Equilibrio entre un montón de dinero y un corazón Si alguien necesita la efectividad más que nadie, ese es el project manager. Pocas profesiones hay más orientadas a objetivos que el project management. Además, es una profesión poco agradecida, porque si el proyecto es un éxito nadie nos felicita, pero si es un fracaso, entonces la culpa es sólo nuestra. El trabajo del proyecto no cae en nuestra zona de control, sólo podemos coordinar lo que hacen otros. El éxito en los proyectos se consigue con buenos hábitos. ¿Quizá haga falta una “ética del carácter” para el project manager?

¿Usted quiere ser un project manager con personalidad o prefiere ser un project manager con carácter?

Muchas escuelas de negocios siguen preparando hoy día a ejecutivos en la “ética de la personalidad”.

La efectividad reside en el carácter de cada uno y es fundamental que esté presente en cada Project manager

El paradigma de efectividad para estas escuelas es más o menos así: La efectividad es función de la personalidad, de la imagen pública, de las actitudes, conductas, habilidades y técnicas que pueden aplicarse en las interacciones humanas. Es decir, las personas podemos ser eficaces aplicando técnicas, modificando nuestra conducta o nuestra actitud, manipulando a los demás como si fueran cosas. La ética de la personalidad permite obtener un reconocimiento social del talento, pero no sirve para lograr la verdadera efectividad.

El paradigma de efectividad basado en la “ética del carácter” dice que a la efectividad no se llega con remedios rápidos, sino aplicando principios como la responsabilidad, la justicia, el respeto y la honestidad (estos cuatro principios se desarrollan en el código ético y de conducta profesional del PMI). Hay principios universales que gobiernan la efectividad humana. Si no seguimos esos principios, se puede ser eficaz en el corto plazo, pero no de una manera duradera. La efectividad reside en el carácter de cada persona. Un carácter de efectividad personal e interpersonal se forja con buenos hábitos, y estos hábitos han de estar basados en principios.

Los principios rigen las consecuencias de nuestros comportamientos
Los principios rigen las consecuencias de nuestros comportamientos. Son parte de la condición humana, leyes naturales, universales, globales, intemporales y evidentes. Rigen las consecuencias de las conductas siempre igual, e igual para todos, en todas las épocas, culturas y religiones. Algunos ejemplos principios: responsabilidad, justicia, equidad, honestidad, integridad, dignidad, humildad, fidelidad, templanza, coraje, calidad, contribución, excelencia, paciencia, potencial, crecimiento, compasión, etc.

Los principios no son discutibles. Las consecuencias de no seguirlos son claras: Como seres libres que somos, podríamos elegir tirarnos por una ventana, pero no podremos evitar las consecuencias de la ley de la gravedad. Los principios no son valores. Los valores nos dicen cómo las cosas deberían ser. Hitler tenía valores, pero no tenía principios. Hay valores buenos y valores malos, los buenos valores se basan en principios.

Un proyecto no saldrá bien si el project manager miente, despilfarra, no respeta a los miembros del equipo, culpa a los demás, busca sólo su beneficio personal y se anota los méritos ajenos. Puede que logre un éxito puntual y rápido, puede que no le descubran. Desde luego, no sembrará para recoger éxitos futuros.

Los project managers con un historial de éxitos conocen y aplican técnicas y herramientas, pero lo más importante es que, para ellos, el liderazgo no es una posición, sino una elección.

Los project managers que habitualmente tienen éxito tienen una ética del carácter: ejercen un liderazgo centrado en principios.

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ConfianzaUn jefe de proyecto debe ser desconfiado en ciertas situaciones. Por ejemplo, si el cliente cambia frecuentemente de criterio, el jefe de proyecto responderá tratando de cerrar las especificaciones tanto como sea posible. Si un proveedor es frecuente que no cumpla sus compromisos, responderá publicando un acta de compromisos y temas pendientes después de cada reunión. Estas son técnicas habituales para gestionar riesgos que todo jefe de proyecto debe dominar. Hay un área, sin embargo, donde ser desconfiado nunca producirá buenos resultados: el jefe de proyecto no puede protegerse ante la incompetencia de su propio equipo. Si su equipo no está capacitado para realizar el proyecto, el jefe de proyecto fracasará.

