Mucha gente está descubriendo las grandes ventajas de trabajar desde casa. Muchas empresas, también. Contratar a un freelance en lugar de a un empleado y hacer que sea él quien construya un equipo virtual para los proyectos es muy ventajoso en muchos aspectos:
Mejoras en el equilibrio entre la vida personal y laboral del empleado
No se pierde tiempo en viajar
Más oportunidades de contratar al mejor talento de cualquier parte del mundo
Incremento generalizado de la eficiencia de los empleados
Si bien es evidente que atraer trabajadores virtuales para un proyecto de equipo es una gran idea, también es importante cerciorarse de que el negocio evita caer en trampas generales. Si se consiguen superar estos obstáculos, entonces, trabajar desde casa en un equipo de proyectos será una buena idea.
Al trabajar desde casa, es más frecuente perder la concentración que trabajando desde la oficina. No importa lo entregado que esté un trabajador con un proyecto, ya que concentrarse puede seguir siendo un reto. Por eso, se debe evitar esta situación siendo extremadamente profesional en lo que se refiere al trabajo, excepcionalmente organizado y comprendiendo el papel que se tiene dentro del grupo. Todo ello ayudará a mantener la concentración en el proyecto evitando así malentendidos y frustraciones.
Diferencias culturales y barreras comunicativas
A día de hoy, el mundo virtual se extiende de forma global y todo aquel que haya trabajado en un grupo virtual sabe de qué hablo. Aunque el proyecto se encuentre en las etapas de planificación, hay que seguir siendo profesional. Habla de forma profesional y utiliza un lenguaje académico (sea el idioma que sea) en todas las comunicaciones escritas. Es importante seguir estas prácticas para evitar cualquier tipo de malentendido. Según vaya avanzando el proyecto, asegúrate de pedir aclaraciones cuando sea necesario para que las barreras comunicativas se vayan rompiendo. Muchos negocios apreciarán una pregunta a tiempo antes que tener que rehacer parte del proyecto debido a un malentendido.
Tecnología y acceso a los datos
Todos los miembros de un proyecto deben tener acceso a la tecnología adecuada para poder realizar su trabajo, tal como métodos de encuestas o las contraseñas de la empresa. Los proyectos remotos dependen, casi en exclusividad, de estos accesos para poder finalizar. Normalmente, las empresas crean contraseñas protegidas para cada empleado de tal modo que, si un empleado actúa de forma deshonesta e inmoral, la empresa sabrá dónde se ha producido esa brecha. Asegúrate de mantener secreta tu información sobre seguridad, úsala únicamente cuando trabajes en proyectos y no actúes nunca de ninguna forma que haga que alguien se cuestione tu integridad. Contribuye a que los equipos remotos de proyectos funcionen como si tu jefe te estuviera vigilando en una oficina.
Lucy Wyndham
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Uno de los grandes desafíos a los que se enfrenta un CEO es conseguir mejorar la comunicación interna. El desafío de este tipo de políticas es procedimentar la comunicación sin coartarla; o, en otras palabras, conseguir que la información que se comparte:
sea suficiente pero no genere ruido;
deje trazas que permitan recuperarla;
se distribuya de forma diferenciada, sin generar vacíos.
La importancia de las políticas de comunicación interna es proporcional a la dimensión de la organización. Ahora bien, encontrar este equilibrio puede ser especialmente difícil si no se cuenta con un equipo donde los miembros estén acostumbrados al trabajo colaborativo. Para reforzar esa interconexión es necesario comprometer a sus integrantes con estrategias que fomenten la puesta en común de sus habilidades y les permitan evolucionar como parte de un todo.
Cuando se trabaja en gestión de proyectos es vital reforzar los canales de comunicación entre los integrantes de la iniciativa. Si pensamos en nuestro equipo como un organismo coordinado, todos aportan su inventiva y talento para obtener un resultado común mediante el ensamblaje de sus distintas funciones.
