tabla de embudos ¿Te has planteado cuál es el proceso por el cual un contacto conseguido en las redes sociales o en campañas de mailing pasa a comprar tu producto? ¿Has pensado cómo, consiguiendo mejorar esta conversión, podrías aumentar el número de clientes?

El proceso por el cual se consigue un nuevo cliente comienza con una visita de éste a los perfiles de nuestra empresa en las redes sociales o a nuestra página web. También es posible que se produzca a través de una iniciativa activa realizada por nuestra empresa, a través de emails o de campañas de publicidad.

 

Una vez establecido este primer contacto, por parte de alguno de estos usuarios recibiremos un feedback, por ejemplo en forma de datos personales en un formulario o de respuesta a nuestra campaña de mailing. En este primer paso hemos convertido usuarios anónimos en leads.

Posteriormente, tras un análisis por parte de estos leads de los servicios que nuestras empresa les ofrecen, algunos de ellos se terminarán convirtiendo en clientes.

¿Cómo podemos aumentar el número de clientes? Mejorando nuestras campañas iniciales de marketing, para conseguir reclutar un mayor número de leads, o potenciando la conversión de estos leads en clientes.

¿Qué es un embudo de marketing?

El embudo de marketing, también conocido en inglés como funnel de ventas, es un método que persigue aumentar la proporción de usuarios anónimos que se convierten en leads y asimismo la proporción de leads que se convierten en clientes reales.

Se le da el nombre de embudo porque en las primeras fases existe un elevado número de potenciales clientes que posteriormente se van filtrando al tiempo que aumenta la probabilidad de que finalmente adquieran alguno de nuestros servicios o productos.

Este método es aplicado por el equipo de marketing, que así consigue que cuando el lead llegue al departamento de ventas se encuentre en un estado maduro y preparado, aumentando las posibilidades materialización de la venta.

Además, su aplicación sistemática consigue una gran velocidad del proceso, con lo que el flujo de clientes aumenta de manera constante, aumentando los beneficios de la empresa.

¿Cuáles son las fases del embudo de marketing?

Existe un proceso desde que el cliente percibe atracción por un producto hasta que finalmente cierra la compra. Este proceso se puede dividir en tres fases.

  • Primera fase: llamada de atención y generación de necesidad. El cliente se siente atraído por un tema pero todavía no conoce cuál es la necesidad exacta que pretende cubrir con él.
  • Segunda fase: consideración. El cliente ha analizado meticulosamente su problema, ya conoce cuál es su necesidad concreta y por tanto está buscando una solución precisa para él.
  • Tercera fase: decisión. Tras un análisis exhaustivo de las posibilidades existentes, el cliente escoge cuál de todos los productos ofertados por el mercado le facilita una mejor solución a su problema o satisface sus necesidades. Para que nuestro producto sea el elegido, debemos ser capaces de mostrar al cliente, dentro de toda nuestra oferta, aquella que, de manera personalizada, mejor se adapta a sus problemas concretos.

¿Cómo llevar a la práctica el embudo de marketing?

Para poder aplicar las técnicas de embudo de marketing es necesario utilizar los recursos adecuados para cada una de las fases del embudo. Para ello, será necesario generar contenidos de valor diferentes y adaptados a cada una de estas fases. En esto consiste precisamente el inbound marketing.

En la primera fase o de atención y generación de necesidad, los contenidos reciben el nombre de TOFU (Top Of the FUnnel).

Deben ser contenidos con un carácter más generalista que en las siguientes etapas, destacando por su carácter educativo y divulgativo.

Como ejemplos, podríamos considerar los post publicados en el blog de la empresa o en el de empresas amigas. Otra posibilidad es recurrir a videoblogs o webinarios, con el mismo contenido pero quizá más atractivos por sus posibilidades audiovisuales.

El objetivo de los contenidos de estas fases es atraer a los usuarios y llamar su atención.

En la segunda etapa, también conocida como intermedia o de consideración, los contenidos elaborados se llaman de tipo MOFU (Middle Of the FUnnel).

Los contenidos de esta etapa se caracterizan por una mayor complejidad y elaboración y están orientados a un usuario que ha analizado su problemática y pide soluciones más concretas.

En este nivel se encuadrarían los casos de éxito. Se trata de ejemplos de clientes previos que exponen el problema que encontraron en su trabajo y la solución que nuestra empresa les proporciona, con el consiguiente cambio para el desarrollo de su empresa y la cobertura de sus necesidades.

También son propias de este nivel las infografías, los ebooks, guías y white papers, documentos que deben elaborarse de manera cuidadosa y con información técnicamente muy concreta dado que el usuario que llega a ellos se encuentra formado específicamente en todos estos temas y conoce concretamente el problema que plantea y las soluciones que busca.

En esta fase se debe comenzar con referencias concretas a nuestra marca y los productos exactos que ofrece.

En la tercera etapa, o de decisión, el usuario se encuentra preparado para la compra. Los contenidos de esta fase se clasifican como de tipo BOFU (Bottom Of the FUnnel).

Estos contenidos relacionan las necesidades del cliente con nuestra marca e incluso con una oferta comercial concreta. El objetivo de esta etapa es vender concretamente uno de nuestros productos a un cliente específico.

