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Parte do nosso trabalho como Gerente de Projeto é enfrentar os riscos internos e externos que influenciam o sucesso de nossos projetos. Devemos eliminar, ou pelo menos mitigar, todos os fatores que possam constituir um risco que comprometa o bom desenvolvimento do projeto.

Infelizmente, o caminho que o Gerente de Projeto deve seguir para alcançar o sucesso está repleto de obstáculos. Enquanto alguns podem ser facilmente evitados, outros são muito mais complicados, pois formam parte da estrutura do projeto, das políticas da empresa, dos maus hábitos adquiridos por nós ou pela equipe com a qual trabalhamos ou a combinação de todos esses fatores.

Com o treinamento adequado, podemos evitar alguns desses obstáculos. Abaixo estão uma série de problemas que podemos encontrar no caminho para o sucesso de nossos projetos e alguns conselhos sobre como evitá-los.

Definições

O que consideramos um risco? Que parâmetros usamos para discernir se um risco é importante ou não? E quantificar a probabilidade de que o evento ocorra?

É importante concordar com todas essas definições antes de realizar qualquer reunião de planejamento do projeto. Todos os membros da equipe devem ter clareza sobre o que é um risco, como identificar os mais importantes para o projeto e aqueles que são mais prováveis de acontecer.

Conselho. Para o trabalho em equipe, deve haver uma linguagem comum, também na identificação de riscos. Neste outro artigo você pode conhecer as chaves para melhorar o trabalho em equipe.

Falta de treinamento em gerenciamento de riscos

Como gerente de projeto, você é responsável por gerenciar os riscos em um projeto e, geralmente, a pessoa com mais treinamento nesse sentido. Clientes e patrocinadores geralmente não consideram essa perspectiva. Isto supõe um problema para a gestão, já que obter alguns objetivos no projeto implica implicitamente assumir alguns riscos, que os clientes geralmente não consideram.

Portanto, montar uma equipe em que haja membros capazes de gerenciar os riscos tornará o seu trabalho muito mais simples e eficaz, pois você poderá compartilhar essa carga com sua equipe, obtendo maior reconhecimento por parte da equipe.

É possível que algumas vezes você tenha clientes que entendam os riscos envolvidos em um determinado projeto. Nesse caso, você terá sorte, pois fornecerá mais recursos para as atividades que envolvem maior risco e será mais flexível com os prazos de entrega em caso de ocorrência inesperada.

Conselho. Tente conscientizar seus clientes e sua equipe sobre os riscos envolvidos nos projetos que você pretende desenvolver. Mantê-los informados em todos os momentos do estado atual dos riscos.

Pouca informação sobre os riscos

O planejamento de um projeto deve implicitamente identificar os riscos envolvidos. Para isso, é necessário o trabalho conjunto do Gerente de Projeto com sua equipe. Este trabalho envolve treinamento em todos os aspectos relacionados ao projeto e reflexão e análise sobre os problemas que podem surgir durante a sua execução. Essa busca de informações deve ser realizada não apenas pelo Gerente do Projeto, mas também por todos os membros da equipe envolvidos no projeto, que também devem adquirir o hábito de fazer relatórios separadamente para cada um dos riscos, o que facilitará a determinação do risco. causa de cada um deles e ser capaz de tomar as medidas necessárias para resolver os problemas antes que eles apareçam.

Conselho. Formar e aprender corretamente antes de iniciar cada projeto. Envolva a equipe para identificar individualmente cada um dos riscos, suas causas e para resolvê-los.

Descubra as funções da nova ferramenta gratuita on-line Risk Assessment Matrix.

Falta de um organizador claro

Outra função do Gerente de Projeto é ser o farol que guia o projeto para uma boa porta. Para isso, a capacidade de liderança é necessária para permitir a adequada coordenação de esforços. Da mesma forma, o Gerente de Projeto deve ser capaz de promover práticas que estimulem o gerenciamento adequado de riscos e ensinem membros da equipe menos treinados nesses aspectos.

Conselho. Como Gerente de Projetos, você deve se esforçar para fortalecer suas habilidades de liderança.

