Hablamos con Sander  de nuestro conector con JIRA, la última novedad de ITM Platform que permitirá a nuestros usuarios tener una visión completa de los procesos de desarrollo desde la perspectiva de gestión de proyectos.

Pregunta: ¿Puedes contarnos cómo nació el proyecto?

Sander: Ya sabíamos que JIRA era un actor importante en la industria de la gestión de proyectos, pero en este caso teníamos un cliente en España que estaba usando JIRA de forma regular, y para ellos era muy importante poder integrarlo con ITM Platform. Aunque empezamos por la petición de este cliente, enseguida nos dimos cuenta de que otros clientes podrían aprovecharse de la mejora y tomamos la decisión de incorporar la integración a la versión estándar del producto.

Pregunta: ¿En qué sector está la empresa?

S: Se dedican a logística, pero nosotros tratamos con su departamento de IT. De algún modo, la situación describe el tipo de empresa al que va dirigido esta mejora: cuando la actividad central del negocio y la entrega final de servicios dependen directamente de la integración de procesos de información, es muy probable que la organización se beneficie de las fortalezas combinadas de JIRA y ITM Platform.

“El conector combina la visión diaria de JIRA con el panorama general de ITM Platform”

P: ¿Cómo funciona el conector?

S: El conector establece un vínculo entre Atlassian JIRA y nuestra solución que permite sincronizar proyectos de JIRA en ITM Platform. Es posible seleccionar qué proyectos sincronizar, de manera que algunos se queden en JIRA y otros sean gestionables desde ITM Platform. Además de los proyectos, también se pueden sincronizar recursos humanos, issues y los usuarios asignados a esos issues.

“Sincronizamos proyectos de JIRA con los 3 proyectos de ITM Platform: clásico, kanban y

servicios”

P: ¿Hubo algún obstaculo importante en el proceso de desarrollo?

S: Como JIRA es un producto consolidado que favorece la integración con otras soluciones, la verdad es que nos hemos encontrado con documentación muy buena y no hemos tenido grandes obstáculos.

Por supuesto, sí que ha habido cuestiones menores, más relacionadas con decisiones de diseño y con dificultades de tipo terminológico que con problemas de programación. En general, cuando tienes dos sistemas distintos el mapeado de campos no es natural ni inmediato, por lo que tuvimos que tomar algunas decisiones. Por ejemplo, decidimos que los issues de JIRA serían tareas en ITM Platform, algo razonable porque ambas entidades son muy limitadas y están subordinadas a proyectos. Después nos dimos cuenta de que nuestros clientes podrían tener issues en JIRA sin fecha de finalización, mientras que este campo es obligatorio en ITM Platform. Ese fue uno de los aspectos para los que tuvimos que pensar una solución. También incluimos filtros porque durante el desarrollo nos dimos cuenta de que una organización puede tener muchos tipos de proyectos en JIRA, a veces en áreas completamente distintas, y a menudo no iba a tener sentido sincronizar toda la información con nuestro sistema.

P: ¿Tomasteis estas decisiones pensando en el cliente que había pedido el conector, o con una visión a largo plazo que previera cómo otras organizaciones podrían usarlo?

S: Hemos combinado las dos perspectivas. Durante el desarrollo compartimos diseños intermedios con el cliente para asegurarnos de que estuvieran satisfechos, pero también tuvimos en cuenta qué es lo que tendría sentido para cualquier cliente en el mercado. De hecho, a pesar de que nuestro cliente solamente iba a utilizar proyectos clásicos y diagramas de Gantt, vamos a permitir que nuestros usuarios sincronicen sus proyectos en JIRA con cualquiera de los tres tipos de entidad de proyecto que existen en ITM Platform: además de los clásicos, también hay proyectos Kanban y servicios. Por ejemplo, va a ser posible gestionar un servicio desde ITM Platform a la vez que se administran los fallos y problemas desde JIRA sin que estos pierdan visibilidad para el responsable del servicio.

P: ¿Por qué es importante el conector? ¿Y quién va a verse beneficiado?

S: Quienes vean más ventajas serán los responsables de gestionar proyectos a nivel de programa o portafolio, porque podrán combinar la gestión diaria de los issues en JIRA con la visión global de ITM Platform sin tener que copiar información a mano o usar los dos sistemas todos los días. Puede ser muy importante para comprobar cómo se están utilizando los recursos humanos.

P: ¿Qué puedes construir a partir de la información enviada desde JIRA?

S: Cualquier información adicional que no venga de JIRA se puede añadir y gestionar desde ITM Platform. Un buen ejemplo es el presupuesto, que no está contemplado en JIRA.

