Lo más importante de un proyecto son las personas. Para conseguir el éxito es necesario contar con un buen equipo y además coordinar bien sus esfuerzos.
Los proyectos requieren expertos en temas concretos en cada momento de su desarrollo. Probablemente, la composición del equipo deberá cambiar dependiendo de la fase del proyecto y de su objetivo concreto, para adaptarlo a las necesidades específicas del momento. Sin embargo, otros integrantes del equipo deberán formar parte de él desde el principio hasta el final del proyecto para garantizar la continuidad.
Es tarea del Project Manager conocer los recursos humanos con los que cuenta y organizarlos de la manera óptima para que el trabajo sea lo más eficiente posible.
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¿Cómo gestionar los recursos humanos?
Para gestionar adecuadamente los recursos humanos de un proyecto, Es recomendable seguir una planificación estructurada en fases. Estas se resumen en el siguiente diagrama y se desarrollan a lo largo del artículo.
Planificación de recursos humanos
En caso de no contar con un equipo preformado, el primer paso es identificar las necesidades que se deben satisfacer. De cara a seleccionar el equipo de trabajo o contratar a trabajadores es fundamental tener claro qué resultados se desea conseguir. Así, se podrá contratar a los trabajadores idóneos para la tarea que tienen que desempeñar.
En caso de contar con una plantilla ya establecida, se puede omitir este primer paso y comenzar por identificar los roles y responsabilidades que va a asumir cada uno de los miembros del equipo en el conjunto del proyecto.
Para ello deben tenerse en consideración las fortalezas y debilidades de cada uno de los integrantes del equipo y la posibilidad de trasladarlos de una tarea o equipo a otro. Incluso se debe valorar su presencia simultánea en varios de ellos, en función de cada momento.
También debe considerarse la necesidad de contar con expertos en temas concretos en momentos específicos del proyecto. Contratar personal adecuadamente cualificado es fundamental para conseguir un producto final de la calidad deseada.
Otro objetivo de la gestión de recursos humanos es que todos los integrantes del equipo puedan dar lo mejor de sí mismos y tengan una carga trabajo adecuada. No demasiado baja, dado que supondría un mal uso de los recursos; pero tampoco concentrada en algunos trabajadores, para evitar que realicen mal las tareas por estar sobrecargados, sean víctimas del estrés o terminen quemados.
Un aspecto a tener en cuenta es el impacto que pueden producir sobre el proyecto los riesgos que se presenten durante su desarrollo. No solamente se debe prever su influencia sobre el coste económico y temporal del proyecto sino también sobre los recursos humanos.
Por otro lado, también debe tenerse en cuenta el aspecto más humano de las relaciones interpersonales. Previamente a la decisión de incorporar a una persona al equipo se deben considerar las relaciones interpersonales preexistentes con el equipo y las posibles barreras de comunicación que se puedan presentar.
A todo este conjunto de planificación se le conoce con el nombre de organizational inputs o planificación de recursos humanos.
Dado que, como se puede observar, la organización de los recursos humanos de un proyecto es un proceso complejo, se puede realizar de una manera más rápida y sencilla si se cuenta con plantillas y listas de comprobación o checklists que permitan automatizar hasta cierto punto los pasos a seguir.
Establecimiento de utilidades de organización
Una vez establecido qué personas van a integrar los equipos, cómo se van a organizar y qué debe hacer cada uno de ellos, es fundamental que todo esto quede plasmado en diagramas y gráficos que permitan que todo el mundo sepa qué debe realizar en cada momento.
Asimismo es muy importante contar con sistemas de trabajo informatizados y en la red que permitan aprovechar al máximo las nuevas tecnologías tanto para el trabajo individual como para el trabajo en equipo.
Del mismo modo que se establece qué personas van a integrar los equipos, también se debe decidir antes del comienzo del proyecto la sistemática de trabajo que se va a utilizar y el apoyo tecnológico con el que se cuenta.
Formación y actualización
Durante el desarrollo del proyecto, las circunstancias económicas, sociales y de mercado experimentarán cambios. El equipo debe estar sometido a un constante reciclaje, adquiriendo permanentemente nuevas habilidades y perfeccionando las ya conocidas.
Para ello, es fundamental la interacción entre los integrantes del equipo y la realización de tareas de capacitación, entrenamiento, asistencia a cursos...
Gestión del equipo
Finalmente, para que el proyecto pueda ejecutarse correctamente y conseguir un resultado que satisfaga a los clientes, se debe realizar una gestión adecuada.
Para ello, es necesario que el Project Manager y el director del proyecto tengan capacidad de liderazgo, sepan sacar lo mejor de cada persona, consigan resolver adecuadamente los conflictos interpersonales que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto y, al mismo tiempo, mantengan al equipo motivado.
Al mismo tiempo, deben realizar una monitorización exhaustiva de los resultados obtenidos en cada una de las fases y ciclos del proyecto. Sólo así podrán realizar un análisis de debilidades y fortalezas y realizar modificaciones en tiempo real que permitan alcanzar el resultado deseado con el coste en tiempo y dinero previsto inicialmente.
Como has podido comprobar, para realizar una adecuada gestión de los recursos humanos, resulta de gran ayuda contar con las herramientas adecuadas que te permitan organizar al personal de la manera más eficiente.
Del mismo modo, deben potenciar el trabajo colaborativo, tanto presencial como remoto y facilitar la comunicación e intercambio de información entre los integrantes del equipo.
Todo ello, no solamente conseguirá mejorar el rendimiento y la productividad del equipo sino que permitirán que el Project Manager pueda concentrar su atención y esfuerzo en coordinar al equipo, sin hacer papeleos y gestiones innecesarias.
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