social media network and global communication concept in flat style with hands using desktop computer, smartphone and tablet computers with data streams and globe surrounded user avatarsUma empresa, uma associação, um grupo de trabalho ... são constituidos por pessoas, e a comunicação entre eles é essencial para o bom relacionamento entre os membros da equipe e para alcançar os objetivos dos projetos.

Gestão da comunicação refere-se a um plano sistemático para implementar e monitorar os canais e conteúdos da comunicação de uma empresa, tanto internamente entre os seus membros, quanto externamente com outras empresas ou organizações.

Uma boa comunicação é um aspecto fundamental para o sucesso da empresa.

Os 5 W da gestão da comunicação

Na área anglo-saxônica, os 5 W são usados como uma regra metrotécnica para lembrar os aspectos cruciais da comunicação. Estes devem ser supervisionados pelo Gerente de Projeto para obter sucesso no gerenciamento de comunicação.

Estes são os 5 W:

  • Quais informações são essenciais para o projeto? (What information?)

  • Quem requer a informação?(Who needs it?)

  • Quando você precisa receber esta informação? (When is the information needed?)

  • Em que formato essa informação deve ser fornecida (What is the format of the information?)

  • Quem deve ser responsável pela transmissão da informação?(Who will be responsible for transmitting the information?)

Ler também Comunicação: chave para o sucesso do gerente de projetos!

Comunicação escrita

É o método de comunicação atualmente utilizado nas empresas, tanto internamente entre os membros de uma equipe de trabalho, como entre os diferentes cargos de uma empresa e com empresas externas. O canal mais utilizado é o email.

Uma vantagem fundamental desse sistema de comunicação é que ele permite que as pessoas que moram em qualquer parte do mundo sejam contatadas, sem precisarem estar conscientes dos fusos horários.

Além disso, tudo o que foi dito é gravado, para que as informações possam ser recuperadas a qualquer momento.

Como desvantagens, pode-se apontar a frieza ou a falta de emoções deste sistema de comunicação. Precisamente por essa razão, a possibilidade de mal-entendidos é maior do que com outros métodos mais diretos de comunicação. Também é possível que a sensação de que a comunicação é insuficiente apareça.

Por outro lado, o padrão de comunicação mais utilizado para conhecer as atividades de cada trabalhador é a redação de um relatório periódico, que geralmente é semanal e enviado por e-mail. Nela, não apenas o trabalho realizado durante a semana deve ser incluído, mas os planos para a semana seguinte e as informações consideradas necessárias para o restante dos membros da equipe.

Idealmente, a própria empresa ou o Gerente de Projeto responsável pelo projeto deve preparar um modelo com uma série de campos de interesse que devem ser preenchidos por todos os trabalhadores. Isso garante a homogeneidade na comunicação e os relatórios respondem às principais questões que podem surgir.

Comunicação oral

É o mais direto, especialmente se puder ser feito pessoalmente. A comunicação é enriquecida pela entonação e, se acompanhada por uma imagem, pela comunicação não verbal. Isto introduz novas nuances na comunicação que permitem o aparecimento de uma certa cumplicidade e geram um clima de confiança que contribui para melhorar o escopo do trabalho.

Como desvantagens, encontramos precisamente as vantagens da comunicação escrita. A comunicação oral requer contato direto entre as pessoas, seja pessoalmente ou através de um computador através de sistemas de comunicação online. Em ambos os casos é necessário que as pessoas estejam em contato em um determinado momento, com problemas de compatibilidade com outras tarefas ou com horários diferentes em casos de estar em países distantes.

Comunicação não-verbal

Acrescenta outra nuance que enriquece a comunicação oral, embora, como já foi apontado, exija a presença física de todas as pessoas que participam da comunicação, seja pessoalmente ou através do uso de programas de computador.

  • Escuta ativa. Ocorre quando a pessoa que recebe a mensagem presta atenção à informação, a interpreta e a lembra. Estas são 3 dicas que permitem que você execute corretamente.

