Ésta es una de las maneras utilizadas para asignar una determinada tarea a un trabajador. Lamentablemente, es de las más frecuentes, pero de los menos eficaces.

Imaginemos que sucediera algo parecido en un hospital. Acude a puerta de urgencias un paciente que ha sufrido un accidente y se ha fracturado una pierna. ¿Quién debería ocuparse de su atención? ¿Un médico cualquiera, que en ese momento se encuentre libre de trabajo? ¿O sería mejor que se ocupara del paciente un médico especialista en traumatismos y fracturas, que es lo que este paciente presenta?

En este ejemplo, la respuesta resulta evidente. Sin embargo, no es la misma que damos habitualmente a la hora de asignar recursos y trabajadores en los proyectos de la empresa.

Asignación de los recursos: clave para la eficiencia

Realizar un reparto de tareas adecuado garantizará que cada trabajador esté ocupado en los proyectos para las que está más capacitado o tiene más experiencia. De esta manera, se consigue mejorar la eficiencia de la empresa, consiguiendo mejores resultados en menor tiempo. El resultado es la obtención de mayores beneficios para la empresa y para los trabajadores a todos los niveles.

• Beneficios económicos. La calidad de los resultados será mayor, dado que el proyecto ha sido ejecutado por un especialista. En el ejemplo expuesto anteriormente, probablemente existirá mejor supervivencia del paciente y presentará unos mejores resultados funcionales (menor dolor, una reincorporación más rápida a sus actividades habituales…) si el encargado de su intervención es un cirujano especialista.

• Incremento de la confianza. La obtención de buenos resultados es en sí misma un valor destacado para la obtención de nuevos clientes. Volviendo al ejemplo, si el paciente queda satisfecho es probable que recomiende nuestra clínica a otros pacientes que presentan los mismos problemas, los cuales, si tienen posibilidad de ello, escogerán la opción que consideren mejor. Del mismo modo, si una empresa satisface a sus clientes, estos mismos se convertirán en una fuente de publicidad dentro de su sector profesional.

• Beneficios temporales. Es posible que un especialista y un lego en la materia consigan finalmente alcanzar el mismo resultado, pero probablemente al lego le llevará más tiempo. Este tiempo adicional implica un gasto en forma de coste de oportunidad: el tiempo adicional dedicado a la tarea por parte del trabajador lego se podría haber utilizado a realizar otro trabajo, con la consiguiente penalización tanto en tiempo como en dinero que esto supone. Además, el hecho de que un trabajador no ha experimentado se dedique a realizar una determinada tarea incrementa el riesgo de que no consiga finalizar la a tiempo. Esta es otra razón por la que, en la medida de lo posible, se debe asignar a cada tarea un trabajador correctamente cualificado.

• Beneficios para los trabajadores. Ocuparse en aquellas tareas para las que se tiene una preparación adecuada, permite obtener resultados satisfactorios para uno mismo, lo cual permite la autorrealización personal y disminuye los niveles de estrés.

Asignación de tareas: aspectos a considerar

¿Qué aspectos se deberían considerar a la hora de asignar una tarea a un determinado trabajador?

• Son lo más importante. ¿La persona a la que vamos a asignar de realización de esta tarea posee las habilidades necesarias para poder ejecutar el proyecto completamente y con éxito? Si la respuesta es afirmativa, no hay duda, ésta es la persona indicada para esa tarea.

• ¿Ha realizado la persona a la que vamos a asignar el proyecto otras tareas similares anteriormente? Si la respuesta es afirmativa, contará con una experiencia muy valiosa que podrá utilizar en la realización de este nuevo proyecto. Además, presentará menos incertidumbre y más confianza, puesto que se maneja en un ámbito que le resulta conocido, por lo que requerirá de menos soporte por parte de la dirección y de los compañeros. No obstante, la experiencia es más importante que las habilidades. Si un trabajador se encuentra capacitado para realizar una tarea, necesitará recibir un cierto apoyo durante sus primeros pasos, para posteriormente poder manejarse por sí mismo.

• Interés. Difícil de medir pero muy necesario para el éxito de una tarea. Un trabajador puede tener cualificación en un determinado ámbito y además tener experiencia, pero eso no significa que se encuentre motivado. La motivación es fundamental para poder realizar una tarea adecuadamente y poder dar respuesta a los nuevos problemas que se presenten durante la ejecución de un proyecto. Por ello, se debe hablar con los trabajadores previamente a asignarles un proyecto, no solamente para valorar su capacitación y experiencia, sino también para tener en cuenta su motivación.

• Utilizar trabajadores sobrecualificados para realizar tareas relativamente sencillas es realizar un mal uso de los recursos e implica un gasto innecesario. Volviendo al ejemplo del inicio del artículo, sería como ocupar al cirujano especialista en organizar la citación de las consultas o la programación del quirófano. Son tareas administrativas que pueden ser realizadas por el cirujano, pero es preferible que se ocupe de ellas el equipo de administración. Probablemente, al tratarse de personal con una cualificación menos especializada, su salario será más bajo y por tanto implicará un coste menor.

• Ubicación geográfica. En un mundo globalizado cada vez es un factor menos importante, pero todavía hay que tenerlo en cuenta. Cada vez son más las tareas que se pueden realizar de manera remota, lo cual permite contratar al personal más cualificado o con más experiencia para realizarla, independientemente de su localización geográfica y sin tener que sufragar costes de transporte. Sin embargo, existen tareas que requieren todavía la presencia física de los trabajadores. Por ello, se debe poner en la balanza el coste económico, temporal y personal que supone trasladar a un trabajador a un determinado lugar para realizar un proyecto, o bien seleccionar a otro quizá menos cualificado pero que ya se encuentra en ese lugar.

• Aunque habitualmente, como ya hemos referido anteriormente, es lo primero que se considera, debería ser el último factor a tener en cuenta. Evidentemente, para asignarle una tarea un determinado trabajador, éste debe encontrarse disponible. Sin embargo, el hecho de que se encuentre disponible no implica necesariamente que se le tenga que asignar la primera tarea que se presente. Comprobar la disponibilidad de los trabajadores debe garantizar que se asigna nuevas tareas de manera equitativa, evitando que la fuerza laboral de alguno de ellos se encuentre infrautilizada y que otros presenten sobrecarga de trabajo.

Para poder hacer seguimiento del grado de utilización del talento de una empresa o de un proyecto, es fundamental contar con mecanismos eficientes de recogida de información y reporte. El módulo de gestión de recursos de ITM Platform te permite comprobar la utilización desde una visión de portafolio, de manera que puedas detectar los solapamientos en la utilización de recursos por parte de distintos gestores de proyecto.