Hay muchas cosas que requieren su tiempo y no podemos reducir su ejecución por muchos recursos que utilicemos. A pesar de que las matemáticas básicas nos digan que:

Si 1 persona hace un determinado trabajo en 10 días, entonces 10 personas podrían hacerlo en 1 día.

Lo cierto es que en muchas ocasiones la naturaleza del trabajo a realizar hace que esto no sea posible. Hay algunos trabajos mecánicos que aceptan este tipo de división de la carga de trabajo. Suelen ser tareas poco cualificadas y que pueden dividirse en partes independientes sin afectar al resultado. En la mayoría de las ocasiones nos encontramos con un trabajo intelectual o que la construcción de elementos está interconectada, por lo que la ejecución de las tareas tiene un límite temporal mínimo para su ejecución.

En la gestión de proyectos se olvida con frecuencia este hecho y, sobre todo en situaciones de crisis. En esas situaciones se tiende a incrementar los recursos para recuperar el tiempo perdido, intentando dividir la carga de trabajo entre más recursos y de esta forma intentar avanzar más deprisa. Esta medida es sencilla de entender por la dirección, y aunque incremente los costes, es bastante bien recibida por los clientes cuando se tiene que cumplir una fecha de entrega.

En la práctica incrementar los recursos en momentos de crisis puede causar aún más retraso: hay que formar a los nuevos miembros del equipo, es necesario encajarlos en las actividades ya existentes, es fácil que se incremente la necesidad de coordinación y, en general, su incorporación distrae a todos los miembros del equipo.

Nueve mujeres no hacen un niño en un mes.

Esta verdad es utilizada en ocasiones como excusa general para no forzar a los recursos, para no reducir los tiempos hasta donde realmente es posible, utilizándose como base para disponer de más tiempo para el proyecto. En muchas ocasiones sí es posible dividir las tareas en partes más pequeñas que se pueden realizar por personas diferentes con un razonable índice de concurrencia, reduciendo de esta forma el tiempo total del proyecto.

Debemos conocer los límites reales en los que se puede dividir un trabajo y el número máximo de recursos razonables para los diferentes tipos de tareas de nuestro proyecto y de esta forma podremos mantener el adecuado equilibrio entre la concurrencia y la serialización de las tareas.

La gestión de proyectos requiere de la adecuada conjunción entre capacidad del equipo y el uso de las herramientas adecuadas. Si equipos con poca experiencia carecen de las herramientas adecuadas el caos está asegurado, pues la inexperiencia unida a la falta de medios y métodos de trabajo aumentarán la probabilidad de fracaso .

Estos equipos con poca experiencia pueden apoyarse en herramientas de gestión de proyectos para minimizar el riesgo, convirtiendo su utilización en una oportunidad para la formación y capacitación en las buenas prácticas de gestión de proyectos. Lamentablemente esta oportunidad se desaprovecha en numerosas ocasiones, ya que el equipo inexperto tiene tendencia a sobrevalorar sus capacidades y a no utilizar las herramientas que tienen a su alcance.

En sentido opuesto, organizaciones con equipos altamente cualificados en la gestión de proyectos siguen utilizando herramientas inadecuadas: toda la información del proyecto queda repartida en correos electrónicos, decenas de documentos de texto, hojas de cálculo y ficheros de Microsoft Project. Estas organizaciones pueden llegar a tener éxito en la gestión de sus proyectos, pero es gracias al esfuerzo y habilidad de los equipo. Abusar de estos héroes a lo largo del tiempo tiende a su desmotivación y a hacer insostenible la situación.

Sin duda, la mejor combinación es disponer de un equipo con alta capacitación y una buena herramienta de gestión de proyectos. Es en ese punto donde se obtiene un equipo de alto rendimiento que puede sacar todo el partido a las herramientas que tiene a su disposición.

El uso correcto de las herramientas adecuadas marca la diferencia entre gestionar un proyecto con éxito o simplemente esperar a tener suerte.

