Facturación por horas: guía de rentabilidad y confianza

1. Visión general de los modelos de ingresos en la gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, elegir el modelo de ingresos adecuado puede determinar el éxito o el fracaso en términos de rentabilidad y satisfacción del cliente. Ya sea precio fijo, tiempo y materiales (T&M) o facturación por horas, cada modelo tiene un propósito único. Pero para prosperar, las organizaciones deben alinear sus prácticas de facturación con sus objetivos más amplios.

En OptiConsult, una consultoría en crecimiento, Álex, el gerente de proyectos, está abordando el desafío de equilibrar la optimización de ingresos con el mantenimiento de la confianza del cliente. La empresa ha favorecido durante mucho tiempo los contratos de precio fijo por su previsibilidad, pero Álex está empezando a cuestionar si este modelo sacrifica demasiada flexibilidad. Para mejorar la transparencia y adaptarse a las necesidades del cliente, están considerando un cambio hacia la facturación por horas, un movimiento que podría redefinir su forma de hacer negocios.

Comprendiendo los modelos de ingresos de proyectos

  • Contratos de precio fijo: los clientes pagan una cantidad predeterminada por un proyecto, independientemente del tiempo y recursos invertidos. Si bien este modelo ofrece certeza para los clientes, puede conducir a una ampliación del alcance y reducción de la rentabilidad si no se gestiona cuidadosamente.
  • Tiempo y materiales (T&M): se factura a los clientes en función del tiempo dedicado y los materiales utilizados. Este modelo proporciona flexibilidad pero puede llevar a una imprevisibilidad en los costos para los clientes.
  • Facturación por horas: una subdivisión de T&M, la facturación por horas cobra a los clientes por las horas trabajadas, a menudo con tarifas horarias predefinidas. Combina flexibilidad con transparencia, permitiendo ajustes a medida que evoluciona el alcance del proyecto.

Álex se da cuenta de que la facturación por horas encaja bien dentro de los servicios de OptiConsult, especialmente para proyectos donde los requisitos pueden cambiar o no están completamente definidos desde el principio. Al facturar a los clientes en función de las horas reales, la empresa puede adaptarse a los cambios sin renegociar contratos, y los clientes valoran la transparencia en la facturación.

La importancia de la facturación por horas

La facturación por horas aporta varios beneficios tanto para los proveedores de servicios como para los clientes:

  • Flexibilidad: se ajusta a los cambios en el alcance del proyecto sin necesidad de enmiendas al contrato.
  • Transparencia: los clientes pueden ver exactamente en qué se invierte el tiempo, construyendo confianza.
  • Adaptabilidad: las tarifas pueden personalizarse en función de la experiencia requerida para tareas específicas.
  • Mejora de la rentabilidad: alinea los ingresos con el esfuerzo, reduciendo el riesgo de subestimar los costos del proyecto.

Para Álex, implementar la facturación por horas significa que OptiConsult puede gestionar mejor los recursos y los plazos, asegurando que la empresa sea compensada justamente por el trabajo realizado. También fomenta relaciones más sólidas con los clientes, ya que estos están informados sobre cómo se utiliza su inversión.

Aplicando la facturación por horas a proyectos internos

La facturación por horas no solo es beneficiosa para proyectos orientados al cliente; también puede revolucionar la gestión de proyectos internos. Al tratar las iniciativas internas como centros de beneficio, las organizaciones pueden:

  • Mejorar la responsabilidad: los miembros del equipo se vuelven más conscientes de cómo invierten su tiempo.
  • Mejorar la asignación de recursos: los gerentes pueden identificar qué proyectos consumen más recursos y ajustar en consecuencia.
  • Facilitar el análisis coste-beneficio: las empresas pueden evaluar mejor el retorno de la inversión para proyectos internos asignando un valor monetario a los esfuerzos internos.

En OptiConsult, Álex propone aplicar prácticas de facturación por horas a proyectos internos como actualizaciones de sistemas y mejoras de procesos. Al hacerlo, la empresa puede asegurar que los esfuerzos internos estén alineados con los objetivos estratégicos y que los recursos se utilicen eficientemente.

2. Estableciendo prácticas efectivas de facturación por horas

Con una comprensión clara de los beneficios de la facturación por horas, Álex en OptiConsult avanza hacia el establecimiento de prácticas efectivas que se alineen tanto con los objetivos de la empresa como con las expectativas de los clientes. Un aspecto crítico de esta configuración implica elegir las estrategias de precios adecuadas para garantizar la rentabilidad y competitividad.

Tarifas horarias estándar vs. Tarifas personalizadas

En OptiConsult, las tarifas horarias estándar para diferentes roles profesionales han sido el enfoque predeterminado. Este método simplifica la facturación y asegura consistencia a través de los proyectos. Las tarifas estándar facilitan al equipo de contabilidad la generación de facturas y a los clientes anticipar costos, fomentando una sensación de fiabilidad.

Sin embargo, Álex reconoce que las tarifas personalizadas pueden ser ventajosas en ciertas situaciones. Por ejemplo, un cliente de alto perfil podría requerir experiencia especializada o tiempos de entrega más rápidos, justificando una tarifa más alta. Alternativamente, ofrecer tarifas con descuento a una organización sin fines de lucro podría construir buena voluntad y asociaciones a largo plazo.

Cuándo implementar tarifas personalizadas:

  • Complejidad del proyecto: proyectos complejos que requieren habilidades de nicho pueden justificar tarifas más altas.
  • Relaciones con clientes: clientes a largo plazo podrían recibir tarifas personalizadas como parte de un programa de lealtad.
  • Condiciones del mercado: mercados competitivos podrían requerir tarifas personalizadas para ganar contratos.

Equilibrar tarifas estándar y personalizadas permite a OptiConsult adaptar los precios para cada cliente mientras mantiene la rentabilidad de la empresa.

Precios por categoría profesional

Otra estrategia que emplea Álex es asignar tarifas basadas en categorías profesionales. Cada rol—como consultor junior, analista senior o líder de proyecto—tiene una tarifa horaria asociada que refleja su experiencia y contribución de valor.

Beneficios del precio por categoría profesional:

  • Mantiene la rentabilidad: asegura que los recursos de mayor costo se facturen a tarifas que reflejen su experiencia.
  • Simplifica la presupuestación: facilita una presupuestación precisa del proyecto y pronósticos financieros.
  • Promueve la equidad: proporciona una estructura transparente que puede comunicarse a los clientes.

Por ejemplo, facturar a un analista senior a la tarifa de un consultor junior podría erosionar los márgenes de beneficio. OptiConsult asegura que el tiempo de cada miembro del equipo sea valorado adecuadamente al adherirse al precio por categoría profesional.

Categorías de facturación y anulaciones de tarifas

Mientras que las tarifas estándar y las categorías profesionales proporcionan una base sólida, Álex entiende la necesidad de flexibilidad. Ocasionalmente, tareas o recursos específicos requieren categorías de facturación que anulen las tarifas predeterminadas.

Introduciendo categorías de facturación:

  • Tarifas específicas de tareas: ciertas tareas pueden facturarse a tarifas diferentes debido a su naturaleza o urgencia.
  • Anulaciones de recursos: miembros individuales del equipo con habilidades únicas podrían tener tarifas personalizadas para proyectos particulares.

Al implementar categorías de facturación, pueden ajustar tarifas para:

  • Proyectos especiales: cobrar una prima por proyectos que requieren entrega acelerada.
  • Servicios con descuento: ofrecer tarifas reducidas para asociaciones estratégicas o iniciativas comunitarias.
  • Acuerdos con clientes: honrar tarifas negociadas que difieren del precio estándar.

Ventajas de las anulaciones de tarifas:

  • Estrategias de facturación personalizadas: permite a OptiConsult satisfacer diversas necesidades de los clientes sin revisar todo el modelo de precios.
  • Ventaja competitiva: proporciona flexibilidad para ajustar tarifas en respuesta a demandas del mercado.
  • Gestión simplificada: las categorías de facturación pueden gestionarse dentro del sistema financiero existente, evitando complejidad.

Álex se asegura de que estas anulaciones se apliquen cuidadosamente para proteger la rentabilidad general. Documentar las razones de los cambios de tarifa y asegurar las aprobaciones necesarias ayuda a OptiConsult a mantener la transparencia y responsabilidad en sus prácticas de facturación.

3. Métodos y cálculos de facturación

Después de establecer prácticas efectivas de facturación por horas, Álex en OptiConsult se enfoca en seleccionar métodos y cálculos de facturación adecuados para respaldar la gestión de ingresos de la empresa. Elegir el método de facturación apropiado es importante para capturar con precisión el valor de los servicios y asegurar la satisfacción del cliente.

Facturación por tareas completadas vs. Facturación por recursos

Para determinar el mejor ajuste para los proyectos de OptiConsult, Álex evalúa dos métodos principales de facturación por horas para equilibrar las necesidades de la empresa con las expectativas del cliente.

Facturación por tareas completadas

  • Descripción general: la facturación ocurre al completar tareas o hitos específicos, cada uno asignado con un número estimado de horas y una tarifa correspondiente.
  • Ideal para: proyectos con entregables y cronogramas claramente definidos.
  • Ventajas:
    • Previsibilidad: los clientes conocen los costos por adelantado.
    • Incentivo de eficiencia: los equipos están motivados para completar tareas puntualmente.
    • Facturación simplificada: la facturación vinculada a la finalización de tareas es directa.
  • Retos:
    • Cambios de alcance: las adaptaciones pueden complicar la facturación.
    • Precisión de estimaciones: discrepancias entre horas estimadas y reales pueden afectar la rentabilidad.

Aplicación de Álex: para proyectos como estudios de investigación de mercado, donde las fases son distintas, Álex utiliza la facturación por tareas completadas para proporcionar claridad y previsibilidad.

Facturación por recursos a lo largo del tiempo

  • Descripción general: la facturación se basa en el tiempo real que las personas dedican a un proyecto dentro de un período de facturación (por ejemplo, semanal o mensual).
  • Ideal para: servicios continuos, contratos de soporte o proyectos con alcances en evolución.
  • Ventajas:
    • Flexibilidad: se adapta a cambios sin renegociar contratos.
    • Precisión: los clientes son facturados por las horas exactas trabajadas.
    • Uso eficiente de recursos: fomenta una gestión efectiva del tiempo.
  • Desafíos:
    • Incertidumbre de costos: los clientes pueden encontrar más difícil predecir los costos totales.
    • Esfuerzo administrativo: requiere un seguimiento y reporte de tiempo meticuloso.

Aplicación de Álex: para compromisos de consultoría a largo plazo con requisitos cambiantes, Álex opta por la facturación por recursos a lo largo del tiempo, permitiendo que OptiConsult satisfaga las necesidades del cliente mientras asegura una compensación justa.

