patrón inconsútil Para que el cambio pueda llevarse a cabo en condiciones óptimas, debe suscitar en los trabajadores una serie de cambios de actitud que garantizarán que se lleva a cabo con éxito, tanto a nivel individual como colectivo.

Sin embargo, producir cambios en la metodología de trabajo y en la organización de las empresas, tanto grandes como pequeñas, es una tarea compleja.

Algunos estudios indican que aproximadamente el 70% de los intentos de transformación o de cambio en una empresa terminan en fracaso. Esto no es algo sorprendente, porque el ser humano, por naturaleza, es conformista y presenta resistencia al cambio.

Según un estudio de 2016 de la consultora McKinsey, existen cuatro bloques de factores que determinan la influencia sobre el comportamiento de los empleados.

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En todos ellos, el modelo consiste en ponerse en la mente del trabajador y asumir que éste aceptará el cambio si observa o encuentra en su entorno actitudes positivas hacia él. Por ello, se comenzará la exposición de cada una de las actitudes enunciando una frase que resume el sentimiento del trabajador hacia ella. Posteriormente, analizaremos por qué funciona cada una de las actitudes.

text  "voy a cambiar mi mente-set y mi comportamiento si "

Modelo de comportamiento (role modeling)

“Observo que mis colegas, líderes, y en general todo el equipo se comportan de manera diferente”.

Esta teoría funciona porque las personas tienden a imitar las actitudes de un grupo y a integrarse dentro él, tanto de manera consciente como inconsciente.

Si todo el equipo se comporta de una determinada forma, la tendencia es que todos los trabajadores intenten adoptar las mismas actitudes para integrarse en él.

Todas las nuevas incorporaciones conocerán el modelo de trabajo que se encuentra activo y, por tanto, quedarán integrados inmediatamente.

Conocimiento, comprensión y convicción

“Entiendo lo que se me pide y tiene sentido para mí”

En una empresa, o en cualquier otra organización, existen voces críticas, y deben existir siempre. Son necesarias para el crecimiento tanto individual como colectivo.

Sin embargo, tanto las críticas como la adopción de las normas colectivas, especialmente entre equipos de elevada cualificación, no deben realizarse desde el punto de vista destructivo sino constructivo. De esta forma, la empresa puede presentar una cierta flexibilidad para adaptarse a las necesidades y metodologías de trabajo concretas de cada uno de sus empleados.

Al mismo tiempo, al tratarse de normas no completamente impuestas, sino elaboradas colectivamente y que son comprendidas y aceptadas por todos los trabajadores, se garantiza su cumplimiento.

El trabajador no debe entender las nuevas metodologías de trabajo como una imposición sino como una necesidad que hace que su trabajo sea más productivo y eficiente.

Desarrollo de talentos y habilidades

“Tengo las habilidades, el talento y la oportunidad para adoptar las nuevas metodologías de trabajo”.

Para adoptar nuevas metodologías de trabajo es necesario en primer lugar aprender a utilizarlas desde el punto de vista teórico y posteriormente contar con un periodo práctico tutorizado. Para ello, la empresa debe concebir la adopción de nuevas metodologías de trabajo y de nuevos sistemas de gestión de proyectos como una inversión para el futuro. Al fin y al cabo, todos los trabajos, productos o servicios desarrollados por la empresa se canalizan a través de proyectos, por lo que trabajar en su optimización supone facilitar el éxito del conjunto de la empresa.

Además de que el trabajador sienta que lo que es bueno para la empresa es bueno para él, también debe sentirse acompañado y guiado en el proceso de cambio. Por ello, es necesario enseñar a los trabajadores ya establecidos adoptar las nuevas metodologías de trabajo.

Refuerzo de las actitudes adoptadas

“Observo que las estructuras, procesos y sistemas apoyan el cambio que se me exige”.

La disonancia entre las exigencias de cambio comportamental y la infraestructura de tecnología y metodologías puede ser un inhibidor definitivo no solo de la motivación para el cambio, sino del compromiso mismo del empleado con la organización y el liderazgo que representa esas exigencias, percibidas como irreales, exageradas o ingenuas. Por el contrario, si el empleado consigue ver que el cambio exigido no solo es una consecuencia necesaria de los procesos de la organización, sino que su nuevo comportamiento está prolongado y apoyado por esos mismos procesos, el liderazgo se percibe como responsable, considerado y capaz de tener en cuenta todos los detalles.

