O ponto de partida de cada fator é diferente, mas podemos concordar que é necessária uma base estável para construir qualquer estrutura, e o seu framework PMO não é um excepção. Deve ser claro e partilhado por toda a organização.

Nós o guiaremos através dos processos de planejamento, implantação e disseminação do seu PMO. Se você está familiarizado com o ITM Platform ou não, os exemplos acima permanecerão válidos. Estas diretrizes de design o ajudarão a identificar situações que você pode encontrar ao longo do caminho e serão aplicáveis na maioria dos casos.

Vamos dar uma olhada nos 6 elementos essenciais que você deve levar em conta ao lançar seu PMO.

 

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1. Tipos de projeto


Os tipos de projeto representam a classificação principal e o comportamento da vida do projeto. A definição (ou reformulação) do PMO é um bom momento para reflectir sobre os diferentes tipos de projetos que a organização gere e, quiçá, tomar o tempo adequado para os replanear.

 Os critérios de classificação costumam ser dados quando se tratam de projetos externos para clientes. No entanto, a tipologia de projetos internos pode estar mais estandardizada através de diferentes sectores.

Um PMO também pode administrar processos de operações, sempre que sejam compostos por tarefas específicas possíveis de ser atribuidas a uma equipa de trabalho. Fará sentido considerar operações e projetos em conjunto, quando os recursos entre ambos forem compartilhados ou os clientes forem os mesmos.

Por exemplo, será este o caso em projetos de TI, ou projetos para clientes que requerem posteriormente a manutenção do trabalho, executado pelas mesmas pessoas que desenvolveram o projeto. Os projetos com metodologias Kanban são especialmente úteis neste contexto, pois oferecem uma estrutura ordenada de tarefas por processo / estado que se gere através da capacidade máxima dos recursos (WIP, Work In Progress).

A ITM Platform também incorpora o conceito de serviço: entidades especificamente orientadas a coordenar a gestão de operações.

 

2. Fluxo de estados (Workflow)


O workflow permite desenhar o fluxo de estados possíveis pelos quais um projeto pode passar. A sua relevância está relacionada com os processos do negócio, pelo que não deve ser considerado de forma isolada.

O fluxo de trabalho define-se através dos componentes principais:

1. O primeiro são os estados pelos quais um projeto pode passar. Por exemplo, podemos definir que os projetos cujo estado seja “rascunho” só podem passar aos estados “iniciado” ou “descartado”.

2. O segundo componente de um fluxo de estados são as condições segundo as quais um determinado estado requer autorização para mudar, e quem tem que dar essa mesma autorização. Desenhe as regras e normas o mais simples possível; poderá sempre, mais tarde, tornar o sistema mais complexo, e na prática um sistema complexo nem sempre é necessário.

Um conselho: não substitua a definição de um procedimento organizativo e a disciplina por um workflow: os fluxos de trabalho devem apenas ser uma correia de transmissão, e não apenas um mecanismo de controle.

 

3. Prioridades


Configurar os diferentes graus de prioridade é muito simples, mas o trabalho de um PMO começa muito antes: há que concordar no que significa cada um destes graus de prioridade. Para todos os envolvidos, deve ser perfeitamente claro o que realmente significa “prioridade alta” ou “prioridade média”. Uma destas prioridades é mais urgente que a outra, mas quer isto dizer que até que não se termine um destes pontos, não se começa outro? Que temos que colocar o dobro de recursos na prioridade alta, em comparação com a primeira?

O PMO deve deixar muito claro qual o sentido e que ações estão asociadas a cada uma das prioridades, para que a organização saiba como se comportar e o faça de forma homogênea.

 

4. Riscos

 

Um gestor de projetos é, essencialmente, um gestor dos seus riscos. Um PMO deve assegurar que esta função é executada de uma forma homogênea através das decisões que tomam os diversos administradores e diretores. Uma organização deve ter ao seu dispor um conjunto de critérios padrão aprovados com a gestão através dos seus gestores de projeto. Esta é a única forma de tomar decisões consis tentes, independentes da personalidade de cada um.
A fórmula impacto x probabilidade = nível de exposição bem como os vários valores que resultam da aplicação desta fórmula só são verdadeiramente úteis se conduzirem a decisões consistentes entre os vários gestores de projeto.

A identificação e classificação de riscos está sujeita a alguma subjetividade. Um PMO deve estandardizar a sua gestão através de critérios e ferramentas.

 

5. Metodologia predictiva (em cascata) ou ágil

 

A ITM Platform posibilita a integração de diferentes projetos com ambas as metodologias, num portfólio integrado. O PMO deve estabelecer os critérios segundo os quais será possível escolher uma metodologia ou outra, em função de cada projeto. Algumas organizações tomam decisões de natureza política (“tudo ágil” ou “tudo predictivo”), o que gera um elevado risco de inconsistência.