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Por supuesto, si un miembro del equipo no encaja, hay que reemplazarle por otro. Pero una vez que decide que no habrá más cambios, que ese es su equipo de proyecto, su mejor táctica es confiar en ellos. Cualquier medida defensiva para garantizar el éxito “a pesar de ellos” sólo empeorará las cosas. Le hará sentir tranquilo a corto plazo, pero no le ayudará a largo plazo, y lo que es peor, minimizará la probabilidad de que aparezca un equipo sinérgico.

El jefe de proyecto que no confía en su equipo piensa que si les deja obrar por su cuenta, le pueden entregar algo incorrecto al cliente. El único juicio competente es el suyo. Como él es el jefe, es muy posible que su juicio sea mejor que el de las personas a su cargo. Tendrá más experiencia y quizá mayores exigencias de excelencia y calidad. Por esa razón ha llegado a ser el jefe. Si en un momento dado no impone su juicio, entonces lo más probable es que cometan errores.

¿Y qué de malo tiene que cometan errores?

¿Y qué de malo tiene que cometan errores? Eso no significa que no pueda corregirles (muy de vez en cuando) o darles directrices específicas. Pero si el equipo llega a creer que no se les permite cometer errores, el mensaje que se les transmite es que no se confía en ellos. No hay mensaje más efectivo para evitar la formación de un equipo.

La mayoría de los jefe de proyecto concede autonomía al equipo mientras todo va bien, pero eso no es autonomía en absoluto. El equipo se sentirá libre sólo si se les permite proceder de manera diferente a la del jefe de proyecto. Sólo es libre quien tiene derecho a equivocarse. Si el jefe de proyecto interfiere en cada decisión técnica, o bien impone una metodología aplicable para cada tarea, los miembros del equipo sabrán que no confía en ellos, y no sentirán ninguna inclinación a estrechar lazos para formar un equipo cohesionado y sinérgico.

Este texto está basado en el libro: The Deadline: A Novel About Project Management Tom DeMarco, Dorset House Publishing, 1997

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business concept of hierarchy of management structure. vector illustration.De todas las actividades de gestión que debe asumir el jefe de proyecto, la adquisición del equipo de proyecto es sin duda la que marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. El jefe de proyecto debe “pelearse por la gente que quiere”. Contrariamente a muchas otras actividades de gestión, esta iniciativa de “luchar por el equipo de proyecto ideal” depende casi por entero del jefe de proyecto: está en su zona de control.

Había un despacho donde se reunían para asignar recursos, si pegabas la oreja se podía oír cómo discutían: “[…] hablé el otro día con Barato […] le interesa dedicarse a esta línea de negocio […] ya te le dejé la última vez, ahora me toca a mí […] pues te lo dejo un 15%, pero no más […] !Pues te aguantas, es tu problema!”.

 

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Cuando salían de la reunión, se notaba el cabreo del que había perdido, te cruzabas con él y ni te saludaba. El ganador se acercaba a ti sonriente y te daba la buena noticia: “Estás en mi proyecto, eres mi apuesta personal. ¡No me falles!”.

Hoy día, después de hacer muchos proyectos, el proceso 9.2 me parece sin duda el más importante de los 42 que describe la versión 4 del PMBOK.