El contenido característico de esta fase pueden ser cupones de descuento (que acaben de dar al cliente el pequeño empujón que le falta para cerrar la compra), demostraciones concretas de los productos ofrecidos, bien mediante vídeos o bien directamente mediante pruebas gratuitas del producto. También existe la posibilidad de que el cliente se suscriba a una newsletter en la cual se mantendrá actualizado de manera permanente de los productos y servicios de nuestra empresa.

La utilidad de realizar el inbound marketing utilizando la técnica de embudo reside en facilitar al potencial cliente el contenido que necesita en cada una de las etapas de maduración hasta que finalmente decide la adquisición o contratación de nuestros productos.

¿Cómo organizar estas técnicas de marketing?

Gestionar todas estas tareas de marketing puede ser una pesadilla o puede ser una tarea relativamente sencilla. Esto dependerá no solamente de tu habilidad y experiencia para la gestión en el ámbito del marketing, sino también de las herramientas informáticas de que dispongas.

En ITM Platform te facilitamos una solución líder de gestión de proyectos en la que podrás integrar tanto herramientas predictivas, como diagramas de Gantt, con herramientas ágiles como Kanban y herramientas de priorización.

Asimismo, también ofrecemos sistemas automatizados de análisis de resultados, para que de manera rápida y visual puedas saber si tus sistemas de marketing están funcionando y tomes las medidas correctivas que consideres oportunas.

En definitiva, queremos ser tus principales aliados para que puedas convertir tus estrategias de marketing en el éxito de tu empresa.

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La ética está presente en todas las facetas de la vida, también a la gestión de proyectos. De la misma forma que existen unas normas de conducta, en ocasiones no escritas, para la vida cotidiana, también existen unas normas de comportamiento, una suerte de código deontológico, que se deben respetar en la gestión de proyectos.

 

Los profesionales en la gestión de proyectos, ¿conocemos el código deontológico de nuestra profesión? ¿Seguimos unas normas de conducta ética adecuadas en el desarrollo de nuestro trabajo?

¿Realizamos conductas éticamente inadecuadas?

En primer lugar, deberíamos plantearnos la magnitud del problema .¿Verdaderamente existen conductas éticamente inadecuadas en el ámbito de la gestión de proyectos?

En el año 2002, la página web Techrepublic (http://www.techrepublic.com/) realizó una encuesta entre sus lectores. De las 825 personas que respondieron a las preguntas, el 57% dijeron que alguna vez habían recibido por parte de sus superiores alguna petición de hacer algo que consideraban que no era ético (http://www.techrepublic.com/article/it-managers-face-ethical-issues-from-piracy-to-privacy/1054036/).

gráfico: ¿alguna vez ha sido preguntado por un superior para hacer algo en su trabajo de ti que se sentía era poco ético

No se trata de un hecho aislado, dado que ese mismo año otra encuesta realizada por IT Consultant obtuvo como resultado que al 19% de los participantes se les había propuesto alguna vez en su trabajo realizar alguna tarea ilegal o incorrecta desde el punto de vista de la ética.

¿De qué tipo de conductas poco éticas estamos hablando? Según los encuestados, en la mayoría de los casos las faltas de conducta éticas se refieren al ámbito de la piratería o de la privacidad (from piracy to privacy).

Un ejemplo en el que se combinan ambos tipos de conductas éticamente inadecuadas sería el caso en el que se utilizan un software sin licencia (lo cual no solamente no es ético, sino que también es ilegal) para el control de la actividad de los trabajadores sin previamente informarles de que esto se va a realizar.

Otro caso muy habitual se basa en la presentación de riesgos a los clientes. En ocasiones, el Project Manager sabe que presentar los riesgos tal y como son (que es la actitud éticamente correcta) puede suponer una penalización por parte de los clientes. Para evitarlo, realiza la conducta éticamente inadecuada de no mostrar por completo u ocultar algunos de los riesgos del proyecto.

Una conducta éticamente inadecuada muy frecuente la encontramos en la elaboración de los presupuestos. Estos casos, habituales en el ámbito de la construcción, llegan a producir escándalos con repercusión mediática, que suponen un año importante para la imagen de la empresa.

Nos referimos en este caso a las ocasiones en las que los encargados del proyecto realizan una estimación a la baja del presupuesto, que saben desde el principio que es inviable, para conseguir que sea aceptada por los clientes. Posteriormente, ante el temor de que la obra quede inacabada, los clientes aceptarán subidas de presupuesto y mayores plazos de entrega.

Un buen responsable de proyectos tendría una conducta ética y mostraría los presupuestos tal y como son, tanto en tiempo como en dinero, aunque por ello se exponga a que su proyecto sea rechazado.

¿Existe algún código ético en la gestión de proyectos?

En octubre de 2006, el Project Manager Institute Board of Directors (http://www.pmi.org/About-Us/Board-of-Directors.aspx) redactó un código de ética y desarrollo profesional, que se puede consultar libremente en este enlace (http://www.pmi.org/en/About-Us/Ethics/~/media/PDF/Ethics/ap_pmicodeofethics.ashx).

