No es un mito: hay jefes de proyecto que pueden trabajar de 5 a 25 proyectos en un solo día. Eso sí, aprender a trabajar en multitarea no es tarea fácil. No hacerlo bien puede resultar agotador y resultar en una pérdida de rendimiento más que otra cosa. Sin embargo, con la táctica correcta, serás capaz de cumplir objetivos más rápido.
Echa un ojo a los siguientes consejos que hacen de los jefes de proyecto auténticos malabaristas de la productividad.
Actitud, actitud y actitud
Ten una perspectiva positiva. No te agotes (o a tus compañeros) exteriorizando constantemente la pesada carga de trabajo que tienes. Despeja tu mente y comienza de nuevo; piensa en ello como un nuevo reto, en el que deberás esforzarte para superar.
Tener un plan
Esto no significa simplemente anotar todas las tareas y plazos. Planificar cómo vas a administrar múltiples proyectos requiere estimar esfuerzo, identificar lo más urgente y priorizar tareas específicas. Si tienes una herramienta de planificación de proyectos sólida –como ITM Platform – ya estarás un paso por adelante.
¡Decir que no!
Tienes que saber cuál es tu límite para hacer malabares y decir "no" al resto. Es impresionante cuando un malabarista lanza tantas bolas al aire y las controla todas, pero añade sólo una más y todo se viene abajo. Es común entre jefes de proyecto tomar cualquier trabajo que se les asigne, pero en muchos casos sencillamente no cabe en su agenda. En vez de decir "claro, lo haré" y luego que luchar por mantenerte organizado con todo lo demás, encuentra una solución alternativa. Tal vez sugiere una fecha más razonable para la entrega del proyecto, o propón un marco de tiempo más flexible. Esto te ayudará a desarrollar una buena reputación como jefe de proyecto de confianza.
No saltar de un proyecto a otro
No eres un conejo. Puede que encuentres satisfactorio saltar continuamente entre los proyectos en lo que estás trabajando. Puede que comiences con uno, te aburras, pases al siguiente y vuelvas al primero...¡Resiste la tentación! Elige uno, pégate a él, haz una parte consistente del trabajo y sólo entonces salta a otro. Saltar de adelante hacia atrás crea confusión, genera errores y disminuye tu productividad.
No te engañes
Aunque quieras ser independiente y demostrar que tienes todo lo necesario para administrar varios proyectos al mismo tiempo, ¡no hay que avergonzarse de pedir un poco de ayuda! Oleg Mokhov, un jefe de proyecto, decía lo mismo; "Con una aplicación de gestión de proyectos podrás colaborar, compartir información y estar al tanto de todo mucho más fácilmente" En pocas palabras, los software de gestión de proyectos como ITM Platform son "listas de tareas con esteroides" . Una solución en la nube hará que no pierdas el tiempo ; podrás hacer tu trabajo donde quieras y cuando quieras. Y esa es la clave cuando tienes muchas cosas entre manos.
Prueba ITM Platform, el software de PPM que te ayudará a convertirte instantáneamente en un experto malabarista de proyectos, sin el estrés y la presión que conlleva. Para más información visita http://www.itmplatform.com
Como se puede ver, el perfil del director de portafolio se ha consolidado de la mano de las necesidades corporativas en materia de sistemas y tecnologías de información, que sirven como catalizadores del negocio y se erigen en plataformas que permiten y habilitan todos los aspectos productivos de una organización.
A diferencia de los proyectos externos para clientes, que son relativamente independientes entre sí, los proyectos internos de TI tienen una gran complejidad, ya que casi todas las tecnologías tienen puntos de contacto y solapamiento cuyo rendimiento se ve sometido a mucha presión con cada nuevo cambio. Por ese motivo, el director del portafolio debe asegurar que los equipos de IT apuran al máximo su eficacia y orientan sus esfuerzos a generar los sistemas tecnológicos que mejor respaldan la parte productiva del negocio.
2. Las 10 competencias clave del director de portafolio
Las competencias blandas de un portfolio manager se parecen a las de un project manager, solo que se vuelven muchísimo más importantes en la valoración total del perfil.
Un project manager debe ser capaz de seguir una metodología muy rigurosa a la vez que atiende a todos los detalles de gestión de las personas que hacen del proyecto un quebradero de cabeza.
En el caso del gestor de portafolio, los criterios técnicos son una condición necesaria para poder desempeñar el trabajo, coordinando a directores de proyecto e intercambiando opiniones técnicas con ellos.
Si el director de proyectos tiene que comunicar toda la información relevante al proyecto al equipo y todas las partes interesadas, en el caso del director de portafolio la capacidad comunicativa es mucho más crítica: se trata de explicar decisiones tan vitales sobre cómo se asignan los recursos a los proyectos, o cómo se planifica la actividad para el siguiente año. De algún modo, la diferencia entre ambos perfiles está en la escala y en la importancia de cada decisión.
Si un director de proyecto se equivoca, su proyecto sufre. Pero si se equivoca un director de portafolio, sufre toda la organización, que pasará a ser menos competitiva que otras.
