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En toda trayectoria profesional, existen una serie de cualidades y rasgos personales que pueden llevarte por el camino del éxito. Lo mismo ocurre en el ámbito de la gestión de proyectos: sus directores deben poseer una serie de características para poder cumplir con las aptitudes que requieren varias industrias. Con la ayuda de un software útil que facilite las demandas organizativas y metodológicas del trabajo, los directores de proyecto pueden encontrar la base necesaria mientras perfeccionan su propio conjunto de buenas prácticas.

Ya sea asistiendo a un programa en la universidad dedicado a desarrollar tus habilidades en gestión de proyectos o aprendiendo por tu cuenta los gajes del oficio con la ayuda de la tecnología, existen cualidades específicas que uno debe exhibir para tener éxito. Entre algunas de estas aconsejables cualidades se incluyen el tener una mentalidad de mentor y ser un experto en tecnología. Sin embargo, una de las habilidades más vitales para cualquier director de proyecto es la negociación. Sin ella, las estrategias de gestión de proyectos, tanto las interpersonales como las online, terminarán por fracasar, ya que llevar a cabo decisiones sabias basadas en negociaciones efectivas es la materia prima para una operación que merezca la pena.

Por qué las negociaciones importan

Negociar es un proceso crucial para la gestión de proyectos, principalmente porque se trata de una parte del desarrollo de cualquier proyecto y el software; pudiendo, además, mejorar en gran medida la producción sistemática de los objetivos del proyecto. Tanto las negociaciones informales como las formales son típicas en varios escenarios, como cuando cerramos contratos con proveedores (formal) o discutimos sobre la obtención de recursos internos (informal). Los directores de proyecto deberán saber cómo negociar y cómo hacerlo de forma adecuada por el bien de cada paso que deben seguir los proyectos de la empresa.

Las negociaciones son importantes en muchos aspectos de la gestión de proyectos: en la gestión de conflictos, en la de contratos y en la de las partes interesadas. Teniendo una gran capacidad de negociación de forma personal y en la web serás capaz exhibir tu capacidad tanto para hablar como para escuchar, mientras asientas y logras determinados límites y objetivos. Tener esta habilidad también significa que sabes cómo y cuándo cerrar una negociación, lo que puede suponer un impacto importante en el resultado del proyecto y en la clasificación online de tu empresa.

Consejos para ser un mejor negociador

Si quieres desarrollar tus habilidades como negociador, debes tener en cuenta varios consejos. Uno de ellos es que tienes que tomar siempre la iniciativa y ser proactivo con tu enfoque. Al tomar el control del proceso, tendrás la ventaja psicológica para dar forma al resultado. Muchas personas con grandes capacidades de negociación utilizan a menudo la técnica del “anclaje” mediante la cual defines tus intenciones de forma clara al principio de la conversación para que tu contraparte use tu opinión como su propio punto de partida.

Usar tu lenguaje corporal en tu propio beneficio es otro de los trucos. Varias investigaciones en el campo de la comunicación muestran que el 55% de un mensaje se transmite mediante el lenguaje corporal, el 38% con nuestra forma de hablar y el 7% con las palabras en sí. Lo que significa que tu expresión facial y tus gestos pueden hacer de ti un negociador más persuasivo y sugerente con respecto a tu punto de vista.

Las negociaciones, tanto en persona como online, son una parte diaria en la gestión de proyectos y, para las personas que trabajen en este campo, se ha convertido en un elemento vital el desarrollar habilidades de negociación efectivas para poder destacar en su trabajo, además de saber utilizar el software de organización que posea la empresa.

Autora: Lucy Wyndham

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El valor de los proyectos ha cambiado mucho en las últimas décadas. En la generación de nuestros padres, la idea de proyecto se identificaba con dos figuras profesionales: el arquitecto y el ingeniero. Donde el arquitecto combinaba creatividad artística y practicidad, el ingeniero destacaba por su capacidad de imponer su visión a la naturaleza, conectando grandes distancias a través de puentes, carreteras, oleoductos y proezas tecnológicas como el avión o el televisor.