Ambas as metodologias podem coexistir, desde que num contexto em que os projetos encontrem benefícios claros ao optar por uma ou outra. O PMO pode oferecer directrizes para que se determine se um projeto deve ser gerido com um dado tipo de metodologia, fazendo as seguintes perguntas:

• Há muita incerteza no resultado esperado ou, pelo contrário, sabemos razoavelmente bem o que queremos atingir?
• Estamos falando de um projeto sujeito a prazos de entrega, no qual prever as entregas é relevante ou temos apenas uma visão a curto prazo das tarefas imediatas?
• Os investidores e clientes estão dispostos a participar num processo contínuo sem uma ideia pré-concebida do resultado, ou esperam ter apenas que dar o seu input de uma forma pontual?

Se a sua organização apostou em metodologias ágeis e ao mesmo tempo lhe pede datas de entrega a médio e longo prazo, é bem provável que não tenham baseado a sua escolha em critérios sólidos.

 

6. Janelas de projetos

 

Capitalizar o conhecimento é um dos grandes projetos de um PMO, que deverá munir-se dos mecanismos necessários que permitem recuperar lições aprendidas no decorrer do projeto, com vista a que estas não desapareçam no final do projeto. Este é um dos motivos para criar módulos de projeto com conteúdos para projetos futuros. Outro grande benefício de utilizar janelas de projetos é a re-aproveitação de estruturas que se repetem com frequência, variando unicamente as datas introduzidas, a planificação necessária e a realização de pequenas variações para que o novo projeto responda às novas necessidades

Uma bom PMO zela para que o conhecimento pertença à organização, e não só aos indivíduos.

 

 

Esta autoavaliação do PMO o ajudará a fazer uma análise objetiva de sua organização.

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cálculos financeiros, planejamento orçamentário, definição de custos A gestão dos custos do projeto é uma das seções mais importantes do PMBOK (Project Management Book of Knowledge) e procura, a partir de uma estimativa teórica e prática, determinar e controlar os custos envolvidos na execução de um projeto. Esta é uma importante área de conhecimento, uma vez que nenhum projeto pode ser considerado sem ter desviado recursos suficientes para sua execução.

Para isso, o tempo é um fator influente, uma vez que a estimativa dos custos que um projeto exigirá inicialmente funciona com cronogramas; ou seja, são propostas metas de curto prazo para cada fase.

 

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Deve-se ter em conta que, mesmo considerando o termo total para a entrega de um projeto como uma variável independente, existem diferentes riscos associados aos custos como uma variável dependente. Ou seja: se for decidido realizar o projeto no menor tempo possível, o custo máximo será incorrido, o que requer uma coordenação impecável entre todos os processos e uma exposição de risco muito elevada na aparência de deficiências na coordenação. Se ao contrário, é decidido alargar o prazo, a exposição ao risco ambiental aumenta: as circunstâncias externas são mais susceptíveis de afectar o orçamento inicial.

Como estimar os custos de un projeto

As ações que giram em torno desta área vão além de uma mera estimativa quantitativa por um gerente ou equipe de gerenciamento de projetos, uma vez que os aspectos internos e externos que influenciam diretamente a realização do projeto devem ser cuidadosamente calculados.

Obviamente, os custos não podem ser estimados sem uma compilação exaustiva e exata dos requisitos. A primeira referência do gerente de projeto, portanto, é a Estrutura de Decomposição de Trabalho (WBS).

  • Defina o custo de cada requisito. Em muitos casos, esses requisitos terão um custo conhecido e um provedor confiável; em outros casos, serão mais difíceis de determinar e devem ser estimados aproximadamente;
  • Defina a quantidade de trabalho necessário para completar todos os requisitos e o custo por hora de cada tipo de especialista envolvido. Este cálculo serve de base para o custo humano do projeto.
  • A partir das duas somas totais, o gerente do projeto deve realizar os ajustes adequados relacionados às peculiaridades do projeto e seu plano, levando em consideração o termo do projeto e como ele afeta a organização das tarefas. Estimativa de custos. Isso implica o cálculo de várias circunstâncias e fatores disponíveis e previsíveis durante a sua validade, tais como riscos e aumentos de preços (se houver produtos envolvidos), aluguéis, materiais, equipamentos, instalações, etc. Para isso, uma "Linha de Referência" é criada com base no tempo estimado pelas ferramentas e recursos econômicos que serão fornecidos para cada atividade. Isso está conectado aos aspectos mencionados acima.

