Binoculares para ver todo el equipoA pesar de que ya estemos bien entrados en el siglo XXI, sigue siendo muy común encontrarse con empresas que no están aprovechando la información sobre la prestación de sus recursos humanos. Lo más típico es que estas organizaciones midan la productividad de sus empleados según la cantidad de horas que trabajan, de manera que la manera de curar una mala dirección de proyectos es extender el alcance con más y más tiempo. Un derroche.

Otra señal de falta de atención a los datos sobre prestación profesional es que exista una cultura atosigante de reuniones largas y poco organizadas, o sencillamente de reuniones para cualquier asunto que exija interacción. Al final, da igual que tengas cinco reuniones de una hora o una reunión letal de necesidad de cuatro horas: tu trabajo se quedará frío en cualquier caso. En ocasiones, las organizaciones ágiles son precisamente las que más se acercan a este caso.

Si tu empresa está sufriendo las dolencias de este tipo de cultura refractaria a la productividad, hay dos maneras para resolverla

Hazte danés (sí, es improbable)

¿Te llamas Eduardo Pérez? Cámbialo a Knut Jenssen. Translada tu sede a Copenhague, donde a pesar de que la jornada termina antes de las 5 la gente consigue cumplir con sus responsabilidades. Dicen que el truco es la confianza en que el trabajo estará bien hecho.

O recrea una Dinamarca en tu propio ámbito. Netflix hizo algo parecido en 2012 cuando eliminaron la noción de vacaciones por una política de permisos ilimitados, o “freedom and responsibility”. Pero la cosa tiene truco, porque al poco tiempo de este cambio la directora de Recursos Humanos que apadrinó el nuevo estilo fue despedida; y ahora los empleados se atreven a tomar menos vacaciones porque impera el miedo a ser señalados. Vuelta a la casilla de salida. En definitiva, el problema es que los cambios radicales en la gestión del talento, si no se consideran los matices necesarios, pueden tener consecuencias imprevistas bien difíciles de sanar.

Otras compañías son más realistas sobre las posibilidades de su “danesización”. Iberdrola, por ejemplo, cierra su puerta a las tres de la tarde y obliga a los trabajadores a asumir una jornada continua sin pausas para el almuerzo. Para una empresa española, es un cambio radical que ha funcionado bien.

Procesos de personas inteligentes

La otra vía es activar la inteligencia en los procesos de personas.

Los procesos de personas son todos los flujos que asignan responsabilidades y tareas, miden la finalización y establecen una conexión de evaluación con el talento para garantizar que comprendan su contribución al valor de la organización. Esta última etapa es importante, pero a menudo desaparece en el bullicio diario.

Es importante prestar atención a los matices de tu empresa y tratar de manera distinta a las personas según sus personalidades, estilos de trabajo, objetivos y efectividad.

No hay un atajo sencillo para que los procesos de personas sean inteligentes, pero hay algunas recomendaciones que te pueden ayudar a encontrar el camino adecuado.

El mantra SMART

Para alinear la dirección de proyectos con la gestión de personas es imprescindible partir de objetivos que sean específicos, medibles, asignables, realistas, y con una duración temporal determinada.

Contrata personas a las que les motiven los objetivos

Es más fácil decirlo que hacerlo, pero hay algunos indicios: si un CV tiene una narrativa de logros muy clara, las entrevistas muestran a una persona que se motiva ante los retos, o los empleados son capaces de priorizar pero no les molesta llevarse trabajo a casa de forma ocasional, seguramente te encuentras ante el tipo de personas que trabajan por objetivos.

FIFO, no FILO

Construye tus dependencias para premiar a los empleados que llegan pronto y cumplen con su trabajo. Sin procesos adecuados de vigilancia, es fácil que tus mejores empleados First In, First Out (primero en llegar, primero en salir) de transformen en First In, Last Out frustrados (primero en llegar, último en marcharse).

