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Ni siquiera es necesario que seas capaz de medir ese valor.

Pero imagínate que pudieras.Imagínate que pudieras cuantificar el valor que la colaboración aporta a tus proyectos. Que pudieras añadir unos céntimos (o unos cuantos dólares) a tu “balance colaborativo” por cada vez que alguien realiza un comentario constructivo, advierte a tiempo de un problema, realiza una propuesta innovadora fuera del ámbito estricto de sus responsabilidades, comparte experiencias de otros proyectos que pueden salvar horas de ejecución desencaminada.

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Podrías mostrar los resultados a los más altos directivos, incluso a accionistas y clientes, y defender la rentabilidad de invertir en políticas sólidas de comunicación interna.

En realidad, no necesitas medir ese valor en cada instante. Basta con que te asegures de que en tu organización existen canales sólidos para que la comunicación fluya. Es posible que necesites más de una solución tecnológica para soportar todo el flujo. Ah, y recuerda que el correo electrónico dejó de contar como tecnología colaborativa allá por 2006.

Herramientas colaborativas

Es conveniente distinguir entre canales para comunicación interna (dentro del equipo de cada proyecto) y comunicación externa, o entre proyectos.

Comunicación entre proyectos

Los servicios de chat empresarial o intranet son excelentes para eliminar cajones estancos, pero viven lejos de la planificación técnica de los proyectos, por lo que resultan difíciles de integrar con la gestión diaria de los mismos. Son excelentes para cuestiones transversales que afecten a todos los departamentos.

Comunicación interna

Por el contrario, la comunicación interna al equipo de un proyecto estará mejor soportada a través de un software de gestión como ITM Platform, que integre características de red social en el seno de cada proyecto.

Cómo crear el portafolio adecuado

Ninguna herramienta puede comunicar entre proyectos y conectar a los equipos de cada proyecto sin generar ruido. Por eso, es fundamental poder encontrar un buen portafolio tecnológico interno que mantenga criterios de gobernanza.

La combinación de ITM Platform con Slack es un gran ejemplo de portafolio de herramientas comunicativas. Dentro de cada proyecto, el dueño es ITM Platform, mientras que Slack es imbatible como chat empresarial entre equipos. Gracias a la app ITM Platform Teambot, además, puedes conectar ambas herramientas para que los miembros de tus equipos trabajen con ITM Platform desde Slack.

De esta manera puedes conseguir todos los beneficios de una política de comunicación que mejore la calidad de tus proyectos y el aprendizaje entre equipos.

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Además de la “estación meteorológica” y la “torre de control”, Casey y Peck distinguen un tercer tipo de Oficina de Gestión de Proyectos: la “fuente de recursos”. A menudo, este tipo de PMO se nombra más sencillamente por su capacidad directiva.

En efecto, la diferencia fundamental con los anteriores tipos de PMO son sus rasgos directivos, ya que se dedica a coordinar proyectos, componentes y programas de una organización.

Por lo que respecta a sus atribuciones, la dirección puede tener dos alcances distintos:

El más ambicioso es aquel que se extiende a todos los proyectos de una organización.
Sin embargo, también puede ser más dirigido, y ocuparse únicamente de los proyectos transversales que impliquen a varios departamentos, dejando proyectos más rutinarios o restringidos en manos de un project manager específico.

Cómo se organiza la estructura de una PMO directora

En una PMO directora, los project managers trabajan directamente para la PMO: ella es la que asigna los proyectos, a la que tienen que dirigir los informes y la que supervisa sus acciones. Por tanto, la PMO directora es la que más necesita diversificar y jerarquizar su equipo de directores de proyecto: quienes trabajan para la PMO tendrán un perfil más marcado como supervisores y directivos, mientras que los subalternos estarán más cerca de la ejecución diaria.

Por otra parte, los trabajadores de la empresa pueden organizarse de dos maneras:

Una posibilidad es que formen parte de la propia PMO. Este sistema es válido en los casos en los que todos o casi todos los trabajos que realiza la empresa adopten la forma de proyectos.

La otra posibilidad es que sean trabajadores formalmente no imputados a proyectos, aunque su trabajo contribuya a alguno. Esta aproximación es la que se utiliza en empresas con un perfil más operativo y una menor proporción del trabajo dedicado a los proyectos.

Funciones de la PMO directora

Las funciones más características tienen que ver con la coordinación del talento:

Desarrollar y mantener una plantilla de project managers suficiente y correctamente formada para gestionar todos los proyectos de la empresa.