Si los trabajadores observan, sienten y comprenden que el cambio lleva a que la empresa tenga más éxito y esto resulta beneficioso para ellos, estarán encantados de continuar adoptando nuevos sistemas de trabajo. Por ello, la mayor productividad conseguida gracias al cambio debe trasladarse a su trabajo diario y demostrarse mediante datos y también mediante mejoras en su vida diaria.

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 4 pasos plantilla de infografía en estilo plano para esquema de flujo de trabajo de diseño, opciones numeradas, gráfico o diagramaITM Platform está diseñado específicamente para apoyar a organizaciones multiproyecto: nuestra base de clientes incluye desde consultoras pequeñas hasta grandes corporaciones, como Grupo Lala, el primer fabricante de productos lácteos de todo México, o Spire Healthcare, el segundo gestor de sanidad privada en el Reino Unido.

¿Por qué nos escogen? Ellos dicen que de entre todas las herramientas que permiten tanto planificar y ejecutar proyectos como gestionar portafolios, no es fácil encontrar entornos que sean útiles al mismo tiempo para los directores de proyecto y para los directores de la PMO.

Por eso, cuando alguien nos pregunta si podemos ayudarlos a poner en marcha su Oficina de Dirección de Proyectos, la respuesta nos sale tan natural como la sonrisa que le dedicas a un viejo amigo. En este artículo recordamos los principales motivos por los que ITM Platform es un gran aliado para apoyar las actividades de cualquier PMO.

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1. Plasma tu organización

Cualquier organización pueda reflejar la estructura de sus equipos en muy poco tiempo. Ya se trate de una estructura organizativa funcional basada en departamentos, una estructura puramente basada en proyectos o una estructura intermedia de tipo matricial, el primer paso para que toda tu organización pueda empezar a gestionar sus proyectos con ITM Platform es consignar a qué departamento, proyecto o área competencial pertenece cada miembro.

De hecho, la flexibilidad se consigue gracias a la combinación de dos criterios:

  • Las unidades organizativas, asimilables a los departamentos tradicionales
  • Los grupos de trabajo, que permiten crear agrupaciones transversales. Por ejemplo, se pueden crear equipos de proyecto que tengan cierto carácter de permanencia. También se pueden emplear estos grupos para reunir a los expertos por competencias, de modo que los gestores de proyecto y de PMO puedan asignarlos con facilidad para tareas y grupos especializados.

Una vez hayas reflejado departamentos y unidades funcionales, podrás seguir definiendo los detalles que permitirán que ITM Platform te sirva para controlar en tiempo real los costes y los avances de tus proyectos en ejecución:

  • Tarifas horarias: ¿Cuánto cobran los miembros de tu equipo por hora? ¿Cuánto cobran los consultores externos? ¿Cuál es el sobrecoste de un grupo de trabajo en comparación con un técnico? Al indicar las tarifas por cada tipo de experto, ITM Platform te permite reflejar los costes reales de tus proyectos con la granularidad deseada.

2. Plasma tus procesos

ITM Platform te permite capturar cualquier metodología que estés empleando en tu organización para la gestión de proyectos. Aunque el software está orientado a capturar los componentes, procesos y grupos recomendados en estándares como PMBOK o Prince2, especialmente por lo que respecta a la gestión de la integración de los proyectos, no es necesario obedecer estrictamente estos manuales para gestionar correctamente los proyectos. La atención de la herramienta está puesta en prestar un servicio tecnológico flexible que permite capturar toda la información relevante y plasmar los flujos de proceso que existan en cada organización.

3. Conecta a tus equipos

ITM Platform empodera a todos tus equipos de proyectos, desde el más alto dirigente hasta el talento joven recién llegado.