Identifica datos críticos

Estos son los datos esenciales para dirigir recursos en gestión de proyectos:

  • Diferencias en asignación: ¿Cuántas horas sobre el total de la estimación han sido asignadas a tus recursos?
  • Sobreutilización e infrautilización: ¿Cuántas horas de trabajo han sido asignadas a tus recursos? ¿Estás desaprovechando o sobreexplotando a alguien?

Un problema importante en los datos de gestión de recursos es que a menudo no son exhaustivos ni completamente fiables. Cuando un recurso figure como infrautilizado es importante asegurarse de que no esté trabajando en tareas o proyectos no registrados.

Por ese motivo, tu software de gestión de proyectos debe cumplir con tres condiciones:

  • Permitir comparar diferencias de asignación con datos de utilización, para poder realizar ajustes e identificar cuellos de botella
  • Una utilización correcta por parte de todos los gestores de proyectos y miembros de equipos
  • Ofrecer una vision complete de programa y portafolio, de manera que la utilización de los recursos esté dimensionada a la escala de la organización

ITM Platform cumple con las tres condiciones:

  • Adopción fácil. Nuestro modelo en la nube, la facilidad de la implementación sin instalaciones, y las distintas licencias, que permiten contar con directores de proyectos, PMO y ejecutores en una misma plataforma. Además, con ITM Platform Teambot los ejecutores pueden reportar información con facilidad desde Slack.
  • ITM Platform es un líder en el sector de Gestión de Proyectos y Portafolio.
  • Nuestra herramienta de gestión de recursos combina los gaps de asignaciones con las estadísticas de utilización en una visión única a nivel de portafolio.
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Haz iteraciones con tus datos

Por supuesto, tendrás que hacerte preguntas sobre tus datos históricos, ya sea en análisis post-mortem o a un nivel más estratégico.

Lo más común es averiguar por qué las estimaciones de tiempo no se cumplen, repercutiendo sobre el alcance.

Por ejemplo, es posible que tengas un exceso medio de horas reales sobre el 35% de lo estimado. Pero si no entras en el detalle de los datos históricos, será difícil entender si se debe a:

  • Baja productividad de algunos trabajadores
  • Situaciones imprevistas
  • Expectativas poco realistas
  • Una combinación de todo lo anterior

Puedes construir un sinfín de analíticas de RRHH en este proceso de evaluación: la capa puede ser tan compleja como necesites. Pero es muy conveniente no perder de vista que los recursos son personas y necesitan ser tratados con flexibilidad: ¡no tomes decisiones basadas únicamente en datos!

Por ejemplo, puedes empezar por mirar la precisión de las estimaciones por recurso, por proyecto o por gestor de proyectos y empezar a crear métricas de partida. A partir de ahí, podrías mejorar los requisitos y ajustar las estimaciones de tiempo basándote en cómo trabajan realmente tus expertos.

Más allá de las herramientas clásicas: Análisis de Redes Sociales y compañía

Las métricas que hemos visto suelen servir para identificar cuellos de botella, pero pueden ser insuficientes y susceptibles de verse completadas con análisis de cómo se comunica tu organización. Por ejemplo, un análisis de redes sociales basado en tus procesos de reporte te permitirá identificar a los guardianes formales de información en tu organización; mientras que un estudio más empírico de cómo fluye la información (quién habla con quién) te permitirá averiguar quién está facilitando o bloqueando los procesos.

¿Has usado alguna vez otros análisis y métricas? ¿Cuál es tu enfoque a las analíticas de RRHH y a cómo se pueden combinar con las analíticas de proyectos? ¿Cómo contribuyen a mejorar tus procesos de dirección de proyectos?

 

Jaime González-Capitel
Senior Content Strategist
ITM Platform

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ITM Platform Teambot

En ITM Platform acabamos de sacar una nueva app para Slack centrada en la gestión colaborativa del trabajo. Con ITM Platform Teambot, nuestros usuarios pueden utilizar el chat de Slack para:

  • Consultar qué proyectos y tareas les han sido asignados

  • Reportar horas

  • Indicar el progreso percentual en sus tareas

  • Añadir comentarios

ITM Platform Teambot es un buen ejemplo de cómo promover la adopción de soluciones SaaS con integraciones dirigidas a mejorar la experiencia de usuario.

gif ITM Platform Teambot

El software empresarial es una de las decisiones más difíciles

Uno de los desafíos más complejos para un CTO consiste en acertar con las soluciones de software. La experiencia indica que los mejores productos desde un punto de vista técnico no siempre rinden mejor. Para empezar, los empleados tienen a quedarse con lo que ya conocen.

