gestión - ITM Platform | Projects, Programs & Portfolio

Aunque la colaboración sea un principio esencial para una organización moderna e innovadora, conviene recordar que no es recomendable abrazar la colaboración a toda costa. La definición de una cultura colaborativa tendrá que estar orientada a distintos parámetros específicos de cada organización.

Colaboración para PMOs: ventajas y desventajas

Si en tu organización estáis convencidos de que queréis mejorar la colaboración de proyectos,deberás asegurarte de tener claro que se trate de una colaboración orientada y encaminada hacia las metas de la organización.

Por ejemplo, la colaboración es un principio prioritario en organizaciones de innovación intensiva dedicadas al diseño de nuevos productos y servicios: cuantas más ideas se obtengan, mayor es el potencial innovador. En estos casos puede ser importante recabar inputs de todas las partes interesadas e incluso determinar un procedimiento reiterativo, mediante el cual cada fase de diseño sea sometida a una ronda de discusión abierta.
Sin embargo, en organizaciones con proyectos más predictivos, una cultura de colaboración abierta y descontrolada puede resultar perniciosa. Incluso destructiva:

Los procedimientos de validación jerárquica están relacionados proporcionalmente con el cumplimiento de plazos
La comunicación informal se apoya en las personas, no en los procesos. Por eso, las organizaciones grandes y los equipos que no consiguen retener el talento sufren especialmente cuando no consiguen combinar elementos colaborativos con procedimientos estandarizados.

1. Dirección de proyectos

Pese a los riesgos de la colaboración abierta, los riesgos de no colaborar son también altos. Un director de proyectos que no delega, no comparte información ni acepta comentarios más allá de los cauces establecidos se convierte en un cuello de botella que puede atragantar a toda la organización.

Por el contrario, entre las responsabilidades colaborativas del gerente de proyectos se encuentra el hábito de compartir conocimiento con todas las partes interesadas: miembros del equipo y ejecutivos, clientes, proveedores, o entidades públicas en el caso de licitaciones. Para no perderse en esta telaraña, es muy importante a partir de cierta complejidad determinar qué herramientas, documentos y procesos convienen para cada etapa.

2. Colaboración de proyectos

Otra ventaja de una cultura colaborativa controlada es que los miembros del equipo se puedan beneficiar del intercambio de conocimientos y del aprendizaje recíproco. De nuevo, se trata de un aspecto muy importante cuando el proyecto presenta incógnitas o problemas nuevos que resolver.
Algunas prácticas para que las ideas fluyan:

Utilizar espacios diáfanos y sin despachos
Emplear herramientas de conversación igualmente diáfanas: en lugar del email, un servicio de chat por canales como Slack, por ejemplo
Adoptar herramientas SaaS, de manera que los discos duros del equipo no se conviertan en cajas negras

3. Cómo combinar comunicación cerrada y procedimientos estandarizados

Por desgracia, actualmente no basta solo con ser productivos y ejecutar una lista de tareas dentro de un proyecto. Realmente, nos encontramos con muchas aplicaciones basadas en una distribución atemporal de actividades o la check-list aproach, que, aunque son muy válidas para ciertas funciones, no sirven para la ejecución y planificación de proyectos profesionales. Lo más difícil en estos casos es conseguir el justo equilibrio entre colaboración e información controlada.

ITM Platform Teambot es una aplicación para Slack que permite, precisamente, agilizar la colaboración mediante el chat de mensajería que ha llevado un robot a marte a la vez que se incorporan las fortalezas de una herramienta de planificación de la capacidad de ITM Platform. Mientras que Slack pone la dimensión colaborativa, ITM Platform pone el control.