El hecho de que un organismo de relevancia internacional en gestión de proyectos se haya planteado el tener que realizar un documento para tratar la ética en la gestión de proyectos, nos confirma la magnitud del problema.

En resumen, la ética de un Project Manager debe girar en torno a los siguientes puntos.

Lee también esta lista con los 10 mejores consejos para un Project Manager.

  • Sé responsable. Tomar decisiones incluye asumir las consecuencias que se deriven de ellas. Por tanto, previamente a tomarlas, es necesario conocer todos los requerimientos legales y reflexionar acerca de la ética de las conductas que se vayan a tomar. Es necesario el conocimiento de la legislación vigente y de normas de conducta éticas.
  • Sé respetuoso contigo mismo y con los demás. La barrera entre lo legal y lo ilegal está establecida por las leyes, pero no sucede así con la ética. Todos los días realizamos comportamientos que sabemos que son éticamente correctos o incorrectos sin necesidad de consultar códigos de conducta, simplemente nos basamos en nuestro sentido común. El trabajo del Project Manager (y cualquier otro) deben realizarse con sentido común, también desde el punto de vista de la ética. Escuchar a los demás, y también al interior de cada uno, ayudará a que realicemos nuestro trabajo de una manera éticamente más correcta.
  • Sé transparente. La transparencia, el poner todas las cartas sobre la mesa, incluyendo los conflictos de interés, es otra actitud éticamente correcta y que hablará de nuestra propia fiabilidad y la de nuestros proyectos.
  • Sé honesto con tus comunicaciones y conducta. Podemos pensar que en el corto plazo nos perjudica ser sinceros, dado que nos puede privar de algún privilegio temporal. Sin embargo, a la larga la transparencia y la sinceridad se convierte en confianza y ésta, por lo difícil que es de encontrar, constituirá un punto positivo que nos diferenciará de otros.

En definitiva, y aunque en ocasiones la vida cotidiana parece demostrar lo contrario, a largo plazo la verdad siempre acaba por salir a la luz y el buen comportamiento se ve recompensado.

Hacer que nuestro trabajo sea ético, además de productivo, nos hará mejores personas, conseguirá que seamos más felices en nuestro trabajo y que quedemos más satisfechos con los resultados.

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desglosar el trabajo, relojLas metodologías ágiles permiten una organización adecuada de las tareas, estableciendo un orden de prioridades y evitando que se acumule la realización de varias tareas al mismo tiempo. Una vez que ya tenemos claras las tareas que vamos a realizar y el orden de prioridad, ¿cómo podríamos organizar el tiempo para aumentar al máximo nuestra productividad? Una posible solución es utilizar le método pomodoro. 

Además de significar tomate en italiano, pomodoro es una metodología distribución del tiempo de trabajo que consiste en dividirlo en bloques (a los que precisamente se les da el nombre de pomodoros), que suelen tener una duración de 30 minutos cada uno. Dentro de cada uno de los bloques, hay una porción de tiempo destinado al trabajo, que habitualmente es de 25 minutos, y otra dedicada al descanso, que suele ser de 5 minutos.

Suele realizarse una pausa mayor, de unos 15 o 20 minutos cuando se han cumplido 4 o 5 pomodoros (o bloques de trabajo).

¿Qué se necesita para poder aplicar el método pomodoro?

Únicamente es necesario disponer de una lista de tareas a realizar y un temporizador. Existen temporizadores analógicos con forma de tomate, que han dado nombre y personalidad a este método, pero cualquier reloj o cronómetro es válido.

Los expertos en esta metodología recomiendan que se trate de un reloj analógico con rueda o algún tipo de mecanismo físico, pues el simple hecho de activarlo hace que el usuario sea consciente de que el tiempo del pomodoro acaba de comenzar y de que debe centrar toda su atención en realizar la tarea correspondiente.

¿Cómo funciona el ciclo de actividad en el método pomodoro?

El usuario debe sentarse a la mesa de trabajo con una lista de tareas, a ser posible escrita de manera física en un papel, y con su pomodoro, de preferencia analógico. El hecho de que la lista de tareas y el cronómetro sean físicos es parte del ritual, dado que permiten que el usuario sea plenamente consciente de que inicia y termina un ciclo y perciba la pequeña satisfacción de activar o desactivar el cronómetro y de tachar las tareas ya realizadas.

Una vez disponga de estos dos elementos, debe activar el temporizador para que suene 25 minutos más tarde y concentrar toda su atención en realizar la tarea correspondiente. Los 25 minutos de trabajo deben ser netos, sin interrupciones para consultar el teléfono, atender llamadas, comentar con los compañeros...

Toda la atención debe estar focalizada en la tarea a realizar hasta que el cronómetro suene. En ese momento, se debe dejar el trabajo tal y como está, sin caer en la tentación de intentar terminarlo prolongando la actividad durante unos minutos más.

Al igual que los 25 minutos de trabajo son sagrados, también lo son los 5 minutos de descanso, que se deben dedicar a ocupar la mente en cualquier otra cosa que no sea la tarea.

Del mismo modo, cuando se han cumplido 4 o 5 ciclos de trabajo y pausas, se debe realizar un descanso mayor, de 15 o 20 minutos, en la que lo ideal es comer algo o hacer algún tipo de actividad física moderada, que ayude a relajar el cuerpo y la mente. Así será posible afrontar el siguiente ciclo de trabajo en plenitud de condiciones físicas y psicológicas.