No creo que haya un camino fácil para elegir buen software, igual que no hay una personalidad relacionada con un mejor reponsable de tomar estas decisiones: el CTO con la mejor visión tecnológica, que evalúa pormenorizadamente una docena de opciones antes de decantarse, puede equivocarse igual que el CEO de una PYME cuando selecciona a un proveedor porque conoce al equipo directivo.

El secreto está en los usuarios

A menudo, cuando un producto no da lo que promete, el problema no reside tanto en la tecnología como en su gestión: es posible que trabajadores, procesos y tecnología estén desconectados.

Esta dificultad es especialmente importante para las soluciones de gestión de proyectos, de las que suele hacerse un uso asimétrico: mientras que los gestores de proyecto usan las características avanzadas, los trabajadores tienden a rechazar las soluciones que perciben como una obligación, no como algo que añade valor a su trabajo. En esa coyuntura, cualquier momento de fricción puede convertirse en abandono. Y es una coyuntura frecuente, quizás una de las historias de fracaso más comunes en la gobernanza de la gestión de proyectos.

En otras palabras: en una organización que organiza su trabajo con software, es inevitable tratar a tus empleados como usuarios. Lo importante es que, una vez reconocido ese tratamiento, te dirijas a las necesidades de tus usuarios como si fueran clientes internos. De hecho, no es ninguna tontería calcular la adopción del software como uno de los componentes principales del ROI de tus inversiones tecnológicas, como ya hacen muchos profesionales:

  • El 72% de los CTO consideran que la adopción es el principal factor para una buena implementación de SaaS. (Sandhill)

  • El 43% de los CTO reconocen la amenaza que supone el uso de software no autorizado, o “shadow IT”. (Forrester)

  • El 80% de usuarios no vuelven a abrir una aplicación móvil empresarial después de probarla por primera vez. (Boston technology)

Los datos hablan por sí solos: motivar a los usuarios es fundamental, pero no necesariamente fácil.

Cómo conseguir que tus empleados reporten con las herramientas de Project management adecuadas

Como cualquier otra empresa SaaS, en ITM Platform somos perfectamente conscientes de que, si confiamos únicamente en la buena voluntad de nuestros usuarios para el uso de reportes internos, cualquier momento de fricción los puede desactivar.

ITM Platform Teambot resuelve el problema

1.Vamos allí donde ya ese encuentra el usuario

En lugar de obligar a nuestros usuarios a entrar en nuestra herramienta para indicar, por ejemplo, cuántas horas han dedicado a una tarea determinada, hemos decidido invertir la dirección y desplazarnos hasta entornos en los que ya se encuentre el usuario.

En este caso, hemos decidido complementar la herramienta de gestión de proyectos, programas y portafolio de ITM Platform con nuestra propia app para el servicio de mensajería Slack. La razón es sencilla: creemos que tiene visos de comenzar a jugar un papel semejante, en el ámbito de la comunicación empresarial, al que tiene Facebook en el ámbito del ocio.

2.Teambot the hace la vida más fácil

Una vez que ITM Platform Teambot está autenticado, deja de ser necesario entrar en ITM Platform con regularidad para las funciones que desempeña típicamente un team member.

Por ejemplo, al escribir “/itmplatform list projects” ITM Platform Teambot muestra todos los proyectos que han sido asignados. La acción se demora un par de segundos y no exige navegación a nuevas páginas.

Pero si quieres ir a ITM Platform para llevar a cabo acciones más complejas, puedes hacerlo desde los nombres de proyecto y tarea: todos ellos son hipervínculos que te llevan directamente a la herramienta

3.La experiencia de usuario como producto e innovación

ITM Platform Teambot nos ha permitido convertir un desarrollo pensado para ayudar a los ejecutores de proyectos en un nuevo producto. De hecho, ahora mismo es la app de gestión de proyectos más potente que hemos visto en Slack!