Não pensar o suficiente antes de agir

Não é o suficiente para realizar uma única reunião para identificar riscos, determinar a probabilidade de ocorrência e o impacto que isso teria sobre o projeto e desenvolver uma resposta apropriada.

Existem também grupos nos quais, por engano, acredita-se que dedicar tempo ao planejamento e prevenção de riscos é um atraso no início da execução do projeto.

É verdade que o planejamento adequado pode envolver iniciar o trabalho mais tarde. No entanto, em todo o projeto, um planejamento adequado significará uma grande economia de tempo e recursos.

Uma possível solução para esse problema é realizar reuniões periódicas nas quais os riscos do projeto são identificados naquele momento específico. Mais apropriado seria repetir esse encontro durante o tempo de execução do projeto, não só no início deste, para atualizar o status do projeto e possíveis riscos.

Embora seja verdade que, no início do projeto deve fazer uma avaliação preditiva adequada de todo o projeto para tentar prever todos os possíveis riscos tão cedo quanto eles aparecem novos riscos durante o projeto que deve ser abordado em devido tempo.

No entanto, a solução ideal é conscientizar a equipe sobre a importância do gerenciamento de riscos, para que todos colaborem na sua identificação e na contribuição das soluções.

Quatro olhos são melhores do que dois, e os olhos de uma equipe inteira sempre ver muito mais do que o Gerente de Projeto, por isso é preferível que todos contribuem para a gestão de risco do projeto e não é apenas uma pessoa, mais capazes de seja, aquele que faz isso.

Conselho. Tornar a gestão de riscos uma prioridade, estabelecendo reuniões regulares para controlá-la. Incentive todos os membros da equipe a lidar continuamente com a identificação de riscos.

Ausência de história

Para identificar os riscos, é comum recorrer a projetos semelhantes que foram realizados anteriormente na empresa, que são usados como precedentes históricos. Se a empresa é nova ou o projeto a ser realizado é diferente dos anteriores, é possível que não haja fundos para onde ir. Nesses casos, é essencial confiar em informações que podemos encontrar de outras empresas semelhantes, seja de setores semelhantes ou de países socio-economicamente próximos.

Em qualquer caso, devemos registrar tudo o que fazemos para poder usá-lo como um arquivo documental no futuro, quando planejamos novas tarefas. Desta forma, não repetiremos os erros, mas repetiremos as respostas corretas.

Conselho. Aprenda com seus erros e os dos outros. Deixe um registro de tudo que você faz para não repetir seus erros atuais no futuro.

Na ITM Platform colocamos à sua disposição um online para o gerenciamento de seus projetos. Incorporamos funcionalidades que permitem trabalho colaborativo e comunicação instantânea entre os diferentes membros do projeto para que seus projetos sejam bem-sucedidos. Ao mesmo tempo, somos uma plataforma flexível que pode ser executada a partir de vários dispositivos, por isso acompanhamos você a qualquer momento e em qualquer lugar.

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Conselho. Como Gerente de Projetos, você deve se esforçar para fortalecer suas habilidades de liderança.

Não pensar o suficiente antes de agir

Existem também grupos nos quais, por engano, acredita-se que dedicar tempo ao planejamento e prevenção de riscos é um atraso no início da execução do projeto.

É verdade que o planejamento adequado pode envolver iniciar o trabalho mais tarde. No entanto, em todo o projeto, um planejamento adequado significará uma grande economia de tempo e recursos.

No entanto, a solução ideal é conscientizar a equipe sobre a importância do gerenciamento de riscos, para que todos colaborem na sua identificação e na contribuição das soluções.

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Conselho. Aprenda com seus erros e os dos outros. Deixe um registro de tudo que você faz para não repetir seus erros atuais no futuro.

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Uma empresa, uma associação, um grupo de trabalho ... são constituidos por pessoas, e a comunicação entre eles é essencial para o bom relacionamento entre os membros da equipe e para alcançar os objetivos dos projetos.