El jefe de proyecto se parece a un director de orquesta

Como jefe de proyecto, debe saber que no puede protegerse ante la incompetencia de su propio equipo de proyecto. Si su equipo no está capacitado para realizar el proyecto, usted fracasará. Un jefe de proyecto depende totalmente de su equipo. Usted no debe hacer el trabajo, debe dirigir el trabajo, se parece a un director de orquesta. Es el equipo quien realmente hace el trabajo del proyecto, usted dice quién debe hacer qué y cuándo. Al principio, quizá deba realizar algunas tareas, orientar estrechamente a su gente, pero la aspiración es que al final se consolide un equipo sinérgico y autosuficiente en el que pueda delegar todos los trabajos para centrarse en la pura gestión. Que aparezca un equipo sinérgico no se puede garantizar. No hace que ocurra, deja que ocurra. Es algo que depende de ellos. Por supuesto, si un miembro del equipo no encaja, debe reemplazarle por otro. Pero una vez que usted decide que no habrá más cambios, que ese es su equipo de proyecto, su mejor táctica es confiar en ellos.

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Pulgar hacia arriba, pulgar hacia abajo, Casco azul, casco blancoCuando hacemos el análisis post-mortem de un proyecto que ha fracasado, generalmente, las causas del fracaso tienen poco que ver con los aspectos “técnicos” del proyecto. Cuando una tarea tarda en completarse más de lo debido, un portal web tiene un tiempo de respuesta excesivo o no funciona bien por encima de 100 usuarios concurrentes, una animación no se ve en el “smartphone” porque se ha usado “tecnología flash”… Todas estas razones son de tipo técnico, pero generalmente tienen fácil arreglo. A veces el problema técnico es más grave porque hace falta un experto en tal o cual tecnología, pero si buscamos, generalmente el experto se encuentra. Los proyectos fracasan más por otro tipo de razones, principalmente:

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Las razones de fracaso más frecuentes, a mi juicio, son tres:

  1. Deficiente gestión de los riesgos.

  2. Deficiente gestión de los costes.

  3. Deficiente gestión de los interesados (cliente, equipo, subcontratistas, etc.).

El jefe de proyecto debe “quitarse la gorra del técnico” y “ponerse la gorra del gestor”

Sin embargo, la gran mayoría de jefes de proyecto provienen del ámbito técnico: como son buenos técnicamente, se presupone que saben liderar equipos y proyectos (efecto “halo”). Pero el conocimiento técnico no es suficiente para dirigir proyectos, porque un buen jefe de proyecto no hace el trabajo, sino que coordina a los miembros del equipo para que lo hagan ellos (se parece a un director de orquesta). Es el primer responsable del proyecto, pero tiene cierto nivel de autoridad para tomar decisiones con autonomía. Un buen jefe de proyecto ha de quitarse “la gorra del técnico” y ha de ponerse “la gorra del gestor”.

Ponerse “la gorra de gestor” de proyectos no es fácil. Piense en el mejor jefe de proyecto que conozca. Sí, ese que termina siempre sus proyectos en plazo y por debajo del presupuesto, por el que se pelean los jefes, para el que todos quieren trabajar, el que sabe anticiparse a los problemas (rara vez pulsa el botón de “crisis”), a quien los clientes adoran. ¿Dónde cree que lo aprendió todo? No en los libros.

Como toda disciplina compleja, la gestión de proyectos se aprende practicando. Es este un aprendizaje continuo, cada nuevo proyecto es un desafío, y las verdaderas lecciones son los errores cometidos.

La buena noticia es que hay ayudas (todo lo que necesita el jefe de proyecto ya está inventado):

Todo lo que necesita el jefe de proyecto ya está inventado

  • El cuerpo de conocimientos básico que aplica a todos los proyectos está muy bien estructurado en la guía PMBOK® (guía de los fundamentos para la dirección de proyectos).
  • Nunca se acaba de aprender a dirigir proyectos, pero las áreas de conocimiento están determinadas (sólo hay 9).
  • Cada proyecto es distinto, pero hay un conjunto de 42 procesos que aplican a todos, y un conjunto técnicas, herramientas, documentos, plantillas, muy recomendables.
  • Usted no tiene por qué inventarse documentos para declarar el comienzo de un proyecto, fórmulas para medir la desviación en coste y plazo, etc.
  • Actualmente ya existe un “lenguaje común” en la dirección de proyectos. Resulta muy bueno que podamos encontrar procesos de gestión, metodologías, plantillas y entregables obligatorios, marcos de procesos, recomendaciones...