Visita el directorio de apps de Slack para activar ITM Platform Teambot o solicita una demo si quieres saber cómo beneficiarte de la solución de gestión de proyectos, programas y portafolio de ITM Platform!

Jaime González-Capitel
Senior Content Strategist
ITM Platform

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logo de SlackAunque defender Slack resulta ya muy manido en el mercado estadounidense, donde esta plataforma de chat empresarial ha experimentado un crecimiento francamente brutal, hay muchas empresas en otros mercados que no han oído hablar de Slack y no saben lo que se están perdiendo.

Y es que Slack es una herramienta tremenda para comunicación de equipo porque es entretenida. Pero vamos por partes.

Para empezar, no es obvio por qué un chat puede servir para organizar mejor tus proyectos.

La guía rápida de Slack sobre cómo aprovechar su chat para gestionar proyectos es una gran manera de empezar. Especialmente si tu equipo ya está utilizando la herramienta para coordinar la comunicación de equipo, sus consejos son tan sencillos como útiles.

Por ejemplo, nos gusta mucho la sugerencia de crear un canal por proyecto y seguir una nomenclatura previsible. De esa manera, no sólo se consigue que la información se comparta siempre con quien la necesita, sino que el motor de búsqueda te puede conectar con todo lo que está ocurriendo en tu organización.

un canal por proyecto. barra de búsqueda para la palabra proyecto

Fuente? Slack, claro. https://get.slack.help/hc/en-us/articles/218130338-Slack-for-project-management#apps-for-project-management

Otro aspecto interesante es la opción de dar visibilidad a archivos y mensajes importantes para que permanezcan en el encabezado de un canal y sirvan como referencia permanente.

Hay varios aspectos importantes que no aparecen en la guía, quizás porque están más relacionados con cuestiones básicas del producto que con consejos prácticos. Pero lejos de poder olvidarlos, me parece importante compartir cuáles son los motivos principales que hacen de Slack una herramienta por la que vale la pena apostar en equipos de trabajo que se organicen en torno a proyectos.

1. Familiaridad con el diseño

He escuchado en varias ocasiones que Slack no vale mucho porque no ha inventado nada nuevo: se trata de un chat, como los de los años noventa, pero más colorido y atractivo.

Así dicho, parece que el invento no valga la pena, pero en realidad no me parece muy importante esa falta de originalidad. En rigor, hay muy pocas cosas verdaderamente diferentes en el mundo de la tecnología, donde es más importante combinar componentes distintos para conseguir un buen artefacto. Pregunten a cualquier ingeniero, o a Brian Arthur.

Cuando se trata de comercializar tecnología, lo mejor que puedes decir de un producto no es que desafía las expectativas y es completamente nuevo. Al contrario: un gran producto destaca porque:

  • Resulta familiar
  • Genera una sensación de comfort

Es cierto que la vuelta de tuerca que Slack le ha dado a los interfaces IRC no es original. Pero, al tiempo, es genial porque consigue conectar con lo más atávico de la satisfacción del usuario.

Es como si consiguieras transportar la comida gratis y las tumbonas de las oficinas de Goole a un entorno virtual. Los chats comunican ocio, una sensación valiosísima cuando se trata de motivar a tu equipo para que empiecen a usar una herramienta. Si además tus empleados son jóvenes, no hay mejor manera que usar el comando de giphy para fidelizar su uso.

2. Manda reportes con el celular

Si crees que esta manera de conectar equipos funciona para grandes organizaciones, pero no para comunicar con trabajadores que se encuentran en los lugares de la construcción, porque se puede preferir llamar o enviar mensajes desde el celular, quizás tengas que replanteártelo.

Uno de los puntos más fuertes de Slack es que la información no se pierde.

gif buen trabajo, Un hombre aplaude

 

De hecho, el nombre es un acrónimo que significa “Searchable Log of All Conversation and Knowledge”. Aunque parece un chat, está diseñado como un repositorio de información en el que puedes buscar en cualquier momento.

