Productividad - ITM Platform | Projects, Programs & Portfolio

Una empresa, una asociación, un grupo de trabajo... están constituidos por personas, y la comunicación entre ellas es esencial para la buena relación entre los miembros del equipo y para conseguir alcanzar los objetivos de los proyectos.

La gestión de la comunicación (communication management) se refiere a un plan sistemático para implementar y monitorizar los canales y contenidos de la comunicación de una empresa, tanto en el ámbito interno entre sus integrantes, como en el ámbito externo con otras empresas u organismos.

Una buena comunicación es un aspecto clave para el éxito de la empresa.

Las 5 W de la gestión de las comunicaciones

En el ámbito anglosajón se utilizan las 5 W como regla memotécnica para recordar los aspectos cruciales de la comunicación. Éstos deben ser supervisados por el Project Manager para conseguir el éxito en la gestión de la comunicación.

Éstas son las 5 W:

¿Qué información es esencial para proyecto? (What information?)

¿Quién requiere la información? (Who needs it?)

¿Cuándo se necesita recibir esta información? (When is the information needed?)

¿En qué formato se debería facilitar esta información (What is the format of the information?)

¿Quién debe ser el responsable de transmitir la información? (Who will be responsible for transmitting the information?)

Leer también ¡La comunicación: Clave del éxito para el Project Manager!

Comunicación escrita

Es el método de comunicación más utilizado actualmente en las empresas, tanto internamente entre los miembros de un equipo de trabajo, como entre los diferentes cargos de una empresa y con empresas externas. El canal empleado con mayor frecuencia es el correo electrónico.

Una ventaja fundamental de este sistema de comunicación, es que permite poner en contacto a personas que vivan en cualquier lugar del mundo, sin necesidad de estar pendiente de diferencias horarias.

Además queda constancia de todo lo que se ha dicho, por lo que se puede recuperar la información en cualquier momento.

Como inconvenientes, se podría señalar la frialdad o carencia de emociones de este sistema de comunicación. Precisamente por ello, la posibilidad de aparición de malentendidos es mayor que con otros métodos de comunicación más directos. También es posible que aparezca la sensación de que la comunicación es insuficiente.

Por otra parte, la pauta de comunicación más utilizada para conocer las actividades de cada trabajador es la redacción de un informe periódico, que habitualmente es semanal y se envía por correo electrónico. En él, no solamente se debe incluir el trabajo realizado durante la semana, sino los planes para la semana siguiente e información que se considere necesaria para el resto de los integrantes del equipo.

Lo ideal sería que la propia empresa o el Project Manager encargado del proyecto elaboren una plantilla con una serie de campos de interés que deban ser cumplimentados por todos los trabajadores. Así se garantiza la homogeneidad en la comunicación y que los informes den respuesta a las principales preguntas que se pueden plantear.

Comunicación oral

Es la más directa, especialmente si se puede realizar en persona. La comunicación se enriquece con la entonación y, en caso de acompañarse de imagen, de la comunicación no verbal. Así se introducen nuevos matices en la comunicación que permiten la aparición de una cierta complicidad y generan un clima de confianza que contribuyen a mejorar el ámbito de trabajo.

Como inconvenientes encontramos precisamente las ventajas de la comunicación escrita. La comunicación oral requiere el contacto directo entre las personas, bien en persona, bien a través de un ordenador mediante sistemas de comunicación online. En ambos casos es necesario que las personas se encuentran en contacto en un determinado momento, con los problemas de compatibilidad con otras tareas o con horarios diferentes en casos de encontrarse en países lejanos.

Comunicación no verbal

Añade otro matiz que enriquece a la comunicación oral aunque, como se ha señalado, requiere de la presencia física de todas las personas que participan en la comunicación, bien personalmente o bien mediante el uso de programas informáticos.

Escucha activa

Se produce cuando la persona que recibe el mensaje presta atención a la información, la interpreta y la recuerda. Estos son 3 consejos que permiten realizarla adecuadamente.

Mantener el contacto visual. Se trata de un detalle que puede parecer anecdótico pero que es tremendamente importante. El contacto visual permite demostrar a nuestro interlocutor que toda nuestra atención se encuentra focalizada en sus palabras. Por otra parte, nos permite conocer los sentimientos que está teniendo durante la conversación, aportándonos una información adicional.

Asegurarse de que todo queda claro. Es posible que sea necesario realizar preguntas para clarificar los conceptos. El simple hecho de realizarlas indica que se ha prestado atención a lo que se ha dicho. La respuesta obtenida a esas preguntas soluciona dudas y garantiza que la comunicación ha sido efectiva.

