hombre de negocios están sacudiendo la mano, Fondo de rompecabezas, acuerdo Aunque la colaboración sea un principio esencial para una organización moderna e innovadora, conviene recordar que no es recomendable abrazar la colaboración a toda costa. La definición de una cultura colaborativa tendrá que estar orientada a distintos parámetros específicos de cada organización.

Colaboración para PMOs: ventajas y desventajas

Si en tu organización estáis convencidos de que queréis mejorar la colaboración de proyectos,deberás asegurarte de tener claro que se trate de una colaboración orientada y encaminada hacia las metas de la organización.

Por ejemplo, la colaboración es un principio prioritario en organizaciones de innovación intensiva dedicadas al diseño de nuevos productos y servicios: cuantas más ideas se obtengan, mayor es el potencial innovador. En estos casos puede ser importante recabar inputs de todas las partes interesadas e incluso determinar un procedimiento reiterativo, mediante el cual cada fase de diseño sea sometida a una ronda de discusión abierta.
Sin embargo, en organizaciones con proyectos más predictivos, una cultura de colaboración abierta y descontrolada puede resultar perniciosa. Incluso destructiva:

  • Los procedimientos de validación jerárquica están relacionados proporcionalmente con el cumplimiento de plazos
  • La comunicación informal se apoya en las personas, no en los procesos. Por eso, las organizaciones grandes y los equipos que no consiguen retener el talento sufren especialmente cuando no consiguen combinar elementos colaborativos con procedimientos estandarizados.

 

 1. Dirección de proyectos

Pese a los riesgos de la colaboración abierta, los riesgos de no colaborar son también altos. Un director de proyectos que no delega, no comparte información ni acepta comentarios más allá de los cauces establecidos se convierte en un cuello de botella que puede atragantar a toda la organización.

Por el contrario, entre las responsabilidades colaborativas del gerente de proyectos se encuentra el hábito de compartir conocimiento con todas las partes interesadas: miembros del equipo y ejecutivos, clientes, proveedores, o entidades públicas en el caso de licitaciones. Para no perderse en esta telaraña, es muy importante a partir de cierta complejidad determinar qué herramientas, documentos y procesos convienen para cada etapa.

2. Colaboración de proyectos

Otra ventaja de una cultura colaborativa controlada es que los miembros del equipo se puedan beneficiar del intercambio de conocimientos y del aprendizaje recíproco. De nuevo, se trata de un aspecto muy importante cuando el proyecto presenta incógnitas o problemas nuevos que resolver.
Algunas prácticas para que las ideas fluyan:

  • Utilizar espacios diáfanos y sin despachos
  • Emplear herramientas de conversación igualmente diáfanas: en lugar del email, un servicio de chat por canales como Slack, por ejemplo
  • Adoptar herramientas SaaS, de manera que los discos duros del equipo no se conviertan en cajas negras

3. Cómo combinar comunicación cerrada y procedimientos estandarizados

Por desgracia, actualmente no basta solo con ser productivos y ejecutar una lista de tareas dentro de un proyecto. Realmente, nos encontramos con muchas aplicaciones basadas en una distribución atemporal de actividades o la check-list aproach, que, aunque son muy válidas para ciertas funciones, no sirven para la ejecución y planificación de proyectos profesionales. Lo más difícil en estos casos es conseguir el justo equilibrio entre colaboración e información controlada.

ITM Platform Teambot es una aplicación para Slack que permite, precisamente, agilizar la colaboración mediante el chat de mensajería que ha llevado un robot a marte a la vez que se incorporan las fortalezas de una herramienta de planificación de la capacidad de ITM Platform. Mientras que Slack pone la dimensión colaborativa, ITM Platform pone el control.