De hecho, ITM Platform Teambot , sido creado para todos los miembros del equipo, es la forma más cómoda que existe para utilizar ITM Platform:

recuerda el trabajo que queda pendiente
facilita los procesos de reporte

Ventajas de Teambot:

Teambot es la única aplicación de project management en Slack que, además de permitirte consultar información, te ofrece la posibilidad de utilizar una metodología ágil y predictiva en un mismo portafolio integrado
Comparte conocimiento y coopera en organizaciones que integren diferentes jerarquías o equipos abiertos
Consulta proyectos y tareas en cuestión de segundos
Reporta tus progresos desde Slack y sin tener que hacer login cada vez en ITM Platform

Solicita una demo de ITM Platform y te contaremos cómo establecer prácticas colaborativas de éxito para tus proyectos.

Solicita una demo

Recibe los últimos blogs en tu buzón

La gestión y planificación de los recursos es un proceso esencial en los negocios, pues permite monitorizar los proyectos y sus resultados y anticiparse a la aparición de riesgos.

La mejor manera de afrontar la gestión de los recursos es utilizar algún tipo de asistente que ayude a conocer, planificar y gestionar los recursos tanto económicos como humanos que se encuentran disponibles, con el objetivo de alcanzar la máxima eficiencia posible. Por ello, muchas empresas consideran que la gestión de los recursos es un aspecto prioritario.

A continuación, se muestran algunas prácticas que la gestión de los recursos puede aportar a tu compañía.

Entender la diferencia entre tiempo ocupado y tiempo utilizado

Si te das cuenta de que los empleados están trabajando todo el tiempo pero no están alcanzando los objetivos establecidos, hay algo que no está funcionando bien: existe una discordancia entre el tiempo empleado y el realmente útil. Tal vez no estén utilizando los procedimientos adecuados, no dispongan de la tecnología necesaria o requieran actualizar su formación.

Por supuesto, también es posible que los directores de proyectos no estén teniendo en cuenta medidas cautelares para acertar en la estimación. Estas son las 3 claves para estimar tiempos realistas para tus proyectos:

1. Dos de cada diez horas laborables no son productivas

En la mayor parte de los países, las jornadas son de ocho horas. Sin embargo, ten en cuenta que si tienes recursos en Francia, por ejemplo, las jornadas son de siete horas.

Sean las que sean, no todas esas horas laborables son productivas. Tus recursos tendrán que participar en reuniones, desplazarse a clientes o dedicarse a tareas no proyectadas.

Por eso, lo recomendable es calcular que solo el 80% de las horas reales serán productivas. Esto no es ninguna garantía, más bien al contrario: aunque difícilmente la eficiencia de tu equipo superará ese umbral, pueden ocurrir muchas cosas que disminuyan la cantidad de horas dedicadas al proyecto.

2. Averigua en cuántos proyectos está cada uno de tus recursos

Aunque lo más eficiente en abstracto sea tener a tus analistas dedicados exclusivamente a un proyecto desde el inicio hasta el fin, hay infinidad de motivos por lo que esto no es ni habitual ni práctico: desde proyectos pequeños donde solo se necesita una participación puntual de ciertos expertos o tareas muy especializadas concentradas en ciertas fases, hasta proyectos muy complejos que desplazan a algunos recursos desde sus proyectos habituales.

Es lógico que la efectividad descienda según aumenta el número de proyectos a los que está asignado un recurso.

via GIPHY

Por ejemplo, si asignas una sola hora al día para una tarea crítica, es muy posible que tu proyecto se acabe demorando: es probable que el recurso perciba que tiene cosas más importantes que hacer, a no ser que se le haya comunicado adecuadamente que se trata de su prioridad principal.

3.Calcula cuánto tiempo se invertirá en aprendizaje

Las estimaciones suelen basarse en el tiempo dedicado a un proyecto parecido. Pero, como se dice en inglés, el demonio está en los detalles.

Es muy posible que en las diferencias del nuevo proyecto se escondan desafíos que los recursos tendrán que superar aprendiendo, ya sea de forma planificada o sobre la marcha. Detectar esos puntos críticos permitirá identificar mejor si existen recursos más adecuados que otros o incluso si vale la pena externalizar alguna parte del proceso.