Evitar usar gestos que puedan producir distracciones o sean incómodos. Si la atención está centrada en lo que se está diciendo, no tiene sentido estar realizando otras acciones al mismo tiempo. Generar un clima de confianza y de concentración permitirá que nuestro interlocutor se exprese mejor y el tiempo dedicado a la comunicación sea más eficiente.

Retroalimentación constructiva

Es lo que falla con mayor frecuencia. No basta con que exista retroalimentación, sino que está todo ser constructiva. En muchas ocasiones la retroalimentación se convierte más en una crítica que en una sugerencia, con lo que no se produce una mejora en la siguiente tarea, sino que simplemente se genera mal ambiente.

Si quieres que tu empresa destaque por una comunicación dinámica y sencilla, de desarrollar tu trabajo con el uso de soluciones informáticas que así lo permitan. Lo mejor sería utilizar sistemas de comunicación en la nube que permitan compartir archivos y trabajar sobre ellos en tiempo real a personas situadas en cualquier lugar del mundo, simplemente con que dispongan de un ordenador y una conexión a Internet.

ITM Platform cumple con todas estas premisas, pruébala y verás cómo la comunicación de tu empresa pasa a ser más sencilla y eficiente.

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La gestión de costes (Project Cost Management o PCM) es el proceso de estimar, asignar y controlar los costes de un proyecto. Permite que las empresas conozcan por adelantado los gastos y así reduzcan las posibilidades de superar el presupuesto inicial.

Por tanto, la gestión de costes del proyecto comprende todo su ciclo vital, desde la planificación inicial hasta su entrega, pasando por los diferentes análisis intermedios que se realicen.

Habitualmente, y siguiendo las informaciones recogidas en el PMBOK, en la gestión de costes de proyectos se distinguen cuatro etapas:

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1.- Planificación del coste del proyecto

En primer lugar, es necesario conocer qué actividades se van a realizar. Una vez se hayan tomado estas decisiones, se debe buscar información acerca de los recursos necesarios para poder realizar esas acciones. Para ello, es necesario recurrir a información histórica de proyectos similares realizados por nosotros mismos o bien por otras empresas.

Lo idóneo sería poder recurrir a información de primera mano, bien porque se trata de procesos realizados por nosotros mismos o bien porque recurrimos directamente a la empresa que los realizó. En caso de que esto no sea posible, se puede recurrir a información que se haya hecho pública por parte de las empresas que ejecutaron estos proyectos.

2.- Estimación de los costes del proyecto

Una vez que se conocen las actividades que se van a realizar y los recursos que son necesarios, es el momento de trasladar estos recursos a unidades monetarias y temporales.

Para ello, existen múltiples métodos de estimación según la información disponible. Una manera sencilla de estimar los costos de un proyecto es establecer analogías con proyectos similares que se hayan realizado recientemente. En caso de que éstos no existan, se deberá tomar un proyecto más antiguo y realizar una corrección en función de los cambios económicos que hayan podido producirse: oscilaciones en el cambio de divisas, revalorización o depreciación de materias primas…

Lee también La gestión de costes del proyecto: Creación de la línea base

En caso de disponer de más información, se puede recurrir a modelos paramétricos en los cuales los costes del proyecto se encuentran representados matemáticamente.

Independientemente del sistema escogido, es fundamental contar con métodos de monitorización de los costes a lo largo del proyecto. Esta información permitirá realizar un ajuste constante y, por tanto, estimar el presupuesto final con mayor exactitud y en tiempo real.

En la estimación de los costes de un proyecto también se debe considerar la posible aparición de riesgos, la repercusión que pueden tener sobre el conjunto del proyecto y la frecuencia con la que se pueden presentar al respecto de este tema, te recomendamos que leas uno de nuestros artículos: Problemas y soluciones útiles en la gestión de riesgos.

3.- Estimación de los presupuestos

El presupuesto comprende la suma de los costos estimados, calculados en el paso anterior, con el calendario tiempo estimado para la realización del proyecto. Así, el presupuesto da una imagen de los costes tanto económicos como temporales totales del conjunto del proyecto.

La estimación de los costes es más completa si se definen apartados para cada tarea o actividad concreta, teniendo en cuenta además el tiempo en el que deberán desarrollarse.

Como resultado de esta etapa, se elabora una línea de referencia que se utiliza como punto de partida para establecer la necesidad y adecuación de las herramientas de control de coste que se explicarán a continuación.