De hecho, ITM Platform Teambot , sido creado para todos los miembros del equipo, es la forma más cómoda que existe para utilizar ITM Platform:

  • recuerda el trabajo que queda pendiente
  • facilita los procesos de reporte

Ventajas de Teambot:

  • Teambot es la única aplicación de project management en Slack que, además de permitirte consultar información, te ofrece la posibilidad de utilizar una metodología ágil y predictiva en un mismo portafolio integrado
  • Comparte conocimiento y coopera en organizaciones que integren diferentes jerarquías o equipos abiertos
  • Consulta proyectos y tareas en cuestión de segundos
  • Reporta tus progresos desde Slack y sin tener que hacer login cada vez en ITM Platform

Solicita una demo de ITM Platform y te contaremos cómo establecer prácticas colaborativas de éxito para tus proyectos.

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logo de SlackAunque defender Slack resulta ya muy manido en el mercado estadounidense, donde esta plataforma de chat empresarial ha experimentado un crecimiento francamente brutal, hay muchas empresas en otros mercados que no han oído hablar de Slack y no saben lo que se están perdiendo.

Y es que Slack es una herramienta tremenda para comunicación de equipo porque es entretenida. Pero vamos por partes.

Para empezar, no es obvio por qué un chat puede servir para organizar mejor tus proyectos.

La guía rápida de Slack sobre cómo aprovechar su chat para gestionar proyectos es una gran manera de empezar. Especialmente si tu equipo ya está utilizando la herramienta para coordinar la comunicación de equipo, sus consejos son tan sencillos como útiles.

Por ejemplo, nos gusta mucho la sugerencia de crear un canal por proyecto y seguir una nomenclatura previsible. De esa manera, no sólo se consigue que la información se comparta siempre con quien la necesita, sino que el motor de búsqueda te puede conectar con todo lo que está ocurriendo en tu organización.

un canal por proyecto. barra de búsqueda para la palabra proyecto

Fuente? Slack, claro. https://get.slack.help/hc/en-us/articles/218130338-Slack-for-project-management#apps-for-project-management

Otro aspecto interesante es la opción de dar visibilidad a archivos y mensajes importantes para que permanezcan en el encabezado de un canal y sirvan como referencia permanente.

Hay varios aspectos importantes que no aparecen en la guía, quizás porque están más relacionados con cuestiones básicas del producto que con consejos prácticos. Pero lejos de poder olvidarlos, me parece importante compartir cuáles son los motivos principales que hacen de Slack una herramienta por la que vale la pena apostar en equipos de trabajo que se organicen en torno a proyectos.

1. Familiaridad con el diseño

He escuchado en varias ocasiones que Slack no vale mucho porque no ha inventado nada nuevo: se trata de un chat, como los de los años noventa, pero más colorido y atractivo.

Así dicho, parece que el invento no valga la pena, pero en realidad no me parece muy importante esa falta de originalidad. En rigor, hay muy pocas cosas verdaderamente diferentes en el mundo de la tecnología, donde es más importante combinar componentes distintos para conseguir un buen artefacto. Pregunten a cualquier ingeniero, o a Brian Arthur.

Cuando se trata de comercializar tecnología, lo mejor que puedes decir de un producto no es que desafía las expectativas y es completamente nuevo. Al contrario: un gran producto destaca porque:

  • Resulta familiar
  • Genera una sensación de comfort

Es cierto que la vuelta de tuerca que Slack le ha dado a los interfaces IRC no es original. Pero, al tiempo, es genial porque consigue conectar con lo más atávico de la satisfacción del usuario.

Es como si consiguieras transportar la comida gratis y las tumbonas de las oficinas de Goole a un entorno virtual. Los chats comunican ocio, una sensación valiosísima cuando se trata de motivar a tu equipo para que empiecen a usar una herramienta. Si además tus empleados son jóvenes, no hay mejor manera que usar el comando de giphy para fidelizar su uso.

2. Manda reportes con el celular

Si crees que esta manera de conectar equipos funciona para grandes organizaciones, pero no para comunicar con trabajadores que se encuentran en los lugares de la construcción, porque se puede preferir llamar o enviar mensajes desde el celular, quizás tengas que replanteártelo.

