proyecto - ITM Platform | Projects, Programs & Portfolio

ITM Platform está diseñado específicamente para apoyar a organizaciones multiproyecto: nuestra base de clientes incluye desde consultoras pequeñas hasta grandes corporaciones, como Grupo Lala, el primer fabricante de productos lácteos de todo México, o Spire Healthcare, el segundo gestor de sanidad privada en el Reino Unido.

¿Por qué nos escogen? Ellos dicen que de entre todas las herramientas que permiten tanto planificar y ejecutar proyectos como gestionar portafolios, no es fácil encontrar entornos que sean útiles al mismo tiempo para los directores de proyecto y para los directores de la PMO.

Por eso, cuando alguien nos pregunta si podemos ayudarlos a poner en marcha su Oficina de Dirección de Proyectos, la respuesta nos sale tan natural como la sonrisa que le dedicas a un viejo amigo. En este artículo recordamos los principales motivos por los que ITM Platform es un gran aliado para apoyar las actividades de cualquier PMO.

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1. Plasma tu organización

Cualquier organización pueda reflejar la estructura de sus equipos en muy poco tiempo. Ya se trate de una estructura organizativa funcional basada en departamentos, una estructura puramente basada en proyectos o una estructura intermedia de tipo matricial, el primer paso para que toda tu organización pueda empezar a gestionar sus proyectos con ITM Platform es consignar a qué departamento, proyecto o área competencial pertenece cada miembro.

De hecho, la flexibilidad se consigue gracias a la combinación de dos criterios:

Las unidades organizativas, asimilables a los departamentos tradicionales
Los grupos de trabajo, que permiten crear agrupaciones transversales. Por ejemplo, se pueden crear equipos de proyecto que tengan cierto carácter de permanencia. También se pueden emplear estos grupos para reunir a los expertos por competencias, de modo que los gestores de proyecto y de PMO puedan asignarlos con facilidad para tareas y grupos especializados.

Una vez hayas reflejado departamentos y unidades funcionales, podrás seguir definiendo los detalles que permitirán que ITM Platform te sirva para controlar en tiempo real los costes y los avances de tus proyectos en ejecución:

Tarifas horarias: ¿Cuánto cobran los miembros de tu equipo por hora? ¿Cuánto cobran los consultores externos? ¿Cuál es el sobrecoste de un grupo de trabajo en comparación con un técnico? Al indicar las tarifas por cada tipo de experto, ITM Platform te permite reflejar los costes reales de tus proyectos con la granularidad deseada.

2. Plasma tus procesos

ITM Platform te permite capturar cualquier metodología que estés empleando en tu organización para la gestión de proyectos. Aunque el software está orientado a capturar los componentes, procesos y grupos recomendados en estándares como PMBOK o Prince2, especialmente por lo que respecta a la gestión de la integración de los proyectos, no es necesario obedecer estrictamente estos manuales para gestionar correctamente los proyectos. La atención de la herramienta está puesta en prestar un servicio tecnológico flexible que permite capturar toda la información relevante y plasmar los flujos de proceso que existan en cada organización.

3. Conecta a tus equipos

ITM Platform empodera a todos tus equipos de proyectos, desde el más alto dirigente hasta el talento joven recién llegado.

Alta dirección: Los cuadros de mando y los informes personalizables tienen en los directivos altos a su público privilegiado. Quienes están interesados en ver métricas claves como el grado de avance de los proyectos por cada programa, el nivel de exposición al riesgo de los proyectos, o la composición de los costes por mano de obra según el proveedor están de suerte.
Directores de portafolio, directores de programas y directores de PMO

Los cargos que conectan la estrategia de la empresa con la gestión cotidiana de proyectos son los que más directamente se benefician de ITM Platform. Veámoslo en algunos aspectos diferenciados:

Recursos compartidos

En cualquier situación con proyectos transversales que compartan a expertos y analistas de áreas funcionales o departamentos distintos, es habitual que una de las atribuciones fundamentales del director de la PMO sea precisamente evitar los conflictos en la utilización de esos recursos compartidos: normalmente, se trata de profesionales cuya alta demanda se debe a que están muy cualificadas y son insustituibles en su especialidad. Los conflictos en recursos compartidos son la causa del retraso en el 42% de los proyectos transversales de grandes dimensiones.

