El equipo fundador de OnyriqOnyriq representa a una nueva generación de empresas innovadoras que persiguen el impacto social del conocimiento

Ainhoa, Joseba y Mikel se conocieron en la Universidad del País Vasco (UPV-EHU) en San Sebastián mientras estudiaban química en la especialidad de polímeros. Años más tarde, los tres han finalizado sus estudios de posgrado y se saludan todas las mañanas en el Parc Científic de Barcelona. Aunque investigan juntos cada día y no han perdido de vista los laboratorios, las estructuras químicas ni los ensayos, no se dedican a la docencia ni reciben un sueldo de la universidad.

Estos tres químicos han puesto en marcha su propia empresa junto con Oriol, ingeniero aeroespacial afincado en Japón: hace un año, en septiembre de 2016, se fundó Onyriq, una startup que se dedica a la investigación, el desarrollo y la innovación de polímeros. Con un modelo de negocio que apuesta a las claras por la transferencia del conocimiento, el objetivo es ambicioso: sustentar la empresa con la explotación comercial de la investigación propia mediante licencias y patentes.

Súmate a Onyriq y empieza a gestionar y evaluar tus programas con ITM Platform

En el día a día de Onyriq se encuentra la gestión de sus proyectos de investigación con ITM Platform. “Trabajamos con ITM tanto para los proyectos en ejecución como para el desarrollo de las propuestas a clientes, donde calculamos las diferencias entre la propuesta y el proyecto real (en presupuesto, tiempo y actividades) que nos permiten conocer mejor su rentabilidad”.

El ejemplo de Onyriq muestra cómo cada vez más empresas de alto valor añadido necesitan acceder a herramientas de gestión de programas y portafolio que antes solo estaban al alcance de los grandes grupos multinacionales”

En un mercado tan amplio como el de los materiales poliméricos, Onyriq es capaz de transferir las tecnologías empleadas entre sectores dispares, como, por ejemplo: aeroespacial, salud, impresión 3D o alimentación. Su experiencia previa les ha llevado a definir tres líneas principales de investigación, centradas en distintas áreas: la síntesis y modificación de polímeros y biopolímeros, la encapsulación de compuestos activos como los medicamentos, o la funcionalización de los materiales para impartir propiedades específicas. “Aspiramos a que empresas con diferentes core business que trabajan con polímeros puedan externalizar la innovación de sus procesos apoyándose en nosotros y nuestro amplio know-how", dice Ainhoa.

Logo de Onyriq

En cuanto al portafolio de servicios, Onyriq se reparte en tres vértices: la transferencia del conocimiento con investigación propia, la innovación bajo demanda y los eventos de formación. Aunque actualmente la comercialización de la investigación propia tiene un peso secundario, el objetivo es que se convierta en la principal fuente de ingresos de la empresa. Para ello, Onyriq no solo debía gestionar sus proyectos con profesionalidad, sino también evaluar de forma continua las distintas líneas de investigación que agrupan los distintos proyectos de la empresa.

El ejemplo de Onyriq muestra cómo cada vez más empresas de alto valor añadido necesitan acceder a herramientas de gestión de programas y portafolio que antes solo estaban al alcance de los grandes grupos multinacionales, pero a las cuales tienen mejor acceso gracias a la aparición de actores que, como ITM Platform, apuestan por la democratización del sector.

El equipo fundador de Onyriq, hablando, frente a un ordenador

La gestión de programas, requisito del modelo

Pese a su juventud, los fundadores de Onyriq ya han dirigido proyectos de investigación europeos con presupuestos de millones de euros. Aunque un proyecto de gran envergadura no haya sido en ningún momento una preocupación insalvable, sí era novedosa la obligación de investigar con criterios de rentabilidad, difíciles de combinar con la visión a largo plazo que exige la investigación académica. El nudo que permite a Onyriq reconciliar la mentalidad del emprendedor con la del científico no es otra que la gestión de programas. Y es que, dada su experiencia previa como gestores de proyecto, desde el inicio supieron que una pieza central para que la startup pudiera construir un modelo de negocio viable era contar con una herramienta que cumpliera dos objetivos: permitir al equipo adoptar metodologías profesionales de gestión de proyectos y agrupar las distintas líneas de investigación en programas, o grupos de proyectos con objetivos semejantes.