4.- Control de los costes

El control de costes se realiza una vez que se ha puesto en marcha el proyecto. Consiste en un monitorizar a diario, semanalmente o en los puntos de control que se haya establecido, cuáles son los costes en ese momento y comparar con la línea de base trazada, comprobando así si se ajustan o no a lo que estaba previsto. Esta medición permite predecir los costes generales del proyecto y si se continuará trabajando de la manera en la que se ha hecho hasta este momento.

Dado que la monitorización
se realiza en tiempo real o permanentemente, la detección de desviaciones en la línea basal establecida se realiza de manera temprana, lo que permite tomar medidas correctivas que eviten mayores desviaciones en los presupuestos finales o incluso que consigan un mayor acercamiento a los establecidos por la línea de base.

El uso de herramientas informáticas específicas para realizar estas tareas en tu empresa, puede hacer tu trabajo mucho más fácil.

Por ejemplo, en ITM platform, solución informática especializada en la gestión de proyectos en la nube, contamos con funciones que te permiten estimar el coste del proyecto en tiempo real. Además te muestran diferentes escenarios en función de las medidas correctoras que se apliquen: totales, si deseas que el proyecto termine con los costes previstos inicialmente; o parciales, en las que evites la aparición de nuevos decalajes pero mantengas el que ya se ha adquirido hasta ese momento.

Si deseas saber más acerca de soluciones informáticas sencillas y funcionales que te permitan mejorar la gestión de tus proyectos, te recomendamos que veas el siguiente vídeo o leas el siguiente webinario.

En ellos, además de saber más acerca de la metodología explicada, comprobarás cómo se desarrolla de manera sencilla utilizando ITM Platform.

Como no hay mejor manera de conocer algo que probarlo por uno mismo, te invitamos a probar nuestra solución informática. Estamos seguros de que marcará un antes y un después en la gestión de los proyectos de tu empresa.

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Si deseas incrementar tus ventas, debes utilizar una estrategia de marketing adecuada. Una de las estrategias de negocio más utilizadas es la conocida como “go to market” (GTM) o estrategia de orientación al mercado. Con ella, se pretende generar una ventaja competitiva logrando llevar una propuesta de valor única y planificada hasta el grupo adecuado de clientes.

Es decir, los esfuerzos de la empresa deben estar focalizados en entregar la propuesta de valor al segmento poblacional y mediante el canal de mercado adecuado para conseguir atraer el mayor número de ventas posibles. Por tanto, debe existir una alineación entre la propuesta de valor, la empresa, la organización, el canal de venta y el consumidor.

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Para que esta estrategia llegue a buen puerto, deben estar implicados todos los departamentos de la empresa. Aunque la principal responsabilidad recae en las áreas comerciales de la organización, también deben involucrarse otros departamentos como recursos humanos, departamentos operacionales y de infraestructuras...
Sin embargo, al igual que las demás estrategias de marketing, los sistemas orientados al mercado han ido experimentando cambios a lo largo del tiempo. Esta evolución también puede observarse a lo largo del desarrollo del marketing de una empresa.

GTM 1.0: Generación de imagen de marca

En un primer momento, las tareas se encontraban claramente separadas entre el departamento de marketing y el departamento de ventas.

Al primero le correspondía únicamente generar imagen de marca o branding, no generar directamente ventas.
Por su parte, al departamento de ventas le correspondía, además de cerrar la mayor parte de datos posibles, generar su propia cartera de clientes (leads) a partir de las propias ventas. Para conseguir esto, era necesario contratar a personal experimentado, lo que incrementaba los costes económicos, o bien entrenar y formar al personal, aumentando los costes temporales.

Como consecuencia, en este primer momento el departamento de marketing ocupaba una posición marginal en relación con la que ocupa actualmente.

Teóricamente, las campañas de marketing deberían producir imagen de marca (branding), la cual a su vez aumentaría el número de clientes potenciales o leads y terminaría por conseguir un incremento de las ventas.

Sin embargo, esta relación no traspasaba el plano teórico, dado que no existía un sistema de medidas efectivo que permitiera conocer la influencia exacta de las campañas de marketing en la generación de leads o de ventas.

GTM 2.0: Generación de demanda

Hasta hace unos años, los compradores se veían obligados a confiar en la información facilitada por su vendedor de confianza, pues probablemente era la única fuente de información que tenían (además de su experiencia personal y la de unos pocos amigos). Eso es lo que llevaba al fenómeno que hemos señalado anteriormente: el departamento de ventas tenía una importancia crucial.