Gestão da comunicação refere-se a um plano sistemático para implementar e monitorar os canais e conteúdos da comunicação de uma empresa, tanto internamente entre os seus membros, quanto externamente com outras empresas ou organizações.

Uma boa comunicação é um aspecto fundamental para o sucesso da empresa.

Os 5 W da gestão da comunicação

Na área anglo-saxônica, os 5 W são usados como uma regra metrotécnica para lembrar os aspectos cruciais da comunicação. Estes devem ser supervisionados pelo Gerente de Projeto para obter sucesso no gerenciamento de comunicação.

Estes são os 5 W:

Quais informações são essenciais para o projeto? (What information?)
Quem requer a informação?(Who needs it?)
Quando você precisa receber esta informação? (When is the information needed?)
Em que formato essa informação deve ser fornecida (What is the format of the information?)
Quem deve ser responsável pela transmissão da informação?(Who will be responsible for transmitting the information?)

Ler também Comunicação: chave para o sucesso do gerente de projetos!

Comunicação escrita

É o método de comunicação atualmente utilizado nas empresas, tanto internamente entre os membros de uma equipe de trabalho, como entre os diferentes cargos de uma empresa e com empresas externas. O canal mais utilizado é o email.

Uma vantagem fundamental desse sistema de comunicação é que ele permite que as pessoas que moram em qualquer parte do mundo sejam contatadas, sem precisarem estar conscientes dos fusos horários.

Além disso, tudo o que foi dito é gravado, para que as informações possam ser recuperadas a qualquer momento.

Como desvantagens, pode-se apontar a frieza ou a falta de emoções deste sistema de comunicação. Precisamente por essa razão, a possibilidade de mal-entendidos é maior do que com outros métodos mais diretos de comunicação. Também é possível que a sensação de que a comunicação é insuficiente apareça.

Por outro lado, o padrão de comunicação mais utilizado para conhecer as atividades de cada trabalhador é a redação de um relatório periódico, que geralmente é semanal e enviado por e-mail. Nela, não apenas o trabalho realizado durante a semana deve ser incluído, mas os planos para a semana seguinte e as informações consideradas necessárias para o restante dos membros da equipe.

Idealmente, a própria empresa ou o Gerente de Projeto responsável pelo projeto deve preparar um modelo com uma série de campos de interesse que devem ser preenchidos por todos os trabalhadores. Isso garante a homogeneidade na comunicação e os relatórios respondem às principais questões que podem surgir.

Comunicação oral

É o mais direto, especialmente se puder ser feito pessoalmente. A comunicação é enriquecida pela entonação e, se acompanhada por uma imagem, pela comunicação não verbal. Isto introduz novas nuances na comunicação que permitem o aparecimento de uma certa cumplicidade e geram um clima de confiança que contribui para melhorar o escopo do trabalho.

Como desvantagens, encontramos precisamente as vantagens da comunicação escrita. A comunicação oral requer contato direto entre as pessoas, seja pessoalmente ou através de um computador através de sistemas de comunicação online. Em ambos os casos é necessário que as pessoas estejam em contato em um determinado momento, com problemas de compatibilidade com outras tarefas ou com horários diferentes em casos de estar em países distantes.

Comunicação não-verbal

Acrescenta outra nuance que enriquece a comunicação oral, embora, como já foi apontado, exija a presença física de todas as pessoas que participam da comunicação, seja pessoalmente ou através do uso de programas de computador.

Escuta ativa. Ocorre quando a pessoa que recebe a mensagem presta atenção à informação, a interpreta e a lembra. Estas são 3 dicas que permitem que você execute corretamente.
Manter contato visual. É um detalhe que pode parecer anedótico, mas que é tremendamente importante. O contato visual nos permite mostrar ao nosso interlocutor que toda a nossa atenção está focada em suas palavras. Por outro lado, nos permite conhecer os sentimentos que estão ocorrendo durante a conversa, fornecendo informações adicionais.

Certifique-se de que tudo esteja claro. Pode ser necessário fazer perguntas para esclarecer os conceitos. O simples fato de realizá-las indica que foi dada atenção ao que foi dito. A resposta obtida para estas questões resolve dúvidas e garantias de que a comunicação foi eficaz.

