O contexto competitivo atual é sempre mais difícil e mais lotado: há um boom em startups inovadoras que produzem verdadeiras dores de cabeça em todos os tipos de mercados e que tornam as novas tecnologias uma fonte de vantagens competitivas: esse fenômeno faz parte do que chamamos de "Transformação digital".
Nesses mercados, as empresas precisam ser mais flexíveis para se adaptar rapidamente às mudanças - a menos que desejam enfrentar uma perda de vantagens competitivas com efeitos potencialmente desastrosos para toda a organização.
Por esta razão, muitas empresas se estão interessando pelo gerenciamento de projetos, a única estratégia que garante flexibilidade e coordenação suficientes para transformar o modelo de negócios em uma máquina competitiva.
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O que é a gestão por projetos?
A gestão por projetos é um conjunto de práticas que traduzem a estratégia da empresa em atividades específicas (ou, mais precisamente, em projetos), relacionadas aos objetivos de negócios e benefícios a serem alcançados.
Os projetos não são mais apenas uma ferramenta para desenvolver serviços, mas sim para que se tornem em um sistema que cria valor para a empresa.
Na gestão de projetos, o resultado de cada projeto é um objetivo da empresa, ou um fator necessário para alcançá-lo. Cit
La DOP consta de cuatro piezas:
- Uma gestão ágil do portfólio de projetos
- Um escritório de gerenciamento de projetos com funções estratégicas
- Uma extensão do planejamento dos projetos às suas conseqüências e benefícios.
- Talento que combina conhecimentos técnicos com visão de negócios.
Se você quiser saber mais sobre esses pontos, aconselho você a ler o livro branco: Gerenciamento de Organizações por projetos
Qual é o papel do gerenciamento de projetos no ambito da transformação digital?
A transformação digital de uma empresa pode facilmente se tornar um processo desordenado e caótico, uma reação a problemas comerciais ou operacionais sem liderança ou resultados. Para lidar com esse risco, é necessário um mecanismo de controle para gerenciar a mudança.
Uma empresa pode benificiar da DOP em projetos de transformação digital de várias formas:
- Alinhando unidades de negócios, departamentos e gerenciamento de informações, evitando dificuldades de integração entre plataformas e aplicativos em fases mais avançadas.
- Tornando as soluções de tecnologia mais sólidas, porque são escolhidas considerando não apenas as tendências temporárias, mas as necessidades atuais e especialmente as futuras.
- Gerenciando como projetos todos os meios necessários para garantir a integração, para que eles não bloqueiem o processo em determinadas fases. Deve ser dada especial atenção ao processamento de dados, incluindo a limpeza da informação e seu enriquecimento.
Exemplos reais
Não é difícil encontrar exemplos de empresas ou indústrias inteiras que se reorientam sob a pressão de um concorrente com traços perturbadores.
Se alguém pensa, por exemplo, no surgimento da AirBnB no mercado do turismo, é fácil imaginar o tipo de transformação a que agentes tradicionais foram forçados a continuar atraindo seus clientes.
Às vezes, é necessário repensar todo o modelo de negócios: desde canais de vendas, estratégias de preços, identidade de marca e estrutura tecnológica. A única maneira de fazê-lo de forma ordenada é gerenciando projetos.
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Como gerenciar a qualidade de um projeto e por que isso é importante? Contamos tudo neste artigo através dos projetos de uma companhia de seguros.
A quinta área de conhecimento reconhecida pelo PMBOK refere-se a todas as atividades e processos relacionados a responsabilidades, políticas e objetivos de qualidade. A qualidade é um pilar decisivo no gerenciamento de projetos.
O que significa a qualidade de um projeto? Simplificando, a qualidade indica que o resultado fornecido pelo projeto atende às expectativas geradas por ele.
De acordo com o próprio PMBOK, a qualidade é:
"O grau em que um conjunto de características inerentes cumpre os requisitos".
Assim, o gerenciamento de qualidade é o conjunto de práticas cujo objetivo é garantir que o resultado do projeto seja suficiente para cobrir o objetivo, objetivo ou propósito que estabelecemos.