Todo cambió cuando llegó Internet. El acceso rápido a la información llevó a que los compradores pudieran formarse por ellos mismos y encontrar soluciones a sus problemas. Actualmente es posible obtener en cuestión de minutos la opinión de miles de personas alrededor de todo el mundo, lo que disminuye la influencia en la compra del contacto personal con el vendedor.

Por otro lado, estos nuevos canales de información han abierto la puerta a un contacto directo entre los compradores y los vendedores a través de la propia red. Ahora los compradores pueden expresar sus dudas acerca del producto utilizando las redes. Es necesario que las empresas escuchen a los clientes a través de sus páginas web y redes sociales y así les faciliten el contenido adecuado cuándo y dónde el comprador desea consumirlo.
Esa nueva forma de contacto a través de las redes fue bautizada por Marketo como lead nurturing. Según un estudio realizado por esta misma compañía, aquellas empresas que utilizan lead nurturing generan un 50% más de ventas que aquellas que no lo utilizan. Además, lo hacen a un coste un 33% menor. Por si fuera poco, los leads generados con este sistema muestran una fidelidad con la empresa un 47% más larga que aquellos generados por otras vías.
Al mismo tiempo que surgió esta nueva forma de marketing, también surgieron nuevas técnicas capaces de aumentar el número de clientes potenciales, todas ellas relacionadas con la tecnología, como la publicidad a través de redes sociales, las técnicas para mejorar el posicionamiento en buscadores, la posibilidad de emitir vídeos con tutoriales o webinarios, la publicidad a través de aplicaciones o dispositivos móviles...

El uso adecuado de las nuevas tecnologías y la combinación de todas las técnicas de ventas recién surgidas, permite no solamente generar un mayor número de leads, sea también aumentar las ventas. Y todo ello a un costo menor.

Como consecuencia lógica, la optimización de estas herramientas tecnológicas se convirtió en un objetivo prioritario para las empresas. Dado que esta tarea recayó sobre el departamento de marketing, se produjo un incremento de la importancia y consideración de este sector.

GTM 3.0: Account Based Marketing (ABM)

Se trata del sistema más reciente de marketing. Para definirlo, utilizaremos las palabras de Matt Heinz, presidente de Heinz Marketing: “El ABM consiste en dejar de pescar utilizando una red para hacerlo con una caña. Se debe identificar exactamente los clientes con los que se desea hacer negocio y posteriormente aplicar técnicas de mercado muy precisas y adaptadas específicamente a ellos”.

Otra buena definición es la que da Justin Gray, Chief Marketing Officer de LeadMD: “El ABM es simplemente buen marketing. Si solamente tuvieras un cliente y tuvieras que comerciar con él, lo tratarías siguiendo los mismos principios que rigen el ABM. Es una forma más definida que los embudos o funnels de venta en la cual se trata a los mejores compradores de una manera mucho más personal”.

En este nuevo acercamiento, se produce un trato mucho más personal y dirigido a aquellos elementos de mercado que son potenciales compradores con una mayor probabilidad.

No es incompatible con GTM 2.0, sino más bien complementario. GTM 2.0 está optimizado para la adquisición de nuevos clientes. Sin embargo, GTM 3.0 tiene una orientación más de seguimiento y mantenimiento de clientes ya adquiridos, buscando incrementar las ventas entre estos clientes, renovar contratos, generar necesidad de adquirir nuevos productos por parte de compradores ya establecidos...

Independientemente de cuál sea tu estrategia de marketing, necesitarás un sistema de gestión eficaz que te permita monitorizar su funcionamiento, obtener métricas y coordinar los esfuerzos del equipo que se encuentre implicado en estas tareas. Sólo así podrás cuantificar la eficiencia de sus estrategias de marketing, analizar sus aciertos y fallos y posteriormente mejorarlas.

Para ello, te recomendamos que pruebes ITM platform. Se trata de una solución informática sencilla y completa para la gestión de proyectos que te permitirá implementar cualquier estrategia de marketing de una manera más rápida y eficaz. Puedes crear facilmente Kanban y Gantt así como administrar cómodamente tu presupuesto de marketing.

Si todavía no sabes lo que es ITM Platform y qué puede aportar a tu empresa, te recomendamos que veas este vídeo: https://www.youtube.com/channel/UCbXTZX2oXAkQEy6Gtt84sUg.

¡Cuando la pruebes, no entenderás cómo podías trabajar sin ella! Si le gustó este artículo también le podría interesar:

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El correo electrónico es una herramienta que se ha mostrado ineficaz para gestionar los proyectos. Para cada asunto que se desea tratar se debe iniciar una conversación nueva, añadir en ella a los participantes que se desea que se mantenga informados y posteriormente ir respondiendo en el mismo hilo.