Evite usar gestos que possam causar distrações ou desconforto. Se a atenção está focada no que está sendo dito, não faz sentido estar fazendo outras ações ao mesmo tempo. Gerar um clima de confiança e concentração permitirá ao nosso interlocutor se expressar melhor e o tempo dedicado à comunicação será mais eficiente.

Feedback construtivo

É o que mais frequentemente falha. Não é suficiente que haja feedback, mas que tudo é construtivo. Em muitos casos, o feedback se torna mais uma crítica do que uma sugestão, o que não produz uma melhoria na próxima tarefa, mas simplesmente gera um ambiente ruim.

Se você quer que sua empresa se destaque por uma comunicação dinâmica e simples, desenvolva seu trabalho com o uso de soluções computacionais que lhe permitam. O melhor seria usar sistemas de comunicação na nuvem para compartilhar arquivos e trabalhar neles em tempo real para pessoas localizadas em qualquer parte do mundo, simplesmente com um computador e uma conexão com a Internet.

O ITM Platform está em conformidade com todas essas premissas, teste-o e você verá como a comunicação de sua empresa se torna mais fácil e eficiente.

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Gerenciamento de custos do projeto: por que é tão importante?

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O gerenciamento de custos (gerenciamento de custos do projeto ou PCM) é o processo de estimar, atribuir e controlar os custos de um projeto. Ele permite que as empresas conheçam as despesas antecipadamente e, assim, reduzam as chances de exceder o orçamento inicial.

Por tanto, a gestão de custos do projeto abrange todo o seu ciclo de vida, desde o planejamento inicial até a sua entrega, passando pelas diferentes análises intermediárias que são realizadas.

Normalmente, e seguindo as informações reunidas no PMBOK, no gerenciamento de custos do projeto existem quatro etapas:

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1.- Planejamento de custos do projeto

Em primeiro lugar, é necessário saber quais atividades serão realizadas. Depois que essas decisões forem tomadas, você deve procurar informações sobre os recursos necessários para executar essas ações. Para isso, é necessário recorrer a informações históricas de projetos semelhantes realizados por nós ou por outras empresas.

O ideal seria poder recorrer a informações em primeira mão, seja porque envolve processos realizados por nós mesmos ou porque recorremos diretamente à empresa que os fabricou. Caso isso não seja possível, você pode recorrer a informações tornadas públicas pelas empresas que executaram esses projetos.

2.- Estimativa dos custos do projeto

Depois de conhecer as atividades que serão executadas e os recursos necessários, é hora de transferir esses recursos para unidades monetárias e temporárias.

Para isso, existem vários métodos de estimativa de acordo com as informações disponíveis. Uma maneira simples de estimar os custos de um projeto é estabelecer analogias com projetos similares que foram realizados recentemente. Se estes não existirem, um projeto mais antigo deve ser tomado e uma correção feita com base nas mudanças econômicas que podem ter ocorrido: oscilações na troca de moeda, reavaliação ou depreciação de matérias-primas ...

Se você tiver mais informações, poderá usar modelos paramétricos nos quais os custos do projeto são representados matematicamente.

Independentemente do sistema escolhido, é essencial ter métodos de monitoramento de custos ao longo do projeto. Esta informação permitirá um ajuste constante e, portanto, estimar o orçamento final com maior precisão e em tempo real.

Na estimativa dos custos de um projeto, a possível ocorrência de riscos também deve ser levada em conta, as repercussões que podem ter no projeto como um todo e a frequência com que podem ser apresentados sobre o assunto.

3.- Estimativa de orçamentos

O orçamento inclui a soma dos custos estimados, calculados na etapa anterior, com o cronograma estimado para a realização do projeto. Assim, o orçamento dá uma imagem dos custos totais econômicos e temporários de todo o projeto.

A estimativa de custos é mais completa se as seções são definidas para cada tarefa ou atividade específica, levando em conta também o tempo em que elas devem ser desenvolvidas.

