O escritório de projetos de TI tem controle sobre os projetos tecnológicos de uma organização. O foco, portanto, está relacionado à arquitetura técnica, desenvolvimento e sistemas da organização.
Além disso, como uma característica particular, também se concentra em serviços e atividades contínuas, não apenas projetos. Um exemplo pode ser a manutenção e operações relacionadas a serviços tecnológicos que suportam a organização. Os projetos que resultam dessa atividade de manutenção geralmente representam melhorias constantes que precisam ser implementadas para que os sistemas estejam à altura da demanda dos usuários / clientes.
Nesse sentido, e embora suas responsabilidades sejam semelhantes, o foco de um PMO de TI muda um pouco comparado com outros tipos, sendo condicionada pelas iniciativas do CIO:
Elição tecnológica
Cronograma determinado por TI (desenvolvimento, operações e arquitetura)
Definição da arquitetura
Design de tecnologia
Desenvolvimento de soluções tecnológicas: seleção de hardware, desenvolvimento, integração de sistemas e testes
Para apoiar o trabalho de um PMO de TI, é essencial ter uma solução simples, mas robusta, como ITM Platform.
O PMO de TI é um departamento independente que tem que lidar com critérios técnicos, juntamente com a necessidade de gerenciar o relacionamento com os clientes, seja interno ou externo.
Em ambientes altamente tecnificados, uma das vantagens de um PMO é que ele é responsável por gerenciar o aspecto humano, facilitando a "diplomacia" entre os engenheiros - cujos argumentos nem sempre são compreensíveis por todos -, gerentes, clientes e às vezes , o mercado. Nesta diplomacia estão responsabilidades integradas do tamanho da gestão de calendários e expectativas, a priorização de esforços ou a criação de frameworks para análise, desenvolvimento e entrega dos resultados dos projetos.
Por outro lado, para o CIO, o PMO de TI se torna um instrumento fundamental para gerenciar a complexidade. Por meio de sua missão de controle, o PMO de TI centraliza as informações, processa-as e oferece os formatos que tornam o mais simples possível a tomada de decisões com o objetivo de tornar a organização o mais eficiente possível.
Algumas diferenças com um PMO de negócios
Enquanto um PMO de negócios geralmente controla projetos estratégicos, geralmente divididos en programas, O PMO de TI tem como um de seus objetivos fundamentais o controle da demanda, filtrando-a e priorizando-a.
Por esse motivo, todo o trabalho que será gerenciado pela TI normalmente é canalizado através do PMO de TI, não importa se é um ajuste menor ou um desenvolvimento de alto impacto.
A principal razão é o dimensionamento de recursos, que na TI as mesmas pessoas estão frequentemente envolvidas em grandes projetos, apoiando os pequenos e dando suporte aos serviços que surgem como uma necessidade operacional após os projetos.
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A gestão por projetos é uma prática amplamente difundida no mundo dos negócios pela sua eficácia em racionalizar e estruturar a geração de vantagens competitivas. Mas isso não seria possível sem o apoio de um escritório de projetos (PMO) estratégico que contribui ativamente para a geração de estratégia corporativa.
Infelizmente, o gerenciamento de projetos não é aplicável da mesma maneira em todas as organizações, porque nem todos têm a mesma complexidade de processos, funções ou necessidade de controle (o que chamamos de "maturidade" no gerenciamento de projetos).
Por essa razão, distinguimos entre diferentes níveis de maturidade de acordo com suas principais funções, do PMO mais básico ao verdadeiro PMO estratégico:
PMO de baixa maturidade: Inventário e controle
No ambiente corporativo atual, é essencial ter os instrumentos para inventariar todas as iniciativas que estão em andamento.
Essa é a missão de um PMO de baixa maturidade: reunir informações sobre todos os projetos e outras atividades relevantes da organização para saber em que recursos estão sendo investidos.
Maturidade média PMO: coordenação
O próximo passo do PMO é ter a capacidade de prever problemas e, consequentemente, de resolvê-los. Essa função é típica na coordenação de recursos. Quando, por exemplo, é detectado que a demanda por trabalho vai ser muito alta durante certos meses, é o PMO que tem a capacidade de reconhecer o acúmular de projetos e identificar quais especialistas podem se tornar gargalos. Os gerentes de projeto, por outro lado, não sabem o que acontece além de seus próprios projetos, de modo que não dispõem das informações necessárias para determinar esses problemas.
