PPM - ITM Platform | Projects, Programs & Portfolio

Cuando se habla de herramientas de gestión de proyectos, a menudo solo pensamos en el diagrama de Gantt, la planificación y los informes de proyecto. Pero si el usuario es el director de la PMO, las cosas cambian bastante. Seguro que no habías pensado en las siguientes soluciones para gestionar el portafolio de proyectos.

Una de las responsabilidades ineludibles de toda oficina de proyectos es adoptar herramientas tecnológicas que permitan cumplir con la difícil misión de coordinar y controlar los proyectos de la organización. Por si fuera poco, muchos proyectos dejan tras de sí grandes volúmenes de datos, que a menudo son datos no estructurados o sin una relación clara con la calidad del trabajo que se entrega. Analizar esos datos para poder tomar decisiones es de gran importancia tanto para directores de programas y directores de portafolio como para un director general. Y la tarea de quien coordina la oficina de proyectos no es otra que facilitar esas decisiones.

Aunque cada PMO tendrá que seleccionar su portafolio tecnológico dependiendo de la naturaleza de sus proyectos y de su modelo de gobernanza, en este artículo recomendamos varias aplicaciones de software muy útiles para ordenar las ideas y llevar las riendas de todo el portafolio de proyectos de una organización compleja. No todas ellas son de gestión de proyectos (sí de gestión de portafolio, o PPM), pero todas tienen beneficios claros cuando se aplican a este ámbito.

Demuestra los beneficios de tu PMO con ITM Platform. Pruébalo sin compromiso durante 14 días

Ya sea para una PMO corporativa o para una PMO de IT; para proyectos estratégicos, de I+D+i o de clientes externos, las siguientes aplicaciones son una parte imprescindible de las operaciones diarias.

Los programas y herramientas más útiles para directores de PMO

1. PPM

Porque una herramienta profesional para gestionar todo el portafolio de proyectos es la primera obligación de cualquier PMO.

ITM Platform permite poner en marcha el soporte tecnológico de una PMO en cuestión de semanas.

La herramienta: ITM Platform

Para quien no lo conozca todavía, ITM Platform es una herramienta en la nube de gestión de proyectos, programas y portafolio (PPM) cuya virtud central está en que permite un despliegue enormemente ágil: no necesita apenas trabajo de configuración. Con una experiencia de usuario simplificada que sigue las recomendaciones metodológicas de PMBOK y Prince2, ITM Platform apoya el despliegue de nuevas PMO mediante cuadros de mando predefinidos, informes configurables, más todas las prestaciones que necesita un jefe de proyectos.

Ventajas: ITM Platform es la manera más sencilla de comunicar a los directivos de una organización cómo están progresando sus proyectos críticos, saber cómo se está invirtiendo el dinero y tomar decisiones en tiempo real.

Desventajas: Para que los datos sean fiables, exige un plan de adopción para gestionar la implantación de la herramienta, de manera que su uso se extienda a todos los equipos de proyecto.

¿Quieres que te enseñemos las ventajas de ITM Platform? Pídenos un tour guiado

2. Dashboards y Business Intelligence

En el siglo XXI, la información tiene que ser visual. Para hacer análisis de datos avanzados el mínimo indispensable es contar con un programa robusto que permita visualizar análisis e informes de proyectos y cruzar variables de forma dinámica.

Power BI - powerful SaaS for project dashboards

Power BI: hermano SaaS de Excel y primo de Tableau

La herramienta: Power BI

De entre las muchas aplicaciones para PMO, esta es la que mejor combina potencia con versatilidad. Power BI es la herramienta de visualización de datos de Microsoft. Utiliza el lenguaje de programación M (el mismo que Excel) y se puede conectar con cualquier fuente externa de datos mediante el uso de API.

Ventajas: Una vez conectado, ofrece un entorno verdaderamente amigable para analizar datos… con todas las garantías de Microsoft.

Desventajas: Para empezar a usar Power BI es muy recomendable contar con la ayuda de un programador que acceda a las fuentes de datos, por lo que un equipo u organización pequeña puede tener ciertas dificultades para empezar a usarlo.