En otras palabras: el aspecto metodológico se debe combinar muy de cerca con un talante muy claro de liderazgo organizativo. Esto significa que el director de portafolio debe ser capaz de tomar decisiones rápidas y bien fundamentadas, sobre la base de la información a su disposición. Para ello, necesita de un buen sistema PPM de gestión y planificación de proyectos y portafolio.
1) Capacidad de decisión
De acuerdo, un directo de proyectos tampoco puede ser una persona indecisa. Sin embargo, hay una diferencia crucial entre ambos perfiles. Un director de proyectos tiene la capacidad de planificar hasta el mínimo detalle en un ámbito muy acotado de responsabilidad para comprender cuáles son las consecuencias en el caso de que un riesgo se verifique, por lo que sus direcciones siempre tienen un cariz técnico; por el contrario, el director del portafolio se suele encontrar con la necesidad de tomar decisiones que suelen perjudican directamente a las personas que tiene a su alrededor: cada vez que se decide cancelar un proyecto, hay un patrocinador que se ve afectado, además de un director de proyecto y todo un equipo a quienes se debe reasignar. Estas decisiones suelen tener un carácter dilemático entre ganancias a corto y a largo plazo, equilibrios internos y prioridades de negocio, por lo que hace falta una cabeza muy equilibrada para ser capaz de tomarlas con frialdad y sin demasiados sesgos.
2) Espíritu competitivo
El espíritu competitivo tiene dos direcciones: hacia adentro y hacia afuera. Hacia adentro, es recomendable que el director del portafolio promueva una cultura de la competencia interna que resulte estimulante para los equipos de proyecto. Por supuesto, es importante no perder las riendas de la motivación, puesto que la competencia interna puede afectar claramente a la salud emocional de la organización si comienza a traducirse en envidias, rencillas y disputas políticas recomendadas y espoleadas desde arriba.
La competencia interna debe estar bien dirigida. El objetivo no es promover el enfrentamiento, sino estimular la superación y el rendimiento de los equipos, defendiendo la excelencia como valor e identidad de la organización. Hacia afuera, este tipo de cultura corporativa se puede ver traducida en ventajas con respecto a los competidores.
Como gestor, el administrador del portafolio debe considerar permanentemente cuáles son los proyectos que más benefician a la organización al ponerlos por delante de los competidores. Para ello, por supuesto, siempre es conveniente reunir inteligencia sobre la estrategia de los competidores y medir sus avances sobre el mercado.
3) Espíritu emprendedor
Muy ligado con el aspecto anterior, aunque desde un aspecto más creativo y menos agresivo: el administrador del portafolio debe ser una persona abierta a las nuevas ideas y la transformación constante. Especialmente en un paradigma que adopte la administración del portafolio según principios ágiles, es importante que la cartera de proyectos esté sometida a un escrutinio constante para que siempre haya idea para esas semillas de unicornio que pueden aparecer en cualquier momento.
4) Inteligencia emocional
¿Cuántos directivos son excelentes desde un punto de vista de la capacidad de tomar decisiones y de analizar datos financieros complejos con un enfoque práctico, pero luego resultan incapaces de conectar con las personas que están bajo su mando?
La empatía es un rasgo emocional indispensable para todo administrador de portafolio. Cuando cada una de tus decisiones impactan directamente en los directores de proyecto y los equipos, anticiparse a las reacciones emocionales de los afectados para conectar con ellos y buscar fórmulas de motivación es tan importante como tomar las decisiones acertadas. De lo contrario, el riesgo es perder autoridad y liderazgo.
5) Comunicación
Del anterior punto se sigue que en administrador de portafolio debe dar la cara, reconociendo la dureza de sus decisiones y justificándolas con argumentos justos. No es recomendable ni eficaz esconderse detrás de las decisiones del comité, de los correos electrónicos de la secretaria o de lo llena que está la agenda.
Por supuesto, la comunicación tiene que ser un rasgo proactivo. De lo contrario, las personas que conforman la organización nunca tendrán la información suficiente sobre cuál es la estrategia actual, qué se espera de ellos y cómo deben colaborar para hacer realidad los planes de la dirección.
6) Anticipación
De nuevo, proactividad y agilidad. Es obvio que el director del portafolio no puede esperar a que las malas noticias se le echen encima. Si existen posibilidades de que un proyecto estratégico no alcance los resultados esperados, el administrador del portafolio ha de ser el primero en enterarse. Para ello es fundamental que los directores de proyecto entiendan y extiendan una cultura de la transparencia en la que el fracaso de un proyecto no se vea (necesariamente) como un fracaso personal, sino como una oportunidad de rectificar, aprender y enfrentarse a un nuevo reto.
7) Independencia e imparcialidad
Por muy inteligente, acertado y previsor que sea, un director de portafolio pierde toda su credibilidad si cede terreno al favoritismo.
Para evitarlo, lo más útil es reconocer cuáles son los sesgos que existen, identificando hacia qué colega siento predilección y podría estar inclinado a tratar con preferencia. Desde ese reconocimiento es, al menos, posible tomar decisiones que moderen el trato natural para mantener la independencia.
