La dirección por proyectos es una práctica muy difundida en el mundo empresarial por su eficacia en racionalizar y estructurar la generación de ventajas competitivas. Pero eso no sería practicable sin el soporte de una oficina de proyectos (PMO) estratégica que contribuye activamente a la generación de la estrategia corporativa.
Desafortunadamente la gestión por proyectos no es aplicable de la misma forma en todas las organizaciones porque no todas tienen la misma complejidad de procesos, funciones o necesidad de control (lo que llamamos “madurez” en gestión de proyectos).
Por esta razón distinguimos entre distintos niveles de madurez según sus funciones principales, desde la PMO más básica, hasta la verdadera PMO estratégica:
PMO estratégica de madurez baja: Inventariado y control
En el entorno corporativo actual es fundamental contar con los instrumentos para inventariar todas las iniciativas que están en marcha.
Esa es la misión de una PMO de madurez baja: reunir información sobre todos los proyectos y otras actividades relevantes de la organización para saber en qué se están invirtiendo los recursos.
PMO estratégica de madurez media: coordinación
El siguiente paso de la PMO es tener la capacidad de pronosticar problemas y, por consiguiente, atajarlos. Esta función es típica en la coordinación de recursos. Cuando, por ejemplo, se detecta que la demanda de trabajo va a ser muy alta durante unos meses determinados, es la PMO quien tiene la capacidad para reconocer la acumulación de proyectos e identificar qué expertos pueden convertirse en cuellos de botella. Los directores de proyecto, por el contrario, no saben que ocurre más allá de sus propios proyectos, por lo que carecen de la información necesaria para determinar estos problemas.
En este caso la PMO está orientada a mejorar la eficiencia de la organización, reconociendo posibles conflictos en la planificación y proponiendo maneras para resolverlas.
PMO estratégica de madurez alta: estrategia y negocio
La madurez más alta de una PMO se alcanza a través de un encaje con la estructura corporativa que la convierta en la mano derecha del Consejo de Dirección. Este encaje implica un modelo de gobernanza donde no solo se siguen metodologías estrictas para administrar los proyectos, sino que las decisiones prácticas más importantes se toman, precisamente, a partir de la información que tiene la PMO.
En estos casos, la oficina de proyectos se convierte en una pieza clave para que la estrategia corporativa se convierta en realidad.
En algunos casos es posible que la PMO tome decisiones de forma directa, porque tenga la suficiente autoridad para hacerlo; también es posible que la credibilidad de la oficina de proyectos sea tan alta que sus consejos se conviertan prácticamente en decisiones.
Preguntas estratégicas para una PMO de madurez alta
A la hora de la verdad, la PMO estratégica puede considerarse como un servicio interno al que acudir cuando se busca información práctica, con preguntas como las siguientes:
¿Cuál es el estatus del portafolio de proyectos?
¿Escasean los recursos? ¿Afecta esta escasez al cashflow?
¿Estamos ejecutando algún proyecto que ya no valga la pena?
¿Qué propuestas o ideas pueden mejorar el portafolio?
¿Qué tipo de nuevos procesos y capacidades pueden iniciarse a raíz del resultado de proyectos ya entregados?
Sin embargo, este enfoque no permite desarrollarse a la PMO en su plenitud. Las PMO estratégicas tienen un talante proactivo: colaboran con la dirección en la elaboración de la estrategia y administran todo el trabajo basado en proyectos para asegurar que lo que ese está haciendo es la mejor manera de trabajar en cada momento
Algunas organizaciones buscan que la PMO esté empoderada, pero deba rendir
cuentas de las decisiones más importantes a la dirección. Por ejemplo, si se decide cancelar un proyecto con un presupuesto mayor a una determinada cantidad (por ejemplo, 500.000 €), es razonable que los directivos estén avisados con anterioridad y puedan participar en la decisión como autorizadores.
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La metodología está bien diseñada, los directivos están de acuerdo en la necesidad de contar con la información sobre los proyectos para tomar decisiones de calado y toda la estructura corporativa está a punto para lanzarse a la gestión de portafolio más ambiciosa. Pero a los pocos meses se detecta que los empleados que deberían alimentar el sistema con datos sobre su trabajo no están cumpliendo con sus obligaciones.