¿Cómo puede aumentar mi productividad el método pomodoro?

El método pomodoro nació en el entorno de la programación informática. Estas tareas requieren una elevada concentración y la productividad se puede ver muy mermada en caso de que los trabajadores sean interrumpidos con llamadas, consultas o pausas innecesarias.

¿Cuántas veces has sentido que has dedicado una tarea mucho más tiempo del realmente necesario? ¿En cuántas ocasiones crees que esto ha sido culpa de interrupciones indebidas, no solamente por el tiempo que te han quitado, sino también por la manera en que han afectado a tu concentración? ¿Cuántas veces has intentado terminar una tarea y te llevado mucho más tiempo acabarla del que te hubiera costado si hubieras tenido la mente despejada?

El método pomodoro persigue potenciar la concentración de los trabajadores a la hora de realizar las tareas. Así es como consigue aumentar el tiempo neto dedicado al trabajo y evita distractores y ladrones de tiempo, que solamente alargan el tiempo dedicado al trabajo pero acortan el tiempo realmente destinado a trabajar.

¿Es posible integrar el método pomodoro en las metodologías ágiles de mi empresa?

Por supuesto que es posible, y además es recomendable. De hecho, algunas de ellas, como Kanban, se complementan especialmente bien (http://www.itmplatform.com/es/blog/kanban-vs-scrum-por-que-kanban-puede-aumentar-todavia-mas-tu-productividad/).

Además, no solamente te lo recomendamos para el trabajo en tu empresa, sino que estamos seguros de que también cambiará la distribución del tiempo en tu vida personal (http://www.itmplatform.com/es/blog/kanban-personal-puedo-utilizarlo/), consiguiendo que seas más dueño de tu tiempo, y, por tanto, de tu vida.

Únicamente necesitas papel, bolígrafo y un reloj y verás cómo mejoras enormemente tu manera de trabajar.

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gestión de proyectos, desarrollo de software, ágil scrum methodologiesÁgil y Predictiva son dos metodologías de trabajo utilizadas para la gestión de proyectos. Cada una de ellas tiene su entorno y su aplicabilidad como consecuencia inherente a sus diferentes planteamientos. Sin embargo, es muy posible que algunos de nuestros proyectos puedan verse beneficiados de la correcta interacción entre ambas metodologías.

 

Como sugiere su propio nombre, la metodología Predictiva utiliza un diseño de proceso secuencial. El desarrollo fluye secuencialmente desde un punto inicial hasta un punto final con diferentes etapas, que habitualmente son las siguientes: concepción del proyecto, iniciación, análisis, diseño, construcción, pruebas, implementación y mantenimiento.

Por su parte, la metodología Ágil utiliza un proceso de acercamiento iterativo al producto final. Se desarrolló esencialmente en respuesta a las limitaciones de los procesos secuenciales como Waterfall, que son bastante cerrados. Las metodologías ágiles permiten una mayor libertad. Ágil carece de un plan de acción predeterminado para realizar el proyecto. En su lugar, los integrantes de los equipos son libres de realizar cambios en el proyecto a medida que va evolucionando o las circunstancias son diferentes.

Combina las ventajas de metodologías ágiles y predictivas en un portafolio híbrido con ITM Platform

Cada metodología cuenta con unas ventajas y unos inconvenientes. Vayamos al grano:

Ventajas de Ágil

Ágil ofrece un modelo increíblemente flexible, que permite adaptarse evolutivamente a las necesidades de un mundo cambiante. El proyecto se divide en pequeñas tareas desarrolladas por grupos independientes que trabajan simultáneamente e interaccionan entre ellos. Los clientes intervienen y las pruebas del producto ocurren simultáneamente a la realización del proyecto, con lo cual se consigue una mejora continua y una adecuación constante del producto a las necesidades reales.

La metodología Ágil es especialmente útil cuando el objetivo del proyecto no está claramente definido o cuando el cliente no conoce cuáles son exactamente sus necesidades. El feedback mutuo entre el equipo del proyecto y los clientes, conseguirá que progresivamente los objetivos del cliente y el producto facilitado por el equipo vayan convergiendo hacia un mismo punto, consiguiendo un resultado satisfactorio.

En estas metodologías la comunicación cobra un papel fundamental, tanto entre los miembros del equipo, entre los diferentes equipos que se reparten las tareas de un proyecto, y entre todos estos y los clientes.

La comunicación integra los procesos de desarrollo, consigue la cohesión entre el personal y los clientes y garantiza la coherencia del resultado del proyecto con los objetivos que se van planteando de manera dinámica.

Lee también Diferencias entre Kanban y Scrum

Ventajas de Predictivo

Previamente en la realización de cualquier proyecto utilizando metodologías Predictivas, es necesario tener un objetivo claro y realizar una planificación meticulosa.

Precisamente, dado que se sabe exactamente a dónde se quiere llegar y cómo se va a hacer, una vez que comienza un proyecto que utilizan estas metodologías, consigue llegar al final de manera rápida y segura. Es posible realizar tablas horarias y presupuestos precisos previamente a la ejecución del proyecto, y estos se cumplen con pocas desviaciones. Esta correspondencia entre lo dicho y lo hecho satisface a los clientes.

