La clave para ser una persona exitosa consiste en no malgastar el tiempo libre en actividades que no reportan ningún tipo de bienestar. Dedicar tiempo para uno mismo, relajarse y parar la mente tiene muchos beneficios tanto a nivel físico, como mental e intelectual. Por eso nos preguntamos, ¿qué se hace cuando se tienen dos o tres minutos libres? Muchas personas, malgastan este entretiempo en actividades poco provechosas.

¿QUÉ SE PUEDE HACER EN EL ENTRETIEMPO? ¿Revisar por decimotercera vez las actualizaciones de las redes sociales? ¿Releer las noticias del día? ¿Navegar por internet? ¿Chequear si hay algún correo nuevo en la bandeja de entrada?

Las actividades que se realizan en el entretiempo no afectan únicamente al nivel de productividad, sino que también tienen un impacto importante en la persona. Cuando se tiene tiempo libre no hay que malgastarlo y antes de mirar Facebook, Twitter o Instagram, se deben realizar actividades que den algún tipo de beneficio. La mente, después de un día duro de trabajo y estrés, necesita un descanso para poder seguir funcionando. Es conveniente tener ese tiempo de reposo, pero más indispensable es aprovecharlo bien.

Por eso, a continuación, detallamos cinco actividades productivas para realizar en el entretiempo, ya sea mientras viajas en metro camino al trabajo, al llegar a casa por la tarde o cuando creas más conveniente:

1. Planificar el día: la clave está en la organización. Lo ideal sería hacer, antes de dormir, una lista con todas las cosas pendientes de la jornada siguiente. Para ser más productivos aún, se aconseja ir tachando del listado las cosas que se vayan realizando. Así, la atención solo estará centrada en lo que es verdaderamente importante y ahorrarás tiempo.

2. Dedicar un tiempo a leer, pero libros no las actualizaciones de las redes sociales. Además de relajar la mente, esta se alimentará y se llenará de información útil.

3. Escuchar podcasts. Es muy aconsejable, sobre todo si se va al trabajo en coche. Además de hacer el trayecto más corto, se van adquiriendo nuevos conocimientos y aprendiendo información valiosa.

4. Hacer cursos. No hay excusas para no seguir formándose. Ahora hacer un curso es muy fácil gracias a internet. No hace falta desplazarse para dar una clase, se pueden dar desde donde sea, a cualquier hora y marcando tu propio ritmo.

5. Dedicar tiempo para pensar y meditar. ¿Cuántos minutos al día se dedican a pensar? Usar el entretiempo para despejar la mente y pensar en la vida, en las prioridades, metas y objetivos es muy beneficioso para mejorar y reconducir el camino.

En resumen, toda aquella persona que quiera llegar al éxito, tanto personal como profesional, debe tener en cuenta estas cinco actividades productivas e implementarlas en su rutina para realizar durante su tiempo libre.

Cuando se habla de una relación entre un cliente y un proveedor, estamos citando de manera implícita una serie de expectativas que han de cumplirse para que se considere que el trabajo está realizado de manera adecuada. Esto es parte del "management" o gestión (técnicas combinadas entre la administración de la empresa y la organización) y puede mejorar de manera considerable la percepción que los clientes tienen de tu empresa: es más, si se cumplen sus expectativas, tanto económicas como de calidad del servicio, probablemente el cliente satisfecho se convertirá en nuestra mejor arma de marketing.

Para que estas expectativas se cumplan, es bueno hacerle saber al cliente lo que se va a hacer: por ejemplo, el cliente espera que un pintor tape los muebles, termine el trabajo a tiempo y no fume en casa, mientras que lo que no se espera es que saque a pasear al perro mientras estamos fuera.
Dos herramientas muy poderosas de la gestión y que evitan malos entendidos entre el proveedor y el cliente son la Declaración de Trabajo (SOW por sus siglas en inglés) o Declaración de Servicios (SOS por sus siglas en inglés) y el Acuerdo de Servicios Máster (Master Service Agreement, MSA). Por lo general, estos dos documentos van juntos: mientras el MSA es el acuerdo que rige toda relación, el SAW o SOS se ocupa de los acuerdos específicos de un proyecto concreto.