“La gestión de programas anuda la mentalidad del emprendedor con la del científico”

Fue entonces cuando, tras lo que Ainhoa describe como un proceso exhaustivo de búsqueda y evaluación de distintas opciones, finalmente se optó por ITM Platform. Según ella cuenta, “ITM Platform es, de lejos, la solución más completa que pudimos encontrar. Y probamos muchas”.

Además de la gestión unificada de las líneas de investigación como programas de proyectos, algunas de las prestaciones que favorecieron la decisión fueron la gestión de compras e ingresos, con la que Onyriq gestiona los beneficios que generan las distintas cuentas y los proveedores asociados, y la libertad para crear tanto proyectos predictivos como proyectos ágiles.  Si los diagramas de Gantt son perfectos para preparar los proyectos para clientes, los paneles Kanban son muy utilizados para propuestas y proyectos más informales en los que se quiere dar la máxima visibilidad a todos los miembros, de manera que se pueda progresar con un esfuerzo de coordinación reducido.

El hecho de que ITM Platform no sea excesivamente técnico y permita el uso a gestores de proyecto no certificados también ha sido un factor muy importante para garantizar el uso continuado de la herramienta. Otra característica importante es la flexibilidad: “hemos podido configurar la herramienta para adaptarla a nuestro modelo de funcionamiento interno”.

“ITM Platform es, de lejos, la solución más completa que pudimos encontrar. Y probamos muchas”.

En busca del equilibrio de la demanda

Como en cualquier startup, durante los próximos años Onyriq se dedicará a comprobar cuáles de sus hipótesis de negocio son correctas y cuáles necesitan ajustes. Los servicios B2B de Onyriq están tan relacionados con el core business de los clientes, y cambian tanto de un caso a otro que la forma que tome la iniciativa dependerá enormemente de las relaciones comerciales que se consigan consolidar en esta etapa inicial. Aunque las aplicaciones de los polímeros son muy amplias, y muchas de ellas tienen un gran potencial para convertirse en nuevos nichos, el equipo de Onyriq es consciente de que será el mercado quien determine el éxito de cada línea de investigación.  Según Ainhoa, “la importancia de los distintos ejes de nuestra actividad acabará por ser proporcional a la demanda que nos encontremos. Es imaginable que dentro de cinco años consigamos patentar un método de síntesis que tenga éxito para la impresión 3D de prótesis. En ese caso, aunque podríamos llegar a especializarnos en el sector sanitario, sabemos que la diversificación es clave para no depender de los ciclos. De todos modos, está claro que en un entorno tan cambiante y poco predecible como la I+D es fundamental estar preparado y medir cómo están funcionando las cosas en todo momento.”

Esa necesidad de medición está en la base de los procesos internos de Onyriq, que emplea ITM Platform para poder hacer frente a sus dos grandes metas de negocio actuales: la independencia financiera y el pivote continuo.

Independencia financiera

Actualmente, la investigación bajo contrato para empresas que externalizan la innovación de sus procesos representa aproximadamente dos tercios de los ingresos de Onyriq. Estos ingresos se emplean para financiar la investigación propia, cuya explotación está rodeada de incertidumbre y solo puede generar resultados a largo plazo. Una vez sondeada la demanda, la gran meta de Onyriq para los próximos años es que la comercialización de su investigación propia se convierta en la primera fuente de ingresos. Cuando llegue ese momento, la menor dependencia financiera de la investigación externalizada permitirá a Onyriq ser aún más selectivos si cabe con qué servicios se aceptan bajo demanda. Además, las decisiones sobre qué proyectos de investigación propios se ejecutan atenderán a criterios más estrictamente relacionados con el interés novedoso y estratégico de sus desarrollos. Será ése el momento en que los largos plazos de la investigación se puedan ver mejor soportados por el resto de la estructura.

Pivote continuo

Algunas de las apuestas por la comercialización de transferencia podrían no ser viables, debido no sólo a riesgos tecnológicos sino de implantación en el mercado. Como en cualquier portafolio innovador, lo importante es combinar proyectos con distintas expectativas de rentabilidad y grados de riesgo. De esta manera, la viabilidad de los proyectos más conservadores deja espacio para propuestas más arriesgadas.

“En un entorno tan cambiante y poco predecible como la I+D es fundamental estar preparado y medir cómo están funcionando las cosas en todo momento.”