Ahora bien, al diseñar políticas internas de comunicación, habrá que diseñar procedimientos y canales diferenciados para:
comunicación entre el equipo de un proyecto
comunicación entre proyectos y equipos distintos de la misma organización
Mientras que en el primer caso la comunicación suele tener una dimensión táctica, porque está orientada a mejorar la calidad del proyecto y la eficacia de la ejecución, en el caso de la comunicación entre proyectos puede tener una dimensión estratégica, orientada a generar sinergias y crear conocimientos compartidos que puedan elevar el valor de la organización y su capacidad de innovación. Es en este punto donde la administración de la comunicación interna puede pasar a necesitar de un experto que la coordine y dirija.
Quizás una línea de trabajo no es todo lo eficiente que puede ser debido a que sus recursos están desvinculados, es decir: empleados, tecnología y procesos funcionan de forma descoordinada. Una visión integrada de las tareas asignadas a los miembros del equipo, permite al gestor orientar las metas de cada uno y proponer sinergias destinadas a incentivar el aprendizaje recíproco.
Seguidamente exponemos algunos factores que debes tener en cuenta para mejorar la colaboración en tus proyectos y te presentamos la herramienta definitiva para optimizar las comunicaciones entre los miembros de tu equipo.
Sincroniza tu equipo
Un buen plan de comunicación interna permite a la empresa que lo despliega ahorrar recursos y evitar desviaciones en la planificación de costes. Esto es debido a que los errores tienen una mayor monitorización por parte de todos los colaboradores, de tal modo que las correcciones no solo llegan desde la gestión del proyecto, sino que se generan una vez son compartidos públicamente. El valor añadido que supone promover la autoayuda entre compañeros, aumenta el sentido de autoría que el empleado profesa hacia el objeto de su trabajo.
Así mismo, un responsable de proyecto que confíe en los valores de la cooperación y haga hincapié en el papel del trabajo colectivo, será capaz de proponer soluciones más ágiles, puesto que tendrá información en tiempo real de la disponibilidad específica de cada miembro, sus competencias y ámbito de especialización. También puede servirse de la creación de subgrupos que por la especial afinidad de sus integrantes, son capaces de resolver problemas que otra conjugación de empleados sería incapaz de abordar.
Misión imposible sin las herramientas adecuadas
Mejorar las relaciones entre los diferentes segmentos que componen un equipo humano puede apoyarse en un software que integre sus tareas, aportes documentales y anotaciones concretas en una sola plataforma de conversión. Confiar en este tipo de aplicaciones suele suponer para los coordinadores de proyecto una mayor capacidad de intervención sobre la marcha general, ya que disponen de una perspectiva global de todas las operaciones.
Por ejemplo, la aplicación ITM Platform Teambot permite utilizar ITM Platform desde Slack, consultar tareas y proyectos y navegar hacia el entorno de planificación sin tener desde el chat de Slack.
Si no eres cliente de ITM Platform, ahora puedes probar Teambot con un entorno gratuito desde este trial:
A menudo sucede que los empleados perciben este tipo de medidas como restrictivas, ya que suponen la adaptación obligatoria de todos los afectados para ser implementadas. Sin embargo, una vez superada esa fase inicial de desconfianza en los nuevos protocolos, ellos mismos descubren las ventajas de trabajar con herramientas de gestión de proyectos.
Uno de los puntos de fricción más habituales entre los empleados y una nueva metodología de trabajo, está relacionado con los retos de aprendizaje que supone utilizar una plataforma desconocida. En este sentido, ITM Platform Teambot confía en el liderazgo de la red Slack dentro del mundo de la mensajería corporativa y aprovecha su infraestructura para ofrecer una experiencia de trabajo más intuitiva. El desplazamiento hacia un entorno donde el usuario se siente cómodo reduce el rechazo general asociado al progreso técnico.
Para contrarrestar esta tendencia probada que suscita la evolución tecnológica en equipos ya formados, es conveniente dedicar el tiempo que sea necesario a mostrar los beneficios derivados de trabajar con soluciones de vanguardia. Crear un tutorial previo para todos los colaboradores, iniciar una videoconferencia compartida de presentación o difundir un manual escrito, son iniciativas que pueden reducir el escalón e incrementar la confianza de la plantilla en la nueva metodología.
Como habéis podido comprobar, son muchos los factores que intervienen en la definición de un plan de comunicación interna. Por ello, no hay que escatimar esfuerzos a la hora de habilitar nuevos canales de interacción que aseguren la sinergia corporativa e incrementen el grado de compromiso de nuestros colaboradores o subordinados.