  • Alta dirección: Los cuadros de mando y los informes personalizables tienen en los directivos altos a su público privilegiado. Quienes están interesados en ver métricas claves como el grado de avance de los proyectos por cada programa, el nivel de exposición al riesgo de los proyectos, o la composición de los costes por mano de obra según el proveedor están de suerte.
  • Directores de portafolio, directores de programas y directores de PMO

Los cargos que conectan la estrategia de la empresa con la gestión cotidiana de proyectos son los que más directamente se benefician de ITM Platform. Veámoslo en algunos aspectos diferenciados:

Recursos compartidos

En cualquier situación con proyectos transversales que compartan a expertos y analistas de áreas funcionales o departamentos distintos, es habitual que una de las atribuciones fundamentales del director de la PMO sea precisamente evitar los conflictos en la utilización de esos recursos compartidos: normalmente, se trata de profesionales cuya alta demanda se debe a que están muy cualificadas y son insustituibles en su especialidad. Los conflictos en recursos compartidos son la causa del retraso en el 42% de los proyectos transversales de grandes dimensiones.

Para evitar dichos conflictos, ITM Platform permite identificar de forma inmediata la sobreasignación de todos los recursos de la organización.

Proyecciones por escenarios

Las herramientas metodológicas de ITM Platform para definir objetivos de negocio y vincularlos a escenarios de ejecución de proyectos son uno de los aspectos más valorados por quienes gestionan un programa de proyectos.

Evaluaciones de portafolio

Los datos agregados de proyectos permiten llevar a cabo una evaluación continua de portafolio con la periodicidad que se desee. Desde el momento en que todo tu equipo de proyectos está utilizando la misma herramienta para planificar y ejecutar proyectos que para realizar seguimientos del portafolio, puedes decir adiós a las tediosas evaluaciones periódicas de portafolio que se alargan durante meses. Bastará con que extraigas los datos de ITM Platform para discutirlos con tu equipo.

Directores de proyecto

La posibilidad de combinar proyectos predictivos con metodologías ágiles permite que puedan convivir distintas relaciones con los clientes y con el desarrollo de productos y resultados dentro de un mismo portafolio unificado a partir de la gestión compartida financiera y de los recursos.

Por si fuera poco, los directores de proyecto se benefician de una experiencia de usuario optimizada para la integración de los proyectos en todo momento a partir de menús siempre visibles y fáciles de navegar.

Analistas y miembros de equipo

Los miembros de los equipos sin responsabilidades de planificación y control solo deben ingresar los datos de avance de sus tareas en ITM Platform. Para ello, cuentan con distintas interfaces auxiliares que ahorran tiempo y aumentan su productividad:

  • App de celular en Android y MacOS. Permite reportar el tiempo trabajado en una tarea. Es un apoyo fundamental para quienes están desplazados en clientes o en el lugar de la obra.
  • ITM Platform teambot. La integración de ITM Platform con Slack es un claro aliado de la productividad personal, ya que permite a cada miembro de equipo rastrear las tareas en las que debe participar y reportar los avances con sencillos comandos como /itmplatform list tasks
  • Además, los equipos de desarrollo de software que trabajan con JIRA para gestión de issues, pueden conectar éstos con sus proyectos en ITM Platform para realizar la gestión de su portafolio desde su entorno preferido.

4. PMO: alinea dirección de proyectos y planificación de portafolio

Los softwares de proyecto se pueden dividir en tres grandes tramos: gestores de tareas y equipos; planificadores de proyectos; y gestores de portafolio. Pocas herramientas consiguen encontrar el equilibrio entre los tres ámbitos. En ese difícil ámbito es donde destaca ITM Platform precisamente porque nuestra obsesión es optimizar el retorno de los proyectos desde el primer minuto, con mínimas barreras de entrada.

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gestión del dinero

Muchas iniciativas tecnológicas diseñadas para producir el cambio en el interior de las organizaciones no funcionan correctamente cuando se compara el rendimiento obtenido con el que se esperaba conseguir.

Descárgate esta plantilla de experiencia de usuario y asegúrate de que sabes cuáles son las necesidades de tu equipo

 

 

Este fallo en la mayoría de los casos se produce porque, pese a que aparentemente los nuevos sistemas de gestión de proyectos se han implementado, no se ha conseguido cambiar verdaderamente el tejido operativo de la empresa.

