5 motivos por los que debes integrar tu ERP con un software PPM

Los ERP (Enterprise Resource Planning) son la categoría más amplia y compleja del software empresarial. Al estar orientados a la gestión de todo tipo de recursos, tienen que convivir con soluciones más especializadas, como los sistemas PPM (Project Portfolio Management). En este artículo compartimos las reglas de juego entre ambas herramientas y los consejos para que la integración salga bien.

En ITM Platform seguimos recibiendo peticiones de integración de clientes cuyo ERP es el corazón de su pila financiera y operativa. En el ejemplo que viene a continuación explicamos cómo un sistema PPM y un ERP pueden convivir de forma productiva.

Por qué ERP y PPM deben convivir: una historia habitual

Una gran agencia de venta de entradas contrata a un business controller para que lleve a cabo una evaluación de los procesos internos de la compañía. Su misión es proponer mejoras orientadas a resolver las discrepancias de datos entre el departamento financiero y las divisiones comerciales. Son asuntos con calado político, porque afectan a cuestiones tan sensibles como el cálculo del bonus de fin de año.

Desde el primer momento, el experto sospecha que el problema está en el software empresarial que utiliza la compañía o, mejor dicho, en la falta de coordinación entre las distintas herramientas de gestión adoptadas en cada área, en una organización donde no existe una figura clara de CIO.

Un ERP con información duplicada es un mal ERP

Nuestro business controller descubre que nadie se ha molestado en definir los flujos de información entre el ERP (una versión muy personalizada de SAP) y el sistema de gestión de portafolio de proyectos de la compañía. La consecuencia es un conjunto de procesos paralelos con resultados divergentes cuyo origen resulta difícil de rastrear. El ERP, sencillamente, no logra capturar la complejidad de la estructura de costes de un proyecto, donde conviven estimaciones de gasto, facturas reales, costes calculados de horas internas y externas, y horas reportadas y aprobadas.

A partir de ese momento se toma una decisión: que el sistema PPM, orientado a la generación de negocio, sea el punto de entrada de toda la información relacionada con los proyectos de la organización, de manera que los datos financieros de proyecto del PPM manden sobre el ERP y desaparezcan las discrepancias.

Este ejemplo es típico de cualquier integración entre un ERP y un software de gestión de proyectos. Como norma general, conviene dar al sistema PPM la autonomía suficiente para sostener la solvencia operativa de los proyectos.

5 claves para integrar con éxito un ERP y un sistema PPM

Aunque cada empresa tendrá casos de uso y necesidades específicas, hay algunas recomendaciones claras para integrar con éxito un ERP con un sistema PPM.

1. Deja que cada sistema haga su trabajo. La integración de datos debe limitarse a lo estrictamente operativo. No es aconsejable diseñar una integración que acabe generando aún más complejidad. Persigue tres objetivos básicos: evitar el trabajo duplicado, evitar la divergencia de datos y favorecer la transparencia.
2. Comparte solo la información necesaria. En un entorno corporativo no puede haber cajas negras, pero conviene ser cuidadoso con el volumen de información que se comparte. Cuando la transparencia es total, el ruido informativo puede ser muy elevado, con un coste de productividad igualmente alto. Por eso suele recomendarse enviar al ERP solo los datos de proyecto estrictamente necesarios para las tareas de administración y control financiero.
3. Elige un PPM flexible. Muchos sistemas PPM solo envían información agregada sobre los costes de proyecto, lo que complica imputar esos costes a partidas concretas. ITM Platform, en cambio, puede enviar la información con la granularidad que necesites gracias a su API REST abierta y a sus extensiones estándar y personalizadas, que reaccionan ante eventos (un cambio de estado, una actualización de compra) y desencadenan acciones en tu ERP, CRM o cualquier otra aplicación.
4. No esclavices a tus jefes de proyecto obligándoles a adoptar el módulo de proyectos del ERP. La mejor forma de integrar ERP y PPM es dejar que el ERP se ocupe de la administración y que el PPM gestione la complejidad y la flexibilidad que exige cualquier proyecto.
5. Fomenta la colaboración en los proyectos y la estandarización en el ERP. Más allá de la integración de datos, toda integración tecnológica debe abordar la gestión humana y del cambio. Los procedimientos que diseñes deben dejar margen de maniobra a los expertos de proyecto, aprovechando las funciones de comunicación y colaboración en equipo del PPM. El ERP, por su parte, suele imponer procedimientos más rígidos, estandarizados y de obligado cumplimiento.

¿Qué apartados de un proyecto cubre el ERP?

A la hora de mapear los sistemas de información y los flujos de datos sobre los que se apoya un entorno empresarial, es fundamental saber de antemano qué áreas están conectadas y dónde pueden solaparse las plataformas.

Hay cuatro puntos en los que la capa de control administrativo del ERP entra en contacto con los proyectos:

• Costes
• Recursos humanos y nóminas
• Gestión de proveedores
• CRM

En todas estas áreas es crítico diseñar flujos automáticos desde el sistema de gestión de portafolio hacia el ERP, definiendo en cada caso la granularidad necesaria y evitando datos inválidos, como que el coste estimado de una tarea se contabilice como cifra real. En ITM Platform, la gestión de compras mantiene claramente separados los importes previstos y los reales, lo que facilita enviar al ERP los valores correctos y solo esos.

¿Qué no puede hacer un ERP?

La percepción del ERP como una máquina de gestión empresarial universal, apta para cualquier tipo de actividad, puede pasar una factura considerable a la salud de los proyectos corporativos.

Estas son algunas áreas en las que un ERP no llega a los estándares operativos que exige un software de gestión de portafolio:

• Planificación de recursos: aunque el ERP pueda calcular y administrar los pagos a los recursos, solo un PPM tiene la flexibilidad necesaria para planificar los recursos y adaptarse al trabajo entregado a medida que se produce.
• Metodología de proyectos: las herramientas PPM están diseñadas para configurarse a prácticamente cualquier metodología de proyecto. En el caso de ITM Platform, el alcance funcional reúne en un único sitio los datos financieros y de esfuerzo, la planificación y gestión de riesgos, los objetivos de negocio, la documentación y los entregables.
• Gestión de tareas y acceso de los miembros del equipo: el contenido del trabajo es difícil de gestionar desde un ERP. Por lo general, el número de miembros del equipo de proyecto con acceso al entorno, así como las funciones colaborativas disponibles, es limitado.
• Vista de portafolio: los sistemas PPM cuentan con indicadores y métricas de proyecto y portafolio prediseñados que ofrecen una imagen en tiempo real del avance, además de admitir informes personalizados y exportables. Conseguir una vista similar desde un ERP suele exigir un enorme esfuerzo de configuración y cientos de horas de consultoría, mientras que con ITM Platform es cuestión de pocas semanas.

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