PPM software - ITM Platform | Projectos, Programas e Portfólio

Não é novidade que os Chief Information Officers possam ser considerados diretores de todos os projetos tecnológicos de uma organização.

Na verdade, em meados dos anos noventa, pensava-se que os gerentes de projetos não podiam se limitar a realizar tarefas, mas tinham que ter um compromisso abrangente com a estratégia de sistemas da organização. Foi então que algo semelhante foi defendido: que os diretores do PMO têm um papel muito parecido com o do CIO.

Com a consolidação de escritórios de gerenciamento de projetos em todos os tipos de organizações e o surgimento de boas práticas de start-up e operação, os PMOs se tornaram no modelo claro para a gestão de projetos internos em grandes corporações. Portanto, vale a pena lembrar a afirmação oposta: que os CIOs dirigem um PMO de projetos de tecnologia interna

Controle sua estratégia de sistemas com ITM Platform

A falta de definição do CIO: entre estratégia e dia-a-dia

É bastante difícil definir detalhadamente o papel de um Diretor de Tecnologia (CIO). Há aqueles que dizem que ele é simplesmente um diretor de sistemas com muito dinheiro. Embora funcione como uma piada, é uma declaração muito imprecisa: qualquer CIO é o principal responsável pela estratégia, práticas e políticas dos sistemas de informação de uma organização.

Dito isto, a vida cotidiana de cada CIO é muito diferente, variando de acordo com a indústria, o país, o tamanho da empresa e a personalidade dos gerentes que estão acima.

De fato, as expectativas da alta gerência do que um CIO deve fazer são, provavelmente, o aspecto mais importante. É muito diferente para um CEO querer um CIO para materializar a visão do negócio graças a um especialista em tecnologia que confia em um gerente de sistemas para responder o mais rápido possível a todas as suas exigências. Essa é a grande diferença entre um CIO como gerente sênior e um CIO como mera pessoa responsável. Exagerando um pouco desta distinção, pode-se dizer que existem dois tipos de CIO: aqueles que não têm tempo para supervisionar as operações diárias e aqueles que não encontram tempo para deixá-las.

Mas, no final, cada CIO está entre dois mundos: a alta administração, que se concentra na visão de longo prazo e na criação de valor para os investidores; e o dia-a-dia da gestão tecnológica, que inclui aspectos como:

Compra de tecnologia
Limite dos danos e planejamento face a possíveis falhas
Planejamento do pessoal, incluindo treinamento
Criação de novos sistemas
Integração e mantimento de sistemas existentes

Quando a organização é pequena o suficiente, o CIO pode lidar com todos esses aspectos; mas, a partir de uma certa dimensão, deve contar com um sistema de delegação, estabelecendo regras e procedimentos para que outros assumam essas responsabilidades em um quadro unificado.

A aspiração de todos os CIOs é provavelmente estabelecer esse quadro de referência para poder se dedicar ao que é interessante: direcionar a estratégia e se envolver com a gestão da empresa com a qual os seus homólogos em grandes multinacionais, como as grandes empresas farmacêuticas, contam. Nas palavras de Paul Burfitt, CIO da Astra Zeneca até 2006, o trabalho do CIO consiste em criar quadros de referência (políticas, padrões e estratégias) que permitem que cada subsidiária atue por conta própria, de forma habilitada. Enquanto isso, o CIO dedica-se a projetar prioridades, objetivos e metas, combinando, em qualquer caso, a perspectiva de negócios e a perspectiva dos sistemas de informação.

Por que o CIO possui um PMO de projetos de sistemas

Nesse difícil equilíbrio entre o dia-a-dia e a estratégia é onde a comparação do CIO com o líder de um PMO se encaixa perfeitamente.

É fácil entender se fizermos a seguinte pergunta: quais são as responsabilidades do CIO no gerenciamento de projetos?

Equilibrar demanda com capacidade

Os pedidos de melhorias em sistemas informáticos internos, bancos de dados, módulos de gerenciamento, CRM, etc., crescem mais rapidamente do que a capacidade de gerar tais melhorias. O desenvolvimento de novos softwares e a integração de diferentes tecnologias são processos longos e caros.

Portanto, uma das primeiras responsabilidades do CIO é garantir que haja a capacidade de cobrir os projetos que vão começar e que os recursos atribuídos tenham o conhecimento técnico necessário. Daí a importância do planejamento abrangente de recursos.