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Infelizmente, esta premissa muitas vezes não é atendida. É muito comum se aventurar em grandes projetos que não atendem às necessidades daqueles que os propuseram. Isso pode acontecer por vários motivos, aos quais podemos nos referir como os três grandes inimigos da qualidade.
- La falta de comunicação entre o patrocinador e a equipe associada ao projeto é uma das formas mais comuns de destruir a qualidade do projeto. Não há ocasiões em que a equipe se apropria do projeto com base na compilação dos requisitos, mas a entrega final do resultado não é um meio adequado para atingir os objetivos perseguidos pelo patrocinador. Pelo contrário, pode acontecer que o patrocinador tenha uma idéia muito vaga de como alcançar seu objetivo, então ele não pode dar instruções exatas sobre os requisitos.
- O intangível da qualidade. A qualidade tem muito a ver com a percepção, de modo que o cliente terá uma noção diferente da do gerente do projeto ou do analista que é responsável por tornar realidade os detalhes técnicos mais complexos. Para que esse personagem subjetivo não se torne um obstáculo, é conveniente alcançar compromissos e acordos claros sobre o que a qualidade significa no resultado esperado. No caso de metodologias ágeis, esses acordos se tornam o princípio orientador das iterações do projeto, coagulados sob a noção de história do usuário: um requisito discreto, o mínimo que pode ser administrado funcionalmente.
- O conformismo com o planejado. Ou, o que é o mesmo, pensar que os requisitos se tornarão um produto redondo e acabado assim que todo o trabalho planejado estiver concluído. Se o progresso não for medido continuamente, avaliando as necessidades de integração adicional entre requisitos, adicionando novas tarefas e resolvendo incidentes de forma proativa, o resultado pode não ter a qualidade esperada, mas será, na melhor das hipóteses, um produto alfa no qual uma segunda fase de trabalho deve ser adicionada.
Para conhecer melhor os grandes inimigos da qualidade, daremos um exemplo. Imaginemos que o projeto em questão é um sistema de gerenciamento de documentos com versão de cópias, solicitada pela administração comercial de uma companhia de seguros. A razão pela qual o sistema de gerenciamento de documentos é solicitado nesta seguradora é que os gerentes de negócios da área precisam ter visibilidade sobre todas as ofertas de seguros que foram feitas aos seus clientes para encontrar diretrizes nas negociações e projetar novas promoções e políticas. dos preços.
Em suma, trata-se de projetos de melhoria interna: os mais comuns nas companhias de seguros, bem como nas finanças, ou em qualquer empresa cuja atividade principal não consista em projetos. Os projetos, neste caso, tendem a ser a transformação digital.
O que acontece neste projeto quando os três inimigos de qualidade intervêm?
- Falta de comunicação: o endereço comercial da seguradora comunica o produto que você imaginou que irá resolver seus problemas. No entanto, não explica em detalhes sua necessidade de negócios, evitando idéias alternativas que possam servir melhor esse resultado, como um módulo de CRM com análise da evolução da oferta e informações agregadas. A equipe de sistemas é baseada nas características solicitadas do modelo de gerenciamento de documentos, cortando alguns recursos cuja implementação seria muito dispendiosa.
- A qualidade intangível: quando o produto é entregue, a equipe técnica e o gerente do projeto estão satisfeitos e estimam a qualidade do resultado em 90%. As características mais ambiciosas estão faltando, mas podem ser adicionadas em uma fase posterior. O gerenciador de documentos funciona, é melhor que o que foi anteriormente e os prazos e orçamentos foram respeitados. Quando o diretor comercial anuncia o novo sistema para sua equipe, ele descobre que ninguém sabe como usá-lo para o que ele estava pensando. Compreender a dinâmica das negociações e extrair dados é um processo longo e caro. Embora os documentos possam ser bem gerenciados e a produtividade seja melhorada um pouco, novas políticas de preços não serão divulgadas
- O conformismo com o planejado. Ao longo do caminho, existem traços que poderiam ter salvado o projeto, como a conexão com o sistema de pagamento e gerenciamento de fornecedores, e um problema técnico aparentemente menor impediu o novo sistema de gerenciamento de documentos de realçar as mudanças da versão mais recente. com os anteriores, facilitando o trabalho.
