produtividade - ITM Platform | Projectos, Programas e Portfólio

Quando pensamos no Project Management Office, um software de gerenciamento de projetos é praticamente uma necessidade. No entanto, existem muitas outras soluções que podem facilitar a vida de um gerente de projetos em várias facetas, da produtividade à comunicação.

1. Airtable

Combine Excel, Pinterest, Trello e um banco de dados e você obtem Airtable.

Airtable é uma solução extremamente poderosa que permite visualizar os mesmos dados de várias maneiras: Tabela, Kanban, Blocos (estilo Pinterest), calendário e formulários. É tão poderoso que pode ser usado para praticamente qualquer atividade que exija um banco de dados.

Prós

Airtable é poderoso e flexível. Ele permite que você gerencie em um único local os dados que você provavelmente teria separado em diferentes áreas. Por exemplo, você pode usá-lo para gerenciamento de demanda em conjunto com ITM Platform. Você pode criar um formulário interno para propostas de projeto de funcionários, uma visão de tabela para gerentes de projeto para gerenciar as propostas e uma visão de blocos acessível a toda a organização para informar sobre os projetos selecionados.

Airtable também é personalizável com "blocos", um recurso premium que permite aos usuários adicionar novas funcionalidades às tabelas.

Contras

Embora ótimo para o gerenciamento, o Airtable é muito ruim no que diz respeito à comunicação. Embora exista a possibilidade de comentar em cada linha da tabela, é uma improvisação de seus recursos de comunicação, pois não há sistema de bate-papo.

2.Visio

Se você já precisou projetar um fluxograma ou um diagrama, provavelmente vai adorar este. O Microsoft Visio é um aplicativo de diagramação e gráficos vetoriais usado para criar gráficos de maneira rápida e fácil.

Prós

Além de ser fácil de usar, o Visio faz parte da família de soluções Microsoft Office, o que significa que está perfeitamente integrado a outras soluções comuns, como o Word ou o Excel.

Ele também permite criar diagramas de mapa 3D de ótima qualidade e extrair informações de fontes externas que também podem ser atualizadas automaticamente.

Contras

O principal problema do Visio é sua compatibilidade, pois só funciona no Windows. Além disso, não permite colaboração em tempo real, sem mencionar o preço elevado (considerando que é improvável que um software seja usado todos os dias).

3. PMO Value Ring

O PMO Value Ring é o software perfeito para usar em conjunto com um software de gerenciamento de projetos. O software é projetado por PMOs para PMOs e visa fornecer uma estrutura consistente para gerenciar o PMO em diferentes estágios de seu ciclo de vida.

Prós

A ferramenta obriga o usuário a ser consistente na definição do PMO e de todos os seus elementos, como funções, papéis, partes interessadas etc. Também é dito que abrange todos os pontos das áreas de conhecimento no PMBOK.

Todos os dados podem ser acessados em uma visão de painel consolidada que pontua vários aspectos diferentes, como ROI ou maturidade.

Contras

A desvantagem do PMO Value Ring é que ele não está integrado a nenhuma outra solução, o que significa que todos os dados devem ser inseridos manualmente. Além disso, o software aprimora e facilita o gerenciamento do PMO, mas é separado da atividade real de gerenciamento de projetos do escritório.

4. ClicData

Clicdata é um poderoso software de visualização de dados e BI. Ele permite que os usuários criem e compartilhem painéis atualizados automaticamente a partir da fonte de dados.

Prós

O Clicdata é integrado com quase tudo, pelo menos com todos os principais aplicativos usados para negócios. Isso é ótimo, pois permite criar painéis que podem ser compartilhados com qualquer pessoa, por exemplo, um diretor de CxO, que precisa ter acesso a dados ativos.

Outro ponto forte do Clicdata é que ele permite a junção de conjuntos de dados de diferentes fontes, permitindo a avaliação cruzada de dados ou o surgimento automático de bancos de dados.

Contras

A interface é arrastar e soltar, mas isso não significa que seja fácil de usar: a lógica por trás da interface nem sempre é a mais intuitiva e o usuário precisa ter uma compreensão clara da estrutura dos dados importados, o que nem sempre é obvio ao importar dados diretamente de uma fonte exterior. Além disso, painéis mais complexos exigem algum tempo para configurar, portanto, garanta tempo suficiente ao implementar clicdata.