Horas estimadas vs. Horas reales

Otra decisión clave es si facturar en función de horas estimadas o reales, impactando la rentabilidad y satisfacción del cliente.

Horas estimadas

  • Descripción general: la facturación utiliza el tiempo proyectado que se espera que tome una tarea o proyecto.
  • Ventajas:
    • Previsibilidad: los clientes reciben un costo claro por adelantado.
    • Facturación simplificada: reduce tareas administrativas al basarse en estimaciones iniciales.
  • Desafíos:
    • Riesgo de rentabilidad: si las horas reales exceden las estimadas, las ganancias pueden sufrir.
    • Confianza del cliente: sobreestimar puede llevar a insatisfacción si los clientes sienten que están pagando de más.

Consideración de Álex: para tareas rutinarias con poca variación, Álex utiliza horas estimadas, asegurando precisión al involucrar a miembros experimentados del equipo en el proceso de planificación.

Horas reales

  • Descripción general: la facturación se basa en el tiempo real registrado por los miembros del equipo trabajando en el proyecto.
  • Ventajas:
    • Equidad: los clientes pagan por el tiempo exacto dedicado.
    • Flexibilidad: acomoda cambios de alcance o desafíos imprevistos.
  • Desafíos:
    • Excesos de costos: los proyectos que toman más tiempo pueden aumentar los costos del cliente.
    • Carga administrativa: requiere un seguimiento diligente del tiempo, lo que puede complicar la facturación.

Consideración de Álex: para proyectos con alcances inciertos, Álex prefiere facturar en función de las horas reales, manteniendo una comunicación abierta para gestionar las preocupaciones del cliente sobre los costos.

Resumen de Métodos y Cálculos de Facturación

Método de facturaciónVisión generalIdeal paraVentajasDesafíos
Facturación por tareas completadasLa facturación se produce al completar tareas o hitos específicos, a cada uno de los cuales se le asigna un número estimado de horas y una tarifa.Proyectos con entregables y plazos claramente definidos.Previsibilidad, Incentivo a la Eficiencia, Facturación SimplificadaCambios en el alcance, precisión de la estimación
Facturación por recursos a lo largo del tiempoLa facturación se basa en el tiempo real empleado dentro de un período de facturación (por ejemplo, semanal o mensual).Servicios en curso, contratos de soporte o proyectos con alcances cambiantes.Flexibilidad, precisión, uso eficiente de los recursosIncertidumbre de costos, esfuerzo administrativo
Horas estimadasLa facturación utiliza el tiempo proyectado que se espera que tome una tarea o proyecto.Tareas rutinarias con ligeras variaciones.Previsibilidad, facturación simplificadaRentabilidad, Riesgo, Confianza del Cliente
Horas realesLa facturación se basa en el tiempo real registrado por los miembros del equipo que trabajan en el proyecto.Proyectos con alcances inciertos.Equidad, flexibilidadSobrecostes, Carga administrativa

Configurando proyectos para facturación por horas

Después de decidir los métodos de facturación apropiados, Álex configura proyectos dentro del sistema de gestión de OptiConsult, uniendo estrategia y ejecución.

Mejores prácticas para la configuración:

  • Seleccionar el método de ingresos apropiado:
    • Establecer el método de facturación: alinear el método de facturación con la naturaleza del proyecto—por tareas completadas o por recursos a lo largo del tiempo.
    • Definir tarifas horarias: asegurar que las tarifas se asignen con precisión, ya sean estándar, personalizadas o anuladas.
  • Permitir flexibilidad:
    • Permitir ajustes: configurar el sistema para permitir cambios entre horas estimadas y reales cuando sea necesario.
    • Establecer permisos: controlar quién puede modificar configuraciones de facturación para mantener la responsabilidad.
  • Incorporar horas no facturables:
    • Habilitar registro no facturable: los miembros del equipo pueden registrar horas no facturables para un seguimiento integral.
    • Establecer directrices: definir qué constituye tiempo no facturable.
  • Automatizar cálculos:
    • Usar herramientas de software: aprovechar el software de gestión de proyectos para cálculos automáticos de ingresos basados en configuraciones.
    • Mantener datos actualizados: actualizar regularmente los datos del proyecto para asegurar una facturación precisa.

Implementación de Álex: a través de una configuración cuidadosa del proyecto, Álex asegura que la facturación refleje con precisión el trabajo realizado, fomenta la transparencia con los clientes y mejora la eficiencia administrativa al aprovechar la automatización.

4. Gestión de horas no facturables y fugas de ingresos

Mientras Álex continúa refinando las prácticas de facturación por horas de OptiConsult, surge un área crítica de enfoque: gestionar las horas no facturables y prevenir fugas de ingresos. Si no se controlan y rastrean adecuadamente, el tiempo no facturable puede impactar significativamente la rentabilidad de la empresa. Álex busca establecer políticas y prácticas claras para abordar estos desafíos.

Políticas para horas no facturables

Las horas no facturables se refieren al tiempo que los miembros del equipo dedican a actividades que no se facturan directamente a los clientes. Estas pueden incluir:

  • Formación y desarrollo profesional: asistir a talleres, certificaciones o sesiones de formación internas.
  • Tareas administrativas: reuniones internas, informes y tareas administrativas.
  • Proyectos internos: trabajo en iniciativas de la empresa que no generan ingresos inmediatos.

Aunque las actividades no facturables son esenciales para el crecimiento empresarial y el desarrollo de los empleados, deben gestionarse efectivamente para minimizar su impacto en los ingresos.

Directrices para gestionar el tiempo no facturable:

  • Establecer políticas claras:
    • Definir actividades no facturables: especificar qué actividades se consideran no facturables.
    • Asignar presupuestos de tiempo: establecer límites en el tiempo dedicado a tareas no facturables.
  • Priorizar el trabajo facturable:
    • Fomentar el enfoque en tareas facturables: incentivar a los miembros del equipo a centrarse en tareas facturables durante las horas punta.
    • Programar actividades no facturables estratégicamente: realizar actividades no facturables durante períodos más lentos o fuera de las horas punta.
  • Monitorear las horas no facturables:
    • Revisión regular: revisar regularmente el tiempo no facturable para identificar tendencias o áreas de preocupación.
    • Ajustar políticas: modificar las políticas según sea necesario para asegurar que sigan siendo efectivas.

Implementación de Álex: OptiConsult introduce una política donde los miembros del equipo pueden asignar hasta un 10% de sus horas semanales a actividades no facturables como formación y reuniones internas, asegurando que la mayoría del tiempo se dedique al trabajo con clientes, protegiendo así los ingresos de la empresa.

Prácticas de seguimiento de tiempo

La fuga de ingresos ocurre cuando el trabajo facturable no se captura y factura adecuadamente. Incluso pequeñas cantidades de tiempo no rastreado pueden acumularse, afectando significativamente la rentabilidad.

Estrategias para un seguimiento de tiempo efectivo:

  • Implementar herramientas fáciles de usar:
    • Utilizar software intuitivo: herramientas de seguimiento de tiempo que se integran con sistemas de gestión de proyectos y facturación.
    • Facilitar la entrada de datos: asegurar que la herramienta permita una entrada fácil de horas facturables y no facturables.
  • Establecer procesos consistentes:
    • Requerir registro diario: registrar horas diariamente o en tiempo real para aumentar la precisión.
    • Proporcionar directrices: ofrecer pautas sobre cómo categorizar las entradas de tiempo.
  • Formar a los miembros del equipo:
    • Sesiones de formación: realizar sesiones de formación sobre la importancia del seguimiento de tiempo.
    • Compartir mejores prácticas: destacar prácticas recomendadas y errores comunes a evitar.
  • Auditorías regulares:
    • Revisar periódicamente: realizar revisiones periódicas de los registros de tiempo para identificar discrepancias.
    • Abordar problemas inmediatamente: tratar cualquier problema rápidamente con el equipo.

Enfoque de Álex: implementar un nuevo sistema de seguimiento de tiempo en OptiConsult que solicita a los consultores registrar sus horas diariamente. El sistema distingue entre horas facturables y no facturables y está configurado para prevenir la presentación sin entradas completas. También programan auditorías mensuales para asegurar el cumplimiento y la precisión.

Evitando la ampliación del alcance

La ampliación del alcance ocurre cuando los requisitos de un proyecto se expanden más allá del acuerdo original sin ajustes a los plazos o presupuestos. Esto puede conducir a trabajo no facturado y erosionar la rentabilidad.

Estrategias para gestionar la ampliación del alcance:

  • Contratos y acuerdos claros:
    • Definir el alcance del proyecto: describir claramente entregables, cronogramas y responsabilidades en el contrato.
    • Incluir cláusulas de control de cambios: especificar cómo se manejarán y facturarán los cambios de alcance.
  • Comunicación efectiva:
    • Actualizaciones regulares: mantener a los clientes informados sobre el progreso del proyecto y cualquier problema potencial.
    • Documentar cambios: registrar todas las solicitudes y aprobaciones de cambios de alcance del cliente.
  • Gestión proactiva:
    • Monitorear el alcance del proyecto: comparar continuamente el trabajo real con el alcance acordado.
    • Abordar cambios inmediatamente: discutir cualquier desviación con el cliente de inmediato.
  • Ajustar la facturación en consecuencia:
    • Enmendar contratos si es necesario: actualizar acuerdos para reflejar nuevos requisitos.
    • Facturar el trabajo adicional: asegurar que cualquier trabajo extra se capture en la facturación.

Experiencia de Álex:

En un proyecto reciente, OptiConsult notó que el cliente solicitó características adicionales no incluidas en el alcance original. Para abordar esto, ellos:

  • Programaron una reunión: discutieron las solicitudes adicionales con el cliente para entender sus necesidades.
  • Revisaron el acuerdo: proporcionaron una propuesta que describía el impacto en los cronogramas y costos.
  • Obtuvieron aprobación: aseguraron que el cliente aceptara los nuevos términos antes de proceder.

Al gestionar proactivamente la ampliación del alcance, Álex previno trabajo no facturado y mantuvo la rentabilidad del proyecto.

Incorporando horas no facturables en los cálculos de facturación

Aunque las horas no facturables no se cobran al cliente, es relevante tenerlas en cuenta en los cálculos de facturación para asegurar la rentabilidad general.

Consideraciones:

  • Asignación de gastos generales: considerar el tiempo no facturable en los costos generales, que pueden incorporarse en las tarifas facturables.
  • Métricas de productividad: utilizar la proporción de horas facturables a no facturables para evaluar la eficiencia del equipo.

5. Asignación de categorías de facturación y flexibilidad en la facturación

A medida que OptiConsult continúa optimizando sus prácticas de facturación, la necesidad de flexibilidad en la asignación de categorías de facturación se hace evidente. Diferentes proyectos y tareas a menudo requieren consideraciones únicas, y adaptar las tarifas de facturación en consecuencia puede mejorar la satisfacción del cliente y la rentabilidad.