Habitualmente, algún usuario olvida el hilo corresponde para tratar cada tema y se entremezcla conversaciones, con la consiguiente pérdida de información para aquellos usuarios que no se encuentran incluidos en todas ellas.

Además, resulta bastante complicado recuperar la información cuando se desea. Esto implica una pérdida de tiempo en buscar información o bien una pérdida de ésta por no dedicar tiempo a su búsqueda. En ambos casos, existe una merma de la productividad y un riesgo incrementado de entregar trabajos fuera de plazo o con menor calidad.

En resumen, ¿cuáles son los inconvenientes de utilizar el correo electrónico para la gestión de proyecto?

Ausencia de herramientas adecuadas de búsqueda y clasificación

Aunque los sistemas de correo electrónico incorporan herramientas de búsqueda que permiten localizar correos electrónicos a partir de campos específicos (personas que participan en la conversación, fecha, asunto o palabras clave) esto solamente consigue acotar la búsqueda pero no necesariamente encontrar la conversación deseada.

Por ejemplo, es posible que una persona se encuentre participando en varios proyectos simultáneamente. En tal caso, identificar los correos electrónicos en los que ha participado una determinada persona permitirá acotar la búsqueda a todas las áreas en las que se encuentra implicada esta persona, pero no solamente a una de ellas.

Por otro lado, la búsqueda por asuntos tampoco es demasiado eficiente, dado que una misma tarea se puede desarrollar en varios hilos, cada uno de ellos con un nombre de asunto distinto. Meses después probablemente será imposible localizar una determinada conversación.

Una manera de ahorrar tiempo, aumentar la productividad y asegurarnos de que podemos recuperar la información rápidamente es utilizar una solución informática que permita una adecuada clasificación de las conversaciones en función del proyecto o tarea a la que correspondan.

El caos domina los grupos grandes

Si envías un email informativo a un número elevado de personas, lo más probable es que todos ellos respondan al grupo e introduzcan y ligeras variaciones en la conversación, dando lugar a respuestas en las que se va desarrollando ese mismo tema o se va derivando hacia otros diferentes.

El resultado es una conversación enorme, con un montón de mensajes desorganizados en los que es imposible saber quién dijo cada cosa en qué momento. Imagina algo parecido a lo que sucedería si utilizáramos un grupo de WhatsApp para gestionar los asuntos de empresa.

Las aplicaciones de mensajería nos son muy útiles en nuestras actividades de ocio, pero sin embargo no se nos ocurre llevarlas al ámbito de la empresa. ¿Por qué seguimos utilizando el correo electrónico?

El email no permite el trabajo colaborativo

Actualmente, existen soluciones informáticas en la nube que permiten editar un mismo documento por diferentes individuos. Esta edición se produce en tiempo real, de tal forma que si uno de ellos introduce alguna modificación, cualquier otro colaborador podrá observar estos cambios, aceptarlos, rechazarlos o realizar sus propias modificaciones.

Esta versatilidad no es posible utilizando el correo electrónico. Mediante el email, cada persona trabaja individualmente y posteriormente se comparten los resultados, pero no existe un trabajo en equipo en tiempo real.

¿Dónde está el calendario?

A menos que dispongas de algún sistema de mensajería que te permita sincronizarlo con un calendario, lo más probable es que las citas se comuniquen en un texto escrito en un email que termina perdido en tu bandeja de entrada.

En el mejor de los casos, “solamente” tendrás que ocupar una parte adicional de tu tiempo anotar en tu calendario las reuniones y eventos a los que tienes que asistir. “Solamente”, porque también cabe la posibilidad de que olvides alguno.

Por ello, es fundamental utilizar herramientas que permitan una sincronización inmediata con el calendario para asegurarte de que asistes a todas las citas y cumples con todas sus obligaciones, al tiempo que te relajas por el hecho de no tener que estar pendiente de anotarlo todo.

Pausas e interrupciones

El correo electrónico interrumpe constantemente el flujo de trabajo. Tener que parar de hacer la tarea en la que estás ocupado para contestar un correo electrónico implica no solamente destinar un tiempo a responder, sino también volver a recuperar la concentración que se había conseguido anteriormente. Este proceso, acumulado a lo largo de las horas de trabajo del día, puede implicar mucho tiempo perdido y además conlleva un cansancio adicional: cada vez que hay una interrupción, hay que concentrarse de nuevo.