Uno de los puntos más fuertes de Slack es que la información no se pierde.

gif buen trabajo, Un hombre aplaude

 

De hecho, el nombre es un acrónimo que significa “Searchable Log of All Conversation and Knowledge”. Aunque parece un chat, está diseñado como un repositorio de información en el que puedes buscar en cualquier momento.

Se trata de lo mismo que hacemos a menudo con los correos electrónicos, pero el email tiene más ruido por dos motivos:

Primero, en Slack solo puedes comunicarte con tu equipo.

Segundo, la información no está segmentada en unidades discretas. Cuando obtienes resultados de búsquedas, es mucho más rápido encontrar la información adecuada.

Ahora imagina lo poderoso que esto es para equipos en construcción e ingeniería que cuentan con trabajadores desplazados al lugar del proyecto. Por un lado, el empleado puede enviar información a través de la app sabiendo que se trata de una forma de comunicación validada. Al otro lado, los gestores de proyecto pueden ahorrar tiempo en gestión documental y probablemente no tengan que vigilar que sus empleados realmente se conecten a las herramientas de reporte.

3. Un ecosistema de apps para chatbots

El ecosistema de apps de Slack se parece, de algún modo, al circuito cerrado de la navegación en Facebook, aunque hay importantes diferencias. La principal ya la conoces: mientras que Facebook es una distracción, Slack es sinónimo de productividad.

Esto significa, entre otras cosas, que las integraciones con aplicaciones siguen su propia dinámica. Y lo más significativo son los chatbots. Aunque se ha criticado que se trate sólo de una moda mal nombrada, la verdad es que los chatbots son un buen ejemplo de productos que hacen pocas cosas, pero las hacen muy bien.

Aunque no es probable que tu organización use todas las apps del directorio de Slack, algunas de ellas son muy poderosas y seguro que se adaptan a tus necesidades.

Por ejemplo, si quieres crear una lista, el comando /todo es todo el código que tendrás que saber para crear tus propias checklist en Slack.

4. Soporte a equipos multidisciplinares

Slack no tiene un público de nicho: su objetivo es que cualquier persona que trabaja en una oficina disfrute de su producto. Quizás por eso, se han asegurado de cubrir las necesidades de comunicación de cualquier empresa tecnológica, donde conviven programadores, equipos comerciales y de marketing, etcétera. De hecho, además del acceso a grandes plataformas para desarrolladores, como GitHub y Heroku, hay una opción en el chat para enviar líneas de código.

crear fragmento de código demostración

Lo que significa que puedes tener a desarrolladores front-end comunicándose con el equipo de marketing, por ejemplo, sin perder ni una coma.

5. Sencillez inteligente

En definitiva, la razón principal por la que quieres estar en Slack es que, independientemente del sector de tu empresa, encontrarás maneras de ahorrar tiempo, conectar a tu equipo y mejorar la eficacia de tus comunicaciones internas. Y como cualquier experto en proyectos sabe, uno de los factores críticos en cualquier proceso es evitar fallos de comunicación.

 

Jaime González-Capitel
Content Strategist
ITM Platform

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gestión de proyectos empresariales diseño gráfico con iconos, reloj, maleta, papeleo

Para una organización basada en proyectos, montar una PMO es el equivalente a la paternidad. Ya no vale con levantarse pronto para ir al trabajo, almorzar rápido y ser generoso con las amistades. Llegado el momento, toca pensar unos cuantos pasos más allá, crear nuevos hábitos, vigilar y estar siempre listo para responder a una emergencia. En ese salto, es fundamental conocerse a uno mismo.

Para una organización, esa sabiduría pasa por diagnosticar adecuadamente el grado de madurez. Nosotros te ayudamos a hacerlo.

 

El grado de madurez de una empresa: un factor esencial para escoger qué PMO utilizar

Conocer el grado de madurez de tu empresa es un factor primordial para ajustar la estrategia de implantación de una PMO.