Los primeros pasos en la ejecución del proyecto son muy importantes. El inicio del proyecto tiende a abordarse con poca intensidad, reservando para el final los momentos de mayor actividad. El primer paso del proyecto es, de hecho, mucho más importante que el resto, ya que suele condicionar el conjunto de los trabajos que vamos a realizar.

Una buena idea es iniciar el proyecto con una reunión general del equipo y todos los interesados en el proyecto: el kick off del proyecto. Esta reunión es una buena ocasión para involucrar a todo el equipo, el cliente (interno o externo) y otras personas implicadas a cualquier nivel. De esta forma conseguimos la transversalidad necesaria dentro de la organización. El propósito de esta reunión es que la información básica del proyecto llegue a todos, logrando el alineamiento de acciones con el fin del proyecto. Si se comunican correctamente cuáles son los planes y los objetivos, todos los involucrados podrán ir en la misma dirección.

En ITM Platform todo el equipo comparte la información clave del proyecto.

La fecha de inicio efectivo del proyecto suele ser unos de los principales problemas en el cumplimiento de la fecha de finalización. Es fácil encontrarse una, dos o tres semanas de retraso en el inicio del proyecto sin que el jefe de proyecto perciba una sensación de urgencia. En numerosas ocasiones este retraso en empezar el proyecto, en disponer de los recursos necesarios o en hacer que el equipo esté realmente disponible, es la fuente de muchos problemas.

Confiar que en el futuro vamos a recuperar el tiempo perdido al inicio del proyecto es poco realista. El sobreesfuerzo que supone recuperar el retraso de la fecha de inicio puede llegar a ser muy significativo, por lo que es un objetivo difícil de conseguir.

ITM Platform ofrece diferentes escenarios de evolución del proyecto

No olvidemos que "lo que bien empieza, bien acaba".

Planificar un proyecto es una tarea compleja y difícil. Hay que identificar los entregables, desglosar todas las actividades, identificar las dependencias entre las tareas, asignar al equipo, evitar holguras innecesarias, vigilar el camino crítico y cumplir con las restricciones temporales y económicas del proyecto.

Una vez realizada la planificación existe una fuerte presión para no replanificar, pero lo cierto es la mayoría de los proyectos, por muy bien planificados que estén se van a encontrar con "curvas en el camino": cambios inesperados, aparición de nuevas tareas, modificaciones en la disponibilidad de los recursos y, en definitiva, mil y una circunstancias que hay que sortear.

Los jefes de proyecto suelen considerar el replanificar como un error personal: algo han hecho mal si es necesario cambiar el plan. Pero cambiar los planes no tiene nada de malo, son parte de la gestión de proyectos. Es más importante replanificar a tiempo y de la forma correcta, que mantener un plan desactualizado. Cambiar el plan original no es ningún fracaso, si se hace bien es un éxito del jefe de proyecto.

ITM Platform permite visualizar los cambios de planificación de forma sencilla

Puede ser más peligroso continuar con el plan original y girar demasiado tarde, que replanificar en cuanto veamos que hay una circunstancia no prevista sobre el plan establecido. Este nuevo plan debe ser comunicado de forma clara a todos los involucrados en el proyecto y se debe hacer con naturalidad, sin que eso suponga la ruptura de los compromisos establecidos inicialmente.

Cualquier cambio en una tarea es comunicado a todos los miembros del equipo en ITM Platform

El arte de dirigir proyectos conlleva una buena dosis de flexibilidad.

Tenemos que reconocer que hacer un buen plan es bastante complicado. Es necesario identificar todas las necesidades y descomponer el trabajo de tal forma que sea manejable y realizable por el equipo, gestionando adecuadamente la dependencia entre las tareas y agrupando el trabajo de forma que se obtenga el mejor resultado.