O resultado? Em vez de ajudar a vender mais políticas para nossa seguradora, a melhoria entregue nunca será adotada.
O que é necessário, então, para gerenciar a qualidade?
- Comunicação constante para o exterior. É necessário compreender os motivos e motivações dos patrocinadores e dos clientes para internalizar quais são os melhores requisitos que garantem qualidade.
- Negociação e acordos para definir a qualidade dos resultados
- Proatividade na resolução de problemas
- Adoção de boas práticas. Para ajudar neste aspecto, examinamos as boas práticas que, de acordo com o PMBOK, o diretor do projeto deve seguir em colaboração com os membros de sua equipe para gerenciar a qualidade do projeto.
Gerenciamento da Qualidade das Fases do Projeto
1. Planificación de la calidad
O planejamento de qualidade é feito na primeira fase do projeto. O plano de qualidade pode ser um documento independente, embora seja melhor que faça parte do plano total de gerenciamento de projetos que preparamos, é uma maneira de unificar as normas e critérios que regem a qualidade de nossos produtos ou serviços. Nela, devem ser estabelecidas as normas, variáveis e fatores que regem os processos, tarefas, atividades e projetos da organização.
O plano de qualidade do projeto estabelece os padrões que irão governá-lo. Esses padrões podem ser padrões da própria empresa ou do cliente, se, por exemplo, possui um ISO de sua própria qualidade e marca seus próprios mínimos. As contribuições feitas pelo nosso cliente nos permitirão estabelecer os objetivos de qualidade do próprio plano.
O plano de qualidade permite estabelecer os prazos e os procedimentos para os controles de qualidade do próprio projeto, de modo que atenda aos requisitos estabelecidos e aos objetivos estabelecidos.
2. Garantia de qualidade
A garantia de qualidade pode ser medida através de uma avaliação independente dos processos envolvidos no projeto. Trata-se de supervisionar para verificar se o plano se ajusta ao propósito que estabelecemos, e para isso devemos controlar que todas as tarefas e atividades atendam aos requisitos estabelecidos.
Recomendamos que você nomeie uma equipe de controle de projeto para assumir as responsabilidades de garantia de qualidade. Não se trata apenas de medir o resultado final, mas de controlar e supervisionar as diferentes fases, tarefas, atividades e dependências.
Também é importante fazer relatórios que melhorem a perspectiva, justifiquem as mudanças e corrijam erros ou apontem as melhorias durante o gerenciamento do projeto.
3. Controle de qualidade
O controle de qualidade é semelhante à garantia de qualidade. A diferença entre ambos os conceitos é que o controle de qualidade é realizado pela equipe que trabalha nessa fase, processo, tarefa ou atividade. Em contrapartida, a garantia de qualidade é supervisionada por um grupo externo ao grupo que atua nessa fase.
As auditorias de qualidade são realizadas permanentemente em cada processo de gerenciamento de projetos. Desta forma, a equipe garante que o resultado esteja em conformidade com os padrões estabelecidos no plano de qualidade inicial.
Esses tipos de auditorias ou controles podem ser realizados através de inspeções, revisões e testes. Graças à integração do controle de qualidade de forma sistemática no processo, temos margem e capacidade de reação, bem como a possibilidade de corrigir qualquer falha ou erro. É importante que você faça e atualize um registro dos testes, um histórico que sente as bases da aprendizagem para evitar futuros erros nesse projeto ou em outro da sua empresa.
4. Melhora continua
Controles de qualidade e garantia de qualidade são implementados com base no plano de qualidade. O objetivo é corrigir erros e garantir que o resultado esteja em conformidade com o objetivo ou ponto final marcado e atenda aos padrões estabelecidos. É conveniente envolver todas as partes interessadas nos controles de qualidade para poder corrigir e fazer desvios em relação ao planejamento inicial, se a satisfação com o progresso for baixa. Nos projetos, a transparência é muitas vezes a mãe da qualidade.