Este problema se ha repetido una y otra vez en cientos de empresas grandes y medianas. Pero hay tantas tácticas para enfrentarse al problema como formas de resistencia.
En este artículo anticipamos el contenido de nuestra guía para PMO sobre cómo fomentar el uso de una herramienta PPM.
Las herramientas de software PPM, o software de gestión de portafolio de proyectos, responden a una necesidad básica de cualquier entorno corporativo: la coordinación, el seguimientoy el control de todos sus proyectos para obtener el mejor aprovechamiento posible de los limitados recursos disponibles.
Los proyectos que controla una herramienta PPM pueden ser internos o externos; puede tratarse de proyectos de innovación, de TI y sistemas, pero también de estrategia, marketing, o ventas, así como proyectos transversales y de transformación.
En todos estos casos, el software PPM ofrece grandes beneficios para cualquier negocio. Entre otros, se pueden destacar los siguientes:
Un solo lugar para el trabajo colaborativo entre departamentos y equipos
Información agregada para la toma de decisiones
Reducción de los proyectos no estratégicos
Disminución de los tiempos de entrega de los proyectos
Ahorro de tiempo administrativo, gracias a la automatización en la recogida de datos
Las mejores herramientas de gestión de portafolio de proyectos incluyen la gestión integral de proyectos como una de sus principales características funcionales. Cualquier tipo de proyecto se beneficia del flujo de datos de PPM: tanto proyectos de ingeniería, como de IT y sistemas de información, proyectos de construcción, proyectos de logística, proyectos estratégicos o de innovación.
Planificación de los project manager
De acuerdo con esta capacidad, los project managers son quienes crean la línea de base de la planificación, indicando cómo se debería desarrollar el proyecto.
Datos en tiempo real de la ejecución
A continuación, los miembros del equipo alimentan el sistema con los datos de la ejecución. Según reportan el tiempo que han dedicado a cada tarea, el sistema almacena sus esfuerzos y realiza varios cálculos automáticos. Para empezar, se compara el tiempo planificado con el real reportado. El sistema también calcula el costo total de las horas trabajadas a partir del coste de cada hora hombre, distinguiendo según las distintas tarifas horarias de los trabajadores.
En ITM Platform, el sistema se actualiza inmediatamente cada vez que un team member reporta sus horas, por lo que el project manager puede ver cómo avanza la ejecución y cómo se va consumiendo el presupuesto en tiempo real.
Análisis de datos, evaluación y toma de decisiones:
En un tercer momento, los datos planificados y de ejecución se reportan, analizan y evalúan de acuerdo con los procesos que tenga determinados la organización. En este proceso suelen estar involucrados tanto los gestores de proyecto como la oficina de proyectos. Y, por supuesto, los directivos o gerentes que están encargados de dirigir toda la compañía.
Los riesgos que pueden explicar la resistencia a la adopción de un software PPM
Del flujo de datos anterior surge una pirámide en cuya base están los equipos de proyecto y en cuya cima se encuentran los directivos asistidos por la PMO. Para que la pirámide funcione, hay que garantizar que la sala de máquinas, es decir, el primer piso, donde se encuentran posiciones tan importantes como analistas, programadores, ingenieros, consultores externos y otros expertos. Sin gestionar a estos recursos adecuadamente, el éxito del proyecto es imposible.
La tecnología PPM es un ingrediente necesario para competir contra los mejores. A ningún área corporativa de transformación digital le falta – y todas se enfrentan a los mismos riesgos: la indefinición organizativa y la resistencia de las personas.
Por eso es necesario gestionar el cambio con dos elementos fundamentales:
un marco de dirección del portafolio de proyectos bien integrado en el diseño de la organización
un plan de adopción que se anticipe a las reacciones de los empleados y las sepa encauzar en la dirección deseada
Ahora bien: la resistencia a adoptar una herramienta PPM, como cualquier otra herramienta corporativa, toma muchas formas dependiendo de las personas, su función en el organigrama y su peso político. Por eso, el plan de adopción debe tener en cuenta esos componentes no técnicos para actuar con una combinación de poder duro y poder blando.