P: ¿Cómo encaja el conector con la vision estratégica de ITM Platform?

S: Queremos ser un producto abierto. Buscamos que nuestro servicio pueda ser empleado por muchas compañías distintas y somos conscientes de que nuestros clientes ya usan sistemas y herramientas con las que tenemos que ser compatibles. JIRA es un ejemplo, pero también hay sistemas de gestión financiera, de contabilidad o de ERP que se emplean de forma habitual, por ejemplo para gestionar pedidos. La necesidad de integrarnos con esos sistemas nos ha llevado a construir una biblioteca muy extensa de APIS.

Para nosotros, la búsqueda de integraciones con otros sistemas es una prioridad constante que perseguimos tanto con las APIS abiertas como proyectos parecidos al conector de JIRA.

“Nuestra visión es ser un producto abierto que se pueda integrar con los sistemas de cualquier empresa”

P: ¿Estás trabajando en otras mejoras similares?

S: Sí, estamos preparando una integración con Slack dirigida a team members, que podrán realizar todas las acciones más importantes sin tener que entrar en ITM Platform. Pueden ver a qué proyectos y tareas están asignados, pueden realizar seguimiento, reportar horas, etcétera. Y todo eso chateando desde su móvil. Queremos participar de una tendencia interesante, en la que las interfaces tradicionales están siendo reemplazadas por entornos de chat.

Por supuesto, no queremos ni podemos reemplazar la herramienta, porque ITM Platform es mucho más compleja, pero queremos ofrecer las funciones básicas desde Slack porque es una opción muy interesante para la colaboración en equipos, que como todos sabemos es fundamental para una buena gestión de proyectos. Al final, lo que queremos es mejorar la productividad y la facilidad de uso acudiendo al lugar donde ya están las conversaciones, en lugar de forzar a los usuarios a que entren en nuestra herramienta.

“Desarrollar para Slack es una aventura que te obliga a seguir aportando valor al cliente”

P: ¿Cuáles son las diferencias entre desarrollar para Atlassian y para Slack?

S: Es una experiencia muy distinta. JIRA es un producto muy consolidado y terminado. Cuando nos pusimos a desarrollar teníamos un alcance muy definido. Tomamos unas cuantas decisiones pero el proyecto tenía una finalización clara.

Por el contrario, desarrollar para Slack es una aventura. Era difícil definir desde el inicio cómo iba a funcionar ITM Platfor desde Slack, entre otras cosas porque ellos están en un proceso de transformación constante que nos obligaba a averiguar, en primer lugar, cómo funciona Slack. Al final, aunque es verdad que vamos a terminar la primera integración, estoy seguro de que seguiremos desarrollando para garantizar que nuestros clientes extraen todo el valor posible.

P: ¿Has visto otras apps en Slack para gestionar proyectos?

S: Hemos visto algunos productos, pero la verdad es que no son muy ambiciosos. Trello tiene una integración, JIRA tiene otra, pero están bastante limitadas. Me da la impresión de que muchas de estas compañías quieren estar en Slack pero no se han atrevido a embarcarse en un desarrollo muy profundo. Por el contrario, en ITM Platform dejamos que los team members realicen todas las acciones fundamentales. No es una broma ni una táctica de marketing: queremos ser una integración seria para que nuestros clientes disfruten y ahorren tiempo.

“La integración en Slack es muy ambiciosa. Queremos que nuestros clientes disfruten y ahorren tiempo”

P: ¿Puedes comentar algo más sobre la API?

S: La idea central es garantizar que las empresas que nos utilizan puedan integrarnos con los sistemas que ya están empleando, eliminando duplicidades y conectando toda la información. Queremos que el proceso de adopción sea lo más facil posible, y para eso queremos que ITM Platform funcione de manera transparente y se pueda acoplar a sistemas internos de ERP, contabilidad o lo que sea necesario. Por eso, nuestra API ha crecido hasta asegurarnos de que cubre todos los requisitos para integrarse con otros sistemas corporativos.

Sander Hoogendoorn es Interim Manager senior y gestor de proyectos con más de 15 años de experiencia entre Europa y Latinoamérica en implementación de proyectos, desarrollo de producto y desarrollo de negocio en varias industrias como retailing, apuestas online, telecomunicaciones, entidades públicas y startups de internet. Su carácter inquieto no se refleja solo en su dominio del holandés, el alemán, el inglés y el español, sino en su formación multidisciplinar: licenciado en Administración y Dirección de Empresas, cursó un máster en Ciencias Políticas.