* En un MSA se recogen:
- Servicios generales: Lo que el proveedor va a proporcionar al cliente, en términos generales.
- Management: Qué parte del proyecto desarrollará cada administrador.
- Servicios: Cómo se proporcionarán los servicios contratados por el cliente.
- Soporte: Qué ofrece el proveedor de apoyo, además del tipo de servicio posventa.
- Pagos: Cómo se realizarán, qué está cubierto y qué deberá abonar el cliente aparte de los servicios.
- Auditoría: Cómo demostrará el proveedor al cliente que el trabajo está siendo realizado correctamente.
- Confidencialidad: Qué compartirá el proveedor con terceros sobre el trabajo y qué puede hacer el cliente en caso de que el acuerdo se rompa.
También se incluye en este apartado el derecho de propiedad sobre el trabajo una vez finalizado.
- Duración del acuerdo: Además del tiempo físico, también se estima cuándo puede darse por finalizado y las razones que haya además de la finalización de contrato.
- Garantía: El tiempo en el que los posibles daños de los productos o servicios están cubiertos y lo que el proveedor se encargará de solucionar.
Indemnización. En caso de que el acuerdo se rompa, cómo se reparará el daño sufrido por el cliente o el proveedor. Cabe recordar que, por lo general, hay que especificar el seguro que cubre estos daños.

* Por su parte, en un SAW se recogen:
- Los servicios específicos que ofrece el proveedor al cliente en un proyecto concreto.
- La descripción de las fases en las que se divide el proyecto, así como su duración individual y los hitos más significativos que el cliente debe conocer para saber que el trabajo se está realizando de manera adecuada.
- Facturación, formas de pago y la fecha de comienzo y finalización del proyecto.

Nuestra recomendación es que al realizar estos documentos, estos no estén muy especificados. Y es que cuanto más vagos sean, más fácil será el cumplir las expectativas del cliente. Si somos flexibles en las fechas de finalización, por ejemplo, podremos dar un mejor servicio al cliente y no “pillarnos las manos” dando un tiempo muy ajustado, además si surge algún problema será difícil cumplir.
Eso sí, los documentos deben estar bien redactados, de tal manera que el cliente no pueda sacar sus propias conclusiones, rompiendo, muy probablemente, sus expectativas a la entrega del trabajo.

En todo proyecto, existe una reunión clave: el kick off. Se trata de la reunión inicial, esa que, en teoría, debería estar llena de energía e ideas. En la que se inicia un diálogo fluido entre el cliente y la agencia, que, a partir de entonces, son colaboradores que buscan un mismo fin. Todo esto suena muy bien, pero no siempre se cumple. Uno de los problemas básicos es que se llega a la reunión inicial sin una estrategia, lo que lleva a revisar una y otra vez vídeos, estadísticas y demás información, sin sacar nada en claro.

Para empezar, es importante que el líder de proyecto sepa elegir el equipo que va a esta reunión inicial. Esto es muy relevante, ya que evitará que ningún miembro esté falto de información y pueda usar esto como excusa, en adelante. Para definir bien este equipo central, puede ser una buena idea hacer una reunión interna previa a la kick off o reunión inicial. Al hacerlo así, es posible crear mayor interés en el equipo por esta reunión, además de dar la oportunidad al equipo de tomarse algo de tiempo para prepararse.

Algo que no se suele hacer y que, sin embargo, resulta indispensable, es realizar ese proceso de preparación para la reunión inicial. Para realizar este "planning", es importante tener en cuenta que es recomendable romper el hielo de la manera más natural posible y, para ello, el líder debe asegurarse de que sus preguntas no sean demasiado difíciles; y en cambio, sean más reveladoras. Para llegar a estas, se debe hacer un análisis inicial que impida que, durante la reunión inicial, no se sepa qué preguntar o se proponga una pregunta que haga encallar la conversación. Este proceso permitirá tener clara, por ejemplo, la diferencia entre el objetivo del proyecto y de la organización. Hacer entrevistas previas a los asistentes, ayuda a determinar qué se debe preguntar y es una excelente manera de acercarse a la reunión inicial.