Para evitar dichos conflictos, ITM Platform permite identificar de forma inmediata la sobreasignación de todos los recursos de la organización.

Proyecciones por escenarios

Las herramientas metodológicas de ITM Platform para definir objetivos de negocio y vincularlos a escenarios de ejecución de proyectos son uno de los aspectos más valorados por quienes gestionan un programa de proyectos.

Evaluaciones de portafolio

Los datos agregados de proyectos permiten llevar a cabo una evaluación continua de portafolio con la periodicidad que se desee. Desde el momento en que todo tu equipo de proyectos está utilizando la misma herramienta para planificar y ejecutar proyectos que para realizar seguimientos del portafolio, puedes decir adiós a las tediosas evaluaciones periódicas de portafolio que se alargan durante meses. Bastará con que extraigas los datos de ITM Platform para discutirlos con tu equipo.

Directores de proyecto

La posibilidad de combinar proyectos predictivos con metodologías ágiles permite que puedan convivir distintas relaciones con los clientes y con el desarrollo de productos y resultados dentro de un mismo portafolio unificado a partir de la gestión compartida financiera y de los recursos.

Por si fuera poco, los directores de proyecto se benefician de una experiencia de usuario optimizada para la integración de los proyectos en todo momento a partir de menús siempre visibles y fáciles de navegar.

Analistas y miembros de equipo

Los miembros de los equipos sin responsabilidades de planificación y control solo deben ingresar los datos de avance de sus tareas en ITM Platform. Para ello, cuentan con distintas interfaces auxiliares que ahorran tiempo y aumentan su productividad:

App de celular en Android y MacOS. Permite reportar el tiempo trabajado en una tarea. Es un apoyo fundamental para quienes están desplazados en clientes o en el lugar de la obra.
ITM Platform teambot. La integración de ITM Platform con Slack es un claro aliado de la productividad personal, ya que permite a cada miembro de equipo rastrear las tareas en las que debe participar y reportar los avances con sencillos comandos como /itmplatform list tasks
Además, los equipos de desarrollo de software que trabajan con JIRA para gestión de issues, pueden conectar éstos con sus proyectos en ITM Platform para realizar la gestión de su portafolio desde su entorno preferido.

4. PMO: alinea dirección de proyectos y planificación de portafolio

Los softwares de proyecto se pueden dividir en tres grandes tramos: gestores de tareas y equipos; planificadores de proyectos; y gestores de portafolio. Pocas herramientas consiguen encontrar el equilibrio entre los tres ámbitos. En ese difícil ámbito es donde destaca ITM Platform precisamente porque nuestra obsesión es optimizar el retorno de los proyectos desde el primer minuto, con mínimas barreras de entrada.

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Nuestro autor invitado, Albert Garriga, responsable de recursosenprojectmanagement.com, hace un clarísimo repaso a las metodologías de Cadena Crítica y Valor Ganado.

Una situación habitual en muchas empresas es la existencia de varios proyectos ejecutándose en paralelo, los cuales comparten y compiten por los recursos de los departamentos. Esto es lo que se conoce como un entorno multiproyecto, y exige disponer de criterios y herramientas para priorizar la asignación de estos recursos y maximizar el resultado global de la organización.

En este artículo vamos a indicar dos métodos para poder realizar esta asignación; los cuales están basados en dos metodologías de gestión de proyectos ampliamente conocidas: Cadena Crítica y Valor Ganado.

Empieza a calcular el valor ganado de tus proyectos en ITM Platform

Priorización con Cadena Crítica

Si los proyectos están planificados con el método de la Cadena Crítica, las protecciones de los diferentes proyectos permiten disponer de un criterio objetivo para la toma de decisiones, al menos en lo referente al cronograma; ya que esta muestra la situación real del proyecto y el riesgo de no cumplir con la fecha de entrega.

Imaginemos que tenemos seis proyectos, cada uno con su protección relacionada a las tareas en su cadena crítica y su grado de avance. A partir de estos datos, podemos situarlos en un gráfico que muestre el porcentaje de avance de las tareas en el eje horizontal y el porcentaje de uso de la protección en el eje vertical.