8) Habilidad analítica e inteligencia numérica
Aunque este listado incluye sobre todo competencias blandas y rasgos de carácter, no está de menos recordar que el fuerte técnico del director de portafolio, más allá de las metodologías en gestión de proyectos, debe ser la capacidad de analizar con rapidez, interpretando estadísticas y KPIs en cuestión de segundos y detectando con rapidez relaciones entre distintos parámetros.
En definitiva, contratar a un aficionado al big data como administrador de portafolio debería ser una buena idea.
9) Determinación
A veces se toman decisiones duras cuyas consecuencias son difíciles de sobrellevar para todos, incluido el propio decidor.
En otras ocasiones, se toman decisiones “en abstracto”, pero se falla al traducirlas en acciones reales que las lleven a la práctica.
El director de portafolio debe ser capaz de imponerse a la resistencia al cambio y mantenerse en sus decisiones. A no ser que alguien.
10) Humildad
De todo el catálogo anterior parece desprenderse que un director de portafolio debe ser una especie de genio empresarial, lleno de virtudes y sin ningún defecto. Por supuesto, nadie es perfecto y hasta el más brillante de los expertos en proyectos se equivocará, una y otra vez. Por eso, es preferible una mente un poco menos brillante que se deja convencer porque es capaz de reconocer cuándo se ha equivocado, que un astro de los proyectos que no cambia de rumbo una vez que ha tomado una decisión.
De hecho, la naturaleza de la administración de portafolio consiste precisamente en rectificar a tiempo; y eso pasa por mecanismos para deshacer nuestras propias decisiones.
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Cuando pensamos en una oficina de proyecto, inevitablemente hemos de pensar en el software que la soporta. Existen muchas soluciones que pueden hacer mucho más fácil la vida del gestor de portafolio de proyectos, desde la productividad a la comunicación.
En nuestro último artículo de aplicaciones para PMO, presentamos las primeras siete soluciones, a las que damos continuidad hoy con estas otras seis herramientas que harán tu trabajo más productivo. Ya nos darás las gracias luego ?
1.Airtable
Combina Excel, Pinterest, Trello y un gestor de base de datos... y tienes Airtable. Expectacular.
Airtable es una solución de una potencia extraordinaria que permite visualizar datos con diferentes perspectivas: tabla, kanban, bloques (el estilo Airtable), calendarios y formularios. Es tan versátil que puede ser utilizado para prácticamente cualquier actividad que requiera una base de datos.
Pros
Airtable es potente y flexible. Permite manejar en un solo lugar datos que probablemente tendrías en lugares dispersos. Por ejemplo, lo puedes usar como sistema de gestión de la demanda en combinación con ITM Platform. Podrías crear un formulario interno para propuestas de proyecto para empelados, una vista de tabla para que los gestores de propuestas las puedan manejar, y una vista de bloques para que la organización sepa qué proyectos han sido seleccionados.
Airtable también se puede personalizar con “bloques”, una funcionalidad premium que permite a los usuarios añadir funcionalidad a las tablas.
Contras
Siendo excelente para la gesión, Airtable puede ser un tanto pobre para la comunicación. Existe la posibilidad de comentar en cada línea de la tabla, pero eso es todo; no hay funcionalidad de chat.
2.Visio
Si en algún momento va a necesitar diseñar un diagrama de flujo o un esquema, esa te va a encantar. Microsoft Visio es una herramienta de diagramación utilizada para diseñar esquemas de forma sencilla y rápida.
Pros
Además de ser francamente fácil de utilizar, Visio forma parte de la familia Microsoft Office, lo que hace que se integre perfectamente con Excel y Word.
También permite diseñar en diagramas 3D con gran calidad y extraer información de fuentes externas que se pueden actualizar automáticamente.
Contras
El mayor problema que encontramos a Visio es su compatibilidad y el hecho de que sólo funciona sobre Windows. Además, no permite colaboración en tiempo real, por no mencionar el precio (considerando que será una aplicación que no utilizarás todos los días).
3.PMO Value Ring
El PMO Value Ring es una herramienta perfecta para una PMO en combinación con un software de gestión de proyectos. Está diseñada por PMOs para PMOs, y su visión es la de proporcionar un marco de gestión para la oficina de proyectos a lo largo de sus diferentes estados.
Ejemplo de un ciclo completo con PMO Value Ring:
Pros
La herramienta fuerza al usuario a ser consistente en la definición de la PMO y de sus elementos, como funciones, roles, interesados, etc.
Toda la información puede consolidarse en un cuadro de mando que gradúa diferentes aspectos, como el ROI o la madurez.
Contras
El aspecto menos atractivo de PMO Value Ring es que no se integra con otras soluciones, lo que exige que todos los datos se introduzcan manualmente. Paradójicamente, potencia y facilita la gestión de una PMO, pero está separada de la gestión de proyectos diaria.
4.ClicData
ClicData es una herramienta muy potente de visualización y de BI. Permite a los usuarios crear y compartir cuadros de mando con información actualizada desde las fuentes de datos conectadas.