Cómo conectarlo con ITM Platform: Puedes seguir este tutorial básico y su continuación para utilizar ITM Platform como fuente de datos a través de la API. Aunque el tutorial se refiere a Excel, el código es idéntico. También puedes ver este webinario en el que explicamos los mismos pasos con varios ejemplos prácticos para crear un cuadro de mando de proyectos que se actualiza automáticamente:

3. Ticketing y desarrollo

Los equipos de mantenimiento y desarrollo de software tienen necesidades de gestión del trabajo muy específicas. A menudo es conveniente adoptar software que permita gestionar tanto tickets e incidencias como sprints de proyectos ágiles.

JIRA, de Atlassian, es el producto estándar para gestión de equipos de desarrollo.

La herramienta: JIRA

Ventajas: JIRA hace muy fácil reportar incidencias, historias de usuario y épicas a los equipos de desarrollo, adjuntar documentación de apoyo, mencionar a las personas involucradas y asignar las distintas tareas a un sprint de entrega. Desventajas: Toda la sección de reporting es muy deficitaria. Cómo conectarlo con ITM Platform: El conector nativo permite enviar proyectos y tareas desde JIRA a ITM Platform. Tan solo hace falta incluir la url del entorno de JIRA y aceptar la conexión. La conexión permite realizar el trabajo de coordinación y control del portafolio desde ITM Platform.

4. Comunicación en equipo

¿El comunicador de tu equipo es agradable? Tus empleados utilizarán una alternativa que les guste más.La herramienta: Slack

Si no conoces Slack, tienes que probarlo. Como un chat de toda la vida, pero rodeado de todas las características que lo hacen la herramienta más útil para comunicarte con tus compañeros de trabajo: canales por proyecto, posibilidad de adjuntar archivos, checklists, o enviar código… aunque no tiene ninguna tecnología revolucionaria, el producto es imbatible.

Ventajas: El Marketplace de Slack permite conectar a tu equipo con cientos de aplicaciones SaaS para, por ejemplo, recibir notificaciones y avisos de clientes.

Desventajas: Aunque la opción freemium es bastante elástica, el coste por usuario y mes es elevado y resulta imprescindible para no perder datos.

Cómo conectarlo con ITM Platform: ITM Teambot, la aplicación de ITM Platform para Slack, permite a cualquier usuario saber qué tareas y proyectos tiene asignadas, así como reportar esfuerzo y progreso o añadir comentarios.

5. Gestión de la demanda: sistemas de recopilación de propuestas

Cualquier PMO tiene que hacer frente a un volumen de peticiones de cambio muy por encima de los recursos disponibles. Pero para poder analizar las ideas y entender cuáles son valiosas, lo primer es tenerlas todas recopiladas en el mismo sitio.

Las plantillas de ITM Platform en Zapier permiten recopilar tareas desde cualquier lugar de la nube.

La herramienta: plantillas de Zapier de ITM Platform

Aunque técnicamente no son aplicationes para PMO sino conectores, resultan tan fáciles de configurar que son una parte fundamental de la lista. A través de zapier, es posible enviar tareas a un proyecto de ITM Platform desde cientos de aplicaciones que ya utiliza todo tu equipo, como Gmail, Google sheets, Dropbox, Evernote… Si tienes en cuenta la potencialidad de los zaps compuestos, ¡los límites son pocos!

Ventajas: Distribuye la creación de propuestas de cambio y empodera a toda tu organización para que participe en una cultura de mejora constante

Desventajas: La verdad es que zapier funciona bien y para flujos de datos pequeños hasta sale gratis. Por supuesto, conviene reservarlo para procesos que se puedan automatizar sin consecuencias indeseadas Cómo conectarlo con ITM Platform: Sigue las instrucciones de nuestro tutorial o emplea la plantilla de Google Sheets para comprender bien cómo configurar un zap

La plantilla para recopilar tareas en Google Sheet y enviarlas a ITM Platform.

6. Diagramas

Diagramar procesos y flujos de trabajo es una de las maneras más útiles para promover el cambio, crear nuevos procedimientos, probarlos y mejorarlos. ¡Una oficina de proyectos diagramada es una oficina de proyectos mejor diseñada!