Saber dizer “Não”

Como a demanda por trabalho técnico sempre excederá a capacidade, cada CIO deve saber como dizer não às ideias, pedidos e requisitos. Para isso, é essencial ter diretrizes e políticas que permitam priorizar e levar a tecnologia da organização ao seu próximo estado.

Do mesmo modo, os PMO estratégicos oferecem instrumentos e ferramentas para a tomada de decisões, sobre quais projetos devem ser iniciados e quais não são suficientemente importantes para passar de um mero rascunho. Ocasionalmente, o PMO até tem autoridade suficiente para tomar tais decisões.

Gerar as expectativas adequadas

Quando as políticas internas e os planos estratégicos são comunicados adequadamente, diferentes departamentos são mais propensos a saber o que esperar de seus pedidos e que tipo de ideias provavelmente serão incluídas no portfólio do projeto.

Envolver os departamentos que solicitam a mudança

A cultura ágil mostrou que o sucesso dos projetos de tecnologia interna depende do grau de comprometimento dos patrocinadores do projeto. Para que a estratégia de tecnologia corresponda às perspectivas de crescimento, muitos CIOs garantem que cada departamento é responsável pelo sucesso das ideias que propõe. Desta forma, são evitados pedidos desnecessários e ideias cujas consequências não foram devidamente analisadas.

Um PMO tem responsabilidades muito semelhantes, como órgão de coordenação para que todas as partes envolvidas nos projetos colaborem de forma proativa e ofereçam mais contexto de negócios aos gerentes de projeto para que eles compreendam a motivação por trás de cada novo requisito.

Em suma, tanto o CIO quanto o PMO têm funções de coordenação, monitoramento, unificação, avaliação e seleção do portfólio de projetos de uma organização. A diferença fundamental entre os dois é que o PMO se baseia muito nas metodologias de gerenciamento de projetos, enquanto o CIO trata mais do que a organização exige, sua estratégia e os desafios tecnológicos. Ambos os papéis podem ser combinados de forma produtiva.

Como se isso não bastasse, as responsabilidades também se aproximam em termos de treinamento, aprendizado contínuo e transferência de conhecimento. Como tanto o CIO quanto o PMO têm uma dimensão transversal, a rotina, o conformismo e os compartimentos estanques são seus grandes inimigos.

Benefícios de tratar o trabalho do CIO a partir do PMO:

Os CIOs que decidem adotar a ideia de ter um PMO, mesmo que seja embrionário, poderão beneficiar dos seguintes elementos:

Adoptar metodologias de portfólio para monitorar, avaliar e selecionar projetos
Ter critérios claros para priorizar o trabalho de acordo com o valor que ele traz para o negócio. Um PMO ágil pode gerenciar a acumulação de requisitos dinamicamente, adaptando-se às circunstâncias para maximizar o valor entregue ao cliente.
Além disso, a governança dos projetos representados pelo PMO permite ao CIO deixar o escopo do trabalho reativo para defender a importância estratégica de seu perfil, abordando o CTO. Embora isso seja para outro artigo, trata-se de imaginar o futuro e avançar para uma visão da mídia que dá o domínio da tecnologia.

Claro, a relação entre o CIO e o PMO é variável. Pode ser uma dependência direta, mas também há organizações onde o CIO aconselha o PMO: ser o proprietário da estratégia e ter um contato muito mais direto com os clientes e gerar valor, pode ajudar o PMO e os gerentes de projetos que são colocados no lugar dos clientes e tornam concreto o objetivo do projeto através da empatia.

Objetivo: Entrar no comité de direção

De acordo com um estudo Russam GMS, apenas 2% dos comitês de gestão possuem um CIO. E isso apesar de ser uma aspiração geral deste perfil com benefícios claros ao decidir o curso de um empreendimento comercial.

O isolamento do mais alto representante dos sistemas de informação em relação à alta administração é outro ponto de similaridade com os PMO: muito poucas organizações admitem o diretor do PMO no comitê, considerando tudo o que tem a ver com a gestão de projetos em um nível inferior ao executivo.

No entanto, tanto o CIO quanto o PMO implementam suas capacidades organizacionais máximas quando sua missão é projetar e manter sistemas de governança.