La premisa que se asume equivocadamente es “nuestro equipo de trabajo utilizará los nuevos métodos, las nuevas tecnologías, procesos y sistemas de trabajo, a medida que se diseñan o que se les dice que los utilicen”.

La realidad es muy diferente, el hecho de que desde las estructuras corporativas se decida adoptar una nueva metodología de trabajo no significa que se implementen automáticamente en el terreno práctico de cada día. Para que la aplicación se realice de manera correcta, es necesario que exista un proceso de docencia y unos sistemas de control que así lo garanticen.

Sin ellos, el resultado es que pese a que en apariencia se actúa según las nuevas metodologías, en el fondo se sigue actuando según los viejos sistemas, utilizando las nuevas metodologías como un parche para salvar las apariencias. De esta forma, se generan duplicidades que no solamente no incrementan la productividad sino que incluso pueden disminuirla.

Además, en estas situaciones donde no se trabaja con los usuarios de la nueva herramienta para definir exactamente el acoplamiento entre talento y tecnología, es habitual que se dé pie a la práctica conocida como IT shadowing. Cuando un empleado o equipo se enfrenta a un desafío en su trabajo para el que no existe solución tecnológica, buscará soluciones en el mercado y tratará de adoptarlas de forma espontánea. En organizaciones grandes, esto lleva a un claro desgaste en los flujos de trabajo y a la falta de visibilidad sobre el portafolio tecnológico corporativo.

Por ello, al evaluar los resultados obtenidos por la empresa tras la aplicación de las nuevas metodologías de trabajo, es posible que no se obtengan los resultados originalmente esperados. Sin embargo, no es culpa de que las nuevas tecnologías o métodos de trabajo no sean eficientes, sino de que no se han aplicado adecuadamente. A menudo, esto implica una falta de atención a las necesidades específicas de los empleados; a sus modos de uso de la tecnología; y a una falta de interés por identificar las causas de fricción.

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Gestión organizacional del cambio: la pieza que falta al engranaje

La gestión organizacional del cambio es la pieza que falta para que la gestión del cambio se pueda implementar adecuadamente en una empresa. Se encarga de gestionar los cambios en la estructura de una empresa, tanto a nivel de distribución de roles como en el aspecto más cultural y personal, para conseguir implementar con éxito una nueva metodología de trabajo.

Expresado de otra manera, la gestión organizacional del cambio se encarga de la faceta más personal y humana del cambio, que suele implementarse de manera práctica a través de proyectos internos.

Con todo ello, se pretende centrar la atención en lo que se ha demostrado que es la principal causa de fracaso en la implementación de nuevas metodologías. No se trata de problemas tecnológicos o de fallos de software, sino del factor humano: la motivación, las expectativas, la alineación entre necesidades de la organización y necesidades del desempeño diario de los expertos, formación, etcétera.

Sin embargo, actualmente la mayoría de las empresas que pretenden implementar el cambio en sus rutinas de trabajo siguen centrando su atención en otros aspectos y generando algunos mitos como los que se exponen a continuación.

Mito 1.- Cuanta más tecnología, mejor

Indudablemente, la tecnología ha revolucionado nuestras vidas, también el mundo de la empresa. Sin embargo, más sofisticación tecnológica no implica necesariamente mayor productividad ni eficiencia en el trabajo.

Implementadas adecuadamente, las nuevas tecnologías ponen al alcance de los trabajadores infinidad de recursos que les permiten ser más productivos, tanto presencialmente como a distancia, con las nuevas oportunidades que todo esto supone. Además, mejora la comunicación y la coordinación de los grupos de trabajo.

Sin embargo, si no se llevan adecuadamente al terreno práctico pueden suponer una merma en la productividad. Chequear constantemente el correo electrónico y otros sistemas de comunicación, tanto de la empresa como privados (como las redes sociales), hacen perder la concentración, interrumpen las tareas y alargan artificialmente los tiempos de trabajo.

Por otro lado, los cambios tecnológicos requieren de un periodo de adaptación y aprendizaje en el que inevitablemente la productividad será menor, de manera temporal, mientras los trabajadores aprenden a utilizar las nuevas herramientas que tienen a su disposición. Cuanta más sofisticada sea la nueva tecnología que se desea implementar, mayor será la curva de aprendizaje y por tanto el periodo de adaptación durará más tiempo, siendo necesarios también más recursos para la docencia.