Los procesos de negocio de Onyriq exigen una medición continua de diferentes indicadores clave de rendimiento (KPI) además de ingresos y gastos para poder calcular el retorno sobre las inversiones y evaluar la composición del portafolio. Si de toda startup se espera que pivote a la búsqueda de su modelo, en el caso de Onyriq ese esfuerzo de pivotar se extiende a la vida después del break even. Saber qué líneas de investigación y qué tecnologías están obteniendo más demanda o qué sectores son más rentables seguirá siendo necesario para que Onyriq mantenga la ventaja competitiva en el futuro en un mercado innovador plagado de grandes actores. Y es que en los cimientos del modelo de negocio de Onyriq se encuentra la voluntad de luchar contra las limitaciones de la investigación científica más puntera. Como reconoce Ainhoa: “aunque centros tecnológicos y universidades apuestan por la generación de conocimiento, muchas veces esta I+D no acaba por aplicarse. El objetivo de ONYRIQ es convertir el potencial de la ciencia de polímeros en tecnologías o productos innovadores con un impacto positivo en la sociedad y que, a su vez, permitan modelos de negocio rentables. Para ello, adaptamos nuestro conocimiento a las capacidades reales de la industria y a la situación del mercado.”

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un CIO con un cable, que conecta imágenes entre ellos. Nube, ruedas, cerradura

No es ninguna novedad que los Chief Information Officers se puedan considerar los directores de todos los proyectos tecnológicos de una organización.

De hecho, a mediados de los noventa se comprendió que los directores de proyectos no podían limitarse a realizar encargos, sino que debían tener un compromiso integral con la estrategia de sistemas de la organización. Fue entonces cuando se defendió algo parecido: que los directores de PMO tienen un rol muy parecido al de los CIO.

 

Con la consolidación de las oficinas de gestión de proyectos en todo tipo de organizaciones y la aparición de buenas prácticas de puesta en marcha y operación, las PMO se han convertido en un modelo claro para la gestión de proyectos internos en grandes corporaciones. Por eso, es valioso recordar también la afirmación contraria: que los CIO dirigen una PMO de proyectos internos de tecnología.

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La indefinición del CIO: entre la estrategia y el día a día

Es muy difícil definir en detalle a qué se dedica un Chief Technology Officer (CIO). Hay quienes dicen que es, sencillamente, un director de sistemas con mucho presupuesto. Aunque funcione como broma, es una afirmación muy imprecisa: cualquier CIO es el primer responsable de la estrategia, prácticas y políticas de los sistemas de información de una organización.

Dicho eso, el día a día de cada CIO es muy diferente, variando en función de la industria, el país, el tamaño de la empresa y la personalidad de los directivos que están por encima.

De hecho, las expectativas de la alta dirección sobre lo que debe hacer un CIO probablemente son el aspecto que más pesa. Es muy distinto que un Director General quiera contar con un CIO para materializar la visión del negocio gracias a un experto en tecnología a que se apoye en un responsable de sistemas para que responda cuanto antes a todas sus exigencias. Esa es la gran diferencia entre un CIO como alto directivo y un CIO como mero responsable. Exagerando un poco a partir de esta distinción, puede decirse que hay dos tipos de CIO: los que no tienen tiempo para supervisar las operaciones diarias, y los que no encuentran tiempo para salir de ellas.

Pero, en el fondo, todo CIO está entre dos mundos: la alta dirección, que se centra en la visión a largo plazo y la creación de valor para los inversores; y el día a día de la gestión tecnológica, que incluye aspectos como:

  • Compra de tecnología
  • Limitación de daños y planificación ante posibles desastres
  • Planificación del personal, incluyendo la formación
  • Creación de nuevos sistemas
  • Integración y mantenimiento de los sistemas existentes

Cuando la organización es suficientemente pequeña, el CIO se puede ocupar de todos estos aspectos; pero a partir de cierto tamaño debe apoyarse en un sistema de delegación, fijando las normas y procedimientos para que otros asuman esas responsabilidades en un marco unificado.

La aspiración de todo CIO es, probablemente, fijar ese marco de referencia para poder dedicarse a lo interesante: dirigir la estrategia e implicarse con la dirección de la empresa con que cuentan sus homólogos en grandes multinacionales, como por ejemplo el de las grandes farmacéuticas. En palabras de Paul Burfitt, CIO de Astra Zeneca hasta 2006, el trabajo del CIO consiste en crear marcos de referencia (políticas, estándares y estrategias) que permitan a cada filial actuar por su cuenta, de forma empoderada. Entre tanto, el CIO se dedica a diseñar prioridades, objetivos y metas, aunando en todo caso la perspectiva de negocio y la de los sistemas de información.