Neste caso, o PMO tem como objetivo melhorar a eficiência da organização, reconhecendo possíveis conflitos no planejamento e propondo formas de solucioná-los.
Alta maturidade do PMO: estratégia e negócios
O maior prazo de vencimento de um PMO é alcançado por meio de uma adequação com a estrutura corporativa que o torna o braço direito do Conselho de Administração. Essa adequação implica um modelo de governança em que não apenas metodologias rígidas são seguidas para gerenciar os projetos, mas as decisões práticas mais importantes são tomadas, precisamente, a partir das informações que o PMO possui.
Nestes casos, o escritório do projetos aparece como um elemento-chave para que a estratégia corporativa se torne uma realidade.
Em alguns casos, é possível ao PMO tomar decisões diretamente, porque tem autoridade suficiente para fazê-lo; Também é possível que a credibilidade do escritório do projeto seja tão alta que seu conselho se torne praticamente uma decisão.
Questões estratégicas para um PMO de alta maturidade
No momento da verdade, o PMO estratégico pode ser considerado como um serviço interno a ser utilizado quando se busca informações práticas, com perguntas como as seguintes:
Qual é o status do portfólio de projetos?
Os recursos são escassos? Essa escassez afeta o fluxo de caixa?
Estamos executando um projeto que não vale mais a pena?
Quais propostas ou ideias podem melhorar o portfólio?
Que tipo de novos processos e capacidades podem ser iniciados como resultado dos resultados de projetos já entregues?
No entanto, essa abordagem não permite que o PMO se desenvolva em sua plenitude. Os PMOs estratégicos têm um espírito proativo: eles colaboram com a gerência no desenvolvimento da estratégia e gerenciam todo o trabalho baseado em projetos para garantir que o que eles estão fazendo seja a melhor maneira de trabalhar em todos os momentos.
Embora os PMOs devam ser capacitados, ao mesmo tempo devem deixar as decisões mais importantes para a gerência. Por exemplo, se um protocolo é posto em prática exigindo o cancelamento de projetos com um orçamento maior que uma certa quantia (por exemplo, € 500.000), faz sentido avisar os diretores antes de autorizar ou vetar a decisão final.
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Qual é o único aplicativo que todos os profissionais do mundo usam?
Exatamente. O correio eletrônico.
Há anos que se fala da morte do e-mail e do quão desconfortável pode ser se for usado como repositório de documentação. Mesmo assim, é muito claro que hoje não tem rival no dia a dia de qualquer escritório: a primeira coisa que fazemos é abrir o cliente de email.
É claro que na ITM Platform não queremos contribuir para que suas caixas de entrada se tornem em depósitos de lixo confusos.
O problema com o e-mail para receber informações sobre um aplicativo não é tanto o canal, mas a frequência. Normalmente, as notificações são enviadas por qualquer aplicativo automaticamente. A menos que sejam muito bem projetados, seu volume aumenta rapidamente e eles acabam sendo ignorados.
Com o Teambot acontece o contrário: é um aliado dos nossos usuários, pois só envia uma notificação quando solicitado.
O funcionamento é muito simples:
Escrevo um e-mail para Teambot
Incluo meu pedido de informação no assunto da mensagem
Teambot lê meu assunto e meu endereço de e-mail
Teambot envia-me um email com a informação que solicitei
Todo este processo pode durar menos de 6 segundos. E você nem precisa fazer login em ITM Platform.
Essa é a razão pela qual, a partir de hoje, todos os nossos clientes estão adicionando o Teambot à sua lista de contatos regulares.
Por exemplo, este é o email que o Teambot envia quando solicitado por informações sobre um projeto:
...
Pesquisas semânticas do assunto
A coisa verdadeiramente elegante sobre o Teambot é que ele oferece informações precisas e complexas de uma interface absolutamente minimalista para o usuário.