Reasignación de categorías profesionales para tareas específicas

En OptiConsult, los miembros del equipo suelen asignarse tarifas de facturación basadas en sus categorías profesionales, como consultor junior, analista senior o líder de proyecto. Sin embargo, hay situaciones donde reasignar estas categorías para tareas específicas tiene sentido.

Añadiendo flexibilidad a través de categorías de facturación:

  • Experiencia especializada: ciertas tareas pueden requerir habilidades especializadas más allá del rol habitual de un miembro del equipo. Por ejemplo, un consultor junior con experiencia en una herramienta de software de nicho podría facturarse a una tarifa más alta para tareas que utilicen esa habilidad.
  • Complejidad de la tarea: tareas complejas o de alta importancia pueden justificar tarifas de facturación más altas, incluso si son realizadas por miembros del equipo con categorías profesionales más bajas.
  • Requisitos del cliente: los clientes pueden solicitar miembros específicos del equipo por su experiencia, permitiendo ajustes de tarifa para reflejar el valor proporcionado.

Ejemplos:

  • Evaluación de ciberseguridad: Álex asigna a un analista senior para realizar una evaluación de ciberseguridad, una tarea que requiere conocimiento especializado. Aunque la tarifa estándar del analista es de 150 €/hora, para esta tarea, Álex reasigna la categoría de facturación para reflejar una tarifa de 200 €/hora debido a la experiencia involucrada.
  • Solicitudes de soporte urgente: un cliente requiere soporte inmediato fuera del horario regular. Álex reasigna la categoría de facturación para el consultor que responde para incluir una tarifa de servicio de emergencia.

Reasignar categorías profesionales para tareas específicas asegura que la facturación de OptiConsult refleje el valor entregado, permitiendo que la empresa sea compensada adecuadamente por servicios especializados.

Personalizando tarifas de facturación por proyecto o cliente

Ajustar las tarifas de facturación para cumplir con acuerdos únicos de clientes en un mercado competitivo puede ser un movimiento estratégico. Sin embargo, se debe equilibrar la personalización con el mantenimiento de la rentabilidad.

Estrategias para personalizar tarifas:

  • Descuentos por volumen: ofrecer tarifas reducidas a clientes que se comprometen con un gran volumen de trabajo o contratos a largo plazo.
  • Asociaciones estratégicas: proporcionar tarifas preferenciales a clientes a cambio de oportunidades de negocio futuras o referencias.
  • Posicionamiento en el mercado: ajustar tarifas para entrar en nuevos mercados o sectores donde OptiConsult busca establecer presencia.

Equilibrando personalización y rentabilidad:

  • Análisis de costos: realizar un análisis de costos exhaustivo antes de ofrecer tarifas ajustadas para asegurar que las tarifas reducidas no comprometan los márgenes de beneficio.
  • Propuesta de valor: enfatizar el valor proporcionado a la tarifa personalizada ayuda a mantener la calidad percibida del servicio.
  • Salvaguardas contractuales: incluir cláusulas que permitan revisiones o ajustes de tarifas después de un cierto período.

Ejemplo:

  • Organización sin fines de lucro: OptiConsult busca expandir sus servicios en el sector sin fines de lucro. Álex negocia una tarifa personalizada con un cliente sin fines de lucro prominente, ofreciendo un 15% de descuento sobre las tarifas estándar. El acuerdo incluye una cláusula para reevaluación de tarifas después de un año, asegurando que la asociación beneficie a ambas partes.

Personalizar cuidadosamente las tarifas de facturación permite a OptiConsult asegurar nuevos negocios y construir relaciones sólidas con los clientes, todo mientras protege la salud financiera.

Ajustando por horas extra y circunstancias especiales

Los proyectos a veces no van según lo planeado, requiriendo que los miembros del equipo trabajen horas extra o bajo condiciones particulares.

Políticas para manejar horas extra:

  • Tarifas de horas extra: establecer políticas claras que definan tarifas de horas extra, típicamente más altas que las tarifas estándar para compensar el esfuerzo adicional y posible agotamiento de los empleados.
  • Aprobación previa: se requiere aprobación interna antes de que los miembros del equipo puedan registrar horas extra para asegurar que es necesario y justificado.
  • Acuerdos con clientes: incluir términos que especifiquen cómo se facturarán las horas extra en los contratos con clientes.

Gestionando las expectativas del cliente:

  • Comunicación transparente: informar a los clientes puntualmente cuando se anticipa trabajo extra, explicando las razones y posibles implicaciones de costo.
  • Documentación: mantener registros detallados del trabajo extra para respaldar la facturación y abordar cualquier consulta del cliente.
  • Soluciones alternativas: cuando sea posible, ofrecer opciones para ajustar cronogramas del proyecto o alcance para evitar costos de horas extra.

Circunstancias especiales:

  • Requisitos de viaje: pueden aplicarse gastos adicionales y tarifas de facturación si un proyecto requiere que los miembros del equipo viajen.
  • Condiciones peligrosas: los proyectos que implican entornos de alto riesgo pueden justificar tarifas más altas por la complejidad añadida y costos de seguros.

Implementación de políticas:

  • Estandarizar tarifas especiales: definir tarifas para circunstancias excepcionales e incluirlas en las políticas de facturación.
  • Educar al equipo: asegurar que todos los miembros del equipo entiendan las políticas y procedimientos para registrar horas extra y circunstancias excepcionales.

Al gestionar proactivamente las horas extra y circunstancias especiales, OptiConsult puede proteger los márgenes de beneficio mientras brinda un servicio excepcional al cliente.

6. Proyección de ingresos y gestión financiera

La planificación financiera efectiva es vital para mantener la rentabilidad en un modelo de facturación por horas.

Pronosticando ingresos de la facturación por horas

Para predecir ingresos futuros, Álex emplea una combinación de horas estimadas y datos históricos:

  • Utilizando horas estimadas: para proyectos próximos, Álex agrega las horas facturables estimadas basadas en el alcance y cronogramas del proyecto. Esto proporciona una proyección preliminar de ingresos que ayuda a establecer expectativas financieras.
  • Aprovechando datos históricos: analizar proyectos pasados con alcances similares permite a Álex refinar las estimaciones. Los datos históricos revelan patrones en la facturación, utilización de recursos y posibles dificultades, llevando a pronósticos más precisos.

La planificación de capacidad también es integral:

  • Alineando recursos con metas de ingresos: al evaluar la disponibilidad y carga de trabajo de los consultores, Álex asegura que la asignación de recursos respalde los ingresos proyectados. Esta alineación ayuda a evitar el exceso o falta de personal, lo que puede impactar la rentabilidad.

Incorporando costos generales en las tarifas facturables

Los costos generales—como espacio de oficina, servicios públicos, equipos y salarios administrativos—afectan el costo total del servicio. OptiConsult incorpora estos costos en las tarifas facturables para mantener la rentabilidad:

  • Calculando el total de gastos generales: resume todos los gastos indirectos.
  • Asignando costos de manera equitativa: los costos generales se distribuyen a través de las horas facturables proyectadas. Esto asegura que cada proyecto contribuya con su parte justa para cubrir los gastos operativos.
  • Ajustando las tarifas en consecuencia: agregar una porción de los costos generales a las tarifas de facturación estándar tiene en cuenta estos costos ocultos sin sorprender a los clientes con tarifas adicionales.

Equilibrando tiempo facturable y no facturable

Maximizar las horas facturables es interesante, pero sobrecargar al personal puede llevar al agotamiento y disminución de la productividad. Estas son estrategias para equilibrar tiempo facturable y no facturable:

  • Programar actividades no facturables estratégicamente: tareas no facturables como formación, reuniones de equipo y tareas administrativas se programan durante períodos más lentos para minimizar el impacto en los ingresos.
  • Establecer objetivos para horas facturables: establecer tasas de utilización realistas para los consultores (por ejemplo, apuntar a un 80% de tiempo facturable), dejando espacio para actividades no facturables necesarias.
  • Monitorear y ajustar: revisiones regulares ayudan a identificar si el tiempo no facturable excede los límites planificados, permitiendo ajustes en la programación o asignación de recursos.

Estas prácticas contribuyen a una rentabilidad estable y apoyan la salud comercial a largo plazo de la empresa.

7. Automatización

Adoptar la automatización es un paso hacia la optimización de la gestión de ingresos por facturación por horas. Aprovechar la tecnología mejora la eficiencia y precisión, y proporciona información accionable, permitiendo a las organizaciones centrarse más en ofrecer valor a los clientes.

Automatización del seguimiento de tiempo y facturación

Implementar herramientas de software para el seguimiento de tiempo y facturación ofrece varios beneficios significativos:

  • Reducción de errores humanos: la automatización minimiza la entrada manual de datos, disminuyendo la probabilidad de errores al registrar horas o generar facturas.
  • Procesos de facturación simplificados: los sistemas automatizados pueden generar facturas de manera rápida y consistente, mejorando el flujo de efectivo y reduciendo la carga administrativa.
  • Datos en tiempo real para toma de decisiones: el acceso a información actualizada sobre horas facturables y progreso del proyecto ayuda a tomar decisiones informadas de manera oportuna.

Por ejemplo, las herramientas de seguimiento de tiempo registran automáticamente las horas que los miembros del equipo dedican a tareas, categorizándolas como facturables o no facturables. Estos datos se integran con los sistemas de facturación para asegurar que los clientes sean facturados con precisión y a tiempo.

Mejores prácticas de configuración de proyectos

Configurar proyectos efectivamente dentro de los sistemas de gestión es crucial para apoyar la facturación por horas:

  • Definir configuraciones predeterminadas: establecer tarifas de facturación estándar, métodos de reconocimiento de ingresos y categorías de facturación para mantener la consistencia del proyecto.
  • Permitir anulaciones específicas de proyectos: habilitar flexibilidad permitiendo ajustes a las configuraciones predeterminadas para proyectos o clientes individuales cuando sea necesario.

Consejos para una configuración efectiva:

  • Usar plantillas: crear plantillas de proyectos con configuraciones predefinidas para ahorrar tiempo y asegurar uniformidad.
  • Documentar cambios: mantener registros de anulaciones o personalizaciones para transparencia y referencia futura.
  • Formar a los miembros del equipo: asegurar que el personal sea competente con el sistema de gestión para maximizar sus capacidades.

Aprovechando la tecnología para la gestión de ingresos

Las herramientas robustas mejoran la gestión de ingresos a través de características avanzadas:

  • Categorías de facturación personalizables: ajustar tarifas de facturación para tareas o recursos específicos sin sobrecomplicar el modelo de precios.
  • Cálculos automáticos de ingresos: el software puede calcular automáticamente los ingresos basados en tarifas configuradas y horas registradas, aumentando la precisión y eficiencia.
  • Informes y análisis en tiempo real: el acceso a datos financieros actuales permite una gestión proactiva, identificando tendencias y tomando decisiones estratégicas.

