Una empresa, una asociación, un grupo de trabajo... están constituidos por personas, y la comunicación entre ellas es esencial para la buena relación entre los miembros del equipo y para conseguir alcanzar los objetivos de los proyectos.
La gestión de la comunicación (communication management) se refiere a un plan sistemático para implementar y monitorizar los canales y contenidos de la comunicación de una empresa, tanto en el ámbito interno entre sus integrantes, como en el ámbito externo con otras empresas u organismos.
Una buena comunicación es un aspecto clave para el éxito de la empresa.
Las 5 W de la gestión de las comunicaciones
En el ámbito anglosajón se utilizan las 5 W como regla memotécnica para recordar los aspectos cruciales de la comunicación. Éstos deben ser supervisados por el Project Manager para conseguir el éxito en la gestión de la comunicación.
Éstas son las 5 W:
- ¿Qué información es esencial para proyecto? (What information?)
- ¿Quién requiere la información? (Who needs it?)
- ¿Cuándo se necesita recibir esta información? (When is the information needed?)
- ¿En qué formato se debería facilitar esta información (What is the format of the information?)
- ¿Quién debe ser el responsable de transmitir la información? (Who will be responsible for transmitting the information?)
Leer también ¡La comunicación: Clave del éxito para el Project Manager!
Comunicación escrita
Es el método de comunicación más utilizado actualmente en las empresas, tanto internamente entre los miembros de un equipo de trabajo, como entre los diferentes cargos de una empresa y con empresas externas. El canal empleado con mayor frecuencia es el correo electrónico.
Una ventaja fundamental de este sistema de comunicación, es que permite poner en contacto a personas que vivan en cualquier lugar del mundo, sin necesidad de estar pendiente de diferencias horarias.
Además queda constancia de todo lo que se ha dicho, por lo que se puede recuperar la información en cualquier momento.
Como inconvenientes, se podría señalar la frialdad o carencia de emociones de este sistema de comunicación. Precisamente por ello, la posibilidad de aparición de malentendidos es mayor que con otros métodos de comunicación más directos. También es posible que aparezca la sensación de que la comunicación es insuficiente.
Por otra parte, la pauta de comunicación más utilizada para conocer las actividades de cada trabajador es la redacción de un informe periódico, que habitualmente es semanal y se envía por correo electrónico. En él, no solamente se debe incluir el trabajo realizado durante la semana, sino los planes para la semana siguiente e información que se considere necesaria para el resto de los integrantes del equipo.
Lo ideal sería que la propia empresa o el Project Manager encargado del proyecto elaboren una plantilla con una serie de campos de interés que deban ser cumplimentados por todos los trabajadores. Así se garantiza la homogeneidad en la comunicación y que los informes den respuesta a las principales preguntas que se pueden plantear.
Comunicación oral
Es la más directa, especialmente si se puede realizar en persona. La comunicación se enriquece con la entonación y, en caso de acompañarse de imagen, de la comunicación no verbal. Así se introducen nuevos matices en la comunicación que permiten la aparición de una cierta complicidad y generan un clima de confianza que contribuyen a mejorar el ámbito de trabajo.
Como inconvenientes encontramos precisamente las ventajas de la comunicación escrita. La comunicación oral requiere el contacto directo entre las personas, bien en persona, bien a través de un ordenador mediante sistemas de comunicación online. En ambos casos es necesario que las personas se encuentran en contacto en un determinado momento, con los problemas de compatibilidad con otras tareas o con horarios diferentes en casos de encontrarse en países lejanos.
Comunicación no verbal
Añade otro matiz que enriquece a la comunicación oral aunque, como se ha señalado, requiere de la presencia física de todas las personas que participan en la comunicación, bien personalmente o bien mediante el uso de programas informáticos.
Escucha activa
Se produce cuando la persona que recibe el mensaje presta atención a la información, la interpreta y la recuerda. Estos son 3 consejos que permiten realizarla adecuadamente.
- Mantener el contacto visual. Se trata de un detalle que puede parecer anecdótico pero que es tremendamente importante. El contacto visual permite demostrar a nuestro interlocutor que toda nuestra atención se encuentra focalizada en sus palabras. Por otra parte, nos permite conocer los sentimientos que está teniendo durante la conversación, aportándonos una información adicional.
- Asegurarse de que todo queda claro. Es posible que sea necesario realizar preguntas para clarificar los conceptos. El simple hecho de realizarlas indica que se ha prestado atención a lo que se ha dicho. La respuesta obtenida a esas preguntas soluciona dudas y garantiza que la comunicación ha sido efectiva.
- Evitar usar gestos que puedan producir distracciones o sean incómodos. Si la atención está centrada en lo que se está diciendo, no tiene sentido estar realizando otras acciones al mismo tiempo. Generar un clima de confianza y de concentración permitirá que nuestro interlocutor se exprese mejor y el tiempo dedicado a la comunicación sea más eficiente.
Retroalimentación constructiva
Es lo que falla con mayor frecuencia. No basta con que exista retroalimentación, sino que está todo ser constructiva. En muchas ocasiones la retroalimentación se convierte más en una crítica que en una sugerencia, con lo que no se produce una mejora en la siguiente tarea, sino que simplemente se genera mal ambiente.
Si quieres que tu empresa destaque por una comunicación dinámica y sencilla, de desarrollar tu trabajo con el uso de soluciones informáticas que así lo permitan. Lo mejor sería utilizar sistemas de comunicación en la nube que permitan compartir archivos y trabajar sobre ellos en tiempo real a personas situadas en cualquier lugar del mundo, simplemente con que dispongan de un ordenador y una conexión a Internet.
ITM Platform cumple con todas estas premisas, pruébala y verás cómo la comunicación de tu empresa pasa a ser más sencilla y eficiente.
Si le gustó este artículo también le podría interesar:
Gestión de costes de proyectos: ¿Por qué es tan importante?
Claves del éxito del trabajo remoto: Una alternativa cada vez más generalizada
Cómo lanzar tu propia empresa y no perecer en el intento
Juan Delgado-Blogger ITM Platform