Organizar las aportaciones de trabajadores independientes.

Asignar los recursos humanos necesarios a cada proyecto, priorizando en caso de conflicto según criterios de negocio.

Aunque estas son las funciones más definitorias, la PMO directora comparte funciones con otros tipos de PMO más sencillas. Entre ellas se encuentran:

Reducir los costes mediante la centralización de los servicios.

Asegurar la adecuada comunicación entre los miembros del equipo y la organización de la gestión de proyectos mediante la emisión regular de informes estructurados y completos.
Fomentar la adopción de metodologías, estándares, procesos y herramientas que permitan la gestión de proyectos de manera eficiente.

Cómo controlar la eficiencia de la PMO directora

Dado que la PMO directora es la encargada de gestionar todos los proyectos, es difícil evaluar que este trabajo se está realizando adecuadamente. Si es la propia PMO la que tiene que evaluar su rendimiento, es posible que aparezcan sesgos en esta valoración y, aunque no sea el caso, siempre puede existir la duda sobre la existencia de conflictos de intereses.

Hay algunas soluciones que se pueden adoptar en estos casos.

Contratar los servicios de una auditoría externa. De esta manera se garantiza la obtención de informes exentos sesgos en los que se evalúen tanto los aspectos positivos de la gestión de proyectos como los negativos.

Generar una auditoría independiente dentro de la propia organización. Para ello, se debe constituir un grupo de gestores de proyectos ajenos a los proyectos activos que se dediquen a evaluar su eficiencia en la gestión.

Desarrollar un sistema rotatorio para los directores de proyectos. Se trata de una metodología muy utilizada en las empresas que han adoptado los estándares de calidad ISO 9000. Cuando un director no se encarga de la gestión de un determinado proyecto, se le puede asignar a la evaluación de los proyectos activos. Se trata de una opción muy completa, puesto que la rotación de project managers asegura que mantienen constantemente los dos puntos de vista: tanto el del evaluador como el de quien es evaluado.

¿Debería incorporar a mi empresa una PMO directora?

Existe división de opiniones entre los expertos a la hora de recomendar este tipo de PMO.

Por un lado, algunos defienden que se trata de la mejor solución para la gestión de una empresa, dado que garantiza la máxima eficiencia en todos los departamentos y proyectos. En caso de que ya existan otros sistemas, se sugiere una evolución paulatina hacia una PMO directora, pues se trata del método de gestión más completo.

Por otro lado, la PMO directiva corre el riesgo de ser invasiva con los sistemas de trabajo existentes y aparecer como una estructura que busca apropiarse de todos los departamentos o aspectos de gestión de una empresa sin dejar cabida a sistemas externos, independientes, o que no se adapten a los marcos establecidos por ella.

Por ello, previamente a la implantación de una PMO directora en una empresa, deberá valorarse si su perfil y el de sus trabajadores permite una adecuada introducción. En caso contrario, una solución es adoptar otros tipos de PMO menos exigentes y progresivamente ir evolucionando hacia este tipo de PMO.

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Uno de los grandes desafíos a los que se enfrenta un CEO es conseguir mejorar la comunicación interna. El desafío de este tipo de políticas es procedimentar la comunicación sin coartarla; o, en otras palabras, conseguir que la información que se comparte:

sea suficiente pero no genere ruido;
deje trazas que permitan recuperarla;
se distribuya de forma diferenciada, sin generar vacíos.

La importancia de las políticas de comunicación interna es proporcional a la dimensión de la organización. Ahora bien, encontrar este equilibrio puede ser especialmente difícil si no se cuenta con un equipo donde los miembros estén acostumbrados al trabajo colaborativo. Para reforzar esa interconexión es necesario comprometer a sus integrantes con estrategias que fomenten la puesta en común de sus habilidades y les permitan evolucionar como parte de un todo.

Cuando se trabaja en gestión de proyectos es vital reforzar los canales de comunicación entre los integrantes de la iniciativa. Si pensamos en nuestro equipo como un organismo coordinado, todos aportan su inventiva y talento para obtener un resultado común mediante el ensamblaje de sus distintas funciones.

Ahora bien, al diseñar políticas internas de comunicación, habrá que diseñar procedimientos y canales diferenciados para:

comunicación entre el equipo de un proyecto
comunicación entre proyectos y equipos distintos de la misma organización

Mientras que en el primer caso la comunicación suele tener una dimensión táctica, porque está orientada a mejorar la calidad del proyecto y la eficacia de la ejecución, en el caso de la comunicación entre proyectos puede tener una dimensión estratégica, orientada a generar sinergias y crear conocimientos compartidos que puedan elevar el valor de la organización y su capacidad de innovación. Es en este punto donde la administración de la comunicación interna puede pasar a necesitar de un experto que la coordine y dirija.