Proyectos en un mundo en transformación

La transformación digital es el primer reto de las empresas en la actualidad.

Como consecuencia de esos avances, hoy en día el proyecto por antonomasia es tecnológico. El experto en proyectos suele estar relacionado, de una manera u otra, con el mundo digital.

Ese cambio ha hecho que se rompa la definición de éxito del proyecto que podríamos considerar clásica. En otras palabras, el proyecto se ha transformado en una herramienta de gestión empresarial: por lo tanto, la definición de éxito también está ligada con la visión global de la empresa. No es solo cosa de técnicos y directores de proyecto: ya hay grandes directivos con el título de Chief Strategy Officer (CSO), o Director de Estrategia. Los proyectos preferidos de estos directivos son proyectos de transformación.

Descubre cómo sacar el máximo provecho de tus proyectos para tu negocio

En el modelo clásico, un proyecto tenía éxito si se entregaba en tiempo, dentro del presupuesto y la calidad previstos. Los proyectos de construcción siguen respondiendo a este modelo.

Hoy en día, sin embargo, es muy frecuente que fracasen proyectos que cumplen esos criterios. Por ejemplo, una aplicación empresarial que no despega entre los usuarios.

¿Pero, cómo es posible que un proyecto eficaz, eficiente y con la suficiente calidad no cumpla con las expectativas?

La respuesta está en la coyuntura actual. Hace cincuenta años, el mundo era relativamente estable. El proyecto no necesitaba sorprender para tener éxito: bastaba con que llegara a buen puerto. Pero cuando la realidad está cambiando constantemente, ese puerto no se puede alcanzar con una trayectoria lineal.

Nueva definición de éxito

Hoy en día, las cosas han cambiado y la nueva definición de éxito del proyecto incluye un nuevo vértice: la innovación.

En definitiva, los proyectos en el siglo XXI solo se aseguran el éxito si permiten cambiar las cosas y comenzar a trabajar de otra manera. No es necesario que la innovación sea de largo alcance: basta con que añada pequeños incrementos de valor para capacitar a la organización en su estrategia de cambio.

El análisis de Big Data para descubrir oportunidades de negocio es un campo en el que se pueden dar muchos pasos incrementales de ese tipo, hacia un modelo de organización que todavía no existe. No es fácil encontrar rápidamente la verdad que esconden los datos: una estrategia de Big Data incluirá proyectos de transformación muy distintos, entre los cuales están análisis preliminares, el diseño de algoritmos, el diseño de nuevos productos a partir de los nichos de mercado que se identifiquen y la integración de esos datos con el CRM existente. Todos esos proyectos están orientados a la generación de nuevas oportunidades.

Otro buen ejemplo sería, para una agencia de diseño gráfico, la creación de un proyecto para un cliente con una tecnología que no se había utilizado nunca antes. Este proyecto también es transformador, porque crea una capacidad y una competencia completamente nuevas.

Esta idea equivale a reconocer que la gestión del cambio debe absorberse como una misión corporativa por parte de cualquier empresa que quiera mantener la competitividad en el mercado.

Con la nueva definición de éxito, también es posible redefinir con precisión qué se entiende por un proyecto en los tiempos de la transformación digital:

“El proyecto es un conjunto de factores que aportan valor añadido, cuya entrega a la organización está programada en el tiempo para su realización.”

Hay otra consecuencia de esta definición. El proyecto tiene un final en el tiempo. Pero cuando se entrega el resultado, ese trabajo innovador no ha hecho más que empezar: hace falta explotar las ventajas.