Quando a governança do projeto é incorporada ao comitê de direção, o desempenho dos projetos e sua contribuição para os objetivos da organização são maximizados.

Quando o CIO que se junta ao comitê não só supervisiona a governança tecnológica, mas está envolvido na governança dos projetos, a organização irá lançar as bases para atingir a máxima solidez como ator digital. Um verdadeiro quebra cabeças para a concorrência.

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Embora todos nós tenhamos placas Kanban, muitos dos princípios que diferenciam essa metodologia são muitas vezes ignorados na prática.

Se você trabalha desenvolvendo software, em um ambiente tecnológico ou em uma inicialização, é provável que, em algum momento, você tenha usado uma placa Kanban para visualizar quais tarefas estão pendentes, quais estão sendo trabalhadas e quais foram concluídas.

É o MVP de Kanban: três colunas, três estados: a serem concluídos, em processo, concluídos.

Vincule seus projetos Kanban em um portfólio unificado com ITM Platform

O painel individual de ITM Platform resume o trabalho pendente com kanban.

Esta simplicidade tem sido, de certa forma uma benção, porque as placas se tornaram extremamente populares. Mas eles também fizeram que muitas pessoas as usassem ou criticas sem saber detalhadamente as características desse método.

Por exemplo, muitas vezes é ignorado que Kanban é muito útil quando, além de projetos, você também deseja gerenciar trabalhos que não se encaixam em nenhum projeto.

Isso faz de Kanban um excelente complemento para gerenciar um portfólio de projetos, no qual a demanda por mudanças também inclui tarefas individuais para as quais não há coordenador ou gerente do projeto.

Apesar disso, muitas poucas ferramentas de portfólio incluem Kanban entre suas características; e poucas versões do Kanban online permitem o gerenciamento de portfólio.

Se você quer ambos, a ITM Platform é um dos poucos fornecedores que podem satisfazê-lo.

Kanban vs ágil vs SCRUM

É comum no mundo do desenvolvimento de software que a SCRUM é considerada a melhor metodologia ágil, se não a única. No entanto, cada metodologia tem suas vantagens e desvantagens. Se você deseja rever suas diferenças, aqui tem um artigo útil.

SCRUM, por exemplo, é usado apenas em projetos de software. Nesta área, substitui os métodos tradicionais de design em cascata (ou cachoeira), cuja eficiência é muito melhorada.

No entanto, fora desse escopo, SCRUM é muito frágil, para não dizer inútil. Não pode ser aplicado, por exemplo, para projetar processos para novos produtos que não possuem elementos de programação.

Pelo contrário, além de ser usado de forma prolífica em desenvolvimento (muitas vezes, em combinação com metodologias SCRUM), Kanban demonstrou sua utilidade em contextos onde a maior parte do volume de trabalho está operacional. O exemplo clássico é a fabricação industrial, como as fábricas da Toyota em que o método foi elaborado. Mas também o design de novos produtos e serviços em qualquer setor pode se beneficiar de sua estrutura.

Os 3 principios de kanban

Visualize tudo o que está acontecendo em determinado momento. Cada elemento e seu estado de progresso são vistos no contexto de todo o trabalho, seja um projeto ou as operações em andamento
Limite a capacidade do trabalho em andamento, ou Work In Progress (WIP). É necessário colocar um máximo na quantidade de tarefas que podem ser gerenciadas ao mesmo tempo e os limites visuais do quadro ajudam a perceber fisicamente essa limitação de máximos. Por exemplo, se uma unidade de controle de qualidade pode gerenciar um máximo de 5 itens de rolamento, não pode aceitar o sexto item até que ele termine com um dos cinco anteriores.

Pode não ser muito intuitivo, mas a limitação do WIP consiste precisamente em visualizar os estrangulamentos para priorizar o trabalho nessas áreas e para poder concentrar recursos na resolução deles.

Melhorar a continuidade do trabalho. Assim que um elemento for concluído, outra tarefa do backlog é Para isso, é essencial que o backlog seja devidamente gerenciado, priorizado e categorizado.

Quando Kanban deve ser usado?

Existem quatro situações em que o Kanban deve ser usado:

Existem quatro situações em que é conveniente usar Kanban:
Em ambientes operacionais cujas prioridades mudam muito frequentemente
Quando as mudanças nos requisitos podem ser introduzidas a qualquer momento
Quando as unidades de trabalho são tarefas independentes
Quando a otimização incremental de um processo existente é prosseguida

Quais são as vantagens de Kanban?

