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La existencia de riesgos es inherente a cualquier actividad humana en tanto que absolutamente todo lo que realizamos en la vida está sometido a un determinado grado de incertidumbre. A la hora de ejecutar un proyecto, por muy buena que sea la planificación realizada, el conocimiento del ámbito y contexto en el que se desarrolla el proyecto y las previsiones sobre el futuro, también siempre existe un cierto margen para el error, que tiene su representación en los riesgos.

Se entiende por riesgo cualquier modificación en el entorno de mercado o en el producto que puede tener influencia sobre el proyecto que se está desarrollando.

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Este cambio de circunstancias y de necesidades de los clientes no necesariamente tiene por qué ser un inconveniente para nuestro proyecto. Si estamos preparados para hacer frente a estos cambios, las consecuencias sobre el resultado de nuestro proyecto serán mínimas.

Incluso, si somos capaces de reaccionar adecuadamente ante este riesgo, podemos sacar beneficio de ello y mejorar nuestro producto, nuestras ventas, o la satisfacción de nuestros clientes.

Por tanto, la mejor manera de reducir la exposición a riesgos es realizar una adecuada planificación. En ella, los riesgos se deben abordar desde una perspectiva realista que permita su conocimiento y el trazado de planes de actuación en caso de que se presenten. En ningún caso se debe ignorar la existencia de los riesgos, sino que se deben controlar.

Para poder evaluar adecuadamente los riesgos a los que se expone tu proyecto, te resultará de gran ayuda contar con software especializado. En ITM Platform ponemos a tu disposición una nueva herramienta gratuita online que te permite realizar de manera sencilla, gráfica e intuitiva una matriz de evaluación de riesgos. Para que puedas planificar los riesgos una manera más fácil y rápida, lo que te permitirá reducir la incertidumbre en tus proyectos y al mismo tiempo concentrar tu atención en otras tareas.

Ademá de una buena planificación, es necesario que el director de proyectos y la dirección de la empresa en su conjunto sepan cómo actuar ante la aparición de riesgos. La gestión adecuada de una situación de riesgo permitirá convertir las debilidades en fortalezas. En japonés, la palabra crisis se escribe con dos caracteres: “peligro” y “oportunidad”.

La habilidad del director de la empresa y del gestor de proyectos permitirán que un riesgo deje de ser un peligro y pase a convertirse en una oportunidad.

¿Cuáles son las principales fuentes de riesgo?

Riesgos del alcance

A lo largo del desarrollo de un proyecto, el alcance puede experimentar cambios. El proyecto crece en complejidad a medida que los clientes añaden nuevos requerimientos y esto puede ampliar el alcance o modificarlo.

Este tipo de cambios son habituales en dado que el producto debe adaptarse a las necesidades del mercado y éste se encuentra en constante cambio.

Riesgos de la planificación

Las razones por las que es posible que el proyecto no se desarrolle de la manera en la que se había planificado inicialmente no necesariamente tienen por qué ser errores propios de nuestro equipo, sino que pueden obedecer a causas externas.

Retrasos en el suministro por parte de un proveedor externo, accidentes u otros imprevistos no controlados, pueden alterar la planificación inicial.

Por ello, una adecuada planificación debe prever todos los escenarios posibles y además cuantificarlos, tanto en la probabilidad de que se presenten, como en el grado de desviación que supondrían con respecto al escenario considerado inicialmente como idóneo.

En este caso puede ser muy útil elaborar una matriz de evaluación de riesgos.

Riesgos relacionados con los recursos

Los recursos de los que se dispone para realizar un proyecto también experimentan modificaciones durante el transcurso de este. Aunque inicialmente los recursos presupuestarios sean de una determinada cantidad, es posible que durante el desarrollo del proyecto se presenten cambios en la situación económica del sector al que se dedica la empresa o cambios macroeconómicos.

En estas circunstancias, el director de proyectos tendrá que hacer lo que pueda con el presupuesto que finalmente tenga asignado, eliminando aquellas tareas que aportan menos al conjunto del proyecto y tratando de garantizar un resultado que cumpla con los requisitos mínimos necesarios para considerar que el proyecto ha sido exitoso.

Por otro lado, los recursos humanos también pueden experimentar modificaciones. El personal que comienza realizar un proyecto no necesariamente será el mismo que lo termine. Además, los nuevos miembros que se incorporen al equipo cuando el proyecto ya se encuentre comenzado, deberán emplear un tiempo en adaptarse. Esto supondrá, al menos temporalmente, una menor eficiencia y productividad.

