Descarga nuestra comparativa de MS Project frente a ITM Platform

Los estándares sectoriales que se consolidan en momentos históricos determinados tienen a menudo más fuerza por la tendencia humana al conservadurismo que por el valor que aportan.

Vector de Cloud Computing. copia de respaldo y almacenamiento de datos del negocio mediante Cloud Computing. ilustración vectorial.Puede parecer una afirmación arriesgada, pero hay abundante literatura al respecto. Quedará más claro con un ejemplo: el teclado QWERTY surgió de una ocurrencia comercial: los agentes que vendían las máquinas de mecanografiar demostraban la asombrosa facilidad de uso escribiendo la palabra “typewriter” usando solamente teclas de la fila superior del teclado.

Sin embargo, mucha gente sigue creyendo que el teclado QWERTY se creó tras estudios exhaustivos sobre las relaciones entre letras del vocabulario inglés y, por lo tanto, está optimizado para hablantes de esta lengua.

 

Es el caso de MS Project, que apareció en la era del ordenador personal y propulsó la consolidación digital de las metodologías de gestión de proyectos en cientos de miles de organizaciones. Al igual que QWERTY nunca ha sido sustituido por un teclado alternativo por la resistencia de los tipógrafos (primero) y los millones de usuarios (después) que ya estaban acostumbrados a una configuración determinada, la continuidad en el uso de MS Project no se debe a una comparación racional entre alternativas evaluadas en pie de igualdad, sino al enorme poderío de la continuidad.

Lo que tienen en común ambos productos es el uso combinatorio para generar un resultado superior a sus partes. Es la magia común del lenguaje y del proyecto: la integración de caracteres y componentes crea un significado coordinado. En esta situación, sustituir todas las funciones por modos de acceso distintos en una alternativa genera un trauma importante en la transición.

Pero ahí está la diferencia entre ambos ejemplos. Mientras que QWERTY ha capturado al 100% de los usuarios, Microsoft Project solo tiene el 67% del mercado en gestión de proyectos, y el 15% en gestión de portafolio, según Statista.

Qué porcentaje de usuarios captura MS Project comparado con QWERTY statistics

Esta tasa irá bajando por un motivo tan sencillo como contundente: MS Project es un producto anclado en el pasado. Hay múltiples motivos para descartarlo a favor de una solución basada en un paradigma digital contemporáneo, es decir: colaborativo, distribuido y conectado.
¿Cuáles son pues los principales motivos para dejar atrás MS Project?
La pregunta también podría formularse en sentido contrario: ¿Cuál es el motivo para seguir utilizando MS Project a pesar de que es fundamentalmente un programa de escritorio y uso personal? ¿Puede tratarse sólo de comodidad? ¿O de una falsa percepción del equilibrio entre ventajas y desventajas?

Repasemos las motivaciones para sustituir MS Project por una solución SaaS como ITM Platform:

MS Project es para un solo usuario (ITM Platform es multiusuario)

En MS Project, el modelo de trabajo es un jefe de proyecto que crea el plan de proyecto, lo guarda en un archivo en un disco duro local… y hace cambios manualmente.

"En ITM Platform, tu equipo puede ser un ejército permanentemente conectado."  

Superar las limitaciones nativas de MS Project como solución de escritorio es muy costoso incluso para equipos reducidos. Mientras que con ITM Platform bastan 1.000 dólares USD al año para soportar a equipos de hasta 7 personas, esa misma cantidad sólo permite servir a 1,5 personas con la versión más asequible de MS Project onine.

Además, como MS Project no cuenta con mecanismos de aprobación de proyecto y cambios de estado, cualquier persona puede hacer cambios a archivos mpp en un servidor compartido sin discusión previa, sin flujos de aprobación ni notificaciones a las partes implicadas.

