Empresas de todo el mundo están operando de forma remota por primera vez. Si trabaja en una industria donde el trabajo en equipo es crucial, la necesidad repentina de trabajar desde casa no tiene que ser una dificultad. Hay oportunidades –y desafíos- en trabajar fuera de una oficina tradicional.

Definiremos qué son los equipos remotos, exploramos ventajas y desventajas y cómo trabajar con éxito desde casa.

En primer lugar,¿Qué son los equipos remotos?

La mejor manera de entender los equipos remotos es pensar en ellos como pequeños grupos de personas que están comprometidos con la consecución de objetivos específicos de la empresa.

A menudo trabajan para la misma empresa y responden al mismo jefe, pero viven en diferentes ciudades o incluso países. Los equipos remotos son similares a los virtuales, pues ambos se ocupan de oportunidades y desafíos muy similares. Sin embargo, se diferencian en que los miembros del equipo virtual responden a diferentes gerentes mientras trabajan juntos en el mismo proyecto.

Ventajas de trabajar desde casa

Mucha gente está descubriendo las grandes ventajas de trabajar desde casa. También sus empresas. Un equipo virtual de proyectos es ventajoso en muchos aspectos:

    • Mejoras en el equilibrio entre la vida personal y laboral del empleado
    • No se pierde tiempo en viajar
    • Horas de trabajo flexibles
    • La colaboración de proyectos y el intercambio de archivos es fácil ahora
    • Incremento generalizado de la eficiencia de los empleados
    • Satisfacción de los empleados
    • Más oportunidades de contratar y retener al mejor talento

Si bien es evidente que atraer trabajadores virtuales para un proyecto de equipo es una gran idea, también es importante evitar caer en trampas generales. Si se consiguen superar estos obstáculos, trabajar desde casa integrado en equipo de proyectos será una buena idea.

Las “desventajas”

A algunas empresas les preocupa que un equipo remoto pueda requerir mucho tiempo de adaptación y comenzar a ser productivos porque todos los miembros del equipo tienen que aprender a comunicarse eficazmente y conocerse. Sin embargo, esto no debe ser visto como “tiempo perdido”. De hecho, esto es muy beneficioso para la empresa.

Dado que la comunicación entre equipos remotos a menudo se dispersa a través de períodos de tiempo largos, los miembros del equipo aprenden a comunicarse de forma más eficiente. El resultado son empleados con mejores habilidades de comunicación y una unidad más firme. Los equipos remotos también son capaces de desarrollar vínculos más fuertes entre sí porque aprenden a conectarse entre sí en niveles más profundos.

Otra preocupación de los gerentes cuando se usan equipos remotos es que los miembros del equipo no están sincronizados debido a sus diferentes zonas horarias y horarios de trabajo. Lo que muchos no saben es que esto es realmente un factor positivo. Dado que la comunicación constante es difícil de mantener, esto ejerce presión sobre los trabajadores para que completen el trabajo a tiempo para que comience el próximo. También esto evitará futuros retrasos o confusiones.

¿Como hacer que el trabajo remoto sea un éxito?

Configurar un equipo remoto es el primer paso, pero una vez que lo tenga en marcha hay que hacerlo productivo. Hay algunos aspectos a tener en cuenta durante la fase puesta en marcha y durante el resto de su desarrollo:

1. On-boarding
No se le puede imponer el hogar como lugar de trabajo: quienquiera que opte por una colaboración profesional distante encontrará maneras de trabajar a su manera; Es cierto que la cultura corporativa suele basarse en la persuasión desde sus valores: un proceso de incorporación detallista y anclado en el branding de la organización puede hacer que empleados y consultores sientan que sus contribuciones son vitales. Si falla, pueden llegar a sentirse un apéndice innecesario y reemplazable.