Riesgos tecnológicos

Utilizar software u otras utilidades informáticas inadecuadas supondrá una merma en tu productividad. Si existen problemas tecnológicos, esto retrasará o dificultará la entrega de tus proyectos.

Para evitar este tipo de problemas, nosotros ponemos a tu disposición un software líder en gestión de proyectos. Así, al menos por esta parte, podrás respirar tranquilo.

Una vez conozcas las fuentes de las que pueden proceder los riesgos que se pueden presentar durante la ejecución de tu proyecto, te será más fácil identificarlos e incluirlos en tu planificación. Así podrás desarrollar planes para eliminarlos, transferirlos, mitigarlos o, si no queda otro remedio, aceptarlos. En ese caso, podrás elaborar planes de contingencia

Con todas estas técnicas, conseguirás convertir la incertidumbre en seguridad y alcanzar el éxito en tus proyectos.

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La gestión de costes (Project Cost Management o PCM) es el proceso de estimar, asignar y controlar los costes de un proyecto. Permite que las empresas conozcan por adelantado los gastos y así reduzcan las posibilidades de superar el presupuesto inicial.

Por tanto, la gestión de costes del proyecto comprende todo su ciclo vital, desde la planificación inicial hasta su entrega, pasando por los diferentes análisis intermedios que se realicen.

Habitualmente, y siguiendo las informaciones recogidas en el PMBOK, en la gestión de costes de proyectos se distinguen cuatro etapas:

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1.- Planificación del coste del proyecto

En primer lugar, es necesario conocer qué actividades se van a realizar. Una vez se hayan tomado estas decisiones, se debe buscar información acerca de los recursos necesarios para poder realizar esas acciones. Para ello, es necesario recurrir a información histórica de proyectos similares realizados por nosotros mismos o bien por otras empresas.

Lo idóneo sería poder recurrir a información de primera mano, bien porque se trata de procesos realizados por nosotros mismos o bien porque recurrimos directamente a la empresa que los realizó. En caso de que esto no sea posible, se puede recurrir a información que se haya hecho pública por parte de las empresas que ejecutaron estos proyectos.

2.- Estimación de los costes del proyecto

Una vez que se conocen las actividades que se van a realizar y los recursos que son necesarios, es el momento de trasladar estos recursos a unidades monetarias y temporales.

Para ello, existen múltiples métodos de estimación según la información disponible. Una manera sencilla de estimar los costos de un proyecto es establecer analogías con proyectos similares que se hayan realizado recientemente. En caso de que éstos no existan, se deberá tomar un proyecto más antiguo y realizar una corrección en función de los cambios económicos que hayan podido producirse: oscilaciones en el cambio de divisas, revalorización o depreciación de materias primas…

Lee también La gestión de costes del proyecto: Creación de la línea base

En caso de disponer de más información, se puede recurrir a modelos paramétricos en los cuales los costes del proyecto se encuentran representados matemáticamente.

Independientemente del sistema escogido, es fundamental contar con métodos de monitorización de los costes a lo largo del proyecto. Esta información permitirá realizar un ajuste constante y, por tanto, estimar el presupuesto final con mayor exactitud y en tiempo real.

En la estimación de los costes de un proyecto también se debe considerar la posible aparición de riesgos, la repercusión que pueden tener sobre el conjunto del proyecto y la frecuencia con la que se pueden presentar al respecto de este tema, te recomendamos que leas uno de nuestros artículos: Problemas y soluciones útiles en la gestión de riesgos.

3.- Estimación de los presupuestos

El presupuesto comprende la suma de los costos estimados, calculados en el paso anterior, con el calendario tiempo estimado para la realización del proyecto. Así, el presupuesto da una imagen de los costes tanto económicos como temporales totales del conjunto del proyecto.

La estimación de los costes es más completa si se definen apartados para cada tarea o actividad concreta, teniendo en cuenta además el tiempo en el que deberán desarrollarse.

Como resultado de esta etapa, se elabora una línea de referencia que se utiliza como punto de partida para establecer la necesidad y adecuación de las herramientas de control de coste que se explicarán a continuación.