Quanto mais estreito o escopo, mais confiável será o orçamento para o projeto. Claro, o gerente do projeto não deve impor suas estimativas, mas confiar em uma equipe de especialistas e especialistas na área, que deve avaliar as tarefas que compõem o plano, especialmente em relação aos mais inovadores, e realizar essas avaliações.

Da utopia aos fatos

A área de conhecimento dos custos de um projeto não é exclusivamente financeira, mas requer técnicas, análises e conhecimentos especializados que permitam estar conscientes de todos os fatores que podem modificar um projeto. Entre eles, os cronogramas de execução, a avaliação de possíveis riscos, a coordenação de reuniões com as partes interessadas, nas quais pode ser necessário abordar sugestões que afetem o escopo ou modo de entrega, o respeito pelas políticas internas de uma empresa, atenção às condições do mercado, experiência em projetos passados semelhantes, etc. Entre os aspectos mais estritamente financeiros estão o controle cambial e os aspectos fiscais, que podem ser especialmente complexos em projetos internacionais, inflação e estrutura corporativa de controle financeiro.

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Da mesma forma, converter informações em conhecimento requer ferramentas que facilitem uma abordagem dos fatos.

  • Unidades de medida: onde, dependendo do objeto a ser monitorado, será estimado se ele pode ser medido com unidades de tempo (horas, dias, semanas, meses), unidades métricas (metros, centímetros, milímetros, toneladas, litros) e até mesmo em unidades de pagamento (mensal, quinzenal, pagamento único, etc.).
  • Precisão: varia de acordo com o escopo do projeto, figuras redondas em torno de cada aspecto ou fase que dê certeza dos custos que serão necessários para cada um.
  • Limites de custo: é essencial determinar esse montante, de modo que, em cada revisão de custo, antecipadamente, seja condicionado o que será exigido em cada caso. Com esta ferramenta, pretendemos manter o investimento dentro dos parâmetros premeditados e, se não, tomar as ações corretivas correspondentes.
  • Medição do esforço premiado: são indicadores de execução que são descascados nos custos.
  • Gerenciamento de informações sobre gerenciamento de custos: as partes interessadas devem ser informadas de forma completa e regular da gestão que está sendo realizada, periodicamente (diariamente, semanalmente, quinzenas, mensalmente) e através de relatórios ou qualquer outra forma comum de comunicação.

Determinação do orçamento

Tomando como ponto de partida os custos relacionados a cada atividade, procedemos a adicionar cada uma das estimativas individualmente ou em conjunto, para estabilizar a linha ou custo de referência, com o único propósito de determinar o orçamento de um projeto, Isso influenciará os fundos que lhe são concedidos.

Controle de custos

É necessário monitorar o consumo de custos em qualquer situação do projeto e atualizá-los, se necessário, de acordo com o ajuste na linha de base de custo que foi criada. Qualquer aumento que seja considerado pertinente nos custos do projeto deve ser revisado sob uma perspectiva integrada das mudanças. No entanto, sua eficácia reside no gerenciamento da linha de base, que mantém o desempenho dos custos e estima os desvios que ocorreram.

O referido acima constrói o caminho para uma estimativa efetiva dos custos do projeto desde o início. O bom orçamento não é tão importante como a coleta de notificações de atividades com precisão. Do controle exaustivo dos desvios, é possível atribuir os recursos necessários para compensar a subforenda imprevista.

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codificação e programação de aplicações móveis para dispositivos Uma área de conhecimento é, de acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), "uma área identificada de gerenciamento de projetos definida por seus requisitos de conhecimento e que é descrita em termos de seus processos, práticas, dados iniciais, resultados, ferramentas e as técnicas que os compõem ". Na verdade, todos os processos de gerenciamento de projetos contidos no PMBOK estão divididos entre as 10 áreas.

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Além das famosas 6 fases de gerenciamento de projetos, o PMBOK contém 10 áreas de conhecimento:

  • Integração de projetos
  • Gerenciamento do escopo do projeto
  • Gerenciamento de tempo do projeto
  • Gerenciamento dos custos do projeto
  • Gerenciamento da qualidade do projeto
  • Gestão de Recursos Humanos do Projeto
  • Gerenciamento de Comunicação do Projeto
  • Gerenciamento de Riscos do Projeto
  • Gestão de Aquisições de Projetos
  • Gestão de Partes Interessadas no Projeto

Neste artigo, analisamos a primeira área de conhecimento: a integração do projeto.

O gerenciamento de integração do projeto PMBOK reúne os processos e atividades necessários para que o projeto exista além de suas partes. Sem integração, o projeto não é mais do que uma proposição de valor com um objetivo; uma vez que seus componentes são identificados e definidos para integrá-los em torno do escopo que eles querem produzir, o projeto está suficientemente definido para ser aceite.