Por ejemplo: en algunos casos la resistencia se debe a problemas objetivos en las operaciones diarias. En ese caso, es importante escuchar las objeciones del ingeniero y procurar darles respuesta.
En otras ocasiones, la resistencia es política y se debe a las malas relaciones con las personas que está proponiendo la adopción de la nueva herramienta.
Sigue leyendo nuestro e-book para descubrir todas las formas de resistencia y cómo enfrentarte a ellas con éxito.
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Las oficinas de proyectos se enfrentan a dificultades comunes, independientemente del sector, el tamaño de la organización y la distribución geográfica. Una encuesta a más de 400 organizaciones revela patrones comunes.
En junio de 2017, ITM Platform lanzó un cuestionario online con 17 preguntas dirigidas a estudiar la madurez de las PMO. Nos interesaba saber cuáles son los factores que más dificultan la gestión de una PMO en tres coordenadas distintas: la propia organización, los equipos humanos y los factores culturales y de gestión del cambio, tales como la presencia de patrocinadores que promuevan el desempeño de la oficina de proyectos.El cuestionario tiene una dimensión doble.
Primero, está diseñado para medir cuáles son las barreras de las oficinas de proyecto ya existentes.Pero, además, también permite que otras organizaciones con muchos proyectos averigüen si necesitan instalar una PMO en su organización para hacer frente a sus desafíos actuales.Dependiendo de los resultados, el cuestionario arroja una serie de consejos y recursos sobre la puesta en marcha de la PMO, metodologías de gestión de proyecto y procesos de gestión del cambio.Hemos preparado una sencilla infografía con los resultados más llamativos.
¿Cómo crees que saldrías parado en comparación? Todavía puedes hacer el test:
El cuestionario de PMO, en detalle:
Las preguntas
Las preguntas eran las siguientes:
Factores organizativos
¿Están basadas en proyectos al menos el 30% de las actividades de tu organización?
¿Cuentas con departamentos o funciones transversales?
¿Tu organización ha crecido y necesita nuevos procedimientos?
¿Tienes problemas con el cumplimiento de plazos, coste, alcance y calidad?
¿La información que se comparte en tu organización es uniforme?
¿Te cuesta que los miembros de tu equipo logren interiorizar las prioridades de la organización?
¿Has notado que el trabajo avanza de forma espontánea o descentralizada?
Factores relativos al talento
¿Existe déficit formativo entre tus directores de proyecto?
¿La experiencia de tus directores de proyecto es desigual?
¿Has detectado que tus trabajadores más valiosos están sobreasignados?
¿Tus miembros de proyecto son intercambiables entre proyectos?
¿Dispones de métricas fiables para medir el rendimiento de tu equipo?
Factores culturales
¿Existe un acuerdo claro sobre las prioridades en tu organización?
¿Dispones del liderazgo interno suficiente para implementar la gestión por proyectos?
¿Cuentas con el patrocinio de la alta dirección?
¿Existe una cultura de aprendizaje continuo en tu organización?
¿Tienes intención de apoyarte en una nueva herramienta PPM?
He aquí los resultados que habíamos obtenido a principios de diciembre de 2017:Llama la atención que solamente la pregunta 13, acerca del consenso de las prioridades de negocio, obtiene un porcentaje equilibrado de síes y noes. En el resto de los casos, una de las dos opciones es claramente mayoritaria.
Características de organizaciones basadas en proyectos
Hay cierta dificultad en el análisis, porque los síes y los noes tienen significados diferentes según la pregunta. Una rápida categorización muestra que hay desafíos o retos para la PMO, rasgos que se deben cumplir para ser una organización basada en proyectos, señales de una madurez muy elevada, y otras respuestas que indicarían que la organización no está orientada a proyectos.