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Aunque defender Slack resulta ya muy manido en el mercado estadounidense, donde esta plataforma de chat empresarial ha experimentado un crecimiento francamente brutal, hay muchas empresas en otros mercados que no han oído hablar de Slack y no saben lo que se están perdiendo.
Y es que Slack es una herramienta tremenda para comunicación de equipo porque es entretenida. Pero vamos por partes.
Para empezar, no es obvio por qué un chat puede servir para organizar mejor tus proyectos.
La guía rápida de Slack sobre cómo aprovechar su chat para gestionar proyectos es una gran manera de empezar. Especialmente si tu equipo ya está utilizando la herramienta para coordinar la comunicación de equipo, sus consejos son tan sencillos como útiles.
Por ejemplo, nos gusta mucho la sugerencia de crear un canal por proyecto y seguir una nomenclatura previsible. De esa manera, no sólo se consigue que la información se comparta siempre con quien la necesita, sino que el motor de búsqueda te puede conectar con todo lo que está ocurriendo en tu organización.
Otro aspecto interesante es la opción de dar visibilidad a archivos y mensajes importantes para que permanezcan en el encabezado de un canal y sirvan como referencia permanente.
Hay varios aspectos importantes que no aparecen en la guía, quizás porque están más relacionados con cuestiones básicas del producto que con consejos prácticos. Pero lejos de poder olvidarlos, me parece importante compartir cuáles son los motivos principales que hacen de Slack una herramienta por la que vale la pena apostar en equipos de trabajo que se organicen en torno a proyectos.
1. Familiaridad con el diseño
He escuchado en varias ocasiones que Slack no vale mucho porque no ha inventado nada nuevo: se trata de un chat, como los de los años noventa, pero más colorido y atractivo.
Así dicho, parece que el invento no valga la pena, pero en realidad no me parece muy importante esa falta de originalidad. En rigor, hay muy pocas cosas verdaderamente diferentes en el mundo de la tecnología, donde es más importante combinar componentes distintos para conseguir un buen artefacto. Pregunten a cualquier ingeniero, o a Brian Arthur.
Cuando se trata de comercializar tecnología, lo mejor que puedes decir de un producto no es que desafía las expectativas y es completamente nuevo. Al contrario: un gran producto destaca porque:
Resulta familiar
Genera una sensación de comfort
Es cierto que la vuelta de tuerca que Slack le ha dado a los interfaces IRC no es original. Pero, al tiempo, es genial porque consigue conectar con lo más atávico de la satisfacción del usuario.
Es como si consiguieras transportar la comida gratis y las tumbonas de las oficinas de Goole a un entorno virtual. Los chats comunican ocio, una sensación valiosísima cuando se trata de motivar a tu equipo para que empiecen a usar una herramienta. Si además tus empleados son jóvenes, no hay mejor manera que usar el comando de giphy para fidelizar su uso.
2. Manda reportes con el celular
Si crees que esta manera de conectar equipos funciona para grandes organizaciones, pero no para comunicar con trabajadores que se encuentran en los lugares de la construcción, porque se puede preferir llamar o enviar mensajes desde el celular, quizás tengas que replanteártelo.
Uno de los puntos más fuertes de Slack es que la información no se pierde.
De hecho, el nombre es un acrónimo que significa “Searchable Log of All Conversation and Knowledge”. Aunque parece un chat, está diseñado como un repositorio de información en el que puedes buscar en cualquier momento.
Se trata de lo mismo que hacemos a menudo con los correos electrónicos, pero el email tiene más ruido por dos motivos:
Primero, en Slack solo puedes comunicarte con tu equipo.
Segundo, la información no está segmentada en unidades discretas. Cuando obtienes resultados de búsquedas, es mucho más rápido encontrar la información adecuada.
Ahora imagina lo poderoso que esto es para equipos en construcción e ingeniería que cuentan con trabajadores desplazados al lugar del proyecto. Por un lado, el empleado puede enviar información a través de la app sabiendo que se trata de una forma de comunicación validada. Al otro lado, los gestores de proyecto pueden ahorrar tiempo en gestión documental y probablemente no tengan que vigilar que sus empleados realmente se conecten a las herramientas de reporte.