A integração, no entanto, não deve ser confundida com a iniciação: na verdade, é um erro de iniciante integrar os componentes somente ao definir o projeto: a integração deve ser mantida ao longo do ciclo de vida do projeto, ao longo do qual os seis processos de gestão desta área de conhecimento são marcados.

As 4 chaves decisivas para melhorar nesta área do conhecimento são:

  • Receber a aceitação
  • Criar um plano de ataque
  • Estar disposto a fazer concessões e rectificações
  • Aprenda com os erros e também com os sucessos com o encerramento do projeto

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Receba a aceitação

O gerenciamento de integração será efetivo se obtivermos o apoio de todos os membros da equipe e, acima de tudo, dos grupos de interesse. A obtenção de sua aceitação desde o início do projeto garante que você tem o apoio e financiamento necessários para ter sucesso. Para isso, podemos começar criando um Plano de Projeto e uma Declaração de Escopo Preliminar.

O Plano de Projeto é aquele que marca o início do projeto e inclui as aprovações e rectificações que são necessárias. Além disso, autoriza o diretor de projetos a direcionar e organizar os recursos, que serão capturados nesta carta, sendo bem definidos seus papéis e responsabilidades.

Na Declaração do Escopo Preliminar, indicamos o nível de alcance do projeto, defina os motivos para a realização desta iniciativa, os objetivos, as limitações que detectamos, suas possíveis soluções e identificamos as partes interessadas importantes que este projeto afeta. Este documento define o próprio projeto, bem como as táticas que devem ser seguidas para o processo de controle de mudanças.

Com esses dois documentos, podemos garantir que os recursos sejam coordenados e programados na forma e tempo que são necessários.

Criar um plano de ataque

Começamos identificando as atividades que serão necessárias para executar, gerenciar e monitorar o projeto efetivamente. Será necessário ter um software de gerenciamento de projetos que nos permita planejar e supervisionar o projeto a qualquer momento e de onde quer que estejamos.

Podemos visualizar com um Gantt as tarefas do projeto e os recursos atribuídos. Além disso, obteremos atualizações de status do dia a dia, necessárias para gerenciar efetivamente o projeto.

À medida que o projeto progride, para que relatórios e monitoramento entre todos os membros da equipe sejam mais precisos e oportunos, devemos enfatizar que todos atualizam o status de conclusão de suas tarefas. Para o resto, seu uso é muito fácil e intuitivo.

Esteja disposto a fazer concessões

Um dos maiores desafios que enfrentaremos na execução do projeto é a gestão das pessoas. Os interesses e opiniões entre as pessoas encarregadas de diferentes departamentos podem ser sobrepostos e mais de uma vez solicitarão que façamos mudanças no planejamento de nosso projeto.

Para ser eficaz, devemos estar dispostos a fazer concessões, embora nem sempre possamos dar-lhes o que nos pedem. Acima de tudo é o projeto, que deve cumprir os objetivos e requisitos estabelecidos no Plano do Projeto.

Devemos controlar que a equipe esteja executando corretamente sua parte do projeto e garantir que eles completem o trabalho de acordo com os requisitos da Declaração do Escopo Preliminar. Temos que monitorar e controlar o trabalho do projeto, medindo e equilibrando o progresso do projeto; e, se for o caso, realizar ações corretivas ou preventivas, para garantir o cumprimento de todos os objetivos.

É importante que sigamos o processo estabelecido para o controle de mudanças, definido na Declaração de Escopo Preliminar, e quando surge um pedido de mudança, certifique-se de que ele passa pelos canais apropriados antes de se tornar parte do plano.

Cada pedido de alteração deve ser avaliado individualmente e apenas implementaremos as alterações validadas e aprovadas que nos ajudarão a atingir os objetivos do projeto.

Aprender com os erros e também com os êxitos

Uma vez que no início do projeto definimos claramente todas as atividades, no final, só temos que verificar se elas estão todas concluídas e que o produto final ou serviço atende às expectativas do cliente e das partes interessadas. É conveniente obter uma aprovação por escrito da conclusão do projeto.

Uma vez terminado o projeto, é hora de aprender com erros e sucessos. Organizamos um encontro formal com os membros da equipe e fazemos uma sessão de brainstorming, listando um por um todos os erros observados durante o projeto. Nós também fazemos uma lista de coisas que foram bem.

As fraquezas que encontramos, as ameaças ambientais sofridas, os pontos fortes que detectamos em equipe e as oportunidades que aprendemos ou não, tudo o que aprendemos nesta experiência, serão úteis para o próximo projeto em que certamente seremos mais eficazes.