Por qué el CIO lleva una PMO de proyectos de sistemas

En ese equilibrio difícil entre el día a día y la estrategia es donde encaja a la perfección la comparación del CIO con el líder de una PMO.

Es fácil de entender si nos hacemos la siguiente pregunta: ¿Cuáles son las responsabilidades del CIO en gestión de proyectos?

  • Casar demanda con capacidad

Las peticiones de mejoras en los sistemas informáticos internos, bases de datos, módulos de gestión, CRM, etcétera, siempre crecen más rápido que la capacidad de generar dichas mejoras. El desarrollo de nuevo software y la integración de distintas tecnologías son procesos largos y costosos.

Por eso, una de las primeras responsabilidades del CIO es asegurarse de que existe la capacidad para cubrir los proyectos que se vayan a iniciar y de que los recursos asignados tienen los conocimientos técnicos necesarios. De ahí la importancia de una planificación de recursos exhaustiva.

  • Saber decir NO

Como la demanda de trabajo técnico siempre será superior a la capacidad, todo CIO debe saber decir que no a ideas, peticiones y requerimientos. Para ello es fundamental contar con directrices y políticas que permitan priorizar y llevar la tecnología de la organización a su siguiente estado.Igualmente, las PMO estratégicas ofrecen instrumentos y herramientas para la toma de decisiones, sobre qué proyectos deben iniciarse y cuáles no tienen la importancia suficiente para pasar de mero borrador. En ocasiones, la PMO incluso tiene autoridad suficiente para tomar decisiones de ese tipo.

  • Generar las expectativas adecuadas

Cuando las políticas internas y los planes estratégicos se comunican adecuadamente, es más probable que los distintos departamentos sepan qué pueden esperar de sus peticiones y qué tipo de ideas es más probable que se incluyan en el portafolio de proyectos.

  • Involucrar a los departamentos que piden el cambio

La cultura ágil ha demostrado que el éxito de los proyectos de tecnología interna depende del grado de compromiso de los patrocinadores del proyecto. Para que la estrategia tecnológica cuadre con las perspectivas de crecimiento, muchos CIO se aseguran de que cada departamento se haga responsable del éxito de las ideas que propone. De esa manera, se evitan peticiones innecesarias e ideas cuyas consecuencias no se han analizado debidamente.

Una PMO tiene responsabilidades muy semejantes, al servir de órgano coordinador para que todas las partes que intervienen en los proyectos colaboren de forma proactiva, y ofreciendo más contexto de negocio a los project managers para que entiendan la motivación detrás de cada nuevo requerimiento.

En definitiva, tanto el CIO como la PMO tienen funciones de coordinación, seguimiento, unificación, evaluación y selección de la cartera de proyectos de una organización. La diferencia fundamental entre ambas es que la PMO descansa de manera muy cercana sobre las metodologías de gestión de proyectos, mientras que el CIO atiende más a lo que exija la organización, su estrategia y los desafíos tecnológicos. Ambos roles pueden combinarse de manera productiva.

Por si fuera poco, las responsabilidades también se acercan en el plano de la formación, el aprendizaje continuo y la transferencia del conocimiento. Como tanto el CIO como la PMO tienen una dimensión transversal, la rutina, el conformismo y los compartimentos estancos son sus grandes enemigos.

Beneficios de tratar el trabajo del CIO desde la PMO:

Los CIO que decidan abrazar la idea de que, efectivamente, cuentan con una PMO, aunque sea embrionaria, podrán beneficiarse de los siguientes elementos:

      • Adoptar metodologías de portafolio para monitorizar, evaluar y seleccionar proyectos
      • Contar con criterios claros para priorizar el trabajo según el valor que aporte al negocio. Una PMO ágil puede administrar el backlog de los requerimientos de manera dinámica, adaptándose a las circunstancias para maximizar el valor que se entrega al cliente.
      • Además, la gobernanza de proyectos que representa la PMO permite al CIO salir del ámbito del trabajo reactivo para defender la importancia estratégica de su perfil, acercándose al CTO. Aunque esto da para otro artículo, se trata de imaginar el futuro y dirigirse hacia una visión desde los medios que da el dominio de la tecnología.

Por supuesto, la relación entre el CIO y la PMO es variable. Puede tratarse de una dependencia directa, pero también existen organizaciones donde el CIO asesora a la PMO: al ser el propietario de la estrategia y tener un contacto mucho más directo con los clientes y la generación de valor, puede ayudar a que la PMO y los responsables de proyecto se pongan en el lugar de los clientes y hagan propio el objetivo del proyecto a través de la empatía.

