fazer, é essencial que tudo isso seja refletido em diagramas e gráficos que permitem que todos saibam o que fazer em todos os momentos.

Também é muito importante ter sistemas de trabalho informatizados e em rede que aproveitem ao máximo as novas tecnologias para o trabalho individual e o trabalho em equipe.

Da mesma forma que se estabelece que as pessoas vão integrar as equipes, também é necessário decidir antes do início do projeto o trabalho sistemático a ser utilizado e o suporte tecnológico que está disponível.

Treinamento e atualização

Durante o desenvolvimento do projeto, as circunstâncias econômicas, sociais e de mercado sofrerão mudanças. A equipe deve estar constantemente reciclando, adquirindo constantemente novas habilidades e aperfeiçoando as já conhecidas.

Para isso, a interação entre os membros da equipe e o desempenho de tarefas de treinamento, treinamento, participação em cursos ...

Gerenciamento de equipe

Finalmente, para que o projeto se execute corretamente e alcançe um resultado que satisfaça os clientes, deve-se realizar um gerenciamento adequado.

Portanto, é necessário que o Gerente de Projeto e o diretor de projeto tem habilidades de liderança, saiba tirar o melhor de cada um, e resolver adequadamente conflitos interpessoais que possam surgir durante o desenvolvimento do projeto e, ao mesmo tempo, manter a equipe motivado

Ao mesmo tempo, eles devem executar um monitoramento exaustivo dos resultados obtidos em cada uma das fases e ciclos do projeto. Só então pode uma análise dos pontos fortes e fracos e fazer alterações em tempo real que permita alcançar o custo desejado em tempo e dinheiro resultado esperado inicialmente.

Como você viu, para a gestão adequada dos recursos humanos, é útil ter as ferramentas adequadas para organizar o pessoal de maneira eficiente.

Da mesma forma, eles devem aprimorar o trabalho colaborativo, tanto pessoalmente como remotamente, e facilitar a comunicação e a troca de informações entre os membros da equipe.

Tudo isso não só obter uma melhor produtividade e desempenho da equipe, mas permitir que o gestor do projecto para focalizar a sua atenção e esforço para coordenar a equipe, fazer a papelada e passos desnecessários.

Na ITM platform projetamos o software de gerenciamento de projetos, programas e portfolios, que permite maximizar a produtividade e a da sua empresa. O que você está esperando?

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O gerenciamento de custos (gerenciamento de custos do projeto ou PCM) é o processo de estimar, atribuir e controlar os custos de um projeto. Ele permite que as empresas conheçam as despesas antecipadamente e, assim, reduzam as chances de exceder o orçamento inicial.

Por tanto, a gestão de custos do projeto abrange todo o seu ciclo de vida, desde o planejamento inicial até a sua entrega, passando pelas diferentes análises intermediárias que são realizadas.

Normalmente, e seguindo as informações reunidas no PMBOK, no gerenciamento de custos do projeto existem quatro etapas:

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1.- Planejamento de custos do projeto

Em primeiro lugar, é necessário saber quais atividades serão realizadas. Depois que essas decisões forem tomadas, você deve procurar informações sobre os recursos necessários para executar essas ações. Para isso, é necessário recorrer a informações históricas de projetos semelhantes realizados por nós ou por outras empresas.

O ideal seria poder recorrer a informações em primeira mão, seja porque envolve processos realizados por nós mesmos ou porque recorremos diretamente à empresa que os fabricou. Caso isso não seja possível, você pode recorrer a informações tornadas públicas pelas empresas que executaram esses projetos.

2.- Estimativa dos custos do projeto

Depois de conhecer as atividades que serão executadas e os recursos necessários, é hora de transferir esses recursos para unidades monetárias e temporárias.

Para isso, existem vários métodos de estimativa de acordo com as informações disponíveis. Uma maneira simples de estimar os custos de um projeto é estabelecer analogias com projetos similares que foram realizados recentemente. Se estes não existirem, um projeto mais antigo deve ser tomado e uma correção feita com base nas mudanças econômicas que podem ter ocorrido: oscilações na troca de moeda, reavaliação ou depreciação de matérias-primas ...

Se você tiver mais informações, poderá usar modelos paramétricos nos quais os custos do projeto são representados matematicamente.

Independentemente do sistema escolhido, é essencial ter métodos de monitoramento de custos ao longo do projeto. Esta informação permitirá um ajuste constante e, portanto, estimar o orçamento final com maior precisão e em tempo real.

Na estimativa dos custos de um projeto, a possível ocorrência de riscos também deve ser levada em conta, as repercussões que podem ter no projeto como um todo e a frequência com que podem ser apresentados sobre o assunto.

3.- Estimativa de orçamentos

O orçamento inclui a soma dos custos estimados, calculados na etapa anterior, com o cronograma estimado para a realização do projeto. Assim, o orçamento dá uma imagem dos custos totais econômicos e temporários de todo o projeto.

A estimativa de custos é mais completa se as seções são definidas para cada tarefa ou atividade específica, levando em conta também o tempo em que elas devem ser desenvolvidas.

Como resultado deste estágio, é criada uma linha de referência que é usada como ponto de partida para estabelecer a necessidade e a adequação das ferramentas de controle de custos que serão explicadas abaixo.

4.- Controle de custos

O controle de custos é realizado assim que o projeto é lançado. Consiste em monitorar diariamente, semanalmente ou nos pontos de controle que foram estabelecidos, quais são os custos naquele momento e comparar com a linha de base plotada, verificando se eles se ajustam ou não ao planejado. Essa medida permite prever os custos gerais do projeto e se continuará funcionando da maneira que foi feita até o momento.

Dado que o monitoramento é feito em tempo real ou permanentemente, a detecção de desvios na linha de base estabelecida é feita precocemente, o que permite que medidas corretivas sejam tomadas para evitar maiores desvios nos orçamentos finais ou até mesmo para se aproximar do estabelecido pela linha de base.

O uso de ferramentas computacionais específicas para realizar essas tarefas em sua empresa pode facilitar muito o seu trabalho.

Por exemplo, na ITM Platform, uma solução computacional especializada no gerenciamento de projetos na nuvem, temos funções que permitem estimar o custo do projeto em tempo real. Eles também mostram diferentes cenários, dependendo das medidas corretivas aplicadas: total, se você deseja que o projeto termine com os custos inicialmente planejados; ou parcial, em que você evita o aparecimento de novos cancelamentos, mas mantém aquele que já foi adquirido até aquele momento.

Se você quiser saber mais sobre soluções computacionais simples e funcionais que permitem melhorar o gerenciamento de seus projetos, recomendamos que você veja o seguinte vídeo ou assistir ao seguite webinar.

Neles, além de conhecer mais sobre a metodologia explicada, você verá como ela é desenvolvida de maneira simples usando ITM Platform.

Como no hay mejor manera de conocer algo que probarlo por uno mismo, te invitamos a testar nossa solução. Temos certeza que você marcará um antes e um depois na gestão dos projetos da sua empresa.

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