O gerenciamento de qualidade do projeto nos permite melhorar continuamente, avançar e crescer nossa empresa. O gerente do projeto deve ser documentado na fase inicial sobre o gerenciamento de qualidade de outros planos, o que lhe permitirá melhorar a eficiência e evitar a repetição de erros. Daí a importância dos registos dos controlos e das garantias de qualidade, bem como os relatórios, uma vez que não só permitem realizar o projecto actual, mas também prever e alertar sobre o futuro.
Toda a equipe envolvida pode colaborar contribuindo idéias para melhoria contínua. A satisfação compartilhada contribui para o comprometimento e envolvimento. E tudo isso tem um impacto positivo na empresa, em seus serviços, produtos e projetos que você deseja realizar. As fases iniciais em que as bases e a organização são estabelecidas são fundamentais para o desenvolvimento futuro.
Este artigo pertence a uma série sobre as 10 áreas de conhecimento do PMBOK. Visite os artigos já publicados:
As 10 áreas de conhecimento. 1: Gerenciamento de integração de projetos
As 10 áreas de conhecimento. 2: Gerenciamento do escopo do projeto
As 10 áreas de conhecimento. 3: Gerenciamento do tempo do projeto
As 10 áreas de conhecimento. 4: Gerenciamento dos custos do projeto
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A gestão dos custos do projeto é uma das seções mais importantes do PMBOK (Project Management Book of Knowledge) e procura, a partir de uma estimativa teórica e prática, determinar e controlar os custos envolvidos na execução de um projeto. Esta é uma importante área de conhecimento, uma vez que nenhum projeto pode ser considerado sem ter desviado recursos suficientes para sua execução.
Para isso, o tempo é um fator influente, uma vez que a estimativa dos custos que um projeto exigirá inicialmente funciona com cronogramas; ou seja, são propostas metas de curto prazo para cada fase.
Deve-se ter em conta que, mesmo considerando o termo total para a entrega de um projeto como uma variável independente, existem diferentes riscos associados aos custos como uma variável dependente. Ou seja: se for decidido realizar o projeto no menor tempo possível, o custo máximo será incorrido, o que requer uma coordenação impecável entre todos os processos e uma exposição de risco muito elevada na aparência de deficiências na coordenação. Se ao contrário, é decidido alargar o prazo, a exposição ao risco ambiental aumenta: as circunstâncias externas são mais susceptíveis de afectar o orçamento inicial.
Como estimar os custos de un projeto
As ações que giram em torno desta área vão além de uma mera estimativa quantitativa por um gerente ou equipe de gerenciamento de projetos, uma vez que os aspectos internos e externos que influenciam diretamente a realização do projeto devem ser cuidadosamente calculados.
Obviamente, os custos não podem ser estimados sem uma compilação exaustiva e exata dos requisitos. A primeira referência do gerente de projeto, portanto, é a Estrutura de Decomposição de Trabalho (WBS).
- Defina o custo de cada requisito. Em muitos casos, esses requisitos terão um custo conhecido e um provedor confiável; em outros casos, serão mais difíceis de determinar e devem ser estimados aproximadamente;
- Defina a quantidade de trabalho necessário para completar todos os requisitos e o custo por hora de cada tipo de especialista envolvido. Este cálculo serve de base para o custo humano do projeto.
- A partir das duas somas totais, o gerente do projeto deve realizar os ajustes adequados relacionados às peculiaridades do projeto e seu plano, levando em consideração o termo do projeto e como ele afeta a organização das tarefas. Estimativa de custos. Isso implica o cálculo de várias circunstâncias e fatores disponíveis e previsíveis durante a sua validade, tais como riscos e aumentos de preços (se houver produtos envolvidos), aluguéis, materiais, equipamentos, instalações, etc. Para isso, uma "Linha de Referência" é criada com base no tempo estimado pelas ferramentas e recursos econômicos que serão fornecidos para cada atividade. Isso está conectado aos aspectos mencionados acima.