Objetivo: entrar en el comité de dirección

Según un estudio de Russam GMS, solamente un 2% de los comités de dirección cuentan con un CIO. Y eso a pesar de que es una aspiración generalizada de este perfil con beneficios claros a la hora de decidir el rumbo de una aventura empresarial.

El aislamiento del máximo representante de los sistemas de información con respecto a la alta dirección es otro punto de semejanza con las PMO: muy pocas organizaciones admiten al director de la PMO en el comité, considerando todo lo que tiene que ver con la dirección de los proyectos en un plano inferior al ejecutivo.

Sin embargo, tanto el CIO como la PMO despliegan sus máximas capacidades organizativas cuando tienen como misión diseñar y mantener sistemas de gobernanza.

Cuando la gobernanza de proyectos se incorpora en el comité de dirección, se maximiza el rendimiento de los proyectos y la contribución de estos a los objetivos de la organización.

Cuando el CIO que se incorpora en el comité no solo supervisa la gobernanza tecnológica, sino que está implicado en la gobernanza de los proyectos, la organización estará poniendo los cimientos para alcanzar la máxima solidez como actor digital. Un auténtico demonio para la competencia.

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Admitámoslo: la colaboración se ha erigido en una misión institucional. En ITM Platform devolvemos la alegría al trabajo en conjunto, al anunciar nuestra nueva colaboración con una de las universidades brasileñas más importantes – y símbolo de Curitiba. Se trata de la Universidad Federal de Tecnología de Paraná, o UTFPR por sus siglas originales.

Con esta colaboración, UTFPR se suma a las numerosas instituciones académicas, como el Instituto Tecnológico de Monterrey o la Universidad de Barcelona, que han acogido con brazos abiertos la oportunidad de colaborar con ITM Platform para modernizar sus formatos educativos en el ámbito de la gestión de proyectos y la ingeniería.

Los orígenes de UTFPR se remontan a los esfuerzos modernizadores de principios del siglo veinte, llegando a un punto álgido en la fundación del Centro Federal de Tecnología Educativa en 1978. La vocación de liderazgo tecnológico-científico se ha mantenido a lo largo del tiempo, como demuestra el hecho de que, desde su refundación en 2005 como primera universidad brasileña de tecnología, ha ocupado la primera plaza en los rankings de instituciones educativas en el ámbito de la tecnología.

A la cabeza de esta colaboración se ubica el profesor Roberto Candido, un miembro muy activo entre el profesorado de UTFPR cuyos intereses incluyen la innovación tecnológica, el emprendimiento, la gestión de proyectos y el desarrollo regional. Desde su departamento de estudios electrotécnicos, Candido ha promovido la colaboración de ITM Platform para incentivar la empleabilidad de sus estudiantes a través del contacto con software en la nube que les permitirá ponerse en contacto con la realidad empresarial a la que tendrán acceso tras la finalización de sus estudios.

Esta colaboración dará acceso a ITM Platform a estudiantes de grado en las titulaciones de Ingeniería Eléctrica e Ingeniería Industrial, así como a estudiantes de posgrado, que lo emplearán para proyectos avanzados. Por ser una herramienta excelente para gestionar toda la cartera de proyectos de una organización, con un diseño orientado al trabajo colaborativo y la posibilidad de acceder desde cualquier equipo, incluyendo dispositivos móviles, ITM Platform va a ser aprovechado para realizar trabajos de grupo y simulaciones de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO).

La adopción de esta tecnología permitirá a los estudiantes comenzar a utilizar un software profesional de gestión de proyectos sin necesidad de instalaciones, combinando la educación teórica con la visión que solo se puede adquirir con herramientas prácticas. Además, los docentes ganan control y visibilidad sobre el trabajo de los estudiantes, pudiendo basar sus evaluaciones en indicadores objetivos, y por lo tanto ahorrando tiempo en la administración para centrarse en los aspectos verdaderamente importantes de su trabajo.

Al tratar el trabajo desde el enfoque técnico de la asignación de recursos, las simulaciones de grupo mejoran los resultados del aprendizaje: a la vez que los estudiantes adquieren metodologías prácticas para gestionar con éxito trabajos complejos que deben ser resueltos en grupo, los pedagogos pueden apoyarse en las características del software para potenciar y facilitar las dinámicas de grupo.