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Todas las organizaciones desean que su proyecto pueda ser entregado a tiempo, que sea de bajo coste y sobre todo que se trate de un trabajo que mejore lo anterior. La manera de alcanzar el éxito en esta faceta es a través de prácticas eficaces a través de la gestión de proyectos. En éste artículo vas a encontrar los 10 mejores consejos para un Project Manager, que te ayudarán a planificar, organizar y gestionar los recursos del proyecto que se tiene en mente. Lo ideal, en este caso, sería que cada vez que tratemos de poner en marcha un nuevo proyecto tengamos en cuentas los siguientes puntos que pueden resultar cruciales para alcanzar el éxito:

1. Tener una reunión antes de lanzar el proyecto

Para acabar con buen pie primero hay que comenzar bien. Es por ello por lo que es imprescindible que cada jefe de proyecto tenga una reunión con las personas que van a formar parte de ese proyecto. De modo que todos tengas sus asignaciones claras, que sean conscientes de los objetivos. Pues así siempre habrá una comunicación clara entre los miembros de equipo y se podrán mantener bien informados.

2. Establecer comunicación con las partes interesadas

Al hablar de comunicación es importante tener claro que no sólo conviene tener buena comunicación con los miembros que van a formar parte de ese proyecto, sino que además tú, como Project Manager, debes estar en contacto con directivos, patrocinador, clientes, usuarios importantes, etc.

Es importante entender lo que tus clientes y demás actores desean, y de esa manera poder gestionar sus expectativas de principio a fin. Para ello tendrás que elegir los canales de información más adecuados y asegurarse de que son eficaces.

3. Crear un equipo de emergencia

Como en cada proyecto, los errores y problemas pueden suceder en cualquier momento. Es por ello por lo que como Project Manager deberás tener un equipo de emergencia que esté capacitado para responder a esos problemas y saber cómo poner de nuevo el proyecto en marcha.

4. Crear un guión escrito con las tareas de cada uno

Una de los puntos más importantes es aclarar en escrito quién es responsable de qué. Es por ello por lo que conviene crear como una guía de trabajo en la que se explique qué debe trabajar cada grupo y por qué se le asignan esas tareas. Y sobre todo, es importante que todos los miembros del equipo estén familiarizados con el documento.

5. Tener un plan de trabajo detallado

Además, deberás priorizar contenidos y acordar una fecha de entrega para cada proyecto. Para ello habría que crear un cronograma del proyecto y desarrollar una estrategia de gestión de riesgos. Tener un plan detallado de las diversas etapas te ayudará a cumplir con los plazos y progreso del proyecto.

6. Anotar en un papel absolutamente todo los imprevistos

Asegúrate de anotar todo. Si ocurre algún improvisto tener escrito en un papel lo siguiente: Qué paso, por qué paso y cómo lo resolvió. Así la próxima vez cuando se produzca una situación similar podrá saber cómo actuar.

7. Tratar de encontrar valoraciones de usuarios, lo que se conoce en inglés como feedbacks

No hay proyecto perfecto, siempre se puede mejorar. Y una de las mejores maneras para hacerlo es pidiendo valoraciones sobre la labor del Project Manager. Es una gran oportunidad de aprender acerca de tus puntos fuertes y débiles y mejorar tu capacidad de gestión.

8. Evitar la sobrecarga del proyecto

A medida que pasa el tiempo puede tener la tentación de añadir nuevas tareas a sus proyectos. Sin embargo, tu, como Project Manager, tienes que estimar antes cómo afectará al calendario y presupuesto del proyecto. Entonces, si esta sobrecarga en el proyecto no está generando demasiados beneficios puede que lo mejor sea no incluir nada más. Piensa hasta dos veces si realmente merece la pena aumentar tareas.

9. Establezca un nuevo contrato por cada cambio que se efectúe

Asegúrate, en caso de que hayas optado por aceptar nuevas tareas o nueva solicitud, de firmar un acuerdo. De esa manera, los interesados y tu podréis comprender mejor la nueva carga de trabajo y cómo afectará en la totalidad del proyecto.

10. Revise el trabajo una vez completado y reúna de nuevo a los miembros que formaron parte del proyecto

Una vez que se haya completado el proyecto, es el momento de revisar y ajustar cambios, si tienen que hacerse, para mejorar el trabajo ya realizado. Entonces ahora debes programar una reunión final para que todos los miembros puedan discutir lo que se ha hecho, qué aprendieron nuevo y en lo que se podría mejorar para la próxima vez.