Quanto mais estreito o escopo, mais confiável será o orçamento para o projeto. Claro, o gerente do projeto não deve impor suas estimativas, mas confiar em uma equipe de especialistas e especialistas na área, que deve avaliar as tarefas que compõem o plano, especialmente em relação aos mais inovadores, e realizar essas avaliações.
Da utopia aos fatos
A área de conhecimento dos custos de um projeto não é exclusivamente financeira, mas requer técnicas, análises e conhecimentos especializados que permitam estar conscientes de todos os fatores que podem modificar um projeto. Entre eles, os cronogramas de execução, a avaliação de possíveis riscos, a coordenação de reuniões com as partes interessadas, nas quais pode ser necessário abordar sugestões que afetem o escopo ou modo de entrega, o respeito pelas políticas internas de uma empresa, atenção às condições do mercado, experiência em projetos passados semelhantes, etc. Entre os aspectos mais estritamente financeiros estão o controle cambial e os aspectos fiscais, que podem ser especialmente complexos em projetos internacionais, inflação e estrutura corporativa de controle financeiro.
Da mesma forma, converter informações em conhecimento requer ferramentas que facilitem uma abordagem dos fatos.
- Unidades de medida: onde, dependendo do objeto a ser monitorado, será estimado se ele pode ser medido com unidades de tempo (horas, dias, semanas, meses), unidades métricas (metros, centímetros, milímetros, toneladas, litros) e até mesmo em unidades de pagamento (mensal, quinzenal, pagamento único, etc.).
- Precisão: varia de acordo com o escopo do projeto, figuras redondas em torno de cada aspecto ou fase que dê certeza dos custos que serão necessários para cada um.
- Limites de custo: é essencial determinar esse montante, de modo que, em cada revisão de custo, antecipadamente, seja condicionado o que será exigido em cada caso. Com esta ferramenta, pretendemos manter o investimento dentro dos parâmetros premeditados e, se não, tomar as ações corretivas correspondentes.
- Medição do esforço premiado: são indicadores de execução que são descascados nos custos.
- Gerenciamento de informações sobre gerenciamento de custos: as partes interessadas devem ser informadas de forma completa e regular da gestão que está sendo realizada, periodicamente (diariamente, semanalmente, quinzenas, mensalmente) e através de relatórios ou qualquer outra forma comum de comunicação.
Determinação do orçamento
Tomando como ponto de partida os custos relacionados a cada atividade, procedemos a adicionar cada uma das estimativas individualmente ou em conjunto, para estabilizar a linha ou custo de referência, com o único propósito de determinar o orçamento de um projeto, Isso influenciará os fundos que lhe são concedidos.
Controle de custos
É necessário monitorar o consumo de custos em qualquer situação do projeto e atualizá-los, se necessário, de acordo com o ajuste na linha de base de custo que foi criada. Qualquer aumento que seja considerado pertinente nos custos do projeto deve ser revisado sob uma perspectiva integrada das mudanças. No entanto, sua eficácia reside no gerenciamento da linha de base, que mantém o desempenho dos custos e estima os desvios que ocorreram.
O referido acima constrói o caminho para uma estimativa efetiva dos custos do projeto desde o início. O bom orçamento não é tão importante como a coleta de notificações de atividades com precisão. Do controle exaustivo dos desvios, é possível atribuir os recursos necessários para compensar a subforenda imprevista.
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Este artigo pertence a uma série sobre as 10 áreas de conhecimento. Visite os dois artigos já publicados sobre a integração do projeto:
As 10 áreas de conhecimento. 1: Gerenciamento de integração de projetos
As 10 áreas de conhecimento. 2: Gerenciamento do escopo do projeto
A gestão do tempo não é algo aleatório
Teste ITM Platform para começar a controlar o tempo de todos os seus projetos.
O guia PMBOK inclui o gerenciamento do tempo do projeto como a terceira área do conhecimento.