Este gráfico quedaría de la siguiente forma y permite distinguir tres áreas:

Área verde. El consumo de la protección es bajo en relación al grado de avance de las tareas, lo que implica que el proyecto está presentando un rendimiento superior al esperado, y por tanto el margen de confianza para cumplir el cronograma ha aumentado. Sería el caso de los proyectos D y E.

Área amarilla. El consumo de la protección está cerca de lo estimado, por lo que esperamos que el proyecto cumpla con el cronograma; aunque si se desvía un poco puede que no sea así. Sería el caso de los proyectos A y C.

Área rosa. Estos proyectos han consumido más margen del estimado para su grado de avance, por lo que no van a cumplir el cronograma si no mejora su desempeño o se implementan contramedidas. Sería el caso de los proyecto B y F.

Como vemos esta gráfica nos permite comparar objetivamente el estado de los diferentes proyectos desde el punto de vista del cronograma, y determinar así cuáles de ellos necesitan de una acción adicional para cumplir los objetivos y cuáles no. Obviamente, desde el punto de vista de la organización, el objetivo es que todos los proyecto cumplan con su objetivo, lo que implica que todos este en las áreas verde y amarilla.

En base a esto, lo razonable sería pasar recursos de los proyectos del área verde a los de la rosa, y priorizar a estos últimos en caso de conflicto. En cierta forma estamos “perjudicando” a los proyectos que van mejor para “favorecer” a los que van peor, con el objetivo de que todos vayan como se espera.

Otro punto importante a la hora de priorizar proyectos según este gráfico es ver su grado de avance, ya que a un proyecto muy avanzado le va a costar más cambiar su situación que a uno que este empezando:

En el área rosa esto significa que un proyecto más avanzado va a tener mayor prioridad a la hora de recibir recursos que uno que este menos avanzado.

En el área verde ocurre lo contrario, los proyectos más avanzados son los menos prioritarios, ya que la reducción de recursos va a tener un impacto absoluto menor sobre su resultado final (tiene menos tiempo para actuar).

Priorización con Valor Ganado

En los proyectos gestionados con Valor Ganado también es posible priorizar y comparar objetivamente su estado, con la ventaja de que en este caso podemos hacer comparaciones de plazo y coste simultáneamente mediante diferentes parámetros:

Variación de costes (CV), que se calcula de forma porcentual como CV=(EV-AC)/EV, siendo EV el valor ganado y AC el coste actual, y que se usa con el siguiente criterio:

CV>0: el proyecto está ahorrando dinero
CV=0: el proyecto está siguiendo la línea de costes planificada
CV<0: el proyecto presenta sobrecostes.

Variación del cronograma (SV), que se calcula de forma porcentual como SV=(EV - PV)/PV, siendo EV el valor ganado y PV el valor planificado, y que se usa con el siguiente criterio:

SV>0: el proyecto está adelantado respecto a la planificación.
SV=0: el proyecto está siguiendo la planificación.
SV<0: el proyecto está retrasado respecto la planificación.

Imaginemos que tenemos seis proyectos gestionados con Valor Ganado, lo que permite mostrarlos conjuntamente en un gráfico de acuerdo a su SV y CV; distinguiendo cuatro áreas:

La área en rosa (3) muestra aquellos proyectos que no cumplen ni con costes ni con plazo (caso de los proyectos A y E); los cuales pasan a ser los más prioritarios.
Las dos áreas en amarillo (1 y 4) muestran aquellos proyectos que no cumplen con una de las restricciones, bien sea coste (proyecto C) o de cronograma (proyecto B).
El área en verde (2) significa que el proyecto está mejor que lo planificado en relación al coste y plazo (proyecto F), o justo como lo planificado en el punto 0,0 (proyecto D)

De acuerdo a este criterio, el objetivo de la organización sería tener todos los proyectos en el área verde. Por tanto, el criterio a la hora de priorizar los recursos sería el siguiente:

Priorizar el uso de los recursos más económicos en los proyectos de las áreas 3 y 4, lo cual puede hacerse incluso si implica un atraso en los proyectos del área 4, ya que estos tienen margen en plazos.
Incrementar los recursos en los proyectos del área 1 y 3 para que estos puedan completarse en un plazo menor, incluso a costa de mayores costes en los proyectos del área 1 aprovechando que tienen ahorros para asumirlos.
Esta priorización puede hacerse “a costa” de los proyectos del área 2, ya que tienen margen para atrasarse o asumir mayores costes. Excepto los proyectos en el 0,0 que es mejor no tocarlos.