5.Sharepoint

Muitos de vocês já estão provavelmente familiarizados com o SharePoint. Para aqueles que não sabem, é uma plataforma colaborativa web-based que é vendida principalmente como um sistema de gerenciamento e armazenamento de documentos. Mas o produto é altamente flexível e o uso varia substancialmente entre as organizações. (Fonte: Wikipedia)

Sharepoint é comum em organizações maiores, onde o gerenciamento de documentos é complexo e engloba vários departamentos.

Prós

A principal vantagem do SharePoint está em seus recursos de gerenciamento de documentos: devido à sua capacidade de configuração, você pode criar vários conjuntos de sites, limitar seu acesso e detalhar seu conteúdo a partir de uma única interface clara.

Contras

As principais desvantagens do SharePoint estão vinculadas à sua principal força. Como consequência de ser altamente configurável, o Sharepoint é bastante complexo para ser gerenciado em sua capacidade total, o que significa que você frequentemente precisará dedicar recursos humanos ou contratar um consultor.

6.Risk asessement matrix

Um bom planejamento é essencial para que os gerentes de projeto e a empresa como um todo saibam como reagir ao surgimento de riscos. A ferramenta da ITM Platform, que avalia riscos dependendo do seu impacto e probabilidade, permite que você veja o nível de exposição de cada um. Graças a essa informação, você pode priorizar o gerenciamento de riscos e reduzir a exposição!

Prós

Essa matriz permite registrar, quantificar e compartilhar riscos. Você também pode salvar conjuntos diferentes de riscos, como os de um projeto, negócio, processo, etc. Você também pode compartilhá-los de maneira colaborativa.

Contras

A ferramenta só pode ser acessada on-line e abrange apenas a parte de gerenciamento de risco de uma rotina de trabalho do gerente de projetos. No entanto, se você precisar de um aplicativo mais integrado, experimente o ITM Platform, onde a funcionalidade de gerenciamento de riscos é integrada a um conjunto inteiro de recursos…

O que você acha dessas 6 ferramentas? Existem ferramentas que você gostaria de ver cobertas que não estão nessa lista? Fale conosco!

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Embora todos nós tenhamos placas Kanban, muitos dos princípios que diferenciam essa metodologia são muitas vezes ignorados na prática.

Se você trabalha desenvolvendo software, em um ambiente tecnológico ou em uma inicialização, é provável que, em algum momento, você tenha usado uma placa Kanban para visualizar quais tarefas estão pendentes, quais estão sendo trabalhadas e quais foram concluídas.

É o MVP de Kanban: três colunas, três estados: a serem concluídos, em processo, concluídos.

Vincule seus projetos Kanban em um portfólio unificado com ITM Platform

O painel individual de ITM Platform resume o trabalho pendente com kanban.

Esta simplicidade tem sido, de certa forma uma benção, porque as placas se tornaram extremamente populares. Mas eles também fizeram que muitas pessoas as usassem ou criticas sem saber detalhadamente as características desse método.

Por exemplo, muitas vezes é ignorado que Kanban é muito útil quando, além de projetos, você também deseja gerenciar trabalhos que não se encaixam em nenhum projeto.

Isso faz de Kanban um excelente complemento para gerenciar um portfólio de projetos, no qual a demanda por mudanças também inclui tarefas individuais para as quais não há coordenador ou gerente do projeto.

Apesar disso, muitas poucas ferramentas de portfólio incluem Kanban entre suas características; e poucas versões do Kanban online permitem o gerenciamento de portfólio.

Se você quer ambos, a ITM Platform é um dos poucos fornecedores que podem satisfazê-lo.

Kanban vs ágil vs SCRUM

É comum no mundo do desenvolvimento de software que a SCRUM é considerada a melhor metodologia ágil, se não a única. No entanto, cada metodologia tem suas vantagens e desvantagens. Se você deseja rever suas diferenças, aqui tem um artigo útil.

SCRUM, por exemplo, é usado apenas em projetos de software. Nesta área, substitui os métodos tradicionais de design em cascata (ou cachoeira), cuja eficiência é muito melhorada.

No entanto, fora desse escopo, SCRUM é muito frágil, para não dizer inútil. Não pode ser aplicado, por exemplo, para projetar processos para novos produtos que não possuem elementos de programação.