Pros
ClicData se integra con casi todo, al menos con las principales aplicaciones usadas en las empresas. Esto es genial porque permite crear cuadros de mando unificando datos de diferentes fuentes y compartirlos con niveles directivos que necesitan una visión de conjunto.
Contras
La interfaz es ‘drag and drop’ pero esto no significa necesariamente que es fácil de utilizar: la lógica tras la interfaz no es siempre intuitiva, obligando al usuario a entender bien la estructura de la información importada, lo que no siempre resulta trivial cuando esta viene de una fuente de terceros.
También puede resultar un gran consumidor de tiempo de implementación para cuadros de mando complejos. Asegúrate de que dispones de él.
5.Sharepoint
Seguramente estés familiarizado con SharePoint. Y si no es el caso, se trata de una herramienta web, colaborativa cuya funcionalidad principal es almacenar, compartir y gestionar documentos. Sin embargo, el producto es muy flexible y su uso varía sustancialmente entre organizaciones.
SharePoint es muy común en grandes organizaciones donde la gestión de documentos es muy compleja e involucra a varios departamentos.
Pros
La principal ventaja de SharePoint reside en sus capacidades de gestión documental. Permite crear diferentes “Sites Collections”, limitar el acceso y analizar documentos desde un interfaz limpio y muy claro.
Contras
El principal problema de SharePoint emana de sus virtudes: como consecuencia de ser muy configurable, resulta complejo de gestionar a su máxima capacidad, lo que significa que tendrás que dedicar recursos humanos o contratar consultores para el despliegue.
6.Risk assessment matrix
Una buena planificación es esencial para que gestores de proyecto y el resto de la organización sepan cómo reaccionar ante la materialización de riesgos. La matriz de evaluación de riesgos de ITM Platform evalúa los riesgos en función de su probabilidad e impacto, ofreciendo una representación visual del nivel de exposición de cada uno.
Gracias a ello, resulta sencillo priorizar la gestión de riesgos de alto nivel y reducir la exposición.
Pros
Esta matriz permite registrar, cuantificar y compartir riesgos. También es posible guardar diferentes conjuntos de riesgos de un proyecto, negocio o proceso, además de compartirlos de forma colaborativa.
Contras
La herramienta solo es accesible online y únicamente cubre la gestión de riesgos dentro de la gestión de proyectos. En todo caso, si necesitas una aplicación más integrada, puedes probar ITM Platform, donde la gestión de riesgos está perfectamente integrada con la gestión de proyectos completa.
¿Qué opinas de estas seis herramientas? ¿Hay alguna que te gustaría ver en esta lista? Déjanoslo saber.
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¿Cuál es la única aplicación que utilizan todos los profesionales del mundo?
Exactamente. Es el e-mail.
Hace años que se habla de la muerte del e-mail y de lo incómodo que puede llegar a ser si se emplea como repositorio de documentación. Aun así, está clarísimo que hoy en día no tiene ningún rival en el día a día de cualquier oficina: lo primero que hacemos todos es abrir el cliente de email.
Por supuesto, en ITM Platform no queremos contribuir a que vuestras bandejas de entrada se conviertan en basureros desordenados.
El problema del correo electrónico para recibir información sobre una aplicación B2B no es tanto el canal, sino la frecuencia. Habitualmente, las notificaciones son enviadas por cualquier aplicación de forma automática. A no ser que estén muy bien diseñadas, su volumen aumenta rápidamente y acaban siendo ignoradas.
Con Teambot ocurre lo contrario: es un aliado de nuestros usuarios porque solamenteenvía una notificación cuando se le solicita.
El funcionamiento es muy sencillo:
Escribo un email a teambot
Incluyo mi petición de información en el asunto del mensaje
Teambot lee mi asunto y mi dirección de email
Teambot me envía un correo con la información que he solicitado
Todo este proceso puede durar menos de 6 segundos. Y ni siquiera hace falta hacer log-in en ITM Platform. Ese es el motivo por el cual, a partir de hoy, todos nuestros clientes están añadiendo Teambot a su lista de contactos habituales.
Búsquedas semánticas desde el asunto
Lo verdaderamente elegante de Teambot es que ofrece información precisa y compleja desde un interfaz absolutamente minimalista para el usuario.
Efectivamente, lo has notado: el cuerpo del email está vacío. Hemos decidido seguir una de las mejores máximas del diseño: menos es más.
Para que el usuario disfrute de las máximas ventajas, hemos transformado el correo electrónico en un motor de búsqueda… aplicado a todos los proyectos y tareas de ITM Platform.
Pero al ignorar el cuerpo del mensaje, el buscador emplea únicamente los campos de metadatos. En concreto, dos campos:
El asunto, donde el usuario indica la información que está buscando
Ventajas de Teambot
Como team member, puedes organizar tu día sin hacer login en ITM Platform
Con tan sólo enviar un email a Teambot con el asunto “hoy”, el usuario recibe todas las tareas a las que está asignado y todos los proyectos en los que participa.
A partir de ahí, se puede solicitar mayor detalle de cualquier entidad haciendo un simple clic.