Como se intuye, la situación más compleja se da en los proyectos situados en el área 3, ya que estos deben mejorar simultáneamente en costes y plazo. Esto implica que debemos evitar mejorar una variable perjudicando la otra, o que al final limita las posibilidades.

Enlace relacionado con este tema:

Consideraciones finales sobre priorización

Hasta ahora se ha tratado la priorización entre proyectos de una forma objetiva y basada en variables cuantificables, lo cual es correcto pero insuficiente. En la realidad existe otro aspecto a tener en cuenta: los intereses políticos o comerciales de la organización.

Si pensamos más allá del plazo o coste de ejecución de los proyectos, vemos que no todos ellos son igual de importantes para la organización. En algunos casos vamos a tener proyectos que pueden generar nuevos encargos o que tienen una alta visibilidad, lo que les otorga un plus de prioridad. Por ello la persona encargada de gestionar el portafolio de proyectos debe conocer estos aspectos políticos y comerciales, y saber balancearlos con los criterios objetivos.

Albert Garriga

Recursos en Project Management

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Descarga nuestra comparativa de MS Project frente a ITM Platform

Los estándares sectoriales que se consolidan en momentos históricos determinados tienen a menudo más fuerza por la tendencia humana al conservadurismo que por el valor que aportan.

Puede parecer una afirmación arriesgada, pero hay abundante literatura al respecto. Quedará más claro con un ejemplo: el teclado QWERTY surgió de una ocurrencia comercial: los agentes que vendían las máquinas de mecanografiar demostraban la asombrosa facilidad de uso escribiendo la palabra “typewriter” usando solamente teclas de la fila superior del teclado.

Sin embargo, mucha gente sigue creyendo que el teclado QWERTY se creó tras estudios exhaustivos sobre las relaciones entre letras del vocabulario inglés y, por lo tanto, está optimizado para hablantes de esta lengua.

Es el caso de MS Project, que apareció en la era del ordenador personal y propulsó la consolidación digital de las metodologías de gestión de proyectos en cientos de miles de organizaciones. Al igual que QWERTY nunca ha sido sustituido por un teclado alternativo por la resistencia de los tipógrafos (primero) y los millones de usuarios (después) que ya estaban acostumbrados a una configuración determinada, la continuidad en el uso de MS Project no se debe a una comparación racional entre alternativas evaluadas en pie de igualdad, sino al enorme poderío de la continuidad.

Lo que tienen en común ambos productos es el uso combinatorio para generar un resultado superior a sus partes. Es la magia común del lenguaje y del proyecto: la integración de caracteres y componentes crea un significado coordinado. En esta situación, sustituir todas las funciones por modos de acceso distintos en una alternativa genera un trauma importante en la transición.

Pero ahí está la diferencia entre ambos ejemplos. Mientras que QWERTY ha capturado al 100% de los usuarios, Microsoft Project solo tiene el 67% del mercado en gestión de proyectos, y el 15% en gestión de portafolio, según Statista.

Esta tasa irá bajando por un motivo tan sencillo como contundente: MS Project es un producto anclado en el pasado. Hay múltiples motivos para descartarlo a favor de una solución basada en un paradigma digital contemporáneo, es decir: colaborativo, distribuido y conectado.
¿Cuáles son pues los principales motivos para dejar atrás MS Project?
La pregunta también podría formularse en sentido contrario: ¿Cuál es el motivo para seguir utilizando MS Project a pesar de que es fundamentalmente un programa de escritorio y uso personal? ¿Puede tratarse sólo de comodidad? ¿O de una falsa percepción del equilibrio entre ventajas y desventajas?

Repasemos las motivaciones para sustituir MS Project por una solución SaaS como ITM Platform:

MS Project es para un solo usuario (ITM Platform es multiusuario)

En MS Project, el modelo de trabajo es un jefe de proyecto que crea el plan de proyecto, lo guarda en un archivo en un disco duro local… y hace cambios manualmente.

"En ITM Platform, tu equipo puede ser un ejército permanentemente conectado."