4.- Control de los costes

El control de costes se realiza una vez que se ha puesto en marcha el proyecto. Consiste en un monitorizar a diario, semanalmente o en los puntos de control que se haya establecido, cuáles son los costes en ese momento y comparar con la línea de base trazada, comprobando así si se ajustan o no a lo que estaba previsto. Esta medición permite predecir los costes generales del proyecto y si se continuará trabajando de la manera en la que se ha hecho hasta este momento.

Dado que la monitorización
se realiza en tiempo real o permanentemente, la detección de desviaciones en la línea basal establecida se realiza de manera temprana, lo que permite tomar medidas correctivas que eviten mayores desviaciones en los presupuestos finales o incluso que consigan un mayor acercamiento a los establecidos por la línea de base.

El uso de herramientas informáticas específicas para realizar estas tareas en tu empresa, puede hacer tu trabajo mucho más fácil.

Por ejemplo, en ITM platform, solución informática especializada en la gestión de proyectos en la nube, contamos con funciones que te permiten estimar el coste del proyecto en tiempo real. Además te muestran diferentes escenarios en función de las medidas correctoras que se apliquen: totales, si deseas que el proyecto termine con los costes previstos inicialmente; o parciales, en las que evites la aparición de nuevos decalajes pero mantengas el que ya se ha adquirido hasta ese momento.

Si deseas saber más acerca de soluciones informáticas sencillas y funcionales que te permitan mejorar la gestión de tus proyectos, te recomendamos que veas el siguiente vídeo o leas el siguiente webinario.

En ellos, además de saber más acerca de la metodología explicada, comprobarás cómo se desarrolla de manera sencilla utilizando ITM Platform.

Como no hay mejor manera de conocer algo que probarlo por uno mismo, te invitamos a probar nuestra solución informática. Estamos seguros de que marcará un antes y un después en la gestión de los proyectos de tu empresa.

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Si deseas incrementar tus ventas, debes utilizar una estrategia de marketing adecuada. Una de las estrategias de negocio más utilizadas es la conocida como “go to market” (GTM) o estrategia de orientación al mercado. Con ella, se pretende generar una ventaja competitiva logrando llevar una propuesta de valor única y planificada hasta el grupo adecuado de clientes.

Es decir, los esfuerzos de la empresa deben estar focalizados en entregar la propuesta de valor al segmento poblacional y mediante el canal de mercado adecuado para conseguir atraer el mayor número de ventas posibles. Por tanto, debe existir una alineación entre la propuesta de valor, la empresa, la organización, el canal de venta y el consumidor.

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Para que esta estrategia llegue a buen puerto, deben estar implicados todos los departamentos de la empresa. Aunque la principal responsabilidad recae en las áreas comerciales de la organización, también deben involucrarse otros departamentos como recursos humanos, departamentos operacionales y de infraestructuras...
Sin embargo, al igual que las demás estrategias de marketing, los sistemas orientados al mercado han ido experimentando cambios a lo largo del tiempo. Esta evolución también puede observarse a lo largo del desarrollo del marketing de una empresa.

GTM 1.0: Generación de imagen de marca

En un primer momento, las tareas se encontraban claramente separadas entre el departamento de marketing y el departamento de ventas.

Al primero le correspondía únicamente generar imagen de marca o branding, no generar directamente ventas.
Por su parte, al departamento de ventas le correspondía, además de cerrar la mayor parte de datos posibles, generar su propia cartera de clientes (leads) a partir de las propias ventas. Para conseguir esto, era necesario contratar a personal experimentado, lo que incrementaba los costes económicos, o bien entrenar y formar al personal, aumentando los costes temporales.

Como consecuencia, en este primer momento el departamento de marketing ocupaba una posición marginal en relación con la que ocupa actualmente.

Teóricamente, las campañas de marketing deberían producir imagen de marca (branding), la cual a su vez aumentaría el número de clientes potenciales o leads y terminaría por conseguir un incremento de las ventas.

Sin embargo, esta relación no traspasaba el plano teórico, dado que no existía un sistema de medidas efectivo que permitiera conocer la influencia exacta de las campañas de marketing en la generación de leads o de ventas.

GTM 2.0: Generación de demanda

Hasta hace unos años, los compradores se veían obligados a confiar en la información facilitada por su vendedor de confianza, pues probablemente era la única fuente de información que tenían (además de su experiencia personal y la de unos pocos amigos). Eso es lo que llevaba al fenómeno que hemos señalado anteriormente: el departamento de ventas tenía una importancia crucial.

