Un empresario con tres pares de armas, levita herramientas, gráficos, sobres, relojes, bombillas,El correo electrónico es una herramienta que se ha mostrado ineficaz para gestionar los proyectos. Para cada asunto que se desea tratar se debe iniciar una conversación nueva, añadir en ella a los participantes que se desea que se mantenga informados y posteriormente ir respondiendo en el mismo hilo.

Habitualmente, algún usuario olvida el hilo corresponde para tratar cada tema y se entremezcla conversaciones, con la consiguiente pérdida de información para aquellos usuarios que no se encuentran incluidos en todas ellas.

Además, resulta bastante complicado recuperar la información cuando se desea. Esto implica una pérdida de tiempo en buscar información o bien una pérdida de ésta por no dedicar tiempo a su búsqueda. En ambos casos, existe una merma de la productividad y un riesgo incrementado de entregar trabajos fuera de plazo o con menor calidad.

En resumen, ¿cuáles son los inconvenientes de utilizar el correo electrónico para la gestión de proyecto?

Ausencia de herramientas adecuadas de búsqueda y clasificación

Aunque los sistemas de correo electrónico incorporan herramientas de búsqueda que permiten localizar correos electrónicos a partir de campos específicos (personas que participan en la conversación, fecha, asunto o palabras clave) esto solamente consigue acotar la búsqueda pero no necesariamente encontrar la conversación deseada.

Por ejemplo, es posible que una persona se encuentre participando en varios proyectos simultáneamente. En tal caso, identificar los correos electrónicos en los que ha participado una determinada persona permitirá acotar la búsqueda a todas las áreas en las que se encuentra implicada esta persona, pero no solamente a una de ellas.

Por otro lado, la búsqueda por asuntos tampoco es demasiado eficiente, dado que una misma tarea se puede desarrollar en varios hilos, cada uno de ellos con un nombre de asunto distinto. Meses después probablemente será imposible localizar una determinada conversación.

Una manera de ahorrar tiempo, aumentar la productividad y asegurarnos de que podemos recuperar la información rápidamente es utilizar una solución informática que permita una adecuada clasificación de las conversaciones en función del proyecto o tarea a la que correspondan.

El caos domina los grupos grandes

Si envías un email informativo a un número elevado de personas, lo más probable es que todos ellos respondan al grupo e introduzcan y ligeras variaciones en la conversación, dando lugar a respuestas en las que se va desarrollando ese mismo tema o se va derivando hacia otros diferentes.

El resultado es una conversación enorme, con un montón de mensajes desorganizados en los que es imposible saber quién dijo cada cosa en qué momento. Imagina algo parecido a lo que sucedería si utilizáramos un grupo de WhatsApp para gestionar los asuntos de empresa.

Las aplicaciones de mensajería nos son muy útiles en nuestras actividades de ocio, pero sin embargo no se nos ocurre llevarlas al ámbito de la empresa. ¿Por qué seguimos utilizando el correo electrónico?

El email no permite el trabajo colaborativo

Actualmente, existen soluciones informáticas en la nube que permiten editar un mismo documento por diferentes individuos. Esta edición se produce en tiempo real, de tal forma que si uno de ellos introduce alguna modificación, cualquier otro colaborador podrá observar estos cambios, aceptarlos, rechazarlos o realizar sus propias modificaciones.

Esta versatilidad no es posible utilizando el correo electrónico. Mediante el email, cada persona trabaja individualmente y posteriormente se comparten los resultados, pero no existe un trabajo en equipo en tiempo real.

¿Dónde está el calendario?

A menos que dispongas de algún sistema de mensajería que te permita sincronizarlo con un calendario, lo más probable es que las citas se comuniquen en un texto escrito en un email que termina perdido en tu bandeja de entrada.

En el mejor de los casos, “solamente” tendrás que ocupar una parte adicional de tu tiempo anotar en tu calendario las reuniones y eventos a los que tienes que asistir. “Solamente”, porque también cabe la posibilidad de que olvides alguno.

Por ello, es fundamental utilizar herramientas que permitan una sincronización inmediata con el calendario para asegurarte de que asistes a todas las citas y cumples con todas sus obligaciones, al tiempo que te relajas por el hecho de no tener que estar pendiente de anotarlo todo.

Pausas e interrupciones

El correo electrónico interrumpe constantemente el flujo de trabajo. Tener que parar de hacer la tarea en la que estás ocupado para contestar un correo electrónico implica no solamente destinar un tiempo a responder, sino también volver a recuperar la concentración que se había conseguido anteriormente. Este proceso, acumulado a lo largo de las horas de trabajo del día, puede implicar mucho tiempo perdido y además conlleva un cansancio adicional: cada vez que hay una interrupción, hay que concentrarse de nuevo.

Si deseas aumentar tu productividad y tu concentración, debes trabajar sin interrupciones. Minimizar las llamadas telefónicas, el uso de servicios de mensajería instantánea y el correo electrónico es fundamental para poder trabajar adecuadamente, sacando el máximo rendimiento a cada minuto.

Disminución de la comunicación directa

Si tu equipo trabaja de manera presencial y es posible comunicarse cara a cara, prioriza esta opción. La comunicación directa es siempre mucho más rápida y evita malentendidos.

Además de con palabras también nos comunicamos con gestos, expresiones faciales y otros mecanismos de comunicación no verbal, que enriquecen la comunicación y mejoran las relaciones humanas.

En caso de equipos remotos, aunque el correo electrónico tiene la ventaja de poder comunicarse a cualquier hora del día y salvar diferencias horarias, de ser posible, busca sistemas alternativos que simulen la comunicación directa. Verás cómo ahorras tiempo y consigues una transmisión de los mensajes mucho más clara

Pese a todo lo explicado en el artículo, el correo electrónico continúa siendo una herramienta interesante y que puede aportar mucho a la gestión de proyectos. No obstante, en el mundo actual existen soluciones informáticas mucho mejores, más completas y que pueden ayudarte a aumentar la productividad de tu empresa.

Nos referimos a herramientas informáticas específicamente diseñadas para la gestión de proyectos, que dan respuesta específica a los problemas que el correo electrónico no puede resolver.

Un ejemplo de este tipo de herramientas es ITM Platform, que además de por la diversidad de utilidades informáticas que presenta, destaca por su bajo coste y por la posibilidad de adaptar sus funciones a las necesidades concretas de tu empresa.

aplicación celular, ITM Platform

Con ITM Platform podrás clasificar las conversaciones en función de las tareas que está realizando cada grupo, para que todos los proyectos se encuentren ordenados. Además, disfrutarás de herramientas que permitirán trabajar en equipo de manera cómoda, sincronizada y fiable: trabajo colaborativo en la nube, calendarios accesibles para todos los implicados en el proyecto…

Te invitamos a que pruebes hoy mismo nuestra demo: https://www.itmplatform.com/es/sesiones-de-demostracion/ 

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