Superar las limitaciones nativas de MS Project como solución de escritorio es muy costoso incluso para equipos reducidos. Mientras que con ITM Platform bastan 1.000 dólares USD al año para soportar a equipos de hasta 7 personas, esa misma cantidad sólo permite servir a 1,5 personas con la versión más asequible de MS Project onine.

Además, como MS Project no cuenta con mecanismos de aprobación de proyecto y cambios de estado, cualquier persona puede hacer cambios a archivos mpp en un servidor compartido sin discusión previa, sin flujos de aprobación ni notificaciones a las partes implicadas.

Por el contrario, ITM Platform funciona desde un modelo en red, de manera que los usuarios no trabajan sobre archivos, sino en entornos: ecosistemas de proyectos compartidos comunes a cada organización. Este modelo tiene implicaciones importantes:

Los usuarios tienen perfiles de acceso diferenciados, de manera que efectúan modificaciones exclusivamente en su área de responsabilidad;
Ninguna acción de otros usuarios pasa desapercibida: el sistema genera notificaciones sobre los cambios efectuados a proyectos y tareas, además de permitir comunicaciones contextuales.
En definitiva, gracias a la posibilidad de los miembros de cada equipo de reportar horas y avances, la distancia entre planificación y ejecución es mucho más corta y está mejor medida que en MS Project.

ITM Platform está orientado a la planificación estratégica – MS Project no

MS Project se concentra en mejorar su cronograma; ITM Platform en la alineación con objetivos de negocio

Al considerar este aspecto vuelve a tener un peso particular la historia de la gestión de proyectos como disciplina. Con su expansión más allá de los ámbitos de la ingeniería hasta afirmarse como un modelo de gestión de organizaciones, las exigencias sobre los aspectos prioritarios con los que debe cumplir un software han cambiado.

MS Project no ha respondido a esas necesidades, habiendo preferido concentrarse en la complejidad de los aspectos de planificación.

Por el contrario, ITM Platform permite introducir objetivos de negocio, estudiar distintas hipótesis de escenarios y tomar decisiones basadas en datos reales sobre qué proyectos ejecutar.

MS Project exige instalaciones costosas – ITM Platform está en la nube

"ITM Platform es una herramienta para organizaciones; MS Project es un software para el uso personal de gestores de proyectos."

Esta distinción tiene matices: MS Project Server es la versión para organizaciones que oferta Microsoft. Sin embargo, el proceso para pasar de la versión personal a la organizativa puede costar entre 10.000 y 20.000 dólares. Además, la instalación on premises necesita servidores MS, SQL y Sharepoint como punto de partida, además de expertise técnico avanzado en esos campos.

Por el contrario, el despliegue de ITM Platform en una organización es mucho más ágil, puesto que no precisa de ningún tipo de instalación (aclaración: ofrecemos instalación on-premises para las organizaciones que la exigen, pero se trata de una opción marginal entre nuestros clientes). Incluyendo toda la parametrización y la formación inicial, nuestros clientes empiezan a utilizar ITM Platform en plazos de entre dos días y dos semanas.

Montar una PMO en una semana… o en una eternidad

"ITM Platform es una herramienta idónea para crear una oficina de dirección de proyectos."

Por las facilidades de adopción y sus prestaciones de gestión de portafolio, ITM Platform es una herramienta idónea para organizaciones que ya gestionan proyectos a partir de la iniciativa de gestores de proyectos individuales y están a punto de crear una oficina de dirección de proyectos. Mientras MS Project Server exige un esfuerzo económico y humano muy notable sencillamente para desplegar la herramienta, ITM Platform es un catalizador de la gestión centralizada, gracias a la capacidad de concentrarse en los aspectos metodológicos que realmente importa.

MS Project no ofrece control sobre componentes básicos de la integración

La gestión de componentes básicos de la integración de proyectos –como, por ejemplo, los costes y la facturación de los proyectos– , se hacen fuera de MS Project, por lo que quien solo acceda al archivo mpp no tiene visibilidad sobre las modificaciones.

Por el contrario, en ITM Platform la solución incluye gestión de costes, lo que la convierte en una excelente candidata para integraciones con sistemas de ERP. Otro ejemplo del enfoque holístico de ITM Platform son los riesgos.