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A equipe fundadora de OnyriqOnyriq representa uma nova geração de empresas que perseguem o impacto social do conhecimento

Ainhoa, Joseba e Mikel conheceram-se na Universidade do País Basco (UPV-EHU) em San Sebastian quando estudavam química na especialidade de polímeros. Alguns anos mais tarde, os três acabaram o Mestrado e todos as manhãs cumprimentam-se no Parc Científic de Barcelona.Mesmo continuando a investigar juntos todos os dias e sem perder de vista os laboratórios, as estruturas químicas nem os ensaios,não se dedicam à docência nem sequer recebem salário da universidade.

Estes três químicos lançaram a sua própria empresa em colaboração com Oriol, um engenheiro aeroespacial instalado no Japão. Há um ano atrás, em setembro 2016, fundaram a Onyriq um startup que se dedica à investigação, desenvolvimento e inovação de polímeros. Tendo um modelo de negócio que aposta claramente na transferência do conhecimento, o objetivo é ambicioso: sustentar a empresa graças à exploração comercial da investigação própria mediante licenças e patentes.

Junte-se à Onyriq e começe já a avaliar e gerenciar seus programas com ITM Platform

O gerenciamento de projetos de investigação com ITM Platform faz parte do quotidiano de Onyriq “Trabalhamos com ITM tanto para projetos em execução como para o desenvolvimento de propostas para clientes, onde calculamos as diferenças entre a proposta e os projetos reais (orçamento, tempo e atividades) que nos permitem conhecer melhor a sua rentabilidade".

“O exemplo de Onyriq mostra como cada vez mais empresas de alto valor acrescentado necessitam aceder a ferramentas de gestão de programas e portfólio que antes estavam apenas ao alcance de grandes grupos multinacionais

Num mercado tão vasto como o das matérias polímeras, Onyriq é capaz de transferir as tecnologias utilizadas entre setores distintos, como, por exemplo: aeroespacial, saúde, impressão 3D ou alimentação. As suas experiências previas fazem com que definam três linhas principais de investigação, centradas em distintas áreas: a síntese e modificação de polímeros e biopolimeros, o encapsulamento de compostos ativos como os medicamentos, ou a funcionalização de matérias para apresentar propriedades especificas. “Aspiramos a que empresas com diferentes core business que trabalham com polímeros possam externalizar a inovação de seus processos apoiando-se em nós e no nosso amplio know-how” diz Ainhoa.

Onyriq, Logotipo

Em relação ao portfólio de serviços, Onyriq divide-se em 3 vertentes: a transferência do conhecimento com investigação própria, a inovação por medida, e eventos de formação. Ainda que atualmente a comercialização de investigação própria tenha um peso secundário, o objetivo é que se converta na principal fonte de receitas para a empresa. Para isso, Onyriq não só deve gerenciar os seus projetos com profissionalismo, mas também avaliar de forma contínua as distintas linhas de investigação na qual se reagrupam os distintos projetos da empresa.

O exemplo de Onyriq mostra como cada vez mais empresas de alto valor acrescentado necessitam aceder a ferramentas de gerenciamento de gestão de programas e portfolios que antes apenas estavam ao alcance de grandes grupos multinacionais, mas que agora se torna possível graças à aparecimento de atores que, como ITM Platform, apostam na democratização do setor.

equipe que fala, computador

A gestão de programas, requisito do modelo

Apesar da sua juventude, os fundadores de Onyriq tem dirigido projetos de investigação europeus com orçamentos de milhões de euros.  Ainda que um projeto de grande envergadura não tenha sido em momento algum momento uma preocupação impossível de resolver, a novidade residia na obrigação de investir com critérios de rentabilidade, difíceis de combinar com a visão a longo prazo que exige a investigação acadêmica. O laço que permite a Onyriq reconciliar a mentalidade do empreendedor com a do cientifico não é outro que que o gerenciamento de programas. Na verdade, dada a sua experiencia previa como gestores de projeto, desde o início sabiam que a peça central para que a startup pudesse construir um modelo de negócio viável era contar com uma ferramenta que compilasse objetivos: permitir à equipe adotar metodologias profissionais de gerenciamento de projetos e reagrupar as distintas linhas de investigação em programas ou grupos de projetos com objetivos semelhantes.

O gerenciamento de programas une a mentalidade do empreendedor com a do científico.