Este principio otorga una importancia enorme a instrumentos comunicativos que pueden parecer secundarios. ¿Cómo se da la bienvenida a nuevos integrantes del equipo? ¿Cómo se solicitan comentarios y aportaciones? ¿Cómo se estimulan (o interrumpen) las interacciones espontáneas? Según se responda, el liderazgo de proyectos estará marcando su estilo. Por ejemplo, puede ser importante estimular el trabajo autónomo a la vez que se registran todas las aportaciones importantes.

Por ese motivo, la integración de herramientas colaborativas y de tecnología de proyectos es especialmente importante en el portafolio de soluciones de un líder de proyecto. Con el objetivo de cubrir esa necesidad, hemos diseñado ITM Platform Teambot, una aplicación para Slack que permite a nuestros usuarios gestionar su carga de trabajo en un proyecto sin salir del entorno de chat al estilo IRC que ha hecho famoso a Slack: consultar las tareas y los proyectos a los que están asignados, reportar horas y avances y enviar comentarios que quedan registrados en el propio entorno de planificación.

La combinación del poder colaborativo de Slack con las prestaciones PPM de ITM Platform es una manera excelente de mantener informados a los miembros del proyecto, multiplicando las interacciones a la vez que se garantiza que la planificación y la ejecución del proyecto están estrictamente alineada.

2. Mantener la concentración
Al trabajar desde casa, es más frecuente perder la concentración que trabajando desde la oficina. No importa lo entregado que esté un trabajador con un proyecto, ya que concentrarse puede seguir siendo un reto. Por eso, se debe evitar esta situación siendo extremadamente profesional en lo que se refiere al trabajo, excepcionalmente organizado y comprendiendo el papel que se tiene dentro del grupo. Todo ello ayudará a mantener la concentración en el proyecto evitando así malentendidos y frustraciones.

3. Ser Flexible
A día de hoy, el mundo virtual se extiende de forma global y todo aquel que haya trabajado en un grupo virtual sabe de qué hablamos. Aunque el proyecto se encuentre en las etapas de planificación, hay que seguir siendo profesional. Hable de forma profesional y utilice un lenguaje técnico y preciso (sea el idioma que sea) en todas las comunicaciones escritas.

4. Disponer de las herramientas adecuadas
Todos los miembros de un proyecto deben tener acceso a la tecnología adecuada para poder realizar su trabajo, tal como métodos de encuestas o las contraseñas de la empresa.

Los proyectos remotos dependen, casi en exclusividad, de estos accesos para poder finalizar. Normalmente, las empresas crean contraseñas protegidas para cada empleado de tal modo que, si un empleado actúa de forma incorrecta, la empresa sabrá dónde se ha producido esa brecha. Asegúrese de mantener segura su información confidencial, úsela únicamente cuando trabaje en proyectos y no actúe de forma que haga que alguien cuestione su integridad. Contribuya a que los equipos remotos de proyectos funcionen como si su jefe le estuviera observando en una oficina.

Evita las comunicaciones digitales desordenadas. Los correos electrónicos, aunque importantes, se están convirtiendo en cosa del pasado cuando se trata de organizar y comunicarse con su equipo. Con diferentes zonas horarias y ubicaciones, las cadenas de correo electrónico continuas se vuelven difíciles de administrar. Mantenga la productividad aprovechando un software de gestión de proyectos como ITM Platform. De esta manera, podrá priorizar lo que es mejor para su negocio, controlar las tareas del proyecto y las finanzas, y usar información en tiempo real para informar sobre cómo funcionan los proyectos.

5. Unir al equipo
Por último, debe pensar en maneras de fortalecer las relaciones personales. A menudo, los equipos remotos organizan encuentros para aquellos que viven cerca. Si no es posible, considere crear grupos de redes sociales a través de Twitter o Facebook. Esto permite a los compañeros de trabajo compartir memes divertidos, gifs o videos; todas las ideas simples para ayudar a fortalecer el vínculo entre los equipos remotos. ¿Por qué no una hora feliz virtual?

Si está interesado en crear su propio equipo remoto o administrar correctamente el que tiene actualmente, regístrese para obtener una prueba gratuita con ITM Platform. Nuestro equipo está aquí para ayudarle en cada paso del camino.

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