Transparência máxima
Entrega contínua
Igualar a capacidade da equipe com o trabalho em andamento
Concentração na duração do ciclo (quanto tempo leva uma tarefa para ir do backlog a ser completado)
Permite atribuir diferentes máximos WIP aos estádios sucessivos e redirecionar o trabalho para melhorar o tempo de entrega.

Com relação a este último ponto, por exemplo, em uma equipe de programação é muito normal ter quatro estados: To Do, In Progress, Code Review e Finalizado. Atribuir um máximo de 2 tarefas à Revisão de Código implica que imediatamente mais tarefas In Progress não podem ser assumidas, então os programadores terão que gastar tempo revisando o código, uma tarefa desagradável que geralmente deixam para o fim. Isso evita o gargalo de todo o código que está sendo escrito, mas sem verificar. Se você adicionar dinâmica de equipamentos e comunicação imediata ao quadro, os benefícios são muito claros.

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A palavra produtividade nunca esteve tão em moda quanto hoje em dia e ela é um ponto de extrema importância quando o assunto envolve a competição acirrada em um mercado com tantos concorrentes.

Mas ao contrário do que muitas pessoas pensam a produtividade não está relacionada apenas a produzir maiores quantidades de produtos ou atender mais clientes. Produtividade hoje envolve eficiência e para alcançá-la é preciso investir em inovações tecnológicas para garantir a qualidade do atendimento e produtos otimizando os processos. É o famoso fazer mais, com menos e sem perder a qualidade. Uma tarefa difícil, mas perfeitamente possível de ser alcançada se foram utilizados os recursos corretos.

1. Fluxo de trabalho

Antes mesmo de definir metas de aumento de produtividade é preciso conhecer o funcionamento real da empresa, o seu fluxo de trabalho, para identificar os setores mais sobrecarregados, aqueles que possuem folga de tempo e funcionários e encontrar os gargalos do processo de produção.

O fluxo de trabalho é a sequencia do processo de trabalho, ou seja, o processo pelo qual cada nova atividade precisa passar até a sua conclusão. Esse processo pode passar por diversas pessoas e setores de uma mesma empresa e por isso é extremamente importante estabelecer regras e criar mecanismos de automação de tarefas que permitem o ganho de tempo e evitam o retrabalho. Quanto mais enxuto for o fluxo de trabalho, melhor será sua eficiência.

Existem algumas formas de avaliar se o fluxo de trabalho da sua empresa é eficiente e para isso você pode utilizar alguns indicadores simples, que servirão de alerta se começarem a desandar.

Comparar o que foi planejado com o que foi efetivamente executado – Se a empresa conseguir realizar mais do que 75% do que foi planejado, pode ser considerado que o fluxo de trabalho é eficiente;
Medir a quantidade de horas dedicadas a cada atividade – É possível descobrir qual é o tempo ideal para realização de cada tarefa e assim identificar possibilidades de reduzir o tempo sem perder qualidade;
Mensurar o retrabalho – pode ser causado por diversos fatores, mas as consequências sempre impactarão a produtividade. É preciso identificar o motivo dos erros e ajustar os processos para reduzir o retrabalho na empresa.

Existem muitas dicas e técnicas que auxiliam no aumento da produtividade da sua empresa e vamos falar de algumas.

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2. Técnica Pomodoro

Essa técnica é baseada na ideia de fluxo de trabalho dividido em blocos pequenos (de 25 minutos, chamados de pomodoros) que permite aumentar a concentração e dá mais agilidade ao cérebro. O primeiro passo para a aplicação dessa técnica é a criação de uma lista com as tarefas pendentes. É preciso utilizar um cronômetro, ou despertador, timer, que possa marcar o tempo de 25 minutos. Eleja uma das tarefas da lista e trabalhe durante os 25 minutos marcados no cronômetro sem qualquer tipo de interrupção (nada de redes sociais ou mensagens no celular). Quando o despertador tocar pare e faça uma pausa de 5 minutos na qual é indicado que você se levante, ande um pouco, tome um copo de água, por exemplo. Após a pausa de 5 minutos retome o trabalho por mais um pomodoro (25 minutos). E a cada quatro pomodoros faça uma pausa mais longa, de cerca de 30 minutos, antes de retornar ao trabalho. Após finalizar uma tarefa da sua lista, risque-a para marcar como terminada.