Con un entorno compartido por cada clase, el trabajo asignado a los estudiantes puede simular una organización o un equipo de proyecto.  Es importante decidir una fórmula de aprendizaje que se adapte a las características de la materia y a la agenda del curso. ITM Platform puede facilitar cualquier formato, desde las clases presenciales a fórmulas online y formatos intermedios (blended). Además, el trabajo en el software se puede realizar como ejercicios en casa, o para preparar los aspectos técnicos de una tesis de fin de máster o un trabajo final de asignatura.

Otras ventajas del programa académico incluyen:

  • Accesibilidad desde cualquier dispositivo
  • Compatibilidad con las recomendaciones PMBOK y Prince2
  • Trabajo en equipo facilitado gracias a las opciones de licenciamiento de la herramienta: Director de PMO, Project Manager, Team Member y cliente
  • Abierto al aprendizaje interdisciplinario con estudiantes de distintas titulaciones, gracias al manejo sencillo de la herramienta.
  • ITM Platform permite comprobar las ventajas económicas y organizativas de planificar y controlar proyectos.

La colaboración entre ITM Platform y UTFPR es un ejemplo de cómo las instituciones educativas y las PMO en ejercicio pueden acercarse y para ofrecer un punto de partida más ventajoso a las generaciones que se están asomando al mercado de trabajo, a través de la comprensión y la adopción de las mejores prácticas en gestión de organizaciones por proyectos.

Una relación en crecimiento para contribuir a la creación de PMO to help build PMOs

La UTFPR es la última institución en sumarse a la larga lista de empresas y organizaciones de todo el mundo que han adoptado ITM Platform para poner en marcha oficinas de gestión de proyectos que salvaguardan la realización de proyectos en tiempo y forma.

Roberto Candido, profesor de UTFPR, explica que ITM Platform “ayudará a que la universidad realice su labor de preparar profesionalmente a sus estudiantes, al proporcionarles conocimiento directo de una herramienta que facilita la gestión de proyectos, situándolos en una mejor condición para acceder al mercado de trabajo.”

Gracias a sus colaboraciones con las mejores instituciones educativas, ITM Platform sigue avivando la llama que agita la sala de máquinas de las oficinas de gestión de proyectos.

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el jefe de proyecto muestra gráficos a su equipo

En el conjunto de las buenas prácticas del Project Management Book of Knowledge (PMBOK), la sexta área de conocimiento es la que se refiere a la Gestión de los recursos humanos del proyecto.

En la era del conocimiento, es fundamental realizar una buena gestión del capital humano de una organización. Una buena administración te permitirá crear equipos humanos de alto rendimiento en cada una de las fases del proyecto. De esta manera, se conseguirá la máxima de cualquier compañía: la eficiencia de los recursos disponibles para conseguir los propósitos planteados.

 

En el ámbito de los proyectos, los equipos se crean durante un plazo determinado para colaborar intensivamente en la producción del resultado. Dada la brevedad de los equipos, es fundamental dominar los procesos para poder gestionar recursos, de acuerdo a las siguientes obligaciones:

  • Estimar correctamente la cantidad de recursos humanos necesarios, a partir de las estimaciones de tareas
  • Seleccionar a personal con los conocimientos adecuados
  • Planificar los costes derivados de la dedicación de dichos recursos
  • Asegurarse de que los recursos tengan suficiente tiempo que dedicar al proyecto
  • Controlar las desviaciones de tiempo para evitar que los retrasos lleven a sobrecostes no asumibles

Planifica la dedicación de tus recursos a todos tus proyectos con ITM Platform

A continuación, repasamos los pasos para la gestión de los recursos humanos del proyecto

1. Estimación de los recursos

En este primer punto se realiza una previsión de recursos internos y externos que se precisarán para la gestión del proyecto. Hay que contemplar la estimación activa para cada tarea, actividad y fase del desarrollo, de manera que el despliegue se lleve a cabo de forma eficiente.

Entre las técnicas más comunes para realizar la estimación de los recursos está la de la consulta a expertos, es decir, basándose en la experiencia que se ha adquirido en proyectos anteriores. Los datos y los resultados conseguidos en el pasado ayudarán a mejorar la precisión del presente.

2. Recogida de datos

Se trata de la fase en la que se exponen o detallan los recursos disponibles para su posterior gestión, y suele incluir información referente a:

  • Recursos disponibles.
  • Exigencia de medios.
  • De qué manera los recursos disponibles podrán satisfacer la demanda planteada.