3. Un ecosistema de apps para chatbots
El ecosistema de apps de Slack se parece, de algún modo, al circuito cerrado de la navegación en Facebook, aunque hay importantes diferencias. La principal ya la conoces: mientras que Facebook es una distracción, Slack es sinónimo de productividad.
Esto significa, entre otras cosas, que las integraciones con aplicaciones siguen su propia dinámica. Y lo más significativo son los chatbots. Aunque se ha criticado que se trate sólo de una moda mal nombrada, la verdad es que los chatbots son un buen ejemplo de productos que hacen pocas cosas, pero las hacen muy bien.
Aunque no es probable que tu organización use todas las apps del directorio de Slack, algunas de ellas son muy poderosas y seguro que se adaptan a tus necesidades.
Por ejemplo, si quieres crear una lista, el comando /todo es todo el código que tendrás que saber para crear tus propias checklist en Slack.
4. Soporte a equipos multidisciplinares
Slack no tiene un público de nicho: su objetivo es que cualquier persona que trabaja en una oficina disfrute de su producto. Quizás por eso, se han asegurado de cubrir las necesidades de comunicación de cualquier empresa tecnológica, donde conviven programadores, equipos comerciales y de marketing, etcétera. De hecho, además del acceso a grandes plataformas para desarrolladores, como GitHub y Heroku, hay una opción en el chat para enviar líneas de código.
Lo que significa que puedes tener a desarrolladores front-end comunicándose con el equipo de marketing, por ejemplo, sin perder ni una coma.
5. Sencillez inteligente
En definitiva, la razón principal por la que quieres estar en Slack es que, independientemente del sector de tu empresa, encontrarás maneras de ahorrar tiempo, conectar a tu equipo y mejorar la eficacia de tus comunicaciones internas. Y como cualquier experto en proyectos sabe, uno de los factores críticos en cualquier proceso es evitar fallos de comunicación.
Jaime González-Capitel
Content Strategist
ITM Platform
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Para alcanzar el éxito en gestión de proyectos, hay prácticas que todos los Project Managers tienen claro que deben ejecutar. Sin embargo, hay algunas prácticas que no se encuentran tan extendidas y que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.
Conoce a tu cliente, conoce a tu mercado
Te sorprendería saber cuántos Project Managers no se entretienen en analizar quién es su cliente. Para poder realizar un producto adecuado al mercado, es necesario conocerlo. De esta manera, seremos capaces de identificar nichos de mercado en los cuales nuestro producto pueda gozar de buena acogida. Además, identificar potenciales clientes y sus necesidades permitirá adaptar nuestros productos a ellos, y garantizará el éxito de ventas.
Para conocer mejor a los clientes, es necesario utilizar herramientas comunicativas que te permiten acercarte a ellos. En caso de tratarse de un cliente claro e identificado, puede ser tan sencillo como preguntarle. La comunicación directa es el canal más efectivo y útil. Además puede servir para estrechar lazos con el cliente y generar un clima de confianza que permita conocerlo todavía mejor, mejorando todavía más su satisfacción.
En caso de ser un cliente peor definido, puedes recurrir a las nuevas tecnologías. Utiliza las redes sociales o tu página web para preguntar a los usuarios qué esperan de tu producto o qué les gustaría que mejoraras en el futuro.
Recopila información antes de actuar
La información es poder y debes recopilar todas las que puedas antes de comenzar a planificar tu proyecto. Contacta con expertos, con personas que hayan realizado proyectos similares al que vas a emprender, busca en Internet...
Aunque lo ideal sería tener experiencia propia, eso no siempre es posible. En estos casos es necesario recurrir a la experiencia de otros. Cuanta más información se encuentre disponible y más fiables sean las fuentes, mejor se podrá planificar el proyecto.
El poder de gestionar el cambio
El mercado cambia constantemente y las necesidades de los clientes también. Estos cambios se producen de manera constante y dinámica, con el proyecto ya iniciado, por lo que no se pueden prever en la planificación inicial.
Por ello, un Project Manager de éxito debe ser capaz de adaptarse a los cambios. En primer lugar deberá tratar de anticiparse a ellos, y en caso de no ser posible, deberá tener respuesta y capacidad de adaptación a ellos.