Pelo contrário, além de ser usado de forma prolífica em desenvolvimento (muitas vezes, em combinação com metodologias SCRUM), Kanban demonstrou sua utilidade em contextos onde a maior parte do volume de trabalho está operacional. O exemplo clássico é a fabricação industrial, como as fábricas da Toyota em que o método foi elaborado. Mas também o design de novos produtos e serviços em qualquer setor pode se beneficiar de sua estrutura.

Os 3 principios de kanban

Visualize tudo o que está acontecendo em determinado momento. Cada elemento e seu estado de progresso são vistos no contexto de todo o trabalho, seja um projeto ou as operações em andamento
Limite a capacidade do trabalho em andamento, ou Work In Progress (WIP). É necessário colocar um máximo na quantidade de tarefas que podem ser gerenciadas ao mesmo tempo e os limites visuais do quadro ajudam a perceber fisicamente essa limitação de máximos. Por exemplo, se uma unidade de controle de qualidade pode gerenciar um máximo de 5 itens de rolamento, não pode aceitar o sexto item até que ele termine com um dos cinco anteriores.

Pode não ser muito intuitivo, mas a limitação do WIP consiste precisamente em visualizar os estrangulamentos para priorizar o trabalho nessas áreas e para poder concentrar recursos na resolução deles.

Melhorar a continuidade do trabalho. Assim que um elemento for concluído, outra tarefa do backlog é Para isso, é essencial que o backlog seja devidamente gerenciado, priorizado e categorizado.

Quando Kanban deve ser usado?

Existem quatro situações em que o Kanban deve ser usado:

Existem quatro situações em que é conveniente usar Kanban:
Em ambientes operacionais cujas prioridades mudam muito frequentemente
Quando as mudanças nos requisitos podem ser introduzidas a qualquer momento
Quando as unidades de trabalho são tarefas independentes
Quando a otimização incremental de um processo existente é prosseguida

Quais são as vantagens de Kanban?

Transparência máxima
Entrega contínua
Igualar a capacidade da equipe com o trabalho em andamento
Concentração na duração do ciclo (quanto tempo leva uma tarefa para ir do backlog a ser completado)
Permite atribuir diferentes máximos WIP aos estádios sucessivos e redirecionar o trabalho para melhorar o tempo de entrega.

Com relação a este último ponto, por exemplo, em uma equipe de programação é muito normal ter quatro estados: To Do, In Progress, Code Review e Finalizado. Atribuir um máximo de 2 tarefas à Revisão de Código implica que imediatamente mais tarefas In Progress não podem ser assumidas, então os programadores terão que gastar tempo revisando o código, uma tarefa desagradável que geralmente deixam para o fim. Isso evita o gargalo de todo o código que está sendo escrito, mas sem verificar. Se você adicionar dinâmica de equipamentos e comunicação imediata ao quadro, os benefícios são muito claros.

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A palavra produtividade nunca esteve tão em moda quanto hoje em dia e ela é um ponto de extrema importância quando o assunto envolve a competição acirrada em um mercado com tantos concorrentes.

Mas ao contrário do que muitas pessoas pensam a produtividade não está relacionada apenas a produzir maiores quantidades de produtos ou atender mais clientes. Produtividade hoje envolve eficiência e para alcançá-la é preciso investir em inovações tecnológicas para garantir a qualidade do atendimento e produtos otimizando os processos. É o famoso fazer mais, com menos e sem perder a qualidade. Uma tarefa difícil, mas perfeitamente possível de ser alcançada se foram utilizados os recursos corretos.

1. Fluxo de trabalho

Antes mesmo de definir metas de aumento de produtividade é preciso conhecer o funcionamento real da empresa, o seu fluxo de trabalho, para identificar os setores mais sobrecarregados, aqueles que possuem folga de tempo e funcionários e encontrar os gargalos do processo de produção.

O fluxo de trabalho é a sequencia do processo de trabalho, ou seja, o processo pelo qual cada nova atividade precisa passar até a sua conclusão. Esse processo pode passar por diversas pessoas e setores de uma mesma empresa e por isso é extremamente importante estabelecer regras e criar mecanismos de automação de tarefas que permitem o ganho de tempo e evitam o retrabalho. Quanto mais enxuto for o fluxo de trabalho, melhor será sua eficiência.