Además, la exactitud de este sistema de trabajo consigue que exista una documentación extensa y precisa de todo lo que se tiene que realizar en el proyecto en cada momento. Por tanto, en caso de que alguno de los miembros del equipo, por circunstancias profesionales o personales, no pueda continuar hasta el final del proyecto, otra persona podrá ocupar su lugar. Solamente será necesario que se ponga al día de la situación exacta del proyecto y de lo que tiene que hacer hasta el final, y podrá desarrollarlo sin mayor problema.

Inconvenientes de Ágil

Precisamente como consecuencia de su flexibilidad, Ágil muestra una estructura muy débil. Existe poca exactitud en la planificación del proyecto, desde los plazos de entrega hasta los presupuestos. Como no existe un plan concreto, todo parece flotar en el vacío.

Además, como también se dijo antes, la comunicación, la implicación personal y la colaboración se necesitan para garantizar el éxito de un proceso Ágil. Esto puede ser problemático, especialmente si trabajamos con equipos poco colaboradores.

La necesidad de una estrecha y permanente comunicación, puede consumir mucho tiempo en reuniones e intercambios de contenidos.

Por su parte, además, las metodologías ágiles son mucho más dependientes de la presencia de las mismas personas desde el principio hasta el final del proyecto. El abandono de alguno de los integrantes del equipo se acusará mucho más que en la metodología Predictiva.

Inconvenientes de Predictivo

El principal inconveniente de la metodología Predictiva es que es una metodología menos flexible que la metodología Ágil y esta flexibilidad se consigue porque no planificamos con demasiada antelación.

Alterar el proyecto en cualquiera de sus etapas puede ser una auténtica pesadilla para el Project Manager, pues una vez analizada toda la planificación es muy difícil introducir cambios.

Otro inconveniente es que el feedback que pueden dar los clientes y las pruebas realizadas, no se consigue hasta estados muy avanzados del proyecto. Por tanto, si existe algún problema, no se podrá responder a él hasta encontrarse muy avanzado el proyecto, lo que implica un consumo muy elevado de tiempo, esfuerzo y dinero.
Entonces, ¿cuál es mejor?

Cada una de ellas tiene sus ventajas y sus inconvenientes y es tarea del Project Manager saber escoger una u otra en función de las necesidades del proyecto, de las exigencias de los clientes y del equipo del que disponga. No obstante, dado el dinamismo del mundo actual, Ágil sería la elección adecuada para los que saben en qué dirección se desea caminar pero no se conoce con certeza a dónde exactamente se quiere llegar. Por ello, es la metodología que más se está utilizando en estos momentos por empresas de todo el mundo.

Otra de las ventajas de Ágil es que permite la integración con otras metodologías de trabajo actuales y muy interesantes para la organización de una empresa. Probablemente el principal ejemplo sea Kanban que puede aumentar tu productividad tanto a nivel empresarial como personal.

Por su parte, la metodología  Predictiva sería la elección para proyectos estáticos en los que no se espera que sea necesario realizar cambios a lo largo del desarrollo del proceso.

Sin embargo, estas son directrices generales. El Project Manager debe individualizar la elección de la metodología en función de cada proyecto y utilizar sus habilidades para escoger una u otra en función de las necesidades del proyecto, de las exigencias de los clientes y del equipo del que disponga.

Todo esto es precisamente lo que ofrece ITM Platform: una solución informática en la nube capaz de dar respuesta a las necesidades de los Project Manager, facilitándoles acceso sencillo a herramientas de gestión de proyectos que utilizan las metodologías ágiles. Todo ello en una solución informática escalable, para que puedas adaptar los servicios que contratas a tus necesidades reales y a las de tu empresa.

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Ágil y clásico, efecto roto de una página de la herramienta ITM PlatformEn alguna ocasión puede que te hayas preguntado si en un mismo proyecto se pueden utilizar metodologías ágiles y clásicas. Pues la respuesta es sí. Es importante encontrar la solución tecnológica adecuada, como ITM Platform, que te permita utilizar metodologías ágiles y clásicas integradas en un mismo portafolio. Para que tengas completa libertad a la hora de escoger la metodología más adecuada para tu proyecto.

Pero antes de explicar el modo en el que ambas metodologías pueden convivir, entiende bien la definición de los siguientes términos:

Conceptos básicos

Se podría definir un proyecto como alcanzar unos objetivos determinados con una serie de condiciones y limitaciones, es decir con un presupuesto y con un tiempo más o menos definidos.

En un proyecto, se pueden considerar tres aspectos, que habitualmente se representan en forma de triángulo: alcance, coste y plazo.

El alcance consiste en el objetivo del proyecto, en qué se pretende con él, en establecer cuáles son los productos que se tienen que entregar. Este objetivo general se descompone en partes más pequeñas para hacer más sencilla la organización del proyecto.Darle la vuelta al problema: triángulos que representan la diferencia entre metodologías ágiles y clásicas

El alcance es lo más importante y lo más complejo, dado que consiste en trasladar las ideas, una imagen mental, a la realidad. Consiste en materializar las expectativas. Por eso es tan importante que exista una convergencia entre las expectativas del cliente y las expectativas de aquel que tiene que realizar el proyecto, para que uno pueda hacer realidad las ideas previamente concebidas por el otro.