Quizás una línea de trabajo no es todo lo eficiente que puede ser debido a que sus recursos están desvinculados, es decir: empleados, tecnología y procesos funcionan de forma descoordinada. Una visión integrada de las tareas asignadas a los miembros del equipo, permite al gestor orientar las metas de cada uno y proponer sinergias destinadas a incentivar el aprendizaje recíproco.

Seguidamente exponemos algunos factores que debes tener en cuenta para mejorar la colaboración en tus proyectos y te presentamos la herramienta definitiva para optimizar las comunicaciones entre los miembros de tu equipo.

Sincroniza tu equipo

Un buen plan de comunicación interna permite a la empresa que lo despliega ahorrar recursos y evitar desviaciones en la planificación de costes. Esto es debido a que los errores tienen una mayor monitorización por parte de todos los colaboradores, de tal modo que las correcciones no solo llegan desde la gestión del proyecto, sino que se generan una vez son compartidos públicamente. El valor añadido que supone promover la autoayuda entre compañeros, aumenta el sentido de autoría que el empleado profesa hacia el objeto de su trabajo.

Así mismo, un responsable de proyecto que confíe en los valores de la cooperación y haga hincapié en el papel del trabajo colectivo, será capaz de proponer soluciones más ágiles, puesto que tendrá información en tiempo real de la disponibilidad específica de cada miembro, sus competencias y ámbito de especialización. También puede servirse de la creación de subgrupos que por la especial afinidad de sus integrantes, son capaces de resolver problemas que otra conjugación de empleados sería incapaz de abordar.

Misión imposible sin las herramientas adecuadas

Mejorar las relaciones entre los diferentes segmentos que componen un equipo humano puede apoyarse en un software que integre sus tareas, aportes documentales y anotaciones concretas en una sola plataforma de conversión. Confiar en este tipo de aplicaciones suele suponer para los coordinadores de proyecto una mayor capacidad de intervención sobre la marcha general, ya que disponen de una perspectiva global de todas las operaciones.

Slack es un gran ejemplo de comunicación empresarial que consigue retener al usuario, recuperar la información compartida con más facilidad que en el email, y añadir prestaciones a través de apps. Hay muchos motivos por los que deberías empezar a utilizar Slack en tu oficina.

Por ejemplo, la aplicación ITM Platform Teambot permite utilizar ITM Platform desde Slack, consultar tareas y proyectos y navegar hacia el entorno de planificación sin tener desde el chat de Slack.

Si no eres cliente de ITM Platform, ahora puedes probar Teambot con un entorno gratuito desde este trial:

Prueba ITM Platform Teambot

Poco a poco

A menudo sucede que los empleados perciben este tipo de medidas como restrictivas, ya que suponen la adaptación obligatoria de todos los afectados para ser implementadas. Sin embargo, una vez superada esa fase inicial de desconfianza en los nuevos protocolos, ellos mismos descubren las ventajas de trabajar con herramientas de gestión de proyectos.

Uno de los puntos de fricción más habituales entre los empleados y una nueva metodología de trabajo, está relacionado con los retos de aprendizaje que supone utilizar una plataforma desconocida. En este sentido, ITM Platform Teambot confía en el liderazgo de la red Slack dentro del mundo de la mensajería corporativa y aprovecha su infraestructura para ofrecer una experiencia de trabajo más intuitiva. El desplazamiento hacia un entorno donde el usuario se siente cómodo reduce el rechazo general asociado al progreso técnico.

Para contrarrestar esta tendencia probada que suscita la evolución tecnológica en equipos ya formados, es conveniente dedicar el tiempo que sea necesario a mostrar los beneficios derivados de trabajar con soluciones de vanguardia. Crear un tutorial previo para todos los colaboradores, iniciar una videoconferencia compartida de presentación o difundir un manual escrito, son iniciativas que pueden reducir el escalón e incrementar la confianza de la plantilla en la nueva metodología.

Como habéis podido comprobar, son muchos los factores que intervienen en la definición de un plan de comunicación interna. Por ello, no hay que escatimar esfuerzos a la hora de habilitar nuevos canales de interacción que aseguren la sinergia corporativa e incrementen el grado de compromiso de nuestros colaboradores o subordinados.