  • Manter contato visual. É um detalhe que pode parecer anedótico, mas que é tremendamente importante. O contato visual nos permite mostrar ao nosso interlocutor que toda a nossa atenção está focada em suas palavras. Por outro lado, nos permite conhecer os sentimentos que estão ocorrendo durante a conversa, fornecendo informações adicionais.

  • Certifique-se de que tudo esteja claro. Pode ser necessário fazer perguntas para esclarecer os conceitos. O simples fato de realizá-las indica que foi dada atenção ao que foi dito. A resposta obtida para estas questões resolve dúvidas e garantias de que a comunicação foi eficaz.

  • Evite usar gestos que possam causar distrações ou desconforto. Se a atenção está focada no que está sendo dito, não faz sentido estar fazendo outras ações ao mesmo tempo. Gerar um clima de confiança e concentração permitirá ao nosso interlocutor se expressar melhor e o tempo dedicado à comunicação será mais eficiente.

Feedback construtivo

É o que mais frequentemente falha. Não é suficiente que haja feedback, mas que tudo é construtivo. Em muitos casos, o feedback se torna mais uma crítica do que uma sugestão, o que não produz uma melhoria na próxima tarefa, mas simplesmente gera um ambiente ruim.

Se você quer que sua empresa se destaque por uma comunicação dinâmica e simples, desenvolva seu trabalho com o uso de soluções computacionais que lhe permitam. O melhor seria usar sistemas de comunicação na nuvem para compartilhar arquivos e trabalhar neles em tempo real para pessoas localizadas em qualquer parte do mundo, simplesmente com um computador e uma conexão com a Internet.

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O ITM Platform está em conformidade com todas essas premissas, teste-o e você verá como a comunicação de sua empresa se torna mais fácil e eficiente.

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Quem está interessado na estratégia de sistemas de informação

A estratégia dos sistemas de informação não é uma invenção de especialistas em computação nem para especialistas em computação. É, como vimos, uma forma de entender o uso da tecnologia que determinará em grande parte a qualidade e o custo das atividades internas da empresa e, consequentemente, do produto ou serviço voltado para os clientes externos.

 

A implementação de sistemas de informação não significa mais apenas automatizar uma tarefa manual para torná-la mais eficiente, mas ter uma perspectiva estratégica para garantir que o investimento esteja contribuindo para os objetivos da empresa. A estratégia de sistemas de informação é 80% de estratégia e 20% de sistemas; Portanto, não é assim tanto o que a alta gerência deva saber sobre a TI para determinar seu papel na empresa.

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Consequentemente, quem deve primeiro se interessar pelo desenho de uma estratégia coerente de sistemas de informação é a direção geral. Afinal, é uma das ferramentas com maior retorno potencial em gestão de negócios. Além disso, é a alta gerência que deve expressar as chaves da estratégia de sistemas de informação, porque é uma gestão transversal que se reflete no atendimento ao cliente. A estratégia de sistemas de informação é muito importante para ser delegada inteiramente aos profissionais de TI.

A estratégia de sistemas de informação é uma das ferramentas com maior retorno potencial em gestão de negócios.

A estratégia de sistemas de informação e sua gestão devem ser compartilhadas pela equipe de diretores, uma vez que deve servir como arma estratégica para o desenvolvimento de sua atividade, pelos gerentes de nível médio para projetar operações alinhadas com a estratégia geral alinhada com outros departamentos e os usuários finais fazem sentido de seu trabalho diário na frente de um computador.

Visto de outro ângulo, uma estratégia de sistemas de informação perfeitamente concebida, mas não divulgada de maneira didática e imposta pela força do governo, será adequada para empresas cujo desenvolvimento é baseado no controle. Se, por outro lado, é autonomia no desenvolvimento, seja individual ou departamental, o que está sendo perseguido, as pessoas devem entendê-lo e compartilhá-lo.

Obviamente, os membros dos departamentos de Sistemas de Informação devem conhecer esses guias, compartilhá-los e enriquecê-los.