Una vez despejada al máximo la incógnita del alcance, lo siguiente a aclarar es el esfuerzo. Consiste en la estimación de cuánto va a costar realizar cada una de las partes en las que se ha descompuesto el trabajo, considerando costes económicos y temporales.

El siguiente paso es realizar la planificación. En ella se organizan las tareas en el tiempo en base a los recursos de los que se dispone.

¿Por qué es tan importante la gestión de proyectos?

Es poco frecuente que en un proyecto se cumplan los objetivos de coste, plazo y alcance. Sirva como ejemplo el estudio realizado por The Standish Group en 2014. Los resultados fueron que:

  • El 53% de los proyectos fueron deficientes, es decir el proyecto se entregó pero con un presupuesto superior al previsto, fuera de plazo o sin completar.
  • El 31% de los proyectos fueron cancelados, es decir, el proyecyo se suspendió, no se entregó nada.
  • Solamente el 16% de todos los proyectos obtuvieron éxito, es decir se entregaron a tiempo, cumpliendo el presupuesto y con las funciones que se habían pensado al comienzo.

Diagrama sobre la estadística de Proyectos IT

Parte de este fracaso se puede atribuir a que la gestión de proyectos no se ha realizado de acuerdo a principios adecuados o por personas preparadas para ello.

¿Cómo conseguir disminuir unas tasas de fracaso tan elevadas?

Actualmente, existen guías de gestión de proyectos en las cuales incluyen directrices que permitirían un porcentaje de éxito es mucho mayor. También es fundamental la participación de profesionales correctamente formados, conocedores de estas guías y capaces de aplicarlos a las circunstancias concretas de la empresa.

Invertir en gestión de proyectos es invertir en su éxito. Esto cobra especial sentido cuando observamos las elevadas tasas de fracaso de proyectos mal gestionados. Financiar un proyecto que no se culmina es tirar el dinero. Tal vez si se hubiera empleado parte de la inversión del proyecto en asegurar una correcta gestión, el trabajo se podría haber culminado, consiguiendo rentabilizar la inversión inicial.

¿Qué sistemas existen para la gestión de proyectos?

Tradicionalmente, se han utilizado las metodologías predictivas. En los últimos años han surgido otras muchas soluciones, a las que se da el nombre conjunto de metodologías ágiles. Veamos las diferencias entre ambas.

sección que muestra el análisis de esfuerzos en ITM Platform

En las metodologías predictivas, se comienza por establecer un alcance y a partir de ahí, desglosando las tareas necesarias, se establece un coste y un plazo. Se trata de la imagen clásica: un cliente y un proveedor de servicios, tras establecer el proyecto que desean realizar, comienzan a negociar unos términos de coste y de plazo.

En las metodologías ágiles, el sistema seguido es el contrario. Se comienza por establecer un coste y un plazo y, a partir de ahí, van avanzando juntos el proveedor de servicios y el cliente hasta conseguir un alcance variable en función de las circunstancias.

En este otro artículo puedes informarte de cuáles son las ventajas e inconvenientes de las metodologías Ágiles y Predictivas. cuatro diagramas: coste real/presupuesto, coste real/ingresos reales, riesgos de proyecto, coste previsto/coste real

Dado su éxito en el ámbito empresarial, los últimos años han aparecido muchos sistemas de gestión de proyectos basados en metodologías ágiles. Sin embargo, todas ellas tienen en común los siguientes aspectos.

  • Todos los aspectos que influencian el resultado son visibles, incluso para el cliente.
  • Autonomía. El equipo es quien realiza el trabajo y por tanto el que mejor conoce las características y las necesidades concretas de cada tarea. La dirección deja mucha autonomía al equipo para que decida cómo realizar su trabajo.
  • Capacidad de medición. Todos los resultados de cualquier trabajo deben ser medibles, para poder detectar variaciones en el proceso o en el producto resultante. Algunas empresas no migran a estas nuevas metodologías de gestión de proyectos porque piensan que en ellas no existen parámetros objetivos que demuestren la eficiencia del trabajo. Nada más lejos de la realidad.
  • Precisamente el mayor punto positivo de las metodologías ágiles es que se puede cambiar la manera de trabajar en función de las necesidades que vayan surgiendo al realizar el proyecto. Se puede adaptar tanto el proceso como el resultado.

¿Cuáles son las metodologías ágiles más utilizadas?

En los últimos años ha surgido una auténtica miríada de sistemas ágiles de gestión de proyectos. Sin embargo, los dos que han contado con más seguidores han sido Scrum y Kanban, que no son excluyentes sino complementarios.

Scrum

Scrum: roles, meetings, devices

Scrum significa literalmente melé de rugby. Toma esta imagen deportiva porque éste es el objetivo del sistema de gestión de proyectos: que todo el equipo empuje en la misma dirección

En Scrum se definen una serie de roles.

