Este artículo forma parte de una serie sobre las áreas del conocimiento del PMBOK. Puedes leer los artículos anteriores:
Área 1: Gestión de integración del proyecto
Integración con el menú de proyecto de ITM Platform
Área 2: Gestión del alcance del proyecto
Área 3: Gestión del tiempo del proyecto
Área 4: Gestión de los costos del proyecto
Área 5: Gestionar la calidad del proyecto. El ejemplo de una aseguradora
Área 6: Gestión de los recursos humanos del proyecto
Área 7: Gestión de las comunicaciones del proyecto
La novena área de conocimiento de la Guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge) se refiere a la Gestión de las adquisiciones del proyecto, es decir, a las relaciones de la compañía con sus proveedores. La relación de una empresa con sus proveedores es fundamental para poder ganar competitividad en el mercado, ya que una buena gestión de las compras que hagamos nos permitirá mejorar nuestro margen y crear estrategias con más libertad para posicionarnos en el mercado.
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Una vez más, el director de la gestión de proyectos tiene que participar en el proceso de las contrataciones y adquisiciones del plan, lo que implica una activa colaboración con el área de compras para el proceso de planificación y gestión de los aprovisionamientos. Como no podemos gestionar directamente las actividades de los proveedores, es muy importante controlar los plazos de la gestión de las compras para que no se retrase el plan de ejecución del proyecto. Este área es una de las más delicadas desde el punto de vista ético, ya que pueden existir elementos de colusión por parte de los proveedores o conflictos de intereses no declarados entre el director del proyecto y los prestadores de servicios. Estos problemas suelen ser especialmente graves y difíciles de atajar cuando se da la colaboración de entidades públicas, con empleados públicos cuyos salarios contenidos pueden invitar a saltarse las reglas, y entidades privadas.
Fases de la Gestión de las adquisiciones del proyecto
1. Especificación
En este primer paso, los actores implicados son el equipo del departamento de compras y el director del proyecto. La especificación consiste en desarrollar y aprobar una lista de los productos o recursos a adquirir para la ejecución del proyecto. Los responsables de compras serán los encargados de contactar con los proveedores de la empresa.
2. Selección
Tras la fase de especificación, el área de compras de nuestra compañía tendrá que encontrar los mejores proveedores para adquirir los recursos necesarios, de acuerdo con las especificaciones acordadas con el director del proyecto. En este punto, es importante establecer cuáles son los criterios de selección de proveedores, tanto para el cumplimiento de los plazos de entrega como para la calidad del servicio, el coste o el rendimiento que nos ofrezcan.
3. Contratación
Con las especificaciones iniciales y la selección de proveedores realizada, nuestra área de compras comunicará o pactará con las empresas colaboradoras cuáles son los plazos de entrega y las condiciones de pago. Es muy importante que los recursos o artículos que adquirimos para el proyecto nos sean entregados en tiempo y forma para que no se produzcan retrasos que puedan afectar a la ejecución del plan. Todas las condiciones pactadas han de figurar en el presupuesto y en el contrato de compra que hagamos.
4. Control y supervisión
Una vez más, la supervisión del funcionamiento del departamento de compras nos dará seguridad y confianza para el desarrollo de nuestro proyecto. Tenemos que tener en marcha las medidas necesarias para que la fase de entrega y de pago se realice sin ningún problema y que los recursos o compras realizadas se ajusten a las necesidades y criterios de calidad pactados. Las reuniones periódicas y la comunicación fluida del área de compras con los proveedores de la compañía son importantes para evitar contratiempos y confusiones en los pedidos o para realizar posibles cambios que se consideren oportunos y necesarios.
5. Medir los resultados
Una vez más, el análisis de los resultados y su medición nos permitirán obtener una perspectiva global del funcionamiento de las partes, trabajos, tareas o actividades que contemplemos en las fases de desarrollo de nuestro plan. El paso final del proceso de gestión de las adquisiciones del proyecto se refiere, precisamente, a la utilización de un sistema de indicadores de desempeño y a la aplicación de las medidas que nos permitan evaluar la eficacia y el éxito de todo el proceso.
La evaluación debe tener por objetivo descartar a aquellos proveedores que no hayan cumplido con las condiciones pactadas, respetando y evaluando positivamente a aquellos que son una garantía de éxito. La formalización de las impresiones del equipo de compras y demás partes interesadas es un elemento importante en esta fase. El informe que realicemos será fundamental para la creación y ejecución de futuros planes de la compañía, porque nos permitirá aprender de los errores, obstáculos o dificultades que nos hayamos encontrado y la forma en la que los hemos resuelto. El director o gerente del proyecto será el responsable de establecer un sistema que permita medir los resultados y el equipo del departamento de compras será quien se ocupe de realizar la medición.
Las reuniones especiales y los talleres nos resultarán de gran ayuda a la hora de analizar los indicadores clave del rendimiento, los resultados intermedios de las entregas por etapas, el rendimiento de los compradores, la adhesión a las especificaciones del producto y la comunicación con los proveedores, entre otros. En el caso de que se produzca una desviación, el equipo de compras tendrá que comunicarla al gerente del proyecto para que realice los cambios necesarios del plan de adquisiciones.
Plan de Adquisiciones del Proyecto
El Plan de Adquisiciones del Proyecto guía todo el proceso de compra. Es una herramienta que nos ayudará a la organización y gestión de las actividades o tareas relacionadas con el proceso. Será el equipo de compras quien prepare el plan y el director quien lo apruebe antes de realizar ninguna operación con los proveedores. En el Plan de Adquisiciones incluiremos los documentos referentes a todo el proceso, como las plantillas de los acuerdos o contratos, las estrategias de gestión de los recursos para la negociación, los plazos estimados y la inspección de las compras, la forma de contratación, las etapas del proceso de selección de proveedores y vendedores, el modelo de financiación y las normas de calidad y gestión de riesgos.