Lucid Chart es líder en el nicho de diagramas profesionales

La herramienta: Lucid Chart

Lucidchart es líder en el nicho. En este caso, la verdad es que las opciones son muy amplias y la mayor parte de los softwares para crear diagramas más fiables son de pago. Prueba por tu cuenta hasta que encuentres lo que te sirve – si sois pocos usuarios en la PMO, el coste será irrisorio.

Ventajas: ¿Quieres explicar procesos complejos que afectan a distintas partes de la organización? Olvídate del papel y el lápiz.

Desventajas: Muy pocas. Incluso se puede importar y exportar a Microsoft Visio, si es lo que estás utilizando ahora mismo.

Cómo conectarlo con ITM Platform: A través de la API (http://developers.itmplatform.com/)

7. Analíticas de Big Data

Para las PMO, el Big Data no es ninguna moda pasajera. Si están en una corporación lo suficientemente grande, es posible que tengan que gestionar proyectos de big data; en entornos más pequeños, los datos que generen sus proyectos en distintos equipos se pueden analizar de forma coordinada con software específico.

Hadoop, de Apache, es el framework de programación más conocido para analíticas de datos distribuidos.

La herramienta: Apache Hadoop

Ventajas: La cantidad de referencias y documentación para trabajar con Hadoop es interminable.

Desventajas: En comparación con el resto de las herramientas para gestionar proyectos, no se trata de un producto terminado, sino de un lenguaje de programación. Puede escaparse al marco de actuación de una PMO.

Cómo conectarlo con ITM Platform: A través de la API: http://developers.itmplatform.com/

Recibe los últimos blogs en tu buzón

Los ERP, o sistemas de Enterprise Resource Planning, son la categoría más amplia y compleja de software empresarial. Al estar volcados a la administración de todo tipo de recursos, deben convivir con otras soluciones empresariales más volcadas hacia el negocio, como los sistemas de PPM. En este artículo damos las claves sobre cuáles deben ser los límites de cada herramienta y cuáles son las claves para una integración sana.

En ITM Platform a menudo recibimos peticiones de integración con los ERP de nuestros clientes. En el ejemplo que sigue a continuación explicamos cuáles son las reglas de convivencia entre un software de gestión de portafolio de proyectos y un ERP.

Prueba ITM Platform y descubre toda la potencia del PPM que mejor se integra con tu ERP

Por qué ERP y PPM deben convivir: una historia habitual

Una gran agencia de ticketing contrata a un business controller para que realice una evaluación de los procesos internos de la compañía. Su misión es proponer mejoras orientadas a solventar los problemas de discrepancia de datos que existen actualmente entre el departamento financiero y las divisiones comerciales, que están teniendo importantes repercusiones políticas porque afectan a cuestiones tan delicadas como el cálculo de bonus a final de año.

El experto sospecha desde el primer momento que el problema está en el software empresarial que está utilizando la compañía. O, mejor dicho, en la descoordinación entre las distintas herramientas de gestión que se han adoptado en distintas áreas de la compañía, en la cual no existe la figura del CIO.

Un ERP con información duplicada es un mal ERP

Nuestro business controller descubre que nadie se ha molestado en definir flujos de información entre el ERP (una versión un tanto asilvestrada de SAP) y el sistema de gestión de portafolio de proyectos (PPM) de la compañía. La compañía está duplicando los datos que introduce en sus herramientas de gestión empresarial. La consecuencia es que existen procesos paralelos con resultados discrepantes cuyo origen es difícil de detectar. En esencia, el ERP no consigue capturar la complejidad de la estructura de costes de un proyecto, donde existen estimaciones de gasto, facturas reales, costes de horas externas e internas calculadas, reportadas y aceptadas…

A partir de ese momento, se toma la decisión de que el sistema de PPM, que está orientado a la generación de negocio, sea el punto de entrada para toda la información referente a los proyectos de la organización, de manera que los datos financieros de proyecto del PPM “manden” sobre el ERP y se eliminen las discrepancias.

Este ejemplo es un caso típico de integración entre ERP y software de gestión de proyectos: por lo general es recomendable que se dé autonomía al sistema de PPM para apoyar la solvencia de la actividad de proyectos.

5 Claves para la integración exitosa de un ERP y un sistema PPM

Aunque cada empresa tendrá distintos casos de uso y necesidades específicas, hay algunas recomendaciones claras para integrar con éxito tu ERP con un sistema de PPM.