De las 16 preguntas restantes, hay 8 respuestas mayoritarias que definen cuáles son algunos de los rasgos principales de una organización basada en proyectos que tiene una oficina de proyectos o la necesita.Una organización necesita una PMO (y tiene las condiciones para implementarla) cuando:
más de una tercera parte de su tiempo está dedicado a proyectos;
tiene una estructura organizativa de tipo matricial (es decir: cuenta con equipos, proyectos y funciones transversales)
los miembros de los equipos están adscritos a categorías profesionales y son intercambiables
Existen líderes de proyectos con la capacidad para tomar decisiones directivas más allá de la gestión unitaria de proyectos
La dirección comprende la necesidad de centralizar la dirección del portafolio de proyectos
Existe una cultura de aprendizaje continuo
Se conocen las ventajas de una herramienta de gestión de portafolio
Desafíos de las PMO
Del otro lado, el cuestionario ha detectado 8 desafíos clave que motivan la puesta en marcha de oficinas de proyectos:
La organización necesita poner en marcha nuevos procedimientos
Los proyectos no siempre tienen éxito: se retrasan, tienen sobrecostes o entregan un resultado pobre
Falta información uniforme, o no existe una única fuente de datos de proyecto validados, como lo que ofrece un software PPM
Hay dificultades para que los equipos de proyecto y los directores de proyecto asimilen las prioridades y las apliquen en su trabajo diario
Entre los directores de proyecto hay diferencias en cuanto a la experiencia acumulada, el conocimiento y las necesidades de formación.
Los proyectos fallan porque falta una mejor organización y coordinación entre los mismos.
Los expertos más valiosos tienen sobrecarga de trabajo y se han convertido en cuellos de botella para la entrega de los proyectos a tiempo.
No existen métricas y KPI fiables para medir el rendimiento de los proyectos según se están ejecutando.
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Cuando se habla de herramientas de gestión de proyectos, a menudo solo pensamos en el diagrama de Gantt, la planificación y los informes de proyecto. Pero si el usuario es el director de la PMO, las cosas cambian bastante. Seguro que no habías pensado en las siguientes soluciones para gestionar el portafolio de proyectos.
Una de las responsabilidades ineludibles de toda oficina de proyectos es adoptar herramientas tecnológicas que permitan cumplir con la difícil misión de coordinar y controlar los proyectos de la organización. Por si fuera poco, muchos proyectos dejan tras de sí grandes volúmenes de datos, que a menudo son datos no estructurados o sin una relación clara con la calidad del trabajo que se entrega. Analizar esos datos para poder tomar decisiones es de gran importancia tanto para directores de programas y directores de portafolio como para un director general. Y la tarea de quien coordina la oficina de proyectos no es otra que facilitar esas decisiones.
Aunque cada PMO tendrá que seleccionar su portafolio tecnológico dependiendo de la naturaleza de sus proyectos y de su modelo de gobernanza, en este artículo recomendamos varias aplicaciones de software muy útiles para ordenar las ideas y llevar las riendas de todo el portafolio de proyectos de una organización compleja. No todas ellas son de gestión de proyectos (sí de gestión de portafolio, o PPM), pero todas tienen beneficios claros cuando se aplican a este ámbito.
Ya sea para una PMO corporativa o para una PMO de IT; para proyectos estratégicos, de I+D+i o de clientes externos, las siguientes aplicaciones son una parte imprescindible de las operaciones diarias.
Los programas y herramientas más útiles para directores de PMO
1. PPM
Porque una herramienta profesional para gestionar todo el portafolio de proyectos es la primera obligación de cualquier PMO.
ITM Platform permite poner en marcha el soporte tecnológico de una PMO en cuestión de semanas.
La herramienta: ITM Platform
Para quien no lo conozca todavía, ITM Platform es una herramienta en la nube de gestión de proyectos, programas y portafolio (PPM) cuya virtud central está en que permite un despliegue enormemente ágil: no necesita apenas trabajo de configuración. Con una experiencia de usuario simplificada que sigue las recomendaciones metodológicas de PMBOK y Prince2, ITM Platform apoya el despliegue de nuevas PMO mediante cuadros de mando predefinidos, informes configurables, más todas las prestaciones que necesita un jefe de proyectos.
Ventajas: ITM Platform es la manera más sencilla de comunicar a los directivos de una organización cómo están progresando sus proyectos críticos, saber cómo se está invirtiendo el dinero y tomar decisiones en tiempo real.
Desventajas: Para que los datos sean fiables, exige un plan de adopción para gestionar la implantación de la herramienta, de manera que su uso se extienda a todos los equipos de proyecto.
En el siglo XXI, la información tiene que ser visual. Para hacer análisis de datos avanzados el mínimo indispensable es contar con un programa robusto que permita visualizar análisis e informes de proyectos y cruzar variables de forma dinámica.