Essa técnica é interessante para garantir o foco no trabalho ou estudo, mas principalmente pode ser utilizada como uma ferramenta de planejamento, pois com o tempo você conseguirá identificar quantos pomodoros gasta para realizar determinada tarefa e assim poderá planejar melhor a utilização do seu tempo.

É possível ainda fazer adaptações ao método, mas é preciso manter a ideia principal que é o foco total em uma única atividade durante um período e fazer intervalos entre os pomodoros.

3. Sistema de Gestão ERP

É uma ferramenta que auxilia muito as empresas na gestão empresarial, sendo um grande diferencial para os pequenos e médios empreendimentos na superação de desafios e obstáculos do dia-a-dia. O sistema ERP permite a total integração de atividades da empresa essenciais para o seu bom funcionamento como controle de estoques, sistema de vendas, emissão de notas fiscais, pagamentos de impostos e controle de fluxo de caixa. O sistema de gestão empresarial ainda reúne todas as informações sobre a empresa e gera relatórios sobre a sua situação atual e futura ajudando os gestores nas tomadas de decisões importantes.

4. Sistema de Gestão de Projetos

A gestão de projetos é essencial para a ampliação da capacidade produtiva da empresa e com a sua utilização haverá mais foco e controle nos serviços oferecidos aos clientes. Um bom software de gestão de projetos permite a criação de listas de tarefas de maneira simples e a possibilidade de gerenciá-las, demonstra o andamento dos projetos para que todos os envolvidos possam acompanhar e verificar o seu empenho e o da sua equipe de trabalho. Além disso, realiza medições de tempo de execução das tarefas, compara as atividades previstas e realizadas fornecendo um cronograma atualizado para administração dos recursos humanos da empresa. O gestor de projetos irá acompanhar as etapas dos projetos e monitorar o andamento dos mesmos, gerenciando custos, prazos de entrega e dificuldades apresentadas pela equipe. O sistema de gerenciamento de projetos auxilia muito as empresas a manterem cronogramas em dia e entregarem serviços de qualidade com mais organização e produtividade.

Seguindo essas dicas sua empresa conseguirá aumentar a produtividade e a lucratividade, mantendo a qualidade dos serviços e produtos oferecidos. Não perca tempo e coloque em prática essas ideias.

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Se lidera uma empresa de consultoria em planejamento de projetos, é provável que os negócios tenham sido proveitosos para si nestes últimos anos: a industria recuperou da recessão global, e o planejamento de projetos rapidamente se impôs como uma filosofia de liderança que vai para além dos seus nichos do desenvolvimento iniciais: desenvolvimento de softwares, construção e infraestruturas.

Na verdade, muitos dos nossos melhores clientes chegam de áreas tão diversas como serviços financeiros, seguros, cuidados de saúde ou do setor agroalimentar.

No entanto, continuamos a achar surpreendente que muitas pequenas e medias empresas de consultoria, talentosas e altamente especializadas em serviços ligados à gestão de projetos, não acumulem uma carteira solida e variada de soluções de software para oferecer aos seus clientes.

Obviamente, muitos empresários optam por se associar a fornecedores de topo. Algo que lhes dá acesso a grandes contas e garante os serviços associados que exige a complexidade da solução.

Se esse é o seu caso, acreditamos, porém, que existam algumas razões pelas quais você não deveria ficar satisfeito com essa estratégia:

Melhore a sua carteira de fornecedores

Por muito que aprecie as suas soluções dispendiosas e sofisticadas, há bastantes clientes que não ficarão convencidos por diversas razões: o preço, experiências anteriores, ou necessidades particulares. Será sempre uma boa ideia acrescentar soluções que se destaquem por outros motivos. Se orientar para atividades especificas ou para um certo perfil de profissionais, contando com vantagens metodológicas ou com um preço mais acessível pode ajudar a convencer definitivamente um bom numero de futuros clientes.

Diversifique

Elaborada corretamente, uma carteira diversificada de soluções pode vir a ser o melhor complemento para os seus serviços. As diferentes soluções de software necessitarão modalidades distintas de formação e apoio acrescentado, mas, a não ser que a sua estratégia esteja construída à volta do seu fornecedor principal, o mais provável é que os fabricantes mais pequenos se possam adaptar melhor a certos serviços que já propõe separadamente.