1. Deja que cada sistema haga su trabajo

La integración de datos debe limitarse a lo que resulte estrictamente operativo. No es aconsejable diseñar una integración que resulte en una complejidad aún mayor. Por el contrario, guíate por tres objetivos básicos: evitar la duplicación del trabajo, evitar discrepancias de datos y promover la transparencia.

2. Comparte la información necesaria

En un entorno corporativo no puede haber cajas negras. Pero ten cuidado con cuánta información se comparte: cuando la transparencia es completa, el ruido informativo puede ser muy elevado, con un coste de productividad igualmente alto. Por eso, se suele recomendar no enviar al ERP más datos del proyecto de los estrictamente necesarios para realizar las tareas de administración y control financiero.

3. Escoge un PPM flexible.

Algunos sistemas de PPM solo envían información agregada sobre los costes de un proyecto, impidiendo imputar costes de proyecto a distintas partidas. ITM Platform, por el contrario, puede enviar información con la granularidad que se desee gracias a las llamadas a su API (ver documentación).

4. No esclavices a tus directores de proyectos, obligándolos a adoptar el módulo de proyectos de tu ERP.

Como puedes ver a continuación la mejor manera para integrar ERP y PPM es dejar que el ERP se encargue de la administración y que el PPM haga frente a toda la complejidad y la flexibilidad que exigen los proyectos.

5. Fomenta la colaboración entorno a los proyectos y la estandarización en el ERP

Además de integrar datos, cualquier proceso de integración tecnológica debe hacer frente a componentes de gestión humana y del cambio. Los procedimientos que se diseñen deben dejar suficiente espacio de maniobra para los expertos de proyecto, aprovechando los sistemas de comunicación y colaboración de equipos que habilite la solución de PPM. Por el contrario, el ERP suele ceñirse a procedimientos mucho más rígidos y estandarizados de obligado cumplimiento.

¿Qué apartados de un proyecto cubre un ERP?

A la hora de analizar los sistemas de información y los flujos de datos en los que se basa un entorno empresarial, es fundamental saber de antemano cuáles son las áreas en las que existen conexiones y posibles solapamientos entre varias plataformas.

Hay cuatro puntos en los que la capa de control administrativo del ERP entra en contacto con la realidad de los proyectos:

Costes
Recursos humanos y payroll
Gestión de proveedores
CRM

En todas estas áreas es crítico diseñar flujos automatizados desde el sistema de gestión de portafolio hacia el ERP, especificando en cada caso la granularidad necesaria y no enviando datos que no estén validados, como por ejemplo el coste estimado de una tarea.

¿Qué no puede hacer un ERP?

La percepción de que un ERP es una máquina de gestión empresarial que sirve para cualquier tipo de actividad puede ser una pesada losa para la salud de los proyectos corporativos.

A modo de ejemplo, estas son cinco áreas en las que un ERP no llega a los estándares de operatividad que debe tener un software de gestión de portafolio

Planificación de recursos: Aunque el ERP pueda calcular y administrar los pagos de los recursos, solamente el PPM tiene la flexibilidad suficiente para programar los esfuerzos y adaptarse al trabajo entregado a medida que éste se produce.
Metodología de proyectos: Las herramientas de PPM están diseñadas para ser configurables a las metodologías de proyectos en prácticamente cualquier entorno. Además, su alcance funcional es, como en el caso de ITM Platform, muy ambicioso, reuniendo en un único lugar datos financieros, de esfuerzos, planificación y gestión de riesgos, objetivos empresariales, documentación, entregables, etcétera.
Gestión de las tareas y acceso a team members: El contenido del trabajo es difícil de gestionar desde un ERP, ya que por lo general el número de miembros de los equipos de proyecto con acceso al entorno, así como las características colaborativas del mismo, es limitado.
Vista de portafolio: Los sistemas de PPM contienen indicadores y métricas de proyecto y de portafolio prediseñadas que dan una imagen en tiempo real del avance de los proyectos, además de permitir trabajar con informes personalizados exportables. Conseguir una vista semejante desde un ERP implica un enorme esfuerzo de configuración y centenares de horas de consultoría, mientras que con ITM Platform es cuestión de pocas semanas.