[vista previa de una tarea y su enlace a detalles]
Como project manager, puedes consultar el estado de tareas críticas
¿Tienes dudas sobre el estado de alguna tarea? Pregúntale a Teambot y te enterarás inmediatamente.
Como administrador de una PMO, puedes comprobar rápidamente el avance de cualquier proyecto
Al gozar de los privilegios de acceso de una licencia Full Access de ITM Platform, los administradores de la PMO pueden utilizar Teambot para recabar la información más importante sobre el avance de un proyecto. Para ello solo tienen que poner el nombre del proyecto (o una parte del mismo) en el asunto del correo. En el caso de que haya más de una opción posible, teambot le enviará un correo de aclaración.
Con Teambot puedes trabajar offline
A partir de ahora los usuarios que se encuentren en entornos geográficos con problemas de conectividad pueden seguir trabajando mientras están offline, obteniendo la información detallada que necesiten. Con Teambot, el servidor de email enviará y recibirá correos electrónicos incluso en situaciones de conectividad muy baja; y una vez recibida la información, el cliente puede llevarla a donde quiera en modo offline.
Con Teambot puedes responder a tu jefe con precisión
Otra característica útil es la posibilidad de reportar información a cualquier persona interesada ante la clásica pregunta “cómo va el proyecto” o “cómo vas con esa tarea”, tan solo reenviando la información que ofrece Teambot.
Cómo dar instrucciones a Teambot para email
Teambot lee los asuntos de los emails que le envías desde tu cuenta de correo para saber qué es lo que necesitas.
La primera instrucción que le puedes dar a Teambot es “Ayuda” en el asunto del mensaje; de este modo, Teambot te enviará instrucciones sobre el tipo de mensajes que le puedes enviar y el feedback que obtendrás:
Listas de tareas para hoy: Tareas hoy
Listas completas de tareas: Todas las tareas
Listas completas de proyectos: Todos los proyectos
Detalles de tareas: nombre de la tarea
Detalles de proyectos: nombre del proyecto
Más allá de las instrucciones básicas, hemos querido que Teambot sea capaz de escuchar a nuestros usuarios y adivinar qué es lo que desean saber. Así, por ejemplo, si recibe un email con el asunto “plan corporativo”, Teambot devolverá un listado con tareas, actividades, proyectos o servicios cuyo nombre se asemeje.
En próximas fases, esperamos que Teambot siga aprendiendo nuevas reglas de comportamiento y sea todavía más útil y servicial, ofreciendo recordatorios de forma proactiva cuando, por ejemplo, se aproxime la fecha de entrega de una tarea crítica; o permitiendo directamente que se reporten horas trabajadas y progresos, también por email.
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Introducción: Sobre el uso de Zapier para gestión de portafolio
Zapier es un servicio web que permite integrar aplicaciones cloud entre sí sin necesidad de programación.
Hace unas semanas que el equipo de Zapier anunció que habían superado las 1.000 aplicaciones en su directorio, por lo que puedes encontrar cualquier servicio que necesites. Si eres usuario de ITM Platform, la integración con Zapier es muy sencilla. Tan sólo tienes que escoger la app que quieres conectar y seguir la guía paso a paso que te ofrece Zapier en su web.
Con ITM Platform y Zapier puedes recopilar tareas de cualquier punto de la nube para poder gestionarlas con toda la potencia de la administración de portafolio. Nuestros clientes usan la integración para conectar equipos sin conocimientos metodológicos de gestión de proyectos que utilizan gestores de tareas como Trello; para recopilar tareas en reuniones de iniciación de proyectos; o para gestionar la demanda. En este artículo nos centraremos en este último caso: cómo gestionar la demanda aprovechando las posibilidades que ofrece la integración de ITM Platform con Gmail a través de Zapier. Pero repasemos primero el problema de la demanda
El problema de la gestión de la demanda
Uno de los rasgos comunes de cualquier departamento de IT o, más en general, una organización que gestione proyectos internos y de transformación, es que la demanda de trabajo siempre es superior a la capacidad del equipo. Este problema no puede solucionarse por el lado de la satifacción: los recursos siempre serán una “manta corta” que solo puede tapar parte de la demanda. Como es bien sabido, lo importante no es tanto terminar la máxima cantidad de tareas, sino priorizar el trabajo realmente importante. Si se buscara completar el mayor número de peticiones, el resultado sería que se asignen recursos solamente a aquellas tareas pequeñas, sencillas de solucionar. Y se quedarían relegados al olvido proyectos de mayores dimensiones y con mayor potencial transformador.