Cuide do seu nível de relações comerciais

O mais provável é que as pessoas exteriores à indústria pensem de outra forma, mas no nosso setor todos sabemos que vender serviços tecnológicos é, fundamentalmente, uma questão de confiança.

A confiança não só leva tempo, como é ainda mais difícil de ganhar conforme o tamanho da identidade com quem deseja colaborar.

O que estou tentando explicar, é que a escala das relações comerciais pode ser muito larga se resolver se associar com um gigante da indústria, enquanto que no caso de uma empresa menor ou de nicho, uma estratégia clara, reuniões e algumas vendas pode ser o suficiente.

Aumente a sua reputação como conselheiro independente

Quanto mais diversificada for a sua carteira de soluções, maior a probabilidade que o vejam como sendo um especialista capaz de proporcionar conselhos fiáveis de maneira independente e não tendenciosa, de forma a oferecer a solução mais adaptada para cada circunstância. Uma carteira limitada não pode ser compatível com essa reputação.
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O exemplo da rede de parceiros de ITM Platform

Ao longo dos últimos 3 anos, a ITM Platform construiu uma rede de parceiros de modo a vender a nossa solução de PPM em todo o mundo.

Um dos nossos parceiros conseguiu um contrato no valor de 250.000 dólares quando lhe recomendamos uma empresa que já conhecia a necessidade de reorganizar os seus processos relativos ao gerenciamento de projetos a partir da compra de licenças ITM Platform.

Em Espanha, o responsável pela instalação de uma nova fábrica de transformação de alimentos e antigo usuário de ITM Platform decidiu guardar a solução que já conhecia. Nossos parceiros locais disponibilizam a formação e treino necessário para a implementação da fábrica durante o primeiro ano.

Em ambos os casos, o custo das licenças vendidas tem sido muito inferior às receitas provenientes de serviços proporcionados pelos nossos parceiros.

Porém, isso não é problemático: “Nosso modelo de negócio consiste em proporcionar uma solução e gerar receitas de maneira recorrente em troca da satisfação dos nossos clientes. Pedir aos nossos parceiros que partilhem o que ganham com serviços associados não seria de acordo com o nosso modelo”, sublinha nosso CEO, Daniel Piret

“Acreditamos poder vir a ser realmente interessantes para empresas que tencionem passar do modelo tradicional de serviços associados para o entusiasmante mundo do software como serviço”, aponta Daniel

Em 2017, a nossa missão é fazer da rede de parceiros locais o nosso principal canal de vendas. Nesse sentido elaboramos novas estratégias mais “partner-friendly”.

Por outras palavras, o nosso modelo de crescimento consiste em ajudar os nossos parceiros a obter contratos de grande valor.

Que recebem nossos parceiros?

Uma solução de PPM que, adicionada à carteira, compete com as prestações oferecidas pelos gigantes do setor, mas tendo uma relação de qualidade-preço muito mais interessante.
Os nossos parceiros têm prioridade como revendedores: podem vender licenças por um preço inferior ao nosso preço oficial. Assim podemos garantir que os clientes não se dirijam diretamente a nos depois de estarem em contacto com um parceiro nosso.
Leads provenientes das nossas campanhas de marketing
Uma comissão recorrente
E muito mais ainda!

Para solicitar o programa, pode se cadastrar na nossa pagina “parceiros” ou baixar a brochura aqui.

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Os gerentes de projetos e os responsáveis pelos escritórios de gerenciamento de projetos se destacam, pois, possuem perfis técnicos muito sólidos, muitas vezes contando com distintas certificações no setor.

Em forma de comparação, uma das áreas de excelência mais difíceis de alcançar para qualquer organização que baseia a sua atividade no desenvolvimento de projetos é a de reunir todas as competências transversais que estes postos de responsabilidade necessitam para poderem ser reconhecidos como lideres.

Longe de melhorar com o passar dos anos, o problema está ficando ainda mais preocupante devido à digitalização do trabalho intelectual: trabalhadores e peritos podem ser atribuídos a um projeto de forma remota e através de enormes distancias, para além-fronteiras, barreiras linguísticas e contando com diferenças culturais que nem sempre são evidentes no inicio. Por essa razão, o desafio de constituir redes deslocalizadas, compostas por gente de origens muito diferentes, em equipes consolidadas é prioritário para um líder de projeto.

