Un clásico de las metodologías ágiles es reparte rápido, reparte frecuentemente. En algunos ámbitos puede ser aplicable, pero actualmente se ha cambiado este lema por entrega de la manera planeada. Ahora vamos a discutir qué es mejor, entregar rápido o entregar cómo se había planeado.
El plan para entregar el proyecto se basa en un análisis de las capacidades del equipo y de las necesidades de los clientes. Una vez conocidos estos de manera abstracta, se deben llevar al terreno práctico. Para ello, habrá que tener en cuenta limitaciones de presupuesto y de recursos, así como la necesidad de alcanzar el resultado en un determinado tiempo.
De manera gráfica, se podría resumir en el siguiente diagrama. Como curiosidad, obsérvese que el esquema procede de un manual de la escuela de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos.
En términos de organización, no hay tantas diferencias entre dirigir un ejército y una empresa. En ambos casos, se trata de coordinar los esfuerzos humanos y materiales para que ambos se encuentren en el momento y lugar exacto para obtener el resultado deseado, asumiendo siempre un cierto nivel de riesgos.
En ambos casos, el resultado del trabajo tiene un determinado valor. El proyecto tendrá sentido si al finalizar consigue alcanzar el valor deseado.
Por tanto, terminar rápido puede significar terminar de manera precoz. Al terminar el trabajo demasiado pronto es probable que no haya alcanzado la calidad necesaria, que no tenga el valor previsto y que por tanto no tenga sentido entregarlo todavía.
Es decir, lo importante no es terminar rápido, sino terminar bien. Así se consigue que el trabajo realizado aporte valor, cumpla las expectativas establecidas por los clientes y éstos queden satisfechos.
Ésta es precisamente la finalidad de la gestión de proyectos: alcanzar este resultado de la manera más temprana posible, haciendo un uso óptimo de los recursos. Pero para ello, debe huir de una entrega precoz, porque esto supondría una disminución de la calidad final del trabajo y, por tanto, que éste no aporte el valor deseado.
A la hora de entregar un trabajo, hazte unas simples preguntas: ¿Qué estamos entregando? ¿El trabajo entregado está llegando de la manera adecuada al cliente o consumidor? ¿Es capaz de cumplir con los objetivos deseados?
Y a la hora de planificar un proyecto, plantéate esta otra pregunta. ¿Es posible acelerar la entrega o realizar un menor consumo de recursos materiales y personales sin afectar a los requisitos de calidad establecidos para el producto final?
Probablemente, si el objetivo de nuestra empresa es entregar proyectos sencillos, al no requerir de mucha complejidad, es posible que lo importante sea simplemente entregar rápido, ya que la sencillez del proyecto permite centrarse en la velocidad y asumir que los objetivos de calidad se van a cumplir en cualquier caso.
Sin embargo, en proyectos complejos, lo importante no es entregar rápido, sino planificar bien y posteriormente ajustarse a los planes establecidos, tanto si estamos utilizando para la gestión de los proyectos metodologías clásicas o predictivas, como si preferimos utilizar las novedosas metodologías ágiles.
Si el plan se realiza de la manera adecuada, bien al principio del proyecto y en el caso de las metodologías predictivas o bien para cada uno de los sprints o ciclos de trabajo en el caso de las metodologías ágiles, ésta debería ser la guía a seguir para optimizar el uso de los recursos y maximizar la productividad.
Una vez planificado el trabajo de una determinada forma, ¿es posible realizar la entrega en un menor tiempo?
Indudablemente sí, pero a costa de aumentar el gasto de recursos de otro tipo, por ejemplo el número de personas dedicadas a realizar el proyecto o la inversión en tecnología que automatice procesos.
Si la planificación se ha realizado adecuadamente, el tiempo debe haberse considerado como un recurso valioso, por lo que debe encontrarse optimizado para los recursos humanos, económicos y tecnológicos de los que se dispone. Por tanto, no debe ser posible reducir los tiempos de entrega sin afectar directamente a la calidad y al valor del producto final.
En resumen, si quieres entregar rápido tus proyectos, debes elaborar un plan que te permita hacerlo, ajustado a la calidad y al valor del producto que ofreces. La reducción de tiempos de entrega pasa una optimización de los recursos y un aumento de la productividad o bien por una disminución de la calidad final. Es tarea del gestor del proyectos y de los clientes decidir cuál de los aspectos desean priorizar.
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