Sigue leyendo:

Ventajas de conectar tu CRM con tu software de gestión de proyectos

La aplicación móvil de tu banco sería imposible sin una gestión unificada del portafolio de proyectos

Recibe los últimos blogs en tu buzón

Las Project Management Offices, PMO, u Oficinas de Gestión de Proyectos son departamentos que organiza y economizan los recursos mediante el establecimiento de protocolos, documentación y métricas que normalizan, consolidan y centralizan la gestión de los proyectos.

El paso de poner en marcha una PMO toma impulso de un diagnóstico negativo que reconoce la insuficiencia de las actuales capacidades de gestión de proyecto: con lo que hay, no se da abasto. Sin embargo, no existen recomendaciones únicas para gestionar ese cambio de manera efectiva. La meta de una PMO depende enormemente del contexto de cada organización y de factores tan variados como el sector económico, el tamaño de la organización y la capacitación en gestión de proyectos del personal.

Pero todavía queda el factor más importante: la PMO tendrá que dar respuesta a lo que esté fallando. Como es natural, las deficiencias cambiarán en cada coyuntura. Y las soluciones no pueden ser únicas.

Pon en marcha tu PMO con el modelo de configuración rápida de ITM Platform

A pesar de lo arriesgado de ofrecer recomendaciones en un asunto tan coyuntural, una tipología ya clásica de las distintas formas de PMO es la que ofrecieron William Casey y Wendi Peck en 2001, en el artículo “Choosing the right PMO setup”. Casey y Peck comienzan por reconocer que, aunque el comodín de la PMO se emplea a menudo como una panacea, no existe una medicina universal.

Su tipología se basa en tres metáforas: la PMO puede ser una “estación meteorológica”, una “torre de control” o una “fuente de recursos”.

Tipo 1.- La PMO “estación meteorológica”

Sigue leyendo sobre la PMO como estación meteorológica en este artículo:

La PMO de soporte: oficinas de proyectos "meteorológicas"

En ocasiones, los clientes sienten que se encuentran poco informados acerca de lo que está sucediendo en el proyecto. Su percepción es qué están invirtiendo un tiempo, un dinero y unas esperanzas en los resultados de los que no tienen información detallada.

Otra posibilidad es que hayan encargado varios proyectos simultáneamente y estén recibiendo información diferente sobre los progresos en cada uno de ellos.

La solución a este problema es poner en marcha una PMO cuya misión sea facilitar información objetiva, bien estructurada y comparable. Al proporcionar plantillas para los informes, los contenidos se presentan de forma homogénea y previsible, permitiendo consumir la información con mayor eficiencia.

Algunas de las preguntas de los clientes que este tipo de PMO debe responder son:

¿Cuál es el estado actual del proyecto? ¿Qué grado de cumplimiento de los objetivos iniciales se ha alcanzado ya?

¿En qué se ha invertido o a qué se ha dedicado concretamente el capital aportado? ¿El presupuesto previsto es suficiente? ¿Cuánto del total presupuestado inicialmente se ha gastado ya en este momento?

¿Cuáles son los principales riesgos o problemas que se pueden presentar durante la ejecución del proyecto?

Sin embargo, estas PMO son meramente informativas, lo cual quiere decir que no tienen competencias para coordinar ni autoridad suficiente para tomar decisiones y mejorar proyectos.

Si se desea que sea la propia PMO la que solucione los problemas del proyecto, se deberá optar por otro modelo.

Tipo 2.- La PMO “torre de control”

Sigue leyendo:

Cómo apoyar tus proyectos sin ahogarlos: la PMO como una torre de control

Este tipo de PMO puede utilizarse en combinación con la anteriormente descrita. De hecho, se trata de un complemento adecuado si se desea que la monitorización de proyectos y detección de problemas realizada mediante la PMO tipo “estación meteorológica” implique la adopción de medidas correctoras para garantizar que el proyecto se ajusta a unos estándares establecidos.

Las funciones de este tipo de PMO son:

1.- Establecimiento de estándares para la gestión de proyectos. Los estándares sirven como referencia metodológica a la que los gestores de proyecto deben adaptarse lo más posible, teniendo también un cierto grado de flexibilidad que permita responder en tiempo real a los cambios que puedan suceder en el mercado o en el contexto socioeconómico. El establecimiento de los estándares también comprende los siguientes aspectos:

Establecer el nivel de riesgo deseado y los aspectos en los que se desea asumir.
La organización del personal encargado de realizar el proyecto y la distribución de las tareas.
Los canales de comunicación y de información que mantendrán actualizado al equipo, a la dirección y a los clientes.