Como resultado deste estágio, é criada uma linha de referência que é usada como ponto de partida para estabelecer a necessidade e a adequação das ferramentas de controle de custos que serão explicadas abaixo.

4.- Controle de custos

O controle de custos é realizado assim que o projeto é lançado. Consiste em monitorar diariamente, semanalmente ou nos pontos de controle que foram estabelecidos, quais são os custos naquele momento e comparar com a linha de base plotada, verificando se eles se ajustam ou não ao planejado. Essa medida permite prever os custos gerais do projeto e se continuará funcionando da maneira que foi feita até o momento.

Dado que o monitoramento é feito em tempo real ou permanentemente, a detecção de desvios na linha de base estabelecida é feita precocemente, o que permite que medidas corretivas sejam tomadas para evitar maiores desvios nos orçamentos finais ou até mesmo para se aproximar do estabelecido pela linha de base.

O uso de ferramentas computacionais específicas para realizar essas tarefas em sua empresa pode facilitar muito o seu trabalho.

Por exemplo, na ITM Platform, uma solução computacional especializada no gerenciamento de projetos na nuvem, temos funções que permitem estimar o custo do projeto em tempo real. Eles também mostram diferentes cenários, dependendo das medidas corretivas aplicadas: total, se você deseja que o projeto termine com os custos inicialmente planejados; ou parcial, em que você evita o aparecimento de novos cancelamentos, mas mantém aquele que já foi adquirido até aquele momento.

Se você quiser saber mais sobre soluções computacionais simples e funcionais que permitem melhorar o gerenciamento de seus projetos, recomendamos que você veja o seguinte vídeo ou assistir ao seguite webinar.

Neles, além de conhecer mais sobre a metodologia explicada, você verá como ela é desenvolvida de maneira simples usando ITM Platform.

Como no hay mejor manera de conocer algo que probarlo por uno mismo, te invitamos a testar nossa solução. Temos certeza que você marcará um antes e um depois na gestão dos projetos da sua empresa.

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Um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) pode desempenhar várias funções relacionadas à supervisão do portfólio de projetos de uma organização, geralmente com funções gerenciais e com uma orientação estratégica que é adicionada à camada de controle e monitoramento simples.

No entanto, não está claro o que é um PMO ágil ou como ele é estruturado. É cada vez mais urgente esclarecer esse aspecto, já que muitas organizações, especialmente na área de desenvolvimento de software e aplicativos, confiam inteiramente em metodologias ágeis, como o SCRUM.

Gerencie a transição para um PMO ágil com ITM Platform

No entanto, antes de entrar no assunto, é necessário esclarecer três diferentes sentidos do que pode ser entendido pelo PMO ágil.

Desambiguação: O que queremos dizer com ágil?

Um PMO ágil pode se referir a várias situações, como:

1. Implementação ágil de um PMO

Como o processo de start-up é longo, complexo e pode ter dificuldades em demonstrar seus benefícios para as partes interessadas com alta capacidade de influência, alguns especialistas aconselham que a abordagem de start-up seja ágil e protegida da crítica de uma estrutura que não está funcionando ainda a 100%. Além disso, é possível que as diferentes partes interessadas não concordem sobre qual deve ser o papel do PMO na organização, caso em que seu escrutínio sobre o desenvolvimento da implementação será necessariamente desigual.

Para combater essa desvantagem, um PMO cuja implementação é concebida como um projeto ágil deve entregar processos e funções úteis para a operação do PMO de forma contínua e antecipada.

A medida do progresso do projeto, como é lógico, é dada pela funcionalidade do próprio PMO.

Uma implementação ágil é geralmente caracterizada por uma fase inicial de diagnóstico, seguida por fases de planejamento, execução e fechamento que podem ser repetidas várias vezes até que o PMO tenha a maturidade desejada.

No entanto, na primeira iteração da execução, o PMO já assume características que lhe permitem operar em uma ou mais de suas funções.