Por el contrario, ITM Platform funciona desde un modelo en red, de manera que los usuarios no trabajan sobre archivos, sino en entornos: ecosistemas de proyectos compartidos comunes a cada organización. Este modelo tiene implicaciones importantes:

  • Los usuarios tienen perfiles de acceso diferenciados, de manera que efectúan modificaciones exclusivamente en su área de responsabilidad;
  • Ninguna acción de otros usuarios pasa desapercibida: el sistema genera notificaciones sobre los cambios efectuados a proyectos y tareas, además de permitir comunicaciones contextuales.
  • En definitiva, gracias a la posibilidad de los miembros de cada equipo de reportar horas y avances, la distancia entre planificación y ejecución es mucho más corta y está mejor medida que en MS Project.

ITM Platform está orientado a la planificación estratégica – MS Project no

MS Project se concentra en mejorar su cronograma; ITM Platform en la alineación con objetivos de negocio

Al considerar este aspecto vuelve a tener un peso particular la historia de la gestión de proyectos como disciplina. Con su expansión más allá de los ámbitos de la ingeniería hasta afirmarse como un modelo de gestión de organizaciones, las exigencias sobre los aspectos prioritarios con los que debe cumplir un software han cambiado.

MS Project no ha respondido a esas necesidades, habiendo preferido concentrarse en la complejidad de los aspectos de planificación.

Por el contrario, ITM Platform permite introducir objetivos de negocio, estudiar distintas hipótesis de escenarios y tomar decisiones basadas en datos reales sobre qué proyectos ejecutar.

MS Project exige instalaciones costosas – ITM Platform está en la nube

"ITM Platform es una herramienta para organizaciones; MS Project es un software para el uso personal de gestores de proyectos." 

Esta distinción tiene matices: MS Project Server es la versión para organizaciones que oferta Microsoft. Sin embargo, el proceso para pasar de la versión personal a la organizativa puede costar entre 10.000 y 20.000 dólares. Además, la instalación on premises necesita servidores MS, SQL y Sharepoint como punto de partida, además de expertise técnico avanzado en esos campos.

Por el contrario, el despliegue de ITM Platform en una organización es mucho más ágil, puesto que no precisa de ningún tipo de instalación (aclaración: ofrecemos instalación on-premises para las organizaciones que la exigen, pero se trata de una opción marginal entre nuestros clientes). Incluyendo toda la parametrización y la formación inicial, nuestros clientes empiezan a utilizar ITM Platform en plazos de entre dos días y dos semanas.

Montar una PMO en una semana… o en una eternidad

"ITM Platform es una herramienta idónea para crear una oficina de dirección de proyectos." 

Por las facilidades de adopción y sus prestaciones de gestión de portafolio, ITM Platform es una herramienta idónea para organizaciones que ya gestionan proyectos a partir de la iniciativa de gestores de proyectos individuales y están a punto de crear una oficina de dirección de proyectos. Mientras MS Project Server exige un esfuerzo económico y humano muy notable sencillamente para desplegar la herramienta, ITM Platform es un catalizador de la gestión centralizada, gracias a la capacidad de concentrarse en los aspectos metodológicos que realmente importa.

MS Project no ofrece control sobre componentes básicos de la integración

La gestión de componentes básicos de la integración de proyectos –como, por ejemplo, los costes y la facturación de los proyectos– , se hacen fuera de MS Project, por lo que quien solo acceda al archivo mpp no tiene visibilidad sobre las modificaciones.

Por el contrario, en ITM Platform la solución incluye gestión de costes, lo que la convierte en una excelente candidata para integraciones con sistemas de ERP. Otro ejemplo del enfoque holístico de ITM Platform son los riesgos.

MS Project tiene una filosofía cerrada – ITM Platform una filosofía abierta

En la era de la productividad empresarial online, donde la mayor parte de actores integran soluciones a través de API para conseguir flujos de automatización más ambiciosos, Microsoft mantiene una filosofía cerrada que solamente permite conectar sus propias soluciones entre sí: Excel, Access, etcétera. Aun así, las posibilidades para conectar MS Project son deficitarias. Es imposible, por ejemplo, recibir notificaciones personalizadas en Outlook cuando se realizan modificaciones en los proyectos.