Gestão de custos

Independentemente da estratégia de sistemas de informação, qualquer solução técnica terá um custo e, precisamente, seu gerenciamento é uma das chaves para o sucesso.

Este custo, como foi visto acima, não consiste apenas nos desembolsos iniciais para investimentos e custos de implementação, mas também geralmente esconde outros que são mais difíceis de identificar.

É vital ter um método de contabilidade de custos capaz de identificá-los e associá-los à atividade que eles suportam. Então, dependendo do Posicionamento escolhido, estes podem ser total, parcialmente ou nulos, repassados ​​para as unidades do usuário. Da mesma forma, a análise de custo / benefício de uma solução técnica pode ser produzida em diferentes graus nas unidades do usuário.

Um Posicionamento de Serviço tenderá a reverberar toda a atividade e tecnologias implementadas porque é uma unidade concebida como um negócio interno e, além disso, se não fosse feito, essas unidades agiriam como se a tecnologia fosse gratuita. Em suma, responde às demandas dos usuários, gerando para estes a análise custo / benefício. Talvez um posicionamento de execução de estratégia de sistemas de informação ou um posicionamento tecnológico execute uma distribuição diferente, porque a tomada de decisão nesses dois cenários não seria delegada completamente nas unidades funcionais.

Um sistema inteligente de repercussão de custos, cercado por uma boa estratégia, não deve ser limitante quando se aplica tecnologia em áreas que foram definidas como intensivas em seu uso. Pelo contrário, ajudarão a afirmar os investimentos nas atividades vitais, não nos periféricos.

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mãos juntas, espírito de equipe, café, notas, telefoneO mais importante em um projeto são as personas. Para alcançar o sucesso é necessário ter uma boa equipe e também coordenar bem seus esforços.

Os projetos requerem especialistas em tópicos específicos a cada momento de seu desenvolvimento. Provavelmente, a composição da equipe deve mudar dependendo da fase do projeto e seu objetivo específico, para adaptá-lo às necessidades específicas do momento. No entanto, outros membros da equipe devem fazer parte desde o início até o final do projeto para garantir a continuidade.

É tarefa do Gerente de Projeto conhecer os recursos humanos com os quais conta e organizá-los da maneira ideal para que o trabalho seja o mais eficiente possível.

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Como gerenciar os recursos humanos?

Para gerenciar adequadamente os recursos humanos de um projeto, é aconselhável seguir um planejamento estruturado em fases. Estes são resumidos no diagrama a seguir e são desenvolvidos em todo o artigo.

Como gerenciar os recursos humanos, Esquema

Planejamento de recursos humanos

No caso de não ter uma equipe pré-formada, o primeiro passo é identificar as necessidades que devem ser atendidas. Para selecionar a equipe de trabalho ou contratar trabalhadores, é essencial que os resultados que você deseja alcançar sejam claros. Assim, você pode contratar os trabalhadores certos para a tarefa que eles têm que executar.

Se você tiver um modelo já estabelecido, poderá omitir este primeiro passo e começar identificando as funções e responsabilidades que cada um dos membros da equipe assumirá no projeto como um todo.

Para isso, os pontos fortes e fracos de cada um dos membros da equipe e a possibilidade de transferi-los de uma tarefa ou equipe para outra devem ser levados em consideração. Você deve até mesmo avaliar sua presença simultânea em vários deles, dependendo de cada momento.

A necessidade de ter especialistas em questões específicas em momentos específicos do projeto também deve ser considerada. Contratar pessoal qualificado é essencial para obter um produto final com a qualidade desejada.

Outro objetivo da gestão de recursos humanos é que todos os membros da equipe possam dar o seu melhor e ter uma carga de trabalho adequada. Não é muito baixo, pois significaria um mau uso dos recursos; mas também não concentrados em alguns trabalhadores, para evitar que façam mal as tarefas por estarem sobrecarregados, sejam vítimas de stress ou acabam queimados.

Um aspecto a ter em conta é o impacto que os riscos podem ter no projeto durante o seu desenvolvimento. Não apenas sua influência sobre o custo econômico e temporal do projeto deve ser prevista, mas também sobre os recursos humanos.