Se trata de lo mismo que hacemos a menudo con los correos electrónicos, pero el email tiene más ruido por dos motivos:

Primero, en Slack solo puedes comunicarte con tu equipo.

Segundo, la información no está segmentada en unidades discretas. Cuando obtienes resultados de búsquedas, es mucho más rápido encontrar la información adecuada.

Ahora imagina lo poderoso que esto es para equipos en construcción e ingeniería que cuentan con trabajadores desplazados al lugar del proyecto. Por un lado, el empleado puede enviar información a través de la app sabiendo que se trata de una forma de comunicación validada. Al otro lado, los gestores de proyecto pueden ahorrar tiempo en gestión documental y probablemente no tengan que vigilar que sus empleados realmente se conecten a las herramientas de reporte.

3. Un ecosistema de apps para chatbots

El ecosistema de apps de Slack se parece, de algún modo, al circuito cerrado de la navegación en Facebook, aunque hay importantes diferencias. La principal ya la conoces: mientras que Facebook es una distracción, Slack es sinónimo de productividad.

Esto significa, entre otras cosas, que las integraciones con aplicaciones siguen su propia dinámica. Y lo más significativo son los chatbots. Aunque se ha criticado que se trate sólo de una moda mal nombrada, la verdad es que los chatbots son un buen ejemplo de productos que hacen pocas cosas, pero las hacen muy bien.

Aunque no es probable que tu organización use todas las apps del directorio de Slack, algunas de ellas son muy poderosas y seguro que se adaptan a tus necesidades.

Por ejemplo, si quieres crear una lista, el comando /todo es todo el código que tendrás que saber para crear tus propias checklist en Slack.

4. Soporte a equipos multidisciplinares

Slack no tiene un público de nicho: su objetivo es que cualquier persona que trabaja en una oficina disfrute de su producto. Quizás por eso, se han asegurado de cubrir las necesidades de comunicación de cualquier empresa tecnológica, donde conviven programadores, equipos comerciales y de marketing, etcétera. De hecho, además del acceso a grandes plataformas para desarrolladores, como GitHub y Heroku, hay una opción en el chat para enviar líneas de código.

crear fragmento de código demostración

Lo que significa que puedes tener a desarrolladores front-end comunicándose con el equipo de marketing, por ejemplo, sin perder ni una coma.

5. Sencillez inteligente

En definitiva, la razón principal por la que quieres estar en Slack es que, independientemente del sector de tu empresa, encontrarás maneras de ahorrar tiempo, conectar a tu equipo y mejorar la eficacia de tus comunicaciones internas. Y como cualquier experto en proyectos sabe, uno de los factores críticos en cualquier proceso es evitar fallos de comunicación.

 

Jaime González-Capitel
Content Strategist
ITM Platform

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gestión de proyectos empresariales diseño gráfico con iconos, reloj, maleta, papeleo

Para una organización basada en proyectos, montar una PMO es el equivalente a la paternidad. Ya no vale con levantarse pronto para ir al trabajo, almorzar rápido y ser generoso con las amistades. Llegado el momento, toca pensar unos cuantos pasos más allá, crear nuevos hábitos, vigilar y estar siempre listo para responder a una emergencia. En ese salto, es fundamental conocerse a uno mismo.

Para una organización, esa sabiduría pasa por diagnosticar adecuadamente el grado de madurez. Nosotros te ayudamos a hacerlo.

 

El grado de madurez de una empresa: un factor esencial para escoger qué PMO utilizar

Conocer el grado de madurez de tu empresa es un factor primordial para ajustar la estrategia de implantación de una PMO.

Según un trabajo publicado por Forrester y PMI en 2011, existen una serie de rasgos y características que permiten conocer el grado de madurez de una empresa.