Todo cambió cuando llegó Internet. El acceso rápido a la información llevó a que los compradores pudieran formarse por ellos mismos y encontrar soluciones a sus problemas. Actualmente es posible obtener en cuestión de minutos la opinión de miles de personas alrededor de todo el mundo, lo que disminuye la influencia en la compra del contacto personal con el vendedor.

Por otro lado, estos nuevos canales de información han abierto la puerta a un contacto directo entre los compradores y los vendedores a través de la propia red. Ahora los compradores pueden expresar sus dudas acerca del producto utilizando las redes. Es necesario que las empresas escuchen a los clientes a través de sus páginas web y redes sociales y así les faciliten el contenido adecuado cuándo y dónde el comprador desea consumirlo.
Esa nueva forma de contacto a través de las redes fue bautizada por Marketo como lead nurturing. Según un estudio realizado por esta misma compañía, aquellas empresas que utilizan lead nurturing generan un 50% más de ventas que aquellas que no lo utilizan. Además, lo hacen a un coste un 33% menor. Por si fuera poco, los leads generados con este sistema muestran una fidelidad con la empresa un 47% más larga que aquellos generados por otras vías.
Al mismo tiempo que surgió esta nueva forma de marketing, también surgieron nuevas técnicas capaces de aumentar el número de clientes potenciales, todas ellas relacionadas con la tecnología, como la publicidad a través de redes sociales, las técnicas para mejorar el posicionamiento en buscadores, la posibilidad de emitir vídeos con tutoriales o webinarios, la publicidad a través de aplicaciones o dispositivos móviles...

El uso adecuado de las nuevas tecnologías y la combinación de todas las técnicas de ventas recién surgidas, permite no solamente generar un mayor número de leads, sea también aumentar las ventas. Y todo ello a un costo menor.

Como consecuencia lógica, la optimización de estas herramientas tecnológicas se convirtió en un objetivo prioritario para las empresas. Dado que esta tarea recayó sobre el departamento de marketing, se produjo un incremento de la importancia y consideración de este sector.

GTM 3.0: Account Based Marketing (ABM)

Se trata del sistema más reciente de marketing. Para definirlo, utilizaremos las palabras de Matt Heinz, presidente de Heinz Marketing: “El ABM consiste en dejar de pescar utilizando una red para hacerlo con una caña. Se debe identificar exactamente los clientes con los que se desea hacer negocio y posteriormente aplicar técnicas de mercado muy precisas y adaptadas específicamente a ellos”.

Otra buena definición es la que da Justin Gray, Chief Marketing Officer de LeadMD: “El ABM es simplemente buen marketing. Si solamente tuvieras un cliente y tuvieras que comerciar con él, lo tratarías siguiendo los mismos principios que rigen el ABM. Es una forma más definida que los embudos o funnels de venta en la cual se trata a los mejores compradores de una manera mucho más personal”.

En este nuevo acercamiento, se produce un trato mucho más personal y dirigido a aquellos elementos de mercado que son potenciales compradores con una mayor probabilidad.

No es incompatible con GTM 2.0, sino más bien complementario. GTM 2.0 está optimizado para la adquisición de nuevos clientes. Sin embargo, GTM 3.0 tiene una orientación más de seguimiento y mantenimiento de clientes ya adquiridos, buscando incrementar las ventas entre estos clientes, renovar contratos, generar necesidad de adquirir nuevos productos por parte de compradores ya establecidos...

Independientemente de cuál sea tu estrategia de marketing, necesitarás un sistema de gestión eficaz que te permita monitorizar su funcionamiento, obtener métricas y coordinar los esfuerzos del equipo que se encuentre implicado en estas tareas. Sólo así podrás cuantificar la eficiencia de sus estrategias de marketing, analizar sus aciertos y fallos y posteriormente mejorarlas.

Para ello, te recomendamos que pruebes ITM platform. Se trata de una solución informática sencilla y completa para la gestión de proyectos que te permitirá implementar cualquier estrategia de marketing de una manera más rápida y eficaz. Puedes crear facilmente Kanban y Gantt así como administrar cómodamente tu presupuesto de marketing.

Si todavía no sabes lo que es ITM Platform y qué puede aportar a tu empresa, te recomendamos que veas este vídeo: https://www.youtube.com/channel/UCbXTZX2oXAkQEy6Gtt84sUg.