Com certeza, você notou: o corpo do e-mail está vazio. Decidimos seguir uma das melhores máximas de design: menos é mais
Para que o usuário aproveite ao máximo as vantagens, transformamos o e-mail em um mecanismo de pesquisa ... aplicado a todos os projetos e tarefas de ITM Platform.
Mas, ignorando o corpo da mensagem, o mecanismo de pesquisa usa apenas os campos de metadados. Especificamente, dois campos:
O assunto, onde o usuário indica as informações que está procurando
Vantagens de Teambot
Como membro da equipe, você pode organizar seu dia sem fazer login na ITM Platform
Com apenas enviando um e-mail para Teambot com o assunto "hoje", o usuário recebe todas as tarefas para as quais ele está designado e todos os projetos nos quais ele participa.
A partir daí, você pode solicitar mais detalhes de qualquer entidade com um simples clique.
Como gerente de projeto, você pode verificar o status das tarefas críticas.
Você tem dúvidas sobre o status de uma tarefa? Pergunte ao Teambot e descobrirá imediatamente.
Como administrador de PMO, você pode verificar rapidamente o progresso de qualquer projeto
Ao aproveitar os privilégios de acesso de uma licença de Full Acess de ITM Platform, os administradores do PMO podem usar o Teambot para reunir as informações mais importantes sobre o andamento de um projeto. Para fazer isso, basta colocar o nome do projeto (ou parte dele) no assunto do email. No caso de haver mais de uma opção possível, o teambot enviará um e-mail de esclarecimento.
Com Teambot poderá trabalhar offline
A partir de agora, os usuários que estão em ambientes geográficos com problemas de conectividade podem continuar trabalhando enquanto estão offline, obtendo as informações detalhadas de que precisam. Com o Teambot, o servidor de e-mail enviará e receberá e-mails mesmo em situações de conectividade muito baixa; e uma vez que a informação é recebida, o cliente pode levá-la para qualquer lugar no modo offline.
Com o Teambot você pode responder ao seu chefe com precisão
Outro recurso útil é a possibilidade de relatar informações para qualquer pessoa interessada na clássica pergunta "como está o projeto" ou "como você está indo com essa tarefa", apenas encaminhando as informações oferecidas pelo Teambot.
Como dar instruções para o email do Teambot
Teambot lê os problemas dos e-mails que você envia da sua conta de e-mail para descobrir o que você precisa.
A primeira instrução que você pode dar ao Teambot é "help", no assunto da mensagem; Dessa forma, Teambot enviará instruções sobre o tipo de mensagens que você pode enviar e o feedback que você receberá:
Listas de tarefas para hoje: tarefas hoje
Listas completas de tarefas: todas as tarefas
Lista completa de projetos: todos os projetos
Detalhes da tarefa: nome da tarefa
Detalhes do projeto: nome do projeto
Além das instruções básicas, queríamos que o Teambot pudesse ouvir nossos usuários e adivinhar o que eles queriam saber. Assim, por exemplo, se você receber um email com o assunto "plano corporativo", o Teambot retornará uma lista com tarefas, atividades, projetos ou serviços cujo nome se assemelha.
Nas próximas fases, esperamos que o Teambot continue aprendendo novas regras de comportamento e seja ainda mais útil e útil, oferecendo lembretes proativos quando, por exemplo, a data de entrega de uma tarefa crítica se aproxima; ou permitindo relatar diretamente as horas trabalhadas e o progresso, também por e-mail.
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O contexto competitivo atual é sempre mais difícil e mais lotado: há um boom em startups inovadoras que produzem verdadeiras dores de cabeça em todos os tipos de mercados e que tornam as novas tecnologias uma fonte de vantagens competitivas: esse fenômeno faz parte do que chamamos de "Transformação digital".
Nesses mercados, as empresas precisam ser mais flexíveis para se adaptar rapidamente às mudanças - a menos que desejam enfrentar uma perda de vantagens competitivas com efeitos potencialmente desastrosos para toda a organização.
Por esta razão, muitas empresas se estão interessando pelo gerenciamento de projetos, a única estratégia que garante flexibilidade e coordenação suficientes para transformar o modelo de negócios em uma máquina competitiva.
A gestão por projetos é um conjunto de práticas que traduzem a estratégia da empresa em atividades específicas (ou, mais precisamente, em projetos), relacionadas aos objetivos de negócios e benefícios a serem alcançados.