Según un trabajo publicado por Forrester y PMI en 2011, existen una serie de rasgos y características que permiten conocer el grado de madurez de una empresa.

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Algunos signos que de un nivel de madurez bajo son:

  • Falta de una estrategia clara para la empresa, por lo que los proyectos no se encuentran siempre correctamente alineados con las prioridades de la organización.
  • Ausencia o deficiencia de la evaluación cuantitativa de los proyectos. Ante esta situación resulta imposible obtener indicadores claros del estado o de los resultados de cada proyecto, se desconocen las causas de los problemas y no se pueden buscar puntos de mejora. Además, en caso de tomar medidas para mejorar la eficiencia de la empresa, faltan métodos para monitorizar el cambio.
  • La priorización de ideas, proyectos o departamentos son asignaturas pendientes.

Las empresas que muestran un nivel de madurez medio muestran las siguientes características:

  • Son capaces de priorizar proyectos de alta visibilidad.
  • Presentan una cierta alineación de los proyectos que desarrollan con los objetivos generales de la empresa. Aunque existe todavía bastante campo para la mejora, los proyectos desarrollados cuentan con una clara orientación en el conjunto de la empresa.
  • Existen métricas que permiten cuantificar los resultados de los proyectos, al menos de los más importantes, los que tienen un mayor alcance o visibilidad.
  • Realizan una cierta planificación del uso de los recursos previamente a comenzar a ejecutar el proyecto.

Una empresa con un grado de madurez elevado presentará las siguientes características:

  • Integración del trabajo y de las tareas de la empresa en proyectos y programas.
  • Todo el trabajo se encuentra orientado a objetivos. Cada tarea o proyecto supone un paso en la dirección de unos objetivos generales para la empresa.
  • Se realizan mediciones estandarizadas de los resultados de cada proceso. De esta forma se puede monitorizar tanto el avance y situación de cada proyecto como el impacto que los diferentes riesgos y medidas correctoras puedan suponer para cada uno de ellos.
  • Existen sistemas eficaces para permitir una comunicación rápida y ágil entre los participantes en las diferentes tareas y proyectos.
  • Los sistemas de trabajo incorporan metodologías ágiles y actuales, que permiten sacar el máximo partido del tiempo trabajado. Además, consiguen la satisfacción de los trabajadores tanto en el ámbito profesional, permitiendo su desarrollo, como en el personal, permitiendo una adecuada conciliación con la vida familiar.
  • Los proyectos, tanto en su gestión como en su ejecución y resultados, se ajustan a estándares internacionales, lo que asegura la calidad y permite una implementación homogénea en todos los lugares en los que se encuentra presente la empresa.
  • Se utilizan sistemas, herramientas, soluciones informáticas… específicas y avanzadas al mismo tiempo que sencillas y directas. Esto ayuda a todos los trabajadores a optimizar el uso de su tiempo y ser más productivos.
  • Existen incentivos para la productividad y la búsqueda de procesos más sencillos y ágiles.

 

Proceso de implementación de una PMO

1.Justificación e iniciación

El primer paso para conseguir implementar una PMO es que los directivos de la empresa sean conscientes de sus beneficios. Para ello, puede ser útil recurrir al apartado “Razones para incorporar una PMO a tu empresa”. La PMO aportará a la empresa objetivos claros y métricas que cuantifiquen su grado de cumplimiento, las posibles desviaciones y la magnitud y características de las medidas correctoras a tomar. Debe comenzar por cuantificar el estado actual de los proyectos y de la empresa y, a partir de ahí, trazar mediciones orientadas.

2.Planificación

¿Cuáles son los pasos necesarios para implantar la nueva política de gestión de proyectos?