O primeiro passo para favorecer a liderança de projeto em equipes deslocalizadas é de se apoiar em sistemas tecnológicos que, tal como o software PPM de ITM Platform, são desenhados para apoiar e fomentar situações de colaboração sustentável.

Mas para além do necessário apoio nos sistemas tecnológicos que se usem, os lideres de projeto terão que aprender a reconhecer as necessidades de apoio e acompanhamento que disponibilizam a consultores externos e equipes remotas, distinguindo-as das necessidades das equipes tradicionais compostas por membros estáveis, acostumados a trabalhar na mesma organização.

Convide todos os seus colaboradores a usar ITM Platform e impulsione os seus projetos com uma ferramenta de PPM com o seu próprio sistema de comunicação social.

Liderança em projetos é a mesma coisa que liderança tradicional?

“Os membros de um projeto podem sentir-se desorientados face à ausência de um lar”

Segundo o artigo já clássico, “Transformational leadership in a project-based environment: a comparative study of the leadership styles of project managers and line managers”, os lideres de projeto podem ter o mesmo reconhecimento como lideres que os clássicos diretores de departamento. No entanto, a natureza do trabalho organizado sobe forma de projeto impõem barreiras aos resultados transformadores da dita liderança.

Com efeito, muitos membros de projeto não vinculados a um departamento se sentem desnorteados face à falta de um lugar estável na companhia que sirva como referencia, como se fosse um “lar”. Sem lugar fixo, um grupo de companheiros estável com quem se relacionar e construir relações de confiança com o passar do tempo, sem uma rotina diária ou uma localidade geográfica que lhes dê estabilidade, fica muito mais difícil para os lideres de motivar a sua equipe, vigiar as suas carreiras e, de maneira geral, comunicar de maneira eficaz o seu papel na organização e a sua importância no conjunto global.

Como se isto não fosse suficiente, as empresas contemporâneas sofrem face à inovação tecnológica: hoje em dia um perito incorporado a um projeto para um trabalho de duração limitada pode ser contratado em outro continente, devido à grande oferta de talento acessível e altamente qualificado. Um fator importante para o desenvolvimento destas relações tem sido as plataformas de colaboração, uma tendência que se tem consolidado como modelo de negocio graças às iniciativas como freelancer ou 99desigs para o setor do desenho gráfico, twango ou Upwork para o desenvolvimento de software, ou inclusive NineSights e Kaggle no âmbito da inovação e do big data, respetivamente.

Ainda que a contratação global seja mais fácil que nunca, a falta de fricção desloca uma pressão enorme em direção dos requisitos de coordenação com novas incorporações.

Por sua vez, a pressão tem consequências sobre novos estilos de liderança, ainda que nem sempre se consolidem no contexto da direção de projetos.

Neste sentido, é evidente que a maneira de gerir equipes tem mudado muito, se afastando da autoridade presidencial de um “chefe” de escritório em direção de situações nas quais o prioritário é ser capaz de comunicar claramente e reunir todas as expectativas de todas as partes, de maneira que as redes flutuantes de colaboradores funcionem sem surpresas.

Ainda que de maneira geral os membros externos se dediquem a tarefas especializadas, também é relativamente frequente a exteriorização de projetos completos. Neste caso, é necessário que os projetos estejam selados desde o ponto de vista das dependências, para que se possa completar por inteiro sem necessidade de informação contextual sobre o resto das atividades da organização. Sendo isto possível, o externo apenas deve compreender o alcance, respeitar o orçamento e cumprir com as entregas no tempo definido.

Pelo contrario, a exteriorização de tarefas e componentes de um projeto, ou a exteriorização da equipe do projeto, é muito mais arriscado e completo a partir de um ponto de vista das responsabilidades diárias do mantimento do líder do projeto. Voltando à metáfora inicial, o líder deverá reconstruir um “lar” (ou pelo menos, um refugio relativamente confortável) para garantir o compromisso do externo com o projeto.

1. Onboarding = um lugar com valores corporativos

"A combinação do poder colaborativo de Slack com as prestações PPM de ITM Platform é uma maneira excelente de manter informados os membros do projeto, multiplicando as interações ao mesmo tempo que se garante que o planeamento e execução do projeto estão estritamente alinhadas."