Por el contrario, ITM Platform parte de la voluntad de convivir con los sistemas de todos nuestros clientes: no queremos provocar cambios traumáticos.

No solamente contamos con una completa API para que desarrolladores de cualquier organización puedan conectar sus sistemas de ERP, contabilidad o CRM; también existen integraciones con JIRA y Slack, además de una próxima presencia en Zapier.

MS Project es rígido – ITM Platform es flexible

Según Mark Corker, presidente de Seradex Web Services, la complejidad del software y las repercusiones de las opciones preprogramadas para reajustar fechas en tareas con dependencias tiene el resultado contraproducente de que el 99% de los proyectos en MS Project no tienen fechas fiables.

Por el contrario, ITM Platform se basa en un modelo de software flexible: de adaptación resiliente al usuario, en lugar de lo contrario. Por eso, se trata de una herramienta que no solo da valor a directores de proyecto, sino también a directores financieros, directores generales, COOs, CIOs, etcétera.

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tabla de embudos ¿Te has planteado cuál es el proceso por el cual un contacto conseguido en las redes sociales o en campañas de mailing pasa a comprar tu producto? ¿Has pensado cómo, consiguiendo mejorar esta conversión, podrías aumentar el número de clientes?

El proceso por el cual se consigue un nuevo cliente comienza con una visita de éste a los perfiles de nuestra empresa en las redes sociales o a nuestra página web. También es posible que se produzca a través de una iniciativa activa realizada por nuestra empresa, a través de emails o de campañas de publicidad.

 

Una vez establecido este primer contacto, por parte de alguno de estos usuarios recibiremos un feedback, por ejemplo en forma de datos personales en un formulario o de respuesta a nuestra campaña de mailing. En este primer paso hemos convertido usuarios anónimos en leads.

Posteriormente, tras un análisis por parte de estos leads de los servicios que nuestras empresa les ofrecen, algunos de ellos se terminarán convirtiendo en clientes.

¿Cómo podemos aumentar el número de clientes? Mejorando nuestras campañas iniciales de marketing, para conseguir reclutar un mayor número de leads, o potenciando la conversión de estos leads en clientes.

¿Qué es un embudo de marketing?

El embudo de marketing, también conocido en inglés como funnel de ventas, es un método que persigue aumentar la proporción de usuarios anónimos que se convierten en leads y asimismo la proporción de leads que se convierten en clientes reales.

Se le da el nombre de embudo porque en las primeras fases existe un elevado número de potenciales clientes que posteriormente se van filtrando al tiempo que aumenta la probabilidad de que finalmente adquieran alguno de nuestros servicios o productos.

Este método es aplicado por el equipo de marketing, que así consigue que cuando el lead llegue al departamento de ventas se encuentre en un estado maduro y preparado, aumentando las posibilidades materialización de la venta.

Además, su aplicación sistemática consigue una gran velocidad del proceso, con lo que el flujo de clientes aumenta de manera constante, aumentando los beneficios de la empresa.

¿Cuáles son las fases del embudo de marketing?

Existe un proceso desde que el cliente percibe atracción por un producto hasta que finalmente cierra la compra. Este proceso se puede dividir en tres fases.

  • Primera fase: llamada de atención y generación de necesidad. El cliente se siente atraído por un tema pero todavía no conoce cuál es la necesidad exacta que pretende cubrir con él.
  • Segunda fase: consideración. El cliente ha analizado meticulosamente su problema, ya conoce cuál es su necesidad concreta y por tanto está buscando una solución precisa para él.
  • Tercera fase: decisión. Tras un análisis exhaustivo de las posibilidades existentes, el cliente escoge cuál de todos los productos ofertados por el mercado le facilita una mejor solución a su problema o satisface sus necesidades. Para que nuestro producto sea el elegido, debemos ser capaces de mostrar al cliente, dentro de toda nuestra oferta, aquella que, de manera personalizada, mejor se adapta a sus problemas concretos.