  • Comunicarse de manera fluida con los directivos de la empresa y con los clientes para establecer el alcance, los objetivos de la empresa y, por tanto, decidir los proyectos que se emprenderán. Estos canales de comunicación deben estructurarse y mantenerse durante toda la ejecución del proyecto
  • Decidir un sistema de organización de la empresa, unas metodologías de gestión de proyectos y un modelo de gobernanza.
  • Realizar procesos de selección para escoger el personal que se encargará de la gestión de los proyectos. No solamente debe tratarse de personal con formación específica en gestión de proyectos, sino también tener una mentalidad abierta que permita la formación continuada durante toda la realización del proyecto para responder a las necesidades que pueden ir surgiendo durante el trabajo.

3.Ejecución

Consiste propiamente en la puesta en práctica de los proyectos planificados.

Tan importante es realizar adecuadamente los proyectos como contar con sistemas de medición que permitan cuantificar el grado de concordancia con lo que estaría planificado. Para ello, es fundamental contar con soluciones informáticas que ayuden a los encargados de la gestión de proyectos a realizar su trabajo de una manera más eficiente, incorporando sistemas de medición y de comunicación entre los que participan en el trabajo.

En ITM Platform podemos ayudarte en el proceso de creación de tu PMO. Con nuestra herramienta, la adopción del software pasa de ser un problema a ser una facilidad: nuestros clientes empiezan a usar nuestra solución en un plazo que va de un día a una semana, sin necesidad de instalaciones ni de largos períodos de formación. Para que te centres en lo que realmente importa: definir los procedimientos internos que te permitan mejorar tu rendimiento. Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte, solicita una demo de ITM Platform o apúntate a nuestro servicio de implementación, que ofrece un seguimiento adaptado a las necesidades de tu empresa.

 

Juan Delgado
Blogger ITM Platform

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Servicio de entrega proceso de oficina plano 3D isométrico infografía concepto vector. salas de isometría exterior e interior con personas trabajadores. gestión de almacenes. colección de gente creativa.Cuando el enésimo proyecto termina con un retraso por encima del 30% sin que haya habido ningún problema de causa mayor, los ejecutores se quejan de falta de coordinación y tus gestores de proyecto reportan sus progresos sin un modelo unificado, es posible que te estés enfrentado a un problema de complejidad que se pueda resolver centralizando la gobernanza de todos tus proyectos en una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).

Las PMO nacen versátiles: responden a la naturaleza de la organización que las constituye. Por eso, para implementar una PMO en tu empresa, el primer aspecto es decidir sus funciones y sus competencias en un modelo claro de gobernanza, lo cual pasa por especificar la autoridad y el grado de control que se vaya a ejercer sobre los procesos de planificación. El comienzo está en un buen diagnóstico de las necesidades y problemas actuales de la organización.

Evalúa las necesidades internas

El primer paso para conocer el tipo de PMO más adecuado para una empresa es saber qué se espera de ella. La mejor manera de informarse es reunirse con los clientes y buscar respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los principales problemas o aspectos a mejorar en la organización? ¿Has detectado ineficiencias en algún circuito o proceso?

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  • ¿Cuál es el equilibrio entre flujos formales e informales de comunicación y reporte en la empresa? ¿Se está coordinando demasiado trabajo de forma espontánea y descentralizada? ¿Supone esto un problema para la evaluación de los procesos para la dirección? Estas preguntas son especialmente importantes en relación con las dimensiones de la organización: mientras que los equipos de dimensiones reducidas pueden permitirse un grado alto de comunicación informal, en situaciones de crecimiento es importante comenzar a estandarizar procesos. Ahora bien, es importante saber convencer a todo el personal para que adopte los nuevos procedimientos: En ocasiones, los beneficios en términos de explicitación de los procesos podrían no compensar los riesgos de abandono.
  • ¿Qué predomina: las operaciones o los proyectos? Este aspecto es importante pues las PMO están diseñadas para trabajar con proyectos, no con operaciones. En caso de que exista una predominancia de éstas últimas, se puede utilizar una PMO para encuadrar las operaciones dentro de un proyecto más amplio o para integrarlas con otros apartados de la empresa que sí se encuentren organizados en forma de proyectos. Se trata de una manera indirecta de implementar la gestión de proyectos.
  • En el momento previo a la introducción de la PMO, ¿la empresa está alcanzando sus principales objetivos? En caso negativo, ¿cuáles podrían ser las causas de esta situación?
  • ¿Cuáles son las medidas previstas para adoptar en caso de que la organización no alcance los objetivos previstos?
  • En el caso de que finalmente decidas lanzarte a la fundación de una PMO, también deberás preguntarte qué aspecto tiene el éxito de la PMO, y cómo diagnosticar si no está funcionando.