Por ello, el objetivo no es buscar el desarrollo tecnológico a toda costa, sino hacerlo a un ritmo y de una manera que resulte asumible por los trabajadores y que aumente al máximo su productividad.

Mito 2.- La gestión del cambio se basa únicamente en una buena comunicación y en la práctica

Por supuesto que una buena comunicación es esencial para una buena implementación del cambio. En general, una buena comunicación es esencial para el buen funcionamiento de cualquier faceta de la empresa.

Del mismo modo, adquirir práctica, entrenarse, ensayar… son aspectos esenciales que ayudan a mejorar en ejecución de cualquier trabajo o tarea.

Sin embargo, la gestión del cambio es algo más complejo y requiere la interacción de otros factores estratégicos y tácticos si desea llegar al éxito deseado.

Así, por ejemplo, es conveniente transformar a los empleados en clientes internos y considerar cuáles son los factores que les llevarán a comprar la tecnología que se les ofrece. A partir de allí, se pueden realizar técnicas clásicas de investigación de mercado, como encuestas, focus groups, o estudios de usabilidad.

Es fundamental que todas estas técnicas se apliquen pronto en el proceso, de manera que la información recabada sirva para estructurar un perfil con requerimientos funcionales acerca de qué tipo de apoyo tecnológico se necesita. Si el focus group se hace a partir de una herramienta ya instaurada podrá servir para constatar por qué hay problemas de adopción – pero se estará generando un coste de oportunidad muy alto que se podría haber evitado al utilizar ese mismo feedback para escoger el tipo de herramienta óptimo para los usuarios.

Mito 3.- Los especialistas en gestión del cambio conseguirán realizar el cambio por ellos mismos

Los especialistas en gestión del cambio son un elemento crucial para conseguirlo. Al fin y al cabo, son los mejores conocedores de las técnicas y los sistemas que permiten llevarlo a cabo de manera eficiente. Sin embargo, para que en una empresa se consigan implementar nuevas metodologías de trabajo con éxito, es necesario que exista voluntad de cambio por parte de todos los estamentos de la propia empresa.

Los directivos de la empresa no pueden confiar en solicitar los servicios de un especialista en gestión del cambio y posteriormente desentenderse. Para que el cambio se consiga implementar de manera eficiente, es necesario que se involucre a todo el personal de la empresa, comenzando por los directivos y dirigiéndose a todos los trabajadores.

Mito 4.- La herramienta es intuititiva, así que se aprende sola

Incluso el programa más sencillo de empezar a utilizar esconde muchos secretos. Pensemos en un editor de textos, con todas las opciones avanzadas para configuración de estilos de párrafo y títulos, indexación o incluso la creación de macros. Para empoderar de verdad al usuario hay que ir más allá de la funcionalidad más inmediata, enseñar qué soluciones existen en el software y aportar documentación para poder recorrer esas soluciones independientemente.

Por ese motivo muchas empresas, obligan a contratar un servicio de asesoramiento y formación inicial que garantice que la nueva herramienta no será una caja negra dentro de la cual nadie mira.

No es de extrañar que nuestro paquete de formación más popular sea el servicio de implementación completo. ¿El motivo? Que está orientado, precisamente, a una gestión del cambio exhaustiva.

Servicio de implementación básico, servicio de implementación completo

Aunque tengan un coste inicial más alto, los servicios de formación para la implementación aumentan inmensamente el ROI del software corporativo. Por supuesto, medir el ROI de estas acciones es, por sí mismo, muy costoso. Sin embargo, organismos especializados como la American Association for Learning Development han demostrado en repetidos estudios que la inversión en formación del talento es una de las que más mejora los resultados de negocio.

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Descarga nuestra comparativa de MS Project frente a ITM Platform

Los estándares sectoriales que se consolidan en momentos históricos determinados tienen a menudo más fuerza por la tendencia humana al conservadurismo que por el valor que aportan.