Ainda que muitos freelancers a tempo inteiro se possam sentir cômodos com a participação em equipes de dissolução rápida, com poucos momentos de interação, desde um ponto de vista da organização, é prioritário assegurar que todos os membros da rede saibam como proceder.

O “lar” não pode ser imposto a um membro externo: quem prefira uma colaboração profissional distante encontrará maneiras de trabalhar à sua maneira. No entanto, a abordagem corporativa só se poderá basear na persuasão dos valores e cultura corporativa. Um processo de incorporação detalhista e ancorado no branding da organização pode fazer com que empregados e consultores sintam que as suas contribuições sejam vitais. Caso falhe, podem se sentir como um apêndice não necessário e substituível.

Este principio otorga una importancia enorme a instrumentos comunicativos que pueden parecer secundarios. ¿Cómo se da la bienvenida a nuevos integrantes del equipo? ¿Cómo se solicitan comentarios y aportaciones? ¿Cómo se estimulan (o interrumpen) las interacciones espontáneas? Según se responda, el liderazgo de proyectos estará marcando su estilo. Por ejemplo, puede ser importante estimular el trabajo autónomo a la vez que se registran todas las aportaciones importantes.

Este principio confere uma importância enorme entre instrumentos comunicativos que podem parecer secundários. “Como se acolhe novos integrantes na equipe? ”, Como se solicitam comentários e contribuições? Como se estimula (ou interrompe) interações espontâneas? Segundo a resposta, a liderança poderá estar marcando o seu próprio estilo. Por exemplo, pode ser importante estimular o trabalho autônomo enquanto se registam todas as contribuições importantes.

A combinação do poder colaborativo de Slack com as prestações PPM de ITM Platform é uma maneira excelente de manter informados os membros do projeto, multiplicando as interações e garantindo que o planeamento e a execução do projeto continuem alinhados.

2. Autogestão e disciplina

“Deixar claro processos, requisitos e expectativas de maneira constante é especialmente importante para trabalhadores remotos ou consultores exteriores.”

Enquanto que os empregados estáveis podem adaptar a sua forma de trabalho às dinâmicas da organização e confiar nas interações diárias com os companheiros para regularizar as interdependências do trabalho, os colaboradores remotos e consultores necessitam administrar o seu próprio tempo com muito mais rigor e disciplina. Isto não significa que não devam seguir a liderança, bem pelo contrario. Inclusive os profissionais mais disciplinados e independentes se sentirão mais frustrados face à falta de liderança nos projetos, especialmente se não for comunicado com clareza que aspetos do projeto são mais importantes.

Ainda que se possa beneficiar do magnetismo de um estilo de autoridade carismático, a liderança em projetos não tem que se apoiar nas personalidades. A clareza constante acerca dos processos, os requisitos e as expectativas são especialmente importantes para trabalhadores remotos e consultores.

3. Processos fortes e tecnologia de alto valor acrescentado

“O núcleo tecnológico é um pilar fundamental dos processos de direção de projetos. O ambiente de trabalho de ITM Platform será a sede colaborativa de seus projetos.”

Os instrumentos, metodologias e modelos de gestão de projetos dão vida aos processos validados que se estendem a toda a organização. Um pilar fundamental para que esses processos sejam postos em pratica é o núcleo tecnológico, que permite registar os avanços diários.

Em contextos de gestão de projetos com membros remotos, é fundamental contar com uma ferramenta de referencia, que conecte as necessidades de comunicação da equipe com a planificação e execução:

Gestão financeira: Realizar seguimentos de todos os custos relacionados com os recursos que se atribuíram a um projeto.
Controle do tempo: é fundamental se assegurar que os membros da equipe, em particular os mais recentes, sejam tão produtivos como se tinha planeado. Em casos contrários, pode-se identificar desvios e fraquezas para que se compreenda a causa e se melhore futuros projetos.
Planeamento: Planear projetos com o mesmo ambiente de trabalho que utilizam os seus membros de equipe para relatar os esforços. ITM Platform será a sede de organização de seus projetos
Comunicação: Envie mensagens diretas entre membros ou mensagens contextuais relacionadas com qualquer tarefa ou projeto. O objetivo é tornar a equipe mais forte mediante conversas que se realizam e ficam guardadas no mesmo lugar em que se realiza o trabalho e o planeamento dos projetos.