2.- Decisión de las metodologías para la medición y análisis de los resultados alcanzados por el proyecto. Se deben establecer sistemas cuantitativos que permitan monitorizar el avance del proyecto en tiempo real para detectar carencias y poder tomar medidas correctoras que minimicen el impacto final de las desviaciones en el plan inicial.

3.- Cumplimiento y elevación de los estándares. La aplicación de leves y constantes medidas correctoras permite ajustarse al plan inicial y cumplir con los estándares establecidos. Dependiendo de la madurez de la PMO y del grado de cumplimiento de la organización, puede ser importante también revisar los estándares con nuevos aspectos.

Como es lógico, cuando el grado de cumplimiento es bajo, puede ser interesante revisar los estándares “a la baja” para acercarlos a las posibilidades reales de los equipos.

Tipo 3: La PMO “fuente de recursos”

Sigue leyendo sobre este tipo de PMO:

Convierte tu PMO en una fuente de recursos

Este tercer tipo puede darse en empresas de tamaño muy elevado, donde se exige un grado de especialización máximo y se pueden movilizar recursos humanos a nuevos proyectos con relativa facilidad.

En este contexto, es factible que los gestores de proyecto designados para ejecutar un proyecto no tenga el perfil deseado. La solución es acudir a algún lugar donde se organice a los Project Managers como si se tratara de productos en un catálogo. Cuando se desee un Project Manager experto en un determinado campo de conocimiento, un sector de mercado, etc. se deberá acudir al “almacén” de Project Managers específico, pues éste garantiza que su formación y experiencia se ajuste a la calidad deseada y, por tanto, supone una garantía para el desarrollo del proyecto.

Este tipo de interpretación de la PMO no garantiza que se realicen los proyectos adecuados o que se realicen de la forma idónea; solamente que los Project Managers elegidos sean los más idóneos para el proyecto. Se trata de un buen pilar sobre el que sostener el éxito, que deberá además apoyarse en otros factores como una buena comunicación con ellos, una plantilla capacitada y motivada, etc.

Una vez seleccionado adecuadamente el Project Manager, se le debe dejar la libertad suficiente como para que realice su trabajo de la manera que considere adecuada.

Entonces, ¿Cuál es el mejor tipo de PMO?

Tal y como se explicó al principio del artículo, cada empresa y cada proyecto tienen unos objetivos y unas aspiraciones diferentes. En función del estado de maduración de una empresa, de su alcance o de sus necesidades, deberá acudir en mayor o menor medida a cada uno de los tipos de PMO.

Juan Delgado

Blogger ITM Platform

Este es el primero artículo de una serie dedicada a las PMO. Los próximos tres artículos estarán dedicados a cada uno de los modelos de PMO explicados en este texto.

Recibe los últimos blogs en tu buzón

A la hora de implementar un modelo de gestión de proyectos (PPM) en una organización, no basta con adquirir una solución tecnológica; también es necesario adaptar la organización a una nueva forma de operar.

En este artículo hablamos sobre las claves del éxito que hemos aprendido en ITM Platform en más de 300 procesos de implementación. Vamos a explicar aspectos relacionados con diseño organizacional, gestión de cambios y características básicas de configuración inicial.

Esto facilitará el proceso ayudará a que tu organización se construya genuinamente sobre la dirección basada en proyectos.

Diseño de la organización

Con el fin de establecer una comunicación interna efectiva dentro de una empresa o comunicación externa con proveedores y clientes, debes ser capaz de proporcionar mediciones precisas incluyendo estado del proyecto, tipos y categorías de elementos (incluyendo tareas), prioridades, etc. Descripciones vagas y ambiguas como "ir bien" no son útiles porque no indican el estado real de un proyecto y no proporcionan información que tanto el emisor como el receptor entienden. Entender los siguientes puntos y saber cómo llevarlos a cabo te ayudará con el diseño de la organización:

Normalización. Uno de los primeros temas a considerar al diseñar una organización basada en proyectos es decidir qué es exactamente lo que necesita ser unificado y centralizado.
Criterios de supervisión.La supervisión del proyecto debe realizarse cuantitativa y constantemente. Se debe decidir qué criterios se van a utilizar para medir el progreso y ponerse de acuerdo sobre su uso en la organización.
Gestión de recursos.Basándose en la naturaleza de los proyectos, puede ser necesario centralizar el proceso de administración de recursos. Esta decisión afectará a la estructura organizativa, a la labor de los líderes del proyecto y a la forma en que se planifica y ejecuta el trabajo diario.
Informes, clave para comunicar información y también para cuantificar. Es recomendable que todos los departamentos de la empresa o todos los proyectos utilicen un sistema de informes común que permita la producción de toda la información necesaria para el análisis y la toma de decisiones.

Otros conceptos que podrían unificarse incluyen criterios de aprobación (cuando un proyecto es aprobado, cuando un proyecto pasa de un estatus a otro, quién debe tomar estas decisiones, etc.), tarifas de proveedores y costos estándar o plantillas para los documentos usados diariamente.

En definitiva, el primer paso es pensar en qué se centralizará y luego decidir cómo se va a hacer.

1. Métodos ágiles, predictivos, o ambos

Cada método proporciona valor a diferentes tipos de proyectos en función de sus características. Uno u otro debe elegirse basándose en criterios sólidos.

Métodos ágiles son muy buenos para manejar la incertidumbre. Son ideales para proyectos con un resultado desconocido, en el que hay una idea para el resultado deseado, pero el camino exacto para alcanzar este objetivo no existe. Puede ser el caso para algunos proyectos de TI, Start-ups y ciertas áreas “difusas” en general.

Métodos predictivos, manejan la certidumbre muy bien, motivo por el que son adecuados para la gestión de proyectos en los que el proceso está definido y los entregables están claramente identificados. Un ejemplo de esto sería la fabricación de un componente que se ha fabricado previamente. En este caso, dado que ya existe un conocimiento detallado de todo el proceso, se puede planificar el proyecto con suficiente acierto con el fin de maximizar la productividad.

Sin embargo, siendo ambos métodos diferentes, comparten algunas cosas en común: la supervisión estricta es necesaria, y la cuantificación y las métricas resultan imprescindibles.

Puesto que son métodos muy diferentes, los jefes de proyecto deben tener experiencia en ambos y saber cómo adaptarse a uno u otro basado en diferentes circunstancias.

Si decides usar ambos métodos a la vez en diferentes proyectos, deben coexistir en un solo portafolio

2. Las habilidades del jefe de proyecto

Recientemente hemos hablado de la figura del jefe de proyecto, pero ¿en qué deberían concentrarse?

Estos son algunos de los factores que vale la pena considerar:

Supervisión del progreso, tanto en términos de resultados como de cuestiones económicas
Adquisiciones e ingresos del proyecto
Control de riesgos
Canalizar y fomentar la comunicación
Asignación de recursos

Antes de iniciar un proyecto, es esencial definir y comunicar qué es exactamente lo que se espera del jefe de proyecto. Esto le permitirá trabajar de manera productiva y centrarse en las tareas de las que es responsables, al mismo tiempo que informe correctamente de los resultados de su trabajo a la dirección.

Otra cuestión importante es decidir si se necesita una oficina de gestión de proyectos (PMO). Hay algunas organizaciones con una alta tasa de éxito de gestión de proyectos que no tienen una oficina de gestión de proyectos, mientras que en otros casos resulta necesaria.

3. La oficina de proyectos

Regístrate para una prueba gratuita.

Esta diferencia se deriva del tipo de negocio y depende de varios factores. Los más relevantes son:

El grado de madurez de la organizacióno el nivel de caos. Algunas empresas se desarrollan en una situación más estable, mientras que otras están experimentando períodos de cambio o mayor variabilidad.
La complejidad de la organización.
La naturaleza del negocio. Hay algunos sectores en los que la existencia de una oficina de gestión de proyectos es estándar porque es una característica de su modelo de negocio. Por otra parte, estas oficinas pueden no ser estándar en otros sectores.
La interdependencia entre proyectos. Cuando existan estas conexiones, la presencia de una oficina de gestión de proyectos particular importancia como puede coordinar entre los proyectos interconectados.
El grado de madurez de los líderes del proyecto. Siempre que hay líderes de proyectos experimentados capaces de manejar proyectos de gran magnitud, y ellos mismos pueden convertirse en la oficina de gestión de proyectos. De lo contrario, será necesario que varias personas emprendan esta tarea y creen una oficina de gestión de proyectos.
Alineación estratégica.Si existe un grado significativo de alineación entre los proyectos y el objetivo general de la empresa, la oficina de gestión de proyectos asume un papel importante.
En definitiva, una oficina de gestión de proyectos permite alcanzar niveles más altos de coordinación que no se pueden realizar fácilmente con una estructura organizativa ordinaria. Esto se debe a que ofrece un enfoque estratégico y pautas a seguir.

4. Métodos y marcos de trabajo

Otro aspecto a considerar es la adopción de métodos y marcos metodológicos. Estas pautas, como las proporcionadas por PMI o PRINCE2, pueden ser muy útiles. Sin embargo, recomendamos adoptarlas con sentido común y no aplicarlas rígidamente, sino simplemente adoptar las características que mejor se adapten a su organización.

He aquí algunas ideas clave para mejorar en este sentido:

Estandarización de procesos.Los procesos deben ser estandarizados y ser tan simples y realistas como sea posible.
Inspiración en los modelos existentes.Existen asociaciones internacionales que ofrecen modelos estandarizados de gestión de proyectos. Ten en cuenta que puedes utilizar los que mejor se adapten como inspiración para la gestión de tu organización.

Hasta ahora, hemos discutido cómo debe diseñarse una organización con el fin de facilitar el cambio. Sin embargo, la parte más importante aún no ha llegado. ¿Cómo debe ocurrir ese cambio? ¿Cómo debe implementarse con el fin de lograr el éxito?

Regístrate para una prueba gratuita.

Gestión de cambios

Definición de un promotor

El apoyo a la gestión de proyectos debe provenir de la dirección de la empresa. Es un error pensar que simplemente adquiriendo una plataforma de gestión de proyectos, se implementará automáticamente. La dirección de la empresa debe alentar el uso de estos sistemas y debe liderar el cambio.

Implementación de la administración de cambios

Una buena manera de abordar la transición es adoptar un enfoque dual, que llamamos el efecto pinza. Como su nombre lo indica, este sistema consta de dos focos.

Por un lado, un flujo de cambio es necesario desde la gestión de la empresa hacia los miembros de la organización (enfoque de arriba hacia abajo), lo que implica hacer obligatorio el uso y adopción de estos sistemas.

Las reuniones de seguimiento son importantes por este motivo, en las que sólo se debe utilizarse la información previamente registrada en el sistema, evitando aportar datos sin sustento.

Por otro lado, es necesario aplicar acciones de abajo hacia arriba, con estrategias de formación y de escucha activa al equipo del proyecto, de manera que se implemente un sistema de gestión de proyectos que se perciba como realmente útil para gestionar el trabajo diario.

Los miembros del proyecto no deben sentirse obligados a cambiar la forma en que trabajan, pero sí deben querer participar en el uso de una nueva metodología de trabajo como forma de mejorar la productividad general de la empresa.

La presencia de empleados motivados en el uso de las nuevas metodologías animará a otros a hacerlo también. Esto puede ser una estrategia de implementación mucho más útil que instrucciones de los directores o jefes de departamento.

Para garantizar el éxito final, debes comenzar con proyectos relativamente simples. Quienes trabajen en estos proyectos deben estar bien entrenados en los nuevos sistemas y alineados con estos cambios, lo que conducirá a resultados positivos que deberán cuantificarse para permitir comparar con resultados anteriores a la aplicación de los nuevos sistemas.

La colaboración en línea debe fomentarse, pues permite que los usuarios se familiaricen mejor con el sistema y “tiren” de los más reservados.

Regístrate para una prueba gratuita.

Webinario: Despliegue agil de gestion de proyectos (PPM) from ITM Platform

Regístrate para una prueba gratuita.

Artículos más leídos en ITM Platform y que te recomendamos:

Análisis de Montecarlo en gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión online periódica?

¿Kanban puede aumentar todavía más tu productividad?