MS Project tiene una filosofía cerrada – ITM Platform una filosofía abierta

En la era de la productividad empresarial online, donde la mayor parte de actores integran soluciones a través de API para conseguir flujos de automatización más ambiciosos, Microsoft mantiene una filosofía cerrada que solamente permite conectar sus propias soluciones entre sí: Excel, Access, etcétera. Aun así, las posibilidades para conectar MS Project son deficitarias. Es imposible, por ejemplo, recibir notificaciones personalizadas en Outlook cuando se realizan modificaciones en los proyectos.

Por el contrario, ITM Platform parte de la voluntad de convivir con los sistemas de todos nuestros clientes: no queremos provocar cambios traumáticos.

No solamente contamos con una completa API para que desarrolladores de cualquier organización puedan conectar sus sistemas de ERP, contabilidad o CRM; también existen integraciones con JIRA y Slack, además de una próxima presencia en Zapier.

MS Project es rígido – ITM Platform es flexible

Según Mark Corker, presidente de Seradex Web Services, la complejidad del software y las repercusiones de las opciones preprogramadas para reajustar fechas en tareas con dependencias tiene el resultado contraproducente de que el 99% de los proyectos en MS Project no tienen fechas fiables.

Por el contrario, ITM Platform se basa en un modelo de software flexible: de adaptación resiliente al usuario, en lugar de lo contrario. Por eso, se trata de una herramienta que no solo da valor a directores de proyecto, sino también a directores financieros, directores generales, COOs, CIOs, etcétera.

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Una de las metas más complejas de alcanzar para un director de proyectos es conseguir gestionar todos los componentes de proyectos de forma coordinada y unificada. Es lo que se conoce como integración de proyectos.

La integración es probablemente el área de conocimiento más crucial: no es casualidad que sea la primera de las 10 áreas que reconoce el PMBOK. De hecho, es la que más directamente se refiere a la gobernanza del proyecto y a la capacidad del director de proyecto de “estar en todas partes”.

ITM Platform es un software de gestión de proyectos específicamente diseñado para ayudar a que la integración no se convierta en una tarea imposible. Su menú de navegación pone a simple vista todos los componentes del proyecto para que sea posible acceder a ellos y controlarlos con un sencillo click.

Prueba el menú de proyecto de ITM Platform y empieza a integrar sin dificultades

En este artículo repasamos cómo resolver los aspectos más importantes de la integración de proyectos con ITM Platform. Puedes seguir leyendo sobre integración de proyectos en este artículo.

1. Aprobación del proyecto

Todo proyecto comienza por su aprobación, que, según PMBOK, debe quedar reflejada en un Acta de Constitución del Proyecto.

Cómo se hace en ITM Platform

ITM Platform permite configurar el flujo de los estados de aprobación del proyecto, adaptándolo a las realidades de cada organización.

Además, a la hora de crear un proyecto, es obligatorio indicar el estado de aprobación, que por defecto figura como “pendiente”.

El Acta de Constitución puede subirse en la sección de los documentos del proyecto de modo que la persona responsable pueda revisar la documentación antes de tomar la decisión.

Pide una sesión de demostración para ver cómo ITM Platform puede adaptarse a tu organización

2. El plan de dirección del proyecto

La planificación de proyectos con ITM Platform puede empezar por el diseño de un cronograma, pero va mucho más allá.

Cómo se hace en ITM Platform

Gantt o Kanban: Para proyectos predictivos o para equipos ágiles. Tanto la planificación de proyectos como los aspectos de portafolio y programas son totalmente compatibles con ambas metodologías.
Compras, ingresos y presupuestos: Una vez introducido el presupuesto del proyecto, ITM Platform se encarga de realizar el seguimiento a partir de cada factura, midiendo la distancia entre el presupuesto estimado y el gasto real. En la pestaña de compras,
Gestión de riesgos: En la vista de riesgos es posible planificar y consultar los riesgos asociados al proyecto, que pueden evaluarse con nuestra matriz de evaluación de riesgos.

3. Monitorización y control del trabajo del proyecto

El control del trabajo de proyecto tiene varios frentes:

Desde la pestaña de equipo se pueden asignar responsabilidades de proyecto al equipo, mientras que desde las pestañas de Gantt/Kanban se puede realizar el seguimiento de avance en las tareas.
Desde la pestaña de seguimiento del menú del proyecto se pueden añadir evaluaciones rápidas de avance referidas a la totalidad del proyecto.
La pestaña de presupuesto permite comparar el presupuesto estimado con los valores reales

Empieza a monitorizar tus proyectos con ITM Platform

El cuadro de mando ofrece una vista panorámica de los indicadores más importantes de los distintos componentes y es una herramienta de trabajo que nuestros clientes utilizan continuamente para reportes internos y para apoyar en la toma de decisiones.