Vector de Cloud Computing. copia de respaldo y almacenamiento de datos del negocio mediante Cloud Computing. ilustración vectorial.Puede parecer una afirmación arriesgada, pero hay abundante literatura al respecto. Quedará más claro con un ejemplo: el teclado QWERTY surgió de una ocurrencia comercial: los agentes que vendían las máquinas de mecanografiar demostraban la asombrosa facilidad de uso escribiendo la palabra “typewriter” usando solamente teclas de la fila superior del teclado.

Sin embargo, mucha gente sigue creyendo que el teclado QWERTY se creó tras estudios exhaustivos sobre las relaciones entre letras del vocabulario inglés y, por lo tanto, está optimizado para hablantes de esta lengua.

 

Es el caso de MS Project, que apareció en la era del ordenador personal y propulsó la consolidación digital de las metodologías de gestión de proyectos en cientos de miles de organizaciones. Al igual que QWERTY nunca ha sido sustituido por un teclado alternativo por la resistencia de los tipógrafos (primero) y los millones de usuarios (después) que ya estaban acostumbrados a una configuración determinada, la continuidad en el uso de MS Project no se debe a una comparación racional entre alternativas evaluadas en pie de igualdad, sino al enorme poderío de la continuidad.

Lo que tienen en común ambos productos es el uso combinatorio para generar un resultado superior a sus partes. Es la magia común del lenguaje y del proyecto: la integración de caracteres y componentes crea un significado coordinado. En esta situación, sustituir todas las funciones por modos de acceso distintos en una alternativa genera un trauma importante en la transición.

Pero ahí está la diferencia entre ambos ejemplos. Mientras que QWERTY ha capturado al 100% de los usuarios, Microsoft Project solo tiene el 67% del mercado en gestión de proyectos, y el 15% en gestión de portafolio, según Statista.

Qué porcentaje de usuarios captura MS Project comparado con QWERTY statistics

Esta tasa irá bajando por un motivo tan sencillo como contundente: MS Project es un producto anclado en el pasado. Hay múltiples motivos para descartarlo a favor de una solución basada en un paradigma digital contemporáneo, es decir: colaborativo, distribuido y conectado.
¿Cuáles son pues los principales motivos para dejar atrás MS Project?
La pregunta también podría formularse en sentido contrario: ¿Cuál es el motivo para seguir utilizando MS Project a pesar de que es fundamentalmente un programa de escritorio y uso personal? ¿Puede tratarse sólo de comodidad? ¿O de una falsa percepción del equilibrio entre ventajas y desventajas?

Repasemos las motivaciones para sustituir MS Project por una solución SaaS como ITM Platform:

MS Project es para un solo usuario (ITM Platform es multiusuario)

En MS Project, el modelo de trabajo es un jefe de proyecto que crea el plan de proyecto, lo guarda en un archivo en un disco duro local… y hace cambios manualmente.

"En ITM Platform, tu equipo puede ser un ejército permanentemente conectado."  

Superar las limitaciones nativas de MS Project como solución de escritorio es muy costoso incluso para equipos reducidos. Mientras que con ITM Platform bastan 1.000 dólares USD al año para soportar a equipos de hasta 7 personas, esa misma cantidad sólo permite servir a 1,5 personas con la versión más asequible de MS Project onine.

Además, como MS Project no cuenta con mecanismos de aprobación de proyecto y cambios de estado, cualquier persona puede hacer cambios a archivos mpp en un servidor compartido sin discusión previa, sin flujos de aprobación ni notificaciones a las partes implicadas.

Por el contrario, ITM Platform funciona desde un modelo en red, de manera que los usuarios no trabajan sobre archivos, sino en entornos: ecosistemas de proyectos compartidos comunes a cada organización. Este modelo tiene implicaciones importantes:

  • Los usuarios tienen perfiles de acceso diferenciados, de manera que efectúan modificaciones exclusivamente en su área de responsabilidad;
  • Ninguna acción de otros usuarios pasa desapercibida: el sistema genera notificaciones sobre los cambios efectuados a proyectos y tareas, además de permitir comunicaciones contextuales.
  • En definitiva, gracias a la posibilidad de los miembros de cada equipo de reportar horas y avances, la distancia entre planificación y ejecución es mucho más corta y está mejor medida que en MS Project.