¿Cómo llevar a la práctica el embudo de marketing?

Para poder aplicar las técnicas de embudo de marketing es necesario utilizar los recursos adecuados para cada una de las fases del embudo. Para ello, será necesario generar contenidos de valor diferentes y adaptados a cada una de estas fases. En esto consiste precisamente el inbound marketing.

En la primera fase o de atención y generación de necesidad, los contenidos reciben el nombre de TOFU (Top Of the FUnnel).

Deben ser contenidos con un carácter más generalista que en las siguientes etapas, destacando por su carácter educativo y divulgativo.

Como ejemplos, podríamos considerar los post publicados en el blog de la empresa o en el de empresas amigas. Otra posibilidad es recurrir a videoblogs o webinarios, con el mismo contenido pero quizá más atractivos por sus posibilidades audiovisuales.

El objetivo de los contenidos de estas fases es atraer a los usuarios y llamar su atención.

En la segunda etapa, también conocida como intermedia o de consideración, los contenidos elaborados se llaman de tipo MOFU (Middle Of the FUnnel).

Los contenidos de esta etapa se caracterizan por una mayor complejidad y elaboración y están orientados a un usuario que ha analizado su problemática y pide soluciones más concretas.

En este nivel se encuadrarían los casos de éxito. Se trata de ejemplos de clientes previos que exponen el problema que encontraron en su trabajo y la solución que nuestra empresa les proporciona, con el consiguiente cambio para el desarrollo de su empresa y la cobertura de sus necesidades.

También son propias de este nivel las infografías, los ebooks, guías y white papers, documentos que deben elaborarse de manera cuidadosa y con información técnicamente muy concreta dado que el usuario que llega a ellos se encuentra formado específicamente en todos estos temas y conoce concretamente el problema que plantea y las soluciones que busca.

En esta fase se debe comenzar con referencias concretas a nuestra marca y los productos exactos que ofrece.

En la tercera etapa, o de decisión, el usuario se encuentra preparado para la compra. Los contenidos de esta fase se clasifican como de tipo BOFU (Bottom Of the FUnnel).

Estos contenidos relacionan las necesidades del cliente con nuestra marca e incluso con una oferta comercial concreta. El objetivo de esta etapa es vender concretamente uno de nuestros productos a un cliente específico.

El contenido característico de esta fase pueden ser cupones de descuento (que acaben de dar al cliente el pequeño empujón que le falta para cerrar la compra), demostraciones concretas de los productos ofrecidos, bien mediante vídeos o bien directamente mediante pruebas gratuitas del producto. También existe la posibilidad de que el cliente se suscriba a una newsletter en la cual se mantendrá actualizado de manera permanente de los productos y servicios de nuestra empresa.

La utilidad de realizar el inbound marketing utilizando la técnica de embudo reside en facilitar al potencial cliente el contenido que necesita en cada una de las etapas de maduración hasta que finalmente decide la adquisición o contratación de nuestros productos.

¿Cómo organizar estas técnicas de marketing?

Gestionar todas estas tareas de marketing puede ser una pesadilla o puede ser una tarea relativamente sencilla. Esto dependerá no solamente de tu habilidad y experiencia para la gestión en el ámbito del marketing, sino también de las herramientas informáticas de que dispongas.

En ITM Platform te facilitamos una solución líder de gestión de proyectos en la que podrás integrar tanto herramientas predictivas, como diagramas de Gantt, con herramientas ágiles como Kanban y herramientas de priorización.

Asimismo, también ofrecemos sistemas automatizados de análisis de resultados, para que de manera rápida y visual puedas saber si tus sistemas de marketing están funcionando y tomes las medidas correctivas que consideres oportunas.

En definitiva, queremos ser tus principales aliados para que puedas convertir tus estrategias de marketing en el éxito de tu empresa.

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