Si deseas aumentar tu productividad y tu concentración, debes trabajar sin interrupciones. Minimizar las llamadas telefónicas, el uso de servicios de mensajería instantánea y el correo electrónico es fundamental para poder trabajar adecuadamente, sacando el máximo rendimiento a cada minuto.

Disminución de la comunicación directa

Si tu equipo trabaja de manera presencial y es posible comunicarse cara a cara, prioriza esta opción. La comunicación directa es siempre mucho más rápida y evita malentendidos.

Además de con palabras también nos comunicamos con gestos, expresiones faciales y otros mecanismos de comunicación no verbal, que enriquecen la comunicación y mejoran las relaciones humanas.

En caso de equipos remotos, aunque el correo electrónico tiene la ventaja de poder comunicarse a cualquier hora del día y salvar diferencias horarias, de ser posible, busca sistemas alternativos que simulen la comunicación directa. Verás cómo ahorras tiempo y consigues una transmisión de los mensajes mucho más clara

Pese a todo lo explicado en el artículo, el correo electrónico continúa siendo una herramienta interesante y que puede aportar mucho a la gestión de proyectos. No obstante, en el mundo actual existen soluciones informáticas mucho mejores, más completas y que pueden ayudarte a aumentar la productividad de tu empresa.

Nos referimos a herramientas informáticas específicamente diseñadas para la gestión de proyectos, que dan respuesta específica a los problemas que el correo electrónico no puede resolver.

Un ejemplo de este tipo de herramientas es ITM Platform, que además de por la diversidad de utilidades informáticas que presenta, destaca por su bajo coste y por la posibilidad de adaptar sus funciones a las necesidades concretas de tu empresa.

Con ITM Platform podrás clasificar las conversaciones en función de las tareas que está realizando cada grupo, para que todos los proyectos se encuentren ordenados. Además, disfrutarás de herramientas que permitirán trabajar en equipo de manera cómoda, sincronizada y fiable: trabajo colaborativo en la nube, calendarios accesibles para todos los implicados en el proyecto…

Te invitamos a que pruebes hoy mismo nuestra demo: http://www.itmplatform.com/es/sesiones-de-demostracion/

¡Descubre por ti mismo todo lo que los modernos sistemas de gestión de proyectos pueden aportar a tu empresa!

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“Conócete a ti mismo”, rezaba un conocido aforismo griego que, según narra la historia, se encontraba escrito en lo alto del frontón de uno de los principales templos.

Por más que pasan los siglos, esta sentencia sigue de plena actualidad. Aunque quizá en el ámbito del marketing podríamos añadirle una mejora. “Conócete a ti mismo y conoce a tu cliente”.

Para que una empresa logre alcanzar el éxito, es necesario por una parte que conozca a sus clientes reales y potenciales y por otra parte que sepa qué pueden aportar su trabajo o sus productos al mercado. Para ello, deberá por una parte estudiar a los clientes para conocerlos lo mejor posible.

Por otra parte, también deberá analizarse a sí misma para saber qué productos ofrece y qué nichos de mercado pueden estar interesados en él, cuál es su filosofía de trabajo, qué valor aporta a la sociedad...

De esta manera, se establece un círculo de análisis y reflexión que parte del conocimiento del cliente, pasa por el análisis de la empresa y vuelve de nuevo al cliente, estableciéndose una retroalimentación continua.

¿Qué información debemos conocer de nuestros clientes? La respuesta es ABSOLUTAMENTE TODA.

No basta con saber su sexo o su edad, también es interesante conocer su nivel socioeconómico, sus aficiones, los lugares que visitan o les interesaría visitar, las otras aficiones a las que les gusta dedicar su tiempo libre, su situación familiar o laboral... En definitiva, cualquier información que permita conectarnos con ellos en el plano humano.

Sólo así podremos ajustar nuestros productos en nuestras campañas de marketing a las circunstancias y a los gustos de nuestros clientes y así conseguir aumentar su grado de satisfacción o ampliar su número.

¿Cómo podemos conseguir tan valiosa información?

Comunicación con los departamentos en contacto directo con los clientes

Hay departamentos de la empresa que por su idiosincrasia tienen un trato más directo con los clientes. Es el caso del equipo de ventas o el servicio de atención al cliente.