Apoyar la estimación con el control

Una adecuada gestión de proyectos pasa por identificar las circunstancias de la organización, ya sean coyunturales o de operativa de negocio, que pueden convertirse en problemas para estimar y asignar correctamente los tiempos.

Por eso es tan importante contar con aplicaciones que monitoricen en tiempo real el estado exacto de todos los proyectos de la empresa.

Con ITM Platform Teambot, por ejemplo, puedes facilitar que los miembros de tu equipo:

Consulten sus proyectos activos, disminuyendo el tránsito de un proyecto a otro
Reporten el tiempo dedicado a una tarea en tiempo real, mejorando tus estimaciones futuras
Te envíen feedback desde un entorno de chat contrastado, como es Slack.

Una vez los resultados del análisis estén sobre la mesa se pueden detectar los motivos de las desviaciones y tomar decisiones para hacer más eficientes los procesos productivos.

Si quieres descubrir cómo controlar mejor el tiempo de tu equipo con ITM Platform, te invitamos a que hables con uno de nuestros expertos en una demo personalizada.

Juan Delgado

Blogger

ITM Platform

Recibe los últimos blogs en tu buzón

estación de tren de la ciudad elevada Existen múltiples ejemplos en el ámbito de la construcción que las infraestructuras públicas en los cuales el costo final ha superado con creces el presupuesto inicial.

Sin ánimo de resultar incisivo sobre el autor, vamos a comentar algunos de los casos más llamativos del autor español Santiago Calatrava y como una adecuada gestión de proyectos podría haber solucionado los problemas presupuestarios derivados de una administración inadecuada de los recursos.

Santiago Calatrava es un arquitecto español nacido a principios de los años 50 en la ciudad de Valencia. Sus principales obras son grandes estructuras urbanas que redefinen el paisaje y el entorno de la ciudad. Al principio, comenzó cosechando mucho éxito en España, concretamente en su ciudad natal, Valencia, pero posteriormente sus obras se han extendido grandes ciudades europeas y de otras partes del mundo.

Como consecuencia de su brillante carrera, ha recibido galardones de relevancia internacional como el Premio Príncipe de Asturias (en 1999) o el Premio Nacional de Arquitectura (en 2005).

Sin embargo, su carrera también se ha visto salpicada de mediáticas polémicas relacionadas con la escasa funcionalidad y elevado sobrecoste de sus construcciones. Repasaremos algunos ejemplos

Estación en la zona cero (Nueva York)

Tras los fatídicos atentados del 11 de septiembre de 2001, el Ayuntamiento de Nueva York y de Nueva Jersey deseaban construir un nuevo intercambiador de trenes en la zona cero.

La idea original de realizar un proyecto que evocara las alas de un ave Fénix. De la misma forma que esta ave resurge de sus cenizas, la ciudad de Nueva York en particular y los Estados Unidos en general serían capaces de resurgir del daño personal e institucional producido por los atentados.

Originalmente, el arquitecto valenciano presentó un proyecto estimado en 1,8 billones de dólares. Tras una serie de prórrogas y sobrecostes, la construcción terminó considerablemente más tarde de lo planificado y con un sobrecoste que prácticamente duplica a las previsiones originales.

Por su coste final, se ganado el “honroso” título de ser la estación más cara del mundo. En comparación con la famosa estación de Nueva York Gran Central Station, observamos que, tras coger el presupuesto original de esta estación y ajustado por la inflación producida en los años desde su construcción, la estación de Calatrava tiene el doble de coste.

Por otro lado, si comparamos con otras infraestructuras públicas, como el puente de George Washington, conocido por ser el puente que más personas y vehículos atraviesan en el mundo, vemos que presentó un sobrecoste de aproximadamente cuatro veces más. Por supuesto, para estos cálculos que se ha corregido el costo del puente por la inflación de los últimos años.

Se podría argumentar que un costo superior podría estar justificado por una utilidad mayor o la espera de una obtención de un rendimiento económico más elevado con su uso. Analizando el caso concreto, la estación de New York construida por Calatrava tampoco cumple estos criterios.