Algunos cambios serán más importantes y deberán ser tenidos en cuenta, otros sin embargo no requerirán de actuaciones inmediatas. Identificar a qué grupo pertenece cada uno de los cambios del entorno es tarea del Project Manager y realizarlo adecuadamente es una de las claves del éxito final del proyecto.
La importancia de las sesiones de control
Es muy importante reunirse con el equipo de manera habitual. De la misma forma que se debe estar atento permanentemente a las necesidades de los clientes, también se debe estar pendiente del estado del equipo: comprender cómo trabajan, qué dificultades se están presentando durante la ejecución del proyecto, si ha surgido algún imprevisto...
La comunicación directa y fluida, en el marco de un clima de confianza, permite trabajar mejor. No solamente por el intercambio de ideas y de conocimientos sino por la existencia de un ambiente de trabajo propicio para la productividad.
Gestión de riesgos
Los riesgos son todos aquellos sucesos y circunstancias que pueden influir en el resultado final de un proyecto. Pese a que no se pueden predecir con exactitud, es posible incluirlos en la planificación de manera aproximada.
Se deben preparar planes de actuación para el caso de que se presente un riesgo en los que se incluyan las medidas necesarias para evitarlos, trasladarlos o mitigarlos. En el caso de que ninguna de estas acciones sea posible, se deberá aceptar su existencia y activar unos planes de contingencia.
Todo esto con el objetivo de que los riesgos que se presentan tengan la mínima influencia sobre el resultado final del proyecto.
Asimismo, en caso de presentarse riesgos no planificados, debe realizarse su análisis desde el punto de vista de la oportunidad, no del castigo. Unas circunstancias diferentes a las previstas no necesariamente tienen que ser peores, sino simplemente eso, diferentes.
Apoyar todo el trabajo que se realice con los medios tecnológicos adecuados puede marcar la diferencia. Dos proyectos iguales realizados por equipos capacitados y experimentados pueden tener futuros diferentes en función del apoyo tecnológico con el que cuenten.
Utilizar sistemas de trabajo colaborativos, tecnologías en la nube, trabajo remoto… son algunas de las nuevas posibilidades tecnológicas que puedes utilizar para aumentar tu productividad.
Uno de los programas disponibles es ITM Platform. Pruébalo y descubrirás que todas sus utilidades están dirigidas a facilitar el trabajo del Project manager y a aumentar la productividad de la empresa.
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Lo más importante de un proyecto son las personas. Para conseguir el éxito es necesario contar con un buen equipo y además coordinar bien sus esfuerzos.
Los proyectos requieren expertos en temas concretos en cada momento de su desarrollo. Probablemente, la composición del equipo deberá cambiar dependiendo de la fase del proyecto y de su objetivo concreto, para adaptarlo a las necesidades específicas del momento. Sin embargo, otros integrantes del equipo deberán formar parte de él desde el principio hasta el final del proyecto para garantizar la continuidad.
Estarea del Project Manager conocer los recursos humanos con los que cuenta y organizarlos de la manera óptima para que el trabajo sea lo más eficiente posible.
Para gestionar adecuadamente los recursos humanos de un proyecto, Es recomendable seguir una planificación estructurada en fases. Estas se resumen en el siguiente diagrama y se desarrollan a lo largo del artículo.
Planificación de recursos humanos
En caso de no contar con un equipo preformado, el primer paso es identificar las necesidades que se deben satisfacer. De cara a seleccionar el equipo de trabajo o contratar a trabajadores es fundamental tener claro qué resultados se desea conseguir. Así, se podrá contratar a los trabajadores idóneos para la tarea que tienen que desempeñar.
En caso de contar con una plantilla ya establecida, se puede omitir este primer paso y comenzar por identificar los roles y responsabilidades que va a asumir cada uno de los miembros del equipo en el conjunto del proyecto.
Para ello deben tenerse en consideración las fortalezas y debilidades de cada uno de los integrantes del equipo y la posibilidad de trasladarlos de una tarea o equipo a otro. Incluso se debe valorar su presencia simultánea en varios de ellos, en función de cada momento.
También debe considerarse la necesidad de contar con expertos en temas concretos en momentos específicos del proyecto. Contratar personal adecuadamente cualificado es fundamental para conseguir un producto final de la calidad deseada.