ITM Platform está orientado a la planificación estratégica – MS Project no

MS Project se concentra en mejorar su cronograma; ITM Platform en la alineación con objetivos de negocio

Al considerar este aspecto vuelve a tener un peso particular la historia de la gestión de proyectos como disciplina. Con su expansión más allá de los ámbitos de la ingeniería hasta afirmarse como un modelo de gestión de organizaciones, las exigencias sobre los aspectos prioritarios con los que debe cumplir un software han cambiado.

MS Project no ha respondido a esas necesidades, habiendo preferido concentrarse en la complejidad de los aspectos de planificación.

Por el contrario, ITM Platform permite introducir objetivos de negocio, estudiar distintas hipótesis de escenarios y tomar decisiones basadas en datos reales sobre qué proyectos ejecutar.

MS Project exige instalaciones costosas – ITM Platform está en la nube

"ITM Platform es una herramienta para organizaciones; MS Project es un software para el uso personal de gestores de proyectos." 

Esta distinción tiene matices: MS Project Server es la versión para organizaciones que oferta Microsoft. Sin embargo, el proceso para pasar de la versión personal a la organizativa puede costar entre 10.000 y 20.000 dólares. Además, la instalación on premises necesita servidores MS, SQL y Sharepoint como punto de partida, además de expertise técnico avanzado en esos campos.

Por el contrario, el despliegue de ITM Platform en una organización es mucho más ágil, puesto que no precisa de ningún tipo de instalación (aclaración: ofrecemos instalación on-premises para las organizaciones que la exigen, pero se trata de una opción marginal entre nuestros clientes). Incluyendo toda la parametrización y la formación inicial, nuestros clientes empiezan a utilizar ITM Platform en plazos de entre dos días y dos semanas.

Montar una PMO en una semana… o en una eternidad

"ITM Platform es una herramienta idónea para crear una oficina de dirección de proyectos." 

Por las facilidades de adopción y sus prestaciones de gestión de portafolio, ITM Platform es una herramienta idónea para organizaciones que ya gestionan proyectos a partir de la iniciativa de gestores de proyectos individuales y están a punto de crear una oficina de dirección de proyectos. Mientras MS Project Server exige un esfuerzo económico y humano muy notable sencillamente para desplegar la herramienta, ITM Platform es un catalizador de la gestión centralizada, gracias a la capacidad de concentrarse en los aspectos metodológicos que realmente importa.

MS Project no ofrece control sobre componentes básicos de la integración

La gestión de componentes básicos de la integración de proyectos –como, por ejemplo, los costes y la facturación de los proyectos– , se hacen fuera de MS Project, por lo que quien solo acceda al archivo mpp no tiene visibilidad sobre las modificaciones.

Por el contrario, en ITM Platform la solución incluye gestión de costes, lo que la convierte en una excelente candidata para integraciones con sistemas de ERP. Otro ejemplo del enfoque holístico de ITM Platform son los riesgos.

MS Project tiene una filosofía cerrada – ITM Platform una filosofía abierta

En la era de la productividad empresarial online, donde la mayor parte de actores integran soluciones a través de API para conseguir flujos de automatización más ambiciosos, Microsoft mantiene una filosofía cerrada que solamente permite conectar sus propias soluciones entre sí: Excel, Access, etcétera. Aun así, las posibilidades para conectar MS Project son deficitarias. Es imposible, por ejemplo, recibir notificaciones personalizadas en Outlook cuando se realizan modificaciones en los proyectos.

Por el contrario, ITM Platform parte de la voluntad de convivir con los sistemas de todos nuestros clientes: no queremos provocar cambios traumáticos.

No solamente contamos con una completa API para que desarrolladores de cualquier organización puedan conectar sus sistemas de ERP, contabilidad o CRM; también existen integraciones con JIRA y Slack, además de una próxima presencia en Zapier.

MS Project es rígido – ITM Platform es flexible

Según Mark Corker, presidente de Seradex Web Services, la complejidad del software y las repercusiones de las opciones preprogramadas para reajustar fechas en tareas con dependencias tiene el resultado contraproducente de que el 99% de los proyectos en MS Project no tienen fechas fiables.