Foi então que, após o que Ainhoa descreve como um processo exaustivo de busca e avaliação de diferentes opções, finalmente optou por ITM Platform. Segundo ela: “ITM Platform é, de longe, a solução mais completa que podemos encontrar. E, no entanto, testamos muitas”

Além do gerenciamento unificado de linhas de investigação com programas de projetos, algumas das prestações que favoreceram a tomada de decisão foram a gestão de compras e receitas , com a qual Ornyriq gerencia os benefícios que geram as distintas contas e fornecedores associados e a liberdade para criar tanto projetos preditivos como projetos ágeis. Se os diagramas de Gantt são perfeitos para preparar projetos para clientes, os painéis Kanban séao muito utilizados para propostas e projetos mais informais nos quais se tenta dar mais visibilidade a todos os membros, de maneira que se possa progredir com um esforço de coordenação reduzido.

O fato que ITM Platform não seja excessivamente técnico e permita o uso de gestores de projeto certificados também tem sido um fator determinante para garantir o uso continuo da ferramenta. Outra característica importante é a flexibilidade: “podemos configurar a ferramenta para que se adapte ao nosso modelo de funcionamento interno”

“ITM Platform é, de longe a solução mais completa que encontramos. E testamos muitas”.

Em busca do equilíbrio do processo

Como em qualquer startup, durante os próximos anos Onyriq se dedicará a definir quais das suas hipóteses de negócio estão bem encaminhadas e quais necessitam ajustes. Os serviços de B2B de Onyriq estão tão relacionados com o core business dos clientes, e mudam de maneira importante de um para outro seja qual for a forma que tome a iniciativa esta dependerá essencialmente das relações comerciais que se consigam consolidar nesta etapa inicial. Ainda que as aplicações relacionadas com polímeros sejam muito amplas, muitas delas têm um grande potencial para se converterem em novos nichos. A equipe de Onyriq está consciente de que será o mercado que determinará o êxito de cada linha de investigação. Segundo Ainhoa, “a importância dos distintos eixos da nossa atividade acabará por ser proporcional aos pedidos que recebemos. Imaginado que por exemplo, dentro de 5 anos consigamos patentear um método de sínteses que tenha êxito para a impressão 3D de próteses, então poderíamos tentar uma especialização no setor da saúde, mas sabemos que a diversificação é a chave para não depender de ciclos. De todos os modos, está claro que um ambiente de trabalho sujeito à mudança e pouco previsível como a I&D é fundamental estar preparado e saber como estão funcionando as coisas em qualquer momento.

Essa necessidade de avaliar está na base dos processos internos Onyriq, que utiliza ITM Platform para poder atingir os seus grandes objetivos de negócio atuais: a independência financeira e o pivô continuo.

Independência financeira

Atualmente, a investigação sob contrato para empresas que externalizam a inovação dos seus processos representa aproximadamente dois terços das receitas de Onyriq. Estas receitas são utilizadas para financiar a investigação própria, cuja exploração está rodeada de incertezas e apenas pode gerar resultados a longo prazo. A partir do momento em que é avaliada a procura, a principal meta de Onyriq para os próximos anos é que a comercialização da sua investigação própria se converta na sua primeira fonte de receitas. Quando surgir esse momento, uma menor dependência financeira da investigação externalizada permitirá a Onyriq serem mais seletivos em relação aos serviços que devem aceitar nas suas prestações. Além disso, as decisões sobre que projetos de investigação próprios se executam deverão responder a critérios melhor relacionados com o interesse renovado e estratégico do seu desenvolvimento. Será esse o momento em que os longos prazos de investigação se podem ver melhor suportados pelo resto da estrutura.

Pivô continuo

Algumas das apostas na comercialização de transferência poderiam não ser viáveis, devido não somente aos riscos tecnológicos, mas também devido à implantação no mercado. Como em qualquer portfolio inovador, o importante é combinar projetos com as distintas expectativas de rentabilidade e graus de risco. Desta maneira, a viabilidade dos projetos mais conservadores deixa espaço para propostas mais arriscadas

“Num ambiente tão sujeito à mudança e tão imprevisível como a I+D é fundamental estar preparado e medir como estão funcionando as coisas a toda a hora.”

Os processos de negócio de Onyiq exigem uma avaliação continua de diferentes indicadores chave de rendimento (KPI) além das receitas e gastos para poder calcular o retorno sobre os investimentos e avaliar a composição do portfólio. Se do startup se espera que se concentre na busca de seu modelo, no caso de Onyriq esse esforço de concentração se estende à vida depois do break even. Definir que linhas de investigação e que tecnologias estão obtendo mais procura ou que setores são mais rentáveis será sempre necessário para que Onyriq mantenha a vantagem competitiva no futuro em um mercado inovador repleto de grandes atores. E nos alicerces do modelo de negócio de Onyriq se encontra a vontade de lutar contra os limites da investigação científica de ponta. Como reconhece Ainhao: “ainda que centros tecnológicos e universidades apostem na criação de conhecimento, muitas vezes esta I+D acaba por não se aplicar. O objetivo de ONYRIQ é converter o potencial da ciência de polímeros em tecnologias ou produtos inovadores com um impacto positivo na sociedade e que, por sua vez, permitam modelos de negócio rentáveis. Para isso, adaptamos nosso conhecimento às capacidades reais da indústria e à situação do mercado”

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administrador do sistemaNão é novidade que os Chief Information Officers possam ser considerados diretores de todos os projetos tecnológicos de uma organização.