Otro objetivo de la gestión de recursos humanos es que todos los integrantes del equipo puedan dar lo mejor de sí mismos y tengan una carga trabajo adecuada. No demasiado baja, dado que supondría un mal uso de los recursos; pero tampoco concentrada en algunos trabajadores, para evitar que realicen mal las tareas por estar sobrecargados, sean víctimas del estrés o terminen quemados.
Un aspecto a tener en cuenta es el impacto que pueden producir sobre el proyecto los riesgos que se presenten durante su desarrollo. No solamente se debe prever su influencia sobre el coste económico y temporal del proyecto sino también sobre los recursos humanos.
Por otro lado, también debe tenerse en cuenta el aspecto más humano de las relaciones interpersonales. Previamente a la decisión de incorporar a una persona al equipo se deben considerar las relaciones interpersonales preexistentes con el equipo y las posibles barreras de comunicación que se puedan presentar.
A todo este conjunto de planificación se le conoce con el nombre de organizational inputs o planificación de recursos humanos.
Dado que, como se puede observar, la organización de los recursos humanos de un proyecto es un proceso complejo, se puede realizar de una manera más rápida y sencilla si se cuenta con plantillas y listas de comprobación o checklists que permitan automatizar hasta cierto punto los pasos a seguir.
Establecimiento de utilidades de organización
Una vez establecido qué personas van a integrar los equipos, cómo se van a organizar y qué debe hacer cada uno de ellos, es fundamental que todo esto quede plasmado en diagramas y gráficos que permitan que todo el mundo sepa qué debe realizar en cada momento.
Asimismo es muy importante contar con sistemas de trabajo informatizados y en la red que permitan aprovechar al máximo las nuevas tecnologías tanto para el trabajo individual como para el trabajo en equipo.
Del mismo modo que se establece qué personas van a integrar los equipos, también se debe decidir antes del comienzo del proyecto la sistemática de trabajo que se va a utilizar y el apoyo tecnológico con el que se cuenta.
Formación y actualización
Durante el desarrollo del proyecto, las circunstancias económicas, sociales y de mercado experimentarán cambios. El equipo debe estar sometido a un constante reciclaje, adquiriendo permanentemente nuevas habilidades y perfeccionando las ya conocidas.
Para ello, es fundamental la interacción entre los integrantes del equipo y la realización de tareas de capacitación, entrenamiento, asistencia a cursos...
Gestión del equipo
Finalmente, para que el proyecto pueda ejecutarse correctamente y conseguir un resultado que satisfaga a los clientes, se debe realizar una gestión adecuada.
Para ello, es necesario que el Project Manager y el director del proyecto tengan capacidad de liderazgo, sepan sacar lo mejor de cada persona, consigan resolver adecuadamente los conflictos interpersonales que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto y, al mismo tiempo, mantengan al equipo motivado.
Al mismo tiempo, deben realizar una monitorización exhaustiva de los resultados obtenidos en cada una de las fases y ciclos del proyecto. Sólo así podrán realizar un análisis de debilidades y fortalezas y realizar modificaciones en tiempo real que permitan alcanzar el resultado deseado con el coste en tiempo y dinero previsto inicialmente.
Como has podido comprobar, para realizar una adecuada gestión de los recursos humanos, resulta de gran ayuda contar con las herramientas adecuadas que te permitan organizar al personal de la manera más eficiente.
Del mismo modo, deben potenciar el trabajo colaborativo, tanto presencial como remoto y facilitar la comunicación e intercambio de información entre los integrantes del equipo.
Todo ello, no solamente conseguirá mejorar el rendimiento y la productividad del equipo sino que permitirán que el Project Manager pueda concentrar su atención y esfuerzo en coordinar al equipo, sin hacer papeleos y gestiones innecesarias.
En ITM platform lo sabemos. Por eso hemos diseñado el software de gestión de proyectos, programas y portafolio que permite potenciar al máximo tu productividad y la de tu empresa. ¿A qué esperas para probarlo?
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Uno de los grandes desafíos a los que se enfrenta un CEO es conseguir mejorar la comunicación interna. El desafío de este tipo de políticas es procedimentar la comunicación sin coartarla; o, en otras palabras, conseguir que la información que se comparte:
