Si gestionas proyectos, es muy probable que hayas utilizado alguna herramienta para realizar diagramas Gantt en la planificación, algunas hojas de Excel para el control los costes, algunas plantillas en Word y muchos mensajes de correos para la comunicación con el equipo, clientes y usuarios.

La tecnología gestión de proyectos en la nube, como ITM Platform, permite contratar un servicio de pago variable que ofrece acceso a una aplicación que unifica todos esos procesos que teníamos diseminados, así como a un espacio donde todos los datos y documentos se van almacenando y son accesibles para todo el equipo de trabajo.

Este tipo de herramientas de gestión de proyectos en la nube no sólo te va a facilitar tu vida profesional, permitiéndote llevar tu oficina a cualquier lugar con tan sólo disponer de una conexión de internet. También va a facilitar a tu organización ahorrar en costes y flexibilizar el importe en función del uso que hagamos de la misma.

Algunas de las principales ventajas de la gestión de proyectos en la nube son:

• Accesibilidad: Ofrece acceso a todos los datos de tus proyectos desde cualquier punto del planeta que tenga conexión a internet. Y no sólo tú, sino también tu equipo.
• Seguridad: Que se pierda el portátil o se estropee el disco duro de la computadora ya no es un problema. ¡Desde cualquier otra computadora te puedes conectar y todos loss datos están ahí!
• Unificación: toda la información está agrupada e interrelacionadas, junto con los documentos de apoyo, ahorrándo tiempo y esfuerzo.
• Control: toda la información está en un único repositorio, al que es posible acceder con diferentes niveles por medio de permisos, manteniendo todo el control sobre el acceso a la información.
• Novedades tecnológicas: Podemos acceder a recursos y técnicas a las que hasta ahora posiblemente no habíamos accedido.
• Imputaciones de costes y análisis de rentabilidad en tiempo real, lo que te puede ayudar a mejorar en eficiencia. Podrás acceder a toda la información en el mismo momento que se está produciendo.
• Análisis de datos: Los gráficos de los dashboard muestran la marcha de los proyectos vivos sin necesidad de recurrir a complejos informes.

Utilizar una herramienta de gestión de proyectos en la nube posibilita obtener ahorros en varios frentes:

• No es preciso invertir en equipos más potentes que permitan la instalación del software que necesitamos.
• Tampoco es necesario invertir en un servidor para compartir la información entre el equipo.
• En ningún caso es necesario  invertir en más memoria o más disco cuando nuestros proyectos crecen.
• La aplicación se actualiza de forma automática, lo que permite disfrutar siempre de la última versión disponible sin necesidad de estar continuamente actualizando el software.
• El pago por uso facilita tener el gasto controlado en todo momento. Podemos aumentar o reducir el número de licencias en cualquier momento y que se ajuste al tamaño de los proyectos.
• Ya no es obligatorio vincularse a la solución. Si dentro de un tiempo no necesitas una herramienta de gestión de proyectos, puedes cancelar el servicio sin tener que dar explicaciones y sin encontrarte con un programa que adquirido que ya no sirve para nada.

Todo lo anterior supone que lo que antes era una inversión, se convierta ahora en un gasto deducible que aparece mes a mes y que permite ser más consciente de los costes reales de los proyectos.

Por si fuera poco, dispones de 14 días de prueba gratis utilizar la gestión de proyectos en la nube de ITM Platform antes de decirte por su compra.

Todos los que nos dedicamos a esto sabemos cómo de importante es una buena gestión de proyectos para el éxito empresarial. Pero gestionar bien proyectos estériles es menos productivo que gestionar bien proyectos fértiles ¿Cómo ayuda ITM Platform a elegir bien?

Una de la funciones principales de los gestores de una organización es la de valorar y planificar los proyectos que se van a abordar en un futuro más o menos próximo, generalmente dentro del ámbito de la planeación estratégica. En este momento a uno le viene a la mente el archiconocido “alineamiento con los objetivos”, que no siempre es fácil de poner en práctica.

ITM Platform Programs & Portfolio dispone de un módulo integrado de planeación estratégica y alineamiento con objetivos que ayuda a elegir qué ideas merecen realmente convertirse en proyecto.

ITM Platform ayuda a elegir qué ideas merecen realmente convertirse en proyecto

El concepto es bien sencillo: primero se valoran y ponderan los objetivos (o criterios), seguidamente se establece la aportación de cada proyecto a cada uno de estos objetivos y finalmente se decide en función de los datos que ofrece ITM Platform (básicamente valor, costo y restricciones presupuestarias), qué proyectos son los que merece la pena poner en marcha.

Veamos estos tres pasos uno a uno.

Fase 1. Valorar los objetivos del negocio y ponderarlos para la planificación estratégica

Nada que ver con los proyectos. Simplemente se trata de extraer los objetivos o criterios del plan estratégico y otorgarles pesos.

Existen varios métodos para hacer esto y en este caso hemos elegido la “comparación entre pares”. Aunque bien podríamos haber usado el del “preguntar al jefe” o cualquier otro más ortodoxo.

Con este método obtendremos una valoración de los objetivos, poniendo unos delante de otros, que al final es lo que nos interesa.

Este es el ejemplo resultante de la comparación entre pares anterior:

La clave de este proceso se encuentra en el grupo de personas que realizarán esta valoración: es fundamental que este paso lo realice el comité de dirección, vinculando así a sus miembros en la composición del futuro portafolio de proyectos.

En grandes organizaciones, este proceso puede repetirse por unidades de negocio que no necesariamente deben priorizar de la misma forma los objetivos, ni tan siquiera tener los mismos.