Una vez que has seguido estas 10 pautas seguramente logres lo deseado en un princpio. Pero recuerda que no solamente eres tú quien debe trabajar con energía y dedicación, sino que además debes contagiar al resto de los miembros de la misma energía y pasión que tu derrochas, pues al fin y al cabo eso es lo que realmente te hará ser un buen líder.

En ITM platform estamos seguros de que si tienes un buen equipo de trabajo, motivado y capacitado para realizar sus tareas, lograrás llegar a la meta que te propusiste, e incluso en el camino descubrirás nuevos retos.

Nosotros nos encargamos de ayudarte en lo que falta, un sistema informático que te facilite una buena gestión, que te permita incrementar tu productividad y conseguir alcanzar tus objetivos de la forma más sencilla y rápida posible.

Por eso nos gustaría que hoy mismo comprobases por ti mismo las numerosas ventajas de usar ITM Platform ¡Accede ahora a nuestra demo gratuita!

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Al llevar a la práctica un portafolio o programa de proyectos existen proyectos que pueden ejecutarse hasta un cierto grado de cumplimiento, modificarse debido a cambios en el entorno o en las circunstancias de trabajo, o directamente suprimirse.

Por tanto, la modificación o supresión selectiva de alguno de ellos implica una menor influencia sobre el resultado del proyecto global en relación al coste económico y temporal que suponen.

Sin embargo, otros proyectos tienen una repercusión mayor sobre el resultado global del portafolio, teniendo en cuenta sus costes, por lo que estos son los proyectos que debemos seleccionar.

Esta diversidad entre las tareas debe quedar representada en la planificación del portafolio, con una asignación representativa de los costes económicos y temporales que supondría cada una.

Con esto, se debe trazar un plan inicial de qué tareas se llevarán a cabo para obtener un resultado final optimizado en función de los costes y poder incluso suprimir alguna de las tareas durante la ejecución del proyecto en caso de que las condiciones no resulten favorables.

Con ello se garantiza la viabilidad del proyecto y que, independientemente de las vicisitudes que se presenten durante su desarrollo, se llegará a un resultado final satisfactorio para nosotros y, lo más importante, para nuestros clientes.

En ITM platform hemos elaborado una solución tecnológica que simplifica estos procesos y te permite realizar de manera sencilla y gráfica un proceso analítico jerárquico (AHP).

Pasamos a explicar estos conceptos y su aplicación con un caso práctico.

Elaboración del conjunto de datos

Supongamos que nuestro proyecto consta de cuatro pequeños proyectos o tareas. Como es razonable, cada uno de ellos tendrá una importancia diferente para el conjunto del proyecto (que podemos representar mediante un porcentaje) y un valor económico estimado previamente (que podemos estimar en euros). El resultado de nuestro ejemplo, resumido en una tabla, sería este:

Una vez ponderada la importancia de cada uno de los pequeños proyectos dentro del proyecto global y asignado un presupuesto, el siguiente paso es codificar todas las combinaciones de que cada una de las tareas pueda finalmente llevarse a cabo o no.

Matemáticamente, esto se expresa de la siguiente form. Si existen dos posibilidades (realizarse una tarea o no realizarse) y existen cinco pequeños proyectos, las posibles combinaciones serían 2⁵, o 2x2x2x2x2 = 32.

Si representamos todas estas combinaciones posibles en una tabla, siendo la letra

E=proyecto elegido y la letra N=proyecto no elegido, el resultado sería el siguiente:

Trasladando estas posibilidades a coste económico, simplemente sustituimos las N por un coste de 0 € y la E por el coste estimado en la primera tabla. Obtendríamos el siguiente resultado:

Aplicando el mismo procedimiento a los porcentajes de importancia, el resultado sería éste:

Una vez estimadas todas las combinaciones de pequeños proyectos dentro del proyecto principal y conociendo las estimaciones presupuestarias para cada una de ellas, podemos introducir una restricción económica. En el ejemplo, vamos a introducir la con un límite de 200.000 €.