Descárgate el e-book sobre cómo definir tu propia Oficina de gestión de proyectos

Algunos signos que de un nivel de madurez bajo son:

  • Falta de una estrategia clara para la empresa, por lo que los proyectos no se encuentran siempre correctamente alineados con las prioridades de la organización.
  • Ausencia o deficiencia de la evaluación cuantitativa de los proyectos. Ante esta situación resulta imposible obtener indicadores claros del estado o de los resultados de cada proyecto, se desconocen las causas de los problemas y no se pueden buscar puntos de mejora. Además, en caso de tomar medidas para mejorar la eficiencia de la empresa, faltan métodos para monitorizar el cambio.
  • La priorización de ideas, proyectos o departamentos son asignaturas pendientes.

Las empresas que muestran un nivel de madurez medio muestran las siguientes características:

  • Son capaces de priorizar proyectos de alta visibilidad.
  • Presentan una cierta alineación de los proyectos que desarrollan con los objetivos generales de la empresa. Aunque existe todavía bastante campo para la mejora, los proyectos desarrollados cuentan con una clara orientación en el conjunto de la empresa.
  • Existen métricas que permiten cuantificar los resultados de los proyectos, al menos de los más importantes, los que tienen un mayor alcance o visibilidad.
  • Realizan una cierta planificación del uso de los recursos previamente a comenzar a ejecutar el proyecto.

Una empresa con un grado de madurez elevado presentará las siguientes características:

  • Integración del trabajo y de las tareas de la empresa en proyectos y programas.
  • Todo el trabajo se encuentra orientado a objetivos. Cada tarea o proyecto supone un paso en la dirección de unos objetivos generales para la empresa.
  • Se realizan mediciones estandarizadas de los resultados de cada proceso. De esta forma se puede monitorizar tanto el avance y situación de cada proyecto como el impacto que los diferentes riesgos y medidas correctoras puedan suponer para cada uno de ellos.
  • Existen sistemas eficaces para permitir una comunicación rápida y ágil entre los participantes en las diferentes tareas y proyectos.
  • Los sistemas de trabajo incorporan metodologías ágiles y actuales, que permiten sacar el máximo partido del tiempo trabajado. Además, consiguen la satisfacción de los trabajadores tanto en el ámbito profesional, permitiendo su desarrollo, como en el personal, permitiendo una adecuada conciliación con la vida familiar.
  • Los proyectos, tanto en su gestión como en su ejecución y resultados, se ajustan a estándares internacionales, lo que asegura la calidad y permite una implementación homogénea en todos los lugares en los que se encuentra presente la empresa.
  • Se utilizan sistemas, herramientas, soluciones informáticas… específicas y avanzadas al mismo tiempo que sencillas y directas. Esto ayuda a todos los trabajadores a optimizar el uso de su tiempo y ser más productivos.
  • Existen incentivos para la productividad y la búsqueda de procesos más sencillos y ágiles.

 

Proceso de implementación de una PMO

1.Justificación e iniciación

El primer paso para conseguir implementar una PMO es que los directivos de la empresa sean conscientes de sus beneficios. Para ello, puede ser útil recurrir al apartado “Razones para incorporar una PMO a tu empresa”. La PMO aportará a la empresa objetivos claros y métricas que cuantifiquen su grado de cumplimiento, las posibles desviaciones y la magnitud y características de las medidas correctoras a tomar. Debe comenzar por cuantificar el estado actual de los proyectos y de la empresa y, a partir de ahí, trazar mediciones orientadas.

2.Planificación

¿Cuáles son los pasos necesarios para implantar la nueva política de gestión de proyectos?

  • Comunicarse de manera fluida con los directivos de la empresa y con los clientes para establecer el alcance, los objetivos de la empresa y, por tanto, decidir los proyectos que se emprenderán. Estos canales de comunicación deben estructurarse y mantenerse durante toda la ejecución del proyecto
  • Decidir un sistema de organización de la empresa, unas metodologías de gestión de proyectos y un modelo de gobernanza.
  • Realizar procesos de selección para escoger el personal que se encargará de la gestión de los proyectos. No solamente debe tratarse de personal con formación específica en gestión de proyectos, sino también tener una mentalidad abierta que permita la formación continuada durante toda la realización del proyecto para responder a las necesidades que pueden ir surgiendo durante el trabajo.