Objetivos, tamaño, madurez y cultura de la empresa

La estructura y finalidades de PMO dependerá del grado de eficiencia necesario para la empresa y, por tanto, de sus objetivos y de su alcance previsto. Por poner un ejemplo, una PMO puede servir tanto para gestionar una empresa con ánimo de lucro como otra con fines humanitarios. Sin embargo, en el segundo caso, pese a buscarse la mayor eficiencia de todos los procesos, probablemente se antepondrán otros aspectos a la simple rentabilidad económica, como por ejemplo la rendición de cuentas y la evaluación del rendimiento de los servicios prestados.

Otro aspecto a tener en cuenta es el tamaño de la empresa. El alcance de un proyecto, de un producto, el público objetivo... son distintos si la empresa es local o tiene expansión internacional. Por ello, en una empresa pequeña se pueden dejar más cabos sueltos o utilizar un sistema menos estructurado. Sin embargo, en una empresa más grande, la cantidad de procesos en la diversidad cultural del personal de la empresa, hacen fundamental estandarizar procesos y estructurar los sistemas de informes.

A menudo, las empresas consolidadas pueden encontrarse ancladas en sistemas de gestión más clásicos y mostrarse reticentes en un primer momento a adoptar nuevas metodologías.

Por ello, en estos casos es especialmente relevante mantener el equilibrio entre las funciones de soporte y control. Centrarse en el control puede producir malestar entre los trabajadores y aumentar la resistencia al cambio, mientras que ofrecer demasiado soporte sin control puede llevar a un exceso de documentación y formación que en la práctica nadie utiliza.

Una posible solución es comenzar por la introducción de tipos de PMO menos exigentes, como la PMO de soporte, y avanzar progresivamente hacia sistemas más avanzados, como la PMO de control o la directora.

Seleccionando la PMO más adecuada para mi empresa

A continuación, presentamos una lista de situaciones en las que sería recomendable decidirse por cada uno de los tipos concretos de PMO. Aunque la tipología en 3 tipos de oficinas no deja de ser orientativa, puede servir para comenzar a dimensionar el alcance del proyecto de gestión del cambio y a identificar buenas prácticas en las que inspirarse.

Deberías elegir una PMO de tipo soporte si:

  • Tu empresa carece de metodologías, procedimientos y herramientas de gestión de proyectos.
  • Los encargados de la gestión de proyectos no han desarrollado habilidades específicas en gestión de proyectos. Es posible que tengan experiencia en gestión de proyectos, lo cual siempre es un punto positivo, pero no es incompatible con que carezcan de formación específica en los estándares de las nuevas técnicas.
  • Falta de programas de entrenamiento y actualización en gestión de proyectos.

Deberías buscar una PMO de control si:

  • En tu empresa existe una cultura moderada en gestión de proyectos.
  • Los project manager de tu empresa tienen conocimientos básicos en los estándares de gestión de proyectos.
  • La organización está acostumbrada a trabajar en proyectos multidisciplinares.
  • Los ejecutivos de la empresa apoyan que se implementen prácticas orientadas a la gestión de proyectos y el cumplimiento de estándares.
  • La PMO de tipo soporte ya ha sido implementada.