Lógicamente, como consecuencia de la restricción, algunas de las combinaciones incluidas en una tabla dejarán de ser válidas. En la siguiente tabla, se han representado en color rojo.

Como las combinaciones que se han coloreado en rojo están por encima del presupuesto disponible, en adelante vamos a dejar de tenerlas en cuenta.

Si acudimos de nuevo a la tabla de porcentajes y consideramos solamente aquellas casillas que contienen combinaciones que cumplen con la restricción presupuestaria, podemos observar cuál de todas ellas alcanzar un mayor porcentaje de importancia para el conjunto del proyecto.

Es decir, acabamos de obtener la combinación de pequeños proyectos o tareas que, sin superar las limitaciones presupuestarias, permite un mayor porcentaje de cumplimiento de los objetivos generales para el conjunto del proyecto.

En el ejemplo propuesto, si acudimos de nuevo a la tabla inicial con todas las combinaciones posibles, observamos que la opción ganadora corresponde a NEEEN.

Es decir, realizar los proyectos 2, 3 y 4 y omitir deliberadamente las tareas 1 y 5 es la combinación más eficaz dentro del presupuesto.

Por tanto, podemos realizar una modificación en la tabla de porcentajes de importancia de cada tarea y de coste presupuestado, teniendo en cuenta los resultados obtenidos en este proceso de cálculo.

Al descartar las tareas 1 y 5 y quedarnos con la 2, 3 y 4, el coste del proyecto pasa de ser de 323.237 € a 168.012. Como podemos observar, se respeta la restricción establecida de 200000 € y valor del resultado final será del 74,94% del que se hubiera obtenido en caso de realizarse las cinco tareas.

Una manera de representar gráficamente los resultados de las tablas es generar un diagramas de puntos como el que se muestra a continuación.

Cada punto azul corresponde a una de las combinaciones incluida en una casilla de la tabla anteriormente calculada.

De esta manera, podemos observar rápidamente qué combinaciones se acercan más al 100% del objetivo del proyecto y también cuáles se encuentran más próximas a la restricción presupuestaria de 200.000 €.

Si trazamos una línea roja que una aquellas combinaciones más eficientes, es decir, aquellas que obtienen un mayor porcentaje de cumplimiento de los objetivos generales del proyecto a un menor coste, obtendríamos esta gráfica.

Finalmente, se ha remarcado con un triángulo verde en la opción ganadora, aquella que se acerca más al 100% de los objetivos del proyecto y al mismo tiempo cumple con la restricción presupuestaria de 200000 €. Obsérvese que existen otras opciones más caras y qué obtienen resultados mucho peores.

Por tanto, mediante este sistema, hemos conseguido escoger la combinación de tareas más eficiente de todas las posibles para nuestro proyecto.

Como puedes ver, en ITM Platform trabajamos para mejorar el rendimiento y la productividad de tu empresa. Y también para hacerte la vida más fácil. Todos estos cálculos se encuentran automatizados dentro de nuestra solución informática.

Además, en nuestro sistema contamos con algoritmos informáticos que te permiten establecer la importancia de los proyectos de una manera automática, estableciendo comparaciones entre ellos y a partir de los objetivos estratégicos de la compañía. Por ello, la estimación de la importancia de cada tarea para el conjunto del proyecto resulta más fiable que si se realizara de manera manual.

Por otro lado, incorporamos herramientas que permiten realizar previsiones en diferentes escenarios. Esto permite al Project Manager o al Director de Proyectos jugar con diferentes combinaciones de sucesos posibles y prever varios futuros alternativos. Todo ello para que ninguna situación te pille desprevenido y siempre consigas escoger la opción ganadora para ti y para tu empresa.

Entra en nuestra web y descubre todas las soluciones que podemos aportar a tu empresa.

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