Beneficios:

  • Aumento de la eficiencia: la automatización reduce tareas manuales, liberando tiempo para actividades estratégicas.
  • Mejora de la precisión: los cálculos automatizados minimizan el riesgo de errores en la facturación.
  • Mejor visión financiera: los análisis en tiempo real proporcionan una imagen más clara de la salud financiera de la organización.
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Prueba ITM Platform

La tecnología permite a las organizaciones mejorar sus prácticas de facturación por horas, asegurando una gestión de ingresos eficiente y efectiva.

Comunicación con el cliente y transparencia

La comunicación efectiva con el cliente y la transparencia en las prácticas de facturación permiten construir relaciones sólidas y duraderas. Álex en OptiConsult entiende que los clientes aprecian la claridad y honestidad, lo que puede llevar a una mayor confianza y negocios repetidos.

Comunicando las prácticas de facturación a los clientes

Una comunicación clara respecto a los métodos y tarifas de facturación establece la base para una relación positiva con el cliente:

  • Explicar los métodos de facturación: al inicio de un proyecto, Álex se toma el tiempo para explicar cómo funciona la facturación por horas, incluyendo si la facturación se basa en horas estimadas o reales y cómo se determinan las tarifas.
  • Proporcionar propuestas detalladas: incluir un desglose de servicios, tarifas y cualquier costo adicional potencial ayuda a los clientes a entender qué esperar financieramente.
  • Educar a los clientes: compartir información sobre el proceso de facturación, quizás a través de materiales informativos o discusiones, desmitifica el proceso y construye confianza.

Beneficios:

  • Reduce malentendidos: las explicaciones claras previenen confusiones o disputas sobre facturas.
  • Construye confianza: los clientes que entienden cómo funciona la facturación tienen más probabilidades de sentirse confiados en los servicios proporcionados.

Enfoque de OptiConsult:

  • Reuniones iniciales: durante las consultas iniciales, Álex revisa a fondo la estructura de facturación con el cliente.
  • Documentación escrita: todos los términos de facturación se documentan en el contrato, y se alienta a los clientes a hacer preguntas.

Construyendo confianza a través de la transparencia

La transparencia en las prácticas de facturación fortalece las relaciones con los clientes:

  • Facturas detalladas: proporcionar facturas que detallen los servicios, horas trabajadas y tarifas permite a los clientes ver exactamente por qué están pagando.
  • Actualizaciones regulares: mantener a los clientes informados sobre el progreso del proyecto y cualquier cambio que pueda afectar la facturación fomenta la apertura.
  • Acceso a registros de tiempo: ofrecer a los clientes acceso a informes de seguimiento de tiempo puede mejorar aún más la transparencia.

Ejemplos de prácticas transparentes:

  • Informes mensuales: Álex envía informes mensuales que resumen el trabajo completado, horas facturadas y cualquier tarea próxima.
  • Canales de comunicación abiertos: alentar a los clientes a discutir cualquier preocupación de facturación de manera pronta asegura que los problemas se aborden rápidamente.

Ventajas:

  • Mejora la confianza: la transparencia demuestra integridad y honestidad.
  • Mejora la satisfacción del cliente: los clientes aprecian saber a dónde va su inversión.

Gestionando las expectativas del cliente

Gestionar efectivamente las expectativas del cliente es crucial, especialmente cuando ocurren cambios en el proyecto:

  • Establecer expectativas claras desde el principio: Álex asegura que los clientes entiendan el alcance, cronogramas y términos de facturación desde el principio.
  • Usar contratos y acuerdos detallados:
    • Describir términos de facturación: los contratos incluyen métodos de facturación detallados, tarifas y cronogramas de pago.
    • Incluir procedimientos de gestión de cambios: los acuerdos especifican cómo se manejarán y facturarán los cambios al alcance del proyecto.

Comunicar cambios puntualmente:

  • Informar a los clientes de variaciones: si hay desviaciones del plan original, Álex las comunica de inmediato.
  • Proporcionar opciones: presentar a los clientes opciones sobre cómo proceder los empodera y mantiene la satisfacción.

Estrategias para gestionar expectativas:

  • Revisiones regulares: reuniones programadas para discutir el progreso y cualquier preocupación.
  • Transparencia sobre desafíos: ser franco sobre posibles retrasos o problemas construye credibilidad.

Rol de los contratos y acuerdos:

  • Claridad legal: los contratos protegen tanto a OptiConsult como al cliente al definir claramente las obligaciones.
  • Punto de referencia: sirven como referencia durante todo el proyecto para asegurar la alineación con los términos acordados.

Práctica de Álex:

  • Acuerdos personalizados: adaptar contratos a cada cliente asegura que se satisfagan necesidades y expectativas únicas.
  • Sesiones de revisión: antes de finalizar los acuerdos, Álex revisa todos los términos con el cliente para confirmar la comprensión.
  1. Conclusiones clave sobre la gestión de ingresos por facturación por horas

En este recorrido de la gestión de ingresos y facturación por horas, hemos explorado varias estrategias y mejores prácticas que pueden mejorar significativamente la rentabilidad y la satisfacción del cliente. Aquí están los puntos esenciales a tener en cuenta:

  1. Elija los métodos y prácticas de facturación adecuados
    • Seleccione métodos de facturación apropiados: decida entre facturar por tareas completadas o por recursos según la naturaleza del proyecto y las necesidades del cliente.
    • Equilibre horas estimadas vs. Reales: comprenda las compensaciones entre facturar en función de estimaciones para la previsibilidad y horas reales para la precisión.
    • Configure proyectos efectivamente: configure proyectos dentro de su sistema de gestión para respaldar sus métodos de facturación elegidos, permitiendo los ajustes necesarios.
  2. Implemente estrategias de precios flexibles
    • Use tarifas estándar y personalizadas: mientras que las tarifas estándar proporcionan consistencia, las tarifas personalizadas le permiten adaptar los precios para necesidades específicas del cliente o condiciones del mercado.
    • Asigne categorías de facturación reflexivamente: reasigne categorías profesionales para tareas específicas cuando se requiera experiencia especializada, asegurando que la facturación refleje el valor entregado.
    • Ajuste por horas extra y circunstancias especiales: establezca políticas claras para manejar las horas extra para proteger los márgenes de beneficio y gestionar las expectativas del cliente.
  3. Evite fugas de ingresos y gestione horas no facturables
    • Establezca políticas para el tiempo no facturable: defina claramente las actividades no facturables y gestiónelas para minimizar el impacto en la rentabilidad.
    • Implemente un seguimiento de tiempo preciso: use herramientas y prácticas para capturar todo el tiempo facturable y prevenir fugas de ingresos.
    • Evite la ampliación del alcance: gestione proactivamente el alcance del proyecto a través de contratos claros y comunicación para asegurar que todo el trabajo se facture adecuadamente.
  4. Aproveche la automatización y tecnología
    • Automatice el seguimiento de tiempo y facturación: utilice herramientas de software para reducir errores humanos y simplificar los procesos de facturación.
    • Configure sistemas para la flexibilidad: establezca configuraciones de facturación predeterminadas pero permita anulaciones específicas de proyectos para adaptarse a necesidades únicas.
    • Utilice funciones avanzadas: use tecnología que ofrezca categorías de facturación personalizables, cálculos automáticos de ingresos y análisis en tiempo real.
  5. Mejore la gestión financiera y el pronóstico
    • Pronostique ingresos con precisión: use horas estimadas y datos históricos para predecir ingresos, alineando la capacidad de recursos con las metas de ingresos.
    • Incorpore costos generales: considere todos los gastos operativos al establecer tarifas de facturación para mantener la rentabilidad.
    • Equilibre las cargas de trabajo: programe estratégicamente actividades no facturables y establezca objetivos de utilización realistas para maximizar la eficiencia sin sobrecargar a su equipo.
  6. Priorice la comunicación y transparencia con el cliente
    • Comunique claramente las prácticas de facturación: eduque a los clientes sobre métodos y tarifas de facturación para construir confianza y prevenir malentendidos.
    • Mantenga la transparencia: proporcione facturas detalladas y actualizaciones regulares para fomentar relaciones sólidas con los clientes.
    • Gestione las expectativas proactivamente: establezca y gestione las expectativas del cliente, especialmente cuando ocurran cambios, con contratos claros que describan los términos de facturación.

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IA en la gestión de proyectos y portfolios hoy

Esta imagen ha sido, por supuesto, generada por IA.

Este artículo analiza el papel actual de la inteligencia artificial (IA) en la gestión de proyectos y destaca algunas herramientas y servicios disponibles hoy (primer semestre 2024) para los gestores de proyectos y portfolios de proyectos.

Aunque la IA ha avanzado significativamente en muchos sectores, su incorporación a la gestión de proyectos aún está en desarrollo.

Para obtener una mejor perspectiva, analicemos la diferencia entre dos tipos principales de IA: la IA generativa, especialmente los Large Language Models (LLM) como GPT, Llama o Bard, y los modelos de IA diseñados para aplicaciones específicas, como la gestión de proyectos.

Los modelos de IA generativa están entrenados en grandes conjuntos de datos, y dominan prácticamente cualquier conversación y creación de contenido, tareas reservadas para los humanos hasta el año pasado. Algunos modelos pueden interactuar con herramientas que no son de inteligencia artificial, como calculadoras o intérpretes de códigos.

Por otro lado, los modelos de IA determinista están entrenados a medida y son más consistentes y fiables, lo que los hace ideales para automatizar tareas en la gestión de proyectos, ya que ofrecen el mismo resultado para una entrada determinada. Emplos deterministas conocidos pueden ser los de ajedrez y correctores gramaticales.

¿Por qué es importante esta distinción? Su experiencia con la IA y el valor que puede ofrecerle a usted y a su equipo dependen en gran medida de comprender esta diferencia. Por ejemplo, si bien las plataformas de IA como DALL·E son excepcionales a la hora de generar arte o texto, analizar áreas específicas como la presupuestación de proyectos o la evaluación de riesgos requiere el enfoque especializado de un modelo entrenado a medida.

Las herramientas de gestión de proyectos existentes hoy, pueden utilizar modelos generativos previamente entrenados como son el API de GPT, o LLMs de código abierto como Llama de Meta, interactuando con ellos de manera similar a una conversación humana: presentan un mensaje textual al modelo y posteriormente usan la respuesta del modelo dentro de la herramienta.