4. Más allá del menú de proyecto

Ciertos procesos de la integración más relacionados con la administración de la organización viven fuera de la vista de proyecto.

Comunicación: ITM Platform cuenta con una red de comunicación contextual que habilita el intercambio de información a cualquier escala: notificaciones a toda la organización, discusiones de proyecto o discusiones de tarea.
Stakeholders: Esta es una de las características más diferenciales de ITM Platform. La sección de clientes externos conecta los proyectos con su rentabilidad, facilitando un análisis de las relaciones con clientes orientada a proyectos.

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Las horas-hombre, también llamadas horas-persona, son la unidad de medida que se emplea en gestión de proyectos para medir los esfuerzos necesarios para completar una tarea.

1 hora hombre = trabajo completado en una hora de esfuerzo ininterrumpido por un trabajador medio.

Calcular horas hombre es la base para poder medir el coste por proyecto de cada tipo de experto y su contribución al resultado.

Gestiona automáticamente el coste de las horas hombre de tus proyectos con ITM Platform

El total de horas hombre por tarea se obtiene multiplicando el número de personas asignadas a una tarea por el tiempo total que lleva completarla.

Pongamos, por ejemplo, que 15 operarios en una planta metalúrgica dedican 10 jornadas de trabajo para completar un pedido de 800 unidades de producto.

Estimando 6 horas útiles al día, el total de horas hombre se obtiene de la siguiente multiplicación:

15*10*6=900 h

Por lo tanto, la productividad es igual a 800/900= 0,89 unidades por hora. Como conocemos el coste de la hora-hombre, es fácil calcular cómo la fuerza de trabajo contribuye al coste unitario y a la rentabilidad de la línea del producto.

Además, este ratio puede ser tomado como punto de partida para medir mejoras de productividad, introducir nuevos procesos y recortar costes.

Muy a menudo la fórmula se puede utilizar para saber cuántos trabajadores se necesitan, empezando desde el total de horas del proyecto:

Horas totales del proyecto / duración del proyecto = Número de horas hombre al día

A continuación, el total de número de horas hombre diarias se divide por 8 (o por 6, si queremos ser precavidos).

Número de horas hombre al día / 6 = número de trabajadores necesarios.

Sin embargo, en cualquier proyecto mínimamente más complejo será también necesario tener en cuenta que el coste de las horas-hombre es variable, dependiendo de la categoría profesional a la que corresponda el trabajador.

No todos los miembros del equipo cuestan lo mismo

Un requisito para poder calcular el costo laboral total del proyecto es considerar tarifas horarias distintas por cada categoría profesional. En un proyecto de TI, por ejemplo, no costará lo mismo una hora de un programador junior que la de un responsable.

Por lo tanto, a la hora de calcular el coste del proyecto a partir de las horas hombre, deberás tener en cuenta que la multiplicación del coste se debe factorializar por cada categoría:

Coste total = (CH1 X HH1) + … + (CHn+HHn)

Donde CH1 es igual al coste por hora de la categoría profesional 1 y HH1 es el total de horas hombre estimadas por la categoría profesional 1.

Cálculo de coste por proyecto con ITM Platform

ITM Platform permite calcular los costes de tareas y proyectos con horas hombre y planificar proyectos basados en cálculos automatizados por la herramienta.

Esta es la pantalla de ITM Platform desde la que puedes planificar todos tus recursos:

Para poder disfrutar de sus ventajas, solo tendrás que definir los valores de 3 variables:

Los perfiles profesionales de tu organización
Las tarifas asociadas a cada perfil profesional
Los costes estándar, que se calcularán cuando se asignen horas a un trabajador genérico.

Consulta en este tutorial cómo definir los perfiles profesionales, tarifas y costes estándar para poder calcular el costo de todos tus tareas y proyectos.

¿Quieres seguir leyendo? Descubre en este e-book todo lo que puedes aportar a tu organización centralizando tus proyectos en una oficina de gestión de proyectos (PMO).