¡Cuando la pruebes, no entenderás cómo podías trabajar sin ella! Si le gustó este artículo también le podría interesar:

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En los equipos de trabajo actuales es cada vez más frecuente que cada uno de los miembros se encuentre un lugar diferente del mundo, separados por miles de kilómetros. Y la distancia a veces nos conduce a situaciones de mal interpretación, etc. Por lo que conviene conocer estos consejos para que la comunicación en los equipos virtuales sea productiva.

En la mayoría de los proyectos es necesaria la participación de un equipo multidisciplinar en el que los integrantes tengan formación específica en diferentes ámbitos, nos encontramos con situaciones que hace unos años eran imposibles.

Por ejemplo, una tarea debe ser comenzada por una persona en un país, supervisada o continuada por otra persona que se encuentra a miles de kilómetros de distancia y, posteriormente aplicada en una tercera localización, probablemente muy alejada de las dos anteriores.

Cada vez son más las empresas que utilizan estas nuevas formas de trabajar, en remoto, por las amplias ventajas que suponen, tanto para los empresarios, como para los trabajadores y la productividad (http://www.itmplatform.com/es/blog/claves-de-exito-del-trabajo-remoto-una-alternativa-cada-vez-mas-generalizada/).

Sin embargo, para los gestores de proyectos esta nueva manera de trabajar puede suponer un reto, no solamente en cuanto a la gestión del proyecto sino también en cuanto a la manera de mantener una adecuada comunicación entre todos los integrantes del equipo.

A continuación, os damos unos consejos para mejorar la comunicación en los equipos de trabajo remoto.

Que nadie se separe del correo electrónico

Para que la comunicación sea efectiva es necesario buscar algún medio de contacto que pueda ser consultado en cualquier parte del mundo por todos los miembros del equipo, independientemente del huso horario en el que se encuentren.

Si las diferencias horarias son grandes, pueden hacer inviable algunos medios de comunicación aparentemente más directos, como puede ser el teléfono o la videoconferencia. Conseguir sincronizar a personas con horarios muy diferentes puede ser prácticamente imposible.

Sin embargo, el correo electrónico queda en la bandeja de entrada y puede ser leído en cualquier momento.

Por otra parte, para evitar retrasos en el trabajo, es necesario que todos los miembros del equipo estén permanentemente conectados a su correo electrónico, de tal forma que en cuanto se encuentren disponibles, lean los mensajes y se mantengan actualizados.

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Sé flexible con las diferencias culturales: concede el beneficio de la duda

Si el equipo está integrado por personas de diferentes países o culturas, probablemente algunas de ellas tengan ciertas dificultades de expresión en el idioma que se utiliza para la comunicación. Esto puede generar algunos mensajes ambiguos o confusos.

Del mismo modo, el lenguaje no verbal o algunas actitudes pueden malinterpretarse y llevar a error, cuando en realidad simplemente se trata de diferencias culturales.

Por poner un ejemplo, en los países del mundo árabe o en algunas zonas de China se considera que eructar al terminar la comida es un gesto de buena educación y de agradecimiento hacia el anfitrión, expresando satisfacción por los platos degustados. Sin embargo, en nuestra cultura, se considera vulgar y de mala educación.

Por ello y, en caso de duda, es preferible pensar siempre en positivo, asumir que las actitudes peculiares obedecen a diferencias idiomáticas o culturales y no pensar que tras estos comportamientos se esconde la mala intención.

Sobrecomunica, mejor pasarse que quedarse corto

Especialmente al principio, cuando todavía no conozcas completamente a los miembros del equipo, es preferible comunicarse en exceso que quedarse corto.

En ocasiones es difícil comprender exactamente hacia dónde estamos yendo o lo que estamos construyendo. Hacer preguntas de manera permanente ayuda a que todos caminemos en la misma dirección.

De nuevo se resalta la importancia de una comunicación eficaz y permanente mediante correo electrónico o plataformas que permitan mantener en contacto a todos los integrantes del equipo.

Exprésate de manera positiva, sin ambigüedades

Si el principal medio de comunicación va a ser el correo electrónico, evita los dobles sentidos y las ambigüedades que aparecen en el lenguaje escrito. Un comentario irónico o sarcástico en el lenguaje natural puede ser fácilmente detectado al acompañarse de entonación o lenguaje no verbal. Sin embargo, el mismo comentario puesto por escrito puede ser malinterpretado como una ofensa o herir los sentimientos de quien recibe el mensaje.