Desarrollar modelos entrenados a medida es significativamente más complejo pero podría producir mejores resultados. Ahora bien, entrenar un modelo requiere grandes conjuntos de datos, recursos computacionales y una profunda experiencia en IA. Esta es la razón por la que los modelos entrenados en un conjunto de datos específico siguen siendo exceptciones en muchas soluciones de IA.

En resumen, ser consciente de la distinción entre modelos que se ofrecen como servicio y el entrenamiento personalizado para necesidades específicas le brindará expectativas claras sobre las opciones accesibles para usted y su equipo.

Con esto aclarado, exploremos una selección de aplicaciones de IA en la gestión de proyectos, destacando cuáles están disponibles hoy, aún en desarrollo, o en sus primeras etapas. Recuerde, solo estamos echando un vistazo a algunas herramientas de inteligencia artificial en la gestión de proyectos. Esta no es una lista completa y, dado que la IA cambia tan rápido, es posible que para cuando lea este artículo algunas de ellas ya sean noticias desfasadas.

Tratado de paz entre cascada y ágil

Waterfall y Agile han tenido dificultades en llevarse bien, dividiendo a los gerentes de proyectos que adoptarían una u otra metodología con la profunda certidumbre de que una está equivocada y la otra no.

Todos conocemos los inconvenientes del enfoque en cascada: su necesidad de pronosticar todo desde el principio y su inflexibilidad para adaptarse a las necesidades no planificadas.

Surgieron entonces las metodologías ágiles y con ellas una nueva forma de entender la gestión de proyectos para muchos. Pero, de alguna manera, a lo largo del camino han sido malinterpretadas con frecuencia.

La IA puede mejorar cada metodología, haciéndolas mejores en lo que hacen y proporcionando una hoja de ruta más clara para utilizar una, la otra, o soluciones híbridas.

Soluciones de IA

  • La IA puede mitigar las limitaciones del método en cascada/predictivo. Puede ayudar a los directores de proyectos a optimizar la asignación de recursos y mejorar la precisión de las estimaciones de duración/esfuerzo. Esta aplicación de IA aún necesita tiempo para estar en pleno funcionamiento por las razones mencionadas anteriormente relacionadas con los modelos de entrenamiento. Aún así, su potencial es significativo ya que contrarresta las limitaciones y sesgos inherentes al procesamiento de datos humanos. Tendremos que esperar para ver esto funcionando.
  • Evaluación de historias de usuarios: la capacidad de la IA se extiende a la evaluación de historias de usuarios y requisitos para mayor claridad y coherencia. Se puede acceder a herramientas como GPT para verificar la alineación de la estructura de una historia de usuario con las mejores prácticas de la industria, lo que ahorra horas de idas y venidas. Está disponible para uso inmediato.

El sesgo humano en la gestión de proyectos

Cada uno de nosotros acarrea prejuicios que a menudo influyen en la toma de decisiones de forma independiente. Tomemos como ejemplo la clásica justificación del proyecto: a pesar de disponer de plantillas de retorno de la inversión (ROI) estandarizadas, los promotores del proyecto pueden, ya sea intencionalmente o no, sesgar los datos para favorecer sus resultados deseados.

Soluciones de IA

  • Toma de decisiones objetiva: la IA promete decisiones libres de sesgos emocionales. ¿Está proyecto este alineado con la estrategia de la empresa? ¿Debería plantear mis preocupaciones o incluso “matar” a mi proyecto? Los modelos bien entrenados pueden responder este tipo de preguntas sin dudar.

Sin embargo, si bien la IA elimina los sesgos emocionales, aún puede reflejar sesgos en sus datos de entrenamiento. Por ejemplo, la IA podría inclinarse hacia una perspectivas occidental si los datos provinieran predominantemente de culturas occidentales. Aún así, una clara ventaja es que la IA es inmune a presiones o motivaciones externas. A fecha de hoy, no hay modelos listos para usar.

  • Identificación de riesgos a través de metodologías: la identificación de riesgos es un área donde la IA puede aportar un valor significativo. El desafío, nuevamente, radica en la madurez de la tecnología. La identificación eficaz de riesgos requiere datos de capacitación completos, incluidos riesgos históricos, historiales de desempeño de los miembros del equipo, categorías de tareas, presupuestos e incluso factores como horarios de vacaciones. Hoy en día, muchas empresas no cuentan con conjuntos de datos tan extensos, lo que la convierte en un área de desarrollo continuo. Las aplicaciones de la IA en este ámbito son prometedoras, pero necesitaremos más tiempo para una implementación efectiva.
  • Análisis de la moral del equipo: una de las aplicaciones inmediatas de la IA es medir el estado de ánimo de un equipo examinando sus interacciones y comentarios en plataformas de gestión de proyectos y herramientas de colaboración como Slack o MS Teams. Esta capacidad está fácilmente disponible y puede ser utilizada por los gerentes de proyectos en la actualidad.

Transparencia en la gestión de proyectos

Posiblemente nuestra favorita. Los proyectos involucran a participantes de diversas partes dentro y fuera de una organización. La responsabilidad de una comunicación eficaz recae en gran medida en el director del proyecto, a quien con frecuencia le resulta difícil garantizar que se llegue a todos los destinatarios y se las exponga  la información de una manera que puedan comprender.

Estas dificultades de comunicación persisten incluso en niveles superiores, como la gestión de programas y portfolios. Y sí, los cuadros de mando proporcionan buenas representaciones visuales, pero comprenderlos en profundidad para tomar decisiones aún puede ser un obstáculo para muchos.

Soluciones de IA

  • Transformación de datos para stakeholders: La IA generativa es excelente para interpretar y resumir datos complejos en información adaptada a sus destinatarios. Si ha consolidado los datos de su proyecto en una plataforma de gestión de proyectos, la IA puede fácilmente reestructurarlos, haciéndolos accesibles y comprensibles para todos. Esta capacidad está en uso activo hoy en día.

Veamos cómo una herramienta PPM como ITM Platform hace esto posible:

Cuando su organización gestiona proyectos con diferentes participantes, como directores de proyecto, miembros del equipo y otros participantes, las herramientas PPM son indispensables para manejar, consolidar y proporcionar información agrupada. Funciona como una pirámide de trabajo, donde la información más destilada se origina a partir de los datos de la base, ofreciendo cuadros de mando que presentan la información general de forma estructurada.

La IA aporta la interpretación de todos estos datos de una manera más legible y adaptada para los humanos. ¿No sabe cómo leer un gráfico de valor ganado o un diagrama de flujo acumulativo? Ningún problema. Todos los datos subyacentes, incluidos los financieros, las estimaciones de tiempo, los informes, los problemas y los riesgos, se alimentan en el modelo IA, que a su vez le ofrecerá un informe interpretado legible por humanos.

La IA puede interpretar cantidades enormes de datos de proyectos y portfolios.

La IA determinara qué información es relevante y cuál no, proporcionando un resumen de alto nivel y resaltando los detalles en los que debe centrarse.

  • Comunicación aumentada: Herramientas como chatGPT actualmente ayudan a miles de gerentes de proyectos a mejorar la eficiencia de su comunicación, especialmente en entornos multilingües. Para hacer un buen uso, la capacitación básica en “prompt engineering” puede mejorarlo aún más. Coursera y Udemy ofrecen excelentes cursos sobre este tema para los usuarios.

Capacidades de IA en la gestión de proyectos y portfolios: ahora y en el futuro

Estos son los puntos principales que hemos visto como un rápido resumen de lo que está ampliamente disponible hoy y lo que está surgiendo en el horizonte. Recuerde, estos son sólo algunos, usados para ilustrar el camino en la adaptación de la IA en la gestión de proyectos.

Soluciones de IA para gestores de proyectos y portfolios

  • Asistencia en el lenguaje: Redacte mensajes, correos electrónicos e informes claros y concisos utilizando modelos generativos de lenguaje.
  • Análisis de la moral del equipo: Analice los comentarios del equipo en plataformas como Slack y MS Teams para comprender el estado de ánimo de su equipo.
  • Presentaciones de datos personalizadas: La IA puede transformar datos complejos en presentaciones adaptadas a diferentes audiencias.
  • Análisis de historias de usuario: Utilice IA para revisar historias de usuarios para mayor claridad y cumplimiento de los estándares de la industria.
  • Automatizar tareas: La IA puede ayudar a crear, editar, resumir, entrenar y utilizar funciones específicas de herramientas para mejorar la eficiencia.

Futuras aplicaciones de IA en la gestión de proyectos y portfolios

  • Previsión predictiva de proyectos: La IA podría ofrecer estimaciones más precisas de los parámetros de los proyectos y una identificación temprana de posibles obstáculos.
  • Análisis de riesgos automatizado: La IA podría ser capaz de predecir los riesgos del proyecto mediante el análisis de datos históricos de múltiples proyectos.
  • Asistencia proactiva para la toma de decisiones: La IA podría sugerir acciones en tiempo real, ayudando a los gerentes de proyectos a mantener los proyectos alineados con sus objetivos a medida que evolucionan.

Una nota sobre la seguridad y el uso de la IA

Cuando utilice modelos de IA con sus datos, tenga en cuenta las posibles exposiciones de su privacidad. Si está entrenando sus propios modelos, las preocupaciones sobre privacidad son menos relevates. Sin embargo, con los servicios de inteligencia artificial de terceros, particularmente la inteligencia artificial como servicio, elija proveedores que garanticen que sus datos no se almacenarán. Además, evite compartir cualquier información que pueda revelar detalles sobre su empresa, sus empleados u otros datos confidenciales.

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Cómo integrar la gestión de proyectos en su organización

Un 84% de las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) falla en el transcurso de cuatro años debido a su desconexión con el negocio.

La solución es una sólida integración.

Cuando se instala una PMO o cualquier otra forma de gestión de portafolio de proyectos, su primera tarea debe ser conectarla con el resto de la compañía, sus procesos y su gente.

¿Por qué es importante?

  • La gestión de portafolio de proyectos no puede sobrevivir por sí misma. La PMO debe recibir y proveer información.
  • Una integración sólida evita errores y duplicidad de datos.
  • La gestión de portafolio de proyectos debe ser consciente de la realidad de la compañía. No se trata de un proceso aislado sino de una participante activo.
  • Embeber la gestión de portafolio de proyectos en el negocio proveerá a la PMO de una perspectiva estratégica.

Para lograr esta integración, identifique primero las áreas de negocio con las que su PPM (Gestión de Portafolio de Proyectos) necesita conectarse, los beneficios potenciales de la conexión con otros sistemas de información, qué partes estarán interesadas y cómo transformar esta integración en valor.

La siguiente tarea será la implementación: conectar las fuentes de datos y transformarlas en información accionable. Aquí es donde su herramienta de PPM y otros sistemas tales como ERP, CRM y HRM necesitan comunicarse. 