 

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Imagine que usted es el patrocinador de un proyecto. Al entrar en el ascensor, coincide con el jefe de proyecto. Usted puede mantener dos tipos de conversaciones:

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Conversación número 1:

  • proyectoUsted: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va la gestión de mi proyecto?
  • Jefe de proyecto: Pues, así, así... Resulta que Pepe se va de la empresa y nos deja un poco colgados...
  • Usted: ¿Pepe? ¿Quién es Pepe?
  • Jefe de proyecto: Nuestro experto en base de datos, creía que le conocías. No sé qué vamos a hacer sin él…
  • Usted: Entonces, ¿le tengo que decir al cliente que habrá retraso?
  • Jefe de proyecto: Estaría bien, sí.
  • Usted: ¿Cuánto tiempo? ¿Qué acciones vamos a tomar? ¿Va a afectar al presupuesto del proyecto? ¿Por qué no había un reemplazo?
  • Jefe de proyecto: Es que no damos abasto con las nuevas peticiones. Día sí, día también, nos cambian los requisitos.
  • Usted: Eso no puede ser, no podemos decirle a todo que sí, es un contrato a precio cerrado. Iré a verle mañana. Dame el registro de cambios, el registro de riesgos y el estimate to complete.
  • Jefe de proyecto: Ejem..., bueno... yo me quedo en este piso. Luego, si eso, ya te pongo un mail...

Usted ya sabe que no recibirá ningún email del jefe de proyecto esta tarde, ni mañana por la mañana. El jefe de proyecto tendrá la excusa de que había que solucionar otros asuntos urgentes. ¿Qué impresión le produce ese jefe de proyecto? ¿Le ve como un jefe de proyecto eficaz? ¿Qué dirá cuando le pidan opinión para la evaluación anual? ¿Qué habría pensado el Director general si hubiera tomado el mismo ascensor?

Conversación número 2:

Usted entra otra vez en el mismo ascensor, pero ahora coincide con un jefe de proyecto eficaz. ¿Cómo sería la conversación con él?

Simplemente hablando con el jefe de proyecto, usted puede saber si es eficaz o no.

  • Usted: ¡Hombre, ya tenía yo ganas de verte! ¿Cómo va mi proyecto?
  • Jefe de proyecto eficaz: Tienes un email mío en tu inbox. El riesgo que se identificó hace dos semanas se ha materializado. Necesito tu aprobación para sustituir al experto en base de datos. Recordarás que habíamos aprobado una subcontratación por 2 meses, 10.000€. Este sobrecoste reducirá el margen final medio punto.
  • Usted: ¿Impactaba la fecha límite?
  • Jefe de proyecto eficaz: Si cuento con él el próximo lunes, como me aseguran, no habrá retraso por esta razón.
  • Patrocinador: ¿Por esta razón? ¿Te preocupa otra cosa?
  • Jefe de proyecto eficaz: El nivel de retrabajo que estamos asumiendo. Este lunes nos han cambiado las especificaciones por tercera vez. Calculo que hemos producido 500 puntos función que hay que tirar a la basura. Esto son otros 10.000€.
  • Usted: ¿Qué sugieres que hagamos?
  • Jefe de proyecto eficaz: He preparado tres alternativas para reducir el alcance. Hay una presentación en el email que te he enviado. ¿Tienes tiempo ahora? Me gustaría contártela bien. Creo que deberíamos ir mañana a ver al cliente...

¿Observa que maneras tan diferentes de actuar? ¿Cúal cree que es el secreto de este otro jefe de proyecto? Desde luego, sí transmite una imagen de eficacia.

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