La centralización de la demanda
Uno de los motivos por los cuales es tan difícil priorizar es que, a menudo, las peticiones se cursan de manera informal y se dirigen a distintos interlocutores, por lo que son difíciles de medir en su totalidad. Es posible que nadie sepa con certeza cuál es la totalidad del trabajo que se está desarrollando. Y sin tener ese catálogo completo, es inviable priorizar la demanda de una manera ordenada. El problema se complica aún más cuando las peticiones llegan de directivos o de personas influyentes con mucha capacidad de persuasión, presión y negociación. Por eso, una condición necesaria para priorizar el trabajo es centralizarla en un único repositorio. Esta centralización debería cumplir con los siguientes aspectos:
Comunicación: Es importante que esta centralización se comunique de forma muy clara a toda la organización, señalando que nadie en el departamento de IT podrá dedicar esfuerzos a propuestas, incidencias o proyectos que no hayan sido cursados a través del canal escogido
Formalización: La formalización, por supuesto, debe estar clara en todos los interesados: los expertos de TI deben ser bien conscientes de que su trabajo no puede extenderse a proyectos y tareas no aprobados; pero esta restricción será difícil de implantar realmente si los mandos intermedios no respetan el sistema. Se trata, al fin y al cabo, de transformar la cultura de trabajo.
Sencillez: Para que el cambio cultural y la formalización tengan éxito, es fundamental que el cauce de comunicación escogido para filtrar la demanda no sea difícil de utilizar. Por ejemplo, lo más práctico es permitir que se utilicen canales ya existentes, sin necesidad de emplear formularios complejos ni otras fórmulas burocráticas.
Centralizar la demanda en ITM Platform con Zapier
Como decíamos al principio del artículo, un ejemplo de canal de comunicación para gestión de la demanda que cubre con todas las condiciones apenas enumeradas es la conexión de ITM Platform con el correo electrónico a través de zapier.
El zap de Gmail a ITM Platform reúne todas las condiciones necesarias. En particular, cumple perfectamente con la necesidad de aunar formalización y sencillez. ¿Qué puede ser más sencillo que enviar un correo electrónico? Estas son las ventajas que hacen que varios de nuestros clientes ya estén aprovechando esta formar de trabajar:
El canal da acceso todos los usuarios de la organización, sin que sean necesariamente miembros de los proyectos ni cuenten con licencias de ITM Platform. Basta con enviar un correo a una dirección creada a propósito (por ejemplo: demanda@globalcorp360.com) y seguir la nomenclatura que se haya decidido en el asunto. Lo más sencillo es poner “[propuesta]” seguido de una descripción breve.
Permite formalizar el proceso de revisión mediante un panel Kanban, que reúne las ventajas del trabajo de operaciones con el que está basado en proyectos (DevOps). De este modo, no hay ningún problema en reunir en el mismo cauce trabajo de mantenimiento y actualización, junto con proyectos de mayor envergadura que merezcan aparecer en el portafolio de la organización.
El gestor del portafolio (CIO/director de portafolio/PMO) tiene un dashboard único para recibir todas las sugerencias y puede consultar la disponibilidad del equipo para asignarlas a un analista como parte del mismo proyecto. De esta manera, por ejemplo:
La primera columna tiene las propuestas recibidas;
Una segunda columna puede incluir las que están pendientes de análisis, ya asignadas a alguien que tenga la capacidad para este trabajo;
Tercera columna para las propuestas analizadas, con una estimación de horas y un desglose de tareas adicionales
Cuarta columna para las tareas aprobadas, distinguiendo en swimlanes:
Si se asignan a un project manager, para que cree el proyecto correspondiente
Si son tareas más sencillas de mantenimiento, se asignan a otro experto para que las desarrolle.
Conclusión
Gracias a ITM Platform, puedes gestionar todo el trabajo de tus equipos en un mismo lugar, sin importar quién lo pida y a quién se vaya a asignar. Este método de gestión de la demanda es, además, compatible con que algunos departamentos de tu organización envíen sus tareas desde otras herramientas, como podría ser el caso de atención al cliente con Zendesk. De este modo, la gestión de la demanda interna y de la demanda de cambio de los clientes se puede unificar en un mismo entorno. Esta solución permitiría:
Contar con indicadores sobre el número de horas dedicadas a cada proyecto de gestión de la demanda
Tratar con sencillez el mantenimiento de aplicaciones y tecnología en un soporte que lo coordina con la gestión de los proyectos: pura filosofía DevOps
Tratar el trabajo de mantenimiento más programado a través de la sección de servicios de ITM Platform
Si la problemática de gestión de la demanda no tiene cabida en tu empresa, hay otras maneras de recopilar tareas que pueden ser interesantes. Por ejemplo, puedes usar esta plantilla de Google Sheets para tus reuniones de proyecto y salir de la reunión con un borrador de proyecto bastante completo, a partir del cual el trabajo del project manager será mucho más sencillo.
Hoy en día, no es extraño ver cómo cada vez más negocios abren la puerta a la era digital y se suman al fenómeno app, creando una de estas novedosas herramientas para sus propios beneficios, que no son pocos. Este hecho no se está dando por comodidad de las propias empresas, sino que son los propios usuarios los que demandan el giro digital hacia las aplicaciones móviles. Analicemos esta situación con algunos datos empíricos: según el informe de ditrendia del año 2016 en Europa, 78 de cada 100 habitantes cuenta con un teléfono móvil inteligente (smartphone), el tráfico global móvil crecerá cerca de 8 veces entre 2015 y 2020 y, en el mundo, el uso de aplicaciones (apps) ya supone el 54% del tiempo gastado en el mundo digital.