Por outro lado, o aspecto mais humano das relações interpessoais também deve ser levado em consideração. Antes da decisão de incorporar uma pessoa à equipe, as relações interpessoais preexistentes com a equipe e as possíveis barreiras de comunicação que possam surgir devem ser consideradas.

Todo esse conjunto de planejamento é conhecido como organizational inputs ou planejamento de recursos humanos.

Dado que, como pode ser visto, organizar os recursos humanos de um projeto é um processo complexo, pode ser feito de forma mais rápida e fácil se você tiver modelos e listas de verificação ou checklists que permitam automatizar até certo ponto passos a seguir.

Establecimiento de ferramentas de trabalho organizacional

Uma vez estabelecido o que as pessoas irão integrar as equipes, como elas vão se organizar e o que cada uma delas deve fazer, é essencial que tudo isso seja refletido em diagramas e gráficos que permitem que todos saibam o que fazer em todos os momentos.

Também é muito importante ter sistemas de trabalho informatizados e em rede que aproveitem ao máximo as novas tecnologias para o trabalho individual e o trabalho em equipe.

Da mesma forma que se estabelece que as pessoas vão integrar as equipes, também é necessário decidir antes do início do projeto o trabalho sistemático a ser utilizado e o suporte tecnológico que está disponível.

Treinamento e atualização

Durante o desenvolvimento do projeto, as circunstâncias econômicas, sociais e de mercado sofrerão mudanças. A equipe deve estar constantemente reciclando, adquirindo constantemente novas habilidades e aperfeiçoando as já conhecidas.

Para isso, a interação entre os membros da equipe e o desempenho de tarefas de treinamento, treinamento, participação em cursos ...

Gerenciamento de equipe

Finalmente, para que o projeto se execute corretamente e alcançe um resultado que satisfaça os clientes, deve-se realizar um gerenciamento adequado.

Portanto, é necessário que o Gerente de Projeto e o diretor de projeto tem habilidades de liderança, saiba tirar o melhor de cada um, e resolver adequadamente conflitos interpessoais que possam surgir durante o desenvolvimento do projeto e, ao mesmo tempo, manter a equipe motivado

Ao mesmo tempo, eles devem executar um monitoramento exaustivo dos resultados obtidos em cada uma das fases e ciclos do projeto. Só então pode uma análise dos pontos fortes e fracos e fazer alterações em tempo real que permita alcançar o custo desejado em tempo e dinheiro resultado esperado inicialmente.

Como você viu, para a gestão adequada dos recursos humanos, é útil ter as ferramentas adequadas para organizar o pessoal de maneira eficiente. 

Da mesma forma, eles devem aprimorar o trabalho colaborativo, tanto pessoalmente como remotamente, e facilitar a comunicação e a troca de informações entre os membros da equipe.

Tudo isso não só obter uma melhor produtividade e desempenho da equipe, mas permitir que o gestor do projecto para focalizar a sua atenção e esforço para coordenar a equipe, fazer a papelada e passos desnecessários.

Na ITM platform projetamos o software de gerenciamento de projetos, programas e portfolios, que permite maximizar a produtividade e a da sua empresa. O que você está esperando?

Equipe

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O gerenciamento de custos (gerenciamento de custos do projeto ou PCM) é o processo de estimar, atribuir e controlar os custos de um projeto. Ele permite que as empresas conheçam as despesas antecipadamente e, assim, reduzam as chances de exceder o orçamento inicial.

Por tanto, a gestão de custos do projeto abrange todo o seu ciclo de vida, desde o planejamento inicial até a sua entrega, passando pelas diferentes análises intermediárias que são realizadas.

 

Normalmente, e seguindo as informações reunidas no PMBOK, no gerenciamento de custos do projeto existem quatro etapas:

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1.- Planejamento de custos do projeto

Em primeiro lugar, é necessário saber quais atividades serão realizadas. Depois que essas decisões forem tomadas, você deve procurar informações sobre os recursos necessários para executar essas ações. Para isso, é necessário recorrer a informações históricas de projetos semelhantes realizados por nós ou por outras empresas.