  • Scrum Master. No es un jefe de proyectos tradicional, sino un facilitador que consigue que todos los miembros del equipo conozcan la metodología y la gestión de trabajo adecuadamente.
  • Product Owner. Es un miembro del equipo, que trabaja con él y que busca priorizar las tareas más importantes.
  • Se le da particular importancia. Se reúne frecuentemente para definir sprints, para revisarlos y analizarlos y para establecer los futuros sprints.

Además, scrum establece una serie de artefactos o backlogs para dar referencias de todo lo que se va realizando.

Los sprints son la clave de la metodología scrum. Son el marco temporal en el que se realizan los trabajos y tienen una duración variable entre 1 y 4 semanas.

Partimos de un product backlog que nos define todo aquello que tenemos que realizar en el conjunto del proyecto, que es provisional y va sufriendo cambios a medida que va avanzando el conjunto del proyecto.

Este product backlog se desglosa en trabajos más pequeños para realizar en el periodo establecido en cada sprint, de 1 a 4 semanas. Al final de un sprint, debe haber un producto completo finalizado. Este trabajo finalizado corresponde a la tarea realizada en ese sprint, no al conjunto del proyecto.

Pero para encontrar una definición más completa sobre este tipo de metodología Scrum te recomendamos leer este otro artículo.

Kanban

Tablero de Kanban en ITM Platform

Otra metodología ágil, que se puede usar de manera independiente o combinada con scrum, es la metodología Kanban.

Esta metodología, comenzó a utilizarse en las fábricas de Toyota en Japón. Kanban es una palabra japonesa cuyo significado podríamos traducirlo como tarjeta visual o post-it.

Estas tarjetas se ordenan en un tablero en diferentes columnas. Las tres columnas de un tablero Kanban clásico son tareas pendientes de realizar, tareas que se están realizando en este momento y tareas ya realizadas. Se puede realizar variantes más complejas en las cuales se divida cada una de estas tres columnas principales en otras. Por ejemplo, la columna de tareas que se están realizando se puede dividir en diseño, desarrollo y validación, como tres etapas independientes dentro de realizar una tarea.

Esta metodología se puede integrar en scrum utilizándose un tablero Kanban en cada uno de los sprints.

La clave de Kanban es su rápida visualización que permite conocer cuántas tareas se encuentran en cada columna en un momento determinado de un solo vistazo. Otra de las claves de su éxito está en que limita el número de tareas que se encuentran en cada columna, evitando la realización de múltiples tareas simultáneamente o la acumulación de tareas.

Cómo escoger entre metodologías predictivas y ágiles

Esta combinación puede permitir que nuestra empresa saque el mejor partido de cada una de estas metodologías. Para que se pueda dar la coexistencia, es necesario que ambos sistemas compartan métricas, dado que aquello que no se mide no se puede mejorar. Se debe intentar medir todos los aspectos, tanto el alcance, como el costo y los plazos.

También es fundamental, previamente a comenzar cualquier proyecto en una empresa, sentarse a analizar cuál es el sistema más adecuado en ese caso.

Los sistemas ágiles gestionan muy bien la incertidumbre, aquellos proyectos en los que se sabe hacia dónde se quiere avanzar pero no se tiene muy claro cuál es el producto final deseado.

Sin embargo, los sistemas predictivos, son muy útiles para aquellos proyectos con un resultado conocido, porque ya se ha realizado previamente. Si se trata de repetir un trabajo ya realizado buscando mejoras en productividad, tanto disminución de coste o de plazos como mejora de la calidad total del producto alcanzado, quizá una metodología predictiva sea la más indicada.cuatro partes: componentes por fecha de vencimiento y presupuesto, presupuesto de los componentes por proceso, facturación por proveedores, visión financiera

No debemos caer en el error de utilizar metodologías ágiles para todo simplemente porque son las más nuevas. Cada sistema de trabajo tiene su indicación.

Son diferentes, pero también son iguales

Algunas empresas son un poco reticentes a dar el salto a las metodologías ágiles. Esto es porque piensan que son completamente diferentes o que en las metodologías ágiles no existen sistemas de cuantificación de los resultados. Es cierto que existen diferencias entre ambos sistemas, pero también existen algunas similitudes. Vamos a analizarlas.

Las funciones del jefe de proyectos son muy diferentes entre sistemas ágiles y sistemas predictivos. Por tanto, en caso de que en una empresa se intente que coexistan ambos sistemas, el jefe de proyectos debe ser capaz de adaptarse a uno o a otro en función del proyecto en el que está implicado.

También es un reto para todo el personal, que debe acostumbrarse no solamente a cambiar de proyecto, sino también a cambiar de metodología en función del proyecto en el que se está trabajando en ese momento.

En ambas metodologías de proyectos es fundamental gestionar las restricciones y las expectativas con claridad, recogiendo todos los resultados en un portfolio, que debe ser común para todo el proyecto independientemente de las metodologías que se utilicen para la realización de cada una de las tareas en las que lo hemos dividido.

Cómo hacer convivir ambos modelos de gestión

Un paso fundamental para simplificar la gestión de proyectos y facilitar la coexistencia de ambos sistemas es utilizar una única solución tecnológica para todos ellos.

Otra posibilidad, muy recomendable es que se divida el conjunto del proyecto en dos proyectos más pequeños, uno de ellos utilizando metodologías ágiles y el otro metodologías predictivas, y que ambos se encuentren agrupados en un mismo programa.