Por la estación de Calatrava se produce el paso diario aproximadamente 42.000 pasajeros, que contrastan con los 208.000 que transitan por la estación Gran Central.

Si ajustamos esto teniendo cuenta el dato utilizado anteriormente de que el coste económico de la estación de Calatrava es del doble, esto significa que el coste diario por pasajero acaba siendo de aproximadamente 10 veces más.

En definitiva, se trata de un proyecto que, pese a arrojar como resultado un monumento espectacular, no ha conseguido satisfacer las necesidades de los clientes y tampoco ha respetado los presupuestos originales.

Otros monumentos de Calatrava con problemas similares

Aunque las obras de Calatrava se encuentran extendidas por todo lo largo y ancho del mundo, algunas de las obras más representativas a nivel nacional e internacional y que han presentado problemas de gestión similares a los de la estación de Nueva York, son las siguientes:

El palacio de las artes Reina Sofía y el Ágora de la Ciudad de las Artes y las Ciencias de Valencia. Las construcciones, actualmente parte del paisaje de la ciudad de Valencia, implicaron un importante sobrecoste con respecto al presupuesto original y en el momento actual, además tienen serios problemas de mantenimiento.

Puente Zubizuri (Bilbao), puente de Vistabella (Murcia), puente del Alamillo (Sevilla), puente colgante (Jerusalén) y algunos otros. Todos estos puentes han presentado problemas poco después de su construcción. En algunos de ellos, estos afectaban a la estabilidad de las estructuras, con lo cual ha sido necesario introducir componentes que no se encontraban en los planos originales. En otros casos, el problema radicaba en la utilidad práctica. Por ejemplo, los suelos se habían construido de cristal, con el consiguiente riesgo de resbalones para los viandantes. Tras algunas denuncias por parte de estos, la solución habitual establecida por los ayuntamientos ha sido cubrirlos con alfombras, lo cual vuelve a incrementar el costo del proyecto y además resta belleza estética al resultado.

Obelisco de la Caja en plaza Castilla (Madrid). Este monumento, encargado por Caja Madrid para celebrar el 300 aniversario de su fundación. Estaba diseñado originalmente para encontrarse en movimiento. Apenas dos días después de su inauguración, el mecanismo comenzó a fallar, por lo que tuvo que ser detenido. Desde entonces, se encuentra parado.

¿Cómo resolver estos problemas mediante gestión de proyectos?

Una adecuada gestión de proyectos tiene mucho que aportar en casos como estos. Algunas de las tareas que puede realizar un equipo humano especializado en proyectos mediante los sistemas adecuados son:

Elaborar un presupuesto realista, que permita satisfacer las necesidades del proyecto sin sobrecostes.

Realizar proyectos útiles para el resultado final previsto. Es decir, sincronizar la complejidad del proyecto a sus necesidades reales. La correcta alineación entre el proyecto y las necesidades de los clientes es lo que garantiza su satisfacción final y permite entra en el presupuesto en aquellas cuestiones que van a suponer un valor añadido de cara a la satisfacción de los clientes.

Realizar mediciones constantes del estado presupuestario, para garantizar que, a lo largo de la evolución del proyecto, se sigue respetando. En caso de que no sea así, detectar las desviaciones precozmente permitirá tomar las medidas correctoras adecuadas.

Conseguir que un proyecto tenga el alcance deseado no sólo en utilidad y funcionalidad, sino en el tiempo. Es decir, seleccionar los materiales y métodos de construcción que permitan obtener un producto satisfactorio para cliente, también en cuanto a su vida útil.

Prever posibles dificultades o riesgos que se pueden presentar durante la realización del proyecto, y tomar las medidas necesarias para mitigar sus efectos o buscar alternativas en caso que se presenten.

Aportar solidez y fiabilidad para la empresa durante este proyecto y de cara futuros proyectos. Una empresa que cumple su palabra en cuanto a presupuestos y calidad del producto final suministrado tiene garantizada la satisfacción del cliente y la aparición de nuevos clientes que quieren trabajar con ella.