2. O papel de um PMO cujo objetivo é gerenciar o portfólio de projetos seguindo princípios ágeis

Não é essencial ter adotado o SCRUM em toda a organização para que estejamos interessados em aproveitar algumas das vantagens dos princípios ágeis no nível corporativo.

Por exemplo, a agilidade aplicada a todo o portfólio de projetos permite decisões antecipadas e corrige o planejamento inicial de projetos quando o contexto que os justifica é modificado.

3. O papel de um PMO em uma organização que adotou exclusivamente metodologias ágeis de gerenciamento de projetos

O que acontece quando uma organização que trabalha com metodologias clássicas ou cascata se guia pelo SCRUM ou por outras metodologias ágeis?

Qual é o papel do PMO nessa nova situação? A missão é abortada e o escritório excluído, ou é dado um novo significado?

O papel cultural e de gestão de mudança do PMO pode ser totalmente mantido. No novo contexto, o PMO facilita a implantação da cultura ágil em diferentes aspectos da organização.

Os aspectos predominantes são os seguintes::

Treinamento: Inclui treinamento em metodologias ágeis, preparação de reuniões e workshops, aprofundamento para membros-chave, bem como serviços de coaching
Monitoramento do trabalho: Embora a filosofia ágil seja muito horizontal e não exija muito controle externo, um PMO pode apoiar o desempenho das equipes ajudando-as a gerenciar o backlog, oferecendo clareza no desempenho das equipes por meio de uma visão externa imparcial.
Interlocução com o negócio:Um dos aspectos fundamentais do "manifesto ágil" é o esforço constante para entender a necessidade do cliente e orientar o trabalho para a entrega da utilidade. Em projetos internos, é essencial que exista uma cadeia de transmissão bem lubrificada com aqueles que administram a estratégia corporativa, para que eles saibam que as equipes de engenharia estão trabalhando nos aspectos mais críticos e que fornecem o maior valor para o negócio.

Em seguida, detalhamos melhor em que consiste o trabalho de um PMO ágil neste último caso.

A nuance é importante, já que nossos leitores sabem perfeitamente que o gerenciamento de projetos ágeis implica uma orientação permanente para os requisitos do cliente e ciclos de avaliação muito frequentes. A questão é como as responsabilidades de orientação metodológica, centralização, controle e direção do PMO podem estar ligadas a essas estruturas cíclicas, mantendo a orientação ao cliente e a perspectiva do negócio.

O risco fundamental é criar um pequeno monstro burocrático que coagule as demandas metodológicas sem agregar valor.

Falhas na concepção de um PMO

O principal problema surge quando, para a realização de projetos ágeis, tenta-se marcar algumas regras de ação que não fazem mais que classificar e limitar a tomada de decisões.
Um erro recorrente ao criar PMOs em ambientes ágeis é precisamente concebê-los como escritórios centralizados que impõem regras e políticas internas. Existe o risco, por exemplo, de restringir a liberdade de ação e a margem de manobra que são fundamentais para produzir valor em todos os sprints.
O PMO não pode ser confundido com um órgão puramente de controle e que pretende encaixar os projetos ágeis em táticas, metodologias e principais projetos do administrador que foram preconcebidos sem uma atenção especial à natureza mutável dos projetos ágeis.

Uma primeira interpretação correta do PMO ágil

Em contraste com o centralizada e burocrática PMO, o mais atractivo num ambiente ágil é realizar um papel facilitando.

Isso pode acontecer para estabelecer recomendações para ajudar a gerenciar a carga de trabalho, distinguir entre as tarefas prioritárias e non-core, e até mesmo definir as diretrizes básicas para o desempenho e ética de trabalho que são consistentes com os valores e missão da organização, de modo que todos os projetos são orientados para o crescimento e consolidação da organização.

Um PMO ágil é, entre outras coisas, aquele que enfrenta desafios conhecimento específico impedindo a melhoria operacional no desempenho ágil, quer dizer, ele faz questão de compartilhar o conhecimento adquirido, tanto dentro de uma equipe de projeto como entre diferentes projetos.