La PMO de tipo directora sería la más indicada si:

  • Se ha conseguido implementar con éxito los otros dos tipos de PMO.
  • La recepción ha conseguido adquirir una mentalidad orientada a la gestión de proyectos.
  • Se han establecido métricas que permiten monitorizar todos los procesos junto con sistemas estructurados de informe.

En casos de multinacionales, independientemente de la estructura que se utilice, la organización de la gestión de proyectos suele asemejarse a la organización del resto de departamentos, contando con una oficina central y con otras oficinas de gestión de proyectos nacionales o locales. De esta forma, se establece un flujo direccional de la información desde las oficinas de menor ámbito territorial a las de mayor.

 

Juan Delgado
Blogger ITM Platform.

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concepto de diseño de isométrico desarrollo con servicios de hosting desarrolladores y trabajadores de oficina ocupado en proceso de trabajo elementos decorativos vector ilustración planaLas Project Management Offices, PMO, u Oficinas de Gestión de Proyectos son departamentos que organiza y economizan los recursos mediante el establecimiento de protocolos, documentación y métricas que normalizan, consolidan y centralizan la gestión de los proyectos.

El paso de poner en marcha una PMO toma impulso de un diagnóstico negativo que reconoce la insuficiencia de las actuales capacidades de gestión de proyecto: con lo que hay, no se da abasto. Sin embargo, no existen recomendaciones únicas para gestionar ese cambio de manera efectiva. La meta de una PMO depende enormemente del contexto de cada organización y de factores tan variados como el sector económico, el tamaño de la organización y la capacitación en gestión de proyectos del personal.

Pero todavía queda el factor más importante: la PMO tendrá que dar respuesta a lo que esté fallando. Como es natural, las deficiencias cambiarán en cada coyuntura. Y las soluciones no pueden ser únicas.

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A pesar de lo arriesgado de ofrecer recomendaciones en un asunto tan coyuntural, una tipología ya clásica de las distintas formas de PMO es la que ofrecieron William Casey y Wendi Peck en 2001, en el artículo “Choosing the right PMO setup”. Casey y Peck comienzan por reconocer que, aunque el comodín de la PMO se emplea a menudo como una panacea, no existe una medicina universal.

Su tipología se basa en tres metáforas: la PMO puede ser una “estación meteorológica”, una “torre de control” o una “fuente de recursos”.

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Tipo 1.- La PMO “estación meteorológica”

Sigue leyendo sobre la PMO como estación meteorológica en este artículo:

La PMO de soporte: oficinas de proyectos "meteorológicas"

En ocasiones, los clientes sienten que se encuentran poco informados acerca de lo que está sucediendo en el proyecto. Su percepción es qué están invirtiendo un tiempo, un dinero y unas esperanzas en los resultados de los que no tienen información detallada.

Otra posibilidad es que hayan encargado varios proyectos simultáneamente y estén recibiendo información diferente sobre los progresos en cada uno de ellos.

La solución a este problema es poner en marcha una PMO cuya misión sea facilitar información objetiva, bien estructurada y comparable. Al proporcionar plantillas para los informes, los contenidos se presentan de forma homogénea y previsible, permitiendo consumir la información con mayor eficiencia.

Algunas de las preguntas de los clientes que este tipo de PMO debe responder son:

  • ¿Cuál es el estado actual del proyecto? ¿Qué grado de cumplimiento de los objetivos iniciales se ha alcanzado ya?
  • ¿En qué se ha invertido o a qué se ha dedicado concretamente el capital aportado? ¿El presupuesto previsto es suficiente? ¿Cuánto del total presupuestado inicialmente se ha gastado ya en este momento?
  • ¿Cuáles son los principales riesgos o problemas que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto?

Sin embargo, estas PMO son meramente informativas, lo cual quiere decir que no tienen competencias para coordinar ni autoridad suficiente para tomar decisiones y mejorar proyectos.

Si se desea que sea la propia PMO la que solucione los problemas del proyecto, se deberá optar por otro modelo.