A variável de tempo tem um valor fundamental na gestão de projetos para atender aos prazos e gerenciar corretamente os recursos. A programação é o eixo a partir do qual o tempo é gerenciado com o objetivo de executar o plano de ação. Para fazer isso, é necessário estimar a duração das atividades de acordo com os recursos disponíveis para cada uma delas. Exceder os limites estabelecidos sempre supõe um custo extra.
Um erro muito freqüente ao dirigir projetos é que é suficiente para fazer um excelente plano para alcançar um bom gerenciamento do tempo. Este erro geralmente é corrigido com a experiência, quando você aprende que obter as estimativas corretas e saber em detalhes o tempo necessário para cada tarefa é apenas o início do trabalho.
Em geral, alguns atrasos é sempre algo inevitável, sendo que o mais importante não é tentar impedi-los com estimativas precisas.
Não, a coisa fundamental no gerenciamento do tempo é ir além do planejamento, não pensar que uma estimativa realista seja o sucesso final: se sair, basicamente, isso acontecerá por acaso e devido à falta de concordância das circunstâncias adversas previstas em o plano de risco. É muito mais importante acompanhar constantemente, ouvir a equipe, medir os desvios e manter clientes e patrocinadores de projetos informados sobre o curso das coisas.
A metáfora do tradutor
Imagine um projeto linear e simples, consistindo em uma única tarefa e um único recurso. Por exemplo, a tradução de um livro. Um tradutor confronta cada livro com um projeto diferente com um resultado único. Cada livro é irrepetível. Mas todos os projetos são muito parecidos um com o outro.
Ao avaliar o tempo necessário para completar cada tradução, o tradutor faz um cálculo simples: traduz uma página de teste, após a qual multiplica o tempo decorrido pelo número de páginas e por um fator de 1,5. Esse fator permite que você apresente as fases de revisão e documentação, sem as quais o projeto não teria a qualidade necessária.
Até agora, o cálculo permitiu que o tradutor sempre entregasse a tempo.
No entanto, um dia ele concorda em coordenar a tradução de um volume de botânica composto por diferentes autores em diferentes idiomas. Embora ele tenha que traduzir a maior parte do conteúdo, outros tradutores irão lidar com diferentes artigos.
O tradutor aplica seu método para estimar o tempo aproximado que a tradução dos artigos levará, pedindo a cada colaborador que faça o mesmo. Se ele estivesse contente com essa primeira estimativa, o sucesso do projeto no tempo seria pura chance. Pelo contrário, nosso tradutor estabelece entregas quinzenais para ver a porcentagem de progresso do projeto. Quando você identifica atrasos, fale com o colaborador para descobrir o que é devido e agir em conformidade, como a adição de um leitor de revisão ou especialista em terminologia no projeto; ou a dilatação do tempo de entrega.
Este exemplo simples mostra a importância que o planejamento tem para poder atuar quando os padrões são alcançados.
Pasos para gerenciar o tempo de seu projeto
1. Definir as atividades
O primeiro passo centra-se na definição de tarefas, marcos e na estipulação de todas as atividades que estão previstas para completar o projeto.
Nesse momento, as tarefas podem ser incluídas em um cronograma de Gantt, o que permite um esboço simples e rápido de todo o plano. É mais importante concentrar-se na definição do tempo que será necessário para cada tarefa, sem estabelecer datas específicas.
2. Sequencia das atividades
Quando as tarefas já foram definidas, elas devem ser organizadas. As datas ainda não são importantes neste momento, agora devemos nos concentrar em ordenar as atividades dando-lhes significado e lógica, para que o projeto mantenha o mesmo espírito. As subtarefas podem ser criadas quando consideradas necessárias para melhorar o gerenciamento do tempo.
Uma vez que as atividades estão em ordem, adicione dependências entre as tarefas, especificando se eles são dependências start-start, start-end ou end-end. Por exemplo, se o projeto consiste em construir uma moradia, antes de começar a projetar, será necessário selecionar a terra em que será construída, pois tem muitas servidões com características construtivas. Se a seleção do terreno for adiada, todo o projeto será automaticamente atrasado.