Este artículo describe las áreas funcionales más comunes de la organización y la información que generalmente se intercambia. Le servirá de hoja de ruta para una integración de la gestión de portafolio de proyectos dando lugar a una PMO sólida y sostenible.

Como principio rector, usaremos el concepto de una “única fuente de la verdad”: la información puede residir en varios lugares, pero solo uno será el origen.

Este artículo no se enfocará en datos maestros tales como usuarios, proveedores, etc. En lugar de ello, nos enfocaremos en los “datos vivos” relacionados con los proyectos en curso.

Presupuesto

La partida presupuestaria para los proyectos puede ser fija o flexible, generalemente con guardarraíles basados en tiempo o en hitos.

En cualquier caso, el presupuesto del proyecto suele pertenecer a otro con más recursos enlazados al programa, portafolio, departamento o metas del negocio.

El presupuesto se compone de cifras que representan las partidas principales, tales como el coste del trabajo, las compras, los gastos o los ingresos.

Esta información reside típicamente en el ERP (Planificación de Recursos de la Empresa, como SAP por ejemplo), aunque la fuente también puede ser la herramienta de PPM. 

Compras

Si sus proyectos requieren el consumo de bienes o servicios, estos suelen organizarse en torno a cuentas presupuestarias que incluyen tales compras. Las compras se planifican en el marco del proyecto, pero un sistema de terceros pueder llevar a cabo el proceso de adquisición. 

Por ejemplo, el gestor de un proyecto de construcción detallará todos los materiales y servicios necesarios para completar un hito, configurando así la planificación de las compras a realizar. Este plan irá al sistema de adquisición o ERP, el cual manejará el estado de la compra y el flujo financiero. Luego, se informará al sistema PPM sobre el estado de cada compra y, lo más importante, el momento en que se ejecuta.

De esta manera, el PPM y el sistema de adquisición o el ERP se mantendrán al día sobre el estado general de las compras del proyecto.

Ingresos. Reconocimiento de ingresos 

De manera similar a las compras, si su proyecto genera ingresos, estos suelen presupuestarse en el sistema de contabilidad de la compañía y se gestionan en el PPM o el ERP, sincronizándose entre sí. 

Para el caso de una gestión avanzada de reconocimiento de ingresos, estos se gestionan típicamente en el PPM ya que ya que proyecto e ingresos están íntimamente relacionados. 

Por ejemplo, supongamos que los ingresos se reconocen basándose en el progreso del proyecto o la entrega de hitos. En ese caso, el progreso del proyecto determinará la cantidad reconocida como ingresos para cada período.

Los valores reales o previstos deberánn sincronizadose con el sistema de contabilidad para reflejar el estado del proyecto correctamente.

Stock

Los proyectos que usan materiales en almacén o consumidos también se pueden beneficiar de la integración del Sistema de Gestión de Stock.

El consumo suele afectar al presupuesto, a la previsión y a los datos reales.

Estimación de esfuerzos

Estimar los esfuerzos es una de las tareas delicadas e importantes de un gestor de proyectos. Por lo general, una estimación adecuada determinará las expectativas del proyecto en términos de programación y costos.

Una configuración frecuente es como la siguiente:

  • El departamento de gestión de recursos hace una estimación de esfuerzos inicial basándose en perfiles profesionales. Por ejemplo, 150 horas de analistas, 1250 horas de ingenieros. También podría estimar basándose en la complejidad de las tareas.
  • El gestor de proyectos hará una estimación más detallada, probablemente por tareas, asignando tiempo a recursos específicos.
  • Estas horas estimadas se traducirán en estimaciones de costos e ingresos usando estándares de costos y tarifas, transformando las horas en dinero. 

Las estimaciones de tiempo y materiales son la forma más precisa de prever el costo de un proyecto, lo que posteriormente permitirá elaborar comparaciones periódicas con el presupuesto inicial. Dependiendo de cuánta precisión necesite que su ERP tenga en un tiempo determinado, la sincronización PPM → ERP se realizará regularmente al principio y al final del proyecto. 

Registro de horas

De manera similar a la estimación de esfuerzos, el tiempo registrado por los miembros del equipo impactará al gasto de dinero. 

Si el PPM no es la fuente de registro de horas, este se deberá recolectarlas desde cualquier hoja de control de horas que se use. Estos datos son vitales para el control de esfuerzos y presupuesto porque representan el tiempo y el dinero invertidos. Una vez que el PPM registre las horas reales invertidas por proyecto, se traducirás en costes reales, que podrán introducirse en el ERP o en el sistema de contabilidad.

Clientes

Si ejecuta proyectos para clientes, es probable que tenga una herramienta de CRM (Gestión de las Relaciones con los Clientes, tal como Salesforce).

Los equipos de marketing y ventas se beneficiarán de tener una imagen precisa en tiempo real de cómo están progresando los proyectos para clientes, los ingresos que están generando y los riesgos identificados por el gestor de proyectos.

Probablemente, esta es la mejor manera de que su área de ventas muestre cierto entusiasmo con el PPM.

Flujo de trabajo

Las organizaciones que tienen un flujo de trabajo establecido, un sistema de regulación o un mecanismo de autorización, por lo general usarán su solución de PPM si tiene estas capacidades.

En ambientes complejos donde el flujo de trabajo también depende de otros factores o áreas externas no relacionadas con la disciplina de gestión de proyectos, un Sistema de Gestión de Flujo de Trabajo puede ser necesario para interactuar con los estados y fases de los proyectos. 

Creación de proyectos    

Las organizaciones tienden a usar la herramienta de PPM para crear el ciclo de idea a proyecto dentro de la definición de un plan estratégico. Después de todo, la planificación del portafolio de proyectos es uno de los pilares del PPM. 

Cuando la demanda de proyectos no se crea en un momento determinado o el flujo de ideas y propuestas es significativamente alto o inherentemente descentralizado, puede haber un sistema adicional que reúna todas las propuestas de proyectos de toda la organización junto con la información esencial requerida para evaluarlas.

Este flujo puede lograrse usando formularios, hojas de cálculo, documentos o cualquier otro sistema de colaboración que permita reunir información de una manera estructurada.

Planificación, Calendario, Tareas, Sprints

En la mayoría de los casos, la planificación puede realizarse dentro de un sistema PPM ya que este se especializa en ofrecerle las herramientas para ello. En algunos casos, la planificación puede elaborarse en una herramienta externa (por ejemplo, MS Project), y luego importarla al PPM.

Los calendarios de proyectos y portafolio pueden fluir desde la herramienta de PPM hacia sistemas de terceros. 

Riesgos y problemas

Una de las tareas fundamentales del gestor de proyectos es el manejo de riesgos. Debido a ello, la gestión de riesgos y problemas suele realizarse dentro de la herramienta de PPM, con la excepción de organizaciones con una fuerte gestión de riesgos que vaya más allá de los proyectos.

En un escenario típico, los riesgos - y cualquier problema subsecuente - se gestionará dentro del PPM, con tareas creadas para manejar los riesgos y calcular los costos.

Documentos

La mayoría de las herramientas de PPM ofrecen maneras de almacenar o referenciar documentación esencial (especificaciones, contratos, etc.), aunque el negocio de la gestión documental compleja suele depender de integraciones con sistemas de terceros.

Social, colaboración, gestión del trabajo

Un proyecto es un conjunto de interacciones humanas orquestadas. Por ello, la mayoría de las herramientas de PPM proporciona un sistema de colaboración o se integra con una herramienta especializada, tales como Slack o MS Teams. 

Algunas herramientas de PPM permiten manejar los proyectos, o al menos alimentarlos, a través de una herramienta de colaboración. De esta manera, los usuarios no solo podrán interactuar entre sí, sino que también podrán reportar progreso o tiempo invertido sin abandonar la herramienta de colaboración.

Informes, Cuadros de mando

Por último, y probablemente la integración más frecuente, es la que alimenta datos desde la herramienta de PPM al sistema de Inteligencia de Negocios o Business Intelligence.

Aunque la mayoría de las herramientas de PPM tienen capacidades de creación de infornes, lo cierto es que los proyectos no existen aislados del resto de la organización. Los cuadros de mando de negocio requieren una visión integrada de todas las actividades de la organización, incluyendo proyectos, producción, operaciones, marketing y ventas.

Para lograrlo, es crucial para la PMO tener la capacidad de proporcionar información precisa en tiempo real que se integre perfectamente con la información que venga del resto de las áreas de la compañía.

¿Cómo puede ITM Platform ayudarle a integrar la PMO en su organización?

¡Excelente pregunta!

Hay tres maneras principales que, con diferentes niveles de complejidad y desempeño, le permitirán hacerlo. 

Importaciones y exportaciones manuales

La manera simple. Todos los datos pueden ser exportados desde diferentes listas e informes dentro de ITM Platform. 

Además, puede importar datos desde diversas fuentes tales como CVS o MSP.

Extensiones

Las extensiones mejoran la funcionalidad estándar de ITM Platform.

Con la ayuda de las extensiones personalizadas, puede crear funciones adicionales, alterar el comportamiento estándar y conectar ITM Platform con otras aplicaciones.

Permiten responder a eventos, tales como actualizar tareas o montos de compras y responder con acciones tales como enviar un correo electrónico o solicitar más información a los usuarios.

También puede programar acciones recurrentes usando el planificador y sincronizar ITM Platform con su ERP, CRM o cualquier otra aplicación usada en su organización.

Crear una extensión no requiere habilidades avanzadas de programación y puede hacerse dentro de ITM Platform sin ningún lenguaje o herramienta de programación.

Si quiere saber más sobre las extensiones, lea la documentación en GitHub o en el Centro de Ayuda. 

API

Con la API de ITM Platform, usted puede integrar rápida y fácilmente las aplicaciones existentes en su compañía, crear las suyas propias o sincronizar datos con sus herramientas favoritas de análisis de datos tales como MS Excel, Tableau o Power BI.

La API de ITM Platform está construida usando la arquitectura REST, por lo que podrá ponerla en funcionamiento rápidamente si está familiarizado con las APIs REST.

La manera más potente y flexible de integrar ITM Platform es haciendo uso de la API, lo que requiere disponer de habilidades de programación. 

Conclusión

Una gestión de portafolio de proyectos sostenible y orientada a resultados debe implementar integraciones de información con la cadena de valor del negocio. En este artículo, hemos explorado mejores prácticas y los casos más comunes. 

Una guía para el reconocimiento de ingresos en la gestión de proyectos

La forma en que se contabilizan los ingresos de una empresa es determinante. Al fin y al cabo, son una métrica clave de la salud de un negocio. El estado del balance indica a los accionistas que su dinero está seguro, ofrece confianza sobre la solvencia a clientes, y posibilita procesos de reinversión con confianza.

Con todo, resulta sorprendente que el reconocimiento de ingresos, el proceso por el cual se decide qué transacciones pueden realmente calificar como tales, no se suele entender fuera de los departamentos financieros.