Recibe los últimos blogs en tu buzón

A lo largo de la historia de la humanidad, han existido diferentes catástrofes ecológicas que han sacudido a la opinión pública por los graves efectos que han tenido sobre los recursos naturales y la propia salud humana. Seguro que te vienen a la mente algunas: el Exxon Valdez, que afectó a las costas de Alaska, Fukushima o Chernóbil y sus respectivos accidentes nucleares. Más cerca en el espacio, lo que ocurrió sobre el río Agrio tras el vertido de Aznalcollar, o el Prestige y el chapapote que cubrió las costas gallegas y asturianas.

Accidentes o catástrofes que en la mayoría de ocasiones podrían haberse evitado si se hubiese llevado a cabo una correcta gestión de proyectos, tal y como vamos a ir viendo a lo largo de este artículo. Y es que, usando uno de estos casos reales, entenderás cómo la mayoría de los problemas que pueden surgir y que podemos pensar que son inevitables, pueden ser cubiertos, previstos y manejados de una manera mucho más eficaz. Es posible reducir estos impactos y sus consecuencias sobre los elementos que conforman el medio ambiente.

La contaminación del agua en Flint, Míchigan

Uno de esos casos que quizás te suene es el que afectó a los residentes de la ciudad de Flint, en Míchigan. La crisis económica que ha azotado a gran parte del planeta durante la pasada década se sintió también en esta urbe que tuvo que hacer frente a una inmensa deuda financiera. Para intentar reducirla, se decidió usar una nueva fuente de abastecimiento de agua potable. En vez de traerla desde Detroit, se suministraría desde el lago Hurón. De esta manera, la ciudad se ahorraría unos 2 millones de dólares al año, lo que, vista la situación que tenía en ese momento, le supondría cierto desahogo. Sin embargo, para llevarla a la ciudad se necesitaba tiempo -unos dos años-, por lo que se tuvo que seleccionar una nueva fuente para que los habitantes pudieran seguir consumiéndola. El río Flint, que prácticamente cruzaba la ciudad, sería la solución.

Pero en absoluto lo fue, sino más bien el origen de sus problemas. Desde que comenzó a usarse, los vecinos se quejaron de su mar olor y sabor. Es más, se detectó la bacteria E. coli e incluso los análisis del agua determinaron niveles muy elevados de unas sustancias cancerígenas, trihalometanos. Si ya todo esto era problemático, todavía provocó más miedo que la factoría de General Motors tuviera que dejar de usarla debido a que el agua estaba corroyendo parte de sus instalaciones. Esta se trasladaba a través de tuberías que contenían plomo, el cual se disolvía durante el trayecto y que puede generar problemas sobre el sistema nervioso y cognitivo, el conocido como saturnismo, una de las causas que los historiadores aducen para explicar la caída del Imperio Romano.

Una posibilidad de gestión para evitarlo

¿Se podrían haber evitado todos estos problemas? Parece evidente que sí. Es cierto que las causas eran externas, con la crisis y la situación financiera que alcanzó al ayuntamiento de la ciudad. Del mismo modo, hay que tener en cuenta las características de las tuberías que se encargaban de llevar el agua desde el río a la ciudad. Tuberías con cerca de cien años y fuertemente corroídas. Sin embargo, todos estos elementos deberían haberse estudiado y tenido en cuenta durante la primera fase del proceso de manejo de riesgos: la identificación. Centrarse solo en un elemento, como pudo ser la necesidad de ahorrar, y alejarse del resto pudo ser una de las causas de la tragedia.

Una vez que este proceso de identificación concluyó, en la siguiente fase de análisis debieron observarse las conducciones, tanto su edad como su contenido en plomo. Y, del mismo modo, la alternativa a ellas: dejar sin suministro a una ciudad prácticamente en bancarrota, sin ninguna otra fuente disponible.