3.Ejecución

Consiste propiamente en la puesta en práctica de los proyectos planificados.

Tan importante es realizar adecuadamente los proyectos como contar con sistemas de medición que permitan cuantificar el grado de concordancia con lo que estaría planificado. Para ello, es fundamental contar con soluciones informáticas que ayuden a los encargados de la gestión de proyectos a realizar su trabajo de una manera más eficiente, incorporando sistemas de medición y de comunicación entre los que participan en el trabajo.

En ITM Platform podemos ayudarte en el proceso de creación de tu PMO. Con nuestra herramienta, la adopción del software pasa de ser un problema a ser una facilidad: nuestros clientes empiezan a usar nuestra solución en un plazo que va de un día a una semana, sin necesidad de instalaciones ni de largos períodos de formación. Para que te centres en lo que realmente importa: definir los procedimientos internos que te permitan mejorar tu rendimiento. Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte, solicita una demo de ITM Platform o apúntate a nuestro servicio de implementación, que ofrece un seguimiento adaptado a las necesidades de tu empresa.

 

Juan Delgado
Blogger ITM Platform

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Servicio de entrega proceso de oficina plano 3D isométrico infografía concepto vector. salas de isometría exterior e interior con personas trabajadores. gestión de almacenes. colección de gente creativa.Cuando el enésimo proyecto termina con un retraso por encima del 30% sin que haya habido ningún problema de causa mayor, los ejecutores se quejan de falta de coordinación y tus gestores de proyecto reportan sus progresos sin un modelo unificado, es posible que te estés enfrentado a un problema de complejidad que se pueda resolver centralizando la gobernanza de todos tus proyectos en una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

Las PMO nacen versátiles: responden a la naturaleza de la organización que las constituye. Por eso, para implementar una PMO en tu empresa, el primer aspecto es decidir sus funciones y sus competencias en un modelo claro de gobernanza, lo cual pasa por especificar la autoridad y el grado de control que se vaya a ejercer sobre los procesos de planificación. El comienzo está en un buen diagnóstico de las necesidades y problemas actuales de la organización.

Evalúa las necesidades internas

El primer paso para conocer el tipo de PMO más adecuado para una empresa es saber qué se espera de ella. La mejor manera de informarse es reunirse con los clientes y buscar respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los principales problemas o aspectos a mejorar en la organización? ¿Has detectado ineficiencias en algún circuito o proceso?

Descárgate el e-book sobre cómo definir tu propia Oficina de gestión de proyectos

  • ¿Cuál es el equilibrio entre flujos formales e informales de comunicación y reporte en la empresa? ¿Se está coordinando demasiado trabajo de forma espontánea y descentralizada? ¿Supone esto un problema para la evaluación de los procesos para la dirección? Estas preguntas son especialmente importantes en relación con las dimensiones de la organización: mientras que los equipos de dimensiones reducidas pueden permitirse un grado alto de comunicación informal, en situaciones de crecimiento es importante comenzar a estandarizar procesos. Ahora bien, es importante saber convencer a todo el personal para que adopte los nuevos procedimientos: En ocasiones, los beneficios en términos de explicitación de los procesos podrían no compensar los riesgos de abandono.
  • ¿Qué predomina: las operaciones o los proyectos? Este aspecto es importante pues las PMO están diseñadas para trabajar con proyectos, no con operaciones. En caso de que exista una predominancia de éstas últimas, se puede utilizar una PMO para encuadrar las operaciones dentro de un proyecto más amplio o para integrarlas con otros apartados de la empresa que sí se encuentren organizados en forma de proyectos. Se trata de una manera indirecta de implementar la gestión de proyectos.
  • En el momento previo a la introducción de la PMO, ¿la empresa está alcanzando sus principales objetivos? En caso negativo, ¿cuáles podrían ser las causas de esta situación?
  • ¿Cuáles son las medidas previstas para adoptar en caso de que la organización no alcance los objetivos previstos?
  • En el caso de que finalmente decidas lanzarte a la fundación de una PMO, también deberás preguntarte qué aspecto tiene el éxito de la PMO, y cómo diagnosticar si no está funcionando.