Fase 2. Valorar los proyectos frente a esos objetivos

Ignorando los resultados de la fase anterior o incluso realizando el proceso de forma paralela, el siguiente paso será realizar comparaciones de aportación de valor de cada proyecto a cada uno de los objetivos de negocio. Recordemos que no sólo se consideran objetivos, también puede tratarse de criterios (por ejemplo, “Aportación social”, “Rentabilidad”, “Sostenibilidad”…)

En este caso, hemos decidido usar un método cualitativo con Harvey Balls, donde las filas son proyectos y las columnas objetivos. De esta forma estableceremos cualitativamente si el proyecto apoya mucho, algo, poco o nada al objetivo.

Al igual que en el caso de anterior, estas valoraciones ofrecen unas puntuaciones “base 100” para los proyectos. Pero la clave en este caso es que los proyectos no se valoran en relación a sí mismos, sino que se ponderan por el peso de los objetivos.

El resultado sería algo como esto:

Fase 3. Selección de los proyectos

En esta fase, ITM Platform ofrece una serie de herramientas visuales que facilitan que la selección de los proyectos a poner en marcha sea imparcial y basada en criterios de gestión.

En este ejemplo, vemos que el proyecto “Nuevo producto estrella”, el más costoso y el que más valor aporta de forma individual, bien se podría quedar fuera, pues aporta menos (35%) que la suma de otros más modestos (52%) con un costo sustancialmente menor:

Adicionalmente, dispone de diversas gráficas que le ayudarán a entender mejor la composición de su selección, como por ejemplo la frontera eficiente. En este gráfico podrá ver cómo de próxima está su cartera de la curva óptima de valor sobre costo. Para ello ITM Platform calcula todas las posibles combinaciones y le muestra dónde se posiciona su cartera, de forma que pueda comparar rápidamente la idoneidad de la selección.

En conclusión: aportar datos, no intuiciones.

Con un estudio similar al de este ejemplo, la toma de decisiones se puede profesionalizar y simplificar mucho:

• Porque se ha implicado a la dirección de la organización en las valoraciones, especialmente la de objetivos y criterios.

• Porque aporta un método científico y profesional como soporte para la toma de decisiones.

• Porque incentiva que el resto de la organización tenga una visión transversal y objetiva de las iniciativas, además de valorarlas.

Este breve artículo pretende ofrecer una propuesta para enfocar la planificación estratégica de proyectos de una forma sólida y que refuerce el papel de las PMO en las organizaciones.

Espero que les haya servido y en todo caso los comentarios y sugerencias son muy bienvenidos: daniel.piret@itmplatform.com

En muchas ocasiones te habrás enfrentado a esa pregunta o te la habrás formulado. Y con frecuencia la respuesta es correcta, pero no muy útil:

• “Vamos al 72%”.
• “De momento bien”.
• “Hemos consumido la mitad del presupuesto”.
• “Creo que no acabamos en fecha”.

Casi todas estas respuestas apaciguan la pregunta pero no responden a las cuestiones de fondo:

• ¿Vamos a acabar según teníamos previsto?
• ¿Estamos yendo según teníamos previsto avanzar o acumulamos desviaciones?

Solamente un director de proyecto experimentado puede predecir si el proyecto tendrá desviaciones, por qué las tendrá y cómo enfrentarse a ellas. Pero ni siquiera el mejor director de proyecto puede realizar sus previsiones sin un soporte de información riguroso.

ITM Platform puede ofrecer información basada en datos recogidos de forma distribuida y tabularla de forma centralizada según una metodología conocida.

Para que esta información sea confiable, es aconsejable que los responsables de las tareas, los miembros de equipo y todos los demás que intervienen se impliquen en informar de horas trabajadas, de avances de tareas y la consecución de hitos. Con estos, ITM Platform puede generar información muy valiosa para el director de proyecto:

Empecemos por la segunda pregunta:

¿Estamos yendo según teníamos previsto avanzar o acumulamos desviaciones? El valor ganado

Para responder, existe la técnica del Valor Ganado (Earned Value), que analizará cuál es la relación a la fecha entre el coste y el avance reales con el coste y el avance previstos. Este cruce ofrece información valiosa para poder responder correctamente a la pregunta y se encuentra en la sección de seguimiento del proyecto, donde podrás encontrar datos como CRTR y la curva de valor ganado.

Con estos datos, tu experiencia y tu conocimiento de la situación real en la que se desarrolla el proyecto, la respuesta a la pregunta debería ser francamente precisa.

Vayamos ahora a la primera pregunta:

¿Vamos a acabar según teníamos previsto?

Es más difícil de responder, porque no sólo depende de lo que ha sucedido, sino de lo que va a suceder a partir de ahora.

Para ayudarle, ITM Platform ofrece una interesante herramienta:

Los escenarios

¿Qué va a pasar si seguimos como hasta ahora?

El escenario “continuista” considera que no existirán variaciones en el rendimiento y realiza una estimación de costes y plazos en base a la situación actual.

¿Qué sucedería si a partir de ahora arreglamos las cosas y cumplimos con el ritmo previsto?

El escenario “según el presupuesto a partir de ahora” considera el rendimiento necesario para que a partir del momento actual se cumpla con el rendimiento planificado.

¿Qué impacto tendrá en costes que aumentemos el rendimiento para llegar a la fecha de finazalición prevista?

El escenario “corrección absoluta” considera el rendimiento necesario para cumplir con los valores planificados, corrigiendo, si es necesario, la desviación producida hasta el momento.

En resumen, en ITM Platform vas a encontrar los mecanismos e informaciones necesarios para dar soporte a tu experiencia y conocimiento para dar respuesta a las preguntas que se plantean en la dirección de proyectos.