Na verdade, em meados dos anos noventa, pensava-se que os gerentes de projetos não podiam se limitar a realizar tarefas, mas tinham que ter um compromisso abrangente com a estratégia de sistemas da organização. Foi então que algo semelhante foi defendido: que os diretores do PMO têm um papel muito parecido com o do CIO.

Com a consolidação de escritórios de gerenciamento de projetos em todos os tipos de organizações e o surgimento de boas práticas de start-up e operação, os PMOs se tornaram no modelo claro para a gestão de projetos internos em grandes corporações. Portanto, vale a pena lembrar a afirmação oposta: que os CIOs dirigem um PMO de projetos de tecnologia interna

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A falta de definição do CIO: entre estratégia e dia-a-dia

É bastante difícil definir detalhadamente o papel de um Diretor de Tecnologia (CIO). Há aqueles que dizem que ele é simplesmente um diretor de sistemas com muito dinheiro. Embora funcione como uma piada, é uma declaração muito imprecisa: qualquer CIO é o principal responsável pela estratégia, práticas e políticas dos sistemas de informação de uma organização.

Dito isto, a vida cotidiana de cada CIO é muito diferente, variando de acordo com a indústria, o país, o tamanho da empresa e a personalidade dos gerentes que estão acima.

De fato, as expectativas da alta gerência do que um CIO deve fazer são, provavelmente, o aspecto mais importante. É muito diferente para um CEO querer um CIO para materializar a visão do negócio graças a um especialista em tecnologia que confia em um gerente de sistemas para responder o mais rápido possível a todas as suas exigências. Essa é a grande diferença entre um CIO como gerente sênior e um CIO como mera pessoa responsável. Exagerando um pouco desta distinção, pode-se dizer que existem dois tipos de CIO: aqueles que não têm tempo para supervisionar as operações diárias e aqueles que não encontram tempo para deixá-las.

Mas, no final, cada CIO está entre dois mundos: a alta administração, que se concentra na visão de longo prazo e na criação de valor para os investidores; e o dia-a-dia da gestão tecnológica, que inclui aspectos como:

  • Compra de tecnologia
  • Limite dos danos e planejamento face a possíveis falhas
  • Planejamento do pessoal, incluindo treinamento
  • Criação de novos sistemas
  • Integração e mantimento de sistemas existentes

Quando a organização é pequena o suficiente, o CIO pode lidar com todos esses aspectos; mas, a partir de uma certa dimensão, deve contar com um sistema de delegação, estabelecendo regras e procedimentos para que outros assumam essas responsabilidades em um quadro unificado.

A aspiração de todos os CIOs é provavelmente estabelecer esse quadro de referência para poder se dedicar ao que é interessante: direcionar a estratégia e se envolver com a gestão da empresa com a qual os seus homólogos em grandes multinacionais, como as grandes empresas farmacêuticas, contam. Nas palavras de Paul Burfitt, CIO da Astra Zeneca até 2006, o trabalho do CIO consiste em criar quadros de referência (políticas, padrões e estratégias) que permitem que cada subsidiária atue por conta própria, de forma habilitada. Enquanto isso, o CIO dedica-se a projetar prioridades, objetivos e metas, combinando, em qualquer caso, a perspectiva de negócios e a perspectiva dos sistemas de informação.

Por que o CIO possui um PMO de projetos de sistemas

Nesse difícil equilíbrio entre o dia-a-dia e a estratégia é onde a comparação do CIO com o líder de um PMO se encaixa perfeitamente.

É fácil entender se fizermos a seguinte pergunta: quais são as responsabilidades do CIO no gerenciamento de projetos?

  • Equilibrar demanda com capacidade

Os pedidos de melhorias em sistemas informáticos internos, bancos de dados, módulos de gerenciamento, CRM, etc., crescem mais rapidamente do que a capacidade de gerar tais melhorias. O desenvolvimento de novos softwares e a integração de diferentes tecnologias são processos longos e caros.

Portanto, uma das primeiras responsabilidades do CIO é garantir que haja a capacidade de cobrir os projetos que vão começar e que os recursos atribuídos tenham o conhecimento técnico necessário. Daí a importância do planejamento abrangente de recursos.

