edificios azules, anaranjados y grises PMO Corporativa = EPMO

Las PMOs corporativas también se conocen generalmente “Enterprise” PMOs o EPMOs. El término se ha fortalecido con el tiempo porque se entiende que hay características comunes a todas las empresas, independientemente de la naturaleza de sus productos y servicios, que afectan directamente a los desafíos y atribuciones que la oficina de proyectos debe asumir.

Una EPMO reporta directamente a los cargos ejecutivos más altos de la organización. Muy a menudo, coexisten con otras PMOs de un nivel más bajo, por ejemplo las creadas para la coordinación de programas o de una unidad de negocio, pero que no tienen el alcance global de una EPMO.

A menudo se dice que las EPMOs  son el instrumento más importante para asegurar que la estrategia corporativa se ejecute en todas las áreas de la organización.

La EPMO sería, entonces, un catalizador, un motor orientado a promover la constante transformación en un entorno cuya inercia natural conduciría a la inmovilidad.

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Responsabilidades: se comienza por decidir las iniciativas justas

Cada acción tiene asociada un costo de oportunidad. Incluso cuando está claro lo que se está haciendo, está también claro que se están descartando muchas otras acciones.

Cuando, además, se trabaja en una gran organización, la falta de alineamiento de los departamentos con la estrategia corporativa puede dar como resultado un derroche de energía significativo.

Por esta razón, el enfoque EPMO es doble:

  • Asegura que las iniciativas correctas son las que se inician (“doing the right things”)
  • Asegura que éstas se gestionan correctamente (“doing things right”)

Es, por tanto, un seguimiento constante de la alineación estratégica para todo el trabajo planeado y en curso.

Otras responsabilidades incluyen, por supuesto, las áreas tradicionales de las PMOs, tales como entrenamiento y tutela (de los otras PMOs); la gestión del valor, que es fácil de perder de vista en entornos complejos; Planificación de recursos; Gestión de la demanda o coordinación entre PMOs.

Puede descubrir más en el libro blanco: gestión basada en proyectos (PBM)

 

Beneficios de una EPMO

En cualquier caso, vale la pena revisar estos beneficios:

  • Aumento del número de proyectos entregados a tiempo
  • Mejor alineación estratégica entre proyectos y objetivos de negocio
  • Mayor apoyo a los proyectos departamentales, y con ello, mayores posibilidades de éxito para el proyecto, que puede reunir el apoyo requerido en momentos críticos
  • Menor solapamiento del trabajo entre departamentos
  • Mayor colaboración interdepartamental
  • Mayor visibilidad de las iniciativas corporativas
  • Mayor ROI para los proyectos implementados, especialmente en términos no financieros
  • Entrega más eficiente de proyectos – y más rápida en poner nuevos productos y servicios en el mercado
  • Un enfoque mejor estructurado para el tratamiento de los riesgos, incluyendo su mitigación

Factores del éxito de un EPMO

  • Ubicación orgánica: inmediatamente por debajo de la dirección general o el comité de dirección
  • Cambiar el modelo de gestión de acuerdo a las buenas prácticas, para que la nueva EPMO no sea percibida como un rival de las PMOs y gerentes de proyectos existentes
  • Complementación a la función directiva: apoyo en la toma de decisiones, sin privar de autonomía ni generar problemas políticos
  • Autonomía respecto a las áreas funcionales, para que no dependa de TI, de recursos financieros, humanos, etc.
  • Todos las PMOs subordinadas deben reportar, ya sea directa o indirectamente, a la EPMO. De lo contrario, se creanrán bolsas de información que no fluirán
  • El perfil competencial debe combinar la gestión de proyectos con la visión empresarial: quienes forman parte de la EPMO asesorarán a los directivos en la toma de decisiones críticas y capacitarán a los directores de proyectos
  • Ninguna EPMO podrá funcionar razonablemente bien si antes no se logra un alto grado de estandarización.

Referencias:

 

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Tuerca con elementos que representan el desarrollo, el espíritu de equipo, la comunicaciónLa oficina de proyectos de TI tiene control sobre los proyectos tecnológicos de una organización. El foco, por tanto, se relaciona con arquitectura técnica, desarrollo y sistemas de la organización.

Adicionalmente y como particularidad, también se centra en los servicios y actividades continuos, no sólo en proyectos. Un ejemplo puede ser el mantenimiento y operaciones relacionadas con servicios tecnológicos que da soporte a la organización. Los proyectos que resultan de esta actividad de mantenimiento representan generalmente constantes mejoras que tendrán que implantarse de forma que los sistemas estén a la altura de la demanda de los usuarios / clientes.

 

En este sentido y aunque sus responsabilidades son similares, el foco de una PMO de TI cambia un poco frente a otros tipos, estando condicionadas por las iniciativas del CIO:

  • Elección tecnológica
  • Calendario determinado por TI (desarrollo, operaciones y arquitectura)
  • Definición de la arquitectura
  • Diseño de la tecnología
  • Desarrollo de soluciones tecnológicas: selección de hardware, desarrollo, integración de sistemas y pruebas

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¿Por qué querría un CIO una PMO de IT?

LA PMO de IT es un departamento independiente que ha de manejar criterios técnicos, junto a la necesidad de gestionar la relación con clientes, ya sean internos o externos.

En entornos altamente tecnificados, unas de las ventajas de una PMO es que se encarga de la gestión del aspecto humano, facilitando la “diplomacia” entre ingenieros –cuyos argumentos no son siempre comprensibles por todos-, los directivos, los clientes y, en ocasiones, el mercado. En esta diplomacia están integradas responsabilidades tan grandes como son la gestión de calendarios y expectativas, la priorización de esfuerzo o la creación de marcos de trabajo para el análisis, desarrollo y la entrega del resultado de los proyectos.

Por otro lado, para el CIO, la PMO de IT se convierte en un instrumento fundamental para gestionar la complejidad. A través de su misión de control, la PMO de IT centraliza información, la procesa y ofrece aquellos formatos que hagan tan sencillo como sea posible tomar decisiones dirigidas a que la organización sea tan eficaz como sea posible.

Algunas diferencias con una PMO de negocio

Mientras que una PMO de negocio suele controlar proyectos estratégicos, generalmente divididos en programas, la PMO de TI tiene como uno de sus objetivos fundamentales el control de la demanda, filtrándola y priorizándola.

Por esta razón, todo el trabajo que será gestionado por TI suele ser canalizado a través de la PMO de IT, no importando tanto si se trata de un ajuste menor o de un desarrollo de gran impacto.

El motivo principal es el dimensionamiento de recursos, que en IT con frecuencia se ven implicados las mismas personas en grandes proyectos, apoyando a los pequeños y dando soporte a servicios que surgen como necesidad operativa tras los proyectos.

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