Power BI: hermano SaaS de Excel y primo de Tableau
La herramienta: Power BI
De entre las muchas aplicaciones para PMO, esta es la que mejor combina potencia con versatilidad. Power BI es la herramienta de visualización de datos de Microsoft. Utiliza el lenguaje de programación M (el mismo que Excel) y se puede conectar con cualquier fuente externa de datos mediante el uso de API.
Ventajas: Una vez conectado, ofrece un entorno verdaderamente amigable para analizar datos… con todas las garantías de Microsoft.
Desventajas: Para empezar a usar Power BI es muy recomendable contar con la ayuda de un programador que acceda a las fuentes de datos, por lo que un equipo u organización pequeña puede tener ciertas dificultades para empezar a usarlo.
Cómo conectarlo con ITM Platform: Puedes seguir este tutorial básico y su continuación para utilizar ITM Platform como fuente de datos a través de la API. Aunque el tutorial se refiere a Excel, el código es idéntico.También puedes ver este webinario en el que explicamos los mismos pasos con varios ejemplos prácticos para crear un cuadro de mando de proyectos que se actualiza automáticamente:
3. Ticketing y desarrollo
Los equipos de mantenimiento y desarrollo de software tienen necesidades de gestión del trabajo muy específicas. A menudo es conveniente adoptar software que permita gestionar tanto tickets e incidencias como sprints de proyectos ágiles.
JIRA, de Atlassian, es el producto estándar para gestión de equipos de desarrollo.
La herramienta: JIRA
Ventajas: JIRA hace muy fácil reportar incidencias, historias de usuario y épicas a los equipos de desarrollo, adjuntar documentación de apoyo, mencionar a las personas involucradas y asignar las distintas tareas a un sprint de entrega.Desventajas: Toda la sección de reporting es muy deficitaria.Cómo conectarlo con ITM Platform: El conector nativo permite enviar proyectos y tareas desde JIRA a ITM Platform. Tan solo hace falta incluir la url del entorno de JIRA y aceptar la conexión.La conexión permite realizar el trabajo de coordinación y control del portafolio desde ITM Platform.
4. Comunicación en equipo
¿El comunicador de tu equipo es agradable? Tus empleados utilizarán una alternativa que les guste más.La herramienta: Slack
Si no conoces Slack, tienes que probarlo. Como un chat de toda la vida, pero rodeado de todas las características que lo hacen la herramienta más útil para comunicarte con tus compañeros de trabajo: canales por proyecto, posibilidad de adjuntar archivos, checklists, o enviar código… aunque no tiene ninguna tecnología revolucionaria, el producto es imbatible.
Ventajas: El Marketplace de Slack permite conectar a tu equipo con cientos de aplicaciones SaaS para, por ejemplo, recibir notificaciones y avisos de clientes.
Desventajas: Aunque la opción freemium es bastante elástica, el coste por usuario y mes es elevado y resulta imprescindible para no perder datos.
Cómo conectarlo con ITM Platform: ITM Teambot, la aplicación de ITM Platform para Slack, permite a cualquier usuario saber qué tareas y proyectos tiene asignadas, así como reportar esfuerzo y progreso o añadir comentarios.
5. Gestión de la demanda: sistemas de recopilación de propuestas
Cualquier PMO tiene que hacer frente a un volumen de peticiones de cambio muy por encima de los recursos disponibles. Pero para poder analizar las ideas y entender cuáles son valiosas, lo primer es tenerlas todas recopiladas en el mismo sitio.
Las plantillas de ITM Platform en Zapier permiten recopilar tareas desde cualquier lugar de la nube.
La herramienta: plantillas de Zapier de ITM Platform
Aunque técnicamente no son aplicationes para PMO sino conectores, resultan tan fáciles de configurar que son una parte fundamental de la lista. A través de zapier, es posible enviar tareas a un proyecto de ITM Platform desde cientos de aplicaciones que ya utiliza todo tu equipo, como Gmail, Google sheets, Dropbox, Evernote… Si tienes en cuenta la potencialidad de los zaps compuestos, ¡los límites son pocos!
