Parte de nuestro trabajo como Project Manager es enfrentarnos a los riesgos internos y externos que influyen en el éxito de nuestros proyectos. Debemos eliminar, o al menos mitigar, todos los factores que puedan constituir un riesgo que ponga en peligro el buen desarrollo del proyecto.
Desgraciadamente, el camino que el Project Manager debe recorrer para alcanzar el éxito está sembrado de minas. Mientras que algunas de éstas se pueden esquivar fácilmente, otras son bastante más complicadas, dado que se encuentran ancladas a la estructura del proyecto, a las políticas de la compañía, a malos hábitos adquiridos por nosotros o por el equipo con el que trabajamos o una combinación de todos estos factores.
Con el entrenamiento adecuado, podemos evitar algunas de estas minas. A continuación se exponen una serie de problemas que podemos encontrar en el camino hasta el éxito de nuestros proyectos y algunos consejos sobre cómo evitarlos.
Definiciones
¿Qué consideramos un riesgo? ¿Qué parámetros utilizamos para discernir si un riesgo es importante o no? ¿Y para cuantificar la probabilidad de que el suceso ocurra?
Es importante consensuar todas estas definiciones antes de realizar alguna reunión de planificación del proyecto. Todos los miembros del equipo deben tener claro qué es un riesgo, cómo identificar los más importantes para el proyecto y los que tienen mayor probabilidad de suceder.
Consejo. Para el trabajo en equipo debe existir un lenguaje común, también a la hora de identificar los riesgos. En este otro artículo puedes conocer las claves para potenciar el trabajo en equipo.
Falta de formación en gestión de riesgos
Como Project Manager, eres el responsable de gestionar los riesgos en un proyecto y habitualmente la persona con mayor formación al respecto. Los clientes y patrocinadores no suelen plantearse esta perspectiva. Esto supone un problema para la gestión, dado que conseguir unos objetivos en el proyecto lleva implícito asumir unos riesgos, que los clientes no suelen considerar.
Por tanto, configurar un equipo en el que existan miembros capaces de gestionar los riesgos, hará mucho más sencillo y efectivo tu trabajo, pues podrás compartir esta carga con tu equipo, obteniendo además mayor reconocimiento por parte de éste.
Es posible que en ocasiones tengas clientes que comprendan los riesgos que implica un determinado proyecto. Si es así, serás afortunado, dado que proveerán mayor cantidad de fondos para aquellas actividades que implican un mayor riesgo y serán más flexibles con los plazos de entrega en caso de que surja algún imprevisto.
Consejo. Trata de concienciar a tus clientes y a tu equipo acerca de los riesgos que implican los proyectos que vais a desarrollar. Mantenlos informados en todo momento del estado actual de los riesgos.
Escasa información sobre los riesgos
La planificación de un proyecto debe llevar implícita la identificación de los riesgos que éste supone. Para ello es necesario el trabajo conjunto del Project Manager con su equipo. Este trabajo implica formación en todos los aspectos relativos al proyecto y reflexión y análisis acerca de los problemas que pueden surgir durante su ejecución. Esta búsqueda de información debe ser realizada no solamente por el Project Manager sino por todos los miembros del equipo implicados en el proyecto, que además deben adquirir el hábito de realizar informes por separado para cada uno de los riesgo, lo que hará más sencillo determinar la causa de cada uno de ellos y poder adoptar las medidas necesarias para solucionar los problemas antes de que aparezcan.
Consejo. Formarse e informarse adecuadamente antes de iniciar cada proyecto. Hacer partícipe al equipo para identificar individualmente cada uno de los riesgos, su causa y poder poner solución.
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Carencia de un claro organizador
Otras de las funciones del Project Manager es ser el faro que guía el proyecto a buen puerto. Para ello, es necesaria capacidad de liderazgo que permita la adecuada coordinación de los esfuerzos. Asimismo, el Project Manager debe ser capaz de promover prácticas que estimulen la adecuada gestión de riesgos y de enseñar a los miembros del equipo menos formados en estos aspectos.
Consejo. Como Project Manager, debes esforzarte en potenciar tus habilidades de liderazgo.
No pensar lo suficiente antes de actuar
No es suficiente realizar una única reunión para identificar los riesgos, determinar la probabilidad de que sucedan y el impacto que tendrían en el proyecto y elaborar una respuesta adecuada.
También existen grupos en los que, por error, se piensa que dedicar tiempo a la planificación y prevención de los riesgos supone un retraso en el comienzo de la ejecución del proyecto.
Es cierto que realizar una adecuada planificación puede implicar comenzar a trabajar más tarde. Sin embargo, en el conjunto del proyecto, una correcta planificación supondrá un gran ahorro tanto en tiempo como en recursos.
Una posible solución a este problema es realizar reuniones periódicas en las que se identifiquen los riesgos del proyecto en ese determinado momento. Más adecuado sería repetir esta reunión a lo largo del tiempo de ejecución del proyecto, no solamente al principio de este, para actualizar el estado del proyecto y de los posibles riesgos.
Aunque es verdad que al comienzo del proyecto se debe realizar una adecuada valoración predictiva de todo el proyecto para tratar de prever todos los riesgos posibles con la mayor anticipación, aparecerán nuevos riesgos durante el proyecto que deberán ser afrontados a su debido tiempo.
No obstante, la solución ideal es concienciar al equipo de la importancia de la gestión de riesgos, para que todos colaboren en su identificación y en la aportación de soluciones.
Cuatro ojos ven más que dos, y los ojos de todo un equipo siempre verán mucho más que los del Project Manager, por lo que es preferible que todos contribuyan en la gestión de riesgos del proyecto y no sea solamente una persona, por más capacitada que esté, la que lo haga.
Consejo. Hacer de la gestión de riesgos una prioridad, estableciendo reuniones periódicas para su control. Fomentar que todos los integrantes del equipo se ocupen de manera continua de la identificación de riesgos.
Ausencia de antecedentes
Para poder identificar riesgos se suele acudir a proyectos similares que se han realizado anteriormente en la empresa, que se utilizan como precedentes históricos. Si la empresa es nueva o el proyecto a realizar es diferente a los anteriores, es posible que no existan antecedentes a los que acudir. En estos casos, es fundamental apoyarse en la información que podamos encontrar de otras empresas similares, bien de sectores parecidos, bien de países socioeconómicamente cercanos.
En cualquier caso, debemos dejar constancia de todo lo que hagamos para que podamos utilizarlo como archivo documental en el futuro, cuando vayamos a planificar nuevas tareas. Así no repetiremos los errores pero sí que repetiremos los aciertos.
Consejo. Aprende de tus errores y de los de los demás. Deja constancia de todo lo que hagas para no repetir tus errores presentes en el futuro.
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