No primeiro caso, a dificuldade é que a experiência eo conhecimento acumulado pelos veteranos não será limitado às tarefas que desempenham - que criaria estrangulamentos; no segundo, o quão difícil é que a experiência no desenvolvimento de um projeto não se esqueça de conclusão, mas passa a engrossar a experiência da organização.

Finalmente, uma das principais metas do PMO ágil é operar todas as partes da parte organização tomar em um projeto como uma equipe, e até mesmo como uma equipe de equipes. Neste sentido, é importante que qualquer um que tem a intenção de coordenar o trabalho do PMO certifica as seguintes virtudes:

Relacionamentos: bons contatos tanto com os líderes de outros departamentos e com as pessoas integradas em outros projetos.
Confiança: a franqueza em lidar com aqueles que irão influenciar o projeto é a chave para se chegar a uma conclusão bem-sucedida.
Experiência: sem dúvida, ter enfrentado anteriormente projetos semelhantes fornece evidências suficientes para abordar aqueles que virão.

Os objetivos de um PMO ágil

Um PMO Agile deve desenvolver as seguintes funções:

Gerenciar a entrada de novos projetos. Não faz sentido aprovar projetos acima da capacidade de entrega das equipes de desenvolvimento. O PMO pode funcionar como a governanta para resistir à tentação de iniciar projetos cedo demais. Você tem que esperar até terminar os projetos para iniciar outros do mesmo tamanho.
Validação de regras de planejamento por meio de um programa. A probabilidade de mudanças inesperadas e desnecessárias deve ser reduzida ao máximo, devido à compreensão geral do programa.
Criação de programas de treinamento. O treinamento é essencial para que o conhecimento das equipes seja verdadeiramente complementar e não haja áreas vazias. A detecção de lacunas deve ser a base para propor treinamento aos membros.
Limite o desperdício. Apenas o PMO tem informações suficientes sobre onde os esforços e o tempo são desperdiçados. É possível que projetos diferentes tenham padrões semelhantes que apontem para a ineficiência dos processos. Chamar atenção para eles é o primeiro passo para curá-los.
Entrega de relatórios.A produção de relatórios que consubstanciam uma visão credenciada do estado de uma parte do projeto ou de sua visão global facilitará a interpretação de se os assuntos da organização estão sendo realizados da maneira mais funcional. As conclusões que podemos extrair desses relatórios podem se tornar importantes na atribuição ou definição de horários de trabalho.
Regras de negócios relacionadas aos benefícios do projeto. Quando um compromisso é feito em relação a um projeto, é essencial não perder de vista o fato de que há alguns resultados mínimos que devem ser atendidos. Este dever também facilita o ajuste a conteúdos compatíveis com projetos de qualidade existentes.
Validação de um plano de recursos. Todo projeto requer uma alocação realista de recursos. A quantidade de recursos de uma organização sempre será insuficiente para enfrentar todos os projetos que podem ser gerados, por isso é necessário selecionar, analisar minuciosamente e não se apressar. A alocação deve ser razoável (é essencial minimizar os riscos) e deve ser baseada no fato de que, em um cálculo global final, o que é investido e alcançado é compensado.

Em suma, esperamos que este texto tenha ajudado você a entender como um PMO ágil tem que funcionar.

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A metodologia está bem desenhada, os gestores concordam com a necessidade de ter informações sobre os projetos para tomar decisões importantes e toda a estrutura corporativa está pronta para embarcar no gerenciamento de portfólio mais ambicioso. Mas, dentro de alguns meses, é detectado que os funcionários que devem alimentar o sistema com dados sobre seu trabalho não estão cumprindo suas obrigações.

Este problema foi repetido repetidas vezes em centenas de grandes e médias empresas. Mas há tantas táticas para lidar com o problema como formas de resistência.

Neste artigo, antecipamos o conteúdo do nosso guia PMO sobre como encorajar o uso de uma ferramenta PPM.

Descubra todas as vantagens de um software PPM sem complicações com ITM Platform

Vantagens das ferramentas PPM

Ferramentas de software PPM ou software de gerenciamento de portfólio de projetos, respondem a uma necessidade básica de qualquer ambiente corporativo: a coordenação, monitoramento e controle de todos os seus projetos para obter o melhor uso possível dos recursos limitados disponíveis.