Ventajas: Distribuye la creación de propuestas de cambio y empodera a toda tu organización para que participe en una cultura de mejora constante
Desventajas: La verdad es que zapier funciona bien y para flujos de datos pequeños hasta sale gratis. Por supuesto, conviene reservarlo para procesos que se puedan automatizar sin consecuencias indeseadasCómo conectarlo con ITM Platform: Sigue las instrucciones de nuestro tutorial o emplea la plantilla de Google Sheets para comprender bien cómo configurar un zap
La plantilla para recopilar tareas en Google Sheet y enviarlas a ITM Platform.
6. Diagramas
Diagramar procesos y flujos de trabajo es una de las maneras más útiles para promover el cambio, crear nuevos procedimientos, probarlos y mejorarlos. ¡Una oficina de proyectos diagramada es una oficina de proyectos mejor diseñada!
Lucid Chart es líder en el nicho de diagramas profesionales
La herramienta: Lucid Chart
Lucidchart es líder en el nicho. En este caso, la verdad es que las opciones son muy amplias y la mayor parte de los softwares para crear diagramas más fiables son de pago. Prueba por tu cuenta hasta que encuentres lo que te sirve – si sois pocos usuarios en la PMO, el coste será irrisorio.
Ventajas: ¿Quieres explicar procesos complejos que afectan a distintas partes de la organización? Olvídate del papel y el lápiz.
Desventajas: Muy pocas. Incluso se puede importar y exportar a Microsoft Visio, si es lo que estás utilizando ahora mismo.
Cómo conectarlo con ITM Platform: A través de la API (http://developers.itmplatform.com/)
7. Analíticas de Big Data
Para las PMO, el Big Data no es ninguna moda pasajera. Si están en una corporación lo suficientemente grande, es posible que tengan que gestionar proyectos de big data; en entornos más pequeños, los datos que generen sus proyectos en distintos equipos se pueden analizar de forma coordinada con software específico.
Hadoop, de Apache, es el framework de programación más conocido para analíticas de datos distribuidos.
La herramienta: Apache Hadoop
Ventajas: La cantidad de referencias y documentación para trabajar con Hadoop es interminable.
Desventajas: En comparación con el resto de las herramientas para gestionar proyectos, no se trata de un producto terminado, sino de un lenguaje de programación. Puede escaparse al marco de actuación de una PMO.
El contexto competitivo actual es siempre más duro y concurrido: hay un boom de startups innovadoras que producen auténticos quebraderos de cabeza en todo tipo de mercados y que hacen de las nuevas tecnologías una fuente de ventajas competitivas: este fenómeno es parte de lo que llamamos la “transformación digital”.
En estos mercados, las empresas necesitan ser más flexibles para adaptarse rápidamente a los cambios –a no ser que quieran hacer frente a una pérdida de ventajas competitivas con efectos potencialmente desastrosos para toda la organización.
Por esta razón, muchas empresas recurren a la dirección por proyectos, la única estrategia que garantiza la flexibilidad y coordinación suficientes para transformar el modelo de negocio en una máquina de competir.
La dirección por proyectos es un conjunto de prácticas que traducen la estrategia de la empresa en actividades concretas (o, más precisamente, en proyectos), conectadas con los objetivos y beneficios empresariales que se desean alcanzar.
Los proyectos dejan de ser únicamente una herramienta para desarrollar servicios, para llegar a convertirse en el sistema de creación de valor para la empresa.
En la dirección por proyectos, el resultado de cada proyecto es un objetivo de la empresa, o un factor necesario para alcanzarlo. Cit
La DOP consta de cuatro piezas:
Una gestión ágil del portafolio de proyectos
Una oficina de gestión de proyectos con funciones estratégicas
Una ampliación de la planificación de los proyectos a sus consecuencias y beneficios.
Talento que combine la pericia técnica con la visión de negocio.
Si quieres saber más sobre estos puntos te consejo de leer el libro blanco: Dirección de organizaciones por proyecto
¿Cuál es el rol de la gestión por proyectos en ámbito de transformación digital?
La transformación digital de una empresa puede fácilmente volverse un proceso desordenado y caótico, una reacción a problemas de negocio u operativos sin liderazgo ni resultados. Para hacer frente a este riesgo, se necesita un mecanismo de control que permita gestionar el cambio.