Por tanto, la solución más sencilla es expresarse de manera directa, transmitiendo el mensaje sin dar lugar a ambigüedades.

Si queremos añadir al mensaje un tono emocional o afectivo, debemos resaltar los aspectos positivos, transmitiéndolos de manera directa y pudiendo apoyarnos en el uso de emoticonos o expresiones que transmitan, sin lugar a dudas, actitudes positivas.

De esta manera podemos sustituir, aunque sea parcialmente, la transmisión de sentimientos positivos que se pierde al no existir una comunicación en persona. Aunque pueda parecer que nuestra comunicación resulta menos profesional, si se mantienen dentro de unos límites, estas sensaciones son importantes, pues favorecen la buena relación y un cierto grado de complicidad entre los integrantes del equipo.

Ofrece sugerencias, no críticas

Del mismo modo que en los demás aspectos tratados, no tener una relación directa cara a cara puede suponer un problema a la hora de comentar los resultados del trabajo de los integrantes del equipo. Por ello, uno “no me gusta” directo puede enturbiar no solamente el trabajo presente sino la relación futura entre los miembros del equipo.

Por ello, se deben sustituir las meras críticas que se centran en lo negativo por críticas constructivas, consiguiendo así sustituir los fallos actuales por aciertos, ofreciendo alternativas y manteniendo una actitud abierta hacia las nuevas propuestas.

Del mismo modo, no todas las críticas tienen por qué ser negativas. También se pueden comentar los aspectos positivos del trabajo realizado por los compañeros, consiguiendo así una retroalimentación positiva que genere optimismo de cara a afrontar las siguientes tareas.

Un consejo. Cuando quieras expresar algo positivo, hazlo en el momento, en caliente. Así darás rienda suelta a los sentimientos y a la afectividad que te produce la satisfacción de un buen resultado. Sin embargo, cuando tengas que expresar una crítica o un comentario negativo, no lo hagas en el primer momento, deja que se enfríe. De esta manera, sabrás poner el problema o el error en su contexto y expresarás una crítica constructiva que vaya más allá de la reacción inicial de enfado o molestia.

Asegúrate de que todo el mundo tiene asignadas varias tareas.

Si alguna tarea queda atascada en un cuello de botella porque alguien no responde a los emails o porque el encargado de realizarla no sabe cómo continuar y necesita consejo, la espera genera frustración a los miembros del equipo que no pueden continuar con su tarea.

Además, el tiempo que están esperando a una solución que tarda en llegar, es tiempo perdido, que se podría haber dedicado a otras tareas.

La manera de solucionar este problema consiste en asignar a cada trabajador o grupo una lista de tareas ordenada según prioridades, de tal forma que, en caso de que alguna de ellas se encuentra bloqueada, pueden saltar a la siguiente y aprovechen el tiempo hasta que exista una solución para la tarea bloqueada.

Por ello, en ITM Platform trabajamos para ofrecerte una solución informática en la nube que te haga la vida más fácil. Al poder acceder a ella desde cualquier lugar del mundo y desde diferentes dispositivos, favorecemos que todo tu equipo se encuentre conectado en todo momento, acortando distancias y aumentando vuestra productividad.

Prueba ITM Platform. Verás mejorar la vida de tu empresa.

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La ética está presente en todas las facetas de la vida, también a la gestión de proyectos. De la misma forma que existen unas normas de conducta, en ocasiones no escritas, para la vida cotidiana, también existen unas normas de comportamiento, una suerte de código deontológico, que se deben respetar en la gestión de proyectos.

Los profesionales en la gestión de proyectos, ¿conocemos el código deontológico de nuestra profesión? ¿Seguimos unas normas de conducta ética adecuadas en el desarrollo de nuestro trabajo?

¿Realizamos conductas éticamente inadecuadas?

En primer lugar, deberíamos plantearnos la magnitud del problema .¿Verdaderamente existen conductas éticamente inadecuadas en el ámbito de la gestión de proyectos?

En el año 2002, la página web Techrepublic (http://www.techrepublic.com/) realizó una encuesta entre sus lectores. De las 825 personas que respondieron a las preguntas, el 57% dijeron que alguna vez habían recibido por parte de sus superiores alguna petición de hacer algo que consideraban que no era ético (http://www.techrepublic.com/article/it-managers-face-ethical-issues-from-piracy-to-privacy/1054036/).