3. Prever os recursos disponíveis para cada atividade
Nesta etapa, devemos avaliar a demanda por recursos humanos e compará-lo com a oferta existente para isso. Uma vez desenvolvido, será obtida uma perspectiva de se os recursos estimados são suficientes para o desenvolvimento no tempo estabelecido para cada tarefa. A falta de certas habilidades (ou seu alto preço) pode causar atrasos no plano
Depois de ter atribuído recursos às diferentes atividades, é conveniente revisar as dependências de cada tarefa e seus recursos. Uma vez que toda a informação é quebrada, será possível verificar se há atividades que se sobrepõem e, portanto, requerem recursos adicionais.
4. Desenvolver e controlar o programa
É importante rever o gráfico de Gantt com toda a equipe que participa para garantir que haja um buy-in completo antes de começar. Nesta reunião, é importante:
- Transfira quaisquer dúvidas que possam permanecer depois de ter feito o planejamento
- Colecione sugestões e comentários de participantes que possam ajudar a gerenciar o tempo, como a existência de dificuldades técnicas ou a experiência com projetos similares.
- Certifique-se de que todos os participantes ou membros da equipe compreendam seu papel no projeto e se comprometam a realizar atividades ou tarefas designadas.
Como dissemos, a fase de controle do calendário é mais complicada do que a fase de planejamento, pois envolve o esforço de superação de eventos inesperados e a entropia natural do projeto. Portanto, o gerenciamento do tempo implica uma dedicação quase obsessiva à supervisão e verificação em que é essencial ter metodologias, processos e sistemas tecnológicos que suportem essa atividade de controle.
Realizar um planejamento de tempo correto seguindo as etapas indicadas resultará na consecução dos objetivos da empresa, a criação de confiança, a melhoria da competitividade e a rentabilidade. Se é estimado que recursos suficientes não estão disponíveis para executar uma tarefa ou atividade específica, e não há como obter mais recursos, há uma margem de reação que permitirá que a tarefa seja modificada com base nos recursos disponíveis na organização.
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As áreas do conhecimento são organisadas por ordem de importância
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Em seguida, vem a área de conhecimento do escopo do projeto. O conhecimento necessário nesta área permite gerenciar corretamente o escopo do projeto, de modo que as duas condições complementares e essenciais sejam atendidas para que o resultado esperado possa ser obtido:
- O projeto inclui todo o trabalho necessário
- O projeto não inclui nada que não seja necessário
Por outras palavras: enquanto o gerenciamento de integração envolve a criação e manutenção do projeto como um artefato complexo, o gerenciamento do escopo envolve o controle das relações causais dos componentes do projeto com o resultado. Ou seja: a partir do efeito esperado, todos os fatores causais que levam à sua produção estão incluídos.
Os benefícios são claros: o gerente, diretor ou líder de um projeto aumenta suas chances de sucesso se você considera essas boas práticas de gerenciamento que facilitam a correção estruturada de atividades de trabalho.
É importante estar ciente de que, precisamente por causa da relação entre os componentes do projeto e seu resultado, o escopo pode se referir a:
- o escopo do produto que será entregue. É muito mais orientado a definir os requisitos funcionais que devem caracterizar o resultado.
- o escopo do projeto, um termo mais amplo e prolongado no tempo que às vezes inclui o anterior. O escopo do projeto aponta para o "como" ou para o trabalho em geral que deve ser feito para fechar o ciclo, levando em consideração tanto os riscos quanto as limitações e as alternativas de gerenciamento
Gerenciamento do escopo do projeto
O escopo do projeto é o resultado do tempo e dos esforços investidos de acordo com o famoso triângulo. Como é sabido, as dimensões das três variáveis são interdependentes, de modo que o aumento de escopo pode ser resolvido com um projeto mais longo ou com a inclusão de um maior número de recursos. Assim, os processos de gerenciamento de escopo do projeto são as principais ferramentas para dimensionar adequadamente o triângulo. Além da criação de um plano de gerenciamento de escopo, os processos incluem:
- Compilação de requisitos
- Definindo o escopo
- Criação da Estrutura de Decomposição de Trabalho (WBS)
- Validação do escopo
É claro que, como veremos em artigos futuros, o gerenciamento de riscos tem um papel primordial na proteção de alcance, prevendo possíveis situações que podem alterá-lo e projetar respostas que atenuem o dano.