Os projetos não são mais apenas uma ferramenta para desenvolver serviços, mas sim para que se tornem em um sistema que cria valor para a empresa.
Na gestão de projetos, o resultado de cada projeto é um objetivo da empresa, ou um fator necessário para alcançá-lo. Cit
La DOP consta de cuatro piezas:
Uma gestão ágil do portfólio de projetos
Um escritório de gerenciamento de projetos com funções estratégicas
Uma extensão do planejamento dos projetos às suas conseqüências e benefícios.
Talento que combina conhecimentos técnicos com visão de negócios.
Se você quiser saber mais sobre esses pontos, aconselho você a ler o livro branco: Gerenciamento de Organizações por projetos
Qual é o papel do gerenciamento de projetos no ambito da transformação digital?
A transformação digital de uma empresa pode facilmente se tornar um processo desordenado e caótico, uma reação a problemas comerciais ou operacionais sem liderança ou resultados. Para lidar com esse risco, é necessário um mecanismo de controle para gerenciar a mudança.
Uma empresa pode benificiar da DOP em projetos de transformação digital de várias formas:
Alinhando unidades de negócios, departamentos e gerenciamento de informações, evitando dificuldades de integração entre plataformas e aplicativos em fases mais avançadas.
Tornando as soluções de tecnologia mais sólidas, porque são escolhidas considerando não apenas as tendências temporárias, mas as necessidades atuais e especialmente as futuras.
Gerenciando como projetos todos os meios necessários para garantir a integração, para que eles não bloqueiem o processo em determinadas fases. Deve ser dada especial atenção ao processamento de dados, incluindo a limpeza da informação e seu enriquecimento.
Exemplos reais
Não é difícil encontrar exemplos de empresas ou indústrias inteiras que se reorientam sob a pressão de um concorrente com traços perturbadores.
Se alguém pensa, por exemplo, no surgimento da AirBnB no mercado do turismo, é fácil imaginar o tipo de transformação a que agentes tradicionais foram forçados a continuar atraindo seus clientes.
Às vezes, é necessário repensar todo o modelo de negócios: desde canais de vendas, estratégias de preços, identidade de marca e estrutura tecnológica. A única maneira de fazê-lo de forma ordenada é gerenciando projetos.
No conjunto de boas práticas do Project Management Book of Knowledge (PMBOK), a sexta área do conhecimento é aquela que se refere à Gestão dos recursos humanos do projeto.
Na era do conhecimento, é essencial fazer uma boa gestão do capital humano de uma organização. Uma boa gestão permitirá que você crie equipes humanas de alto desempenho em cada uma das fases do projeto. Desta forma, o máximo de qualquer empresa será alcançado: a eficiência dos recursos disponíveis para alcançar os propósitos propostos.
No âmbito dos projetos, as equipes são criadas durante um período determinado para colaborar intensamente na produção do resultado. Dada a brevidade das equipes, é essencial dominar os processos para gerenciar recursos, de acordo com as seguintes obrigações:
Estimar corretamente a quantidade de recursos humanos necessários, com base nas estimativas da tarefa
Selecione o pessoal com o conhecimento adequado
Planejar os custos decorrentes da dedicação desses recursos
Certifique-se de que os recursos tenham tempo suficiente para se dedicar ao projeto
Controle os desvios do tempo para evitar que os atrasos levem a custos extra impagáveis
Em seguida, analisamos as etapas para a gestão dos recursos humanos do projeto
1. Estimação dos recursos
Neste primeiro ponto, é feita uma previsão de recursos internos e externos que serão necessários para a gestão do projeto. É necessário contemplar a estimativa ativa para cada tarefa, atividade e fase de desenvolvimento, para que a implantação seja realizada de forma eficiente.
Entre as técnicas mais comuns para estimar recursos, é a consultoria de especialistas, ou seja, com base na experiência adquirida em projetos anteriores. Os dados e resultados alcançados no passado ajudarão a melhorar a precisão do presente.
2. Recolher dados
Esta é a fase em que os recursos disponíveis são expostos ou detalhados para gerenciamento posterior, e geralmente inclui informações sobre.:
Recursos disponíveis
Demanda de meios.