Por el contrario, ITM Platform se basa en un modelo de software flexible: de adaptación resiliente al usuario, en lugar de lo contrario. Por eso, se trata de una herramienta que no solo da valor a directores de proyecto, sino también a directores financieros, directores generales, COOs, CIOs, etcétera.

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modern simple graphic of men transforming into professional businessman

En el trabajo diario de cualquier organización habitualmente se vive demasiado de cerca del funcionamiento cotidiano para poder afrontar grandes procesos de cambio. Cuando éstos se plantean explícitamente, se suelen traducir en aspectos metodológicos de la gestión del cambio, como pueden ser los planes de comunicación, la mitigación de riesgos o el análisis de stakeholders.

La gestión del cambio es un área de la dirección altamente formalizada. Cuando hay altos grados de formalización, es fácil perderse en procedimientos estandarizados y perder de vista la finalidad del cambio.

Aprende cómo afrontar el cambio a partir de experiencias reales de éxito

Además, es un planteamiento cómodo, al que estamos acostumbrados y que supuestamente da buenos resultados.

Sin embargo, es menos frecuente realizar un análisis más profundo que observe la situación en perspectiva y plantee preguntas como qué es lo que hace la empresa, qué es lo que da a los clientes o qué es lo que éstos esperan de nuestro trabajo para, a partir de las disonancias que se identifiquen, reorientar el trabajo de la organización.

En definitiva, solemos definir nuestra actividad diaria y la de nuestra empresa en función de lo que hacemos, pero no nos planteamos qué sentido tiene la propia existencia de la empresa dentro de su nicho empresarial, en el mercado, y en el conjunto del mundo, y qué esperamos aportar a la sociedad.

¿Qué pasaría si en lugar de entender el cambio como una cuestión de procesos, partiéramos de los resultados?

¿Qué tal si a partir de ahora en lugar de centrarnos en cómo funciona la empresa nos centramos en por qué y para qué realizamos nuestro trabajo?

Quizás en ese momento la gestión del cambio dejaría de paralizarse por los procesos personales de resistencia para encontrar su energía precisamente en el cambio individual.

Al fin y al cabo, una empresa es la suma de todos sus trabajadores. Para producir un cambio en la gestión global es más sencillo comenzar por la disciplina de trabajo de cada uno de sus empleados, por la revisión de sus motivaciones y sus criterios de referencia y productividad.

Una vez conseguido el cambio individual, el siguiente paso es alcanzar el cambio global, que tendrá resultados mayores que los conseguidos como suma del cambio individual debido a la aparición de nuevos beneficios por sinergia.

De este modo, el cambio comienza por centrarse en la reorientación de cada individuo. Posteriormente, se pasa a una segunda fase en la que se optimizan los mecanismos que articulan los cambios individuales para maximizar los beneficios del trabajo en grupo.

Por otro lado, la adopción por parte del grupo de unas determinadas actitudes y sistemas de trabajo implica la necesidad de adaptación de todos los objetos que forman parte de él, tanto de los que ya se encuentran en la empresa como de aquellos que puedan venir.

Es decir, el círculo se retroalimenta positivamente, consiguiendo mantener los efectos del cambio tanto como sentido o finalidad del trabajo como en cuanto a aplicación de metodologías concretas.

Resumido en una frase, la gestión del cambio persigue movilizar individualmente a todos los trabajadores para alcanzar el éxito de cada uno de ellos, y a partir de eso, alcanzar resultados globales, que a su vez se traducen de nuevo en cambios individuales.

¿Significa esto que los sistemas tradicionales de análisis de los clientes, del impacto, la planificación de la comunicación, la gestión de riesgos y otros factores son inútiles?

Todo lo contrario: todos estos aspectos son fundamentales para llevar a la práctica los objetivos individuales y de la empresa, para optimizar metodologías y sistemas de aplicación.

Todas las mejoras orientadas a optimizar procesos de trabajo explican cómo alcanzar los objetivos, pero solamente tendrán pleno sentido si se enmarcan en un contexto de tensión entre lo global y lo individual que pueda armonizar el trabajo de las partes desde el reconocimiento de las diferencias en los roles de cada miembro del equipo.

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