Como la atención del usuario digital es uno de los recursos más limitados y valiosos, es lógico que una app robusta y cómoda sea un instrumento básico para que cualquier empresa pueda competir por ese tiempo de navegación. Si además tenemos en cuenta que los pagos por teléfono móvil no han hecho más que comenzar, como revela la explosión del sector fintech, las oportunidades de negocio están más que claras.
¿Por qué tu empresa debería desarrollar su propia aplicación móvil?
Al igual que a finales de los 90 las páginas web se abrieron paso en el mundo empresarial y hoy en día si no estás en internet no existes, lo mismo está sucediendo con las aplicaciones de móvil. Entonces, ¿qué ventajas tiene una app con respecto a una web?
1. Siempre presente (mind share):
Nuestra app va a estar de manera muy presente y continuada en los smartphones de nuestros clientes. Cada vez que el usuario visualice su teléfono, nuestra marca estará ahí, contribuyendo con esto a su presencia en la mente de nuestros consumidores.
2. Siempre disponible:
La app está instalada en el smartphone o tablet, accesible para ser usada inmediatamente, a diferencia de una web que impone abrir un navegador y buscar el sitio. Y, lo que es más importante aún, las apps han pasado a ser el principal medio por el cual una empresa se relaciona con sus clientes, sin pasar por el proceso de o bien tener una “entidad física” o una página web.
3. Nuevo canal de comunicación con los clientes:
Los dispositivos móviles son importantes canales de comunicación en el que compartir noticias, imágenes e información relevante para los usuarios o clientes. Y no sólo eso, las apps permiten realizar tareas que antes resultaban imposibles, como por ejemplo comprar desde el sofá o realizar transferencias bancarias sin tener que pisar un banco.
4. Mejora la relación con los clientes:
Posibilidad de establecer comunicaciones directas con tus clientes, generando estímulos inmediatos en los usuarios.
5. Amplia difusión de tus contenidos
La sincronización de la app con las redes sociales de la empresa mejora la difusión y viralización de los contenidos.
6. Mayor visibilidad
Una aplicación móvil, al estar hospedada en las principales tiendas de aplicaciones como Google Play Store y App Store de Apple, estará disponible para miles de usuarios interesados en tu producto.
7. Notificaciones
Podrás crear una relación más fuerte con tus usuarios que la que podrías conseguir utilizando otros medios, ya que estarás tan cerca de ellos como ellos lo están de sus dispositivos. Desde el punto de vista de la comunicación, podrás enviarle notificaciones con promociones, descuentos, ofertas, encuestas y mucho más. Eso sí, tendrás que medir bien la frecuencia para que el usuario no decida desinstalarse la aplicación.
8. Y lo más importante, genera “engagement”:
La mejor cosa sobre el canal móvil es que se da a las empresas la posibilidad de participar con sus clientes en tiempo real, según la ubicación, el horario y sus gustos, brindando la oportunidad de crear un perfil y responder en virtud de él.
¿Qué pinta la gestión de proyectos en todo esto?
Las PMO tienen un papel primordial en el desarrollo de una aplicación ya que, sin sus tareas de gestión, difícilmente se podrían llevar a cabo los trabajos necesarios de forma coordinada.
Al fin y al cabo, normalmente una app no es un solo proyecto, sino que su puesta en marcha exige la coordinación de proyectos distintos y de equipos multifuncionales. Por una parte, por ejemplo, estará el trabajo de desarrollo de negocio orientado a explotar el nuevo canal como una fuente de ingresos; de la otra, todo el trabajo relativo a la integración de datos; y por último, la creación de la propia app y sus prestaciones. Sin una gestión de proyectos avanzada, es difícil que la app no se convierta en una pesadilla.
El gestor de proyectos será el encargado de mediar entre nosotros (como promotores del proyecto) y el equipo, de mantener el tempo del desarrollo de la aplicación para cumplir con las fechas límites y de que todo esté a punto para que funcione de la mejor manera posible, lo que incluye el mantenimiento de la aplicación y todas las tareas que se realizan a posteriori.
Por otra parte, el equipo de la PMO o el director del portafolio de proyectos, en el caso de que sean personas distintas, se encargarán de analizar todas las dependencias entre el proyecto de desarrollo de la aplicación y todos los demás proyectos, actividades y servicios que pueden convertir el proyecto en un éxito o, por ejemplo, puedan provocar retrasos o afectar al correcto avance del trabajo. Es importante contar con una herramienta de gestión de portafolio, como ITM Platform, para desempeñar este trabajo correctamente.
Una PMO directiva, por ejemplo, tendría la capacidad de desviar recursos e inversión desde proyectos secundarios para que se cierren a tiempo los aspectos críticos que puedan bloquear la implantación de la aplicación en alguna de sus fases.
¿Por dónde empezamos a gestionar un proyecto de desarrollo móvil?
