En ITM Platform a menudo escuchamos a los profesionales de PMO decir, "nuestro nivel de madurez es demasiado bajo para PPM" o "aún no estamos listos para la gestión de proyectos". En este artículo, profundizamos en lo que realmente significa madurez en gestión de proyectos y cómo una solución de PPM es un puente y no un obstáculo para aumentar su nivel de madurez.

La gestión de portafolio de proyectos no es solo para grandes corporaciones o empresas con procesos complejos.

Independientemente del tamaño o la madurez de su operación, es posible implementar una gestión de portafolio de proyectos sencilla y eficaz. Diferentes niveles de madurez requieren diferentes prestaciones.

¿Qué es "madurez de gestión de proyectos"?

La madurez de la gestión de proyectos se refiere a lo preparada que está su empresa para ejecutar una estrategia de gestión de proyectos, programas y portafolio.

Esta madurez puede evaluarse en un amplio espectro, que va desde una evaluación individual hasta la aplicación de una evaluación formal del modelo de madurez.

Evaluación personal del nivel de madurez de su empresa

En la mayoría de los casos, las empresas identifican sus propios niveles de madurez por sí solas sin ninguna evaluación formal. Si alguna vez se ha sorprendido a sí mismo diciendo “mi compañía aún no está en ese nivel de madurez”, posiblemente su propia experiencia laboral le haya llevado a esta conclusión.

¿Ha tenido alguna vez una conversación similar a esta?

• ¿Cómo se hace el seguimiento de proyectos aquí?
• Le preguntamos al director del proyecto.
• Ya veo. ¿Y usan algún mecanismo formal o estandarizado?
• Bueno, de esta y aquella manera, pero realmente nada formal.
• Entonces, ¿cómo siguen el progreso del portafolio completo?
• Eh… nos centramos en los proyectos que están causando problemas.

... en este punto ya habrá concluido que su empresa tiene un nivel de madurez bajo y que un sistema PPM no hará más que generar confusión y frustración. Sin embargo, no tiene por qué ser siempre así.

Incluso si determinó que el nivel de madurez es bajo, puede ayudar a su organización a crecer en madurez apoyándose en el conjunto adecuado de prestaciones siempre que se apliquen en el momento adecuado.

Aplicación de un modelo de evaluación de madurez

Un modelo de evaluación es un conjunto específico de criterios definidos para cada nivel de madurez y clasifica a las empresas en sus respectivos niveles en términos de capacidad de gestión de portafolio de proyectos.

Algunos modelos tienen seis niveles, otros tienen cuatro o cinco. Pero lo más interesante son los ejes de análisis o dimensiones que se utilizan para la clasificación.

Estos son los más relevantes, explicados con ejemplos básicos:

• Procesos: Considérelos como las vías sobre las cuales fluye el trabajo. En nuestra hipotética conversación anterior, las preguntas eran relativas a los proceses. Otros ejemplos pueden ser si la empresa tiene procesos formales de gestión de recursos, gestión de riesgos, gestión de costes, gestión de programas o alineación estratégica.
  Esa es la idea. Si es fan de PMI, ya los conocerá todos.
• Personas: Los modelos de madurez tienden a poner a las personas en primer lugar y evaluar preguntas como: ¿Entiende y acepta el personal la gestión de proyectos? ¿Conocen los procesos en los que están involucrados? ¿Están habituados a trabajar en una organización orientada a proyectos en lugar de una organización funcional?
  Las personas son vitales para cualquier organización y es importante considerar el factor humano de resistencia a la hora de evaluar el modelo de madurez de su organización.
• Organización: Es donde los procesos y las personas se encuentran. Algunas preguntas sobre el modelo organizativo suelen ser: ¿Dispone su empresa de una PMO sólida (o tan siquiera una PMO)? ¿Está integrado el departamento de recursos humanos en la gestión de proyectos? ¿Es una organización basada en proyectos?

Dependiendo del modelo, comúnmente se encontrará con estos ejes más otros como por ejemplo la tecnología o el escenario competitivo.

Lo interesante es que existen modelos de evaluación que pueden ayudarle a medir objetivamente lo que ya sospechaba.

También puede utilizar esta herramienta de autoevaluación de PMO y organización que mide tres categorías: Organización, Talento y Condiciones. A cambio, recibirá un conjunto de recomendaciones basadas en los resultados que haya obtenido.

Nuestros propios hallazgos

La mayoría de las empresas con las que hemos hablado dicen encontrarse en algún lugar en el espectro de madurez media-baja / media. En general, tienden a autoevaluarse y concluir que su empresa tiene un nivel de madurez más bajo de lo que realmente tienen.

Curiosamente, esto sucede en todos los países en los que operamos, a pesar de que hay claras diferencias de madurez entre mercados. En la mayoría de los casos, esto se debe a que las empresas se miden contra su propio mercado/países y no a nivel mundial.

Por otra parte, tratando con directivos de todo el mundo, hemos observado que no hay una fuerte correlación entre el tamaño de la empresa y su madurez. La suposición general parece ser que grandes empresas son más propensas a tener una metodología sólida de PPM . Sin embargo, la madurez de gestión está más relacionada con la naturaleza del negocio que con su tamaño. Cuanto más orientado a proyectos esté el negocio, más maduras tienden a ser estas organizaciones.

¿Es esto relevante para la decisión de implementar un software PPM?

Las soluciones de gestión portafolio de proyectos deben ser lo suficientemente flexibles y escalables como para comenzar de forma discreta y crecer gradualmente, agregando con el tiempo.

Esto le permitirá crear un ecosistema de gestión consistente y sostenible, sin grandes inversiones iniciales para su empresa.

El razonamiento lógico presume que: "si mi empresa tiene un nivel de madurez PPM bajo, primero he de aumentarlo y luego implementar la herramienta". Obviamente esta es una conclusión a la que llegan aquellos que son conscientes de que existe el concepto de madurez PPM, quienes además suelen haber utilizado sistemas PPM complejos en el pasado.

Y es cierto, las implementaciones de seis a doce meses y cantidades significativas de dinero invertidas son suficientes para enfriar cualquier iniciativa, especialmente si la organización no está lista para ello.

Muchos argumentarán –sabiamente- que gastar más en herramientas que el retorno que tienen sus proyectos, es una mala idea.

Procesos y herramientas van de la mano. Implementar uno sin el otro no es realmente viable, ya que la herramienta posibilita el proceso y el proceso se transmite a través de la herramienta. La clave está en encontrar la herramienta que pueda crecer y adaptarse a su organización.

Cuidado: Cambiar desde MS Excel e email a MS Project, luego a un entorno colaborativo y desde ahí a una solución PPM, no es crecer. Es romper y recomponer los procesos, las personas y la organización a cada paso del proceso de cambio

¿Cómo apoya ITM Platform cada uno de los niveles de madurez?

La clave está en identificar la solución PPM que pueda ofrecer las prestaciones que coincidan con su nivel de madurez actual. Un software que junto a usted se adapte a su nivel de madurez a medida que su organización crece y le permita añadir o prescindir de funcionalidades de acuerdo con sus necesidades.

ITM Platform está equipado con prestaciones de adopción escalable que crecen con su organización desde cualquier nivel de madurez inicial. Es intuitivo y contribuye a una curva de aprendizaje suave y sin tensiones.

Resulta además que comenzar desde un nivel de madurez bajo en gestión de portafolio de proyectos, es un excelente punto de partida

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