Dado que estos departamentos se encuentran en contacto directo con los clientes, saben cuáles son los problemas a los que éstos se enfrentan a diario y sus necesidades. Por ejemplo, si el producto que vendes es un programa informático, es posible que alguna de las funciones no se encuentre accesible de manera intuitiva. Los clientes serán los que sufran este defecto, y trasladarán este problema al servicio de atención al cliente. Conocer esta información te permitirá colocar un acceso directo a aquellas funciones que son más utilizadas por los usuarios, relegando a un segundo plano las que no utilizan tanto. Este hecho permitirá aumentar la facilidad de uso de tu programa informático y, por tanto, mejorar la satisfacción de los clientes. Por efecto dominó, esta mayor satisfacción generará marketing en sí misma, lo cual se traducirá indirectamente en un incremento de las ventas.

Usa las redes sociales: el contacto es más directo que nunca

Seguramente tu empresa tendrá presencia en las principales redes sociales, ya sean generales o específicas del sector al que se dedique. Si todavía no las tiene, deberías plantearte los beneficios que puede aportar a tu negocio utilizar estos nuevos canales de marketing.

Las redes sociales permiten un grado de cercanía con los clientes que resulta imposible de conseguir por otros medios. Suponen una manera inmediata y global de conocer el grado de satisfacción de los clientes con nuestros servicios y al mismo tiempo una manera de acercarse a toda la comunidad de Internet que, al fin y al cabo, es el mundo entero.

Responder con prontitud a las dudas y quejas que los usuarios nos plantean a través de estas redes puede suponer en sí mismo un sistema de captación de nuevos clientes. Una empresa que cuida a sus seguidores en las redes sociales es una empresa que transmite seguridad y confianza, dado que probablemente también tratará bien a sus clientes.

Los comentarios que dejan los usuarios de las redes sociales, además de suponer una fuente de publicidad en caso de ser positivos, permiten conocer los puntos débiles de nuestra empresa.

Debemos corregir estos defectos y además dejar constancia de que lo hemos hecho mediante respuestas a los comentarios de los usuarios. De esta manera, conseguiremos que nuestra empresa sea mejor cada día y además transmitiremos en un canal público que nos preocupamos por las necesidades de nuestros clientes y estamos dispuestos a ayudarles.

Además, las redes sociales son el escaparate por el que muchos de nuestros clientes establecen contacto con nosotros por primera vez. Podríamos considerar las redes sociales como la carta de presentación que nuestra empresa ofrece al mundo entero. Por tanto, cuidar la apariencia y actualizar constantemente nuestras redes sociales es una forma sencilla y barata de generar buena impresión y, por tanto, publicidad para nuestra empresa.

Por tanto, las redes sociales, además de ser un canal publicitario, suponen un mecanismo de comunicación directo con los clientes y una manera sencilla y cómoda de conocerlos.

Salta al ruedo: habla directamente con los clientes

Este sistema puede no ser aplicable en todos los sectores o todas las actividades, pero sin embargo, es el más efectivo. Pese a la inmediatez y la cercanía que suponen las redes sociales, nada sustituye a la comunicación directa. Si tu empresa tiene departamentos en contacto directo con el cliente, introdúcete en ellos y no solamente hables con los empleados, interactúa también con los clientes. observa qué les gusta, estudia sus reacciones, conversa con ellos y conócelos. Simplemente basta preguntar qué les gusta y qué no les gusta para poder conocer esta información.

¿Y ahora qué?

Una vez que conozcas bien a los clientes, la siguiente fase es trazar un plan de acción que consistirá en un conjunto de proyectos y tareas que permitan llevar a la práctica aquellas mejoras que hayas conocido a través del feedback de tus clientes.

Se podría decir que, tras conocer a los clientes, llega el momento de conocernos a nosotros mismos, de organizar los recursos humanos y económicos y el tiempo de que disponemos para poder alcanzar un producto de la mayor calidad posible que consiga que el cliente quede satisfecho.

Existen soluciones informáticas que te permiten organiza tu empresa y tus proyectos de una manera rápida e intuitiva. En ITM Platform, te ofrecemos una solución informática en la nube que hará mucho más fácil la gestión de tus proyectos.

Nuestra herramienta informática es intuitiva y podrás utilizarla plenamente tras apenas unos minutos de uso.

Pese a eso, somos plenamente conscientes de la necesidad de conocer a nuestros clientes y de comunicarnos permanentemente con ellos. Por ello, contamos con un equipo humano cercano y accesible, que estará dispuesto a resolver tus dudas y escuchar tus sugerencias para hacer cada día un sistema mejor, más sencillo y funcional.

Prueba ITM Platform y verás cómo tu empresa pasa a ser más productiva y tu vida es más sencilla.

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Un clásico de las metodologías ágiles es reparte rápido, reparte frecuentemente. En algunos ámbitos puede ser aplicable, pero actualmente se ha cambiado este lema por entrega de la manera planeada. Ahora vamos a discutir qué es mejor, entregar rápido o entregar cómo se había planeado.