O ideal seria poder recorrer a informações em primeira mão, seja porque envolve processos realizados por nós mesmos ou porque recorremos diretamente à empresa que os fabricou. Caso isso não seja possível, você pode recorrer a informações tornadas públicas pelas empresas que executaram esses projetos.

2.- Estimativa dos custos do projeto

Depois de conhecer as atividades que serão executadas e os recursos necessários, é hora de transferir esses recursos para unidades monetárias e temporárias.

Para isso, existem vários métodos de estimativa de acordo com as informações disponíveis. Uma maneira simples de estimar os custos de um projeto é estabelecer analogias com projetos similares que foram realizados recentemente. Se estes não existirem, um projeto mais antigo deve ser tomado e uma correção feita com base nas mudanças econômicas que podem ter ocorrido: oscilações na troca de moeda, reavaliação ou depreciação de matérias-primas ...

Se você tiver mais informações, poderá usar modelos paramétricos nos quais os custos do projeto são representados matematicamente.

Independentemente do sistema escolhido, é essencial ter métodos de monitoramento de custos ao longo do projeto. Esta informação permitirá um ajuste constante e, portanto, estimar o orçamento final com maior precisão e em tempo real.

Na estimativa dos custos de um projeto, a possível ocorrência de riscos também deve ser levada em conta, as repercussões que podem ter no projeto como um todo e a frequência com que podem ser apresentados sobre o assunto.

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3.- Estimativa de orçamentos

O orçamento inclui a soma dos custos estimados, calculados na etapa anterior, com o cronograma estimado para a realização do projeto. Assim, o orçamento dá uma imagem dos custos totais econômicos e temporários de todo o projeto.

A estimativa de custos é mais completa se as seções são definidas para cada tarefa ou atividade específica, levando em conta também o tempo em que elas devem ser desenvolvidas.

Como resultado deste estágio, é criada uma linha de referência que é usada como ponto de partida para estabelecer a necessidade e a adequação das ferramentas de controle de custos que serão explicadas abaixo.

4.- Controle de custos

O controle de custos é realizado assim que o projeto é lançado. Consiste em monitorar diariamente, semanalmente ou nos pontos de controle que foram estabelecidos, quais são os custos naquele momento e comparar com a linha de base plotada, verificando se eles se ajustam ou não ao planejado. Essa medida permite prever os custos gerais do projeto e se continuará funcionando da maneira que foi feita até o momento.

Dado que o monitoramento é feito em tempo real ou permanentemente, a detecção de desvios na linha de base estabelecida é feita precocemente, o que permite que medidas corretivas sejam tomadas para evitar maiores desvios nos orçamentos finais ou até mesmo para se aproximar do estabelecido pela linha de base.

O uso de ferramentas computacionais específicas para realizar essas tarefas em sua empresa pode facilitar muito o seu trabalho.

Screenshot_6Por exemplo, na ITM Platform, uma solução computacional especializada no gerenciamento de projetos na nuvem, temos funções que permitem estimar o custo do projeto em tempo real. Eles também mostram diferentes cenários, dependendo das medidas corretivas aplicadas: total, se você deseja que o projeto termine com os custos inicialmente planejados; ou parcial, em que você evita o aparecimento de novos cancelamentos, mas mantém aquele que já foi adquirido até aquele momento.

Se você quiser saber mais sobre soluções computacionais simples e funcionais que permitem melhorar o gerenciamento de seus projetos, recomendamos que você veja o seguinte vídeo ou assistir ao seguite webinar.

Neles, além de conhecer mais sobre a metodologia explicada, você verá como ela é desenvolvida de maneira simples usando ITM Platform.

Como no hay mejor manera de conocer algo que probarlo por uno mismo, te invitamos a testar nossa solução. Temos certeza que você marcará um antes e um depois na gestão dos projetos da sua empresa.