No se trata de un hecho aislado, dado que ese mismo año otra encuesta realizada por IT Consultant obtuvo como resultado que al 19% de los participantes se les había propuesto alguna vez en su trabajo realizar alguna tarea ilegal o incorrecta desde el punto de vista de la ética.

¿De qué tipo de conductas poco éticas estamos hablando? Según los encuestados, en la mayoría de los casos las faltas de conducta éticas se refieren al ámbito de la piratería o de la privacidad (from piracy to privacy).

Un ejemplo en el que se combinan ambos tipos de conductas éticamente inadecuadas sería el caso en el que se utilizan un software sin licencia (lo cual no solamente no es ético, sino que también es ilegal) para el control de la actividad de los trabajadores sin previamente informarles de que esto se va a realizar.

Otro caso muy habitual se basa en la presentación de riesgos a los clientes. En ocasiones, el Project Manager sabe que presentar los riesgos tal y como son (que es la actitud éticamente correcta) puede suponer una penalización por parte de los clientes. Para evitarlo, realiza la conducta éticamente inadecuada de no mostrar por completo u ocultar algunos de los riesgos del proyecto.

Una conducta éticamente inadecuada muy frecuente la encontramos en la elaboración de los presupuestos. Estos casos, habituales en el ámbito de la construcción, llegan a producir escándalos con repercusión mediática, que suponen un año importante para la imagen de la empresa.

Nos referimos en este caso a las ocasiones en las que los encargados del proyecto realizan una estimación a la baja del presupuesto, que saben desde el principio que es inviable, para conseguir que sea aceptada por los clientes. Posteriormente, ante el temor de que la obra quede inacabada, los clientes aceptarán subidas de presupuesto y mayores plazos de entrega.

Un buen responsable de proyectos tendría una conducta ética y mostraría los presupuestos tal y como son, tanto en tiempo como en dinero, aunque por ello se exponga a que su proyecto sea rechazado.

¿Existe algún código ético en la gestión de proyectos?

En octubre de 2006, el Project Manager Institute Board of Directors (http://www.pmi.org/About-Us/Board-of-Directors.aspx) redactó un código de ética y desarrollo profesional, que se puede consultar libremente en este enlace (http://www.pmi.org/en/About-Us/Ethics/~/media/PDF/Ethics/ap_pmicodeofethics.ashx).

El hecho de que un organismo de relevancia internacional en gestión de proyectos se haya planteado el tener que realizar un documento para tratar la ética en la gestión de proyectos, nos confirma la magnitud del problema.

En resumen, la ética de un Project Manager debe girar en torno a los siguientes puntos.

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Sé responsable. Tomar decisiones incluye asumir las consecuencias que se deriven de ellas. Por tanto, previamente a tomarlas, es necesario conocer todos los requerimientos legales y reflexionar acerca de la ética de las conductas que se vayan a tomar. Es necesario el conocimiento de la legislación vigente y de normas de conducta éticas.

Sé respetuoso contigo mismo y con los demás. La barrera entre lo legal y lo ilegal está establecida por las leyes, pero no sucede así con la ética. Todos los días realizamos comportamientos que sabemos que son éticamente correctos o incorrectos sin necesidad de consultar códigos de conducta, simplemente nos basamos en nuestro sentido común. El trabajo del Project Manager (y cualquier otro) deben realizarse con sentido común, también desde el punto de vista de la ética. Escuchar a los demás, y también al interior de cada uno, ayudará a que realicemos nuestro trabajo de una manera éticamente más correcta.

Sé transparente. La transparencia, el poner todas las cartas sobre la mesa, incluyendo los conflictos de interés, es otra actitud éticamente correcta y que hablará de nuestra propia fiabilidad y la de nuestros proyectos.

Sé honesto con tus comunicaciones y conducta. Podemos pensar que en el corto plazo nos perjudica ser sinceros, dado que nos puede privar de algún privilegio temporal. Sin embargo, a la larga la transparencia y la sinceridad se convierte en confianza y ésta, por lo difícil que es de encontrar, constituirá un punto positivo que nos diferenciará de otros.

En definitiva, y aunque en ocasiones la vida cotidiana parece demostrar lo contrario, a largo plazo la verdad siempre acaba por salir a la luz y el buen comportamiento se ve recompensado.

Hacer que nuestro trabajo sea ético, además de productivo, nos hará mejores personas, conseguirá que seamos más felices en nuestro trabajo y que quedemos más satisfechos con los resultados.

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