Tipo 2.- La PMO “torre de control”

Sigue leyendo:

Cómo apoyar tus proyectos sin ahogarlos: la PMO como una torre de control

Este tipo de PMO puede utilizarse en combinación con la anteriormente descrita. De hecho, se trata de un complemento adecuado si se desea que la monitorización de proyectos y detección de problemas realizada mediante la PMO tipo “estación meteorológica” implique la adopción de medidas correctoras para garantizar que el proyecto se ajusta a unos estándares establecidos.

Las funciones de este tipo de PMO son:

1.- Establecimiento de estándares para la gestión de proyectos. Los estándares sirven como referencia metodológica a la que los gestores de proyecto deben adaptarse lo más posible, teniendo también un cierto grado de flexibilidad que permita responder en tiempo real a los cambios que puedan suceder en el mercado o en el contexto socioeconómico. El establecimiento de los estándares también comprende los siguientes aspectos:

  • Establecer el nivel de riesgo deseado y los aspectos en los que se desea asumir.
  • La organización del personal encargado de realizar el proyecto y la distribución de las tareas.
  • Los canales de comunicación y de información que mantendrán actualizado al equipo, a la dirección y a los clientes.

2.- Decisión de las metodologías para la medición y análisis de los resultados alcanzados por el proyecto. Se deben establecer sistemas cuantitativos que permitan monitorizar el avance del proyecto en tiempo real para detectar carencias y poder tomar medidas correctoras que minimicen el impacto final de las desviaciones en el plan inicial.

3.- Cumplimiento y elevación de los estándares. La aplicación de leves y constantes medidas correctoras permite ajustarse al plan inicial y cumplir con los estándares establecidos. Dependiendo de la madurez de la PMO y del grado de cumplimiento de la organización, puede ser importante también revisar los estándares con nuevos aspectos.

Como es lógico, cuando el grado de cumplimiento es bajo, puede ser interesante revisar los estándares “a la baja” para acercarlos a las posibilidades reales de los equipos.

Tipo 3: La PMO “fuente de recursos”

Sigue leyendo sobre este tipo de PMO:

Convierte tu PMO en una fuente de recursos

Este tercer tipo puede darse en empresas de tamaño muy elevado, donde se exige un grado de especialización máximo y se pueden movilizar recursos humanos a nuevos proyectos con relativa facilidad.

En este contexto, es factible que los gestores de proyecto designados para ejecutar un proyecto no tenga el perfil deseado. La solución es acudir a algún lugar donde se organice a los Project Managers como si se tratara de productos en un catálogo. Cuando se desee un Project Manager experto en un determinado campo de conocimiento, un sector de mercado, etc. se deberá acudir al “almacén” de Project Managers específico, pues éste garantiza que su formación y experiencia se ajuste a la calidad deseada y, por tanto, supone una garantía para el desarrollo del proyecto.

Este tipo de interpretación de la PMO no garantiza que se realicen los proyectos adecuados o que se realicen de la forma idónea; solamente que los Project Managers elegidos sean los más idóneos para el proyecto. Se trata de un buen pilar sobre el que sostener el éxito, que deberá además apoyarse en otros factores como una buena comunicación con ellos, una plantilla capacitada y motivada, etc.

Una vez seleccionado adecuadamente el Project Manager, se le debe dejar la libertad suficiente como para que realice su trabajo de la manera que considere adecuada.

Entonces, ¿Cuál es el mejor tipo de PMO?

Tal y como se explicó al principio del artículo, cada empresa y cada proyecto tienen unos objetivos y unas aspiraciones diferentes. En función del estado de maduración de una empresa, de su alcance o de sus necesidades, deberá acudir en mayor o menor medida a cada uno de los tipos de PMO.

 

Juan Delgado
Blogger ITM Platform

 

Este es el primero artículo de una serie dedicada a las PMO. Los próximos tres artículos estarán dedicados a cada uno de los modelos de PMO explicados en este texto.

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