ITM Platform ofrece un editor Gantt avanzado para realizar la planificación y el seguimiento de forma sencilla

Planificar es complicado, pero no nos engañemos, aún más complicado es convertir ese plan en realidad. Poner a trabajar duro a todo el equipo de forma coordinada y sin pérdida de esfuerzos en tareas innecesarias es un verdadero reto. Es necesaria una buena comunicación y capacidad de liderazgo con el equipo. Cada miembro del equipo debe saber qué es lo que tiene que hacer y tiene que ser responsable de su trabajo, por eso la comunicación es un factor tan importante en la gestión de los equipos. Comunicar e involucrar al equipo en las decisiones consigue que trabajen duro en la dirección adecuada.

ITM Platform dispone de una red social corporativa que facilita la comunicación con el equipo

Además de asignar y comunicar a cada uno sus tareas, es necesario hacer un seguimiento preciso del trabajo y de los avances realizados. Los responsables de cada tarea deben informar con frecuencia de los avances que consiguen, sin esperar a tener un problema. De esta forma el jefe de proyecto podrá actuar ante cualquier eventualidad. Esta comunicación debe ser fluida y sencilla de realizar, no suponiendo un trabajo adicional al equipo.

En definitiva, para que lo planes dejen de ser sólo buenas intenciones debemos desplegar todas nuestras habilidades de comunicación y liderazgo para que el equipo trabaje duro y el proyecto obtenga los resultados esperados.

Te presentamos las novedades que podrás utilizar en el entorno de ITM Platform desde hoy mismo. A modo de resumen son estas:

• Módulo de clientes: Lo que te ofrece un CRM, ahora integrado en tu herramienta gestión de proyectos.
• Nuevo sistema de gestión de documentos.
• Costes e ingresos por tareas y actividades.
• Mejoras que te lo ponen fácil: Línea Base más accesible, sistema de notificación por email mejorado… y mucho más.

Clientes
Acceder	Desde el menú de Gestión puedes acceder la nueva área de clientes. Funciona de manera homogénea a los demás elementos de ITM Platform. Reconocerás todo al primer clic. Da de alta tus clientes y asígnalos en proyectos o servicios. Todo lo demás vendrá solo.
Ingresos
Análisis	Por cada cliente podrás saber cuál es el estado de ingresos y pagos, reales y previstos Como todas las listas, se trata de informes dinámicos que puedes configurar a tu necesidad y exportar a MS Excel®
Margen
Datos	Por periodo y por proyecto o servicio, verás de forma muy clara dónde se están obteniendo márgenes positivos o dónde hay ineficiencias. Todo ello en comparando los previstos con los realizados.
Dashboard
Información	Información agregada y visual sobre tus clientes que te permitirá tomar decisiones sólidas y establecer mejores relaciones.
Documentos
Visibilidad	Desde el proyecto o el servicio podrás acceder a los documentos asociados a tareas o actividades Además podrás elegir mostrar más información, por ejemplo quién agregó o subió el archivo y cuándo. Y si lo necesitas, puedes descargarlos o eliminarlos de forma masiva.
Invitados Visibilidad	Puedes decidir si un documento será visible por todos los miembros o bien excluir a los invitados de proyecto. Una buena idea es por poner un ejemplo, puedes dar acceso de invitado a tus clientes y decidir qué documentación pueden ver y cuál ocultar.
Social Comparte	Inicia conversaciones en torno a documentos y compártelas con los interesados igual que haces con otros elementos.
Compras e Ingresos en tareas y actividades
Por tarea Información	Utilízalo si tus tareas requieren compras específicas o tus hitos generan ingresos. El análisis de ambas variables tendrá en cuenta los costes e ingresos generales del proyecto y los de cada tarea.
Línea Base
Gantt	Ahora puedes ver la información de la línea base en las columnas del cronograma Gantt.
Tareas	Y también desde la lista de tareas.
Video Tutorial	Descubre estas prestaciones en este vídeo-tutorial de tres minutos. http://itm.pm/wZixQPAg

Gracias por ayudarnos a mejorar con tus sugerencias, a través de ellas seguimos construyendo ITM Platform en base a experiencias reales.