Os projetos que uma ferramenta PPM controla podem ser internos ou externos; pode ser inovação, projetos de TI e sistemas, mas também estratégia, marketing ou vendas, bem como projetos transversais e de transformação.

Em todos esses casos, o software PPM oferece excelentes benefícios para qualquer empresa. Entre outros, os seguintes itens podem ser destacados:

Um lugar único para o trabalho colaborativo entre departamentos e equipes
Informações agregadas para tomada de decisão
Redução de projetos não estratégicos
Diminuição nos prazos de entrega do projeto
Economia de tempo administrativo, graças à automação na coleta de dados

Fluxo de dados de PPM

Faça o download do e-book e descubra as 7 formas de resistência à adoção e como lidar com eles

As melhores ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos incluem a gestão integral dos projetos como uma das principais características funcionais. Qualquer tipo de projeto beneficia do fluxo de dados PPM: projetos de engenharia, sistemas de TI e de informação, projetos de construção, projetos de logística, projetos estratégicos ou de inovação.

Planejamento do gerente de projeto

De acordo com esta capacidade, os gerentes de projeto são os que criam a linha de base do planejamento, indicando como o projeto deve ser desenvolvido.

Dados em tempo real da execução

Em seguida, os membros da equipe alimentam o sistema com os dados de execução. Ao relatar o tempo dedicado a cada tarefa, o sistema armazena seus esforços e executa vários cálculos automáticos. Para começar, o tempo planejado é comparado com o tempo real relatado. O sistema também calcula o custo total das horas trabalhadas a partir do custo de cada hora-hora, distinguindo-se de acordo com as diferentes taxas horárias dos trabalhadores.

Na ITM Platform, o sistema é atualizado imediatamente toda vez que um membro da equipe informa suas horas, de modo que o gerente do projeto pode ver como a execução progride e como o orçamento é consumido em tempo real.

Análise de dados, avaliação e tomada de decisão:

Em um terceiro momento, os dados planejados e de execução são relatados, analisados e avaliados de acordo com os processos que a organização determinou. Neste processo, os gerentes de projetos e o escritório do projeto geralmente estão envolvidos. E, é claro, os gerentes ou gerentes que são responsáveis pelo gerenciamento de toda a empresa.

Os riscos de um software PPM

Uma piramide emerge do fluxo de dados anterior, na base da qual são as equipes do projeto e cujo top são os gerentes atendidos pelo PMO. Para que a pirâmide funcione, é necessário garantir que a sala de máquinas, ou seja, o primeiro andar, onde existem posições importantes como analistas, programadores, engenheiros, consultores externos e outros especialistas. Sem gerenciar esses recursos adequadamente, o sucesso do projeto é impossível.

A tecnologia PPM é um ingrediente necessário para competir contra o melhor. Não existe nenhuma área de transformação digital corporativa - e todos enfrentam os mesmos riscos: incerteza organizacional e resistência das pessoas.

É por isso que é necessário administrar a mudança com dois elementos fundamentais:

um quadro de gerenciamento do portfólio de projetos bem integrado ao projeto da organização
um plano de adoção que antecipa as reações dos funcionários e sabe como canalizá-los na direção desejada

A resistência à adoção de uma ferramenta PPM, como qualquer outra ferramenta corporativa, assume diversas formas dependendo das pessoas, sua função no organograma e seu peso político. Portanto, o plano de adoção deve ter em conta esses componentes não-técnicos para atuar com uma combinação de energia rígida e soft power.

Por exemplo: em alguns casos, a resistência é devido a problemas objetivos nas operações diárias. Nesse caso, é importante ouvir as objeções do engenheiro e tentar respondê-las.

Em outras ocasiões, a resistência é política e é devido ao mau relacionamento com as pessoas que estão propondo a adoção da nova ferramenta.

Leia o nosso e-book para descobrir todas as formas de resistência e como lidar com elas com sucesso.