El efectivo en caja no se puede contar como ingreso hasta que no se ha ganado hasta el último céntimo. Esto es especialmente cierto en industrias como la consultoría y la construcción, en las que generalmente se ejecutan proyectos largos y complejos.

El reconocimiento de ingresos debe estar en el radar de las PMOs y los gerentes de proyecto, no solo en el de directores financieros. ¿Qué sentido tiene realizar un proyecto cumpliendo con el presupuesto y respetando el horario, si no se realiza un seguimiento preciso de los ingresos que está incorporando a los resultados del negocio?

Si bien hay numerosos métodos para reconocer ingresos, en este artículo se discuten los más comunes, con consejos sobre cómo elegir el adecuado para cada tipo de proyecto.

Siga leyendo para obtener más información sobre:

  • ¿Qué es el reconocimiento de ingreso?
  • La diferencia entre el flujo de caja e ingresos
  • 5 reglas de oro que establece el estándar para el reconocimiento de ingresos
  • Métodos para calcular el reconocimiento de ingresos

¿Qué es el reconocimiento de ingresos?

En proyectos de largo plazo, la estructura de los pagos puede resultar compleja ¿Se debe facturar antes del proyecto, en el medio o cuando se suministran los entregables? La respuesta a esta pregunta corresponde al GAAP (normativa de contabilidad generalmente aceptada) del reconocimiento de ingresos, que sostiene que sólo se reconocen los ingresos una vez que el dinero se ha ganado realmente.

Pago por prestación de servicios

En la vida cotidiana, la facturación es un asunto bastante sencillo. Imaginemos que un cliente prueba un restaurante muy de moda, disfruta de una comida deliciosa y sencillamente paga la cuenta. Esto es lo que se llama pago inmediato por la prestación del servicio. El dueño del restaurante puede registrar el ingreso en ese momento.

Pago antes del servicio

Ahora, imagine que el cliente está tan contento con la comida que decide celebrar su 40 cumpleaños en el mismo establecimiento, dentro de seis meses. Esta vez será una fiesta por todo lo alto, contando con una lista de invitados de 60 personas. El restaurante prevé prepara un gran espacio para el evento y solicita un pago por adelantado. Esto es lo que se denomina ingreso diferido: no se puede registrar hasta que se haya ganado el dinero de forma efectiva, que es cuando la cumpleañera esté soplando las velas del pastel.

Pago después del servicio

En otro escenario, este mismo cliente recomienda el restaurante como catering para las sesiones de entretenimiento corporativo en su compañía: la empresa podrá pedir un servicio en cualquier momento y pagar la cuenta al final de cada mes. Se trata entonces de ingreso devengado, pues el restaurante podrá registrar los ingresos de cada comida servida en el momento de servirla, incluso si no cobra hasta el día 30.

Para una herramienta PPM con reconocimiento de ingresos integrado, confíe en ITM Platform. Comience su prueba gratuita hoy mismo.

El flujo de caja y los ingresos son diferentes

El principio fundamental es que el efectivo y los ingresos no son lo mismo. Que el dinero se haya recibido en cuenta no significa que se pueda reconocer. Si el cliente cancelara el pedido, o los bienes o servicios no se entregan, se le debería reembolsar.

Este principio cobra aún más importancia en situaciones que involucran proyectos complejos. Antes de examinar los diversos métodos, vale la pena entender el marco básico que sustenta cualquier contrato basado en el reconocimiento de ingresos.

5 reglas de oro del reconocimiento de ingresos

Antes de que comience el trabajo, una organización debe decidir qué transacciones cuentan como ingresos mediante estándares aceptados globalmente. De acuerdo con este marco internacional, debe:

  1. Elaborar un contrato con el cliente.
  2. Identificar las obligaciones contractuales de cumplimiento (esas molestas promesas hechas por el equipo de ventas).
  3. Determinar el precio de transacción.
  4. Vincular el precio de transacción a las obligaciones contractuales (definir el punto en el que el cliente abonará sus pagos).
  5. Reconocer los ingresos cuando el proveedor cumpla con la obligación de cumplimiento.

Lo que significan estos cinco pasos es que necesita tener un contrato con un cliente, un producto o servicio para entregar, precios claros y términos de entrega. Cuando se cumplan los plazos de entrega, podrá reconocer los ingresos.

Métodos para calcular el reconocimiento de ingresos

Veamos cómo funciona cada método en la práctica con algunos ejemplos.

Porcentaje de finalización

Con este método, calculamos el reconocimiento de ingresos multiplicando el progreso del proyecto durante los períodos establecidos por el presupuesto total de ingreso. El cumplimiento del 10% del proyecto implicará que se puede reconocer el 10% de los ingresos.

Ejemplo: El ferrocarril

Su empresa, Silver Railway, gana un contrato de dos años para construir un ferrocarril de 1.300 kilómetros. El presupuesto total es de 100 millones de dólares, facturados en ocho distintos pagos iguales cada trimestre.

Se aplica el método de porcentaje de finalización que corresponde a los kilómetros construidos cada mes (como porcentaje del total).

Silver Railway advierte al cliente que el progreso no será el mismo todos los meses: el número de kilómetros que se pueden construir cada mes dependerá de la dificultad del terreno, si hay que construir una estación en el recorrido, etcétera.

Veamos ahora cómo se desarrollan el reconocimiento y el progreso de los ingresos a lo largo del tiempo.

Observe que, dado que se ha elegido el método de porcentaje de finalización, el reconocimiento de ingresos (las barras azules verticales) es proporcional a la cantidad de kilómetros de construidos.

Ahora, comparemos el reconocimiento de ingresos con los ingresos reales (cuando se factura al cliente).

En el primer trimestre hasta marzo de 2021, Silver Railway construye un 4% de los 1.300 km. Eso le permite reconocer el 4% de los ingresos ($4 millones), aunque presenta al cliente una factura por $12.5 millones según lo acordado. Se han devengado ingresos por un valor de 8,5 millones de dólares.

Distribución lineal por hitos

A continuación, estudiaremos el modelo de reconocimiento de ingreso por hitos de ingresos.
El valor económico de cada hito será la proporción de horas estimadas necesarias para realizarlo, multiplicada por el presupuesto total de los ingresos. A diferencia del enfoque de porcentaje de finalización, el ritmo de progreso no es el factor clave. Lo que importa es cumplir los hitos.

Ejemplo: El proyecto de software

Su empresa desarrolla un software de tamaño mediano para un cliente minorista, Rain Forest, que incluye cuatro módulos: Inventario, Pedidos, Compras y Envío. El presupuesto total de ingresos es de $100,000, con un tiempo de entrega estimado de seis meses para los cuatro módulos.

Los pagos se acuerdan de la siguiente manera: 30% al principio, 30% después de que se realiza el módulo de pedido – estimado por el tercer mes – y 40% al final.

Usted opta por el método de hitos, asignando cada módulo funcional a un hito de facturación, sabiendo que los dos primeros hitos son más intensivos en mano de obra que los dos últimos.

Por tanto, hay cuatro hitos y cada uno reconoce los ingresos en función del esfuerzo involucrado.

Debido a que el método es lineal por hito, cada hito reconoce la misma cantidad cada mes: Inventario $14,400/mes, Pedidos $16,000/mes, Compras $10,400/mes, y Envío $14,400/mes. En el gráfico, los importes representan ingresos acumulados.

Ahora vamos a realizar un seguimiento del reconocimiento de ingresos y el flujo de caja.

Observe que se factura $30,000 antes de haber trabajado una sola hora, lo que cuenta como ingresos diferidos. Para la segunda factura, se ha completado trabajo de un valor de $75,200, pero solo se factura $60,000, que deja $15,200 de ingresos devengados. Este es el dinero que se ha ganado, pero aún no se ha facturado.

Precio fijo por período

Este es el método más sencillo porque divide el presupuesto de ingresos totales por el número de períodos dentro del proyecto, aplicando el mismo importe de reconocimiento de ingresos por período.

Ejemplo: Software como servicio

Su empresa, Sales Muscle, desarrolla y distribuye software como servicio (SaaS) mediante una suscripción anual. Los clientes pagan 12 meses por adelantado (ingreso diferidos).

Según el modelo del precio fijo por período, Sales Muscle ha cobrado, a pesar de que todavía tiene que prestar el servicio y por tanto ganar el pago de forma efectiva. Si el cliente cancelara el servicio durante el año o tuviera alguna queja, se podrá reembolsar el saldo restante.

La empresa reconocerá la misma cantidad cada mes hasta que llegue al final del año cuando todos los ingresos diferidos hayan reconocido.

Los clientes pagan $24,000 por el servicio. Por lo tanto, Sales Muscle puede reconocer $2,000 cada mes hasta el final del año, cuando los ingresos diferidos se convierten en cero.

Para una herramienta PPM con reconocimiento de ingresos integrado, confíe en ITM Platform. Comience su prueba gratuita hoy mismo.

Tarifa por horas estimadas

Este método multiplica la tarifa de cada categoría profesional por las horas estimadas de cada tarea, por el progreso realizado por período (Tarifa x Horas estimadas x Progreso). Una ventaja de este enfoque es que se puede facturar horas estimadas en lugar de reales.

Ejemplo: Los servicios profesionales

Su empresa de consultoría, The Fifth Big, ha conseguido un importante contrato para transformar los procesos financieros de un gran cliente.

Para calcular el precio total, se ha calculado el precio de las horas totales por perfil de consultor (socio, senior, junior) a lo largo del tiempo. El precio final es de $100,000, dividido en dos pagos. Uno al firmar el contrato y el otro 50% al terminar el proyecto.

Debido a que las horas son el motor de los costes y los ingresos, The Fifth Big utiliza el método de la tasa de facturación por horas estimadas.

Debido a que se factura $50,000 al inicio del proyecto, cada mes hasta julio las cuentas de The Fifth Big muestran ingresos diferidos inicialmente, que disminuyen a medida que avanza el reconocimiento de ingresos. Desde agosto hasta el final del proyecto, se trabaja, pero no se factura – lo que genera ingresos devengados hasta diciembre (ver tabla).

Reconocimiento directo de ingresos

Este método reconoce todos los ingresos, independientemente de su estado (facturado, previsto, realizado, etc.).

Ejemplo: El servicio de revendedor

Su empresa, SureStart, ejecuta proyectos de valor añadido para los clientes. Algunos de sus clientes quieren además centralizar la adquisición de bienes y servicios (por ejemplo, licencias de software y pequeñas adquisiciones) a través de su empresa.

Cada mes, su cliente solicitará a SureStart qué bienes y servicios requieren, aplicando el método de reconocimiento directo de ingresos para reconocer los ingresos a medida que estos se suceden.