El plan para entregar el proyecto se basa en un análisis de las capacidades del equipo y de las necesidades de los clientes. Una vez conocidos estos de manera abstracta, se deben llevar al terreno práctico. Para ello, habrá que tener en cuenta limitaciones de presupuesto y de recursos, así como la necesidad de alcanzar el resultado en un determinado tiempo.

De manera gráfica, se podría resumir en el siguiente diagrama. Como curiosidad, obsérvese que el esquema procede de un manual de la escuela de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos.

En términos de organización, no hay tantas diferencias entre dirigir un ejército y una empresa. En ambos casos, se trata de coordinar los esfuerzos humanos y materiales para que ambos se encuentren en el momento y lugar exacto para obtener el resultado deseado, asumiendo siempre un cierto nivel de riesgos.

En ambos casos, el resultado del trabajo tiene un determinado valor. El proyecto tendrá sentido si al finalizar consigue alcanzar el valor deseado.

Por tanto, terminar rápido puede significar terminar de manera precoz. Al terminar el trabajo demasiado pronto es probable que no haya alcanzado la calidad necesaria, que no tenga el valor previsto y que por tanto no tenga sentido entregarlo todavía.

Es decir, lo importante no es terminar rápido, sino terminar bien. Así se consigue que el trabajo realizado aporte valor, cumpla las expectativas establecidas por los clientes y éstos queden satisfechos.

Ésta es precisamente la finalidad de la gestión de proyectos: alcanzar este resultado de la manera más temprana posible, haciendo un uso óptimo de los recursos. Pero para ello, debe huir de una entrega precoz, porque esto supondría una disminución de la calidad final del trabajo y, por tanto, que éste no aporte el valor deseado.

A la hora de entregar un trabajo, hazte unas simples preguntas: ¿Qué estamos entregando? ¿El trabajo entregado está llegando de la manera adecuada al cliente o consumidor? ¿Es capaz de cumplir con los objetivos deseados?

Y a la hora de planificar un proyecto, plantéate esta otra pregunta. ¿Es posible acelerar la entrega o realizar un menor consumo de recursos materiales y personales sin afectar a los requisitos de calidad establecidos para el producto final?

Probablemente, si el objetivo de nuestra empresa es entregar proyectos sencillos, al no requerir de mucha complejidad, es posible que lo importante sea simplemente entregar rápido, ya que la sencillez del proyecto permite centrarse en la velocidad y asumir que los objetivos de calidad se van a cumplir en cualquier caso.

Sin embargo, en proyectos complejos, lo importante no es entregar rápido, sino planificar bien y posteriormente ajustarse a los planes establecidos, tanto si estamos utilizando para la gestión de los proyectos metodologías clásicas o predictivas, como si preferimos utilizar las novedosas metodologías ágiles.

Si el plan se realiza de la manera adecuada, bien al principio del proyecto y en el caso de las metodologías predictivas o bien para cada uno de los sprints o ciclos de trabajo en el caso de las metodologías ágiles, ésta debería ser la guía a seguir para optimizar el uso de los recursos y maximizar la productividad.

Una vez planificado el trabajo de una determinada forma, ¿es posible realizar la entrega en un menor tiempo?

Indudablemente sí, pero a costa de aumentar el gasto de recursos de otro tipo, por ejemplo el número de personas dedicadas a realizar el proyecto o la inversión en tecnología que automatice procesos.

Si la planificación se ha realizado adecuadamente, el tiempo debe haberse considerado como un recurso valioso, por lo que debe encontrarse optimizado para los recursos humanos, económicos y tecnológicos de los que se dispone. Por tanto, no debe ser posible reducir los tiempos de entrega sin afectar directamente a la calidad y al valor del producto final.

En resumen, si quieres entregar rápido tus proyectos, debes elaborar un plan que te permita hacerlo, ajustado a la calidad y al valor del producto que ofreces. La reducción de tiempos de entrega pasa una optimización de los recursos y un aumento de la productividad o bien por una disminución de la calidad final. Es tarea del gestor del proyectos y de los clientes decidir cuál de los aspectos desean priorizar.

Desde ITM platform te ofrecemos una solución informática para mejorar la gestión de proyectos de tu empresa que incorpora gestión de recursos, tareas, programas, proyectos, portafolio, clientes. Estamos seguros de que cuando descubras todo lo que ITM Platform puede aportar a tu empresa, decidirás trasladarla a tu ámbito personal.

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