Objetivos, tamaño, madurez y cultura de la empresa

La estructura y finalidades de PMO dependerá del grado de eficiencia necesario para la empresa y, por tanto, de sus objetivos y de su alcance previsto. Por poner un ejemplo, una PMO puede servir tanto para gestionar una empresa con ánimo de lucro como otra con fines humanitarios. Sin embargo, en el segundo caso, pese a buscarse la mayor eficiencia de todos los procesos, probablemente se antepondrán otros aspectos a la simple rentabilidad económica, como por ejemplo la rendición de cuentas y la evaluación del rendimiento de los servicios prestados.

Otro aspecto a tener en cuenta es el tamaño de la empresa. El alcance de un proyecto, de un producto, el público objetivo... son distintos si la empresa es local o tiene expansión internacional. Por ello, en una empresa pequeña se pueden dejar más cabos sueltos o utilizar un sistema menos estructurado. Sin embargo, en una empresa más grande, la cantidad de procesos en la diversidad cultural del personal de la empresa, hacen fundamental estandarizar procesos y estructurar los sistemas de informes.

A menudo, las empresas consolidadas pueden encontrarse ancladas en sistemas de gestión más clásicos y mostrarse reticentes en un primer momento a adoptar nuevas metodologías.

Por ello, en estos casos es especialmente relevante mantener el equilibrio entre las funciones de soporte y control. Centrarse en el control puede producir malestar entre los trabajadores y aumentar la resistencia al cambio, mientras que ofrecer demasiado soporte sin control puede llevar a un exceso de documentación y formación que en la práctica nadie utiliza.

Una posible solución es comenzar por la introducción de tipos de PMO menos exigentes, como la PMO de soporte, y avanzar progresivamente hacia sistemas más avanzados, como la PMO de control o la directora.

Seleccionando la PMO más adecuada para mi empresa

A continuación, presentamos una lista de situaciones en las que sería recomendable decidirse por cada uno de los tipos concretos de PMO. Aunque la tipología en 3 tipos de oficinas no deja de ser orientativa, puede servir para comenzar a dimensionar el alcance del proyecto de gestión del cambio y a identificar buenas prácticas en las que inspirarse.

Deberías elegir una PMO de tipo soporte si:

  • Tu empresa carece de metodologías, procedimientos y herramientas de gestión de proyectos.
  • Los encargados de la gestión de proyectos no han desarrollado habilidades específicas en gestión de proyectos. Es posible que tengan experiencia en gestión de proyectos, lo cual siempre es un punto positivo, pero no es incompatible con que carezcan de formación específica en los estándares de las nuevas técnicas.
  • Falta de programas de entrenamiento y actualización en gestión de proyectos.

Deberías buscar una PMO de control si:

  • En tu empresa existe una cultura moderada en gestión de proyectos.
  • Los project manager de tu empresa tienen conocimientos básicos en los estándares de gestión de proyectos.
  • La organización está acostumbrada a trabajar en proyectos multidisciplinares.
  • Los ejecutivos de la empresa apoyan que se implementen prácticas orientadas a la gestión de proyectos y el cumplimiento de estándares.
  • La PMO de tipo soporte ya ha sido implementada.

La PMO de tipo directora sería la más indicada si:

  • Se ha conseguido implementar con éxito los otros dos tipos de PMO.
  • La recepción ha conseguido adquirir una mentalidad orientada a la gestión de proyectos.
  • Se han establecido métricas que permiten monitorizar todos los procesos junto con sistemas estructurados de informe.

En casos de multinacionales, independientemente de la estructura que se utilice, la organización de la gestión de proyectos suele asemejarse a la organización del resto de departamentos, contando con una oficina central y con otras oficinas de gestión de proyectos nacionales o locales. De esta forma, se establece un flujo direccional de la información desde las oficinas de menor ámbito territorial a las de mayor.

 

Juan Delgado
Blogger ITM Platform.

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