La tarea de gestión de costes del proyecto es fundamental, no solamente para garantizar que el proyecto se ajusta a los objetivos planificados, sino también para asegurar su propia viabilidad.

La gestión de los costes del proyecto comienza incluso antes que él, con la estimación de los presupuestos. Durante el desarrollo de un proyecto, las tareas de gestión se centran en monitorizar y controlar los costes del proyecto para que se ajusten a lo planificado.

En este artículo nos centraremos en métodos y técnicas para estimar el plan de referencia de costes o línea de base del proyecto.

¿Qué es el plan de referencia o línea de base?

Consiste en la estimación del coste total de un proyecto tanto a nivel global como en cada una de sus fases.

Se elabora a partir de las estimaciones de coste de las diferentes tareas o proyectos menores de los que se compone el proyecto principal. Por tanto, previamente se debe realizar un plan de referencia de costes para cada tarea o subproyecto, que posteriormente se agregarán para constituir el plan de referencia global.

Suele representarse de manera gráfica y expresarse en función del tiempo. Así, se puede observar de manera intuitiva la evolución de los costes a medida que se van introduciendo las diferentes tareas y proyectos que forman parte del proyecto global. En el mismo diagrama se pueden incluir no solamente la evolución de los costes totales, sino también desglosado como ingresos y gastos previstos. De esta manera, se pueden identificar aquellas zonas con menores niveles económicos en las que puede ser necesario recibir financiación, y determinar su cuantía.

El plan de referencia de costes constituye una línea de base para los costes del proyecto y se utiliza como punto de partida para el control del presupuesto durante su ejecución. Es interesante realizar una monitorización constante de los costes del proyecto a medida que sus tareas van realizándose y así poder cuantificar la desviación con respecto a la línea de base.

En algunos modelos, la línea de base es dinámica y va modificándose durante la el desarrollo del proyecto en función de las tareas que finalmente se hayan realizado. Es posible que, por diferentes motivos, algunas de las tareas finalmente se hayan desestimado. En estos casos, una línea de base dinámica se adaptará a las circunstancias reales del proyecto.

¿Cómo estimar la línea de base

A continuación, se muestra una lista de métodos que se pueden utilizar para estimar la línea de base. Ninguno de ellos es infalible, por lo que lo más adecuado es a utilizar una combinación de varios de ellos

El juicio de expertos. En este caso, se considera experto a aquel que tiene experiencia en gestionar un proyecto de características similares al que se desea realizar. Es la metodología más sencilla pero al mismo tiempo la más imprecisa. La fiabilidad y precisión de la opinión de un experto es variable en función del grado de similitud que presenten los proyectos que gestionara anteriormente a aquel sobre el que se le pregunta. Por otro lado, puede verse sesgado por la memoria y la voluntad de colaboración de los expertos a los que se les pregunte. Por ello, solamente se debería recurrir al juicio de expertos cuando no se dispone de datos cuantitativos de proyectos anteriores similares o no se puede recurrir a otros tipos de informaciones objetivas

Estimación por analogía. Consiste en recurrir a proyectos anteriores, de los cuales se posee información cuantitativa, y utilizarlos como referencia para la estimación de los costes del proyecto actual.

Estimación paramétrica. También consiste en acudir a proyectos anteriores en busca de referencias. Sin embargo, en este caso, se hace hincapié en la cuantificación numérica, lo cual añade mayor exactitud.

Estimación ascendente. Considera que la estimación de los resultados globales es la suma de los costes parciales de cada pequeña tarea que forma parte del proyecto. Por ello, pone hincapié en la cuantificación exacta de los costes de cada pequeña acción o tarea a realizar en el proyecto y, posteriormente, estima el coste total como la suma de todos los apartados calculados.

Estimación con tres valores. Aunque aparentemente incluye un fuerte componente de subjetividad, se ha demostrado a lo largo de los años que presenta una gran exactitud. Consiste en la estimación de los costes totales a partir del promedio de tres estimaciones, una de ellas es la más optimista, la segunda es la más pesimista y la tercera es la más probable.

¿Y si existen desviaciones con respecto a la línea de base?

Lo más probable es que al llevar a la práctica el proyecto existan desviaciones sobre la línea de base. Éstas deben estar estimadas desde el comienzo del proyecto. Por ello, se deben incluir “líneas de base” de fondos “extra”, que permitan poder afrontar cualquier eventualidad con garantías de éxito

Para ello, se debe calcular el Valor Monetario Esperado, que es el resultado del producto del impacto causado por la aparición de un determinado riesgo por la probabilidad de que ocurra. Como su propio nombre indica, se calcula en unidades monetarias.

Para poder estimar representar adecuadamente todos los escenarios posibles es necesario utilizar herramientas que permitan una estimación de diferentes líneas temporales o sucesos. Un ejemplo serían las simulaciones de Montecarlo.

El Valor Monetario Esperado permitirá estimar la Reserva de Contingencia, que permitirá afrontar los riesgos previstos durante la planificación del proyecto.

Sin embargo, es posible que se presenten nuevos riesgos que no hayan sido estimados durante la planificación del proyecto. También para ellos deberá existir una reserva, a la que se da el nombre de Reserva de Gestión.

No obstante, el conocimiento de esta reserva es exclusivo de la Alta Dirección de la empresa. Así se evita que el Director del Proyecto pueda considerarla en sus planes de gestión y se disminuyen las posibilidades de tener que recurrir a ella.

¿Puedo aplicar esto en mi empresa?

Por supuesto que puedes. Para ello, ponemos a tu disposición un software líder en gestión de proyectos, que te permitirá realizar estimaciones en tiempo real de madera intuitiva y sencilla. La gestión automatizada te permitirá obtener estimaciones cuantitativas exactas dedicando muy poco tiempo. Así podrás concentrarte en que tu empresa crezca, no en realizar cálculos.

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Juan Delgado

Blogger de ITM Platform