Conclusión

Cada vez más organizaciones y oficinas de proyecto están adoptando el enfoque de reconocimiento de ingresos. Lejos del método de “talla única” este artículo expone los diferentes métodos disponibles según su industria o proyecto. Sea cual sea el que mejor se adapta a su realidad, el seguimiento de cada céntimo ingresado nunca ha sido más importante.

Antes de invertir en bienes, en servicios o en salarios, debe tener una buena idea de los ingresos que realmente tiene disponibles para gastar. El beneficio de aplicar criterios de reconocimiento de ingresos a proyectos, no solo se materializan en un mayor control financiero, sino también en la capacidad de integrar su práctica de gestión de proyectos con la estrategia empresarial general. Las PMO que lo logran, refuerzan la solidez y solvencia de sus empresas.

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Seguimiento de proyectos con metodología ágil

Tracking agile progress ITM Platform

A diferencia del seguimiento y progreso en proyectos predictivos en cascada (Gantt), los proyectos basados en metodologías ágiles no disponen necesariamente de una proyección de calendario –no son predictivos- y por tanto la forma de seguir su progreso difiere. 

El siguiente artículo explica el seguimiento en proyectos ágiles, con especial foco en gráfico Burndown (“diagrama de quemado”, “trabajo pendiente” o “combustión de tareas”) y diagrama de Flujo Acumulado (CFD, Cumulative Flow Diagram)

Del mismo modo, difieren las técnicas de seguimiento si se trata de Scrum o de Kanban pues, aunque ambas tengan similitudes en la operativa, sus aplicaciones sirven propósitos diferentes.

1. Gráfico Burndown

También llamado de “trabajo pendiente” o “combustión de tareas” representa la dinámica de trabajo realizado. 

El gráfico Burndown es generalmente utilizado cuando todas las tareas están determinadas desde el principio. 

Veamos un ejemplo

Observe que el trabajo pendiente son tareas creadas el mismo día. Veamos qué sucede si pasamos una a un estado “Completado” mientras otra a “En curso”

Si seguimos a un cierto ritmo, terminaremos por completarlas todas, dejando la columna de trabajo pendiente a cero.

Ahora bien, si añadimos tareas a “Pendiente” a medida que transcurre el proyecto o sprint, observaremos anomalías en la tendencia, pues en lugar de reducirse el trabajo pendiente, podría aumentar.

Línea de progreso esperado

No es más que una línea recta que conecta el comienzo del intervalo (eje X) y el número de tareas en el estado “Pendiente” en ese momento (eje Y), con el final. En ese momento no deberían quedar tareas pendientes (eje Y = 0), por tanto, es una línea descendente con una inclinación uniforme.

Su lectura es como sigue: si las tareas son de tamaño similar, el número de tareas pendientes debería ser el representado por la línea de progreso ideal.

Representa el número real de tareas pendientes en cada intervalo. Es decir, el total de tareas pendientes al inicio menos las completadas. Ya hemos explicado este concepto anteriormente con los ejemplos de barras

Interpretación del diagrama Burdown

La inclinación de la línea de progreso indica la “velocidad” y determina el número de tareas completadas por bloque de tiempo (generalmente un sprint)

Cómo interpretar un gráfico de burndown

En tiempo: La línea de progreso esperado y real están juntas. Si mantiene este ritmo, el proyecto terminará en tiempo.

Con retraso: Si la línea de progreso real está por encima del esperado, significa que el equipo está retrasado y debería haber completado más trabajo en este punto.

Con adelanto: Si la línea de progreso real está por debajo de la ideal, está avanzando a un mayor ritmo del esperado. Puede terminar antes de lo previsto o bien añadir tareas.

Estas interpretaciones son válidas siempre que las tareas sean del mismo tamaño, es decir, que el tiempo en resolverlas sea similar.

Limitaciones del diagrama de Burndown:

El gráfico Burndown sólo representa el trabajo completado: informa del trabajo pendiente, pero realmente no visualiza qué se está haciendo.

Burndown funciona mejor en sprints o proyectos cortos y tiene menos sentido en proyectos de larga duración. En proyectos de larga duración, el trabajo pendiente pasa por demasiados cambios para que las estimaciones tengan sentido. Esta es la mayor razón por la que Burndown no se recomienda para metodología Kanban.

El gráfico Burndown no representa cambios de alcance, pues los cambios en la cantidad de trabajo pendiente no se visualizan de forma eficaz.

Estas limitaciones se superan mediante el diagrama de flujo acumulado.

2. Diagrama de Flujo Acumulado (CFD)

Un diagrama de flujo acumulado (Cumulative Flow Diagram) es un gráfico de área apilada que muestra, en cada intervalo de tiempo, el número de tareas por estado.

Lectura del CFD

A medida que avanza, el gráfico muestra el flujo de tareas en sus estados. Se denomina "acumulado" porque no mide incrementos entre intervalos, sino que cuenta cada elemento en cada estado, independientemente de si estaba en ese estado en medición anterior.

Así, resuelve el principal problema del Burndown, pues representa mejor las situaciones en las que las tareas pendientes no se crean todas el primer día.

El CFD ofrece además dos informaciones fundamentales en la gestión ágil: Trabajo en Curso (WIP) y Tiempo de Ciclo (CT)

El ancho de la banda “En curso” representa el trabajo en curso (WIP, Work in Progress) y el espacio entre intervalos de tiempo ofrece el Tiempo de Ciclo (CT, Cycle Time), media de tiempo que toma una tarea en pasar de un estado a otro.

Limitaciones del diagrama de Flujo acumulado.

A pesar de resolver las principales limitaciones del gráfico Burndown, el CFD presenta sus propias limitaciones

  • No refleja si alguna tarea está bloqueada
  • Relacionado con el anterior, no indica el tiempo de ciclo individual, lo que significa la cantidad de tiempo que una tarea en particular ha permanecido en una sola etapa.

Estas limitaciones se pueden resolver a través de informes o vistas personalizadas de tareas

3. Seguimiento por estados de las tareas

Este tipo de seguimiento de progreso es el más sencillo y representa el porcentaje de tareas en cada estado presentes en el proyecto en este instante.

Los tipos básicos de estado son “Pendiente”, “En curso”, “Completado” y es independiente del número de columnas que el panel ágil tenga, pues cada columna se basará en uno de estos tres tipos.

Si su panel está dividido en swimlanes, puede optar por mostrar el proyecto de forma agrupada o bien desglosarlo

También puede eliminar uno de los estados, de forma que el gráfico se recalculará en base 100, considerando únicamente los estados restantes.

En este ejemplo, hemos eliminado el estado “Completado” de forma que vemos la composición del trabajo pendiente (Pendiente y En Curso)

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Implementación de una PMO: personas, organización y documentación

Los usuarios son quienes dan vida a un sistema de gestión de proyectos, ya sean empleados o consultores externos. Resulta imprescindible que la PMO administre y ofrezca apoyo a este colectivo de personas.

Empleados o proveedores, son todos fuentes de talento

 

Responsabilidades

Una buena PMO, debe ofrecer un marco lógico de designación de responsabilidades ayude al gestor de proyecto por dos motivos:

  • Los proyectos frecuentemente emplean recursos de áreas funcionales.
  • El escenario opuesto es la asignación espontánea de responsabilidad, lo que crea vacíos y solapamientos.

Un software PPM debe ofrecer varias opciones para facilitar la definición de roles, desde la configuración de accesos y permisos (sección “roles”) hasta la definición de la función de cada persona por proyecto y tarea.

El rol de “responsable de la tarea”, convierte a ésta en un proyecto subordinado, en el que el responsable puede realizar una gestión completa de seguimiento.

 

Organización

La definición de la estructura organizativa en el sistema resulta de utilidad a la hora de clasificar los diferentes elementos, así como en el aspecto analítico de la información.

La representación de la estructura organizativa utiliza un sistema jerárquico tradicional, a cuyas unidades podremos posteriormente vincular proyectos, personas o actividades.

 

Capacidad: planificación y seguimiento

La gestión de la capacidad es una de las funciones que exigen más eficiencia. Se trata de un reto para la PMO, pues esta gestión debe encontrar el equilibrio entre:

  • Una gestión transversal eficiente que impida la sobrecarga de recursos ni permita capacidad ociosa
  • La competencia por los recursos entre unidades funcionales y proyectos transversales.

La gestión de la capacidad debe ir vinculada a la gestión de la demanda: con frecuencia una sobreasignación de recursos está denunciando un exceso de demanda. La PMO debe al menos disponer de los medios para identificar esta situación e idealmente el poder para remediarla.

El siguiente ejemplo muestra un módulo que posibilita que la PMO planifique de una forma global, analice la capacidad y disponibilidad de cada miembro o perfil profesional.

Resulta clave definir, junto a la dirección de organización y procesos, cuál será el rol de la PMO en la asignación de recursos.

Sean cuales sean sus atribuciones, como mínimo la PMO debe ofrecer una visión a medio plazo de la carga de recursos y alertar ante desequilibrios en las asignaciones de tareas.

 

Comunicación

Si las personas son quienes dan vida a la gestión de proyectos, la comunicación es el medio a través el cual lo hacen posible.

El rol de la PMO es definir y canalizar la comunicación formal, e incentivar y facilitar la comunicación informal entre personas.

La comunicación formal está generalmente relacionada con el seguimiento, es decir, la manera en ha de analizarse el progreso de proyectos.

La PMO ha de anticipar los momentos clave en los que las piezas de información relevantes deben fluir de unas personas a otras.

El sistema (PPM) debe ser el sustento de este proceso, siendo la PMO quien defina los eventos que activarán las comunicaciones.

La PMO debe asegurarse de que estos mensajes sean los oportunos y que hablen ‘el idioma’ común de la organización, para que sean asimilados por sus miembros de forma natural.

  • La comunicación formal asegura que la información necesaria se entrega a los interesados en el momento oportuno.
  • La comunicación informal incrementa la eficiencia, ofreciendo a los miembros de los equipos un mecanismo de colaboración en el contexto de su trabajo.

 

Documentación

Ya sea una tarea, riesgo registrado o una compra, cada elemento de proyecto puede generar su propia documentación de apoyo.

La PMO tiene diversos roles en torno a la documentación, con el foco fomentar la homogeneidad y el aprovechamiento de la información

  • Define los documentos mínimos necesarios, en qué momento deben aportarse y a qué tipo de entidad irán asociados.
  • Define los formatos de la documentación, en coordinación con otras áreas funcionales.
  • Ofrece un sistema de acceso a plantillas y documentos de base, así como los procedimientos de uso.

En función de sus atribuciones, la PMO podrá utilizar unas prestaciones u otras de su herramienta PPM. Por ejemplo, el cometido de las plantillas de proyectos puede asociar modelos de documentación en las diferentes secciones del proyecto.

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