El trabajo colaborativo ha cambiado el mundo laboral. Cada día más empresas apuestan por el trabajo en remoto desde casa. De esta manera, se ahorran costes de mantenimiento de oficinas y se mejora la calidad de vida de los trabajadores.

El ahorro en tiempo y en transporte, añadido a la mayor flexibilidad de horarios que se consigue con estos nuevos sistemas de trabajo, hace que cada día más trabajadores escojan este sistema, pues con ellos resulta más sencillo compatibilizar la vida laboral y la familiar.

Según los estudios de satisfacción, trabajadores y empresas prefieren este método a la oficina tradicional.

Además, el teletrabajo permite a las empresas escoger trabajadores ubicados en cualquier lugar del mundo, teniendo como único criterio su adecuación al puesto de trabajo ofrecido, sin limitaciones geográficas.

Incluso para aquellos que deciden continuar con el trabajo presencial tradicional, el uso de herramientas de trabajo remoto permite un grado de interacción y de flexibilidad que no podrían conseguir de otra forma.

En un mundo en el que el uso de la tecnología es esencial para las comunicaciones y los negocios, utilizar un software adecuado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu empresa.

Desde este artículo te vamos a dar algunos consejos que te ayudarán a escoger adecuadamente el software de trabajo colaborativo para tu empresa.

Plantea el problema

Para poder encontrar una solución, previamente se debe plantear el problema que se desea resolver. El software será diferente en función de tus necesidades. Igual que hay sectores en los que la comunicación es más importante que en otros más tradicionales, no es lo mismo una empresa internacional con cientos de trabajadores que una empresa local con pocos empleados que suelen vivir cerca de su lugar de trabajo.

Los usuarios también participan en la decisión

Las decisiones de la empresa que afectan a todos deberían contar con el mayor consenso posible, especialmente de aquellos que van a verse afectados por los cambios y que serán quienes, al fin y al cabo, den vida a la herramienta. Si a ellos les gusta y les conviene, la adopción será factible; de lo contrario, se convertirá en todo un problema.

Un buen software requiere de una buena implementación para poder exprimir al máximo sus posibilidades tecnológicas, lograr la máxima eficiencia económica y conseguir el mayor beneficio para los propios trabajadores y para la empresa.

Por tanto, la elección de un determinado tipo de software debe contar con la opinión del personal que va a utilizarlo.

Un ejemplo práctico sería el diseño de un hospital. ¿A quién debemos atender para saber si el hospital va a convertirse en un centro de referencia? A médicos y enfermeras. Así pues, la distribución de los espacios y la gestión de los recursos debería incorporar ciclos de información y asesoramiento por parte del personal sanitario que posteriormente utilizará las instalaciones. En otras palabras, distribuir los diferentes servicios de manera que se pueda prestar la mejor asistencia a los pacientes es algo que excede los límites de la arquitectura y la gestión económica.

Volviendo a la gestión de proyectos, utilizar soluciones informáticas puede ser un gran avance, siempre y cuando sean comprendidas y utilizadas adecuadamente por el personal implicado, que debe recibir respuestas y soluciones a sus preguntas o problemas. Por ello, el diseño del proceso de adopción debe incluir ciclos de recogida de información, tanto formales como informales. Sesiones de discusión, encuestas o incluso el empleo de pruebas de software por parte del staff técnico son algunas de las alternativas.

Evaluar programas de diferentes empresas

A la hora de evaluar distintas alternativas, lo más probable es que la mayoría de compañías ofrezcan un servicio básico similar, por lo que este apartado no te servirá para decidirte por unas u otras. Sin embargo, si profundizas en las condiciones que te ofrece cada uno, observarás que sí que existen diferencias. Algunas presentarán algoritmos más complejos o utilidades concretas que te ayudarán a ejecutar las tareas más complicadas.

Por ejemplo, en el caso de ITM platform presentamos la funcionalidad de comunicación de equipo integrada en cada uno de los paneles de trabajo de la herramienta.

Otra importante tendencia, tanto en Estados Unidos como en el resto del mundo, es la adopción de plataformas de comunicación por equipos como slack. Esta empresa está buscando transformar la comunicación empresarial mediante la adaptación del modelo tradicional de las salas de chat a las necesidades de una organización moderna. Entre los aspectos más interesantes se encuentra el hecho de que, de manera semejante a cómo funcionan los gigantes de Facebook o Google, slack está abriendo un ecosistema de apps.  Cada usuario puede ejecutar apps desarrolladas por terceras partes con sencillos comandos de texto introducidos por la barra invertida. Mientras que algunas son de tipo humorístico, como la que te permite enviar imágenes animadas tomadas de giphy, otras herramientas pueden resolver cálculos rápidos o recuperar información concreta que un miembro de otro departamento necesite, sin necesidad de abrir otra ventana. El aumento de productividad es evidente.

Considera la integración de software

Independientemente del sistema que elijas, debe integrarse en tu flujo de trabajo y ser accesible la mayor parte del tiempo a todos los integrantes de tu equipo.

Por eso, lo ideal, es un software en la nube que permite la sincronización de toda la información en cualquier momento y en cualquier lugar y al mismo tiempo permite realizar el mayor número posible de tareas sin salir del propio software.

Cuantificar el impacto para tu empresa

Introducir el uso de soluciones online para la gestión de proyectos supondrá indudablemente un cambio positivo para tu empresa. Aunque en los primeros días habrá que realizar un esfuerzo adicional para aprender a utilizar este software, pronto comprobarás que su uso sencillo e intuitivo tiene mucho que aportar.

Puede que tengas la sensación de que se ha incrementado tu eficiencia y productividad. Sin embargo, hasta que no lo cuantifiques no podrás saber exactamente cuánto te aporta la nueva herramienta.

En el caso de ITM Platform, la transición es muy sencilla. El proyecto está en la nube, ofrece una variedad muy amplia de funciones y es escalable para que no pagues por nada que no necesitas. ¿Por qué no lo das a probar a tus gestores de proyecto?

He aquí algunos artículos recomendados:

Gestión de la comunicación en los proyectos

Consejos para que la comunicación en los equipos virtuales sea productiva

Claves de éxito del trabajo remoto: Una alternativa cada vez más generalizada

Juan Delgado Moraleda

Blogger ITM Platform