Cada vez son más las empresas que, indistintamente de su tamaño, están aplicando estrategias destinadas a optimizar la gestión de su portafolio.

Esta macrounidad fragmentada acoge en su seno al conjunto de proyectos, programas u operaciones abiertas por la compañía para dar respuesta a su demanda empresarial.

Tales elementos pueden presentar una interrelación los unos con los otros o no hacerlo, pero en todo caso requieren de la asignación de recursos para llevarse a cabo.

Empieza a gestionar tus recursos como un portafolio unificado con ITM Platform

Para empezar, es importante que acotemos el alcance de cada uno de estos segmentos en los que aglutinamos nuestras iniciativas creativas o comerciales. Si un proyecto es un esfuerzo limitado temporalmente para lograr un resultado único, un programa sería un conjunto de estos, pudiendo perseguir un fin común o no hacerlo. Incluso aunque no exista una relación funcional entre los proyectos que están bajo un mismo “paraguas”, el uso compartido de estrategias, componentes y estructuras empresariales implica la gestión de recursos a un nivel superior. Estas competencias están bajo el control de la PMO (Proyect Management Office), un departamento que ha ganado especial importancia en los últimos años por las innumerables ventajas que aporta a la empresa que lo maneja correctamente. Una de las más destacadas es la perspectiva aérea que aporta a los directivos cuando se trata de evaluar la eficiencia de sus procesos de negocio debido a la estrecha conexión existente entre el gobierno corporativo y la administración del portafolio.

Gestión Centralizada del Portafolio

Una gestión unitaria del portafolio permite a la organización identificar las desviaciones que tienen lugar dentro de sus programas y corregirlas mediante la reasignación del talento humano, los recursos tecnológicos o las prioridades. La evaluación constante de las operaciones en curso es la base de la optimización de proyectos, sobre todo si estos están relacionados y persiguen un fin específico. Algunas responsabilidades en manos de la PMO son:

• El establecimiento de una metodología general que respalde las prácticas de gestión de portafolio.

• La creación de una estructura en la que llevar a cabo esta metodología.

• Asesoramiento en la asignación de recursos y prioridades con objeto de mantener la orientación corporativa.

• Selección de los componentes de la estructura organizativa que darán cabida a los recursos y aprovisionamiento de  las herramientas adecuadas a cada posición.

• Dotación de protocolos internos para evaluar, medir y monitorizar el reparto de competencias.

• Reasignación de recursos, análisis de prioridades constante y optimización de las decisiones.

• Análisis del valor del portafolio mediante el uso de indicadores económicos diseñados para medir el éxito de nuestras iniciativas tales como el ROI, VAN o PP.

Asignación de Recursos Humanos a nivel de portafolio

La plantilla de empleados que dan vida a nuestros proyectos debe gestionarse como un portafolio de inversiones, es decir, como un grupo de activos de alto valor que tienen un peso específico en la empresa. Para ello es fundamental comenzar por una perspectiva holística de la asignación de recursos, que funcione a estos efectos como una oficina centralizada de gestión de proyectos. Veamos ahora un ejemplo con la vista de planificación del área de gestión de recursos de ITM Platform. Si quieres saber mejor cómo funciona la vista de recursos de ITM Platform, puedes consultar nuestro tutorial íntegro o probarlo tú mismo:

Esta vista muestra, en un mismo lugar, los datos agregados de la demanda y de la oferta de recursos.

En la parte superior de la vista, por cada proyecto se puede comprobar:

•  La demanda total de horas para dicho proyecto
• El total de horas asignadas
• La desviación entre ambas

Vista agregada de la demanda de recursos

Asimismo, estos tres factores se ven desglosados periódicamente.Por ejemplo, se pueden ver los tramos semanales de demanda, asignación y desviación a lo largo del próximo trimestre y actuar sobre ellos:

• Identificar problemas de sobreasignación
• Desglosar el detalle de las asignaciones hasta encontrar las categorías profesionales sobreasignadas
• Identificar desviaciones por defecto y asignar nuevos recursos

En la parte inferior de la vista, la entrada de proyectos se sustituye por las categorías de recursos. Típicamente aquí se encontrarán los analistas, divididos, por ejemplo, entre externos e internos.

Vista agregada de la capacidad de los recursos

De forma análoga a la parte superior, por cada categoría profesional se muestran la capacidad total, las horas asignadas y las disponibles.

Esta vista permite:

• Visualizar cuándo un recurso está sobreasignado o infrautilizado.
• Resolver las divergencias entre capacidad y asignaciones.

¿Qué se consigue al controlar oferta y demanda?

Desde esta importancia central de la oficina de control en su función de comprobar la adecuación entre oferta y demanda de recursos, se pueden sumar más capas de gestión.

Otras dos importantes actuaciones que se pueden encuadrar dentro de la administración de recursos humanos a nivel de portafolio serían:

• Diversificación del talento para eliminar los riesgos de una política de contratación basada en perfiles poco flexibles.
• Realizar acciones de integración que aumenten el valor de un conjunto de empleados que por sí solos serían menos eficaces. Fomentar la sinergia y redistribuirla es vital para encontrar la combinación de recursos humanos que mejor se adapte a las necesidades de cada proyecto y, en suma, a las metas de un determinado programa o estrategia general de negocio.

Cabe destacar que no todos los activos poseen el mismo valor y cada uno de ellos tiene una calificación otorgada por la importancia de su aportación al fin común. Esta calificación no debería tener un carácter permanente, sino más bien ser un indicador de la evolución del rendimiento del empleado y desde la gestión de portafolios se ha de contar con ello. La administración de los recursos profesionales ha de establecer un protocolo basado en un profundo análisis de los resultados de cada individuo o grupo de ellos y aplicar medidas correctoras que incluyan el reclutamiento interno, la promoción de empleados o su entrenamiento para mejorar su aporte a la fracción del proyecto en la que trabajan.

No todos los empleados son iguales

La administración del portafolio ha de ser capaz de identificar aquellos recursos, individuales o agrupados en forma de equipo, que por su especial talento han de ocupar un lugar clave dentro un proyecto. Existen técnicas que permiten a los managers hacer un seguimiento fiable de sus futuros gerentes.

Entre ellas destacamos:

• Centro de evaluación: Se selecciona un grupo asequible de participantes y se les pone en situaciones de gerencia que implican una toma de decisiones ágil.
• Comité de Revisión de la Fuerza de Trabajo: Es una especie de mesa redonda celebrada al más alto nivel corporativo que tiene en cuenta informes de rendimiento y evaluaciones de toda clase para definir la carrera profesional de sus futuros gerentes.

Para terminar, resaltamos la importancia de contar con herramientas de gestión de portafolios que aporten una visión cenital de los procesos abiertos por la compañía y permitan actuar, de forma precisa, sobre cada recurso asignado.