3. Plan de recursos

En la gestión de proyectos ha de prepararse un plan que contemple los diferentes aspectos, desde las necesidades de la demanda, la asignación de funciones y responsabilidades, y resultados deseados.

Como jefe del proyecto puedes crear una lista ordenada por jerarquías en las que se visualicen los recursos necesarios para la ejecución y gestión del proyecto para, así, poder dividir, delegar y asignar responsabilidades y funciones.

Aprende aquí cómo planificar tus recursos con ITM Platform

4. Planificación del desarrollo

Toda la información recogida en la fase inicial sentará las bases de la planificación del desarrollo posterior. En esta fase se crea un cronograma en el que se indica el establecimiento del punto de partida y de finalización de todas tareas, actividades o trabajos que se desarrollarán en el proyecto, lo que permitirá crear un calendario final, que contemplará también la gestión del tiempo, a la que se refiere la tercera de las áreas del conocimiento de la Guía PMBOK.

El plan de recursos preparado antes de la fase del desarrollo aporta la información sobre el desglose jerárquico de los recursos disponibles, que se relacionan o emparejan con el listado de recursos necesarios para el desarrollo del proyecto. Este ejercicio mejora la eficiencia en la asignación de los recursos que se precisan para cada actividad.

5. Comprobación de los recursos sobre la asignación realizada

El director del proyecto es el máximo responsable del mismo, por eso debe asegurarse que las asignaciones realizadas permiten crear equipos de alto rendimiento, equipos capaces de ejecutar de manera correcta y eficiente cada una de las fases del plan. Aunque haya trabajadores remotos, como es habitual en la actualidad.

En la gestión de los recursos humanos de un proyecto, la gestión del talento es fundamental. La experiencia es un grado, y es importante saber cuáles son las aptitudes, habilidades y capacidades de todas las personas que integran el grupo de trabajo, lo que mejorará la asignación de funciones y responsabilidades al tiempo que se consigue un mayor compromiso e implicación.

Además, como responsable del proyecto, gerente o coordinador, has de buscar el equilibrio entre la funcionalidad y la rentabilidad. La fase de asignación es fundamental, puesto que, si se destinan más recursos de los necesarios, es decir más personas de las precisas, a una determinada tarea o actividad, se podrán disparar los costes y arriesgar los recursos financieros de la compañía.

6. Negociación de los recursos

Normalmente, las compañías utilizan recursos humanos internos para llevar a cabo planes más reducidos. En este punto, el director del proyecto ha de contar con capacidad de negociación si desea incorporar recursos externos al proyecto, como por ejemplo en el caso de un proyecto en el que se requiera alta especialización y a la empresa le resulte más rentable realizar una contrata en lugar de crear un equipo al que debería formar.

En cualquier caso, cada vez es más común que los equipos de recursos humanos de las empresas se esmeren en detectar el talento dentro de la misma organización para mejorar la rentabilidad de la actividad y de cada nueva aventura.

La gestión de recursos de proyecto a nivel de portafolio

Los equipos de proyecto nunca se pueden gestionar de forma aislada, porque los miembros suelen repartir su tiempo entre varios proyectos. Por eso, es imprescindible que alguien en la organización tenga una visión centralizada sobre la utilización de todos los recursos. En el caso de que existan conflictos, deben existir criterios para decidir a qué proyecto se asignan los recursos críticos, de manera que los proyectos más importantes sufran los menores retrasos posibles.

A menudo, quien utiliza herramientas de planificación de portafolio es una figura profesional con mayor autoridad que los directores de proyecto, como el director de una PMO, el director de un programa de proyectos o el director de todo el portafolio.

Este artículo pertenece a una serie sobre las 10 áreas de conocimiento de PMBOK. Visita los artículos ya publicados:

Las 10 áreas de conocimiento. 1: Gestión de integración del proyecto

Integración con el menú de proyecto de ITM Platform

Las 10 áreas de conocimiento. 2: Gestión del alcance del proyecto

Las 10 áreas de conocimiento. 3: Gestión del tiempo del proyecto

Las 10 áreas de conocimiento. 4: Gestión de los costos del proyecto

Las 10 áreas de conocimiento. 10: Gestionar la calidad del proyecto. El ejemplo de una aseguradora

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collection of colorful vector icons in modern flat design style on education and learning theme isolated on white backgroundLos expertos son un grupo muy deseado por directores de proyecto y, más en general, por todos los equipos de proyecto, porque pueden aportar conocimientos especializados y aplicarlos en la resolución de un problema o el análisis de una tecnología compleja.