Una empresa puede beneficiarse de la DOP en proyectos de transformación digital de varias formas:
Alineando las unidades de negocio, los departamentos y la gestión de la información, evitando dificultades de integración entre plataformas y aplicaciones en fases más avanzadas.
Haciendo que las soluciones tecnológicas sean más sólidas, porque se escogen considerando no solo tendencias pasajeras, sino las necesidades actuales y sobre todo las futuras.
Gestionando como proyectos todos los medios necesarios para garantizar la integración, de manera que no bloqueen el proceso en determinadas fases. Hay que prestar especial atención al tratamiento de los datos, incluyendo la limpieza de información y su enriquecimiento.
Ejemplos reales
No es difícil encontrar ejemplos de empresas o enteras industrias que se estén reorientando bajo la presión de un competidor con rasgos disruptores.
Si se piensa, por ejemplo, en la irrupción de AirBnB en el mercado turístico, es fácil imaginarse el tipo de transformación al que se han visto forzados los agentes tradicionales para seguir atrayendo a sus clientes.
A veces toca repensar todo el modelo de negocio: desde los canales de venta, las estrategias de precio, la identidad de marca y la estructura tecnológica. La única manera para hacerlo de forma ordenada es gestionando por proyectos.
Este artículo pertenece a una serie sobre la dirección de Organizaciones por Proyectos. Puedes seguir leyendo:
Mucha gente está descubriendo las grandes ventajas de trabajar desde casa. Muchas empresas, también. Contratar a un freelance en lugar de a un empleado y hacer que sea él quien construya un equipo virtual para los proyectos es muy ventajoso en muchos aspectos:
Mejoras en el equilibrio entre la vida personal y laboral del empleado
No se pierde tiempo en viajar
Más oportunidades de contratar al mejor talento de cualquier parte del mundo
Incremento generalizado de la eficiencia de los empleados
Si bien es evidente que atraer trabajadores virtuales para un proyecto de equipo es una gran idea, también es importante cerciorarse de que el negocio evita caer en trampas generales. Si se consiguen superar estos obstáculos, entonces, trabajar desde casa en un equipo de proyectos será una buena idea.
Al trabajar desde casa, es más frecuente perder la concentración que trabajando desde la oficina. No importa lo entregado que esté un trabajador con un proyecto, ya que concentrarse puede seguir siendo un reto. Por eso, se debe evitar esta situación siendo extremadamente profesional en lo que se refiere al trabajo, excepcionalmente organizado y comprendiendo el papel que se tiene dentro del grupo. Todo ello ayudará a mantener la concentración en el proyecto evitando así malentendidos y frustraciones.
Diferencias culturales y barreras comunicativas
A día de hoy, el mundo virtual se extiende de forma global y todo aquel que haya trabajado en un grupo virtual sabe de qué hablo. Aunque el proyecto se encuentre en las etapas de planificación, hay que seguir siendo profesional. Habla de forma profesional y utiliza un lenguaje académico (sea el idioma que sea) en todas las comunicaciones escritas. Es importante seguir estas prácticas para evitar cualquier tipo de malentendido. Según vaya avanzando el proyecto, asegúrate de pedir aclaraciones cuando sea necesario para que las barreras comunicativas se vayan rompiendo. Muchos negocios apreciarán una pregunta a tiempo antes que tener que rehacer parte del proyecto debido a un malentendido.
Tecnología y acceso a los datos
Todos los miembros de un proyecto deben tener acceso a la tecnología adecuada para poder realizar su trabajo, tal como métodos de encuestas o las contraseñas de la empresa. Los proyectos remotos dependen, casi en exclusividad, de estos accesos para poder finalizar. Normalmente, las empresas crean contraseñas protegidas para cada empleado de tal modo que, si un empleado actúa de forma deshonesta e inmoral, la empresa sabrá dónde se ha producido esa brecha. Asegúrate de mantener secreta tu información sobre seguridad, úsala únicamente cuando trabajes en proyectos y no actúes nunca de ninguna forma que haga que alguien se cuestione tu integridad. Contribuye a que los equipos remotos de proyectos funcionen como si tu jefe te estuviera vigilando en una oficina.
Lucy Wyndham
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