red de redes sociales y comunicación global, manos usando computadoras de escritorio, smartphones y tablets con flujos de datos y avatares de usuarios rodeados de globosEn los equipos de trabajo actuales es cada vez más frecuente que cada uno de los miembros se encuentre un lugar diferente del mundo, separados por miles de kilómetros. Y la distancia a veces nos conduce a situaciones de mal interpretación, etc. Por lo que conviene conocer estos consejos para que la comunicación en los equipos virtuales sea productiva.

En la mayoría de los proyectos es necesaria la participación de un equipo multidisciplinar en el que los integrantes tengan formación específica en diferentes ámbitos, nos encontramos con situaciones que hace unos años eran imposibles.

Por ejemplo, una tarea debe ser comenzada por una persona en un país, supervisada o continuada por otra persona que se encuentra a miles de kilómetros de distancia y, posteriormente aplicada en una tercera localización, probablemente muy alejada de las dos anteriores.

Cada vez son más las empresas que utilizan estas nuevas formas de trabajar, en remoto, por las amplias ventajas que suponen, tanto para los empresarios, como para los trabajadores y la productividad (https://www.itmplatform.com/es/blog/claves-de-exito-del-trabajo-remoto-una-alternativa-cada-vez-mas-generalizada/).

Sin embargo, para los gestores de proyectos esta nueva manera de trabajar puede suponer un reto, no solamente en cuanto a la gestión del proyecto sino también en cuanto a la manera de mantener una adecuada comunicación entre todos los integrantes del equipo.

A continuación, os damos unos consejos para mejorar la comunicación en los equipos de trabajo remoto.

Que nadie se separe del correo electrónico

Para que la comunicación sea efectiva es necesario buscar algún medio de contacto que pueda ser consultado en cualquier parte del mundo por todos los miembros del equipo, independientemente del huso horario en el que se encuentren.

Si las diferencias horarias son grandes, pueden hacer inviable algunos medios de comunicación aparentemente más directos, como puede ser el teléfono o la videoconferencia. Conseguir sincronizar a personas con horarios muy diferentes puede ser prácticamente imposible.

Sin embargo, el correo electrónico queda en la bandeja de entrada y puede ser leído en cualquier momento.

Por otra parte, para evitar retrasos en el trabajo, es necesario que todos los miembros del equipo estén permanentemente conectados a su correo electrónico, de tal forma que en cuanto se encuentren disponibles, lean los mensajes y se mantengan actualizados.

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Sé flexible con las diferencias culturales: concede el beneficio de la duda

Si el equipo está integrado por personas de diferentes países o culturas, probablemente algunas de ellas tengan ciertas dificultades de expresión en el idioma que se utiliza para la comunicación. Esto puede generar algunos mensajes ambiguos o confusos.

Del mismo modo, el lenguaje no verbal o algunas actitudes pueden malinterpretarse y llevar a error, cuando en realidad simplemente se trata de diferencias culturales.

Por poner un ejemplo, en los países del mundo árabe o en algunas zonas de China se considera que eructar al terminar la comida es un gesto de buena educación y de agradecimiento hacia el anfitrión, expresando satisfacción por los platos degustados. Sin embargo, en nuestra cultura, se considera vulgar y de mala educación.

Por ello y, en caso de duda, es preferible pensar siempre en positivo, asumir que las actitudes peculiares obedecen a diferencias idiomáticas o culturales y no pensar que tras estos comportamientos se esconde la mala intención.

Sobre-comunica, mejor pasarse que quedarse corto

Especialmente al principio, cuando todavía no conozcas completamente a los miembros del equipo, es preferible comunicarse en exceso que quedarse corto.

En ocasiones es difícil comprender exactamente hacia dónde estamos yendo o lo que estamos construyendo. Hacer preguntas de manera permanente ayuda a que todos caminemos en la misma dirección.

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De nuevo se resalta la importancia de una comunicación eficaz y permanente mediante correo electrónico o plataformas que permitan mantener en contacto a todos los integrantes del equipo.

Exprésate de manera positiva, sin ambigüedades

Si el principal medio de comunicación va a ser el correo electrónico, evita los dobles sentidos y las ambigüedades que aparecen en el lenguaje escrito. Un comentario irónico o sarcástico en el lenguaje natural puede ser fácilmente detectado al acompañarse de entonación o lenguaje no verbal. Sin embargo, el mismo comentario puesto por escrito puede ser malinterpretado como una ofensa o herir los sentimientos de quien recibe el mensaje.

Por tanto, la solución más sencilla es expresarse de manera directa, transmitiendo el mensaje sin dar lugar a ambigüedades.

Si queremos añadir al mensaje un tono emocional o afectivo, debemos resaltar los aspectos positivos, transmitiéndolos de manera directa y pudiendo apoyarnos en el uso de emoticonos o expresiones que transmitan, sin lugar a dudas, actitudes positivas.

De esta manera podemos sustituir, aunque sea parcialmente, la transmisión de sentimientos positivos que se pierde al no existir una comunicación en persona. Aunque pueda parecer que nuestra comunicación resulta menos profesional, si se mantienen dentro de unos límites, estas sensaciones son importantes, pues favorecen la buena relación y un cierto grado de complicidad entre los integrantes del equipo.

Ofrece sugerencias, no críticas

Del mismo modo que en los demás aspectos tratados, no tener una relación directa cara a cara puede suponer un problema a la hora de comentar los resultados del trabajo de los integrantes del equipo. Por ello, uno “no me gusta” directo puede enturbiar no solamente el trabajo presente sino la relación futura entre los miembros del equipo.

Por ello, se deben sustituir las meras críticas que se centran en lo negativo por críticas constructivas, consiguiendo así sustituir los fallos actuales por aciertos, ofreciendo alternativas y manteniendo una actitud abierta hacia las nuevas propuestas.

Del mismo modo, no todas las críticas tienen por qué ser negativas. También se pueden comentar los aspectos positivos del trabajo realizado por los compañeros, consiguiendo así una retroalimentación positiva que genere optimismo de cara a afrontar las siguientes tareas.

Un consejo. Cuando quieras expresar algo positivo, hazlo en el momento, en caliente. Así darás rienda suelta a los sentimientos y a la afectividad que te produce la satisfacción de un buen resultado. Sin embargo, cuando tengas que expresar una crítica o un comentario negativo, no lo hagas en el primer momento, deja que se enfríe. De esta manera, sabrás poner el problema o el error en su contexto y expresarás una crítica constructiva que vaya más allá de la reacción inicial de enfado o molestia.

Asegúrate de que todo el mundo tiene asignadas varias tareas.

Si alguna tarea queda atascada en un cuello de botella porque alguien no responde a los emails o porque el encargado de realizarla no sabe cómo continuar y necesita consejo, la espera genera frustración a los miembros del equipo que no pueden continuar con su tarea.

Además, el tiempo que están esperando a una solución que tarda en llegar, es tiempo perdido, que se podría haber dedicado a otras tareas.

La manera de solucionar este problema consiste en asignar a cada trabajador o grupo una lista de tareas ordenada según prioridades, de tal forma que, en caso de que alguna de ellas se encuentra bloqueada, pueden saltar a la siguiente y aprovechen el tiempo hasta que exista una solución para la tarea bloqueada.

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