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mulher de negócio que mostra gráficos a sua equipeUm dos momentos mais críticos para um gerente de projeto surge quando se trata de apresentar seus resultados ao direto: as pessoas com o poder de decidir o futuro da empresa são um público experiente e exigente.

Como se isso não bastasse, a percepção de que os projetos são uma dor de cabeça é bastante generalizada entre os gerentes seniores: as considerações técnicas e metodológicas que ocupam a vida cotidiana dos gerentes de projetos são uma linguagem totalmente diferente da gestão.

Portanto, ao apresentar os resultados de seus projetos, o mais importante é que você tente falar uma linguagem diretiva. Comunique com eles da perspectiva do negócio, que é o que mais lhes interessa.

Este conselho tem muitas mais aplicações. O gerenciamento de projetos é um instrumento corporativo de primeira importância, mas nem sempre é bem-vindo.

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Conselhos sobre como apresentar projetos

Conecte-se com a visão geral da empresa

Não apresentar o projeto como algo desconectado, mas como uma peça importante que serve para criar valor a longo prazo. Em alguns casos, como no projeto de implementação do ERP, essas conexões são óbvias: após a implementação, todas as operações da organização se tornam conectadas.

Em outros casos, a conexão é mais sutil. Mas existe. Mesmo que seja um projeto de construção, onde a priori a motivação para realizar o projeto é econômica, há muitos aspectos que podem ser destacados positivamente. Você pode ter obtido sua empresa no catálogo de fornecedores aprovados de uma entidade pública, ou que o projeto serviu como plataforma publicitária.

Lembre-se de que seu público atendeu a explicação de muitos projetos. Concentre-se no que o torna diferente. Por que vale a pena executar este projeto mais do que outras propostas que não se concretizaram? É isso que você deve comunicar através da apresentação dos resultados.

Para isso, pode ser útil colocar-se no lugar da pessoa que gerencia todos os projetos da sua empresa. O que você gostaria de ser explicado em uma apresentação rápida? Tente que a informação que você apresenta seja sólida e memorável. Isso mostra que você conhece perfeitamente os motivos que levaram a iniciar o projeto, bem como os riscos incorridos por aqueles que lhe deram a tarefa. A idéia é consertá-los e confirmar sua decisão: sua confiança em sua liderança e em seu projeto foi bem depositada.

Comunique todos os benefícios do projeto - não apenas os financeiros

Se você reduzir os resultados de um projeto para os lucros que você gerou, você está estabelecendo um termo de comparação muito fácil. Sua apresentação pode se vencer: é suficiente que um desses presentes diga que a renda está abaixo do esperado, ou que outros projetos obtiveram maiores taxas de retorno.

É mais interessante que você envolva esses dados com outros objetivos alcançados pelo projeto. Alguns exemplos podem ser o desenvolvimento de tecnologia que pode ser estendida para além do projeto, expansão internacional, fidelização de clientes ou a consolidação do próprio projeto como modelo para projetos futuros.

Presente seu projeto como fonte de conhecimento

Os gerentes sabem que um dos maiores problemas dos projetos é que eles se parecem com Las Vegas: o que acontece no projeto, fica no projeto.

Explique por que seu projeto não é um compartimento estanque, mas uma fonte de conhecimento compartilhado. Não é incomum que novos modelos de trabalho emergam da experiência de uma equipe de projeto.

Como se isso não bastasse, cada vez que as lições aprendidas que podem ser usadas para outros projetos são trazidas à luz, economias futuras estão sendo projetadas. Se você tiver um caso suficientemente sólido, você pode até mesmo estimar essas economias.

Se sua organização promove a inovação aberta, ou simplesmente sabe que seu público gosta de novas ideias, esta seção de sua apresentação é especialmente interessante. Extraia os elementos do projeto onde você obteve uma solução nova ou melhorada: você pode colocá-lo como um embrião de produto inovador.

Finalmente, procure identificar quais elementos do projeto podem ser incorporados no modelo de negócios. Talvez seja uma nova maneira de negociar com os fornecedores, ou um recurso de design do usuário que teve uma resposta especialmente boa.