  • Saber dizer “Não

Como a demanda por trabalho técnico sempre excederá a capacidade, cada CIO deve saber como dizer não às ideias, pedidos e requisitos. Para isso, é essencial ter diretrizes e políticas que permitam priorizar e levar a tecnologia da organização ao seu próximo estado.

Do mesmo modo, os PMO estratégicos oferecem instrumentos e ferramentas para a tomada de decisões, sobre quais projetos devem ser iniciados e quais não são suficientemente importantes para passar de um mero rascunho. Ocasionalmente, o PMO até tem autoridade suficiente para tomar tais decisões.

  • Gerar as expectativas adequadas

Quando as políticas internas e os planos estratégicos são comunicados adequadamente, diferentes departamentos são mais propensos a saber o que esperar de seus pedidos e que tipo de ideias provavelmente serão incluídas no portfólio do projeto.

  • Envolver os departamentos que solicitam a mudança

A cultura ágil mostrou que o sucesso dos projetos de tecnologia interna depende do grau de comprometimento dos patrocinadores do projeto. Para que a estratégia de tecnologia corresponda às perspectivas de crescimento, muitos CIOs garantem que cada departamento é responsável pelo sucesso das ideias que propõe. Desta forma, são evitados pedidos desnecessários e ideias cujas consequências não foram devidamente analisadas.

Um PMO tem responsabilidades muito semelhantes, como órgão de coordenação para que todas as partes envolvidas nos projetos colaborem de forma proativa e ofereçam mais contexto de negócios aos gerentes de projeto para que eles compreendam a motivação por trás de cada novo requisito.

Em suma, tanto o CIO quanto o PMO têm funções de coordenação, monitoramento, unificação, avaliação e seleção do portfólio de projetos de uma organização. A diferença fundamental entre os dois é que o PMO se baseia muito nas metodologias de gerenciamento de projetos, enquanto o CIO trata mais do que a organização exige, sua estratégia e os desafios tecnológicos. Ambos os papéis podem ser combinados de forma produtiva.

Como se isso não bastasse, as responsabilidades também se aproximam em termos de treinamento, aprendizado contínuo e transferência de conhecimento. Como tanto o CIO quanto o PMO têm uma dimensão transversal, a rotina, o conformismo e os compartimentos estanques são seus grandes inimigos.

Benefícios de tratar o trabalho do CIO a partir do PMO:

Os CIOs que decidem adotar a ideia de ter um PMO, mesmo que seja embrionário, poderão beneficiar dos seguintes elementos:

  • Adoptar metodologias de portfólio para monitorar, avaliar e selecionar projetos
  • Ter critérios claros para priorizar o trabalho de acordo com o valor que ele traz para o negócio. Um PMO ágil pode gerenciar a acumulação de requisitos dinamicamente, adaptando-se às circunstâncias para maximizar o valor entregue ao cliente.
  • Além disso, a governança dos projetos representados pelo PMO permite ao CIO deixar o escopo do trabalho reativo para defender a importância estratégica de seu perfil, abordando o CTO. Embora isso seja para outro artigo, trata-se de imaginar o futuro e avançar para uma visão da mídia que dá o domínio da tecnologia.

Claro, a relação entre o CIO e o PMO é variável. Pode ser uma dependência direta, mas também há organizações onde o CIO aconselha o PMO: ser o proprietário da estratégia e ter um contato muito mais direto com os clientes e gerar valor, pode ajudar o PMO e os gerentes de projetos que são colocados no lugar dos clientes e tornam concreto o objetivo do projeto através da empatia.

Objetivo: Entrar no comité de direção

De acordo com um estudo Russam GMS, apenas 2% dos comitês de gestão possuem um CIO. E isso apesar de ser uma aspiração geral deste perfil com benefícios claros ao decidir o curso de um empreendimento comercial.

O isolamento do mais alto representante dos sistemas de informação em relação à alta administração é outro ponto de similaridade com os PMO: muito poucas organizações admitem o diretor do PMO no comitê, considerando tudo o que tem a ver com a gestão de projetos em um nível inferior ao executivo.

No entanto, tanto o CIO quanto o PMO implementam suas capacidades organizacionais máximas quando sua missão é projetar e manter sistemas de governança.

Quando a governança do projeto é incorporada ao comitê de direção, o desempenho dos projetos e sua contribuição para os objetivos da organização são maximizados.

Quando o CIO que se junta ao comitê não só supervisiona a governança tecnológica, mas está envolvido na governança dos projetos, a organização irá lançar as bases para atingir a máxima solidez como ator digital. Um verdadeiro quebra cabeças para a concorrência.

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