Como os recursos disponíveis podem atender a demanda levantada.
3. Plano de recursos
Na gestão de projetos, deve ser preparado um plano que considere os diferentes aspectos, as necessidades da demanda, a alocação de funções e responsabilidades e os resultados desejados.
Como gerente de projeto, você pode criar uma lista ordenada por hierarquias nas quais os recursos necessários para a execução e gerenciamento do projeto são visualizados para dividir, delegar e atribuir responsabilidades e funções.
4. Planificação do desenvolvimento
Toda a informação coletada na fase inicial irá lançar as bases para o planejamento do desenvolvimento subseqüente. Nesta fase, é criado um cronograma no qual será indicado o estabelecimento do ponto de partida e a conclusão de todas as tarefas, atividades ou trabalhos que serão desenvolvidos no projeto, o que permitirá a criação de um calendário final, que também contemplará a gestão do tempo , ao qual se refere a terceira das áreas de conhecimento do Guia PMBOK.
O plano de recursos preparado antes da fase de desenvolvimento fornece informações sobre a quebra hierárquica dos recursos disponíveis, que estão relacionados ou emparelhados com a lista de recursos necessários para o desenvolvimento do projeto. Este exercício melhora a eficiência na alocação de recursos necessários para cada atividade.
5. Verificação dos recursos em relação à atribuição feita
O gerente de projeto é a pessoa responsável pelo projeto, então você deve garantir que as atribuições feitas permitem que você crie equipes de alto desempenho, equipes capazes de executar cada fase do plano de forma correta e eficiente. Mesmo havendo trabalhadores remotos, como é costume hoje em dia.
Na gestão dos recursos humanos de um projeto, o gerenciamento de talentos é essencial. A experiência é um grau e é importante saber quais são as competências e capacidade de todas as pessoas que compõem o grupo de trabalho, o que melhorará a atribuição de funções e responsabilidades, ao mesmo tempo em que alcançará maior comprometimento e envolvimento.
Além disso, como gerente de projeto, gerente ou coordenador, você deve encontrar o equilíbrio entre funcionalidade e lucratividade. A fase de alocação é fundamental, pois se mais recursos forem alocados do que o necessário, mais pessoas do que as mais precisas, para uma determinada tarefa ou atividade, os custos podem ser desencadeados e os recursos financeiros da empresa arriscaram.
6. Negociación de los recursos
Normalmente, as empresas usam recursos humanos internos para realizar planos mais reduzidos. Neste ponto, o gerente do projeto deve ter capacidade de negociação se desejar incorporar recursos externos ao projeto, como, por exemplo, no caso de um projeto no qual uma alta especialização é necessária e é mais lucrativo para a empresa fazer um contrato em vez de criar uma equipe que deve ser formada.
De qualquer forma, é cada vez mais comum que as equipes de recursos humanos das empresas se esforcem para detectar talentos dentro da mesma organização para melhorar a lucratividade da atividade e cada nova aventura.
A gestão dos recursos de portafolio ao nível do portfólio
As equipes do projeto nunca podem ser gerenciadas isoladamente, porque os membros muitas vezes dividem seu tempo entre vários projetos. Portanto, é essencial que alguém na organização tenha uma visão centralizada sobre o uso de todos os recursos. No caso de haver conflitos, deve haver critérios para decidir a qual projeto os recursos críticos são atribuídos, de modo que os projetos mais importantes sofram os menores atrasos possíveis.
Habitualmente, quem utiliza ferramentas de planificação de portafolio costuma ser um professional com maior autoridade que os diretores de projeto, como umdiretor de um PMO, o diretor de um programa de projeto ou o diretor de todo o portfólio.
Este artigo pertence a uma série sobre as 10 áreas de conhecimento do PMBOK. Visite os artigos já publicados:
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O escritório de projetos de TI tem controle sobre os projetos tecnológicos de uma organização. O foco, portanto, está relacionado à arquitetura técnica, desenvolvimento e sistemas da organização.
No conjunto de boas práticas do Project Management Book of Knowledge (PMBOK), a sexta área do conhecimento é aquela que se refere à Gestão dos recursos humanos do projeto.