Ajuste bem a definição do escopo
Definir esta variável melhora a estimativa do tempo, custos e recursos necessários para suportar medições de desempenho subsequentes. Desta forma, é realizado um gerenciamento de comunicação efetivo que evita a expansão ou deslizamento do escopo, para atender aos requisitos do produto e ao plano de gerenciamento de projetos.
Declaração do escopo do projeto
Esta declaração detalhada inclui os seguintes aspectos:
- Objetivos
- Escopo e qualidades do projeto
- Requisitos, condições ou recursos de entrega do projeto
- Límites
- Resultados
- Critérios de aceitação
- Orçamento
- Organização inicial
- Riscos definidos iniciais
- Marcos de programação ou datas importantes
- Estimativas de custo
Estrutura de decomposição do trabalho
Conhecida em inglês como Work Breakdown Structure ou WBS, esse método lógico de quebra do trabalho é fundamental porque, pela declaração de escopo, ele consegue agrupar tarefas em um diagrama gráfico, para planejar um calendário, os custos estimados, recursos necessários e, até, possíveis cenários de mudança e desvio.
Bases da WBS
A WBS é a alma do planejamento, já que toda a equipe participa da sua definição, de modo que nenhuma tarefa ou nível é deixado fora da subdivisão.
A idéia é identificar os entregáveis e subprojetos para poder fazer as tarefas mais tarde com maior capacidade de controle e de forma mais ajustada às capacidades de cada seção de trabalho.
Diccionario WBS
A fase inicial para realizar a gestão do escopo do projeto culmina com este documento imperativo que contém a declaração do escopo e estrutura de decomposição, para descrever detalhadamente os pacotes de trabalho e de acordo com os objetivos, atribuições, datas, os critérios de aceitação, os pressupostos, os riscos, os recursos atribuídos e as dependências.
Esta ferramenta de consulta permanente mostra as diferentes relações entre os pacotes de trabalho e consolida a linha de base do escopo para garantir que o projeto permaneça no caminho estabelecido, a menos que, para circunstâncias específicas, o cliente decida modificar ou atualizar orçamentos teórico e factual para direcionar o projeto com uma nova perspectiva de escopo.
Recomendações
Cuidado com a síndrome da lavanderia
Um dos mais comuns situações infelizes na direção dos projetos é a corrupção do escopo, também conhecida como "síndrome da pia" (kitchhen sink syndrome). A corrupção do escopo é um dos riscos mais comuns de um projeto e é especialmente comum no caso de grandes projetos ou projetos inovadores. No último caso, por exemplo, é compreensível que alguns dos requisitos básicos do EDT sejam caixas negras com uma complexidade maior que a originalmente estimada.
O realismo não é uma perda de tempo
Portanto, as melhores práticas que podem ser recomendadas são que os requisitos coletados ao longo do plano do escopo sejam realistas. Pode parecer inoportuno perder tempo entendendo o dimensionamento de uma área secundária do projeto, mas se houver outras áreas com dependências deste ultimo o caminho crítico pode ser afetado, o atraso na iniciação do projeto certamente vale a pena ser compensado com uma quantidade menor de atrasos.
Esta comunicação descritiva e permanente com as equipes de trabalho e as partes interessadas, em geral, permitirá que você tenha um melhor gerenciamento de projetos. Não pense que seja uma perda de tempo falar com um técnico sobre os aspectos aparentemente insignificantes de suas operações diárias: isso irá ajudá-lo a ter um controle muito maior sobre seu alcance.
Controle, controle, controle
O monitoramento de projetos requer a adoção de ferramentas para detectar desvios imediatamente em relação ao tempo estimado. Se você não tem visibilidade sobre o tempo trabalhado pelos membros do projeto, ou se sua gestão financeira não está devidamente relacionada com o progresso do projeto, você pode beneficiar imediatamente das vantagens de ITM Platform.