Una vez que se tiene clara la preparación de la reunión, merece la pena saber qué debe suceder durante la reunión inicial. Lo más importante es que esta ayude a construir relaciones y, para ello, es necesario que esta sea, en la medida de lo posible, presencial. El lenguaje corporal, en una reunión por videoconferencia, no consigue el mismo acercamiento. Para mejorar el rendimiento de la reunión inicial, se puede recurrir al diseño de actividades de estudio, cuyas técnicas convierten la reunión en un "workshop", gracias a la participación activa de todos los asistentes.
Parte de esta técnica consiste en entregar a cada persona lápiz y papel, con los que ellos podrán expresar sus conceptos. Luego, en base a las conversaciones que promueven estos bocetos iniciales, se empieza a construir, en conjunto, lo que luego será la estrategia base del proyecto.

Algunas de las recomendaciones para enriquecer las reuniones de inicio de proyecto pueden parecer extrañas, pero aseguran una excelente experiencia que, además, tiene buenos resultados, como: por ejemplo, poner música durante la reunión o definir un tiempo límite para crear los conceptos que luego dirigirán el proyecto. La limitación temporal hace que los expositores se fuercen mentalmente a enfocarse más en aquello que deben decir y es una forma de permitir que todos los presentes participen.

El objetivo de mejorar las reuniones oficiales es claro: sentar las bases de todo lo que vendrá después, durante la ejecución del proyecto, no solo a nivel estratégico, sino también en lo que se refiere a la relación de gestión entre la agencia o el profesional independiente y el cliente.

Una vez me dieron un buen consejo: todo el tiempo que inviertas en la planificación lo ahorraras en la ejecución. Lo cierto es que la organización personal nos puede ayudar, en muchos aspectos de la vida, pero es clave, cuando eres tu propio jefe. Nadie va a organizarte el trabajo, si no lo haces tú, y el caos y la improvisación son los mayores enemigos de la profesionalidad que tienes que desechar para salir adelante. De manera que debes organizarte.

El primer paso, en la organización personal, es crear un espacio propio. Es cierto que hay quien puede trabajar en cualquier parte, pero tener un espacio adecuado (sea en casa, la oficina o un hotel), con todo lo que podemos necesitar a mano, nos ayudará a realizar nuestro trabajo con eficiencia. No se necesita mucho, pero tiene que ser suficiente y práctico: una mesa, una silla cómoda, el ordenador, el teléfono, la impresora y, en mi caso, un botellín de agua y unos frutos secos.
Y si el espacio es importante, el tiempo no lo es menos. Es imprescindible tener un calendario de prioridades, que destaque lo urgente e importante y establezca tu organización personal diaria. Debemos fijar las horas que vamos a dedicar, cada día, a cada proyecto y también las que vamos a necesitar para temas no urgentes, pero que no pueden descuidarse: cuidar las relaciones profesionales, actualizar nuestro currículo o mantenernos al día en nuestra profesión, sin olvidar que necesitamos un tiempo de descanso, si queremos hacer realmente bien nuestro trabajo y estar despiertos y creativos.

La organización personal de cada uno puede ser muy diferente, pero los elementos básicos son estos: contar con un tiempo y espacio adecuados para nuestra actividad. Normalmente, los proyectos tienen su fecha de entrega ineludible, pero debemos fijar el ritmo de trabajo diario. Es importante calcular, con una cierta amplitud, para poder hacer frente a imprevistos y empezar a trabajar, cuanto antes, para evitar los temibles aplazamientos. Cuando tengamos objetivos a largo plazo, sin fecha establecida, es recomendable que nosotros la decidamos. Debemos recordar que hay cosas que, tal vez, no son urgentes, pero que son importantes. Por lo tanto, está bien adjudicarles su tiempo. Y, por cierto, las cosas importantes incluyen también cuidar nuestra salud y disfrutar de la vida.

Para establecer nuestra organización personal, podemos recurrir a la agenda de toda la vida o las innumerables aplicaciones informáticas disponibles: calendarios, listas de tareas, alarmas, etc. Lo importante es tener una visión clara de lo que queremos hacer y establecer un orden lo suficientemente flexible para que podamos adaptarnos a los imprevistos, pero lo bastante estricto para que cumplamos con nuestros objetivos, a tiempo y correctamente.

Es tu tiempo, organízate para aprovecharlo.