En la tercera fase (evaluación) es cuando debió priorizarse la magnitud de los riesgos. En Flint se dio mucha más importancia al asunto económico que al de la salud humana, cuando lo lógico hubiera sido lo contrario.

Una vez realizada esta tarea, llega la fase del tratamiento: ¿qué se puede hacer para evitar impactos que puedan ser considerados como catastróficos? Y he aquí que el proceso y control de la corrosión hubiera costado entre 80 y 100 dólares por día. Con ese dinero y planificación habrían ahorrado todo lo que pasó con posterioridad. Si se hubiese llevado a cabo, tan solo quedaría la última fase, la de monitorización, una simple comprobación de que los sistemas funcionaban durante el tiempo que tardaban las obras.

Por hacer un resumen de las consecuencias, durante dos años sus habitantes han tenido que soportar un agua no potable y entre 6 000 y 12 000 de sus vecinos han desarrollado niveles excesivos de plomo en sangre. Todo para, finalmente, volver a conectar la ciudad con la red de Detroit, recuperando la situación inicial. Problemas sumamente serios que debieron evitarse usando técnicas y herramientas de gestión de riesgos.

Recibe los últimos blogs en tu buzón

Ruedas, miembros del equipo, idea, clic Ésta es una de las maneras utilizadas para asignar una determinada tarea a un trabajador. Lamentablemente, es de las más frecuentes, pero de los menos eficaces.

Imaginemos que sucediera algo parecido en un hospital. Acude a puerta de urgencias un paciente que ha sufrido un accidente y se ha fracturado una pierna. ¿Quién debería ocuparse de su atención? ¿Un médico cualquiera, que en ese momento se encuentre libre de trabajo? ¿O sería mejor que se ocupara del paciente un médico especialista en traumatismos y fracturas, que es lo que este paciente presenta?

En este ejemplo, la respuesta resulta evidente. Sin embargo, no es la misma que damos habitualmente a la hora de asignar recursos y trabajadores en los proyectos de la empresa.

Asignación de los recursos: clave para la eficiencia

Realizar un reparto de tareas adecuado garantizará que cada trabajador esté ocupado en los proyectos para las que está más capacitado o tiene más experiencia. De esta manera, se consigue mejorar la eficiencia de la empresa, consiguiendo mejores resultados en menor tiempo. El resultado es la obtención de mayores beneficios para la empresa y para los trabajadores a todos los niveles.

Beneficios económicos. La calidad de los resultados será mayor, dado que el proyecto ha sido ejecutado por un especialista. En el ejemplo expuesto anteriormente, probablemente existirá mejor supervivencia del paciente y presentará unos mejores resultados funcionales (menor dolor, una reincorporación más rápida a sus actividades habituales…) si el encargado de su intervención es un cirujano especialista.

Incremento de la confianza. La obtención de buenos resultados es en sí misma un valor destacado para la obtención de nuevos clientes. Volviendo al ejemplo, si el paciente queda satisfecho es probable que recomiende nuestra clínica a otros pacientes que presentan los mismos problemas, los cuales, si tienen posibilidad de ello, escogerán la opción que consideren mejor. Del mismo modo, si una empresa satisface a sus clientes, estos mismos se convertirán en una fuente de publicidad dentro de su sector profesional.

Beneficios temporales. Es posible que un especialista y un lego en la materia consigan finalmente alcanzar el mismo resultado, pero probablemente al lego le llevará más tiempo. Este tiempo adicional implica un gasto en forma de coste de oportunidad: el tiempo adicional dedicado a la tarea por parte del trabajador lego se podría haber utilizado a realizar otro trabajo, con la consiguiente penalización tanto en tiempo como en dinero que esto supone. Además, el hecho de que un trabajador no ha experimentado se dedique a realizar una determinada tarea incrementa el riesgo de que no consiga finalizar la a tiempo. Esta es otra razón por la que, en la medida de lo posible, se debe asignar a cada tarea un trabajador correctamente cualificado.