Dentro de nuestra empresa, quizás los más indicados para poner en marcha la creación de la app sean el Director de Innovación o el Director de Sistemas de Información, ya que sus funciones están muy entrelazas con el desarrollo de la aplicación, según las directrices que haya marcado el plan estratégico de la empresa. Dentro de las etapas que comprendería un proyecto de desarrollo app encontramos:
1. Tener una buena idea: Si ya tienes una idea para tu aplicación, puedes saltarte este punto. Si no es así, lo que realmente necesitas es buscar un problema o necesidad al que darle solución. Es decir: ¿cómo puedes añadir valor a tu cliente relacionándote con él a través de una app? ¿Qué tipo de servicios y características se pueden desplazar desde el contexto físico al entorno digital?
2. Planning: Las ideas y los planes de negocio están muy bien, pero la documentación adecuada es aún mejor. Los estudios de mercado, el desarrollo del MVP, el lanzamiento inicial, los cronogramas, el presupuesto… Tendrán que estar incluidos en tu plan de negocio, que revisarás cientos y cientos de veces. Es recomendable que el jefe de proyecto se adueñe de la planificación mediante metodologías ágiles que permitan lanzar cuanto antes un prototipo funcional
3. Desarrollar la aplicación: es decir, crear el Wireframe (el proceso de crear una maqueta o prototipo de la aplicación). Debemos tener claro si queremos que nuestra app esté disponible para el sistema operativo Android, iOS o Windows Phone y si cumple los requisitos que estos sistemas imponen. En esta etapa del proceso también entra el diseño de la interfaz y la hoja de ruta con la que el usuario navegará a través de la app. Sería muy útil para el desarrollador que hicieras un boceto de los servidores, los APIs y los diagramas de datos.
Según uncalculador web para saber el precio de que tendrá desarrollar nuestra app (en este caso hemos utilizado los parámetros más sencillos de la encuesta), este rondará entre los 5.000 y los 20.000Un factor esencial a la hora de calcular este presupuesto es el coste por hora del programador, el cual puede oscilar entre los 30€ y los 120€ (dependiendo si se trata de un freelance con poca experiencia, una agencia especializada o un programador senior bien remunerado).
Este proceso es el más complejo, por lo que debemos descomponerlo para poder entenderlo mejor:
a. La investigación previa sirve para asentar las bases necesarias sobre las que sustentará nuestro desarrollo, además de proveernos de la información necesaria sobre nuestros principales competidores.
b. Deberemos realizar el wireframe y la documentación de a aplicación para poder perfeccionar las ideas iniciales y continuar por el camino correcto. También es conveniente la creación de una hoja de ruta para visualizar cómo se enlazan las pantallas entre sí y cómo los usuarios navegarían por la app. Llegados a este punto, hay que tener muy presente qué hace que los usuarios utilicen una app frente a una web.
c. Una vez tengamos las bases sentadas, habrá que evaluar la viabilidad técnica: asegurarnos de que el sistema back-end admita la funcionalidad de la app. Para ello, deberás acceder a información proporcionada por APIs públicas y, dependiendo del formato de nuestra app (móvil, Tablet, portátiles, etc.) y de la plataforma utilizada (iOS, Android, etc.), tendrá distintos requisitos.
d. En la fase de desarrollo, las distintas partes de la aplicación, descompuestas en historias de usuario, se asignan a los miembros del proyecto en sprints, es decir, ciclos de entrega de unas dos semanas. Esto permite que el prototipo mínimo esté listo para el testeo cuanto antes.
4. Prototipo: construye un prototipo rápido para entender de primera mano lo que funciona y lo que no en tu app y así poder cambiarlo. No hace falta que esté todo perfecto, simplemente ofrece al usuario una experiencia similar a la que tendría con la app terminada para así tú obtener la retroalimentación que necesitas para poder continuar y finalizar tu proyecto de app.
5. Testeo de la aplicación: hará falta tener listo un prototipo para poder probarlo con posibles usuarios de la app terminada. Haz que naveguen por tu wireframe y monitoriza todos sus pasos para saber qué necesitas mejorar para poder adaptar mejor tu app a los usuarios.
6. Revisar y mejorar la app: una vez que hayas sometido tu futura app a todas las pruebas posibles y hayas realizado los cambios necesarios basándote en el feedback recogido en los “testeos”, deberás pulir la idea, el uso y el objetivo de tu aplicación. Esto implica añadir nuevas historias de usuario al proyecto y volver a pasar por las fases de desarrollo, testeo y revisión hasta que el producto esté listo para pasar a la fase 7. Por este motivo es tan importante tener una definición de acabado (definition of done) que permita al equipo desplazarse entre tareas sin eternizarse.
7. Lanzamiento y mantenimiento: tras haber publicado la aplicación terminada en plataformas tales como Apple Store o Play Store, proceso que puede llevarnos desde unas horas hasta unos días, dependiendo de si cumple o no las políticas regulatorias de cada sistema, debemos llevar a cabo su mantenimiento, lo que incluye actualizaciones, mejores y hasta el desarrollo de nuevas funcionalidades. También se ha de dar soporte técnico al cliente para solventar posibles errores o bugs que no se hayan detectado durante las pruebas.
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