Existem algumas formas de avaliar se o fluxo de trabalho da sua empresa é eficiente e para isso você pode utilizar alguns indicadores simples, que servirão de alerta se começarem a desandar.

Comparar o que foi planejado com o que foi efetivamente executado – Se a empresa conseguir realizar mais do que 75% do que foi planejado, pode ser considerado que o fluxo de trabalho é eficiente;
Medir a quantidade de horas dedicadas a cada atividade – É possível descobrir qual é o tempo ideal para realização de cada tarefa e assim identificar possibilidades de reduzir o tempo sem perder qualidade;
Mensurar o retrabalho – pode ser causado por diversos fatores, mas as consequências sempre impactarão a produtividade. É preciso identificar o motivo dos erros e ajustar os processos para reduzir o retrabalho na empresa.

Existem muitas dicas e técnicas que auxiliam no aumento da produtividade da sua empresa e vamos falar de algumas.

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2. Técnica Pomodoro

Essa técnica é baseada na ideia de fluxo de trabalho dividido em blocos pequenos (de 25 minutos, chamados de pomodoros) que permite aumentar a concentração e dá mais agilidade ao cérebro. O primeiro passo para a aplicação dessa técnica é a criação de uma lista com as tarefas pendentes. É preciso utilizar um cronômetro, ou despertador, timer, que possa marcar o tempo de 25 minutos. Eleja uma das tarefas da lista e trabalhe durante os 25 minutos marcados no cronômetro sem qualquer tipo de interrupção (nada de redes sociais ou mensagens no celular). Quando o despertador tocar pare e faça uma pausa de 5 minutos na qual é indicado que você se levante, ande um pouco, tome um copo de água, por exemplo. Após a pausa de 5 minutos retome o trabalho por mais um pomodoro (25 minutos). E a cada quatro pomodoros faça uma pausa mais longa, de cerca de 30 minutos, antes de retornar ao trabalho. Após finalizar uma tarefa da sua lista, risque-a para marcar como terminada.

Essa técnica é interessante para garantir o foco no trabalho ou estudo, mas principalmente pode ser utilizada como uma ferramenta de planejamento, pois com o tempo você conseguirá identificar quantos pomodoros gasta para realizar determinada tarefa e assim poderá planejar melhor a utilização do seu tempo.

É possível ainda fazer adaptações ao método, mas é preciso manter a ideia principal que é o foco total em uma única atividade durante um período e fazer intervalos entre os pomodoros.

3. Sistema de Gestão ERP

É uma ferramenta que auxilia muito as empresas na gestão empresarial, sendo um grande diferencial para os pequenos e médios empreendimentos na superação de desafios e obstáculos do dia-a-dia. O sistema ERP permite a total integração de atividades da empresa essenciais para o seu bom funcionamento como controle de estoques, sistema de vendas, emissão de notas fiscais, pagamentos de impostos e controle de fluxo de caixa. O sistema de gestão empresarial ainda reúne todas as informações sobre a empresa e gera relatórios sobre a sua situação atual e futura ajudando os gestores nas tomadas de decisões importantes.

4. Sistema de Gestão de Projetos

A gestão de projetos é essencial para a ampliação da capacidade produtiva da empresa e com a sua utilização haverá mais foco e controle nos serviços oferecidos aos clientes. Um bom software de gestão de projetos permite a criação de listas de tarefas de maneira simples e a possibilidade de gerenciá-las, demonstra o andamento dos projetos para que todos os envolvidos possam acompanhar e verificar o seu empenho e o da sua equipe de trabalho. Além disso, realiza medições de tempo de execução das tarefas, compara as atividades previstas e realizadas fornecendo um cronograma atualizado para administração dos recursos humanos da empresa. O gestor de projetos irá acompanhar as etapas dos projetos e monitorar o andamento dos mesmos, gerenciando custos, prazos de entrega e dificuldades apresentadas pela equipe. O sistema de gerenciamento de projetos auxilia muito as empresas a manterem cronogramas em dia e entregarem serviços de qualidade com mais organização e produtividade.

Seguindo essas dicas sua empresa conseguirá aumentar a produtividade e a lucratividade, mantendo a qualidade dos serviços e produtos oferecidos. Não perca tempo e coloque em prática essas ideias.