A menudo, el conocimiento especializado convierte a los expertos en asesores de primera. Su especialización se puede dirigir a un área de conocimiento, un proceso, un sistema, un software o un equipo. La perspectiva del experto es insustituible y puede informar el contenido del proyecto, o cambiar la misma ejecución.

Cómo encontrar el equilibrio del experto

Cualquier experto al que se consulte para un proyecto habrá dedicado muchísimo tiempo a especializarse, pero pueden tener distintos perfiles, no todos de ellos académicos. Es posible que hayan trabajado durante el tiempo suficiente como para dominar su campo en la práctica, o que hayan estudiado un área con mucha profundidad. Si son empleados de tu empresa, pueden ser programadores de software, técnicos o ingenieros, pero también contables o abogados. Fuera de tu organización, pueden ser representantes públicos, ambientalistas o académicos.

Integre expertos con su entorno de ITM Platform

¿Qué valor puede aportar un experto?

Las aportaciones y comentarios de un experto, si llegan a tiempo, pueden cambiar la dirección y el alcance de un proyecto. Puede que su comprensión de sistemas y procesos afecte al enfoque del equipo, o que puedan explicar las limitaciones del proyecto con respecto a factores ambientales condicionantes cuyas implicaciones no se conocían. En realidad, sin el conocimiento y la experiencia de expertos, es difícil saber con qué estás trabajando.

¿Cuándo pueden ser un riesgo los expertos?

Como decíamos, los expertos han dedicado muchísimo tiempo (hablamos de decenas de miles de horas) a formarse y especializarse, por lo que es posible que tengan opiniones y posiciones muy sólidas y arraigadas que no estén dispuestos a debatir. O que no tengan mucho que ver con el propio proyecto.

Por ejemplo, el experto podría dominar los detalles de un sistema técnico empleado en tu organización, pero desconocer cómo interactúa con software más moderno, como aplicaciones y API de redes sociales, o cómo se pueden integrar para ofrecer una experiencia de usuario unificada.

Por otro lado, el experto podría saber mucho sobre un producto y poco sobre la audiencia a la que te diriges. Esto entraña riesgos a la hora de tomar decisiones o de debatir cuestiones que afecten a aspectos de comportamiento demográfico.

La moraleja es que, cada vez que se trabaja con un experto, hay que tener en cuenta sus posibles sesgos y compararlos con el valor del conocimiento que vaya a aportar. Es una situación de búsqueda de equilibrio: no tomes todo lo que diga al pie de la letra, pero recuerda que podrían tener aportaciones singulares a tu proyecto.

Tácticas para hacer frente al sesgo de los expertos

He aquí algunas cosas que tener en cuenta si estás trabajando con expertos:

1. Evita todo sesgo

Ten en cuenta que los puntos de vista de un experto podrían no tener en cuenta la posición relativa de este tipo de conocimiento en el contexto de tu proyecto. Su conocimiento y todos los resultados de investigación que te comuniquen deberían servir como un complemento para el conocimiento y saber hacer del equipo.

Además, los sesgos de expertos también pueden hacer que se sesgue el objetivo de tu proyecto. ¡No permitas que se deformen los resultados y el propósito del proyecto!

2. Pon a prueba la investigación antes de validarla

Por tentador que sea involucrar al experto desde el inicio del proyecto para que ejerza su liderazgo y te ayude a guiarlo, es conveniente que no participen en las fases de ejecución. Ello permitirá que alguien distinto retome sus contribuciones e investigación, tomando los aspectos que valgan la pena y eliminado (o puliendo) los sesgos.

3. Cuenta con un grupo de expertos

Otra buena idea es contar con varios expertos para que trabajen juntos. La idea es todavía mejor si, además de tener distintas opiniones, sus perfiles son diferentes. Eso hará que las contribuciones se equilibrarán y las posibilidades de que sobresalga un sesgo individual son menores.

Aunque no sea sencillo (ni barato) encontrar dos o tres expertos, intent que tu experto, por lo menos, trabaje de cerca con tu equipo para comprender las motivaciones del proyecto y pueda aplicar sus conocimientos y experiencia de manera constructiva.

Gestionar a expertos y stakeholders absorbe gran parte del tiempo de un director de proyecto. A menudo, de hecho, los aspectos más difíciles y cruciales de un proyecto están relacionados con el liderazgo de personas, la comunicación y la integración de distintos puntos de vista.  

Este artículo ha sido escrito por Southern Cross University en colaboración con ITM Platform.

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