En ITM platform te suministramos la solución tecnológica que estabas buscando: una solución de gestión integral de proyectos que te permita utilizar metodologías predictivas y ágiles integradas en un mismo portafolio. Para que tengas completa libertad a la hora de escoger la metodología más adecuada para tu proyecto. En definitiva, para que puedas optimizar el uso de tu tiempo y la productividad de tu empresa.

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dibujos: reloj, burbujas, papeleo, calendario ¿Cuál es la parte más difícil de gestionar un proyecto? Si le preguntáramos a 10 Project Managers diferentes, probablemente obtendríamos al menos 6 o 7 respuestas distintas.

Sin embargo, es habitual que las personas ajenas a la gestión de proyectos piensen que es un trabajo sencillo: ¿basta con ser organizado y llevar un registro de todo lo que sucede en tus proyectos y el éxito será tuyo, no? Nada más lejos de la realidad.

El trabajo del Project Manager es muy gratificante y aporta grandes satisfacciones, pero no está exento de dificultades. Algunos de los aspectos que nos pueden resultar más espinosos en la gestión de proyectos son los siguientes:

  • El camino hacia el éxito pasa por el continuo control de los ingresos y de los gastos con una asignación de recursos cambiante a medida que se vayan produciendo estos.

Administrar los ingresos de gastos de una familia ya supone un quebradero de cabeza, imagina gestionar la economía de un proyecto, en el que hay que tener en cuenta múltiples factores en constante variación. Por ello es tan importante la planificación. En las manos del Project Manager está saber utilizar adecuadamente el presupuesto, manteniendo los riesgos bajo control, para conseguir alcanzar la meta deseada con el menor costo posible o conseguir que la inversión inicial multiplique sus frutos.

La gestión del presupuesto siempre supone un problema. ¡Mucha gente tiene problemas para gestionar sus finanzas personales! ¿Cómo no va a suponer un problema gestionar las finanzas de un proyecto?

Es algo que tiene que estar siempre presente, pues para cualquier proyecto será necesario y probablemente constituya el factor limitante. Por esa razón siempre ocupa los primeros lugares entre las preocupaciones de los Project Managers.

  • El presupuesto del proyecto
  • Control del alcance de los proyectos

Es uno de los aspectos más complicados. ¿Dónde acaba el alcance de un proyecto? Hay aspectos de un proyecto en los que esté claro el límite, pero en otros no lo está tanto.

Es posible que durante la ejecución de un proyecto descubramos que el alcance deseado es mayor que el que estamos consiguiendo o que decidamos ampliarlo. En estos casos habrá que tomar medidas, en primer lugar optimizando la productividad, y posteriormente ampliando los plazos o solicitando un mayor presupuesto. En los dos últimos casos, son soluciones que no satisfarán a los clientes.

  • Resolver conflictos del equipo

En todos los grupos de trabajo hay personas más o menos conflictivas. El Project Manager debe detectar los problemas que puedan existir en las relaciones interpersonales de los miembros de su equipo, tratar de resolver los conflictos y aportar soluciones. Las ocasiones en las que esto no sea posible, quizá sea necesario modificar la composición de los equipos de trabajo. Un equipo con problemas personales obtendrá siempre un bajo rendimiento. Es tarea del Project Manager conseguir que las relaciones interpersonales en su equipo sean las mejores posibles.

Leer también 10 mejores consejos para el Project Manager ó Webinario: Cómo ser un Project Manager exitosos en la actualidad. 

  • Complace a todo el mundo con la redacción del informe

O al menos, inténtalo. Es imposible complacer a todo el mundo en todo momento, y menos todavía en la redacción del informe de un proyecto. Pero sí que puedes conseguir que sea útil para todos.

Selecciona la información más útil para todos los implicados en el proyecto e intenta que todos los implicados vean reflejado el resultado de su trabajo en el informe. Es la retroalimentación positiva que motivará a todo el equipo a trabajar mejor.

Dado que es una tarea que puede resultar tediosa, la mejor solución es que dediques tiempo las primeras semanas para elaborar una plantilla en la cual consigas dar respuesta a las necesidades de información de todos los participantes. Así, en sucesivas entregas, solamente tendrás que adaptar el contenido a medida que vaya evolucionando el proyecto.

  • Documenta todos los detalles

Todo lo que hagas debe quedar por escrito. Si no, no existe. Esto puede ser un verdadero problema a la hora de gestionar un proyecto pues puede haber muchos detalles que se olvide documentar, bien porque consideramos que no son relevantes o bien porque, metidos como estamos en la gestión del proyecto, los olvidamos por considerarlos obvios.

Una metodología de trabajo sistemática y la colaboración de los compañeros son fundamentales para que ningún detalle se pase por alto.

  • Escucha a todo el mundo

A menudo, la mejor manera de darnos cuenta de los defectos de nuestro trabajo y de los nuestros propios es escuchar las críticas constructivas de nuestros compañeros.

¿Y vosotros, lectores? ¿Cuáles pensáis que sois los retos fundamentales a los que se enfrenta diariamente un Project Manager? Comenta con nosotros. 

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