Nos dias de hoje, o importante é encurtar as distâncias entre equipes de trabalho, onde o valor é criado para o cliente e as esferas de tomada de decisão. Se sua apresentação for bem-sucedida, seus diretores serão muito gratos.

Mas a mensagem da apresentação não é tudo. Para ser ouvido com os ouvidos abertos, incline-se nas seguintes dicas sobre como apresentar toda essa informação.

Conselhos sobre o estilo de apresentação

Descubra o que precisa saber quem está ouvindo

Sua apresentação pode ser interessante, bem desenhada e até divertida. Mas se você não fornece aos gerentes o tipo de dados que eles esperam, é muito fácil para eles perderem interesse, parar de ouvir e interrompê-lo com perguntas para descobrir diretamente o que consideram mais importante.

Portanto, tente descobrir, a partir das experiências de outros colegas, quais são as métricas e aspectos dos projetos que mais interessam a cada pessoa que irá escutar você. Você quer ser a pessoa que toma o comando da apresentação.

…e várias versões da sua apresentação estão prontas

Encontrar o equilíbrio entre o que você precisa dizer e o que seu público quer ouvir pode não ser muito simples. Certamente você tem algumas idéias diferentes sobre como fazê-lo.

Mesmo com todas as precauções, é possível que um dos seus ouvintes o interrompa porque não está interessado no que está vendo. No caso de você receber um comentário crítico sobre o foco de sua apresentação, a melhor resposta possível é ter uma segunda apresentação com uma abordagem totalmente diferente que lhe permita recuperar o controle.

Não abuse de PowerPoint

Se você usa o PowerPoint, faça com que não o pareça. Esta solução tem sido abusada tanto que estamos cada vez mais cansados de apresentações em que o falante simplesmente repete inúmeras listas de declarações sem um fio aparente.

Use a apresentação como suporte gráfico, não textual. É aí que o segredo é. Destaque os principais dados e gráficos, use fotografias reais do projeto para ilustrar seus pontos e não abuse de diagramas difíceis de se comunicar. Na comunicação, menos informações visuais produzem um impacto muito mais memorável.

Além disso, se você contribuir com muita informação, o público pode escolher qual deles é para reconstruir sua própria versão, enquanto você quer dar a sua própria idéia do que aconteceu.

Conheça o estilo de aprendizagem do público

Embora a informação visual seja a que assimilamos com menos esforço, cada pessoa tem seu próprio estilo de aprendizagem. Sua adaptação à mensagem também deve afetar esse aspecto.

Se, por exemplo, seu Diretor-Geral considerar importante ter sempre informações por escrito, você pode preparar um memorando de projeto em uma única página e entregá-lo como material de suporte como você apresenta.

Pratique até alcançar um estilo fluido

A prática é a mãe da excelência. Não deixe detalhes para a improvisação, mas tente que a apresentação não pareça corseted. A idéia é que você fale com naturalidade e domínio do assunto. Analise os dados de projeto mais importantes e as conexões lógicas que deseja sublinhar.

Sublinhe sua mensagem mais importante depois de terminar

Muitas vezes, a situação mais interessante do ponto de vista comunicativo é a interação que ocorre quando você termina de apresentar. Como o público reage? Quantas perguntas você pergunta e de que tipo? Você está com pressa para sair? Neste momento, a situação de audição muda e o público está mais disposto a incorporar as informações que você se comunica. Não permita que seus comentários sejam improvisados: sublinhe a mensagem mais importante com um comentário rápido: "Obrigado, e deixe-me reiterar ...". Este comentário deve ser limitado a alguns segundos.

Examine o que aconteceu

Não deixe passar o tempo sem analisar como a apresentação foi. O que você esperava aconteceu? Você conseguiu o que queria? Os aspectos que você preparou despertaram interesse, ou houve surpresas? Tente incorporar a experiência em sua bagagem para melhorar ainda mais na próxima oportunidade.

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