Beneficios para los trabajadores. Ocuparse en aquellas tareas para las que se tiene una preparación adecuada, permite obtener resultados satisfactorios para uno mismo, lo cual permite la autorrealización personal y disminuye los niveles de estrés.

Asignación de tareas: aspectos a considerar

¿Qué aspectos se deberían considerar a la hora de asignar una tarea a un determinado trabajador?

Son lo más importante. ¿La persona a la que vamos a asignar de realización de esta tarea posee las habilidades necesarias para poder ejecutar el proyecto completamente y con éxito? Si la respuesta es afirmativa, no hay duda, ésta es la persona indicada para esa tarea.

¿Ha realizado la persona a la que vamos a asignar el proyecto otras tareas similares anteriormente? Si la respuesta es afirmativa, contará con una experiencia muy valiosa que podrá utilizar en la realización de este nuevo proyecto. Además, presentará menos incertidumbre y más confianza, puesto que se maneja en un ámbito que le resulta conocido, por lo que requerirá de menos soporte por parte de la dirección y de los compañeros. No obstante, la experiencia es más importante que las habilidades. Si un trabajador se encuentra capacitado para realizar una tarea, necesitará recibir un cierto apoyo durante sus primeros pasos, para posteriormente poder manejarse por sí mismo.

Interés. Difícil de medir pero muy necesario para el éxito de una tarea. Un trabajador puede tener cualificación en un determinado ámbito y además tener experiencia, pero eso no significa que se encuentre motivado. La motivación es fundamental para poder realizar una tarea adecuadamente y poder dar respuesta a los nuevos problemas que se presenten durante la ejecución de un proyecto. Por ello, se debe hablar con los trabajadores previamente a asignarles un proyecto, no solamente para valorar su capacitación y experiencia, sino también para tener en cuenta su motivación.

Utilizar trabajadores sobrecualificados para realizar tareas relativamente sencillas es realizar un mal uso de los recursos e implica un gasto innecesario. Volviendo al ejemplo del inicio del artículo, sería como ocupar al cirujano especialista en organizar la citación de las consultas o la programación del quirófano. Son tareas administrativas que pueden ser realizadas por el cirujano, pero es preferible que se ocupe de ellas el equipo de administración. Probablemente, al tratarse de personal con una cualificación menos especializada, su salario será más bajo y por tanto implicará un coste menor.

Ubicación geográfica. En un mundo globalizado cada vez es un factor menos importante, pero todavía hay que tenerlo en cuenta. Cada vez son más las tareas que se pueden realizar de manera remota, lo cual permite contratar al personal más cualificado o con más experiencia para realizarla, independientemente de su localización geográfica y sin tener que sufragar costes de transporte. Sin embargo, existen tareas que requieren todavía la presencia física de los trabajadores. Por ello, se debe poner en la balanza el coste económico, temporal y personal que supone trasladar a un trabajador a un determinado lugar para realizar un proyecto, o bien seleccionar a otro quizá menos cualificado pero que ya se encuentra en ese lugar.

Aunque habitualmente, como ya hemos referido anteriormente, es lo primero que se considera, debería ser el último factor a tener en cuenta. Evidentemente, para asignarle una tarea un determinado trabajador, éste debe encontrarse disponible. Sin embargo, el hecho de que se encuentre disponible no implica necesariamente que se le tenga que asignar la primera tarea que se presente. Comprobar la disponibilidad de los trabajadores debe garantizar que se asigna nuevas tareas de manera equitativa, evitando que la fuerza laboral de alguno de ellos se encuentre infrautilizada y que otros presenten sobrecarga de trabajo.

Para poder hacer seguimiento del grado de utilización del talento de una empresa o de un proyecto, es fundamental contar con mecanismos eficientes de recogida de información y reporte. El módulo de gestión de recursos de ITM Platform te permite comprobar la utilización desde una visión de portafolio, de manera que puedas detectar los solapamientos en la utilización de recursos por parte de distintos gestores de proyecto.

Solicita una demo

Juan Delgado

Blogger

ITM Platform